Pelaksanaan Audit Eksternal ISO 9001

Untuk mendapatkan sertifikat ISO 9001 membutuhkan perjalanan yang tidak mudah dan
adanya upaya dari organisasi dengan menjalankan beberapa langkah, salah satunya adalah audit
eksternal oleh badan sertifikasi. Setelah langkah-langkah awal dilaksanakan, organisasi siap
menghubungi badan sertifikasi untuk pelaksanaan audit. Pihak badan sertifikasi lalu akan
mengirimkan jadwal audit. Untuk audit awal ini, biasanya didahului dengan stage 1 audit, yaitu
audit dokumentasi terlebih dahulu. Badan sertifikasi akan melakukan audit kelengkapan dan
keakuratan dokumentasi. Jika audit ini sudah dapat terpenuhi dengan baik, maka akan
dilanjutkan dengan audit stage 2 yaitu audit implementasi dan keefektifan sistem manajemen
mutu yang ada.

Beberapa hal yang harus diperhatikan dalam pelaksanaan audit eksternal, sebagai berikut:

a) Mempersiapkan karyawan
Sebelum audit oleh pihak eksternal, organisasi harus memastikan bahwa semua karyawan
tahu bahwa audit akan dilakukan, dan apa tujuan audit ini. Ini akan membantu mereka
memahami bagaimana menanggapi pertanyaan auditor. Karyawan harus merespons secara
terbuka dan jujur kepada auditor. Auditor mencari bukti bahwa organisasi mematuhi
persyaratan ISO 9001, karyawan adalah orang-orang yang akan memberikan bukti itu.
Mempersiapkan mereka untuk menjawab pertanyaan auditor akan membuat audit berjalan
lebih lancar.

b) Siapkan fasilitas
Pastikan semua area fasilitas bersih dan rapi; ada potensi ketidaksesuaian bersembunyi di
kekacauan yang diberikan. Pastikan dokumen tersedia di mana setiap dokumen harus
digunakan.Periksa papan buletin, konter, lemari, laci untuk dokumen yang tidak terkontrol,
instrumen pengukuran dan pemantauan yang tidak dikalibrasi dan bagian atau persediaan
yang tidak dikenal. Sediakan salinan Manual Kualitas dan Prosedur untuk auditor.
Tentukan tempat bagi auditor ekternal untuk bekerja ketika mereka tidak keluar di
fasilitas. Mereka perlu mengerjakan dokumentasi dan pelaporan. Bisa juga dengan
menugaskan seseorang untuk menemani Auditor untuk menunjukkan kepada mereka di mana
area dan departemen yang berbeda. Latih orang ini untuk membiarkan karyawan menjawab
 pertanyaan auditor, bukan menjawab pertanyaan itu sendiri kecuali jika pertanyaan itu
ditujukan kepada mereka.

Syarat Pelaksanaan Eksternal Audit ISO 9001

Adanya kriteria/reference terkait dengan pekerjaan/aktivitas yang dilakukan oleh perusahaan,

kriteria tersebut diantaranya adalah ISO 9001 standard, Prosedur kerja, Instruksi Kerja,
Kebijakan Perusahaan, Form, Surat Edaran, dll yang mengatur aktivitas didalam perusahaan.

1) Adanya Bagian atau Departemen yang akan diaudit dan Tim Audit yang akan menghadapi
Auditor.
2) Adanya Tim Audit Eksternal yang sudah memahami Eksternal Audit ISO 9001
3) Adanya jadwal/ Pengaturan Eksternal Audit yang akan dijalankan.

Manfaat Pelaksanaan Audit Eksternal ISO 9001

Audit Eksternal ini merupakan proses evaluasi untuk memastikan kesesuaian Sistem
Manajemen Mutu dalam menerapkan sistem layanan ISO 9001:2015. Dengan demikian,
pelaksanaan audit mutu eksternal memiliki manfaat, sebagai berikut:

1) Dapat memastikan implementasi sistem manajemen sesuai dengan sasaran/tujuan.

2) Dapat mengidentifikasi peluang perbaikan sistem manajemen mutu
3) Dapat mengevaluasi efektivitas penerapan sistem manajemen mutu
4) Dapat memastikan sistem manajemen memenuhi standar yang sudah ditetapkan

Sumber:

Worldwide Quality Assurance. 2019. Langkah-Langkah Persiapan ISO 9001:2015. https://wqa-

apac.com/langkah-langkah-persiapan-iso-90012015/. Diakses pada 11 April 2021.

Lembaga Penjaminan Mutu. 2018. https://dpm.budiluhur.ac.id/2019/08/pelaksanaan-audit-mutu-

ekternal-oleh-pt-urs-service-indonesiatahun-2019-di-universitas-budi-luhur/. Diakses
pada 11 April 2021.