TUGAS INDIVIDU

MAKALAH MANAJEMEN UNIT KERJA REKAM MEDIS

DISUSUN OLEH :

SEFTYA RAHMI WILDA

19021134

DOSEN PENGAMPU :

Henny Maria Ulfa, A.Md PK, SKM, M.K.M

KELAS 3C

STIKes HANG TUAH PEKANBARU

PRODI REKAM MEDIS DAN INFORMASI KESEHATAN

TAHUN AJARAN 2020/2021

 DAFTAR PUSTAKA

Alhamdulillah, puji syukur kita panjatkan kehadirat Allah SWT, yang telah memberikan
nikmat dan rahmat kepada kita semua, sehingga kita mampu menyelesaikan tugas pembuatan
makalah “Prosedur Perhitungan SDM Menggunakan Metode WISN”  ini sesuai dengan waktu
yang telah di tentukan.

Saya juga menyampaikan banyak terima kasih kepada seluruh pihak yang telah membantu
dalam penggarapan makalah ini, terutama kepada dosen pengampu saya Ibu Henny Maria Ulfa,
A.Md PK, SKM, M.K.M sehingga saya mampu melaksanakan tugas mata kuliah ini.

Saya juga memohonkan maaf  kepada semuanya apabila dalam makalah yang saya buat
ini kurang maksimal, karena masih terdapat banyak sekali kekurangan-kekurangan, lebih-lebih
mengenai referensi. Untuk itu saya sangat menunggu kritik maupun saran dari semua pembaca
agar kedepannya saya bisa membuat makalah yang lebih baik lagi.

Tembilahan, 09 Desember 2020

Penulis

2
 DAFTAR ISI

Kata Pengantar .................................................................................................................... 2

Daftar Isi .............................................................................................................................. 3

BAB I Pendahuluan ............................................................................................................. 4

A. Latar Belakang ........................................................................................................ 4

B. Tujuan ...................................................................................................................... 4

BAB II Tinjauan Pustaka .................................................................................................... 5

A. Pengertian WISN ..................................................................................................... 5

B. Langkah – Langkah Metode WISN ......................................................................... 6

BAB III Kasus dan Cara Penyelesaian ................................................................................ 14

1. Waktu Kerja Tersedia .............................................................................................. 14

2. Menetapkan Unit Kerja dan Kategori SDM ............................................................ 14
3. Menyusun Standar Beban Kerja .............................................................................. 16
4. Menetapkan Standar Kelonggaran .......................................................................... 20
5. Perhitungan Tenaga ................................................................................................. 20
6. Pembahasan Kasus .................................................................................................. 22

BAB IV Penutup ................................................................................................................. 26

A. Kesimpulan .............................................................................................................. 26
B. Saran ........................................................................................................................ 26

Daftar Pustaka ..................................................................................................................... 27

3
 BAB I

PENDAHULUAN

A. LATAR BELAKANG

Rumah Sakit merupakan suatu layanan masyarakat yang penting dan dibutuhkan
dalam upaya pemenuhan tuntutan kesehatan. Salah satu indicator keberhasilan rumah sakit
yang efektif dan efisien adalah ketersediaan sumber daya manusia (SDM) dengan jumlah
yang cukup dan kualitas yang tinggi serta professional sesuai dengan fungsi dan tugasnya.
Ketersediaan SDM rumah sakit disesuaikan dengan kebutuhan rumah sakit berdasarkan tipe
rumah sakit dan pelayanan yang diberikan kepada masyarakat. Untuk itu ketersediaan SDM
di rumah sakit harus menjadi perhatian pimpinan. Sebagaimana menurut Ilyas (2004), bahwa
salah satu upaya penting yang harus dilakukan pimpinan rumah sakit adalah merencanakan
kebutuhan SDM secara tepat sesuai dengan fungsi pelayanan setiap unit, bagian, dan instalasi
rumah sakit.

Dalam perencanaaan kebutuhan SDM di Rumah Sakit, masing-masing jenis tenaga

harus dianalisis agar kegiatan dari masing-masing bagian/instalasi dapat berjalan dengan
efektif dan efisien, serta dapat memenuhi tuntutan masyarakat dan layanan yang bermutu.
Hal ini menyebabkan pihak manajemen Rumah Sakit sering menghadapai masalah yang
berhubungan dengan ketenagakerjaan, baik medis, paramedik maupun administrasi. Untuk
itu, pemerintah melalui Surat Keputusan Menteri Kesehatan No. 81/2004 tentang Pedoman
Penyusunan Perencanaan Sumber Daya Manusia Kesehatan di tingkat Provinsi,
Kabupaten/Kota serta Rumah Sakit menganjurkan penggunaan tiga metodologi untuk
menentukan staffing yang dibutuhkan yaitu rasio staf per populasi, standar staffing
berdasarkan fasilitas dan WISN (Workload Indicator Of Staffing Need).

Dalam pedoman ini yang paling tepat digunakan di Rumah Sakit adalah perhitungan
kebutuhan SDM dengan menggunakan Metode WISN. Metode WISN yaitu metode
perhitungan kebutuhan SDM kesehatan berdasarkan pada beban pekerjaan nyata yang
dilaksanakan oleh tiap kategori SDM kesehatan pada tiap unit kerja di fasilitas pelayanan
kesehatan. Kelebihan metode ini mudah dioperasikan, mudah digunakan, secara teknis
mudah diterapkan, komprehensif dan realistis.

B. TUJUAN PENULISAN
1. Untuk mengetahui prosedur perhitungan SDM menggunakan metode WISN.
2. Untuk mengetahui waktu kerja tersedia, unit kerja dan kategori SDM, standar beban
kerja, standar kelonggaran, dan perhitungan kebutuhan SDM per unit kerja.
3. Untuk mengetahui contoh kasus dan cara penyelesaian metode WISN.
4. Untuk memenuhi mata kuliah Manajamen Unit Kerja Rekam Medis.

4
 BAB II PENDAHULUAN
PROSEDUR PERHITUNGAN METODE WORKLoAD INDICATOR STAFF NEED
(WISN)

A. Pengertian WISN
Surat Keputusan Menteri Kesehatan Nomor 81 tahun 2004 tentang Pedoman Penyusunan
Perencanaan Sumber Daya Manusia di tingkat Provinsi, Kabupaten/Kota serta Rumah Sakit
menganjurkan penggunaan tiga metodologi untuk menentukan staffing yang dibutuhkan yaitu:
rasio staf per populasi, standar staffing berdasarkan fasilitas dan metode Workload Indicator
Staff Need (WISN)

Metode perhitungan kebutuhan tenaga berdasarkan analisa beban kerja mudah digunakan
dan rasional.Ada beberapa metode untuk menghitung kebutuhan tenaga. Dalam pembahasan
ini akan digunakan metode kebutuhan tenaga berdasarkan analisa beban kerja atau work load
indicator staff need (WISN). Pola perhitungan tenaga di unit rekam medis perlu dihitung
dengan cermat.

Work Load Indicator Staff Need (WISN) merupakan indikator yang menunjukkan besarnya
kebutuhan tenaga pada sarana berdasarkan beban kerja, sehingga alokasi/relokasi tenaga lebih
mudah dan rasional. Tenaga yang dibutuhkan adalah tenaga Perekam medis dan Informasi
Kesehatan (PMIK) yaitu orang yang mengumpulkan, menyimpan, mengolah, menyampaikan
data dan informasi pelayanan kesehatan pasien yang berkualitas tinggi, dengan memperhatikan
aspek hukum dan etika profesi dalam menjamin fungsi-fungsi rekam medis dan informasi
kesehatan (RMIK). Mengingat beban kerja di unit RMIK berbeda dengan unit lain, maka
metode WISN akan dibahas pada topik ini. Kelebihan menggunakan metode WISN adalah:
1. Mudah dioperasionalkan
2. Mudah digunakan
3. Mudah diterapkan
4. Komprehensif
5. Realistis

Kegiatan standar adalah satuan waktu (angka) yang diperlukan untuk menyelesaikan
kegiatan pelayanan kesehatan oleh tenaga kesehatan sesuai standar profesinya. Standar beban
kerja adalah banyaknya jenis pekerjaan yang dapat dilaksanakan oleh seorang tenaga kesehatan
profesional dalam 1 tahun kerja sesuai standar profesi dan memperhitungkan waktu libur, sakit,
ijin, cuti, dll.

WISN adalah indikator yang menunjukkan besarnya kebutuhan tenaga pada sarana
berdasarkan beban kerja, sehingga alokasi/relokasi tenaga lebih mudah dan rasional.

B. Langkah-langkah Metode WISN

5
 Kita perlu lebih dahulu memilih akan melaksanakan WISN untuk kategori staf yang mana.
Ini merupakan langkah yang penting karena akan menentukan secara jelas lingkup kegiatan
pengembangan WISN. Kemudian waktu kerja yang tersedia bagi kategori staf tersebut perlu
dihitung. Langkah berikutnya adalah mendefinisikan komponen-komponen utama dari beban
kerja kategori staf tersebut, dan menetapkan standar-standar kegiatan untuk tiap komponen.
Berdasarkan ini, Kita menentukan beban kerja-beban kerja standar bagi kategori staf (atau
kategori-kategori) tertentu tersebut. Selanjutnya Kita menghitung faktor-faktor kelonggaran
yang berdampak kepada ke seluruhan staf yang dibutuhkan. Setelah semua langkah ini
diselesaikan, Kita menentukan kebutuhan akan staf berdasarkan WISN. Setelah hasil-hasil
WISN siap, selanjutnya perlu diteliti dan digunakan untuk memperbaiki susunan kepegawaian.
Adapun langkah-langkah perhitungan kebutuhan SDM berdasarkan WISN yaitu (Kemenkes,
2012):
1. Memilih Kategori Staf untuk Pengembangan WISN
Metodologi WISN dapat digunakan untuk menghitung susunan kepegawaian yang
dibutuhkan bagi seluruh kategori staf di semua jenis unit kerja. Namun, organisasi perlu
mempertimbangkan beberapa variabel ketika menentukan kategori (atau kategori-kategori)
staf yang mana serta di fasilitas (atau fasilitas-fasilitas) kesehatan mana saja WISN akan
dikembangkan. Ini termasuk besarnya permasalahan kepegawaian (menurut jenis kategori
atau fasilitas); permasalahan kepegawaian yang mana saja yang telah mempengaruhi atau
akan segera mempengaruhi mutu pelayanan serta kemampuan unit kerja serta pemerintah
setempat untuk berhasil dalam pengembangan WISN. Organisasi mungkin ingin mulai secara
kecil-kecilan, dengan hanya satu kategori staf yang bekerja di satu jenis unit kerja, untuk
membangun pengalaman dan kepercayaan dalam penggunaan WISN. Kemudian, upaya
WISN yang lebih besar dapat dikembangkan berdasarkan pengalaman ini.

2. Menghitung Waktu Kerja Tersedia

Waktu kerja yang tersedia dapat dinyatakan sebagai hari atau jam dalam setahun.
Keduanya dibutuhkan pada perhitungan selanjutnya, dan untuk menghitung waktu kerja
tersedia ada dua cara. Pertama, catat jumlah hari kerja yang tersedia dalam setahun yaitu 52
minggu kalikan dengan jumlah hari kerja dimana seseorang bekerja. Ada kemungkinan hari
kerja dalam setahun bagi dua kategori staf yang berbeda. Kategori pertama (A) yang bekerja
enam hari seminggu memiliki kemungkinan 312 hari kerja setahun. Kategori kedua (B)
bekerja lima hari seminggu. Kategori ini memiliki kemungkinan 260 hari kerja setahun.

Kedua, hitung jumlah hari dimana Staf tidak bekerja. Semua pegawai negeri berhak
atas sejumlah hari libur. Catatlah alasan-alasan bagi ketidak hadiran yang diakui semacam
itu, seperti hari-hari libur nasional dan cuti tahunan. Lalu catatlah jumlah hari libur yang
menjadi hak Staf disamping setiap alasan untuk tidak masuk yang sah. Perhatikanlah bahwa
didalam jumlah hari cuti tahunan pegawai negeri sipil di Indonesia sudah termasuk cuti
tahunan, jadi janganlah mencatat Cuti Bersama secara terpisah. Jika data yang memadai
tentang jumlah hari ketidak hadiran yang sesungguhnya tidak ada, perlu dilakukan perkiraan.
6
Periksalah catatan administrasi kepegawaian unit kerja ini untuk tahun lalu. Dapatkan hari-
hari ketidak hadiran di luar cuti tahunan, libur nasional atau ketidak hadiran resmi lainnya.
Catatlah jumlah hari-hari ketidak hadiran para Staf. Lalu bagilah hasilnya dengan jumlah staf
dalam kategori ini yang bekerja di unit kerja ini. Gunakanlah rata-rata ini untuk menghitung
Waktu Kerja Tersedia (WKT) dalam setahun.

Untuk menghitung WKT, jumlahkan semua hari-hari ketidak hadiran karena berbagai
alasan lalu kurangkan jumlah tersebut dari keseluruhan hari kerja yang mungkin dalam
setahun. Rumus dibawah ini memperlihatkan perhitungan matematisnya.
WKT = K – (L+M+P)
Keterangan:
K = jumlah hari kerja yang mungkin dalam setahun
L = jumlah hari libur nasional dalam setahun
M = jumlah hari cuti tahunan (termasuk cuti bersama) dalam setahun
P = jumlah hari tidak masuk karena sakit, pelatihan atau alasan lainnya dalam
setahun.

Setelah menghitung WKT dalam hari kerja per tahun menurut rumus, selanjutnya perlu
mengubah menjadi jam kerja per tahun dengan rumus:
WKT = [K - (L+M+P)] x R
Keterangan:
R = jumlah jam kerja dalam sehari.

Harus diingat bahwa jam kerja untuk beberapa kategori staf mungkin saja berbeda pada hari-
hari tertentu dalam seminggu. Sebagai contoh, seorang staf puskesmas mungkin bekerja
dengan jam kerja yang sama dari Senin hingga Kamis, tetapi berbeda pada hari Jumat. Dalam
hal ini, kita perlu menghitung rata-rata jumlah jam kerja per hari kerja. Jumlahkan semua jam
kerja staf dalam seminggu dan bagilah jumlah tersebut dengan jumlah hari kerjanya dalam
seminggu.
WKT = [K - (L+M+P)] x R

Kelompok Kerja yang berbeda mungkin memiliki jadwal kerja yang berbeda, meskipun
mereka bekerja pada unit kerja yang sama. Pastikanlah mendasarkan perhitungan WISN
dalam jam kerja sesuai dengan pola jadwal yang sesungguhnya bagi kategori Staf yang
sedang dikembangkan. Namun demikian, perlu juga meneliti jumlah waktu istirahat yang
disediakan bagi mereka yang bekerja dengan sistem shift. Ada kemungkinan bahwa mereka
yang mengikuti pola kerja 6 hari sebenarnya dapat dihitung dengan pola 5 hari kerja karena
jatah istirahat mereka 2 hari dalam seminggu.

3. Menetapkan Komponen Beban Kerja

7
 Setelah menyelesaikan perhitungan waktu yang tersedia dalam setahun bagi seorang
staf untuk melaksanakan pekerjaannya. Langkah berikutnya adalah mengidentifikasi
kegiatan-kegiatan kerja yang menyita sebagian besar waktu kerja harian staf tersebut. Ini
disebut “komponen beban kerja” yang bersangkutan. Komponen-komponen beban kerja
dibagi menjadi tiga kelompok:
1. Kegiatan utama unit kerja yang dilaksanakan oleh semua staf tersebut. Ada catatan
statistik untuk kegiatan-kegiatan ini.
2. Kegiatan penunjang penting yang dilakukan oleh semua semua staf tersebut. Tidak ada
catatan statistik untuk kegiatan-kegiatan ini.
3. Kegiatan lain yang dikerjakan oleh staf tertentu (bukan semua) dalam kategori Staf ini.
Tidak ada catatan statistik untuk kegiatan-kegiatan ini.

Komponen beban kerja seharusnya merupakan kegiatan-kegiatan terpenting dalam

jadwal harian staf. Setiap kegiatan memiliki kebutuhan waktunya sendiri. Semakin panjang
daftar komponen beban kerja, semakin besar biaya dalam hal waktu dan tenaga untuk
melaksanakan WISN. Suatu daftar yang sangat rinci tentang komponen beban kerja pasti
membawa hasil akhir WISN yang lebih tepat dibandingkan dengan yang kurang rinci.
Namun peningkatan ketepatan ini jarang sekali sebanding dengan tingginya biaya dan upaya.

Menambahkan komponen beban kerja yang menggunakan sedikit waktu kerja harian
seorang Staf hanya sedikit pengaruhnya kepada hasil akhir perhitungan kebutuhan pegawai.
Pengalaman menunjukkan bahwa empat hingga lima kegiatan pelayanan utama dan tiga
hingga empat kegiatan penunjang sudah cukup untuk meliputi sebagian besar waktu kerja
bagi kebanyakan kategori tenaga kerja. Organisasi mungkin mengalami bahwa ketika sebuah
Kelompok Kerja pertama kali melaksanakan WISN, mereka cenderung untuk memasukkan
semua komponen beban kerja ke dalam daftar, termasuk yang sangat sedikit menghabiskan
waktu kerja. Di kemudian hari Kelompok Kerja mungkin akan lebih senang untuk
menciutkan daftar setelah lebih berpengalaman dan menyadari betapa kecilnya perbedaan
yang diakibatkan oleh beberapa komponen terhadap perhitungan akhir kebutuhan tenaga.

4. Menetapkan Standar Kegiatan

Langkah selanjutnya perlu menentukan banyaknya waktu kerja yang dihabiskan oleh
berbagai kegiatan ini kalau dilaksanakan secara baik. Kegiatan ini disebut mengembangkan
standar kegiatan. Bagian pedoman ini mengajarkan cara mengembangkan standar-standar
kegiatan bagi ketiga jenis komponen beban kerja. Suatu Standar Kegiatan adalah waktu yang
dibutuhkan oleh seorang pekerja yang terdidik dan terlatih dengan baik, terampil dan
berdedikasi untuk melaksanakan suatu kegiatan sesuai dengan standar profesional dalam
keadaan setempat. Ada dua jenis Standar Kegiatan yang berbeda, yaitu:
1. Standar Pelayanan
Standar pelayanan adalah standar kegiatan bagi kegiatan-kegiatan yang baginya
tersedia catatan statistik tahunan. Ini diukur sebagai waktu rata-rata yang dibutuhkan
8
seorang Staf untuk melaksanakan kegiatan tersebut. Standar-standar pelayanan ditetapkan
untuk kegiatan-kegiatan utama seorang tenaga kesehatan. Standard-standar ini dinyatakan
sebagai unit waktu atau kecepatan kerja (rate of working).

Dalam menetapkan Standar Pelayanan, perhitungan waktunya dimulai dari saat

suatu kegiatan mulai dilaksanakan hingga kegiatan yang sama berikutnya dimulai.
Sebagai contoh, Standar Pelayanan untuk pelayanan kehamilan oleh seorang staf di
rumah sakit diukur dari saat ia mulai melaksanakan pelayanan hingga saat ia mulai
melayani pasien berikutnya tanpa ada jeda waktu. Waktu yang digunakan untuk
menyelesaikan semua pekerjaan yang berkaitan dengan pelaksanaan kegiatan pelayanan
tersebut ikut dimasukkan dalam perhitungan. Kalau staf harus melengkapi catatan rekam
medik bagi setiap pasien hamil atau mempersiapkan peralatan bagi pasien beikutnya,
waktu yang digunakan tersebut ikut dimasukkan dalam Standar Pelayanan. Perhatikan
bahwa Staf tersebut harus terdidik dan terlatih dengan baik, terampil dan termotivasi, dan
pekerjaannya harus dilaksanakan sesuai standar-standar profesional dalam kondisI
setempat. Seorang petugas yang kurang terlatih atau kurang motivasinya akan
menghabiskan lebih banyak waktu dalam melaksanakan suatu kegiata dibandingkan
dengan seorang yang terlatih dan bermotivasi tinggi. Waktu yang dihabiskan untuk suatu
kegiatan juga terkait dengan mutu dari pelayanan tersebut. Pelayanan dapat lebih cepat
kalau beberapa aspek pelayanan tidak dilakukan atau dilaksanakan dengan tergesa-gesa.
Namun pelayanan seperti ini tidak akan memenuhi standar-standar profesional. Perlu
memastikan bahwa telah diterapkan standar-standar profesional yang sesuai dengan
keadaan setempat ketika merumuskan Standar Pelayanan.

2. Standar-standar Kelonggaran
Selanjutnya perlu menetapkan standar-standar kelonggaran bagi kegiatankegiata
penunjang yang penting bagi semua staf dalam kategori WISN serta kegiatan-kegiatan
tambahan bagi beberapa petugas dalam kategori tersebut. Ini disebut Standar
Kelonggaran Kategori (SKK) dan Standar Kelonggaran Individu (SKI). Standar
Kelonggaran ditulis sebagai persentase dari waktu kerja atau waktu kerja sesungguhnya.
Pencatatan dan pelaporan merupakan kegiatan penunjang yang penting bagi banyak
tenaga kesehatan. Standar Kelonggaran bagi kegiatan penunjang dapat dinyataka sebagai
“empat belas persen dari waktu kerja” atau sebagai “satu jam setiap hari kerja” (dimana
rata-rata waktu kerja harian adalah 7,2 jam).

Komponen Beban Kerja dan Standar Kegiatan disusun oleh Kelompok Kerja. Jika
Kelompok Kerja berbasis kategori, anggota-anggotanya akan sangat faham tentang
pendidikan/pelatihan serta standar profesional dari kategori staf dimana WISN sedang
Kita laksanakan. Mereka memiliki pengalaman yang bertahun-tahun dalam
melaksanakan kegiatan-kegiatan dalam setiap komponen beban kerja Dengan
bekerjasama, suatu Kelompok Kerja berbasis kategori biasanya akan mampu
9
 memperkirakan dengan cukup tepat berapa rata-rata waktu yang dibutuhkan setiap
komponen beban kerja ketika tugas dilaksanakan sesuai dengan standar-standar
profesional.

Bilamana Kelompok Kerja berbasis fasilitas, akan didapati beberapa kategori

tenaga kesehatan. Kelompok Kerja seperti ini mungkin perlu didukung oleh kelompok-
kelompok ahli dan mungkin juga dalam hal penentuan komponen beban kerja. Hal ini
dikarenakan Kelompok Kerja berbasis fasilitas mungkin tidak memiliki keahlian dan
pengalaman yang cukup memadai mengenai pekerjaan dari semua kategori staf dimana
WISN sedang dikembangkan oleh Kelompok Kerja.

5. Menyusun Beban-beban Kerja Standar

Beban Kerja Standar ditetapkan untuk semua kegiatan yang utama. Perhitungan suatu
Beban Kerja Standar mengasumsikan bahwa staf tersebut hanya mengerjakan kegiatan yang
sedang dibuatkan Beban Kerja Standarnya selama setahun itu. Di dunia nyata, para staf
tentunya melaksanakan berbagai macam kegiatan sepanjang hari atau tahun kerja.
Perhitungan akhir kebutuhan tenaga berdasarkan WISN telah memperhitungkan keadaan ini.

Rumus yang digunakan untuk menghitung Beban Kerja Standar suatu kegiatan
pelayanan tergantung kepada apakah waktu bagi Standar Pelayanan dinyatakan sebagai unit
waktu atau kecepatan kerja. Gunakan rumus ini apabila Standar Pelayanan dinyatakan dalam
unit waktu: Beban Kerja Standar = WKT setahun dibagi unit waktu untuk kegiatan tertentu.
Gunakan rumus ini apabila Standar Pelayanan dinyatakan dalam kecepatan kerja: Beban
Kerja Standar = WKT setahun dikali kecepatan kerja.

Pastikanlah bahwa Waktu Kerja Tersedia, unit waktu serta kecepatan kerja dinyatakan
dalam satuan waktu yang sama. Misalnya, perhitungan Kita akan salah apabila Kita
mengalikan WKT dalam hari dengan unit waktu dalam jam Waktu (menit) Waktu (desimal):
45 0.75; 30 0.50; 20 0.33; dan 10 0.17. Dengan catatan harus diingat bahwa perhitungan
waktu dapat membingungkan karena penggunaan angka desimal.

6. Menghitung Faktor-faktor Kelonggaran

Bagian pedoman ini mengajarkan cara memperhitungkan waktu yang dihabiskan oleh
semua atau beberapa staf dalam kategori WISN untuk melaksanakan kegiatan-kegiatan ini.
Juga akan diajarkan untuk mengubah Standar Kelonggaran yang telah ditetapkan sebelumnya
menjadi Faktor-faktor Kelonggaran Kategori atau Individu. Faktor-faktor ini akan digunakan
untuk menghitung jumlah keseluruhan staf yang dibutuhkan dalam langkah berikutnya dari
metodologi WISN.

Selanjutnya dikembangkan Standar Kelonggaran untuk dua kelompok kegiatan.

Kelompok pertama meliputi kegiatan-kegiatan penting yang dikerjakan oleh semua staf
10
dalam kategori staf WISN yang sedang diukur, tetapi catatan statistic tahunannya tidak
tersedia. Kelompok kedua terdiri dari kegiatan-kegiatan tambahan yang hanya dikerjakan
oleh beberapa anggota dalam kategori staf ini. Faktor-faktor Kelonggaran harus dihitung
tersendiri bagi setiap kelompok. Faktor pada kelompok pertama disebut Faktor Kelonggaran
Kategori (FKK). Pada kelompok kedua disebut Faktor Kelonggaran Individu (FKI). Cara
perhitungan kedua Faktor Kelonggaran berbeda dan juga dipergunakan secara berbeda dalam
memperhitungkan jumlah keseluruhan staf yang dibutuhkan menurut WISN.

Faktor Kelonggaran Kategori digunakan sebagai pengali dalam penentuan jumlah

keseluruhan staf yang dibutuhkan pada langkah WISN berikutnya. FKK dihitung dengan cara
sebagai berikut:
1) Ubahlah Standar Kelonggaran Kategori dari setiap kegiatan penunjang yang penting
menjadi persentase waktu kerja.
2) Jumlahkan semua Standar Kelonggaran Kategori tersebut.
3) Gunakan rumus matematik dibawah ini untuk mendapatkan FKK dari jumlah persentase di
atas.
FKK = 1 dibagi dengan {1 dikurangi (Total SKK yang dibagi 100)}

Rumus ini seringkali menjadi bagian metodologi WISN yang paling sulit dimengerti
oleh para peserta pelatihan. Mengapakah perlu menghitung suatu pengali? Alasannya adalah
bahwa kegiatan-kegiatan yang termasuk dalam Standar Kelonggaran Kategori dikerjakan
oleh semua anggota kategori staf tersebut. Jadi setiap kali ada penambahan staf, yang
bersangkutan akan turut melaksanakan kegiatan tambahan tersebut. Untuk mendapatkan
jumlah staf yang memadai, dibutuhkan cukup staf baik untuk waktu yang digunakan staf
yang ada pada saat ini maupun waktu yang akan digunakan oleh setiap tambahan staf untuk
melaksanakan kegiatan-kegiatan penunjang penting tersebut. Dalam hal kekurangan tenaga,
tidaklah cukup untuk hanya menambahkan sejumlah staf untuk menggantikan waktu kerja
bagi kegiatan-kegiatan penunjang, karena setiap tambahan staf juga akan menggunakan
sebagian waktu kerjanya untuk kegiatan-kegiatan yang sama.

Faktor Kelonggaran Individu memperhitungkan waktu kerja yang digunakan beberapa

staf dalam kategori staf WISN untuk kegiatan-kegiatan tambahan. FKI menghitung berapa
petugas yang dibutuhkan untuk melakukan kegiatan-kegiatan ini secara “setara purna waktu”
(whole time equivalent, WTE). FKI baru ditambahkan dalam perhitungan akhir dari
keseluruhan kebutuhan staf. Perhitungannya sebagai berikut:
1) Kalikan masing-masing Standar Kelonggaran Individu dengan jumlah orang yang
melakukan kegiatan tersebut.
2) Jumlahkan semua hasil yang diperoleh di atas
3) Bagilah hasil tersebut dengan Waktu Kerja Tersedia (WKT).

11
 Apabila jumlah petugas kesehatan yang melaksanakan suatu kegiatan bervariasi antar
kegiatan, perlu dilakukan perhitungan yang tersendiri atas masing-masing kelompok kegiatan
yang dikerjakan oleh jumlah petugas kesehatan yang sama, dan kemudian menjumlahkannya.
Jangan lupa untuk menyamakan unit waktu yang digunakan untuk Standar Kelonggaran dan
Waktu Kerja Tersedia. Juga jangan lupa untuk menyamakan unit waktu yang digunakan
untuk Standar Kelonggaran dan Waktu Kerja Tersedia. FKI yang telah dihitung ternyata
sangat kecil. Pengaruhnya tidak bermakna terhadap jumlah total staf yang dibutuhkan. FKI
yang besar akan meningkatkan kebutuhan staf. Namun peningkatan ini masih kecil
dibandingkan kalau setiap staf melaksanakan kegiatan tersebut.

7. Menentukan Kebutuhan Staf berdasarkan WISN

Selanjutnya untuk menetukan berapa keseluruhan kebutuhan staf untuk mengatasi
semua komponen dari beban kerja saat ini dari kategori staf WISN di Unit Kerja Kita
dibutuhkan laporan statistik upaya pelayanan-pelayanan kesehatan utama dari tahun lalu.
Laporan ini dibutuhkan untuk semua kegiatan pelayanan utama yang dihitung Beban Kerja
Standar-nya. Kebutuhan total staf ditentukan untuk tiga jenis kegiatan yang berbeda:
1. Kegiatan Pelayanan Utama
Bagilah beban kerja setahun dari setiap kegiatan dengan Beban Kerja Standar yang
bersangkutan. Akan didapatkan jumlah staf yang dibutuhkan untuk kegiatan tersebut.
Jumlahkan semua kebutuhan bagi setiap kegiatan untuk mendapatkan jumlah total
kebutuhan staf untuk semua kegiatan pelayanan utama.
2. Kegiatan penunjang penting yang dilakukan setiap orang
Kalikan kebutuhan staf bagi kegiatan-kegiatan pelayanan utama dengan Faktor
Kelonggaran Kategori. Maka akan diperoleh jumlah staf yang dibutuhkan bagi semua
kegiatan pelayanan utama dan penunjang penting.
3. Kegiatan tambahan beberapa anggota staf
Tambahkan Faktor Kelonggaran Individu (FKI) kepada kebutuhan staf di atas. Akan
diperoleh jumlah total kebutuhan staf berdasarkan WISN. Disini ikut diperhitungkan
keseluruhan staf yang dibutuhkan untuk melaksanakan ketiga jenis kegiatan.

Perhitungan jumlah keseluruhan staf yang Kita butuhkan kemungkinan besar merupakan
angka pecahan. Kita perlu membuatnya menjadi angka bulat. Dampak dari pembulatan ke
atas atau ke bawah akan lebih besar bagi Unit Kerja yang hanya memiliki beberapa staf
dalam kategori WISN ini dibandingkan dengan fasilitas yang memiliki staf yang lebih
lengkap. Oleh karena itu, dianjurkan untuk lebih dermawan dalam membulatkan ke atas
perhitungan final kebutuhan staf yang bernilai satu atau dua dibandingkan dengan nilai yang
lebih besar. Dapat digunakan petunjuk di bawah ini dalam membulatkan ke atas atau ke
bawah hasil perhitungan jumlah staf yang dibutuhkan dalam perhitungan WISN yaitu:

− 1.0–1.1 dibulatkan ke bawah menjadi 1 dan >1.1–1.9 dibulatkan ke atas menjadi 2.

− 2.0–2.2 dibulatkan ke bawah menjadi 2 dan >2.2–2.9 dibulatkan ke atas menjadi 3.
12
 − 3.0–3.3 dibulatkan ke bawah menjadi 3 dan >3.3–3.9 dibulatkan ke atas menjadi 4.
− 4.0–4.4 dibulatkan ke bawah menjadi 4 dan >4.4–4.9 dibulatkan ke atas menjadi 5.
− 5.0–5.5 dibulatkan ke bawah menjadi 5 dan >5.5–5.9 dibulatkan ke atas menjadi 6

BAB III
KASUS DAN CARA PENYELESAIAN

1. Waktu Kerja Tersedia

Berikut rincian waktu kerja tersedia dari data yang ditemukan di Unit Rekam Medis dr. Soetarto
Yogyakarta, waktu kerja tersedia pada petugas rekam medis dapat terlihat dalam table

13
 Tabel 1.1 Waktu Kerja Tersedia di Unit dr. Soetarto Yogyakarta

No Faktor Jumlah Keterangan

A Hari Kerja 314 Hari/tahun
B Cuti Tahunan dan Cuti Bersama 12 Hari/tahun
C Pendidikan dan pelatihan 6 Hari/tahun
D Hari Libur Nasional 19 Hari/tahun
E Ketidakhadiran Kerja 12 Hari/tahun
F Waktu Kerja efektif 7 Jam/tahun
Waktu Kerja Tersedia 1855 Jam/tahun
111300 Menit/tahun
6678000 Detik/tahun

Waktu Ke Waktu kerja yang tersedia dapat

dinyatakan sebagai hari atau jam dalam setahun.
Waktu Kerja Tersedia = {A - (B+C+D+E)} x F
= {314-(12+6+19+12)} x 7
= (314-49) x 7
= 265x7
= 1855 jam/tahun
= 111300 menit/tahun

2. Menetapkan unit kerja dan kategori SDM

Tenaga kerja pada unit rekam medis di Rumah Sakit dr. Soetarto Yogyakarta terdiri
dari 5 unit kerja yaitu pendaftaran, analisis , coding, pelaporan, filing. Dari hasil
observasi dan studi dokumentasi yang peneliti lakukan dapat diketahui bahwa uraian
tugas setiap kegiatan adalah sebagai berikut :

1) Pendaftaran pasien
a) Rawat jalan
Menurut hasil observasi, uraian tugas kegiatan pendaftaran pasien rawat jalan
sebagai berikut :
a. Memanggil, mewawancari dan memeriksa persyaratan kelengkapan yang
ditentukan.
b. Menulis nomor antrian di register poliklinik dan karcis untuk antrian di
poliklinik.
c. Menulis data pasien di buku register dan input data ke komputer.
d. Membuat KIB.

14
 e. Membuat Map baru.
f. Menginput data dan mengeprint SEP.

b) IGD (Instalasi Gawat Darurat)

(1) Mewawancari dan memeriksa persyaratan.
(2) Menulis data pasien di buku register dan input data ke komputer.
(3) Membuat KIB dan status rekam medis.
(4) Membuat SEP
(5) Petugas menyerahkan rekam medis ke bagian pemeriksaan.

c) Rawat Inap
(1) Mewawancari dan memeriksa acc rawat inap oleh dokter yang memeriksa.
(2) Menulis data pasien di buku register dan input data ke komputer.
(3) Petugas mengambil berkas rekam medis pasien.
(4) Petugas mengisi lembar persetujuan, pernyataan, tatib rumah sakit dengan
dibubuhi tanda tangan petugas dan pasien/keluarga.
(5) Membuat SEP
(6) Petugas membuat gelang pasien.
(7) Petugas mencetak label.

2) Analisis
a) Mengecek ketidaklengkapan pengisian.
b) Petugas memberikan tanda pada lembar check list dengan (I) ada, (O) tidak ada.
c) Jika ditemukan ketidaklengkapan pengisian, petugas mengembalikan ke ruang
perawatan untuk dilengkapi.
d) Petugas menulis pada buku KLPCM

3) Coding
a) Coding Rawat Jalan
(1) Petugas membaca diagnosis.
(2) Petugas memberi kode penyakit dengan melihat ICD Vol.3 dan Vol.1.
(3) Petugas menulis kode diagnosis pada form rekam medis.

15
 b) Coding rawat inap
(1) Petugas membaca diagnosis.
(2) Petugas memberi kode penyakit dengan melihat ICD Vol.3 dan Vol.1.
(3) Petugas menulis kode diagnosis pada form rekam medis (form masuk dan
keluar).

4) Pelaporan
Petugas membuat laporan berdasarkan rekam medis yang mencakup keadaan 1 bulan
dilaporkan paling lambat tanggal 10 pada setiap bulan berikutnya.
5) Filing
a) Pengambilan berkas rekam medis
(1) Petugas menulis di tracer.
(2) Petugas mengambil berkas rekam medis di rak penyimpanan.
b) Pengembalian berkas rekam medis
(1) Menulis berkas rekam medis yang kembali di buku ekspedisi.
(2) Sortir berkas rekam medis menurut Terminal Digit Filing.
(3) Memasukkan berkas rekam medis ke rak penyimpanan.

3. Menyusun standar beban kerja

Dalam menghitung standar beban kerja menggunakan rumus WISN adalah sebagai
berikut:
Standar beban kerja =

Berikut ini merupakan hasil perhitungan tentang standar beban kerja pada unit rekam medis di
Rumah Sakit dr. Soetarto Yogyakarta

Tabel 1.2 Standar Beban Kerja Bagian Pendaftaran

Rawat Jalan Baru di RS dr. Soetarto Yogyakarta
No Kegiatan Pokok Waktu (Menit) SBK
1 Wawancara dan mengecek persyaratan 0,63 menit 176666,67
pasien
16
2 Menulis nomor antrian di register 0,45 menit 247333,33
poliklinik dan karcis untuk antrian
dipoliklinik
3 Menulis data pasien dibuku register dan 1,11 menit 100270,27
input data ke computer
4 Membuat KIB 0,35 menit 318000,00
5 Membuat Map Baru 0,70 menit 159000,00
6 Menginput data dan mengeprint SEP 0,78 menit 142692,30
Total 4,02 menit 1143962,57

Tabel 1.3 Standar Beban Kerja Bagian Pendaftaran

Rawat Jalan Baru di RS dr. Soetarto Yogyakarta
No Kegiatan Pokok Waktu (Menit) SBK
1 Memanggil, mewawancari dan 1,10 menit 101181,82
memeriksa persyaratan kelengkapan yang
ditentukan
2 Menulis nomor antrian di register 0,44 menit 252954,55
poliklinik dan karcis untuk antrian
dipoliklinik
3 Menulis data pasien dibuku register dan 1,13 menit 98495,58
input data ke computer
4 Menginput datadan mengeprint SEP 0,50 menit 222600,00
Total 3,19 menit 675231,95

Tabel 1.4 Standar Beban Kerja Bagian Pendaftaran

IGD Baru di RS dr. Soetarto Yogyakarta
No Kegiatan Pokok Waktu (Menit) SBK
1 Mewawancarai dan memeriksa 0,84 menit 132500,00
persyaratan
2 Menulis data pasien dibuku register dan 1,12 menit 99375,00
input data ke computer
3 Membuat KIB dan status rekam medis 1,74 menit 150405,41
4 Membuat SEP 0,47 menit 236808,51
Total 3,17 menit 619088,92

Tabel 1.5 Standar Beban Kerja Bagian Pendaftaran

IGD Lama di RS dr. Soetarto Yogyakarta
No Kegiatan Pokok Waktu (Menit) SBK
1 Mewawancarai dan memeriksa 1,83 menit 60819,67
persyaratan
2 Menulis data pasien dibuku register 0,83 menit 134096,39

17
 3 Membuat SEP 0,46 menit 241956,52
Total 3,12 menit 436872,58

Tabel 1.6 Standar Beban Kerja Bagian Pendaftaran

Rawat Inap di RS dr. Soetarto Yogyakarta
No Kegiatan Pokok Waktu (Menit) SBK
1 Mewawancari dan memeriksa acc 1,4 menit 79500,00
rawat inap oleh dokter yang
memeriksa.
2 Menulis data pasien di buku register 2,16 menit 51527,78
dan input data ke komputer
3 Petugas mengambil berkas rekam 1,2 menit 92750,00
medis pasien.
4 Petugas mengisi lembar persetujuan, 2,5 menit 44520,00
pernyataan, tatib rumah sakit
dengan dibubuhi tanda tangan
petugas dan pasien/keluarga.
5 Membuat SEP 1,23 menit 90487,80
6 Petugas membuat gelang pasien. 0,79 menit 140886,08
7 Petugas mencetak label 0,75 menit 148400,00
Total 10,03 menit 648071,66

Tabel 1.7 Standar Beban Kerja Bagian Analisis di RS dr. Soetarto Yogyakarta
No Kegiatan Pokok Waktu (Menit) SBK
1 Mengecek Kelengkapan Berkas 4,9 menit 22714,29
Rekam Medis Rawat Inap
2 Checklist Kelengkapan 1,3 menit 85615,38
3 Menulis di buku KLPCM 0,87 menit 127931,03
Total 7,07 menit 236260,70

Tabel 1.8 Standar Beban Kerja Bagian Coding Rawat Jalan di RS dr. Soetarto Yogyakarta
No Kegiatan Pokok Waktu (Menit) SBK
1 Petugas membaca diagnosis O,87 menit 127931,03
2 Petugas memberi kode penyakit 1,43 menit 77832,17
dengan melihat ICD Vol 3 dan Vol 1
3 Petugas menulis kode diagnosis pada 0,77 menit 144545,45
form rekam medis
Total 3,07 menit 350308,65

Tabel 1.9 Standar Beban Kerja Bagian Coding Rawat Inap

di RS dr. Soetarto Yogyakarta

18
No Kegiatan Pokok Waktu (Menit) SBK
1 Petugas membaca diagnosis 0,99 menit 112424,24
2 Petugas memberi kode penyakit 1,76 menit 63238,64
dengan melihat ICD Vol 3 dan Vol 1
3 Petugas menulis kode diagnosis pada 0,78 menit 142692,31
form rekam medis (form masuk dan
keluar) dan buku penyetoran untuk
klaim
Total 3,53 menit 318355,19

Tabel 1.10 Standar Beban Kerja Bagian Pelaporan

di RS dr. Soetarto Yogyakarta
No Kegiatan Pokok Waktu (Menit) SBK
1 Input data rekapitulasi rawat inap ke 1,3 menit 85615,38
komputer
Total 1,3 menit 85615,38

Tabel 1.11 Standar Beban Kerja Bagian Filing (Pengambilan)

di RS dr. Soetarto Yogyakarta
No Kegiatan Pokok Waktu (Menit) SBK
1 Petugas menulis di tracer 0,44 menit 252954,55
2 Petugas mengambil berkas rekam 0,65 menit 171230,77
medis di rak penyimpanan
Total 1,09 menit 424185,32

Tabel 1.12 Standar Beban Kerja Bagian Filing (Pengembalian)

di RS dr. Soetarto Yogyakarta
No Kegiatan Pokok Waktu (Menit) SBK
1 Menulis BRM yang kembali di buku 0,83 menit 134096,39
ekpedisi
2 Sortir berkas rekam medis menurut 0,05 menit 2226000,00
Terminal Digit Filing
3 Memasukkan berkas rekam medis ke 0,68 menit 163676,47
rak penyimpanan
Total 1,56 menit 2523772,86

4. Menetapkan standar kelonggaran

19
 Berikut ini merupakan hasil perhitungan tentang standar kelonggaran pada unit rekam medis di
Rumah Sakit dr. Soetarto Yogyakarta

Tabel Waktu Kelonggaran Petugas Rekam Medis

Di RS dr. Soetarto Yogyakarta

Faktor Kelonggaran Waktu WKT SKG

Rapat Koordinasi 2 jam/bulan 1855 0,01
Rutin Bulanan
Apel 1 jam/hari 1855 0,17
Bimbingan PKL 1 jam/hari 1855 0,17
Total 0,35

5. Perhitungan Tenaga

Dalam perhitungan kebutuhan tenaga kerja di unit rekam medis di RS dr. Soetarto
Yogyakarta menggunakan rumus WISN yaitu

Kebutuhan SDM =+ Standar kelonggaran

Berikut ini merupakan tabel kuantitas yang digunakan dalam perhitungan

kebutuhan SDM :

Tabel Perhitungan Kebutuhan SDM di Unit Rekam Medis dr.Soetarto

Yogyakarta

No Sub Bagian WKT SBK SKG Kuantitas SDM yg

(Vol) dibutuhkan
1 Pendaftaran 111300 176666,67 0,35 22072 0,12
a. Rawat Jalan baru 111300 247333,33 0,35 22072 0,09
111300 100270,27 0,35 22072 0,22
111300 318000,00 0,35 22072 0,07
111300 159000,00 0,35 22072 0,14
111300 142692,30 0,35 22072 0,15
Total 1,14
b. Rawat Jalan Lama 111300 1011181,82 0,35 22072 0,22
111300 252954,55 0,35 22072 0,09
111300 98495,58 0,35 22072 0,22

20
 111300 222600,00 0,35 22072 0,01
Total 0,89
c. IGD Baru 111300 132500,00 0,35 22072 0,17
111300 99375,00 0,35 22072 0,22
111300 150405,41 0,35 22072 0,15
111300 236808,51 0,35 22072 0,09
Total 0,98
d. IGD Lama 111300 60819,67 0,35 22072 0,36
111300 134096,39 0,35 22072 0,16
111300 241956,52 0,35 22072 0,09
Total 0,96
e. Rawat Inap 111300 79500,00 0,35 1879 0,02
111300 51527,78 0,35 1879 0,04
111300 92750,00 0,35 1879 0,02
111300 445520,00 0,35 1879 0,04
111300 90487,80 0,35 1879 0,02
111300 140886,08 0,35 1879 0,01
111300 148400,00 0,35 1879 0,01
Total 0,51
2 Analisis 111300 22714,29 0,35 1879 0,08
111300 85615,38 0,35 1879 0,21
111300 127931,03 0,35 1879 0,01
Total 0,65
3 Coding
a. Coding Rawat 111300 127931,03 0,35 22072 0,17
Jalan 111300 77832,17 0,35 22072 0,28
111300 144545,45 0,35 22072 0,15
Total 0,95
b. Coding Rawat 111300 122424.24 0,35 1879 0,02
Inap 111300 63238,64 0,35 1879 0,03
111300 142692,31 0,35 1879 0,01
Total 0,41
4 Pelaporan 111300 85615,38 0,35 1879 0,37
5 Filing
a. Filing 111300 252954,55 0,35 22072 0,09
Pengambilan 111300 171230,77 0,35 22072 0,13
Total 0,57
b. Filing 111300 134096,39 0,35 22072 0,17
Pengembalian 111300 2226000,00 0,35 22072 0,01
111300 163676,47 0,35 22072 0,13
Total 0,16

6. PEMBAHASAN

21
 Menurut Peraturan Menteri dalam Negeri Nomor 12 tahun 2008, analisis beban kerja
dilaksanakan untuk mengukur dan menghitung beban kerja setiap jabatan dan unit kerja dalam
rangka efisiensi dan efektivitas pelaksanaan tugas dan meningkatkan kapasitas organisasi yang
professional dan transparan, proporsional, dan rasional.

1. Waktu Kerja Tersedia

Berdasarkan hasil perhitungan waktu kerja tersedia di unit rekam medis Rumah Sakit dr.
Soetarto Yogyakarta adalah 1855 jam/tahun atau 111300 menit/tahun dan waktu kerja 7
jam/hari. Hal tersebut disebabkan jumlah hari kerja 5 hari/minggu dikarenakan hari Sabtu dan
Minggu serta hari libur ikut libur. Hal tersebut mengacu pada Kepmenkes No 81 tahun 2004
tentang Pedoman Penyusunan Perencanaan Sumber Daya Manusia Kesehatan di Tingkat
Propinsi, Kabupaten/Kota, serta Rumah Sakit.dengan rata-rata 8 jam/shift.

2. Unit Kerja dan Kategori SDM Rekam Medis

Berdasarkan hasil observasi di Rumah Sakit dr. Soetarto Yogyakarta, Sub unit di unit
rekam medis Rumah Sakit dr. Soetarto Yogyakarta antara lain pendaftaran pasien, analisis,
coding, pelaporan, filing. Hal tersebut sesuai dengan teori Budi (2011) yang menyatakan bahwa
ruang lingkup unit kerja rekam medis dimulai dari penerimaan pasien, distribusi, assembling,
pengkodean (coding), pengindekan (indexing), penyimpanan (filing), dan pelaporan.

Setiap sub unit di bagian unit rekam medis sudah memiliki uraian tugas dan SOP di
masing-masing sub unit tersebut, namun dalam pelaksanaannya masih ada beberapa petugas
yang merangkap pekerjaan di luar uraian tugasnya. Hal tersebut mengacu pada peraturan
Kepmenkes No 81 tahun2004 Menetapkan unit kerja dan kategori SDM tujuannya adalah
diperolehnya unit kerja dan kategori SDM yang bertanggung jawab dalam menyelenggarakan
kegiatan pelayanan kesehatan perorangan pada pasien, keluarga dan masyarakat di dalam dan
diluar rumah sakit.

Data dan informasi yang dibutuhkan untuk penetapan unit kerja dan kategori SDM adalah
sebagai berikut:

a. Bagan struktur organisasi dan uraian tugas pokok dan fungsi

b. Keputusan Direktur tentang pembentukan unit kerja structural dan fungsional
c. Data pegawai berdasarkan pendidikan yang bekerja pada unit kerja
d. PP no 32 tahun 1996 tentang tenaga kesehatan
e. Undang- undang tentang jabatan fungsional
f. Standar operasional, standar pelayanan dan standar operasional prosedur (SOP) pada tiap
unit kerja.

22
 Berdasarkan hasil observasi di Rumah Sakit dr. Soetarto Yogyakarta diketahui bahwa dari
11 petugas rekam medis (termasuk Kepala Rekam Medis), 4 di antaranya berpendidikan D3
Rekam Medis, 7 lainnyaberpendidikan di luar D3 Rekam Medis yaitu S1 Keperawatan, S1
Keperwatan, Ners, S1 Rekam Medis, D3 Keperawatan, SMA, SMP, SPK. Hal terebut belum
mengacu pada Permenkes No. 55 tahun 2013 yang mengatakan bahwa perekam medis adalah
seseorang yang telah lulus pendidikan rekam medis dan informasi kesehatan yaitu minimal D3
Rekam medis sesuai ketentuan peraturan perundang-undangan dan telah memiliki SIK atau STR.

3. Standar Beban Kerja

Berdasarkan hasil perhitungan standar beban kerja yang sudah dilakukan oleh peneliti di
Rumah Sakit dr. Soetarto Yogyakarta diketahui bahwa bagian pendaftaran pasien rawat jalan
baru yaitu 1143962,57 menit, bagian pendaftaran pasien rawat jalan lama yaitu 675231,95 menit,
bagian pendaftaran IGD baru yaitu 619088,92 menit, bagian pendaftaran IGD lama yaitu
436872,58 menit, bagian pendaftaran rawat inap yaitu 648071,66 menit, bagian analisis yaitu
236260,70 menit, bagian coding rawat jalan yaitu 350308,65 menit, bagian coding rawat inap
yaitu 318355,19 menit, bagian pelaporan yaitu 85615,38 menit, bagian filing pengambilan yaitu
424185,32menit, dan bagian filing pengembalin yaitu 2523772,86 menit. Diketahui dari rata-rata
standar beban kerja dari masing-masing sub unit tesebut masih ada beberapa standar beban kerja
yang cukup tinggi diantaranya di bagian pendaftaran.

Hal ini sudah mengacu pada teori Kepmenkes tahun (2004) tentang standar beban kerja
disebutkan bahwa standar beban kerja disusun berdasarkan waktu kerja tersedia per-tahun dan
rata-rata waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan kegiatan yang dimilki oleh masing-masing
tenaga.

4. Standar Kelonggaran

Menurut Kepmenkes No 81 tahun 2004 tentang Pedoman Penyusunan Perencanaan

Sumber Daya Manusia Kesehatan di Tingkat Propinsi, Kabupaten/Kota, serta Rumah Sakit
faktor kelonggaran meliputi jenis kegiatan dan kebutuhan waktu untuk menyelesaikan suatu
kegiatan yang tidak terkait langsung atau dipengaruhi tinggi/rendahnya kualitas kegiatan atau
jumlah kegiatan/pelayanan. Contoh faktor kelonggaran adalah rapat, penyusunan laporan,
pengebonan barang, frekuensi kegiatan dalam suatu hari/minggu/bulan, waktu yang dibutuhkan
untuk menyelesaikan kegiatan.

Standar kelonggaran di unit rekam medis Rumah Sakit dr. Soetarto Yogyakarta adalah 0,35.
Standar kelonggaran tersebut adalah rapat koordinasi rutin setiap bulan yang diadakan 1 bulan
sekali, apel 1 jam/hari dan bimbingan pkl 1 jam/hari.

5. Perhitungan Kebutuhan SDM

23
 Dalam menghitung kebutuhan SDM per sub bagian atau unit kerja data yang dibutuhkan
adalah waktu kerja tersedia, standar beban kerja, standar kelonggaran, kuantitas kegiatan pokok
dalam 1 tahun. Berdasarkan perhitungan kebutuhan tenaga kerja yang sudah dilakukan oleh
peneliti pada unit rekam medis di Rumah Sakit dr. Soetarto Yogyakartabagian analisis yaitu
236260,70 menit, bagian coding rawat jalan yaitu 350308,65 menit, bagian coding rawat inap
yaitu 318355,19 menit, bagian pelaporan yaitu 85615,38 menit, bagian filing pengambilan yaitu
424185,32menit, dan bagian filing pengembalin yaitu 2523772,86 menit. Diketahui dari rata-rata
standar beban kerja dari masing-masing sub unit tesebut masih ada beberapa standar beban kerja
yang cukup tinggi diantaranya di bagian pendaftaran.

Hal ini sudah mengacu pada teori Kepmenkes tahun (2004) tentang standar beban kerja
disebutkan bahwa standar beban kerja disusun berdasarkan waktu kerja tersedia per-tahun dan
rata-rata waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan kegiatan yang dimilki oleh masing-masing
tenaga.

4. Standar Kelonggaran

Menurut Kepmenkes No 81 tahun 2004 tentang Pedoman Penyusunan Perencanaan

Sumber Daya Manusia Kesehatan di Tingkat Propinsi, Kabupaten/Kota, serta Rumah Sakit
faktor kelonggaran meliputi jenis kegiatan dan kebutuhan waktu untuk menyelesaikan suatu
kegiatan yang tidak terkait langsung atau dipengaruhi tinggi/rendahnya kualitas kegiatan atau
jumlah kegiatan/pelayanan. Contoh faktor kelonggaran adalah rapat, penyusunan laporan,
pengebonan barang, frekuensi kegiatan dalam suatu hari/minggu/bulan, waktu yang dibutuhkan
untuk menyelesaikan kegiatan. Standar kelonggaran di unit rekam medis Rumah Sakit dr.
Soetarto Yogyakarta adalah 0,35. Standar kelonggaran tersebut adalah rapat koordinasi rutin
setiap bulan yang diadakan 1 bulan sekali, apel 1 jam/hari dan bimbingan pkl 1 jam/hari.

5. Perhitungan Kebutuhan SDM

Dalam menghitung kebutuhan SDM per sub bagian atau unit kerja data yang dibutuhkan
adalah waktu kerja tersedia, standar beban kerja, standar kelonggaran, kuantitas kegiatan pokok
dalam 1 tahun. Berdasarkan perhitungan kebutuhan tenaga kerja yang sudah dilakukanoleh
peneliti pada unit rekam medis di Rumah Sakit dr. Soetarto Yogyakarta diketahui bahwa
perhitungan tenaga di setiap sub unit rekam medis sebagai berikut :

a. Pendaftaran pasien Rawat Jalan, IGD, Rawat Inap

Jumlah petugas pendaftaran rawat jalan , IGD dan Rawat Inap yang tersedia saat ini di unit
rekam medis Rumah Sakit dr. Soetarto Yogyakarta adalah 3 orang. Berdasarkan hasil
perhitungan WISN diperoleh hasil kebutuhan SDM pendaftaran rawat jalan yaitu 2 orang,
pendaftaran IGD 2 orang, dan pendaftaran rawat inap yaitu 1 orang. Sehingga dibutuhkan
penambahan petugas sebanyak 2 orang pada sub unit pendaftaran. Sedangkan peneliti

24
 Arlien (2016) menghasilkan perhitungan kebutuhan tenaga pada bagian pendaftaran
sebanyak 8 petugas sehingga perbandingan dengan penelitian Arlien adalah 8:2.

b. Analisis

Jumlah petugas analisis yang tersedia saai ini di unit rekam medis Rumah Sakit dr. Soetarto
Yogyakarta adalah 1 orang. Berdasarkan hasil perhitungan WISN diperoleh hasil
kebutuhan SDM analisis yaitu 1 orang. Sehingga beban kerja untuk sub bagian analisis
ideal dikarenakan tidak dibutuhkan penambahan maupun pengurangan petugas.

Pada penelitian Eni (2015) hasil perhitungan pada sub bagian analisis sebanyak 1 petugas
sehingga perbandingan dengan penelitian Eni adalah 1:1

c. Coding Rawat Jalan dan Rawat Inap

Coding dibedakan menjadi 2 yaitu coding Rawat jalan dan Rawat Inap. Berdasarkan
perhitungan rumus WISN kebutuhan ideal petugas di sub bagian coding rawat jalan dan
rawat inap yaitu 2 orang. Petugas coding yang tersedia saat ini berjumlah 3 petugas.
Sehingga perlu pengurangan 1 petugas pada bagian coding.

Pada penelitian Eni (2015) hasil perhitungan kebutuhan SDM di sub bagian coding adalah
1 orang sehingga perbandingan penelitian ini dengan penelitian Eni (2015) 1:2.

d. Pelaporan

Petugas pada sub bagian pelaporan saat ini tersedia 1 petugas.Berdasarkan perhitungan
WISN dihasilkan kebutuhan SDM ideal yaitu 1 petugas. Sehingga pada bagian pelaporan
tidak dibutuhkan penambahan petugas. Pada penelitian Muthomimah (2015) hasil
perhitungan kebutuhan SDM di sub bagian pelaporan adalah 2 orang sehingga
perbandingan penelitian ini dengan penelitian Muthomimah(2015) 2:1.

e. Filing

Jumlah petugas filing yang tersedia saat ini yaitu 2 petugas. Hasil perhitungan
menggunakan WISN dihasilkan kebutuhan ideal 2 petugas. Sehingga tidak diperlukan
penambahan petugas di bagian tersebut. Pada penelitian Muthomimah (2015) hasil
perhitungan pada sub bagian filing sebanyak 7 petugas sehingga perbandingan dengan
penelitian Muthomimah (2015) adalah 7:2.

BAB IV

PENUTUP

A. Kesimpulan

25
 Work Load Indicator Staff Need (WISN) merupakan indikator yang menunjukkan besarnya
kebutuhan tenaga pada sarana berdasarkan beban kerja, sehingga alokasi/relokasi tenaga lebih
mudah dan rasional. Tenaga yang dibutuhkan adalah tenaga Perekam medis dan Informasi
Kesehatan (PMIK) yaitu orang yang mengumpulkan, menyimpan, mengolah, menyampaikan
data dan informasi pelayanan kesehatan pasien yang berkualitas tinggi, dengan memperhatikan
aspek hukum dan etika profesi dalam menjamin fungsi-fungsi rekam medis dan informasi
kesehatan (RMIK).

Langkah – Langkah WISN

1. Menetapkan waktu tersedia

2. Menetapkan unit kerja dan kategori SDM
3. Menyusun standar beban kerja
4. Menyusun standar waktu
5. Menghitung tenaga

B. Saran

Berdasarkan pembahasan penulis, penulis menyarankan agar makalah ini dapat

disempurnakan dan dilanjutkan ke tahap penelitian selanjutnya. Makalah ini bisa menjadi acuan
untuk pengembangan sehingga dapat dimanfaatkan lebih baik.

DAFTAR PUSTAKA

Rosalia, 2016. Analisis Kebutuhn Tenaga Rekam Medis dengan Metode WISN di RS. DR.
Soetarto Yogyakarta tahun 2016

26
Hasibuan, Malayu S,P., 2004. Manajemen Sumber Daya Manusia. Edisi Revisi. PT Bumi
Aksara. Jakarta

Siswati, 2018. Manajemen Unit Kerja II Perencanaan SDM Unit Kerja RMIK.Jakarta :
Kementerian Kesehatan Republik Indonesia
Selviana, 2015, Perencanaan Sumber Daya Manusia Rumah Sakit Menggunakan Metode
Workload Indicator Staff Need. Surabaya

27