Job Description

Secretary Staff
Pusat Grosir Cililitan

JOB DESCRIPTION

Posisi SECRETARY & GENERAL AFFAIR

Divisi Manajemen Properti
Bertanggung Jawab
Kepada Manajer Properti
Koordinasi dengan Staf lain
Membawahi GA Staff, Office Boy/Courier, Driver

Ruang Lingkup dan Tujuan Utama Pekerjaan:

Mendukung segala pekerjaan kantor dalam hal tulis-menulis, administratif, sistem pengarsipan
dokumen-dokumen untuk Manajer Properti, Assistant Manajer Properti dan staf manajemen lainnya.

Tugas-tugas dan Tanggungjawab:

1. Memberikan pelayanan administratif maupun non administratif baik kepada Manajer Properti
maupun Assistant Manajer Properti di dalam ruang lingkup pengelolaan gedung secara
profesional.
2. Menjaga kelancaran kerja tim Manajemen Properti dengan membuat system administrasi yang
efektif dan efisiesn, juga menjaga hubungan baik antar tim.
3. Mencatat surat masuk dan surat keluar khusus untuk Manajemen Properti.
4. Membantu Manajer Properti maupun Assistant Manajer Properti dalam hal pengetikan surat,
memo, dll.
5. Bertanggungjawab atas pengiriman dan penerimaan surat/korespondensi/dokumen, dan
sebagainya.
6. Menerima dan mengarahkan tamu Manajemen Properti.
7. Menerima dan menjawab setiap telepon masuk untuk Manajer Properti maupun Assistant
Manajer Proeprti dalam Bahasa Indonesia maupun dalam Bahasa Inggris sesuai dengan
kebutuhan.
8. Menindaklanjuti telepon dan korespondensi sesuai dengan kebutuhan.
9. Melaporkan dan menyiapkan lembar kerja: Word Processing.
10. Menyiapkan dan merevisi kontrak dan dokumen legal lainnya.
11. Menterjemahkan (dari dan ke Bahasa Indonesia/Bahasa Inggris) laporan, korespondensi dan
dokumen.
12. Mencari calon penjual/supplier dan menyeleksi proposal kontraktor dan permintaan, spesifikasi
kontrak dan perjanjian.
13. Mengikuti rapat, bila dibutuhkan, dan membuat notulen hasil rapat tersebut.
14. Membuat catatan harian dan catatan lainnya sesuai dengan kebutuhan.
15. Senantiasa memperbaharui dan membuat catatan data-base untuk semua kegiatan operasional
Properti termasuk inventori Properti, daftar telepon, jadwal, data Penghuni, dan informasi lainnya
sesuai dengan kebutuhan.
16. Menyiapkan dan mengirim materi melalui fax, menyimpan file korespondensi dan materi fotokopi.
17. Menjalankan setiap pendistribusian surat kepada Divisi lain yang terkait, dan mambantu
menangani semua permintaan dari semua pihak.
18. Menyertai Manajer Properti/Assistant Manajer Properti dengan tugas-tugas administrasi seperti
filing, menjadwalkan pertemuan/meeting, mengarahkan korespondensi, persiapan budget
(pendanaan), dan lain-lain.
19. Membantu Manajer Properti/Assistant Manajer Properti dalam penyusunan laporan bulanan
manajemen untuk pihak klien/Developer.

1 of 2
Job Description
Secretary Staff
Pusat Grosir Cililitan

20. Mengatur dan membuat jadwal kerja office boy/kurir, driver secara berkala.
21. Filing, memelihara persediaan alat tulis kantor/kebutuhan lainnya.
22. Menjalin kerjasama yang baik dengan pihak lain dan karyawan lainnya, ramah dan bersifat
melayani, memiliki ketrampilan dalam telepon dan kepribadian.
23. Membina standar bisnis yang baik dan profesional, senantiasa tampak bersih dan berpakaian
rapi.
24. Melaksanakan tugas-tugas khusus yang sewaktu-waktu diberikan oleh Manajer Properti maupun
Assistant Manajer Properti.

Kualifikasi Posisi:

1. Lulus akademi Sekretaris (D1/D3).

2. Minimum 2 (dua) tahun pengalaman sebagai sekretaris, lulus dengan baik dari sebuah sekolah
sekretaris yang dikenal setara.
3. Menunjukkan kemampuan dan keahlian dalam kesekretarisan dan/atau pekerjaan tulis-menulis
umum lainnya.
4. Mengerti dan mampu menggunakan komputer dengan program Windows (MS-Word, MS-Excel,
MS-Powerpoint, MS-Outlook, Internet, MS-Publisher, MS-Acces).
5. Kemampuan untuk berkomunikasi secara lisan dan tulisan baik dalam bahasa Indonesia maupun
bahasa Inggris.
6. Kemampuan untuk mengetik dengan cepat dan tepat.
7. Berpenampilan dan berkepribadian menarik, bersih dan rapi.
8. Memiliki pengetahuan dan wawasan yang luas tentang properti.

Dengan ini Saya menerima, dan menyetujui serta akan menjalankan segala tugas dan
tanggungjawab yang diberikan oleh Atasan.

Jakarta,

Setuju dan Menerima, Mengetahui

Karyawan Manajer Properti

2 of 2