Modul Manajemen Industri

1. Kegiatan Belajar: Menjelaskan proses manajemen.

a. Tujuan Kegiatan Belajar 2:
1) Menjelaskan proses manajemen;
2) Menjelaskan faktor-faktor penting dalam proses perencanaan,
pengorganisasian, pelaksanaan dan pengendalian manajemen;
3) Memberikan contoh implementasi perencanaan, pengorganisasian,
pelaksanaan dan pengendalian dalam suatu organisasi.
b. Uraian Materi 2.
1) Proses manajemen
Manajemen adalah cara pencapaian tujuan dengan pengerahan
dan pemanfaatan sumberdaya (manusia, modal, mesin produksi).
Proses manajemen adalah proses yang berlangsung terus
menerus, dimulai dari:
 Membuat perencanaan dan pembuatan keputusan (planning);
 Mengorganisasikan sumberdaya yang dimiliki (organizing);
 Menerapkan kepemimpinan untuk menggerakkan sumberdaya
(actuating);
 Melaksanakan pengendalian (controlling).
Proses di atas sering disebut dengan pendekatan Barat dengan
konsep POAC (Planning-Organizing-Actuating-Controlling), berbeda
dengan pendekatan Jepang yang dikenal dengan pendekatan PDCA
(Plan-Do-Check-Action). Dalam prakteknya pendekatan Barat dan
Jepang berbeda dalam sistem manajemen maupun sistem
organisasinya. Dalam manajemen produksi, Barat menggunakan
pendekatan optimasi pada produksi (Economic Order
Quantity/EOQ, Materials Recruitment Planning/MPR, Manufacturing
Resources Planning/MRP II dan Computer Integrated
Manufacturing/CIM).
Di bidang manajemen produksi Jepang berangkat dari konsep
Kaizen (perbaikan terus menerus), sehingga lahirlah manajemen
produksi ala Jepang, misalkan Total Quality Control (TQC), Just In
Time Management (JIT) dan Total Quality Management (TQM).

A
P2
Langkah
C
Perbaikan
P1
D

Gambar 1. Proses Manajemen Jepang

2) Perencanaan dan pembuatan keputusan
 Tipe perencanaan

1
 Modul Manajemen Industri

Perencanaan dan pembuatan keputusan bukan hanya tugas

manajer puncak, semua orang sesuai levelnya dapat membuat
perencanaan dan keputusan. Sesuai dengan tingkatan
struktural piramidal, organisasi mempunyai berbagai
perencanaan seperti dijelaskan di bawah ini.
∞ Perencanaan strategis dilakukan oleh manajemen puncak.
Karakteristiknya:
• Berfokus pada kesesuaian sumberdaya perusahaan
dengan faktor lingkungan dan resiko yang akan
dihadapi;
• Horizon waktu jangka panjang;
• Bersifat umum, tidak spesifik.
∞ Perencanaan taktis dilakukan manajer menengah.
Karakteristiknya:
∞ Berfokus pada pelaksanaan jangka pendek-menengah;
∞ Bersifat rinci untuk dilaksanakan manajer bawah;
∞ Horison waktu pendek-menengah.
∞ Perencanaan operasional dilakukan oleh manajer bawah.
Karakteristiknya:
∞ Berfokus pada kegiatan operasional dalam perusahaan;
∞ Bersifat sangat rinci;
∞ Waktu pelaksanaan jangka pendek kurang dari satu tahun.
 Manfaat perencanaan
∞ Perencanaan mempunyai empat tujuan penting, yaitu:
∞ Untuk mengurangi pengaruh ketidakpastian dan
perubahan;
∞ Untuk memfokuskan perhatian pada tujuan;
∞ Untuk mendapatkan operasi yang ekonomis;
∞ Untuk memudahkan pengendalian.
 Empat langkah pokok dalam perencanaan,
∞ Tetapkan tujuan atau perangkat tujuan
Proses perencanaan dimulai dari penentuan mengenai apa
yang diinginkan oleh organisasi, sehingga organisasi dapat
memanfaatkan sumberdaya secara efektif.
∞ Tentukan situasi sekarang
Dengan mengetahui situasi sekarang, organisasi dapat
menentukan jarak atau posisinya terhadap tujuan yang
akan dicapainya.
∞ Identifikasi pendukung dan penghambat tujuan
Faktor apakah yang dapat membantu organisasi dalam
mencapai tujuannya, baik faktor luar (lingkungan) maupun
faktor dalam perusahaan. Kenali faktor yang akan
menghambat dan menimbulkan masalah. Hal ini sulit
karena faktor tersebut berkaitan masalah yang akan
muncul di masa datang yang belum diketahui secara pasti.
∞ Kembangkan rangkaian tindakan untuk mencapai tujuan
Langkah terakhir dari proses perencanaan adalah
mengembangkan dari berbagai alternatif tindakan,
mengevaluasinya dan memilih alternatif yang paling tepat.

2
 Modul Manajemen Industri

3) Pengambilan keputusan
Perencanaan tidak dapat dikatakan ada, jika tidak ada keputusan
mengenai komitmen sumber, pengaturan dan reputasi.
Pengambilan keputusan yang efektif memerlukan pemilihan
alternatif tindakan yang rasional.
Untuk itu diperlukan beberapa syarat, yaitu:
 Berupaya mencapai tujuan dengan tindakan yang positif;
 Memahami dengan jelas tindakan yang dapat digunakan untuk
mencapai tujuan dalam berbagai keterbatasan;
 Memiliki informasi dan mampu menganalisis dan mengevaluasi
alternatif-alternatif dipandang dari sudut tujuan;
 Memiliki keinginan untuk mengoptimumkan alternatif yang
paling memenuhi pencapaian tujuan.
Aktivitas pembuatan keputusan pada tiap level manajemen juga
berbeda-beda sesuai dengan level strukturnya, keputusan dapat
digolongkan dalam keputusan pasti, keputusan probabilistik, dan
keputusan dengan ketidakpastian. Keputusan pada level manajer
puncak memiliki ketidakpastian, ini sehubungan dengan
perencanaan strategis yang akan datang. Karena sifatnya yang
tidak pasti, maka diperlukan sejumlah informasi untuk proses
pembuatan keputusan sehingga resiko gagalnya kecil tsb.
Keputusan probabilistik, dilakukan oleh manajer pada level
menengah. Probabilistik adalah sifat yang menunjukkan bahwa
sesuatu dapat terjadi secara acak, biasanya ditunjukkan oleh suatu
besaran probabilitas (peluang). Probabilistik atau peluang suatu
peristiwa biasanya diperoleh dari data masa lalu dan dengan
mengetahui kemungkinan terjadinya suatu peristiwa maka resiko
kegagalan akan dapat diminimumkan.

LEVEL JANGKA WAKTU SASARAN

MANAJEMEN PERENCANAAN PERENCANAAN

MANAGER STRATEGIS
PUNCAK

MANAGER TAKTIS
MENENGA
H
MANAGER OPERASIONAL
BAWAH

0 1 2 3 4 TAHUN

Gambar 2. Karakteristik perencanaan menurut level manajemen

Pada level manajer operasional, sifat keputusan adalah yang pasti.
Misalnya, untuk kegiatan produksi maka jumlah yang akan
diproduksi harus pasti, kapasitas mesin diketahui pasti dan pasar
yang akan dimasuki juga pasti.
Tahapan dalam pembuatan keputusan:
 Mendefinisikan keputusan yang akan diambil;
3
 Modul Manajemen Industri

 Mengembangkan alternatif-alternatif keputusan;

 Mengevaluasi alternatif dari aspek multi-kriteria;
 Menentukan alternatif yang terbaik;
 Mengimplementasikan keputusan;
 Follow-up dan mengevaluasi keputusan yang telah diambil.
Konseptual Konseptual Konseptual
Hubungan manusia

Hubungan manusia
Aspek teknis Hubungan manusia
Aspek teknis

Aspek teknis

Tingkat manajer Tingkat manajer Tingkat puncak

bawah menengah

Gambar 3. Aspek manajerial dan teknis menurut level manajemen

4) Proses organisasi
Ketika satu kelompok orang atau lebih bekerja sama untuk
mencapai tujuan bersama, interaksi di antara mereka akan
menimbulkan masalah, siapa yang membuat keputusan, siapa
yang akan melaksanakan tugas dan tindakan apa yang diambil
ketika suatu kondisi muncul. F.W. Terry menyatakan,
“pengorganisasian adalah penetapan keterkaitan efektif diantara
orang-orang sehingga dapat bekerja sama secara efisien dan
memperoleh kepuasan pribadi dalam melaksanakan tugas-tugas
tertentu, untuk mencapai beberapa tujuan”.
Pengorganisasian menghasilkan struktur organisasi yang secara
formal terdiri dari empat unsur, yaitu:
 Pembagian pekerjaan;
 Anggota organisasi ditugaskan untuk melaksanakan pekerjaan
yang telah dibagi-bagi tsb;
 Lingkungan tempat pekerjaan dilaksanakan;
 Keterkaitan antara anggota dalam kelompok kerja dan antar
kelompok kerja.
Agar manusia dapat bekerja secara efektif dalam mencapai tujuan,
struktur peran harus dirancang dan dipelihara. Itulah tujuan dari
pengorganisasian sumberdaya manusia.
Proses organisasi sumberdaya manusia mencakup bentuk struktur,
tingkat kewenangan, rentang kendali (span of control), staffing
dan koordinasi. Tidak ada struktur organisasi terbaik, yang ada
adalah organisasi yang disesuaikan dengan kebutuhan dan
sumberdaya yang dimiliki perusahaan.
5) Struktur organisasi
Struktur organisasi adalah susunan dan hubungan antar bagian
komponen dan posisi dalam suatu perusahaan. Organisasi yang
berfungsi sebagai wadah untuk berkumpulnya orang dalam
mewujudkan tujuannya, memiliki bentuk bermacam-macam.
Dalam struktur organisasi digambarkan hubungan formal atasan-
bawahan, tanggungjawab dan wewenang serta garis koordinasi.
Berikut adalah struktur-struktur organisasi yang ada.

4
 Modul Manajemen Industri

 Struktur fungsional, pada perusahaan manufaktur (Pemasaran,

Keuangan, Produksi, Personel dsb);
 Struktur produk, dari perusahaan PT ASTRA INTERNASIONAL (Kijang,
Corolla, Daihatsu);
 Struktur menurut lokasi/ geografi, menurut organisasi DEPDAGRI (Jawa
Timur, Jateng, Jatim, DKI);
 Struktur menurut konsumen, pada usaha perbankan (kredit, komersial,
agroindustri dsb).

DIREKTUR UTAMA

LITBANG MARKETING PRODUKSI KEUANGAN

Gambar 4. Model struktur fungsional

DIREKTUR UTAMA

DIVISI DIVISI DIVISI

AGROBISNIS OTOMOTIF KOMPUTER

R&D MKT PRD ACT R&D MKT PRD ACT R&D MKT PRD ACT

Gambar 5. Struktur devisi / produk

6) Tingkat kewenangan
Hubungan kewenangan merupakan faktor yang membuat
organisasi memanfaatkan kegiatan departmental dan membawa
koordinasi dalam perusahaan. Kewenangan diperlukan dalam
menjalankan roda organisasi, dan kewenangan tiap orang dalam
organisasi berbeda menurut level strukturalnya. Tanggungjawab
yang harus dilengkapi dengan kewenangan, dengan demikian
seorang atasan dapat melakukan tindakan sesuai dengan
kewenangan yang melekat padanya. Ada dua jenis kewenangan,
yaitu:
 kewenangan sentralisasi, yaitu kewenangan yang bersifat memusat,
yaitu kewenangan yang masih lebih banyak dimiliki pimpinan puncak
dalam setiap pembuatan keputusan;
 kewenangan desentralisasi, pemberian kewenangan atau delegasi
wewenang pada level manajemen lebih bawah untuk memutuskan
sendiri sesuai dengan batas kewenangan yang ada.
Kewenangan sentralisasi banyak ditemukan pad organisasi
pemerintahan atau perusahaan milik pemerintah. Karena
pemerintah sebagai pemilik atau penguasa tunggal tidak ingin
kewenangannya digerogoti. Sifat sentralisasi kurang tanggap
terhadap perubahan dinamika lingkungan. Desentralisasi banyak
diterapkan pad perusahaan swasta dengan banyak devisi atau
pada bentuk konglomerat. Desentralisasi memungkinkan tiap
5
 Modul Manajemen Industri

manajer untuk membuat keputusan secara cepat dan disesuaikan

dengan tuntutan lingkungan.
7) Rentang kendali
Dalam organisasi manajer puncak mempunyai beberapa orang
bawahan langsung dalam tanggung jawabnya. Demikian pula dari
setiap manajer menengah memiliki beberapa bawahan langsung
pada tingkat operasional. Gambaran ini menunjukkan suatu
rentang kendali yaitu jumlah orang atau bagian yang menjadi
tanggungjawab secara langsung. Ada dua bentuk piramidal
organisasi, yaitu bentuk piramid vertikal dan piramid flat.
Piramid vertikal mempunyai jumlah rentang kendalinya sedikit,
sehingga terdapat banyak lapis manajemen. Bentuk ini banyak
ditemukan pada organisasi Barat. Karenanya jumlah manajer
menjadi banyak dan ini memerlukan banyak biaya overhead dalam
operasional organisasi. Juga banyak hambatan komunikasi yang
datangnya dari level bawah ke atas.
Piramid bentuk flat, rentang kendali dari setiap manajernya
banyak, sehingga lapis manajemen sedikit dan melebar. Bentuk
flat banyak dijumpai pada organisasi di Jepang. Pada bentuk flat,
jumlah posisi manajerial lebih sedikit sehingga komposisi pekerja
operasional menjadi dominan. Karena jarak posisi bawah dan atas
lebih pendek, komunikasi yang bersifat dari bawah ke atas (bottom
up) berjalan lancar.
8) Staffing
Salah satu komponen organisasi adalah manusia yang tugasnya
ditugaskan untuk melaksanakan pekerjaan yang berkaitan dengan
staffing. Staffing adalah aktivitas yang berkaitan dengan
pengelolaan sumberdaya manusia yang mencakup kegiatan:
recruitment, seleksi dan penempatan, orientasi, pemberian
imbalan, pelatihan, promosi dan penilaian prestasi kerja. Posisi
sumber daya manusia menempati posisi teratas dibandingkan
sumberdaya lainnya. Hal ini disebabkan resiko atas hilangnya
keahlian dan loyalitas pekerjaan tidak dapat ditutup oleh asuransi.
Sedangkan resiko hilangnya barang/modal dapat ditutup dengan
asuransi. Pembahasan staffing akan dibahas secara khusus dalam
bab manajemen sumberdaya manusia.
9) Koordinasi
Koordinasi adalah kegiatan untuk menjembatani aktivitas dari
berbagai bagian dalam organisasi, atau antar fungsi yang berbeda.
Koordinasi menjadi sangat penting bila aktivitas organisasi
semakin komplek sedangkan jumlah sumberdaya makin terbatas,
karena potensial untuk menimbulkan adanya konflik antar individu
atau antar bagian. Dalam kondisi konflik, tiap fungsi akan
mementingkan bagiannya dan tujuan organisasi secara makro
terabaikan. Koordinasi dapat ditempuh dengan cara:
 membuat peraturan koordinasi, aktivitas rutin;
 menempatkan manajer koordinasi diantara bagian;
 membuat gugus tugas;
 menginteraksikan berbagai departemen.
10) Pelaksanaan
Pelaksanaan (actuating) adalah fungsi dasar manajemen ketiga. Pelaksanaan
adalah usaha mengatur semua anggota kelompok agar mau dan berusaha

6
 Modul Manajemen Industri

mencapai tujuan kelompok dan individu yang telah ditetapkan. Pada

dasarnya pelaksanaan dimulai dari diri sendiri. Seorang manajer hendaknya
memotivasi diri untuk maju dan bekerja bersama secara harmonis dan
dengan tujuan jelas.
Dasar keberhasilan manajemen dalam pelaksanaan adalah
mengarahkan orang lain (anggota) agar melaksanakan pekerjaan
dengan baik, menanamkan keyakinan dan kepercayaan pada tiap
pekerjaan, mengembangkan dan memelihara kepuasan bersama
dalam suatu lingkungan kerja, serta bersedia untuk bekerja keras.
Manusia memiliki sifat yang berbeda satu dengan lainnya, baik
dalam kinerja maupun dalam kepuasan yang diperoleh dari
bekerja. Hal ini dipengaruhi oleh budaya dan masyarakat yang
menyebabkan perilaku dan motivasinyapun berbeda. Berikut ini
diuraikan beberapa pandangan tentang perilaku manusia dalam
bekerja, antar lain motivasi, kepemimpinan, komunikasi dan
dinamika kelompok.
11) Motivasi
Motivasi adalah proses interaktif antara kebutuhan dari dalam diri
manusia dan dorongan untuk bertindak atau berperilaku. Antara
perilaku dan tindakan akan terjadi kondisi yang berbeda,
kemungkinannya adalah:
 motivasi sama, tindakan berbeda;
 tindakan sama, motivasi berbeda, atau;
 motivasi berbeda, tindakan berbeda.
Untuk mengetahui aspek motivasi, kita bahas tentang teori
kebutuhan manusia menurut Abraham Maslow dan teori dua faktor
dari Hezberg dan Teori X dan Teori Y dari Douglas Mc. Gregor.
Menurut Maslow (1965, h.56) ada lima kebutuhan dasar manusia
yang membentuk hirarki sebagai berikut:
 kebutuhan biologis merupakan kebutuhan dasar manusia untuk
memenuhi kebutuhan fisiologisnya, misalnya sandang, pangan,
papan, seksual dsb;
 kebutuhan keamanan merupakan rasa aman dan terlindung
dari sakit serta keinginan suatu hal yang stabil, misalnya
tercukupi sandang pangan-papan secara pasti, aman secara
fisik maupun psikologsis;
 kebutuhan sosial merupakan kebutuhan akan adanya respek
diri dan pengakuan dari orang lain;
 kebutuhan aktualisasi diri merupakan perwujudan dari cita-
citanya sesuai dengan potensi yang dimilikinya.

7
 Modul Manajemen Industri

AKTUALISASI DIRI

HARGA DIRI

SOSIAL

KEAMANAN

BIOLOGIS

Gambar 6. Piramida Kebutuhan Manusia

Selanjutnya, Herzberg (1968, hal 286-309) mengemukakan teori
Dua Faktor. Menurut Herzberg, pada diri manusia terdapat dua
faktor yang berpengaruh terhadap kepuasan kerja. Pertama faktor
motivator, yang berpengaruh langsung pada kepuasan kerja
(penghargaan, pengakuan, tanggungjawab). Kedua faktor higiene,
yaitu faktor yang tidak berpengaruh pada kepuasan kerja tetapi
harus ada (gaji pegawai, pengawasan, peraturan dsb).
Ahli motivasi lain yaitu Mc Gregor mengemukakan adanya dua
sifat yang saling bertolak belakang pada diri manusia yang disebut
teori X dan teori Y. Teori X menyatakan bahwa pada diri manusia
melekat sifat pesimistik, sedangkan teori Y menyatakan bahwa
manusia memiliki sifat-sifat yang positif dan selalu optimis.
Asumsi dari teori X Mc Gregor adalah:
 manusia tidak menyukai suatu pekerjaan, dan memiliki
kecenderungan untuk melanggar aturan;
 karena tidak menyukai pekerjaan, maka harus selalu ditekan
dan diawasi terus, jika perlu diberikan hukuman agar tujuan
tercapai;
 manusia cenderung melalaikan tanggungjawab, dan melihat
sesuatu secara formal;
 kebanyakan orang menempatkan faktor keamanan lebih
penting dibandingkan faktor lainnya dalam bekerja.
Asumsi teori Y Mc Gregor adalah:
 orang akan menyukai pekerjaannya dan pekerjaan sebagai
suatu kebutuhan dan sarana bermain;
 orang akan mengendalikan dan mengawasi dirinya sendiri
untuk mencapai tujuan yang akan dicapainya;
 rata-rata orang akan belajar untuk menerima, mendengarkan
serta bertanggungjawab;
 memiliki kemampuan untuk membuat keputusan yang
bermanfaat bagi orang lain secara luas.
12) Kepemimpinan
8
 Modul Manajemen Industri

Kepemimpinan tidak dapat dipisahkan dari unsur kekuasaan.

Kekuasaan didefinisikan sebagai kemampuan untuk mempengaruhi
orang lain. Sedangkan kepemimpinan adalah keterampilan untuk
memanfaatkan kekuasaan yang dimilikinya. Ada empat jenis
perilaku kepemimpinan:
 kepemimpinan pengarah yang memiliki kecenderungan untuk
mengarahkan apa yang harus dilakukannya;
 kepemimpinan supportif, yang menekankan hubungan
kemitraan dengan bawahannya, type kepemimpinan ini banyak
disukai;
 kepemimpinan partisipasif memiliki kecenderungan yang sering
berkonsultasi dengan bawahannya dan memberikan sugesti
kepadanya dan sangat serius dalam membuat keputusan;
 Kepemimpinan berorientasi pada prestasi, yang memberikan
sejumlah tantangan serta kinerja yang tinggi dan memberikan
kepercayaan pada bawahannya.
Ada lima macam kekuasaan pada diri pemimpin yaitu:
 kekuasaan legitimasi, yang melekat karena hirarkinya;
 kekuasaan imbalan, yang melihat imbalan atas jasa yang,
sesuai dengan tindakan dan keinginan;
 kekuasaan menghukum, yang didasarkan atas harapan bahwa
hukuman diberikan bila tidak mengikuti tindakan dan
keyakinan atasan;
 kekuasaan referensi/ panutan, yang didasarkan atas identifikasi
pengikut terhadap pemimpin yang dikagumi;
 kekuasaan keahlian, didasarkan penguasaan atas informasi dan
keahlian.
13) Komunikasi
Komunikasi adalah proses penyampaian informasi dari satu
orang/bagian pada orang lain/ bagian lain. Komunikasi sangat
penting dalam organisasi untuk aktivitas pengendalian, koordinasi
dsb. Komunikasi dapat dilakukan secara vertikal, yaitu dari level
rendah kepada level yang lebih tinggi. Juga dapat berlangsung
secara horisontal, dengan arti kata masih dalam satu level dalam
struktur organisasi. Komunikasi bisa berlangsung bila syarat-syarat
dari model komunikasi ada, yaitu:
 ada pengirim yang menyampaikan pesan;
 menggunakan kode/bahasa yang dimengerti oleh pihak
penerima informasi;
 harus ada saluran/ komunikasi yang disampaikan;
 ada pihak penerima yang selanjutnya memberikan umpan balik
bahwa pesannya sudah diterima.
Model komunikasi diperlihatkan pad gambar berikut ini.

Sumber Alat Saluran Alat Tempat

Warta Pengiri Pengiri Tujuan
m m

Sumber
Gangguan

Gambar 7. Model komunikasi

9
 Modul Manajemen Industri

14) Dinamika kelompok

Organisasi merupakan kumpulan orang, sebagai suatu kelompok
yang didalamnya ada dinamika kelompok. Dalam organisasi, ada
dua kelompok yaitu:
 Kelompok formal yang terbentuk secara fungsi/struktur yang
dibentuk oleh organisasi secara formalitas. Dikenal dalam
bentuk jabatan-jabatan resmi dalam suatu organisasi, misalkan
manajer personalia, manajer keuangan, manajer produksi dsb
dan sifat hubungan kelompok formal karena adanya ikatan
karena tugas dan tanggungjawab dengan pekerjaan, maka
timbul istilah atasan-bawahan, boss-anak buah
 Kelompok informal yang terbentuk secara alamiah karena
senioritas, kharisma, karena sifatnya informasi maka sifat
hubungannya sangat personal dan tidak memiliki aturan dalam
organisasi, dan muncul dalam perkumpulan-perkumpulan
seperti arisan, kelompok asal Jawa, kelompok dari Minang,
kelompok yang mempunyai hobby catur dsb.
Kelompok informal harus dicermati, karena bisa bersifat positif
(mengisi kekosongan fungsi, peningkatan kekerabatan) dan bisa
juga negatif (kelompok penghasut, penghambat, memutar
balikkan kebenaran informasi).
Adapun alasan membentuk kelompok didasarkan pada:
 Kesamaan aktivitas;
 Kesamaan tujuan;
 Kesamaan latar belakang pendidikan
15) Pengendalian
Pengendalian adalah pengaturan atau pengarahan dalam
organisasi agar tujuan dapat dicapai. Aktivitas pengendalian
adalah memonitor hasil yang dicapai, membandingkan dengan
standar, bila terjadi penyimpangan diadakan koreksi, sehingga
tujuan tercapai.

STANDARD PROSES MANAJEMEN HASIL AKHIR

UMPAN BALIK

Gambar 8. Proses Pengendalian Manajemen

16) Fokus pengendalian
Ada empat hal yang menjadi fokus pengendalian, menjadi:
 Pengendalian fisik, misalnya persediaan material, pengendalian
kualitas produk, peralatan produksi, kapasitas mesin,
pengendalian produksi dsb;
 Pengendalian personel, misalnya penempatan pekerja baru,
training karyawan, penilaian prestasi kerja, penggajian;
 Pengendalian informasi, misalnya informasi pemasaran,
informasi penjualan, analisis lingkungan, scheduling produksi;
 Pengendalian finansial, merupakan pokok dari keseluruhan
pengendali tiga aktivitas di atas, karena itu pengendalian

10
 Modul Manajemen Industri

keuangan sangat penting agar ketersediaan dana dapat

digunakan secara efektif.
Langkah-langkah dalam aktifitas pengendalian meliputi:
 Menetapkan nilai standar yang akan dicapai;
 Mengukur performance/kinerja pada akhir dari proses;
 Membandingkan nilai standar dan hasil pengukuran;
 Mengevaluasi, sehingga bila ada penyimpangan segera
diadakan koreksi atas penyimpangan.
Ukuran efektivitas dalam pengendalian meliputi:
 Terintegrasi dengan perencanaan
 Fleksibel
 Akurat
 Obyektif
c. Rangkuman 2
Proses manajemen adalah cara mencapai tujuan yang telah ditetapkan
organisasi yang langkahnya merupakan aktivitas yang berlangsung
terus menerus. Aktivitas proses manajemen mencakup perencanaan,
pengorganisasian, pelaksanaan dan pengendalian. Pendekatan
manajemen Barat dengan teknik POAC (Planning-Organizing-Actuating-
Controlling). Pendekatan Jepang disebut PDCA (Plan-Do-Check-Action).
Proses perencanaan dan pembuatan keputusan mencakup semua level
manajemen dan berbeda sifatnya. Level manajemen puncak sifat
perencanaan dan keputusan yang dibuat bersifat strategis, jangka
panjang. Manajemen menengah sifat keputusannya adalah probabilistik
dan perencanaannya bersifat taktis, untuk jangka waktu menengah
(antara satu sampai dengan lima tahun). Manajemen level bawah
perencanaannya adalah operasional, bersifat detail dan spesifik untuk
jangka pendek.
Pengorganisasian adalah teknik pengerahan sumberdaya manusia
dalam rangka pencapaian tujuan. Dikenal beberapa struktur organisasi
seperti fungsional, divisional, matrik. Struktur organisasi yang baik
adalah yang memenuhi kebutuhan organisasi dan dapat
mengakomodasi seluruh permasalahan organisasi. Dalam
pengorganisasian perlu ditegaskan tujuan organisasi, pembagian
tanggungjawab dan wewenang, adanya rental kendali, koordinasi serta
komunikasi.
Kepemimpinan dalam organisasi penting sekali dalam rangka
pengerahan sumberdaya manusia. Dikenal kepemimpinan pengarah,
supportif, partisipatif dan yang berorientasi pada prestasi. Untuk dapat
memimpin maka harus diketahui kebutuhan serta motivasi dari
bawahannya. Pendekatan Maslow memperhatikan adanya lima
tingkatan kebutuhan manusia, kebutuhan dasar, keamanan, sosial,
harga diri serta aktualisasi diri. Hezberg menyodorkan teori dua faktor
yang ada kaitannya dengan kepuasan kerja, yaitu faktor motivator dan
faktor higiene tidak memiliki pengaruh positif pada kepuasan kerja. Mc
Gregor mengemukakan teori X dan Teori Y tentang karakteristik
pemimpin. Teori X memandang manusia memiliki sifat sulit diatur dan
harus diawasi, teori Y melihat manusia memiliki sifat positif dan
mampu mengawasi dirinya sendiri.
Pengendalian adalah suatu proses pembandingan antara nilai standar
yang akan dicapai dengan hasil yang telah dicapai. Langkah
pengendalian meliputi: menetapkan nilai standart, mengukur kinerja,
membandingkan hasil dan nilai standar serta mengadakan koreksi bila
11
 Modul Manajemen Industri

terjadi penyimpangan. Tolok ukur pengendalian yang baik adalah

terintegrasi dengan perencanaan, fleksibel, akurat dan obyektif.
d. Test Formatif 2
1) Buatlah contoh perencanaan strategis untuk tingkatan manajemen
puncak yang selanjutnya dijabarkan perencanaan taktis pada level
manajemen menengah dan perencanaan operasional.
2) Gambarkan sebuah struktur organisasi. Sebutkan tugas dan
tanggungjawab tiap-tiap bagian yang ada.
3) Adakah kesamaan antara teori kebutuhan Maslow dengan teori dua
faktor Hazberg. Adakah dalam pendekatan Maslow yang
merupakan faktor Motivasional? Jika ada sebutkan. Berikan pula
contoh yang termasuk faktor motivasional dan faktor higiene pada
teori Hezberg.
4) apa yang dimaksudkan dengan teori Y dan teori X yang
dikemukakan oleh Mc Gregor. Menurut anda mana yang paling
baik untuk diterapkan dalam organisasi pendidikan seperti
Politeknik.
5) Jelaskan langkah-langkah dalam pelaksanaan pengendalian
organisasi, berikan contoh nyata.
e. Kunci Jawaban
1) Rencana startegis oleh manajemen puncak, contoh disebuah
lembaga politeknik.
 Manajemen puncak membuat rencana untuk meningkatkan
kualitas lulusan dan meningkatkan jumlah mahasiswa baru
dengan menambah bebeerapa fasilitas baru.
 Manajemen menengah membuat rencana untuk dapat
mengimplementasikan renaca tersebut yaitu dengan membuat
program:
∞ Program peningkatan kemampuan tenaga pendidik (dosen)
yaitu dengan pelatihan-pelatihan
∞ Program penambahan fasilitas dan workshop alat bantu
pengajaran dengan teknologi informasi
∞ Program pelaksanaan KBM yang terstruktur dengan
mengatur waktu KBM yang tepat.
 Manajemen operasional membuat rencana pelaksanaan jangka
pendek yaitu:
∞ Program pelatihan bagi dosen dalam bidang kemampuan
instruksional.
∞ Program pelatihan bagi dosen dalam bidang materi
pengajaran berbasis komputer.
∞ Program perbaikan dan pembenahan lay-out ruang kelas
∞ Program pelatihan bagi tenaga administrasi dibidang
administrasi komputer.
∞ Program pembuatan jadual yang optimal dalam
menggunakan fasilitas dengan use factor tinggi.

12
 Modul Manajemen Industri

2) Struktur organisasi sebuah politeknik.

DIREK
TUR

PD. II SARANA DAN

PD. I AKADEMIK
KEUANGAN
PD. III
PD. IV KERJASAMA
KEMAHASISWAAN

KAPRODI KAPRODI KAPRODI

SEK SEK SEKR

RET RETA ETAR
ARIS RIS IS

DOSE DOSE
DOSEN DOSEN DOSEN DOSEN
N N

Job Deskripsi:
Tabel 1. Jod Deskripsi

No Jabatan Tugas Tanggung Jawab

1 Direktur Melaksanakan kegiatan Berjalannya roda
dan tugas dari organisasi organisasi dengan sinergis
politeknik dalam rangka dari semua unsur yang
untuk meningkatkan terlibat didalamnya.
sumber daya manusia
Menjalankan organisasi Adanya kegiatan organisasi
politeknik sebagai sebuah yang dapat meningkatkan
lembaga usaha dibidang hajat hidup bagi semua
pendidikan. karyawan organisasi
2 Pembantu Membantu direktur dalam Terlaksananya program
Direktur melaksanakan tugas organisasi sesuai dengan
sesuai dengan bidangnya. bidang masing-masing
3 Ketua Melaksanakan dan Terlaksannya KBM di
Program mengornisasi KBM program studi
Studi ditingkat program studi
4 Dosen Melaksanakan KBM sesuai Terlaksanakan perkuliahan
dengan silabus yang yang terarah sesuai
ditentukan dengan silabus

3) Ada kesamaan antara teori Maslow dan Herzberg.

 Kebutuhan sosial, harga diri, dan aktualisasi diri dari Maslow
sama dengan faktor mitivational Herzberg dan kebutuhan
biologis dan keamanan sama dengan faktor higiene.
 Contoh Motivational: kebutuhan sosial atau kebutuhan
berteman, penghargaan dari rekan, atasan dan perusahaan.
 Contoh Higiene: gaji dapat dikaitkan dengan kebutuhan
biologis, pengawasan dan peraturan dapat dihubungkan dengan
kebutuhan keamanan.
4) Pengertian teori X dan Y dari Mc Gregor adalah:
 Teori X:
13
 Modul Manajemen Industri

∞ manusia tidak menyukai suatu pekerjaan, dan memiliki

kecenderungan untuk melanggar aturan;
∞ karena tidak menyukai pekerjaan, maka harus selalu
ditekan dan diawasi terus, jika perlu diberikan hukuman
agar tujuan tercapai;
∞ manusia cenderung melalaikan tanggungjawab, dan melihat
sesuatu secara formal;
∞ kebanyakan orang menempatkan faktor keamanan lebih
penting dibandingkan faktor lainnya dalam bekerja.
 Teori Y Mc Gregor adalah:
∞ orang akan menyukai pekerjaannya dan pekerjaan sebagai
suatu kebutuhan dan sarana bermain;
∞ orang akan mengendalikan dan mengawasi dirinya sendiri
untuk mencapai tujuan yang akan dicapainya;
∞ rata-rata orang akan belajar untuk menerima,
mendengarkan serta bertanggungjawab;
∞ memiliki kemampuan untuk membuat keputusan yang
bermanfaat bagi orang lain secara luas.
 Yang lebih cocok untuk sebuah politeknik adalah teori Y.
5) langkah-langkah dalam pelaksanaan pengendalian organisasi:
 Ada empat hal yang menjadi fokus pengendalian, menjadi:
∞ Pengendalian fisik, misalnya persediaan material,
pengendalian kualitas produk, peralatan produksi, kapasitas
mesin, pengendalian produksi dsb;
∞ Pengendalian personel, misalnya penempatan pekerja baru,
training karyawan, penilaian prestasi kerja, penggajian;
∞ Pengendalian informasi, misalnya informasi pemasaran,
informasi penjualan, analisis lingkungan, scheduling
produksi;
∞ Pengendalian finansial, merupakan pokok dari keseluruhan
pengendali tiga aktivitas di atas, karena itu pengendalian
keuangan sangat penting agar ketersediaan dana dapat
digunakan secara efektif.
 Langkah-langkah dalam aktifitas pengendalian meliputi:
∞ Menetapkan nilai standar yang akan dicapai;
∞ Mengukur performance/ kinerja pada akhir dari proses;
∞ Membandingkan nilai standar dan hasil pengukuran;
∞ Mengevaluasi, sehingga bila ada penyimpangan segera
diadakan koreksi atas penyimpangan.
 Ukuran efektivitas dalam pengendalian meliputi:
∞ Terintegrasi dengan perencanaan
∞ Fleksibel
∞ Akurat
∞ Obyektif
 Contoh:
∞ Pengendalian fisik, pengawasan dan perbaikan sarana
pengajaran

14
 Modul Manajemen Industri

∞ Pengendalian personel, pelaksanaan pelatihan tentang

administrasi bagi karyawan, dan pelatihan instruksional
bagi dosen.
∞ Pengendalian informasi, keterbukaan laporan dana,
kemudahan mengakses fasilitas, dan pembuatan jadual
perkuliahan yang tepat.
∞ Pengedalian finansial, penggunaan dana semaksimal
mungkin untuk kegiatan lembaga, kejelasan program,
kejelasan sistem penggunaan dana, dan kejelasan audit
penggunaan keuangan.

15