Nama : Ade Sriwanda Olivia Hutabarat

Kelas : ADP- C
NIM : 7202444005
Mata Kuliah : Adm. Perkantoran

Tugas Rutin I
1.1. Pengertian administrasi
Administrasi adalah suatu bentuk usaha dan aktivitas yang berhubungan dengan
pengaturan kebijakan yang meliputi dari catat-mencatat, surat-menyurat, pembukuan
sederhana, ketik-mengetik, dan kegiatan lain yang sifatnya teknis ketatausahaan untuk
mencapai target dengan memanfaatkan sarana dan prasarana tertentu secara berdaya guna
dan berhasil guna.

1.2. Pengertian administrasi perkantoran

Administrasi perkantoran adalah suatu kerja sama secara sistematis dan teroordinasi
menurut pembagian tugas sesuai dengan struktur organisasi dalam mencapai tujuan
secara efektif dan efisien. Administrasi perkantoran merupakan kegiatan yang
berhubungan langsung dengan sistem administrasi dalam sebuah ruang lingkup kantor.

1.3. Pengelompokan ruang lingkup administrasi perkantoran

Ruang lingkup administrasi perkantoran mencakup dari kegiatan kantor dan sarana fasilitas
kerja perkantoran.

1. Kegiatan Kantor

Kegiatan kantor merupakan kegiatan yang selalu dilakukan dalam perkantoran dimana
semakin luas tujuan perusahaan maka semakin besar pula kegiatan perkantoran yang
dilakukan.

Umumnya kegiatan kantor terdri dari beberapa kegiatan antara lain :

a. Perencanaan Perkantoran (Office Planning)

Proses menentukan arah kegiatan kantor, dengan meninjau kembali faktor-faktor yang
dapat mempengaruhi tercapainya tujuan kantor. Perencanaan perkantoran terdiri dari :
perencanaan gedung, tata ruang kantor, penerangan atau pencahayaan, ventilasi,
perlengkapan peralatan dan perabotan kantor, anggaran perkantoran, standar kualitas
kerja, sistem informasi dan telekomunikasi.
b. Pengorganisasian Perkantoran (Office Organizing)
Pengaturan sejumlah fungsi organisasi dengan fungsi-fungsi meliputi
• Pembagian tugas dan pekerjaan untuk efisiensi dalam organisasi perusahaan.
• Pemeliharaan hubungan kerja yang baik dengan atasan maupun dengan bawahan.
• Penyediaan peralatan atau perlengkapan yang tepat, sesuai dengan jenis pekerjaan untuk
memudahkan karyawan dalam melakukan pekerjaan.

c. Pengarahan Perkantoran (Office Actuating)

Pengarahan perkantoran adalah suatu kegiatan yang meningkatkan efektivitas dan
efisiensi kerja secara maksimal sesuai dengan target dan sasaran yang telah ditentukan
serta untuk menciptakan lingkungan kerja yang sehat dan dinamis.

d. Pengawasan Perkantoran (Office Controlling)

Pengawasan perkantoran adalah kegiatan yang mematikan bahwa sasaran dan
perencanaan dapat berjalan sesuai dengan target yang ingin dicapai. Objek pengawasan
perkantoran terdiri dari : penggunaan peralatan dan perabot kantor, metode-metode dan
standarisasi pekerjaan kantor, kualitas pekerjaan kantor, pelayanan kantor, waktu, dan
biaya perkantoran.

2. Sarana dan Fasilitas Kerja Kantoran

Kantor merupakan keseluruhan ruang dalam suatu bangunan yang didalamnya terdapat
kegiatan tata usaha atau kegiatan manajemen maupun berbagai tugas lainnya.
Perkantoran terikat dengan prasarana seperti :

a. Lokasi Kantor
Faktor-faktor yang perlu diperhatikan dalam penentuan lokasi kantor yaitu keamanan,
lingkungan, dan harga.

b. Gedung
Faktor-faktor yang menjadi perhatian dalam penentuan gedung yaitu gedung tersebut
dapat menjamin keamanan dan kesehatan karyawan, memiliki fasilitas yang memadai,
dan harga gedung yang kompetitif seimbang dengan biaya dan keuntungannya.

c. Peralatan
Peralatan dapat digolongkan dalam dua kelompok yaitu : perabotan kantor dan
perbekalan kantor.

d. Interior
Interior adalah tatanan perabot atau perangkat yang menunjang pelaksanaan kerja dalam
ruang kantor, misalnya plafon, penerangan, ventilisais, hiasan kantor dan jendela.

e. Mesin-Mesin Kantor
Dalam perencanaan kegiatan kantor memiliki rumus perencanaan mesin yang digunakan
sesuai dengan prosedur kerja, metode kerja dan kebutuhan interior.
1.4. Administrasi sebagai proses dan sebagai fungsi
a. Administrasi sebagai proses kegiatan menunjukkan keseluruhan tindakan-tindakan
kelompok orang-orang yang berlangsung secara runtut dan sistematis dalam suatu
kesatuan dari tahap awal kegiatan sampai dengan tercapainya suatu tujuan yang telah
ditetapkan.
b. Administrasi sebagai fungsi adalah yaitu sebagai komunikasi pelaksanaan dan jasa
dari slip organisasi serta melakukan pengendalian, pengorganisasian kerja, serta
mobilisasi mereka yang menerapkannya untuk mencapai tujuan yang ditetapkan.

1.5. Administrasi Kantor

Administrasi kantor adalah penerapan fungsi-fungsi manajemen pada kantor, yaitu
perencanaan, pengorganisasian, penggerakkan, dan pengawasan kantor agar tujuan kantor
dapat tercapai dan pegawai-pegawai merasa puas.

1.6. Management Kantor

Manajemen kantor adalah kegiatan pengolahan data dan informasi yang dilakukan
secara teratur, sistematik, dan terus menerus mengikuti kegiatan organisasi dengan tujuan
untuk mencapai keberhasilan tugas organisasi yang bersangkutan.

1.7. Tata Laksana Kantor

Tata laksana Kantor yaitu segenap proses kegiatan pengelolaan surat-menyurat yang
dimulai dari menghimpun (menerima), mencatat, mengelola, menggandakan, mengirim
dan menyimpan semua bahan keterangan yang diperlukan oleh organisasi.