Manajemen unit kerja rekam medis

SEFTYA RAHMI WILDA

NIM : 19021134
KELAS 3C
SISTEM PELAYANAN REKAM MEDIS
 SISTEM PELAYANAN REKAM MEDIS

Pengertian Pelayanan Rekam Medis

Menurut Depkes RI (1994) pengertian pelayanan rekam
medis adalah merupakan proses kegiatan yang dimulai
pada saat diterimanya pasien di rumah sakit, diteruskan
kegiatan pencatatan data medis pasien selama pasien itu
mendapatkan pelayanan medik di rumah sakit, dan
dilanjutkan dengan penanganan berkas rekam medis yang
meliputi penyelenggaraan penyimpanan serta pengeluaran
berkas dari tempat penyimpanan untuk melayani
permintaan atau peminjaman dari pasien atau untuk
keperluan lainnya.
 Alur kegiatan di unit rekam medis dan informasi
kesehatan

sebagai berikut:
A.Proses pendaftaran
a. Pasien Baru
1) Pasien mengisi formulir pendaftaran pasien baru yang telah disediakan.
2) Petugas pendaftaran akan mengumpulkan data sosial pasien
3)Petugas pendaftaran melakukan registrasi dengan memasukkan data
4) Petugas pendaftaran membuat kartu berobat pasien dan diberikan
kepada pasien untuk dibawa apabila pasien tersebut berobat ulang.
5) Petugas rekam medis menyiapkan rekam medis pasien baru
b. Pasien Lama
1) Pasien menyerahkan kartu berobat
2) Petugas melakukan registrasi data
3) Petugas penyimpanan akan mencari rekam medis
4) Berkas RM pasien dikirim ke poliklinik yang dituju
5) Petugas poliklinik akan mencatat pada buku registrasi
 SISTEM PELAYANAN REKAM MEDIS

6) Dokter pemeriksa akan melakukan pemeriksaan

7) Petugas poliklinik akan membuat rekapituasi harian
8) Setelah pemberian pelayanan kesehatan di poliklinik selesai
dilaksanakan, petugas poliklinik mengirimkan seluruh berkas rekam
medis pasien
9) Petugas rekam medis memeriksa kelengkapan pengisian rekam
medis dan untuk yang belum lengkap segera diupayakan
kelengkapannya.
10) Petugas rekam medis mengolah rekam medis yang sudah
lengkap11) Petugas rekam medis akan membuat rekapitulasi setiap
akhir bulan untuk membuat laporan dan statistik rumah sakit.
12) Setelah selesai diolah, rekam medis disimpan berdasarkan sistem
penjajaran dan penyimpanan yang berlaku di pelayanan kesehatan
tersebut
SISTEM PELAYANAN REKAM MEDIS

B. Proses penomoran dan penamaan

1) Sistem Penomoran
Sistem penomoran dalam pelayanan rekam medis yaitu tata
cara penulisan nomor yang diberikan kepada pasien yang
datang berobat sebagai bagian dari identitas pasien yang
bersangkutan. Tujuannya yaitu :

1. Sebagai petunjuk pemilik folder yang bersangkutan.

2. Sebagai pedoman dalam tata cara penyimpanan dokumen

rekam medis.

3. Sebagai petunjuk dalam pencarian dokumen rekam medis

yang telah tersimpan di filing.
SISTEM PELAYANAN REKAM MEDIS

Menurut Bambang Shofari ada tiga sistem pemberian nomor

pasien adalah sebagai berikut :
(a) Pemberian nomor cara Serial Numbering System
Yaitu sistem penomoran dimana setiap pasien yang berkunjung
ke rumah sakit atau puskesmas selalu mendapatkan nomor baru

(b) Pemberian nomor cara Unit Numbering System

Yaitu sistem penomoran dimana sistem ini memberikan satu
nomor rekam medis pada pasien berobat jalan, pasien rawat
inap, gawat darurat dan bayi baru lahir

(c) Pemberian nomor cara Serial Unit Numbering System

Yaitu sistem penomoran dengan menggabungkan sistem seri dan
sistem unit
 SISTEM PELAYANAN REKAM MEDIS

2. Sistem Penamaan

Sistem penamaan dalam pelayanan medis yaitu tata cara penulisan

nama pasien yang bertujuan untuk membedakan satu pasien dengan
pasien yang lain dan untuk memudahkan dalam pengindeksan Kartu
Indeks Utama Pasien (KIUP).

Menurut Bambang Shofari cara menulis dan mengindeks nama dalam

formulir rekam medis adalah sebagai berikut

1) Nama Tunggal
2) Nama Majemuk
3) Nama Keluarga
SISTEM PELAYANAN REKAM MEDIS
C. Proses pengelolaan KIUP/IUP
sebagai basis data identitas pasien sehingga KIUP atau IUP ini
harus disimpan selamanya. Setiap pasien dibedakan dengan satu
nomor unik yang disebut nomor rekam medis

D. Proses perakitan rekam medis / assembling

Assembling / Perakitan Rekam Medis adalah salah satu kegiatan
dalam pengolahan rekam medis untuk mengorganisasikan,
merakit, menata, menyusun, merapihkan formulir - formulir
rekam medis.

E. Pengkodeaan dan indeks penyakit dan prosedur/tindakan

Coding adalah salah satu kegiatan pengolahan data rekam
medis untuk memberikan kode dengan huruf atau dengan
angka atau kombinasi huruf dan angka yang mewakili
komponen data
SISTEM PELAYANAN REKAM MEDIS
F. Proses penyimpanan, penjajaran dan pengambilan kembali
Penyimpanan atau Penjajaran
Penyimpanan/Penjajaran (filling ) adalah sistem penataan
rekam medis dalam suatu tempat yg khusus agar penyimpanan
dan pengambilan ( Retrieval ) menjadi lebih mudah dan cepat.

Sistem penyimpanan ada 2 cara :

Sentralisasi
adalah penyimpanan rekam medis seorang pasien dalam satu
kesatuan baik catatan – catatan kunjungan poliklinik (rawat
jalan) maupun catatan – catatan selama seorang pasien dirawat
(rawat inap) yang disimpan dalam satu tempat

Desentralisasi
adalah penyimpanan antara berkas rekam medis rawat jalan
dan rawat inap terpisah
SISTEM PELAYANAN REKAM MEDIS

G. Pengelolaan data untuk kebutuhan riset

Perekam Medis dan Informasi Kesehatan mampu mengelola
kualitas informasi asuhan kesehatan dan memanfaatkan ilmu
kesehatan untuk kepentingan riset biomedis dan manajemen
kualitas

a. Membuat statistik asuhan kesehatan

b. Mengelola kualitas dan peningkatan kinerja
c. Memanfaatkan ilmu statistik kesehatan untuk riset

H. Proses retensi dan pemusnahan

Retensi atau penyusutan rekam medis adalah suatu kegiatan
pengurangan berkas rekam medis dari rak penyimpanan.
DESAIN RAK FILING & FAKTOR-FAKTOR YANG
MEMPENGARUHI DALAM DESAIN RAK FILING
DESAIN RAK FILING & FAKTOR-FAKTOR YANG
MEMPENGARUHI DALAM DESAIN RAK FILING
1) Pengertian Desain
Kata "desain" dapat digunakan sebagai kata benda maupun
kata kerja. Sebagai kata kerja, "desain" memiliki arti "proses
untuk membuat dan menciptakan obyek baru. Desain rak filing
adalah kegiatan merancang rak penyimpanan dokumen rekam
medis di pelayanan kesehatan

2.Faktor yang mempengaruhi di dalam mendesain rak filing :

a.Folder berkas rekam medis Di dalam mendesin rak filing
atau filing cabinet harus melihat dari bentuk anatomi folder
dokumen rekam medis itu sendiri
b.Ruang penyimpanan jelas akan mempengaruhi didalam
mendesain rak filing, karena akan menghitung perkiraan dari
tinggi dan lebar almari rak filing disesuaikan dengan luas
ruangan yang ada di unit kerja filing
DESAIN RAK FILING & FAKTOR-FAKTOR YANG
MEMPENGARUHI DALAM DESAIN RAK FILING

c.Frekuensi penyimpanan dokumen rekam medis tergntung

dari tebal tipisnya dokumen rekam medis
d.Personil (petugas filing) Selain ruangan untuk
penyimpanan di dalam mendesain lemari filing, kita juga harus
memperhitungkan dari sisi ilmu ergonomi
e.Perlindungan keamanan Di dalam mendesain rak atau
didalam menentukan rak atau almari dokumen rekam medis
jenis rak yang seperti apa yang sebaiknya digunakan, kita juga
harus melihat faaktor kegunaan atau fuu ngsi dari rak tersebut
f.Lama waktu penyimpanan(kurang lebih 10-20
tahun)terhadap dokumen rekam medis sudah pasti di dalam
mendesain rak atau almari filing, kita harus memperhtikan
bahan yang digunakan di dalam mendesain rak tersebut,
misalkan rak harus terbuat dari besi atau rak terbuat dari kayu
FAKTOR-FAKTOR YANG MEMPENGARUHI
KAPASITAS PENGGUNAAN RAK FILING
FAKTOR-FAKTOR YANG MEMPENGARUHI KAPASITAS
PENGGUNAAN RAK FILING

Faktor yang mempengaruhi kapasitas penggunaan rak filing,

yaitu :
1). Volume rak
Volume rak dapat mempengaruhi kapasitas rak, hal ini
berkaitan dengan jenis rak yang akan digunakan. Di dalam
mendesain rak filing memperkirakan, sehingga kita dapat
memprediksikan untuk 5 tahun.
2). Rata-rata tebal berkas
Menghitung rata-rata tebal dokumen akan mempengaruhi
dalam alokasi perhitungan akan kebutuhan rak atau almari
filing.
3). Sistem penjajaran yang digunakan
Sistem penjajaran juga dapat mempengaruhi kapasitas akan
kebutuhan rak dokumen rekam medis di masa yang akan
datang. Secara normal tingkat pertambahan DRM dapat
diperkirakan dengan menggunakan trend atau formula untuk
menghitung berapa kebutuhan jumlah rak filing
KEBUTUHAN RAK PENYIMPANAN REKAM
MEDIS
KEBUTUHAN RAK PENYIMPANAN REKAM MEDIS

a)Model Rak Rekam Medis

1.Rak terbuka (open self unit)

Model lemari ini biasanya memiliki 4-5 rak (susun) tanpa pintu, bisa
satu muka maupun dua muka (bolak-balik). Model inilah yang
paling banyak digunakan
KEBUTUHAN RAK PENYIMPANAN REKAM MEDIS

2. Roll O’Pack (mekanis dan elektronik)

Bentuk lemari ini merupakan modifikasi dan pengembangan dari
lemari rak terbuka. Bedanya adalah bahwa model roll-o-pack
mudah digeser-geser karena memiliki roda atau rel. Dengan
kemudahan digeser, maka penataan ruang penyimpanan (filing) bisa
lebih hemat tempat karena tidak perlu menyediakan jarak antara
lemari satu dengan lainnya (gang) yang statis seperti pada model
lainnya
KEBUTUHAN RAK PENYIMPANAN REKAM MEDIS

3.Lemari lima laci

Berkas disimpan di dalam laci-laci lemari. Satu lemari bisa memiliki 3-
5 laci dorong tapi umumnya tidak bisa terlalu tinggi atau melebihi
tinggi leher pengguna karena akan menimbulkan kesulitan saat akan
melihat, menyimpan atau mencari kedalam laci yang paling atas.
KEBUTUHAN RAK PENYIMPANAN REKAM MEDIS
b) Contoh kasus
Berdasarkan penelitian yang dilakukan penulis mengenai “Analisis
Luas Ruangan Berdasarkan Kebutuhan Rak di Ruang Penyimpanan
Berkas Rekam Medis Rawat Jalan di RSU Madani Medan Tahun 2019”
adalah perlu adanya pertambahan rak penyimpanan berkas rekam
medis rawat jalan dan penataan luas ruangan penyimpanan berkas
rekam medis rawat jalan
Rata-rata Kunjungan Pasien Rawat Jalan RSU Madani Medan
Kunjungan pasien baru rawat jalan pertahun dapat dilihat pada
tabel berikut:
Tabel 1. Jumlah Kunjungan Pasien Rawat Jalan Per-Tahun di RSU
Madani Medan
Berdasarkan tabel di dibawah jumlah dokumen rekam medis rawat
jalan di RSU Madani Medan adalah 123.240 berkas.
KEBUTUHAN RAK PENYIMPANAN REKAM MEDIS
1. Rata-rata Ketebalan Berkas Rekam Medis
Dari pengamatan dan pengukuran sebanyak 50 berkas rekam medis
yang diperoleh dari 1 subrak penyimpanan rekam medis rawat jalan
RSU Madani Medan, didapatkan rata-rata ketebalan berkas rekam
medis yang diuraikan pada tabel berikut :
Tabel 2. Ketebalan Berkas Rekam Medis Rawat Jalan. Berdasarkan
tabel di atas rata-rata ketebalan berkas rekam medis rawat jalan di
RSU Madani Medan yaitu 0,256 cm
KEBUTUHAN RAK PENYIMPANAN REKAM MEDIS

3. Ukuran Rak Penyimpanan Rekam Medis RSU Madani Medan

Berdasarkan hasil pengukuran yang dilakukan oleh peneliti terhadap
rak penyimpanan yang tersedia di ruang penyimpanan berkas rekam
medis rawat jalan di RSU Madani Medan dengan jumlah keseluruhan
rak 8 unit dengan ketentuan masing-masing rak sebagai berikut:
a. 3 (tiga) rak terdiri dari 4 (empat) kolom dan 6 (enam) baris dengan
panjang rak 265
cm dan lebar atau tinggi rak 280 cm.
b. 3 (dua) rak terdiri dari 3 (tiga) kolom dan 5 (lima) baris dengan
panjang rak 280 cm
dan lebar atau tinggi rak 240 cm.
c. 2 (dua) rak terdiri dari 6 (enam) kolom dan 7 (tujuh) baris dengan
panjang rak 440 cm
dan lebar atau tinggi rak 270 cm.
KEBUTUHAN RAK PENYIMPANAN REKAM MEDIS
Tabel 3. Hasil Pengukuran Rak Penyimpanan Berkas Rekam Medis di
RSU Madani Medan

Berdarkan tabel di atas jumlah rata-rata sub rak penyimpanan berkas rekam medis
kesamping adalah 4 sub rak dengan ukuran 74 cm dan jumlah rata-rata sub rak
keatas adalah 6 sub rak. Dengan ketebalan berkas rekam medis rata-rata 0,256 cm,
maka diperoleh jumlah berkas rekam medis di dalam 1 rak yakni:
= Jumlah sub rak ke samping x (Ukuran sub rak kesamping / Rata-rata ketebalan
BRM) x jumlah sub rak keatas
= 4 x ( 74 / 0,256 ) x 6
= 4 x 289 x 6
= 6936 RM dalam 1 Rak
Jadi jumlah berkas rekam medis dalam 1 rak sebanyak 6936 RM.
KEBUTUHAN RAK PENYIMPANAN REKAM MEDIS
Jumlah Kebutuhan Rak Berkas Rekam Medis Rawat Jalan RSU
Madani Medan
Dengan terjawabnya jumlah berkas rawat jalan dalam 5 tahun
terakhir yakni 123.240 berkas, dan jumlah berkas rekam medis dalam
1 rak adalah 6936 berkas, maka jumlah kebutuhan rak berkas rekam
medis rawat jalan di RSU Madani Medan yaitu:
= Jumlah Kunjungan Pasien / Jumlah Berkas dalam 1 rak
= 123.240 / 6939
= 18 rak.
Jadi, kebutuhan rak berkas rekam medis rawat jalan RSU Madani
Medan adalah 18 rak.
LUAS RUANGAN PENYIMPANAN REKAM MEDIS
LUAS RUANGAN PENYIMPANAN REKAM MEDIS
a) Contoh Kasus

Lanjutan dari diatas

1) Kebutuhan Luas Ruangan Penyimpanan Berkas Rekam Medis
RSU Madani Medan

Berdasarkan observasi yang dilakukan di RSU Madani Medan ruang

penyimpanan rekam medis terletak di belakang tempat pendaftaran
pasien. Ruang penyimpanan yang ada saat ini terbagi dua yaitu
ruang I panjangnya 3,85 meter lebar 3,30 meter dan ruang II
panjangnya 4,70 meter dan lebar 1,32 meter sehingga total luasnya
18,99 m2 . Berdasarkan hasil observasi diketahui bahwa ruang
penyimpanan rekam medis sempit, akses untuk 2 (dua) orang
kurang, selain rak penyimpanan juga terdapat berkas rekam medis
yang terletak di lantai. Jarak antara rak satu dengan yang lain ada
yang berjarak 54 cm, 54 cm, 52 cm, 74 cm. Berikut adalah denah
ruang penyimpanan rekam medis di RSU Madani Medan
LUAS RUANGAN PENYIMPANAN REKAM MEDIS
a) Contoh Kasus

Lanjutan dari diatas

1) Kebutuhan Luas Ruangan Penyimpanan Berkas Rekam Medis
RSU Madani Medan

Berdasarkan observasi yang dilakukan di RSU Madani Medan ruang

penyimpanan rekam medis terletak di belakang tempat pendaftaran
pasien. Ruang penyimpanan yang ada saat ini terbagi dua yaitu
ruang I panjangnya 3,85 meter lebar 3,30 meter dan ruang II
panjangnya 4,70 meter dan lebar 1,32 meter sehingga total luasnya
18,99 m2 . Berdasarkan hasil observasi diketahui bahwa ruang
penyimpanan rekam medis sempit, akses untuk 2 (dua) orang
kurang, selain rak penyimpanan juga terdapat berkas rekam medis
yang terletak di lantai. Jarak antara rak satu dengan yang lain ada
yang berjarak 54 cm, 54 cm, 52 cm, 74 cm. Berikut adalah denah
ruang penyimpanan rekam medis di RSU Madani Medan
LUAS RUANGAN PENYIMPANAN REKAM MEDIS

Keterangan Gambar Denah Ruang Penimpanan Berkas Rekam Medis RSU Madani Medan
LUAS RUANGAN PENYIMPANAN REKAM MEDIS
Berdasarkan observasi di ruang penyimpanan rekam medis rawat
jalan RSU Madani Medan, ruang penyimpanan tidak memungkinkan
untuk penambahan jumlah rak baru, maka dari itu perlu
perhitungan luas ruangan yang akan dipakai untuk menyimpan
rekam medis dan tata letak yang perlu diperhatikan. Rak yang akan
dibuat yaitu rak kayu yang mempunyai panjang rata-rata 314 cm
dan lebar 30 cm. Berikut merupakan gambar tata letak rak
penyimpanan rekam medis
LUAS RUANGAN PENYIMPANAN REKAM MEDIS
Perhitungan kebutuhan luas ruang penyimpanan dihitung dengan:
Panjang ruang = (Jarak antar rak x jumlah) + (Lebar rak x jumlah)
= (90 x 4) + (50 x 1) + (30 x 9)
= (360) + (50) + (270)
= 680 cm = 6,8 m
Lebar ruang = (Jarak antar rak x jumlah) + (Panjang rak x
jumlah)
= (90 x 1) + (314 x 2 )
= (90) + (628)
= 718 cm = 7,18 m
Luas Ruangan = Panjang Ruang x Lebar Ruang
= 6,8 m x 7,18 m
= 48,82 m2
Luas ruang yang dibutuhkan untuk menyimpan 18 rak kayu dengan
posisi gambar diatas adalah 48,82 m2
HAL-HAL YANG PERLU DIPERHATIKAN DALAM
RUANG REKAM MEDIS
HAL-HAL YANG PERLU DIPERHATIKAN DALAM RUANG REKAM MEDIS

Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam ruang rekam medis yaitu :

1. Luas ruang penyimpanan

1. Struktur bangunan harus kuat, terpelihara, bersih, dan tidak

memungkinkan terjadinya gangguan kesehatan dan kecelakaan bagi
petugas penyimpanan.
2. Lantai terbuat dari bahan yang kuat, kedap air, permukaan rata,
tidak licin dan bersih.
3. Setiap petugas penyimpanan mendapatkan ruang udara minimal
10 m³/petugas.
4. Dinding bersih dan berwarna terang, langit-langit kuat, bersih,
ketinggian minimal 2,5-3 m dari lantai.
5. Atap kuat dan tidak bocor.
6. Luas jendela, kisi-kisi atau dinding gelas kaca untuk masuknya
cahaya minimum 1/6 kali luas lantai.
 HAL-HAL YANG PERLU DIPERHATIKAN DALAM RUANG REKAM MEDIS

2. Suhu

Tinggi langit-langit dari lantai minimal 2,5 m.

1. Bila suhu udara > 28⁰C perlu menggunakan alat penata udara seperti
Air Conditioner (AC), kipas angin, dll.
2. Bila suhu udara luar < 18⁰C perlu menggunakan pemanas ruang.
3. Bila kelembaban udara ruang kerja > 60% perlu menggunakan alat
dehumidifier.
4. Bila kelembaban udara ruang kerja < 40% perlu menggunakan
humidifier (misalnya : mesin pembentuk aerosol).

3.Jarak
Jarak harus kita perhitungkan jangan sampai terlalu sempit atau terlalu
lebar, sehingga akan memakan ruangan yang banyak. Jarak ideal untuk
akses jalan petugas antara alamari satu dengan alamari yang lain
kurang lebih 1.80-200 cm, sedang lorong dibagian subrak kurang lebih
80-100 cm.
HAL-HAL YANG PERLU DIPERHATIKAN DALAM RUANG REKAM MEDIS

4.Keamanan
Ruang penyimpanan harus aman (untuk melindungi dokumen rekam
medis dari kerusakan, kehilangan atau digunakan oleh pihak yang
tidak berwenang). Pencahayaan
a) Pencahayaan alami (natural lighting)
Pencahayaan alami di ruang penyimpanan sebaiknya dioptimalkan
ke dalam bangunan atau ruang kerja penyimpanan, sehingga anda
akan mendapatkan manfat dari adanya pencahayaan ini.
b) Pencahayaan buatan (atrifical lighting)
Cara yang paling bagus dan sesuai untuk diterapkan ke dalam sistem
pencahayaan ini adalah dengan memberikan pencahayaan diffuse
atau indirect lighting atau pencahayaan tidak langsung kedalam
ruangan
HAL-HAL YANG PERLU DIPERHATIKAN DALAM RUANG REKAM MEDIS

Pencahayaan minimal yang dibutuhkan menurut jenis kegiatanya

seperti berikut
Tingkat Pencahayaan Lingkungan Kerja
HAL-HAL YANG PERLU DIPERHATIKAN DALAM RUANG REKAM MEDIS

6. Debu
Debu diruang penyimpanan juga harus kita perhatikan, karena jika
diruang penyimpanan terlalu banyak debu akan mempengaruhi
kinerja petugas penyimpanan, baik dari segi kesehatan maupun
kenyamanan

7. Vektor penyakit
Vektor penyakit adalah binatang yang dapat menjadikan suatu
perantara enyakit pada manusia. Beberapa vektor penyakit yang
sering ada diruang penyimpanan antara lain (serangga : seperti lalat,
kecoa, nyamuk, dll) dan tikus
Terima kasih