PANDUAN

KOMUNIKASI INTERNAL

I. DEFINISI
Komunikasi internal adalah komunikasi yang terjadi dan dilakukan oleh para pihak internal
atau karyawan Puskesmas baik yang dilakukan secara formal maupun nonformal.

II. RUANG LINGKUP

Komunikasi internal dilakukan dengan cara:
Lokakarya Mini
Pertemuan - Pertemuan
Konsultasi / Tatap Muka
SMS dan Whatsapp
Telpon
E-mail

III. TATA LAKSANA

Komunikasi internal dilakukan secara timbal balik antara Kepala Puskesmas dengan
penanggung jawab dan pelaksana/seluruh karyawan Puskesmas. Komunikasi internal
dilakukan dengan cara:
1. Lokakaryamini Bulanan
Lokakaryamini Bulanan adalah forum yang dibentuk khusus untuk melakukan
penggerakan pelaksanaan program / kegiatan Puskesmas yang dilakukan rutin setiap
bulan, untuk memantau pelaksanaan kegiatan Puskesmas
Langkah-langkah Lokakaryamini Bulanan meliputi :
a. Kepala Puskesmas mempersiapkan bahan lokmin.
b. Pelaksana dan penanggung jawab program / kegiatan mempersiapkan bahan.
c. Penanggung jawab TU membuat dan mendistribusikan undangan.
d. Penanggung jawab TU mempersiapkan tempat pelaksanaan dan alat yang diperlukan..
e. Kepala Puskesmas memimpin pelaksanaan lokakaryamini.
f. Kepala Puskesmas dan peserta lokmin melakukan diskusi.
g. Notulis mencatat semua kejadian selama lokakaryamini dinotulen rapat.

2. Rapat
Rapat adalah pertemuan formal 4 orang atau lebih yang dilakukan dengan tatap muka,
diselenggarakan dengan tujuan membahas perencanaan, penetapan kebijakan,
pengambilan keputusan dan pemberian motivasi.
 Langkah-langkah pelaksanaan rapat meliputi:
a. Kepala Puskesmas dan Penanggungjawab TU menyusun agenda rapat.
b. Penanggungjawab Upaya / Penanggungjawab TU membuat dan mendistribusikan
undangan.

c. Penanggungjawab Upaya / Penanggungjawab TU mempersipkan peralatan yang

dibutuhkan rapat.
d. Penanggungjawab Upaya / Penanggungjawab TU memandu pelaksanaan rapat.
e. Notulis mencatat semua kejadian selama rapat dinotulen rapat

3. Rapat Tinjauam Manajemen

Rapat Tinjauan Manajemen (RTM) adalah rapat yang dilakukan dalam rangka membahas
umpan balik pelanggan, keluhan pelanggan, hasil audit internal, hasil penilaian kinerja,
perubahan proses penyelenggaraan Upaya Puskesmas dan kegiatan pelayanan
Puskesmas, maupun perubahan kebijakan mutu jika diperlukan, serta membahas hasil
pertemuan tinjauan manajemen sebelumnya, dan rekomendasi untuk perbaikan.
Langkah-langkah RTM meliputi :
a. Ketua Tim Mutu mempersiapkan bahan RTM.
b. Ketua Tim Mutu melaporkan rencana RTM kepada Kepala Puskesmas.
c. Penanggungjawab TU membuat dan mendistribusikan undangan.
d. Penanggungjawab TU mempersiapkan tempat dan perlengkapan yang dibutuhkan.
e. Penanggungjawab TU memimpin RTM.
f. Kepala Puskesmas membuat keputusan rapat
g. Ketua Tim Mutu membuat kesimpulan RTM
h. Ketua Tim Mutu mendokumentasikan proses dan hasil RTM.
i. Notulis mencatat semua kejadian selama rapat berlangsung dinotulen rapat

4. Konsultasi / Tatap Muka

Konsultasi merupakan permintaan penjelasan / petunjuk / arahan atas suatu hal / kegiatan
kepada atasan / pimpinan / orang yang diberi wewenang oleh atasan/pimpinan sebagai
konsultan.
Langkah-langkah yang dilakukan:
a. Petugas mempersiapkan bahan / materi konsultasi.
b. Petugas memberitahu konsultan bahwa akan melakukan konsultsi.
c. Konsultan menentukan waktu dan tempat konsultasi.
d. Petugas menyampaikan materi yang dikonsultasikan.
e. Konsultan menanyakan kejelasan petugas tentang hal-hal yang disampaikan kepada
petugas.
f. Konsultan memberi penjelasan / petunjuk / arahan kepada petugas.
g. Petugas dan konsultan mendokumentasikan kegiatan dan hasil konsultasi.

5. SMS / Whatsapp
SMS / Whatsapp dilakukan baik perseorangan / antar petugas atau secara group.
 Langkah-langkah pelaksanaan:
a. Komunikator menentukan materi yang dikomunikasikan.
b. Komunikator menentukan sasaran / penerima pesan (komunikan).
c. Komunikator menentukan penggunaan sms / whatsapp pribadi / group.
d. Komunikator menulis pesan
e. Komunikator mengecek kembali pesan
f. Komunikator mengirimkan pesan kepada komunikan
g. Komunikan memberikan umpan balik penyampaian pesan

h. Komunikan dan komunikator mendokumentasikan komunikasi.

6. Telepon
Telepon digunakan untuk komuniki langsung jarak jauh.
Langkah-langkah pelaksanaan:
a. Komunikator menentukan materi yang dikomunikasikan.
b. Komunikator menentukan sasaran/penerima pesan telepon.
c. Komunikator menghubungi komunikan.
d. Komunikator berkkomunikasi dengan komunikan.
e. Komunikator mendokumentasika proses dan hasil komunikasi.

IV. DOKUMENTASI
1. SOP-SOP : Lokakaryamini Bulanan, Rapat, Apel, RTM, Konsultasi / Tatap Muka,
SMS / Whatsapp dan Telpon.
2. Undangan, Daftar Hadir, dan Notulen baik Rapat Mingguan maupun Lokakaryamini
Bulanan.

Mengetahui,
Kepala UPT Puskesmas Gambut

SUGENG RIYANTO, SKM, M.Ked.Trop

Nip. 1968022 1199203 1 008