Perancangan Sistem Informasi Akademik Berbasis Web

menggunakan PHP (Studi Kasus: Fakultas Sains dan Teknik

Universitas Nusa Cendana)

1)
Yani Rahardja S.E., M.M , 2)Yermias Daniel Beeh

Program Studi Sistem Informasi

Fakultas Teknologi Informasi
Universitas Kristen Satya Wacana
Jl. Diponegoro 52-60, Salatiga 50711, Indonesia
Email: cahbaong@yahoo.com, 2)682013107@student.uksw.edu
1)

Abstract
Faculty of Science and Engineering University Nusa Cendana Kupang is one of the Faculty in
Kupang City which all the data is still managed with manual hard copy and also some files and data that is
managed by Microsoft excel application. But in the management began from the inappropriateness of
information which then resulted in errors in the recipient of incomplete information and inaccurate
information, even to the scheduling that often change because of inappropriate information. That's why the
role of web-based PHP and Apache servers is very important in supporting the exchange of data and
information quickly and efficiently.
The results of the test can be concluded that the use of web applications using PHP with Apache
server can help the problems that exist in the Faculty of Science and Engineering University Nusa Cendana
Kupang. Admin can send information quickly so that scheduling can be handled properly and inputting and
calculating the value becomes faster.

Keywords: Academic information system, PHP

Abstrak
Fakultas Sains dan Teknik Universitas Nusa Cendana Kupang merupakan salah satu Fakultas di Kota
Kupang yang semua datanya masih dikelola dengan catatan manual hard copy dan juga beberapa file dan data
yang dikelola dengan aplikasi Microsoft excel. Namun di dalam manajemennya mulai dari tidak tepatnya
informasi yang kemudian mengakibatkan kesalahan di pihak penerima informasi tidak lengkap dan tidak
akuratnya informasi, bahkan sampai penjadwalan yang sering berubah karena tidak sesuainya informasi.
Untuk itulah peranan berbasis web menggunakan PHP dan server Apache sangatlah penting dalam menunjang
pertukaran data dan informasi yang cepat dan efisien.
Hasil dari pengujian dapat di simpulkan bahwa penggunaan aplikasi web menggunakan PHP dengan
server Apache dapat membantu masalah yang ada pada Fakultas Sains dan Teknik Universitas Nusa Cendana
Kupang. Admin dapat mengirimkan informasi yang cepat agar penjadwalan dapat ditangani dengan baik dan
penginputan serta perhitungan nilai menjadi lebih cepat

Kata kunci: Sistem informasi akademik, PHP

1. Pendahuluan

Seiring dengan era globalisasi teknologi saat ini, kebutuhan informasi dalam
sebuah organisasi menjadi sangat penting dalam menentukan kemajuan organisasi
tersebut. Aktivitas yang baik pada suatu organisasi pun sangat ditentukan oleh informasi
yang tersedia. Untuk mengolah informasi dibutuhkan suatu teknologi informasi yang dapat
mengorganisir dengan baik data – data organisasi secara terstruktur dan mudah dipahami
dengan baik.
Dengan menggunakan sistem informasi, maka semua data dapat disimpan dengan
rapi, integritas yang terjamin, pengolahan data atau informasi dapat dilakukan dengan
cepat, tepat dan akurat dibandingkan dengan cara yang belum menggunakan sistem dan
aplikasi yang belum terkomputerisasi.
Fakultas Sains Dan Teknik Universitas Nusa Cendana Kupang, merupakan salah
satu Fakultas di kota kupang, Dengan lebih dari 322 mahasiswa dan 10 orang dosen yang
ada di program studi Matematika.
Dengan cara mengolah data yang masih seadanya di Fakultas ini, masih dengan
catatan manual berupa hardcopy dan juga beberapa file dan data yang masih dikelola
dengan dibantu aplikasi microsoft excel, hal ini menyebabkan beberapa kendala yang
cukup mengganggu bagi sebagian dosen di fakultas ini. Kendala-kendala tersebut mulai
dari tidak tepatnya informasi yang kemudian mengakibatkan kesalahan di pihak penerima
informasi, tidak lengkap dan tidak akuratnya informasi, bahkan sampai penjadwalan yang
sering berubah karena tidak sesuainya informasi. Belum lagi proses penilaian oleh dosen
yang dianggap menyusahkan karena begitu banyak prosedur yang harus dilewati. Data –
data tersebut itu kemudian harus lagi diolah oleh seorang admin dengan cara – cara seperti
diatas agar bisa menjadi informasi yang dapat disebarkan di fakultas ini.
Dari beberapa penjabaran mengenai masalah dan kendala yang ada di Fakultas ini,
rasanya dibutuhkan sebuah sistem informasi dan aplikasi yang mampu mengolah dan
menangani semua proses pengolahan data dan informasi, mulai dari informasi penilaian,
penjadwalan, perkuliahan, pengumuman dan lain sebagiannya yang diperlukan dalam
kegiatan akademik secara lebih cepat dan efisien, sehingga kendala – kendala yang ada di
Fakultas tersebut dapat teratasi.
Sesuai dengan masalah yang dibahas diatas, maka bagaimana cara membuat sistem
informasi akademik untuk membantu proses pengolahan data dan informasi di Fakultas
Sains dan Teknik di Universitas Nusa Cendana Kupang?
Aplikasi yang akan dibuat dibatasi dan difokuskan kepada kegiatan mencatat dan
menginput nilai mahasiswa, pembuatan mata kuliah, pembuatan dan pengambilan jadwal
serta pembuatan pengumuman. Adapun tujuan dari pembuatan sistem akademik ini adalah
guna mempermudah berbagai macam pengolahan data dan informasi di fakultas yang
dimaksud. Penulis juga ingin memberi kontribusi bagi kemajuan pendidikan di kota
Kupang.
2. Kajian Pustaka

Penelitian berjudul Implementasi Aplikasi Sistem Informasi Akademik,

Menggunakan PRADO Framerwork dengan studi kasus di Sekolah Tinggi Bahasa Asing
Satya Wacana Salatiga. Aplikasi Tersebut merupakan sebuah Sistem informasi berbahasis
web yang dapat mengolah registrasi mata kuliah dan nlai mahasiswa menggunakan
framework PRADO (Edwin, 2009).
Penelitian berjudul Sistem Informasi Akademik berbasis web dengan
menggunakan FusionChart dengan studi kasus di SMA Negeri 2 Waingapu. Aplikasi ini
merupakan sebuah system informas berbasis web dengan menggunakan FusionChart v3.
Sistem ini memberikan perbedaan hak akses pada tiap-tiap pengguna yang diidentifikasi
lewat account (Anita, 2011).
Sistem informasi adalah kombinasi dari teknologi informasi dan aktivitas orang
yang menggunakan teknologi itu untuk mendukung operasi dan manajemen. Dalam arti
yang sangat luas, istilah sistem informasi yang sering digunakan merujuk kepada interaksi
antara orang, proses algoritmik, data, dan teknologi. (James A. O’Brien, 2007).
Martin (dalam sutabri, 2005) menjelaskan bahwa database adalah suatu kumpulan
data yang terhubung dan disimpan secara bersama – sama pada suatu media, tidak terulang
dan dikontrol dengan cara tertentu sehingga mudah digunakan atau ditampilkan kembali,
dapat digunakan oleh salah satu atau lebih program aplikasi secara optimal, data disimpan
tanpa ketergantungan kepada program yang akan menggunakannya, dapat ditambah,
diambil dimodifikasi dengan mudah dan terkontrol Komponen dalam database antara lain :
Perangkat keras, Perangkat lunak, Data dan pengguna.
PHP merupakan sebuah Bahasa pemrograman server side (Mengerjakan script di
server) yang kemudian dikirim ke device yang digunakan user dalam bentuk html dinamis.
Beberapa fitur PHP yang digunakan yaitu fungsi – fungsi dasar yang ada dalam sebuah
bahasa pemrograman yang lengkap seperti looping, manipulasi string, operasi aritmatika
dan lain sebagiannya, ada juga fungsi session yang merupakan mekanisme penyimpanan
variabel di server. Fitur ini dipakai untuk keamanan website kara session mempunyai
tingkat keamana yang tinggi. Fitur session akan menghapus variabel jika dilakukan
penghapusan atau browser ditutup. Dan yang terpenting yaitu fungsi untuk koneksi ke
database. Fitur ini memungkinkan program untuk tersambung dengan database dengan
bantuan SQL yang berfungsi untuk memodifikasi, menambah dan menghapus data yang
ada di database.
 3. Metode penelitian

Gambar 1 Extreme Programing

Model yang dipakai dalam pengembangan ini adalah model extreme programing (Kent
Beck, 1999). Extreme programing menggunakan pendekatan berorientasi objek dalam membangun
sebuah sistem. Perancanaan dimulai dengan membuat set of stories (Biasa disebut user stories)
yang mendeskripsikan fitur dan fungsi yang dibutuhkan dalam software yang akan dibangun. User
stories ini berikan kepada developer dari customer dilengkapi dengan urutan prioritas. Nilai dari
prioritas ini dilihat dari seberapa pentingnya fitur dan fungsi tersebut dalam kelangsungan bisnis
atau organisasi , customer dan pengembang kemudian akan membuat kesepakatan tentang
perancangan di awal perilisan software, pengembang akan mengambil user stories dan akan
dikembangkan secepatnya (dalam beberapa minggu), user stories dengan prioritas paling tinggi
akan dibuat terlebih dahulu.
 Setelah perilisan software pertama pengembang akan memperhitungkan banyaknya
user stories yang diimplementasikan (dinamakan velocity) hal ini berguna untuk
memperkirakan jadwal perilisan berikut dan memperkirakan kemampuan pengembang.
Apabila dirasa sulit maka pengembang dapat merubah konten perilisan berikut atau
menunda jadwal rilis . Sistem Informasi ini dibuat dengan tujuan untuk memenuhi beberapa
kebutuhan user disini, yaitu Penginputan dan perhitungan nilai secara otomatis, dan
pertukaran informasi (misalnya pengumuman) secara cepat.

Untuk mengumpulkan data, digunakan beberapa cara. Antara lain dengan metode
wawancara yang merupakan proses tanya jawab secara langsung dengan narasumber di
instansi terkait guna mendapatkan data dan informasi. Adapun yang diwanwancara antara
lain :
1) Wawancara kepada admin dan dosen mengenai kebutuhan masing – masing
2) Pengambilan data dari admin, berupa file doc, excel, hardcopy berisi data
mengenai mahasiswa, dosen mata kuliah dan lainnya menggunakan metode studi
3) Pustaka yang merupakan pengumpulan data yang bersumber dari berbagai buku
yang menjadi referensi dan pencarian dengan media internet untuk
memperoleh informasi tambahan dalam rangka melengkapi penulisan.

Untuk metode pengembangannya, dilakukan dalam beberapa tahap. Antara lain :

1. Analisis data
Mendeskripsikan data yang akan diteliti untuk mendapatkan pengetahuan untuk
mengembangkan sistem informasi yag akan dibuat tujuannya adalah memahami dan
membuat database yang memuat semua data yang diperlukan, memahami alur kerja proses
yang terjadi dan dapat membuat relasi dalam tabel.

2. Desain dan pembuatan database

Pada tahap ini, dibuat desain dan kemudian dibuat database yang akan
nantinya akan dikoneksikan dengan Graphic User Interface (GUI) yang merupakan
tampilan antar muka yang akan digunakan oleh user.

3. Desain dan pembuatan web

Pada tahap ini, dibuat desain dan kemudian dibuat aplikasi berbasis web yang akan
dikoneksikan dengan database yang telah dibuat pada tahap sebelumnya
4. Testing

sistem diuji coba oleh pemakai. Apakah sistem tersebut sudah memenuhi
kebutuhan atau belum

5. Maintenance
Program yang sudah dibuat mengalami perubahan dan perawatan sesuai adengan
kebutuhan dan kebijakan dari fakultas

4. Proses Dan Desain

Proses pembuatan jadwal yang pertama adalah membuat data mata kuliah, terdiri
dari ID mata kuliah, nama mata kuliah, jumlah sks, jenis mata kuliah dan semester mata
kuliah tersebut. Setelah data mata kuliah sudah ada, barulah jadwal dapat dibuat, data
jadwal terdiri dari ID jadwal, ID mata kuliah, hari, jam, NID dosen dan ruangan. Untuk
proses pengambilan mata kuliah, mahasiswa harus membawa bukti pembayaran dan
kartu registrasi mata kuliah yang berisi daftar mata kuliah yang ingin diambil oleh
mahasiswa tersebut kepada dosen PA masing-masing, nantinya dosen yang berhak untuk
mengambil mata kuliah apa yang akan diambil oleh mahasiswa.
Proses penginputan nilai menunggu jadwal penginputan nilai,karena tidak dapat
diakses sebelum jadwal penginputan nilai dilakukan. penginputan kedua dilakukan
beberapa minggu setelah jadwal penginputan pertama untuk merevisi nilai-nilai yang
sudah diinput oleh dosen. Sedangkan untuk mencetak hasil studi, mahasiswa langsung
menghubungi dosen PA masing- masing.
Pengelolaan pengumuman dapat diakses kapan saja oleh dosen dan admin. Data
pengumuman terdiri dari judul pengumuman, tanggal pembuatan, pembuat pengumuman,
dan isi pengumuman. Pengumuman yang sudah diinput dapat dihapus dan dirubah kapan
saja. Data pengumuman yang sudah tersimpan dapat dilihat pada homepage sistem
informasi akademik .
 Gambar 2 Activity Diagram

Activity diagram diatas menunjukan aliran kerja atau akttifitas yang terjadi dan
bagaimana aktifitas tersebut berakhir di dalam sistem informasi nantinya. Dosen dan admin
memulai dari log in yang akan di autentikasi. Setelah login, bsru dosen dan admin dapat
mengakses fitur-fitur yang ada.program diakhiri dengan masing-masing user melakukan log
out.
 Gambar 3 Use Case

Use case diatas merupakan penggambaran sekelompok user yang saling

terkait dan membentuk sistem secara teratur, juga merupakan pemodelan tingkah
laku dalam sistem informasi akademik.
Dosen PA dapat meengambil mata kuliah, mencetak KHS, mencetak jadwal
yang dimiliki oleh masiswa PA dosen tersebut. Admin dapat membuat jadwal dan
membuat mata kuliah dengan melibatkan dosen mata kuliah, serta dapat membuat
data alumni. Sedangkan dosen mata kuliah dapat menginput nilai pada saat jadwal
input nilai berlangsung.
 Gambar 4 Desain Tabel

Desain Database yang akan dipakai dapat dilihat dari gambar diatas. Gambar
tersebut menunjukan tabel – tabel yang ada beserta dengan atributnya serta relasi – relasi
yang ada dalam tabel nantinya sehingga sehingga data-data lebih terkait dan meminimalisir
redudansi data yang dapat terjadi.
 Gambar 5 Data mata kuliah

Setelah login, Admin dapat menambahkan data mata kuliah, data mata kuliah terdiri
dari ID mata pelajaran, Nama mata pelajaran, jumlah SKS, semester dan kategori sebuah
mata kuliah. Data ini nantinya dapat dipakai dalam pembuatan jadwal
 Gambar 6 Data Jadwal

Jika data mata kuliah sudah ada, maka selanjutnya dapat dibuat Jadwal yang
nantinya akan diambil oleh dosen bagi mahasiswa bimbingannya. Data dari jadwal
terdiri atas ID Jadwal, dosen pengajar, ruangan, mata pelajaran, hari, jam mulai dan jam
selesai
Gg

Gambar 7 Input nilai

Untuk dosen, setelah login maka dosen dapat mengakses halaman untuk
menginput nilai mahasiswa yang ada dalam kelas belajar dosen yang sedang login. Jika
terjadi kesalahan dalam penginputan, dosen yang bersangkutan dapat mengupdate nilai
selama jadwal penginputan nilai belum ditutup oleh admin
 Gambar 8 Pengambilan mata kuliah

Halaman pengambilan mata kuliah oleh dosen dapat diakses setelah jadwal
pengambilan mata kuliah dibuka oleh admin, dosen dapat mengakses halaman ini pada
bagian list mahasiswa PA , ambil mata kuliah, dihalaman ini dosen dapat mengambil mata
kuliah bagi mahasiswa PA dosen tersebut
 Gambar 9 Kelola pengumuman
Ada beberapa fitur tambahan yang dapat diakses. Salah satunya yaitu fitur untuk
mengelola pengumuman bagi amin dan dosen yang dapat dipakai kapan saja. Dalam fitur
ini terdapat halaman untuk menambah pengumuman, yang berisi judul pengumuman,
kategori dan isi pengumuman. Pembuat pengumuman dan tanggal dibuat akan tertera
secara otmatis. Pengumuman yang sudah diinputkan dapat diakses oleh mahasiswa tanpa
perlu login kedalam sistem.

5. Kesimpulan
Kesimpulan yang dapat diambil dalam jurnal ini yaitu, penerapan sistem informasi
dalam sebuah organisasi merupakan hal yang mempengaruhi pertukaran data secara
positif, dengan demikian maka kualitas data menjadi lebih baikdaripada sebelum
menggunakan sistem informasi, sistem informasi juga dapat meningkatkan kinerja dosen
serta memangkas waktu pemrosesan data sehingga membuat pelayanan terhadap
mahasiswa menjadi lebih baik
6. Daftar Pustaka

1. Prasetyo, Eko. 2008. “pemograman web PHP dan MySql untuk sistem informasi perpustakaan”.
Graha Ilmu.

2. Pressman, Roger. 2008. “SoftwareEngginering : A Practitioner's approach”. McGraw Hill.

3. Brien, J, O. 2006 “Introduction to information system”. McGraw Hill.

4. Sutabri, T. 2003. “Sistem informasi manajemen”. ANDI Yogyakarta.

5. Djami, A, C. 2011. “Sistem Informasi Akademik Berbasis Web Dengan Menerapkan FusionChart v3
(Studi kasus SMA Negeri 2 Waingapu)”. Skripsi Teknik Informatika, Fakultas Teknologi I
nformasi, Universitas Kristen Satya Wacana, Salatiga.

6. Destikana, Edwin. 2009. “ImplementasiAplikasi Sistem Informasi Akademik Menggunakan Framework

Prado (Studi kasus Sekolah Tinggi Bahasa Asing Satya Wacana Salatiga) ”. Skripsi Sistem
Informasi Akuntansi, Fakultas Teknologi Informasi, Universitas Kristen Satya Wacana, Salatiga.