RINGAKASAN MATERI TEORI KEJURUAN

A. PENGERTIAN ARSIP
1. Bahasa yunani = archium berarti peti untuk menympan sesuatu
2. Bahasa latin = felum/bundel berarti tali atau benang
3. Bahasa inggris = archive berarti kumpulan informasi/warkat
4. Bahasa belanda = archif berarti warkat
5. Bahasa jerman = achivalen berarti warkat
Menurut para ahli
1. The liang gie, arsip adalah warkat yang disimpan secara teratur dan terencana
karena mempunyai suatu kegunaan, dalam rangka pelaksaanaan kehidupan
bangsa.
2. Leonard montague harro, arsip adalah sekumpulan informasi yang telah ditata
secara sistematis yang terdiri atas infor tertulis terketik tercetak atau telah
terekam oleh mesin. Tempat untuk menata dan menyimpan informasi.
Sekumpulan informasi yang menyimpan subjek yang sama.
3. Sir Hilary jenkinson mengartikan arsip sebagai dokumen yang disusun atau
digunakan selama transaksi administrasi dan eksekutif yang membentuk
sebagian dan dipelihara ditempat pemeliharaan guna informasi mereka oleh
orang orang yang bertanggung jawab atas transksi itu.
Warkat/surat dapat disebut arsip jika memenuhi syarat yaitu mempunyai arti,
mempunyai kegunaan, disimpan dengan teratur.
Kearsipan adalah suatu proses kegiatan yang dimulai dari penerimaan,
pengumpulan, peraturan, pemeliharaan dan penyimpanan warkat menurut
sistem tertentu sehingga dapat ditemukan dengan cepat dan mudah.
Tujuan penyelenggaraan kearsipan:
1. Arsip terlihat lebih baik teratur dan aman
2. Arsip mudah ditemukan kembali
3. Menghindari pemborosan waktu
4. Menghemat tempat penyimpanan
5. Menjaga kerahasian arsip
6. Manjaga kelestarian arsip
7. Menyalamatkan arsip yang berisi informasi pertanggung jawaban
B. JENIS DAN NILAI GUNA ARSIP
1. Berdasarkan bentuk fisik
a. Berbentuk lembaran, contoh surat, kuitansi, faktur, dan foto
b. Tidak berbentuk lembaran, contoh disket, flash disk, mikro film dan rekaman
pada pita kaset.
2. Berdasarkan masalah
a. Financial record = catatan mengenai keuangan, contoh: giro, kuitansi, cek,
kartu kredit.
 b. Inventory record = yang berhubungan dangan masalah barang inventaris,
contoh: catatan tentang jumlah barang, merek, ukuran dan harga
c. Personal record = berhubungan dengan masalah kepegawaian, contoh: surat
lamaran kerja, CV, absensi pegaai, dan surat keputusan.
d. Sales record = masalah penjualan, contoh: data penjualan dan daftar nama
agen/distributor.
e. Production record = berhubungan dengn masalah produksi, contoh: arsip
tentang bahan baku, jenis alat/mesin yang digunakan dan jenis atau kualitas
barang.
3. Berdasarkan kepemilikan