TEKNIK DAN MEKANISME PERSIDANGAN1Oleh : Andeka

Rocky Tanaamah21. Pengantar Pada dasarnya, keberadaan suatu

organisasi lebih disebabkan karena adanya kepentingan oleh
sekelompok orang, yang merupakan pengabungan dari beberapa
individu, berdasarkan adanya kesamaan tujuan. Dengan adanya
persamaan tujuan, maka diterapkan beberapa aturan main guna
dijadikan pedoman/aturan main dalam organisasi tersebut.
Sehingga pada akhirnya, diharapkan bahwa organisasi tersebut
dapat berjalan sesuai dengan aturan main yang telah dsepakati
bersama. Berdasarkan pemahaman diatas, maka tidaklah
mengherankan jikalau kita sering menjumpai aturan-aturan yang
bersifat mengikat di berbagai organisasi. Aturan-aturan tersebut
merupakan rambu-rambu yang harus ditaati dan dijalankan agar
tidak merugikan orang/pelaku yang akan terlibat. Seperti yang telah
dikemukakan di atas, maka pada makalah ini, saya akan
membatasi pembicaraaan hanya pada teknik persidangan dan
mekanisme persidangan, sesuai apa yang telah diminta panitia
kepada saya. Dalam membicarakan tehnik mekanisme
persidangan, tentunya kita perlu pahami dulu apa yang dimaksud
persidangan dan bentuk-bentuk persidangan. 2. Persidangan
Dalam makalah ini persidangan dapat diartikan sebagai sarana
tempat mengkomunikasikan ide/gagasan dalam kerangka
pengambilan keputusan yang bersifat mengikat, baik untuk internal
organisasi, maupun organisasi yang berada dibawah organisasi
tertinggi tersebut. Oleh karena 1 Makalah ini di sampaikan dalam Latihan Dasar
Kepemimpinan Mahasiswa yang diselenggarakan oleh Senat Mahasiswa Fakultas
Theologi, Tanggal 11-12 Februari 2005. 2 Staf Pengajar Fakultas Teknologi Informasi –
Universitas Kristen Satya Wacana 1
itu dalam persidangan, setiap peserta akan terlibat dalam
pengambilan keputusan yang memiliki implikasi yang sangat
penting bagi organisasi tersebut. Setiap peserta sidang akan diberi
kesempatan untuk bernegosiasi dan memancing ide dalam
kerangka menarik perhatian dan mempengaruhi peserta lain guna
mengikuti apa yang diinginkan oleh peserta tersebut.Berdasarkan
pemahaman diatas, terbersit pertanyaan dalam diri kita, pada
organisasi/forum manakah persidangan itu sering dilakukan? Pada
dasarnya persidangan sering dilakukan pada organisasi-organisasi
yang lebih bersifat menentukan arah dan kebijakan organisasi
tersebut. Oleh karena itu, persidangan sering dilakukan pada
organisasi legislative atau perwakilan, seperti Dewan Perwakilan
Rakyat, Badan Perwakilan Mahasiswa, maupun organisasi lainnya.
3. Bentuk-bentuk persidangan Dalam suatu persidangan, tentunya
memiliki aturan main yang tidak dapat dilanggar oleh organisasi
tersebut. Oleh karena itu, dalam persidangan pada dasarnya
memiliki bentuk-bentuk persidangan yang mengatur dan
menentukan keputusan yang diambil. Berdasarkan pemahaman
tersebut, maka dalam persidangan, pada umumnya terdapat dua
bentuk persidangan yaitu: a) Sidang Pleno. Sidang Pleno
merupakan sidang rutin yang sering dilaksanakan oleh oleh suatu
organisasi dalam kerangka membahas dan mengambil keputusan
yang berkenaan dengan kegiatan-kegiatan Rutin suatu organisasi.
Contoh dalam internal lembaga kemahasiswaan, kita sering
mendengar dan melihat BPMU melakukan sidang pleno dalam
rangka pemilihan ketua SMU, penetapan hirarki peraturan lembaga
Kemahasiswaan, dll. b) Sidang istimewa Sidang Istimewa
merupakan persidangan yang dilakukan oleh suatu organisasi
dalam kerangka pengambilan keputusan yang bersifat mendesak
dan berada dalam keadaan genting. Misalnya dalam 2
negara kita, sidang istimewa guna menurunkan Gus- Dur dari kursi
Presiden. 4. Mekanisme Persidangan Setiap organisasi,
mempunyai aturan tersendiri dalam melaksanakan persidangan
baik dari segi kuorum, maupun dari segi teknis pelaksanaannya.
Untuk memudahkan kita untuk memahami mekanisme
persidangan, maka saya akan mengambil contoh mekanisme
persidangan yang berlaku di BPMU. Dalam BPMU, mekanisme
persidangannya diatur sebagai berikut : Persidangan BPMU 1.
BPMU bersidang sekurang-kurangnya satu kali dalam enam bulan.
2. Sebelum sidang dimulai setiap anggota menandatangani daftar
hadir. 3. Sidang dianggap sah apabila dihadiri oleh setengan
tambah satu jumlah anggota. 4. Apabila sidang pertama tidak
memenuhi kuorum maka sidang kedua berdasarkan undangan
kedua adalah sah. 5. Sidang diadakan atas undangan Pimpinan
BPMU atau atas usul sekurang-kurangnya 11 (utusan) dari 11
anggota BPMF yang ada atau 1/3 ( sepertiga ) dari jumlah anggota
BPMU. 6. Setiap anggota BPMU yang berhalangan hadir dalam
persidangan harus memberitahukan secara tertulis/maupun lisan
dan dapat dipertanggungjawabkan kepada Pimpinan BPMU. 7.
Sebelum sidang dibuka, bahan-bahan untuk rapat sudah harus
disampaikan kepada anggota sekurang-kurangya satu hari sebelum
sidang. 8. Setiap peserta sidang dapat mengusulkan agendanya
apabila dipandang perlu. 9. Surat-surat masuk dan keluar
dibicarakan dalam rapat apabila dianggap perlu. 3
5. Sifat Persidangan 1. Sidang Tertutup, adalah persidangan yang
dilakukan oleh suatu organisasi, dimana hasil permbicaraan yang
dilakukan tersebut bersifat tertutup dan hanya diketahui oleh
Pimpinan atau Anggota Organisasi tersebut dan pembicaraan tidak
boleh diumumkan, kecuali sidang memutuskan untuk diumumkan
seluruhnya atau sebagian. 2. Sidang Terbuka, adalah persidangan
yang dilakukan secara terbuka dengan mengundang pihak lain
yang dipandang memiliki keterkaitan dengan materi pembicaraan
dalam sidang. Pada persidangan ini, hasilnya boleh diumumkan
secara terbuka dan dapat diketahui oleh pihak lain diluar organisasi
tersebut. Oleh karena itu dalam persidangan terbuka pihak-pihak
yang diundang biasanya disebut Undangan atau peninjau. 6. Tata
Cara dalam persidangan 1. Persidangan bersifat musyawarah
untuk mufakat. 2. Persidangan dipimpin oleh Pimpinan sidang. 3.
Peserta sidang berbicara setelah mendapat izin dari Pimpinan
sidang. 4. Peserta sidang tidak boleh diganggu selama berbicara.
5. Pimpinan sidang dapat mengenakan ketentuan mengenai
lamanya para anggota berbicara. 6. Bilamana pembicaraan
melampaui batas waktu yang ditetapkan Pimpinan sidang dapat
memperingatkan pembicaraan supaya mengakhiri pembicaraannya
dan pembicara harus menaati ketentuan itu. 7. Setiap waktu dapat
diberi kesempatan interupsi pada anggota untuk : • Meminta
penjelasan duduk perkara yang sebenarnya. (Point Of Klarifikasi) 4
• Menjelaskan soal-soal yang menyangkut dirinya. (Point Of
Clearing)• Mengajukan usul prosedur mengenai soal yang sedang
dibicarakan. (Point Of Order)• Mengajukan usul untuk meminta
penundaan sementara Permusyawaratan. Dalam sebuah
persidangan, perlu dicermati beberapa hal yang merupakan
masalah dalam persidangan yaitu : 1). Membuang-buang waktu. 2).
Tidak Tegas, dan tidak menghasilkan keputusan apa-apa. 3).
Merupakan ajang penonjolan diri. 4). Tempat penggodokan
manuver politik dan transaksi gelap. 5). Memberikan kemungkinan
pada orang lain untuk menghindari tanggungjawab. 6). Sebagai
alasan untuk kelambanan. 8. Penutup Dalam mempelajari teknik
dan mekanisme persidangan, tidaklah cukup kita memahami
sampai dalam ruangan ini saja, oleh karena itu dalam memahami
bentuk dan mekanisme persidangan yang dibutuhkan adalah
ketekunan dan kemauan kita dalam mempelajari semua ini. 5
SIMULASI TEKNIK DAN MEKANISME PERSIDANGAN
PEMILIHAN KETUA Senat Mahasiswa Fak. TheologiSalah satu
tugas yang sering dilakukan oleh Badan Perwakilan Mahasiswa
Tingkat Fakultas adalah pemilihan Ketua Senat Mahasiswa. Karena
hal ini merupakan tugas, maka bentuk persidangan yang dilakukan
adalah sidang pleno. Berdasarkan hal tersebut, saudara diminta
untuk menentukan beberapa hal dibawah ini: Dalam Pemaparan
Visi dan Misi Calon Ketua SMF Teologi 1. Sifat persidangan 2.
Menentukan ketua dan sekretaris BPMF, yang berfungsi memimpin
jalannya persidangan. 3. Menentukan dua kandidat kedua SMF
Teologi, yang berfungsi memaparkan visi dan misi dalam
pengembangan mahasiswa pada umumnya dan lembaga
kemahasiswaan pada khususnya. 4. Menentukan pimpinan lk
fakultas dan beberapa undangan. 5. Pemaparan visi dan misi oleh
calon ketua smu diikuti dengan tanya jawab Pemilihan Ketua SMF
Teologi 1. Sifat Persidangan 2. Pandangan Umum oleh Ketua
Angkatan dan Undangan (setelah menyampaikan pandangan
umum, undangan meninggalkan sidang, karena sidang. 3.
Pandangan Umum Anggota BPMF (saudara diminta untuk
menerapkan teknik dan mekanisme persidangan yang diawali
dengan pengecekan terhadap kuorum, penyampaian pendapat,
interupsi dan efektifitas keberlangsungan sidang dari sisi waktu).
Teknis Pelaksanaan a. Pilihlah dua pimpinan sidang (Representasi
dari Ketua dan sekretaris BPMF) b. Pilih dua kandidat Ketua SMF
Teologi c. Pilihlah tiga orang peninjau (representasi dari ketua
Angkatan) d. Peserta dibagi dalam 2 kelompok yang mendukung
masing-masing kandidat 6
CURRICULUM VITAE Nama : Andeka Rocky Tanaamah
Tempat/Tanggal Kelahiran : Kananggar, Sumba 05 Juni, 1977
Alamat : Jl. Cemara Raya 838 A Salatiga Latar Belakang
Pendidikan (2002) Lulus dari Fakultas Ekonomi Jurusan Ilmu
Ekonomi dan Studi Pembangunan Universitas Kristen Satya
Wacana, Salatiga. (1996) Lulus dari SMU Negeri I Waingapu,
Sumba Timur. (1993) Lulus dari SLTP Negeri I Waingapu, Sumba
Timur. (1990) Lulus dari SD Masehi Payeti 03, Waingapu, Sumba
Timur. Pengalaman Pekerjaan (2002-2003) Asisten Peneliti
Proyek Penelitian Sistem Informasi Manajemen Daerah Kabupaten
Timor Tengah Selatan (2004 – Sekarang) Staf Pengajar Fakultas
Teknologi Informasi – Universitas Kristen Satya
WacanaPengalaman Organisasi (1997-1998) Anggota Badan
Perwakilan Mahasiswa Fakultas Ekonomi Universitas Kristen Satya
Wacana. (1998-1999) Sekretaris Komisi B (Organisasi) Badan
Perwakilan Mahasiswa Universitas, Universitas Kristen Satya
Wacana. 7
(1998-2000) Sekretaris Fungsional Gerakan Mahasiswa Kristen
Indonesia, Cabang Salatiga. (1998-1999) Ketua Komisi C
(Anggaran) Badan Perwakilan Mahasiswa Universitas, Universitas
Kristen Satya Wacana. (1999-2000) Ketua Umum Badan
Perwakilan Mahasiswa Fakultas Ekonomi Universitas Kristen Satya
Wacana. (2000-2002) Ketua Umum Badan Perwakilan Mahasiswa
Universitas, Universitas Kristen Satya Wacana. 8