LEMBAR KERJA PRAKTEK MAHASISWA

Kelompok : 2 Kelas : F

Diskusikan dengan rekan sekelompok untuk menjawab pertanyaan berikut :

1. Apa pengertian dari korespondensi?

Korespondensi diambil dari Bahasa Inggris yaitu correspondence yang berarti dengan
yang lain, dan respondere berarti menjawab. Kata korespondensi sendiri memiliki arti
tersendiri menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI) adalah perihal surat menyurat
yang memiliki hubungan.
Korespondensi berasal dari kata Correspondence (Inggris) atau Correspondentie
(Belanda) yang berarti suatu kegiatan atau hubungan yang terjadi antara pihak-pihak terkait
yang dilakukan dengan saling berkiriman surat.
Korespondensi adalah istilah lain dari surat menyurat,surat diartikan sebagai salah
satu alat komunikasi tertulis untuk menyampaikan pesan kepada pihak lain. Pihak lain disini
dapat diartikan individu atau organisasi.
Definisi korespondensi adalah komunikasi atara seorang pegawai dengan orang lain,
antara pegawai dengan instansi atau sebaliknya, antara pegawai dengan organisasi atau
sebaliknya, antara instansi dengan instansi, antara organisasi dengan organisasi dan
sebagainya dengan menggunakan surat sebagai media (Priansa dan Garnida, 2013:56).
Sedangkan menurut Sugiarto dalam bukunya Jimmy L. Goal menjelaskan pengertian
korespondensi sebagai suatu kegiatan saling berkirim surat oleh perseorangan atau oleh
organisasi (2008:23).
Sedangkan pengertian korespondensi menurut Sedarmayanti dalam Jimmy L. Goal
adalah salah satu bentuk komunikasi dengan mempergunakan surat sebagai alatnya
(2008:23).
Hubungan pihak-pihak yang terkait dalam bisnis biasanya bersifat resmi dan
dilakukan dengan surat-menyurat. Oleh karena itu, korespondensi juga diartikan sebagai
surat-menyurat.
Korespondensi dalam suatu kantor, instansi, atau organisasi dibagi menjadi dua, yakni:
1) Korespondensi Eksteren
Korespondensi eksteren, yaitu hubungan surat-menyurat yang dilakukan oleh kantor
atau bagian-bagiannya dengan pihak luar.

2) Korespondensi Interen
Korespondensi Interen, yaitu hubungan surat-menyurat yang dilakukan oleh
orang - orang dalam suatu kantor, termasuk hubungan antara kantor pusat dengan
kantor cabang.

1
 Koresponden adalah orang yang berhak atau mempunyai wewenang untuk
menandatangani surat, baik atas nama perorangan maupun kantor atau organisasi

2. Bagaimana peranan korespondensi dalam bisnis?

lmu korespondensi memiliki peran vital dalam kelancaran suatu bisnis. Dengan ilmu
korespondensi yang memadai akan menjamin proses surat-menyurat secara lancar sehingga
perkembangan bisnis dapat melaju cepat dan siap meraup profit secara maksimal.

Dalam dunia bisnis pastinya memerlukan korespondensi untuk melakukan kerjasama

kepada perusahaan lain, oleh karena itu korespondensi memiliki peranan dalam dunia bisnis,
sebagai berikut :

1) Menciptakan Surat Yang Baik Dan Jelas

Dalam kehidupan sehari-hari, kesalahan dalam penulisann berbagai surat
masih banyak terjadi. Misalnya, susunan kalimat tidak lengkap, berbelit-belit, tanda
baca tidak benar, tata bahasa tidak teratur, dan salah mengadopsi bentuk dan model
surat. Kesalahan tersebut disebabkan oleh beberapa hal, diantaranya:
a. Tidak ada pengarahan dan pengendalianmengenai cara menulis surat yang
baik, baik dilingkungan keluarga dan organisasi, dan Masyarakat sendiri
terlalu mudah memaafkan kesalahan dalam penulisan surat.
b. Kegiatan korespondensi secara tidak langsung merupakan proses
pembelajaran dalam menciptakan surat yang baik, jelas, dan tepat.

2) Menciptakan Kerja Sama Yang Baik

Perusahan tidak dapat mencapai tujuan tanpa bekerja sama dengan pihak lain.
Agar bisa bekerja sama dengan pihak lain, perusahan perlu menjaga komunikasi
dengan baik. Pihak lain akan mendukung terciptanya kerja sama yang baik.

3) Menyebarkan Kegiatan
Tidak semua orang dalam perusahaan secara otomatis mengetahui kegiatan
yang terjadi anatara perusahaan denngan pihak luar. Korespondensi memegang
peranan penting dalam menyebarkan.

3. Siapa saja yang terlibat dalam korespondensi tersebut?

1) Koresponden, yaitu orang atau orang atau pihak yang berkirim surat dan atau yang
menandatangan surat.
2) Redaktur, yaitu orang yang menyusun naskah surat.
3) Sekretaris, yaitu orang yang membantu pemimpin dalam kegiatan korespondensi.

2
 4) Juru ketik, yaitu orang yang membantu memproduksi surat-surat.
5) Register, yaitu orang yang melakukan aktivitas tata usaha atau administrasi surat-
surat yang meliputi pemberian nomor surat, pencatatan surat keluar dann surat masuk,
serta menangani pengarsipan surat-surat (filling system).
6) Kurir, yaitu orang atau pihak yang mmenyampaikan surat kepada penerima.

4. Bagaimana fungsi surat tersebut?

Menurut Djoko Purwanto ( 2006:2) surat bisnis adalah surat yang digunakan oleh
seseorang, lembaga organisasi, atau institusi untuk menyampaikan pesan – pesan bisnis
secara tertulis kepada pihak lain dengan menggunakan media tertentu.
Surat korespondensi memiliki fungsi masing-masing dalam pembuatannya, fungsi
utamanya yaitu memiliki hubungan yang erat dengan pihak internal atau pihak eksternal dari
perusahaan tersebut. Dengan adanya surat tersebut akan menjadikan hubungan kerjasama
antara perusahaan satu dengan yang lainnya menjadi lebih jelas dan terarah.
Hubungan kerjasama tersebut dapat secara resmi dilihat atau dijelaskan pada surat
korespondensi yang ada pada perjanjian kerjasama. Dalam hal ini, perusahaan yang memiliki
hubungan korespondensi disebut dengan koresponden. Tentunya hungan ini dilakukan dua
arah yang melibatkan satu sama lain dan saling berhubungan.
Selain menunjukan suatu hubungan keterkaitan, juga menghubungkan sebuah korelasi
dimana surat yang ada akan menunjukan dimana adanya perbedaan antara surat masuk dan
surat keluar yang ada pada suatu hubungan kerjasama.
Selain sebagai alat komunikasi, surat tentunya memiliki berbagai fungsi dan tujuan
dalam pembuatannya. Termasuk dengan surat korespondensi yang pembuatannya memiliki
isi pesan tertentu yang dapat berisi sebagai penyampaian pesan, penolakan, perintah, ataupun
persetujuan dari pihak perusahaan satu dengan perusahaan lainnya.
Adapun fungsi yang menajdi manfaat dalam korspondensi. Antara lain;
1. Sebagai alat penghubung secara tertulis
Korespondensi dijadikan sebagai alat penghubung komunikasi yang sifatnya
tertulis. Karena wujudnya yang berbentuk surat, namun memiliki manfaat yang
banyak salah satu diantaranya yaitu terjadi komunikasi untuk menyampaikan
informasi, hubungan kerjasama dan lain -lain.

2. Sebagai bukti hitam diatas putih

Korespondensi ini juga berfungsi sebagai tanda bukti hitam diatas putih. Agar
suatu saat ketika terjadi pelanggaran maupun kasus hukum dapat dibantu dengan
bukti tertulis dari korespondensi yang sebelumya sudah diarsipkan.

3. Sebagai alat pengingat

3
 Surat korespondensi juga berfungsi untuk alat pengingat, karena wujudnya
yang tertulis dan bisa disimpan sebagai bentuk dokumen yang kapanpun dapat
dibuka atau dilihat kembali.

4. Sebagai media untuk berkomunikasi

Korespondensi pastinya memiliki fungsi untuk berkomunikasi. Karena melalui
surat inilah akan terjadi hubungan dua arah yang mana masing-masing pihak akan
mengabarkan informasi maupun memberi jawaban. Berdasarkan hal tersebut
pastinya komunikasi akan berjalan dengan baik terlebih lagi jika kedua perusahaan
atau organisasi berkerjasama dalam pencapaian tujuan.

5. Sebagai bahan dokumentasi

Bahan dokumentasi disini artinya bahwa surat dapat simpan dengan baik
untuk bukti yang wujudnya konkret atau nyata. Bahan dokumentasi ini suatu saat
mungkin akan dibuktikan dan dibuka kembali sebagai alat rekapan, alat pengingat
maupun tanda bukti lain yang pastinya sangat berguna.

6. Sebagai wakil dari seseorang atau instansi

Surat korespondensi juga berfungsi sebagai wakil dari seseorang atau instansi
karena sifatnya yang dikirim secara tertulis kepada pihak penerima. Akan tetapi
tetap mencantumkan nama instansi atau organisasi yang terkait.

5. Bagaimana pengelompokan surat tersebut?

1) Surat Pribadi, surat yang ditulis seseorang yang isinya berkaitan dengan
kepentingan pribadi.
2) Surat Dinas, surat yang isinya berkaitan dengan kepentingan tugas dan kegiatan
dinas instansi.
3) Surat Bisnis, surat yg digunakan orang atau badan yang menyelenggarakan
kegiatan usaha.

6. Bagaimana bagian-bagian dari surat tersebut?

1) Kepala atau kop surat

Kepala surat umumnya mencantumkan identitas lembaga organisasi yang
terdiri atas:
 Logo atau lambang lembaga atau perusahaan, organisasi
 Nama lembaga
 Alamat lembaga
 Nomor telepon, teleks, faximile.

4
 Khusus untuk surat perusahaan dapat ditambahkan macam usaha, bidang
kegiatan, nomor izin usaha.
Fungsi kepala surat:
 Mengetahui nama dan alamat kantor lembaga
 Menginformasikan bidang usaha, jenis kegiatan
 Alat promosi.

2) Nomor surat
Surat resmi yang mewakili suatu organisasi, lembaga atau perusahaan pada
umumnya menggunakan nomor dan kode tertentu.
Penomoran surat itu berguna untuk:
 Memudahkan pengaturan, baik untuk penyimpanan maupun penemuannya
kembali apabila diperlukan
 Mengetahui jumlah surat yang diterima dan yang dikeluarkan oleh
organisasi, lembaga atau perusahaan
 Memudahkan pengklasifikasian surat berdasarkan isinya
 Menunjukkan secara akurat sumber dalam hubungan surat menyurat.
Secara umum rangkaian nomor surat terdiri atas nomor urut, kode, bulan, dan
tahun pembuatan surat. Nomor urut menggunakan angka Arab, kode bervariasi, bulan
dengan angka Romawi dan tahun ditulis utuh dan dapat ditulis dua angka belakangnya
saja.
Penempatan nomor surat disesuaikan degan bentuk dan sistem penulisannya,
yaitu:
 Diletakkan disebelah kiri atas kertas untuk surat berperihal
 Diletakkan dibawah judul untuk surat berjudul

3) Tanggal penulisan surat

Cara penulisan tanggal untuk surat pribadi atau yang berasal dari perorangan,
tanggal sebaiknya didahului dengan penulisan alamat atau nama kota pengirim surat.
Sedangkan untuk kertas berkepala tidak perlu mencantumkan alamat atau nama kota,
karena hal itu sudah tercantum dalam kepala surat. Penulisan tanggal selalu diikuti
dengan nama bulan dan tahun.

4) Lampiran yang disertakan

Pengiriman surat yang disertai lampiran dokumen disebut dalam isi surat.
Penulisannya dibawah nomor surat disebutkan jumlah lembar, eksemplar atau cukup
satu berkas. Penulisan jumlah ditulis dengan huruf kalau jumlah kurang dari sepuluh.

5
 5) Hal atau perihal
Hal atau perihal berfungsi untuk memberi petunjuk kepada pembaca tentang pokok
dalam surat. Hal atau perihal sama dengan judul pada surat berjudul. Beberapa hal
teknik penulisan yang harus diperhatikan :
 Hal tau perihal tidak ditulis dengan huruf kapital keseluruhannya, kecuali
untuk judul surat berjudul.
 Hal ditulis dengan huruf kapital pada huruf pertama kata utamanya. Kata tugas
ditulis dengan huruf kecil.
 Pada akhir perihal tidak menggunakan tanda titik karena perihal bukan
kalimat.

6) Alamat tujuan
Alamat tujuan terdapat dalam dua tempat. Pertama, ditulis disampul surat.
Kedua, alamat yang ditulis pada lembar kertas surat. Alamat yang ditulis pada sampul
biasanya harus lengkap. Sedangkan pada lembar kertas surat dapat tidak selengkap
alamat yang tertulis pada sampul.

7. Bagaimana bentuk-bentuk dari surat tersebut?

1) Bentuk Lurus Penuh (Full Block Style)

Pada bentuk surat lurus penuh (Full Block Style) seluruh bagian surat kecuali
kop surat, pengetikannya dimulai dari margin sebelah kiri.

2) Bentuk Lurus (Block Style)

Surat bentuk lurus atau block style adalah bentuk surat dengan pengetikan
secara lurus rata dari margin kertas sebelah kiri, namun untuk tanggal dan salam
penutup tidak diketik dari margin sebelah kiri.

3) Bentuk Setengah Lurus (Semi Block Style)

Yang membedakan bentuk Semi Block Style dengan Block Style maupun Full
Block Style adalah pada awal paragraph yang menjorok 5 karakter ke dalam,
kemudian tanda tangan berada di sebelah kanan surat

4) Bentuk Lekuk (Idented Style)

6
 Bentuk surat ini dikenali pada alamat dalamnya yang berlekuk, dan setiap
awal paragraph selalu menjorok 5 baris kedalam sedangkan baris berikutnya tetap
pada margin kiri.

5) Bentuk Alinea Menggantung (Hanging Style)

Perbedaan surat bentuk ini terletak pada isi paragpraphnya, dimana baris
kedua pada paragraph surat tersebut dimulai 5 baris (menggantung).

6) Bentuk Resmi ( Official Style)

Bentuk resmi ini sering digunakan dalam institusi pemerintahan, pada
pengetikannya alamat dalam berada pada sisi sebelah kanan, kemudian paragraf isi
surat menjorok sedikit kedalam, setiap awal paragraf menjorok 5 spasi kedalam

8. Apakah jenis-jenis dari surat bisnis tersebut?

Sama dengan jenis dari persuratan yang ada pada perusahaan, korespondensi memiliki
dua jenis yaitu korespondensi eksternal dan korespondensi internal.
1) Korespondensi eksternal.
Korespondensi eksternal adalah hubungan surat menyurat yang berhubungan
dengan pihak luar dari perusahaan.

2) Korespondensi internal.
Sedangkan korespondensi internal adalah hubungan surat menyurat yang
dilakukan oleh pegawai-pegawai yang ada di dalam kantor atau ruang lingkup internal
dari perusahaan tersebut.

Kelompok 2_Komunikasi Bisnis F_Praktikum

 Ahsana Maryama Sabrina (Ketua)_ 200110200109

 Ratnamaya Uzma_200110200303
 M Rohmansah Bastari_200110200291
 Dzaki lukmanul Hakim Dwi Wibowo_200110200261
 Denisa RD_200110200039
 Renaldi Prayoga_200610200002