TUGAS PERTEMUAM 11

ADMINISTRASI KETATAUSAHAAN SEKOLAH

NAMA : HABIBULLAH N

NIM : 20129143
JURUSAN : PGSD
1. Pengertian Adminstrasi Ke-Tata Usaha Sekolah
Tata usaha adalah suatu bagian dari sekolah yang berfungsi sebagai pendukung
kegiatan belajar mengajar agar berjalan lancar sesuai apa yang telah direncanakan
dan bisa tercapai seperti apa yang diinginkan. Dengan berkembangnya zaman yang
sekarang lebih dikenal dengan era globalisasi, fungsi tata usaha harus lebih dapat
ditingkatkan kualitasnya tentang teknologi terutama teknologi informasi ataupun
lebih dikenal dengan era komputerisasi. Hal ini dimaksud untuk lebih mengefektifkan
pekerjaan dan untuk memberikan pelayanan yang lebih baik. Oleh karena itu setiap
staf tata usaha diharuskan menguasai teknologi tersebut. Keberadaan ketatausahaan
disetiap instansi sangat berperan penting untuk kelancaran kegiatan dan
perkembangan instansi yang bersangkutan dan dengan perkembangan zaman
teknologi informasi dapat lebih mengefektifkan kinerja dari tata usaha itu sendiri.
Ketatausahaan menjadi penting karena ketatausahaan dapat membantu dan
mempermudah subsistem yang lain seperti bagian kesiswaan, kurikulum,
administrasi personel, dan lainnya. Dalam hal ini ada istilah yang disebut dengan
mekanisme bantu artinya kegiatan ketatausahaan sekolah dapat dipergunakan untuk
membantu pimpinan (Kepala Sekolah) dalam mengambil keputusan, sehingga dapat
memperlancar dan meningkatkan efektivitas dan efisiensi proses administrasi,
dengan data yang diperlukan. Bila administrasi ketatausahaan berjalan dengan baik
maka kegiatan yang menyangkut pembelajaran dan tujuan pembelajaran dapat
berjalan dengan baik pula. Untuk itu, diperlukan staf tata usaha yang profesional dan
kompeten dibidangnya.
Manajemen kurikulum adalah segala proses penyelenggaraan yang bertujuan
memperlancar pelaksanaan proses belajar mengajar agar efektif dan efisien.
Penyusunan jadwal, pembuatan kalender akademik dan sebagainya biasa
dilakukan oleh kepala sekolah atau diserahkan kepada seorang/beberapa orang
guru. Mereka hanya mengerjakan penyusunannya tetapi pengerjaan penulisan ke
papan tulis besar diserahkan ke tata usaha.
2. Proses Administrasi Ketatausahaan (Persuratan dan Kearsipan)
Kegiatan yang dikerjakan dalam penataan surat-menyurat dipisahkan menjadi:
pengurusan surat-menyurat masuk, pengurusan penyimpanan surat (kearsipan), dan
pengurusan surat-surat keluar.
1) Pengurusan surat-surat masuk (agenda)
a) Mencatat nomor dan tanggal surat dalam buku agenda surat masuk yang
kolomnya terdiri dari: (tanggal diterimanya surat, nomor urut, kode, alamat surat,
nomor surat, pokok surat/keterangan)

1
 b) Menyerahkan surat kepada alamat,
c) Surat dibaca oleh alamat yang dituju dan diberi disposisi.
d) Surat dikembalikan kepada tata usaha untuk dibuatkan balasan (jika memang
dikehendaki demikian)
e) Tata usaha melaksanakan disposisi.
f) Tata usaha menyerahkan kembali surat tersebut kepada bagian yang mengurus
surat keluar.
g) Pengarsipan surat tersebut.
2) Pengurusan surat keluar (ekspedisi). Pengurusan surat keluar dilakukan dengan
urutan:
a) Surat yang sudah diketik diserahkan kepada kepala sekolah untuk disetujui dan
dimintai tanda tangan.
b) Membubuhkan cap di sebelah kiti tanda tangan pimpinan.
c) Memasukkan surat yang akan dikirim ke dalam sampul dan megrsipkan surat
tembusannya menurut cara pengarsipan.
d) Mencatat surat ke dalam akan dikirim ke dalam buku ekspedisi.
e) Mengirimkan surat tersebut ke alamat.
3) Pengaturan penyimpanan surat (pengarsipan). Surat-surat yang sudah selesai
diproses lalu diarsipkan. Kegiatan kearsipan adalah menyimpan dan memelihara
arsip tersebut ke dalam filing cabinet atau almari arsip agar tetap utuh dan mudah
dicari kembali apabila diperlukan.
Cara-cara yang digunakan sebagai pedoman dalam penyimpanan arsip dilakukan:
a) Menurut tanggal masuknya surat.
b) Menurut pokok/surat.
c) Menurut daerah asal surat.
d) Menurut abjad nama pengirim surat. Untuk lebih mudahnya, biasanya warkat
arsip tersebut dimasukkan ke dalam odner. Agar bahan-bahan yang terbuat dari
kertas ini tidak lekas rusak dimakan ngengat, maka sebaiknya diberi kapur barus.
3. Tata Ruang Kantor/ Sekolah
Penyusunan tata ruang kantor yang baik, akan memberikan keuntungan sebagai
berikut:
1. Mencegah penghamburan tenaga dan waktu para pegawai, karena berjalan mondar-
mandir yang sebetulnya tidak perlu.
2. Menjamin kelancaran proses pekerjaan yang bersangkutan.
3. Menggunakan ruang se efisien mungkin.
4. Mencegah para pegawai di bagian lain terganggu oleh publik yang akan memenuhi
suatu bagian tertentu.
• Tujuan dari tata ruang kantor :
1. Memperlancar jalannya pekerjaan yaitu segenap ruangan digunakan secara efisien
untuk keperluan pekerjaan.
2. Menambah semangat kerja pegawai.
3. Memberikan kesan terbaik untuk para tamu.
4. Mempermudah pengawasan.

2
• Manfaat tata ruang kantor yang efektif :
1. Mengoptimalkan penggunaan ruang yang ada secara efektif.
2. Mengembangkan lingkungan kerja yang nyaman bagi pegawai.
3. Memberikan kesan yang positif terhadap pelenggan perusahaan.
4. Menjamin efisiensi dari arus kerja yang ada.
5. Meningkatkan produktivitas kerja pegawai.
6. Mengantisipasi pengembangan organisasi di masa depan dengan melakukan perenca
naan layout yang fleksibel.
7. Peran Guru Dalam Ketatausahaan Sekolah
• Terlibat secara langsung/tidak dalam memberi layanan.
• Menghimpun, mencatat, mengolah, menggandakan, mengirim, menyimpan dan
menemukan kembali berbagai keterangan yang berkenaan maupun yang
menunjang penyelengaraan dan pendidikan disekolah.
• Membantu perkembangan lembaga persekolahan dengan memberikan
masukan-masukan yang bersifat inovatif dan kreatif dalam meningkatkan
kualitas pelayanan sekolah, baik secara ektrnal maupun internal.