TUGAS AKHIR

PERAN SEKRETARIS DALAM MEMPERLANCAR TUGAS

PIMPINAN PADA PERUM BULOG DIVRE SUMUT

OLEH:

Madina Meuthia Sari

142103019

PROGRAM STUDI DIPLOMA III KESEKRETARIATAN

FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
MEDAN
2017

Universitas Sumatera Utara

 LEMBAR PERSETUJUAN TUGAS AKHIR

NAMA : MADINA MEUTHIA SARI

NIM 142103019
PROGRAM STUDI : DIPLOMA III KESEKRETARIATAN
JUDUL: PERAN SEKRETARIS DALAM
MEMPERLANCAR TUGAPIMPINAN
PADA PERUM BULOG DIVRE SUMUT

Tanggal : Juli 2017 KETUA PROGRAM

STUDI DIPLOMAIII KESEKRETARIATAN

(Marhayanie SE,MSi)
NIP : 19580427 198503 2 002

Tanggal : Juli 2017 DEKAN

FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS

(Prof.Dr.Ramli, SE,MS)
NIP.19580602 198803 1001
 PENANGGUNG JAWAB TUGAS AKHIR

NAMA : MADINA MEUTHIA SARI

NIM 142103019
PROGRAM STUDI : DIPLOMA III KESEKRETARIATAN
JUDUL : PERAN SEKRETARIS DALAM
MEMPERLANCAR TUGAS PIMPINAN
PADA PERUM BULOG DIVRE SUMUT

Medan, Juli 2017

Menyetujui
Pembimbing

Dr. Beby Karina FawzeeaSembiring, SE, MM

NIP : 19741012 200003 2 003
 KATA PENGANTAR

Puji dan syukur kehadirat Allah SWT atas berkat rahmat dan karunia-

Nya yang telah memberikan pengetahuan,pengalaman,kekuatan dan

kesempatan kepada penulis sehingga dapat menyelesaikan Tugas Akhir ini

yang berjudul "Peran Sekretaris Dalam Memperlancar Tugas Pimpinan Pada

Kantor Perum BULOG Divre Sumut". Tugas Akhir ini merupakan syarat

wajib bagi setiap mahasiswa agar dapat menyelesaikan Program Studi

Diploma III Kesekretariatan, Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas

Sumatera Utara.

Penulis menyadari bahwa Tugas Akhir ini masih jauh dari kata sempurna

baik dari segi isi pembahasan maupun dari segi penyajiannya. Oleh karena itu

penulis mengharapkan kritik dan saran yang bersifat membangun, untuk

kesempurnaan Tugas Akhir ini.

Selama dalam tahap pertama hingga selesainya Tugas Akhir ini, penulis

telah banyak menerima bantuan moril maupun materil dari bebagai pihak,

baik itu langsung maupun tidak langsung. Maka dalam kesempatan ini,

dengan segala kerendahan hati serta rasa hormat penulis mengucapkan terima

kasih yang sebesar-besarnya kepada :

1. Bapak Prof. Dr. Runtung Sitepu, SH, M.Hum, selaku Rektor

UniversitasSumatera Utara.

2. Bapak Prof. Dr. Ramli SE, MS, selaku Dekan Fakultas Ekonomi Dan

Bisnis Universitas Sumatera Utara.

3. Ibu Marhayanie, SE, MSi, selaku Ketua Program Studi Diploma III

Kesekretariatan Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera

Utara

4. Ibu Inneke Qamariah SE, MSi, selaku Sekretaris Program Studi

Diploma III Kesekretariatan Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas

Sumatera Utara.

5. Ibu Dr. Beby Karina Fawzeea Sembiring ,SE,MM selaku Dosen

Pembimbing yang selalu memberikan saran-saran serta petunjuk dan

bimbingn kepada penulis

6. Seluruh Dosen Pengajar dan Pegawai di Fakultas Ekonomi dan Bisnis

Universitas Sumatera Utara.

7. Bapak Imran .R Abdullah selaku Kepala Perum BULOG Divre Sumut,

Bapak Rudy Adlyn selaku Kasi Sekretariat, Umum & Humas dan

Bapak Wahyu selaku Kepala Bidang Minku serta Seluruh Staff dan

Pegawai Pada Perum BULOG Divre Sumut yang telah memberikan

bantuan berupa informasi dan dukungan moril selama penulis

mengikuti praktek kerja lapangan.

8. Teristimewa kepada kedua orang tua penulis, yaitu Ayahanda tercinta

Muda Hatta Yusuf dan Ibunda tercinta Titik Aurini yang telah

memberikan segalanya kepada penulis, dari kasih sayang, perhatian,

pengorbanan serta dorongan semangat sehingga penulis dapat

menyelesaikan pendidikan pada Fakultas Ekonomi dan Bisnis

 Universitas Sumatera Utara dan doa yang tiada hentinya kepada penulis

dengan tulus dan ikhlas.

9. Buat abang penulis Arif Munandar Hatta dan Wahyu Iskandar Hatta

serta kerabat dekat lainnya tersayang yang selalu memberikan

dukungan.

10. Sahabat-sahabat tersayang penulis Mina Chairina Lubis, Ade fitri

Yasha yang sudah memberikan semangat, kerjasama, doa, dan

dukungan sepenuhnya selama ini.

11. Kawan-kawan seperjuangan penulis Tengku Aena Putri, Ayu Putri

Pertiwi, Dewi MS Tarigan, Dilla Lutfia Destari, Grup Dosen

pembimbing Ibu Beby dan Seluruh Mahasiwa/i D III Kesekeretariatan

Grup A yang sudah memberikan dorongan yang penuh kepada penulis.

Atas bantuan dan dorongan tersebut, penulis hanya bisa berdoa semoga

amal baik yang telah diberikan kiranya dibalas oleh Allah SWT, dan penulis

berharap semoga Tugas Akhir ini bermanfaat bagi semua pihak.

Medan, Juli 2017

Penulis

Madina Meuthia Sari

 DAFTAR ISI
Halaman
KATA PENGANTAR....................................................................................i
DAFTAR ISI...................................................................................................iv
DAFTAR TABEL...........................................................................................v
DAFTAR GAMBAR......................................................................................vi

BAB I PENDAHULUAN...............................................................................1
A. Latar Belakang.................................................................................1
B. Perumusan Masalah..........................................................................4
C. Tujuan dan Manfaat Penelitian `......................................................4
D. Jadwal Kegiatan...............................................................................5
E. Sistematika Penulisan.......................................................................7

BAB II PROFIL PERUSAHAAN/INSTANSI.............................................8

A. Sejarah Singkat Perusahaan.............................................................8
B. Struktur Organisasi...........................................................................13
C. Job Description.................................................................................16
D. Kegiatan Usaha Terkini....................................................................31
E. Rencana kegiatan..............................................................................31

BAB III PEMBAHASAN...............................................................................32

A. Pengertian Sekretaris........................................................................32
B. Jenis-jenis Sekretaris........................................................................34
C. Tugas Sekretaris...............................................................................37
D. Pengertian Sekretariat......................................................................43
E. Persyaratan Sekretaris......................................................................47
F. Peran Sekretaris................................................................................51

BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN........................................................59

A. Kesimpulan......................................................................................59
B. Saran.................................................................................................60

DAFTAR PUSTAKA......................................................................................62
 DAFTAR TABEL
No.Judul Halaman
Tabel 1.1 Jadwal Penelitian dan Penyusunan Tugas Akhir..........................6
 DAFTAR GAMBAR

No. Judul Halaman

Gambar 2.1 Logo Perum BULOG................................................................11

Gambar 2.2 Struktur Organisasi Divisi Regional Sumatera Utara..................15

 BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

Salah satu divisi atau posisi yang selalu terdapat dalam organisasi yang

berkaitan dengan administrasi adalah sekretaris dan kesekretariatan. Seiring

dengan perkembangan zaman, peran seorang sekretaris tidak lagi hanya

sebagai pelaksana administrasi, namun semakin berkembang dan memiliki

posisi yang sangat penting dalam menunjang keberhasilan seorang pimpinan

dalam tugas administrasi maupun manajerial. Di kantor, sekretaris merupakan

pusat informasi bagi suatu departemen yang dilayaninya dan diharapkan tahu

segala sesuatu yang berada di bawah wewenangnya.

Menurut Braum dan Ramon (Dalam Saiman, 2002 : 24) mengatakan

bahwa pengertian sekretaris adalah seorang pembantu dari seorang kepala atau

pimpinan yang menerima pendiktean, menyiapkan surat-menyurat, menerima

tamu, memeriksa atau mengingatkan kepala atau pimpinannya mengenai

kewajibannya yang resmi atau perjanjiannya dan melakukan banyak kewajiban

lainnya yang berhubungan guna meningkatkan efektivitas dari kepala atau

pimpinannya mengenai kewajiban lainnya yang berhubungan guna

meningkatkan efektivitas dari kepala atau piminan.

Menurut Atmosudirja (Dalam Wursanto, 2004 : 2) yang menyatakan

bahwa seorang sekretaris organisasi atau business secretary bertugas dan

memiliki kedudukan sebagai pimpinan pelaksana atas keputusan-keputusan

Dewan Direksi atau Dewan Pimpinan Organisasi, yang dalam hal ini disebut

executive secretary. Ia tidak saja melayani pimpinan organisasi melainkan juga

ikut mengatur hal-hal yang menyangkut organisasi dan manajemen.

Seorang sekretaris di sebuah peusahaan harus selalu siap sedia dalam

membantu meringankan beban pimpinan dalam hal memecahkan persoalan dan

mengambil keputusan tingkat awal bagi kepentingan pimpinan. Sekretaris juga

diharapkan bisa mengatasi kesibukan dalam hal menyederhanakan cara

penyelesaian pekerjaan serta mempercepat proses penyesuaian pekerjaan

sehingga dapat mencapai hasil yang diharapkan.

Menurut (Wursanto 2004 : 2) sekretaris pimpinan adalah seorang

sekretaris dengan status kepegawaian, tetapi tidak berkedudukan sebagai

manajer dan hanya berperan sebagai pembantu pimpinan untuk memperingan,

memperlancar, dan mempermudah tugas pekerjaan pimpinan, dengan tugas

yang berhubungan dengan telephoning, korespondensi, filling, pendiktean,

pembuatan perjanjian dengan tamu untuk kepentingan pimpinan, membuat

undangan, menyiapkan rapat pimpinan, membuat agenda kegiatan pimpinan,

dan pekerjaan ketatausahaan lainnya atas perintah pimpinan.

Perusahaan Umum (Perum) BULOG Divre Sumut memiliki sekretaris

pimpinan yang memiliki peran dalam membantu memperlancar tugas

pimpinan. Sekretaris pimpinan juga berfungsi sebagai penghubung antara

pimpinan dan pegawai lain maupun pihak-pihak luar yang berkepentingan

dengan pimpinan dan juga sebaliknya. Selain itu sekretaris juga berfungsi
membantu pimpinan dalam mengerjakan tugas-tugasnya, apabila pimpinan

memerlukan data-data dari divisi lain maka sekretarislah yang bertugas untuk

mengambil data yang dipelukan oleh pimpinan.

Di Perusahaan Umum (Perum) BULOG Divre Sumut, sekretaris juga

dituntut untuk memiliki teknik dan kemampuan mengingat pekerjaan rutinnya

untuk mengatur ruang kantor pimpinan, mengatur jadwal pimpinan,

menerima surat masuk dan keluar, mendistribusikan surat, mengarsipkan,

memfaximile dan menerima telepon masuk atau keluar.

Sekretaris harus mampu menangani pekerjaan yang dilimpahkan

kepadanya secara baik serta bertanggung jawab terhadap pekerjaan itu.

Sekretaris sebagai elemen dari sebuah perusahaan, bahkan sebagai tangan

kanan pimpinan, sebagai orang yang dipercaya untuk menjaga rahasia dan

membantu menyelesaikan tugas pimpinan. Untuk itu sekretaris harus

memiliki keterampilan atau keahlian kerja, mempunyai kepribadian yang

menarik dan menguasai pengetahuan yang berkaitan dengan tugas dan

perannya sebagai seorang sekretaris.

Menurut Poewadarminta (Dalam Saiman, 2002 : 37) mengatakan peran

ialah sesuatu yang menjadi bagian atau yang memegang pimpinan utama,

yaitu sesuatu yang dapat menetukan terjadinya suatu peristiwa atau kegiatan

selanjutnya. Sehingga peranan sekretaris dinilai sangat penting dalam

kegiatan yang harus dilakukan selanjutnya oleh pimpinan. Peranan sekretaris

tentunya juga tidak terlepas dari fungsi-fungsi yang harus dilakukan oleh

seorang sekretaris. Peranan sekretaris ini juga tentunya berbeda antara sesuai
 dengan jabatan sekretaris pada masing-masing organisasi, lembaga ataupun

kantor. Untuk menjamin kelancaran tugas pimpinan maka diperlukan tenaga

seorang sekretaris yaitu sekretaris yang terdidik, terampil, mampu memahami

serta mengertahui dengan tepat tugas pokok organisasi dan pimpinannya.

Dengan latar belakang pemikiran yang demikian ditambah dengan

keinginan penulis untuk mendalami pengetahuan mengenai dunia

kesekretariatan serta ingin mengetahui lebih lanjut tugas dan pekerjaan

sekretaris dalam memperlancar tugas pimpinan. Untuk itu penulis mengambil

judul “Peran Sekretaris Dalam Memperlancar Tugas Pimpinan Pada Perum

BULOG Divre Sumut”.

B. Perumusan Masalah

Berdaarkan latar belakang tersebut, maka masalah pokok yang akan

dibahas adalah “Bagaimana Peran Sekretaris Dalam Memperlancar Tugas

Pimpinan Pada Perum BULOG Divre Sumut?”.

C. Tujuan Penelitian dan Manfaat Penelitian

Tujuan yang ingin dicapai dalam penelitian ini adalah untuk mengetahui

Peran Sekretaris Dalam Memperlancar Tugas Pimpinan Pada Perum BULOG

Divre Sumut.

Adapun manfaat dari penelitian ini adalah :

1. Bagi Penulis
 Menambah wawasan dan pengetahuan baru bagi penulis mengenai peran

sekretaris dalam memperlancar tugas pimpinan.

2. Bagi Perusahaan

Sebagai masukan untuk perbaikan tentang peran sekretaris pada

perusahaan.

3. Bagi Pembaca

Sebagai bahan referensi untuk penelitian selanjutnya serta untuk

memperdalam pengetahuan dan pemahaman tentang peran sekretaris.

D. Jadwal Penelitian

1. Jadwal Penelitian

Dalam penulisan Tugas Akhir ini, penulis membuat jadwal penelitian

agar waktu bisa diatur dengan baik sehingga penulisannya bisa

diselesaikan tepat waktu. Kegiatan dimulai dengan pengajuan judul,

kegiatan survey, dan pelaksanaan bimbingan untuk pengolahan data

serta pelaporan bimbingan untuk penulisaan Tugas Akhir. Untuk lebih

jelasnya jadwal penelitian ini dapat dilihat pada Tabel 1.1

 Tabel 1.1

Jadwal Penelitian dan Penyusunan Tugas Akhir

No. Keterangan Maret April Mei Juni Juli

1. Persiapan

Pengumpulan
2.
data

Penulisan
3.
laporan

Sumber Penulis (2017)

Pada kegiatan pengumpulan data, penulis melakukan pengumpulan data

mulai pada tanggal 06 Maret sampai dengan 05 Mei 2017 di Kantor Perum

BULOG Divre Sumut yang beralamat di Jalan Gatot Subroto No. 180 Medan.

2. Sumber Data

a. Data Primer

Data dan informasi yang diperoleh langsung dari instansi yang

menjadi objek penelitian, yaitu kantor Perum BULOG Divre Sumut.

b. Data Sekunder
 Data dan informasi yang diperoleh dengan cara membaca buku-buku,

media lain, atau sumber-sumber informasi lain yang ada hubungannya

dengan pokok pembahasan.

E. Sistematika Penulisan

Tugas Akhir ini dibagi atas empat bab dan setiap babnya mempunyai sub-

sub bab yang dilengkapi dengan uraiannya masing-masing. Adapun uraiannya

adalah sebagai berikut :

BAB I : PENDAHULUAN

Pada bab ini dibahas mengenai latar belakang, perumusan masalah,

tujuan dan manfaat penelitian, jadwal penelitian dan sistematika

penulisan.

BAB II : PROFIL INSTANSI

Pada bab ini dibahas mengenai sejarah singkat perusahaan, struktur

organisasi, job description, kegiatan usaha terkini dan rencana kegiatan.

BAB III : PEMBAHASAN

Pada bab ini dibahas mengenai pengertian sekretaris, jenis-jenis

sekretaris, tugas sekretaris, pengertian sekretariat, persyaratan sekretaris

dan peran sekretaris.

BAB IV : KESIMPULAN DAN SARAN

Pada bab ini dibahas mengenai kesimpulan dan saran tentang Peran

Sekretaris Dalam Memperlancar Tugas Pimpinan Pada Perum BULOG

Divre Sumut.
 BAB II

PROFIL PERUSAHAAN/INSTANSI

A. Sejarah Singkat Perusahaan

BULOG adalah perusahaan umum milik Negara yang bergerak di

bidang logistik pangan. Ruang lingkup bisnis perusahaan meliputi usaha

logistik /pergudangan, survei dan pemberantasan hama, penyediaan karung

plastik, usaha angkutan, perdagangan komoditi pangan dan usaha eceran.

Sebagai perusahan yang tetap mengemban tugas publik dari pemerintah,

BULOG tetap melakukan kegitan menjaga harga dasar pembelian untuk

gabah, stabilitas harga khususnya harga pokok, menyalurkan beras untuk

orang miskin (Raskin) dan pengelolaan stok pangan.

Perjalanan Perum BULOG dimulai pada saat dibentuknya BULOG

pada tanggal 10 Mei 1967 berdasarkan Keputusan Presidium Kabinet

No.114/U/Kep/5/1967, dengan tujuan pokok untuk mengamankan penyediaan

pangan dalam rangka menegakkan eksistensi pemerintahan baru. Selanjutnya

direvisi melalui Keppres No. 39 Tahun 1969 tanggal 21 Januari 1969 dengan

tugas pokok melakukan stabilisasi harga beras, dan kemudian direvisi

kembali melalui Keppres No. 39 Tahun 1987, yang dimaksudkan untuk

menyongsong tugas BULOG dalam rangka mendukung pembangunan

komoditas pangan yang multi komoditas. Perubahan berikutnya dilakukan

melalui Keppres No. 103 Tahun 1993 yang memperluas tanggung jawab

BULOG mencakup koordinasi pembangunan pangan dan meningkatkan mutu

gizi pangan, yaitu ketika Kepala BULOG dirangkap oleh Menteri Negara

Urusan Pangan.

Pada Tahun 1995, keluar Keppres No. 50, untuk menyempurnakan

struktur organisasi BULOG yang pada dasarnya bertujuan untuk lebih

mempertajam tugas pokok, fungsi serta peran BULOG. Oleh karena itu,

tanggung jawab BULOG lebih difokuskan pada peningkatan stabilisasi dan

pengelolaan persediaan bahan pokok dan pangan. Tugas pokok BULOG

sesuai Keppres tersebut adalah mengendalikan harga dan mengelola

persediaan beras, gula, gandum, terigu, kedelai, pakan dan bahan pangan

lainnya, baik secara langsung maupun tidak langsung.

Dalam rangka menjaga kestabilan harga bahan pangan bagi produsen

dan konsumen serta memenuhi kebutuhan pangan berdasarkan kebijaksanaan

umum Pemerintah. Namun tugas tersebut berubah dengan keluarnya Keppres

No. 45 Tahun 1997, dimana komoditas yang dikelola BULOG dikurangi dan

tinggal beras dan gula. Kemudian melalui Keppres No. 19 Tahun 1998

tanggal 21 Januari 1998, Pemerintah mengembalikan tugas BULOG seperti

Keppres No. 39 Tahun 1968. Selanjutnya melalu Keppres No. 19 Tahun

1998, ruang lingkup komoditas yang ditangani BULOG kembali dipersempit

seiring dengan kesepakatan yang diambil oleh pemerintah dengan pihak IMF

yang tertuang dalam Letter of Intent (LoI).

Dalam Keppres tersebut, tugas pokok BULOG dibatasi hanya untuk

menangani komoditas beras. Sedangkan komoditas lain yang dikelola selama

ini dilepaskan ke mekanisme pasar. Arah pemerintah mendorong BULOG

menuju suatu bentuk badan usaha mulai terlihat dengan terbitnya Keppres

No. 29 Tahun2000, dimana didalamnya tersirat BULOG sebagai organisasi

transisi (Tahun 2003) menuju organisasi yang bergerak di bidang jasa logistik

di samping masih menangani tugas tradisionalnya. Pada Keppres No. 29

Tahun 2000 tersebut, tugaspokok BULOG adalah melaksanakan tugas

pemerintah di bidang manajemen logistik melalui pengelolaan persediaan,

distribusi dan pengendalian harga beras (mempertahankan Harga Pembelian

Pemerintah – HPP), serta usaha jasa logistik sesuai dengan peraturan

perundang-undangan yang berlaku.

Arah perubahan tesebut semakin kuat dengan keluarnya Keppres No.

166 Tahun 2000, yang selanjutnya diubah menjadi Keppres No. 103/2000.

Kemudian diubah lagi dengan Keppres No. 03 Tahun 2002 tanggal 7 Januari

2002 dimana tugas pokok BULOG masih sama dengan ketentuan dalam

Keppers No. 29 Tahun 2000, tetapi dengan perubahan yang berbeda dan

memberi waktu masa transisi sampai dengan Tahun 2003. Akhirnya dengan

dikeluarkannya Peraturan Pemerintah RI No. 7 Tahun 2003 BULOG resmi

beralih status menjadi Perusahaan Umum (Perum) BULOG.

1. Arti Logo Perum BULOG Divre Sumut

Gambar 2.1 Logo Perum BULOG

Sumber: Perum Bulog Divre Sumut (2017)

Matahari dengan gradasi warna kuning ke merah menggambarkan Perum

BULOG Divre Sumut sebagai perusahaan yang menjadi sumber dari seluruh

rangkaian kehidupan bangsa Indonesia yang beraneka ragam termasuk suku

dan kultur didalamnya. Matahari juga mencerminkan adanya semangat

perubahan dalam diri Perum BULOG, untuk menjadi perusahaan yang lebih

profesional, transparan dan sehat.

Huruf/tipografi BULOG berwarna biru menjadi refleksi konkrit akan

besarnya peranan Perum BULOG dalam usaha mewujudkan kesejahteraan

bangsa Indonesia. Sedangkan bentuk huruf/tipografi yang kokoh

menggambarkan bentuk fisik Perum BULOG sebagai sebuah perusahaan

yang solid dalam mengelola berbagai misinya.Logo dapat disertai atau tidak

disertai tagline atau slogan berupa kalimat "Bersama Mewujudkan

Kedaulatan Pangan".
2. Visi dan Misi Perum BULOG

Visi Perum BUOG

Menjadi Perusahaan pangan yang unggul dan terpercaya dalam mendukung

terwujudnya kedaulatan pangan.

Misi Perum BULOG

1. Menjalankan usaha logistik pangan pokok dengan mengutamakan

layanan kepada masyarakat.

2. Melaksanakan praktik manajemen unggul dengan dukungan sumber

daya manusia yang profesional, teknologi yang terdepan dan sistem

yang terintegarasi.

3. Menerapkan prinsip tata kelola perusahaan yang baik serta senantiasa

melakukan perbaikan yang berkelanjutan.

4. Menjamin ketersediaan, keterjangkauan, dan stabilitas komoditas

pangan pokok.

Nilai-nilai Dasar Perum BULOG

1. Integritas

Konsisten antara ucapan dan perilaku sesuai dengan norma dan

prinsip-prinsip tata kelola perusahaan yang baik.

2. Profesional

Bekerja cerdas berdasarkan kompetensi terbaik dan penuh tanggung

jawab.
 3. Dinamis

Selalu bersemangat untuk tumbuh dan berkembang menjadi yang

terbaik.

4. Peduli

Memperhatikan dan memenuhi kebutuhan serta memberi solusi terbaik

kepada pemangku kepentingan.

5. Totalitas

Mendayagunakan seluruh potensi dan sumber daya yang ada serta

bersinergi untuk mencapai tujuan Perusahaan.

B. Struktur Organisasi

Struktur Organisasi adalah suatu susunan dan hubungan antara tiap

bagianserta posisi yang ada pada suatu organisasi atau perusahaan dalam

menjalankan kegiatan operasional untuk mencapai tujuan yang di harapkan dan

di inginkan.Struktur Organisasi menggambarkan dengan jelas pemisahan

kegiatan pekerjaan antara yang satu dengan yang lain dan bagaimana hubungan

aktivitas dan fungsi. Peraturan Direksi Perusahaan umum (Perum) BULOG

tentang Organisasi dan tata kerja Perusahaan umum BULOG Divisi Regional.
Di dalam Organisasi Bulog dibagi menjadi beberapa tipe, yaitu :

1. Bulog Tipe A

Merupakan kantor pusat Perum Bulog (BUMN) yang berlokasi di

Jakarta.

2. Bulog Tipe B

Merupakan Divisi Regional (Provinsi) yang berada di Sumatera Utara.

3. Bulog Tipe C

Merupakan Sub Divisi Regional yang berada di Kabupaten.

Gambar 2.2 Struktur Organisasi Divisi Regional Sumatera Utara

Sumber: Perum Bulog Divre Sumut (2017).

 Perum Bulog Divre Sumut merupakan Bulog Tipe B, dimana Subdivisi

Regionalnya terdiri dari 4 wilayah, yaitu :

1. Subdivre Wilayah I Medan, yang terdiri dari: Gudang Bulog Baru Pulo Brayan

Darat I, Gudang Bulog Baru Pulo Brayan Darat II, Gudang Bulog Baru Mabar,

Gudang Bulog Baru Labuhan Deli, Gudang Bulog Baru Sumbul yang memiliki

Kansilog (Kantor Seksi Logistik) di Kabanjahe, Gudang Bulog Baru Paya

Pasir.

2. Subdivre Wilayah II Pematang Siantar, terdiri dari: Gudang Bulog Baru Naga

Pita, Gudang Bulog Baru Lumban Pea.

3. Subdivre Wilayah III, terdiri dari : Gudang Bulog Baru Kisaran Naga,

Gudang Bulog Baru Bakaran Batu (Rantau Parapat), Gudang Semi Permanen

Aek Tapa.

4. Subdivre Wilayah IV Padang Sidempuan, terdiri dari:Gudang Bulog Baru

Sitatading, Gudang Bulog Baru Palopat, Gudang Daerah Terpencil Huta

Lombang, Gudang Bulog Baru Sarudik yang memiliki Kansilog di Sibolga,

Gudang Bulog Baru Saombo yang memiliki Kansilog di Gunung Sitoli.

C. Job Description

Divisi Regional yang selanjutnya dalam Peraturan ini disebut Divre,

merupakan unit organisasi yang berada di daerah dan bertanggung jawab

langsung kepada Direktur Utama.Divre dipimpin oleh seorang Kepala, yang

selanjutnya dalam Peraturan ini disebut Kadivre.Kadivre mempunyai tugas

pokok melaksanakan kebijakan perusahaan dan menyelenggarakan kegiatan

 pengadaan, operasional dan pelayanan publik, komersial, pengelolaan

administrasi dan keuangan di wilayah kerjanya. Khusus untuk pengelolaan

administrasi dan keuangan termasuk SDM, hukum, umum, sekretariat,

humas, teknologi informasi, keuangan, akutansi serta manajemen risiko dan

kepatuhan, Kadivre melaksanakan koordinasi dengan Wakadivre.

Dalam menyelenggarakan tugas pokok sebagaimana dimaksud dalam

(Pasal 2), Kadivre mempunyai fungsi merencanakan, mengoordinasikan,

mengendalikan, dan mengevaluasi pelaksanaan: pengadaan gabah/beras dan

pangan pokok lain, operasional dan tugas pelayanan publik, usaha bisnis

komersial, pengelolaan keuangan, pengelolaan SDM dan umum, pembinaan

Subdivre, Gudang, Pusat Distribusi dan Unit Pengelolahan.

Berikut Susunan Organisasi Divisi Regional Sumatera Utara yang

Merupakan Divre Tipe B :

1) Kepala

2) Bidang Pengadaan

Kepala Bidang Pengadaan mempunyai tugas pokok melaksanakan

kegiatan analisis harga dan pasar,pengadaan gabah, beras dan pangan pokok

lain. Dalam melaksanakan tugas pokok sebagaimana dimaksud dalam (Pasal

25), Kepala Bidang Pengadaan mempunyai fungsi merencanakan,

mengoordinasikan, mengendalikan dan mengevaluasi pelaksanaan.Bidang

Pengadaan Terdiri dari :

a. Seksi Analisis Harga dan Pasar

Kepala Seksi Analisis Harga dan Pasarmempunyai tugas pokok

melakukan pengamatan dan pengumpulan data harga, kondisi dan struktur

pasar, tata niaga komoditas gabah, beras, dan pangan pokok lain serta

melakukan market Inteligence; penyiapan data meliputi perkiraan permintaan

komoditas yang dibutuhkan pasar, pasokan komoditas, perencanaan jaringan

dan penyaluran/penjualan; penyediaan data statistik; rangkuman penyusunan

rencana kerja Divre untuk mendukung kegiataan operasional dan komersial;

serta memantau, mengevaluasi dan melaporkan kegiatan analisis harga dan

pasar.

b. Seksi Pengadaan Beras

Kepala seksi PengadaanBeras mempunyai tugas pokok melakukan

penyiapan seleksi dan evaluasi mitra kerja pengadaan gabah/beras, penyiapan

program pengadaan gabah dan beras PSO dan Komersial serta perangkat

pemeriksa kualitas di laboratorium pemeriksaan kualitas; penghitungan

kebutuhan yang meliputi bahan pendukung (karung pembungkus, benang

kuralon, dan lain-lain), L/C pengadaan, biaya eksploitasi, penyiapan

administrasi pengadaan seperti kontrak jual beli, dan dokumen lainnya; serta

memantau, mengevaluasi, dan melaporkan kegiatan pengadaan gabah dan

beras PSO dan Komersial hasil produksi dalam negeri.

c. Seksi Pengadaan Pangan Pokok Lain

Kepala Seksi Pengadaan Pangan Pokok lain mempunyai tugas pokok

melakukan penyiapan seleksi dan evaluasi mitra kerja pengadaan pangan

pokok lain, penyiapan program pengadaan pangan pokok lain meliputi

serealia (jagung dan kedelai), hasil industri (gula, minyak goreng, dan tepung

terigu), dan hortikultura dan pangan lain (bawang, cabai, daging sapi, daging

ayam, telur ayam dan lainnya); penghitungan kebutuhan yang meliputi bahan

pendukung (karung pembungkus, benang kuralon dan lain-lain), L/C

pengadaan, biaya eksploitasi; penyiapan administrasi pengadaan seperti

kontrak jual beli, dan dokumen lainnya; serta memantau, mengevaluasi, dan

melaporkan kegiatan pengadaan pangan pokok lain.

3) Bidang Operasional dan Pelayanan Publik

Kepala Bidang Operasional dan Pelayanan Publik mempunyai tugas

pokok melaksanakan kegiatanpengelolaan pergudangan,persediaan dan

penyediaan angkutan, perawatan kualitas dan pengendalianmutu, serta

penyaluran beras, pangan pokok lain, dan CPP untuk pelayanan publik.

Dalam melaksanakn tugas pokok sebagaimana dimaksud dalam (Pasal

29), Kepala Bidang Operasional dan Pelayanan Publik memmpunyai fungsi

merencanakan, mengoordinasikan, mengendalikan dan mengevaluasi

pelaksanaan: Pergudangan, persediaan, dan angkutan, Perawatandan

pengendaliaan mutu, Penyaluran. Bidang Operasional dan Pelayanan Publik

terdiri dari :
a. Seksi Pergudangan, Persediaan, dan Angkutan

Kepala seksi Pergudangan, Persediaan, dan Angkutan mempunyai tugas

pokok melakukan pengelolaan pergudangan meliputi kebutuhan kapasitas

penyimpanan dan sarana gudang, biaya sewa gudang, biaya operasional dan

biaya rawat ringan gudang (RwR); penerapan ISO dan keselamatan dan

kesehatan kerja; administrasi persediaan meliputi jumlah, posisi dan mutasi

persediaan gabah, beras, dan pangan pokok lainnya; penyiapan pelaksanaan

operasional dan administrasi angkutan movenas, movereg, dan movelok dan

angkutan pangan pokok lain untuk mendukung kegiatan pelayanan publik dan

komersial; serta memantau, mengevaluasi, dan melaporkan kegiatan

pengelolaan pergudangan, persediaan, dan angkutan.

b. SeksiPerawatan dan Pengendalian Mutu

Kepala SeksiPerawatan dan Pengendallian mutu mempunyai tugas

pokok melakukan operasional,administrasi, perawatan dan pengendalian

mutu termasuk reproses; penyiapan sarana dan prasarana perawatan kualitas;

penghitungan dan pengajuan biaya perawatan kualitas; standarisasi mutu

gabah, beras, dan pangan pokok lainnya termasuk sarana penunjangnya;

pengendalian dokumen dan manajemen standarisasi mutu, sebagai manajer

teknis yang bertanggung jawab terhadap dokumen teknis laboratorium

kalibrasi yang dibantu oleh petugas teknis; serta memantau,mengevaluasi,

dan melaporkan kegiatan pengolahan, perawatan dan pengendalian mutu.

c. Seksi Penyaluran

Kepala seksi Penyaluran mempunyai tugas pokok melakukan

operasional dan administrasi penyaluran beras kepada kelompok masyarakat

berpendapatan rendah, kelembagaan pemerintah, dan CPP; pengajuan

kebutuhan biaya operasional, eksploitasi, sosialisasi, dan koordinasi dengan

pihak lain; penghimpunan data dan penyelesaian pengaduan masyarakat;

administrasi dokumen penagihan penyaluran beras; serta memantau,

mengevaluasi, dan melaporkan kegitan pelayanan publik.

4) Bidang Komersial dan Pengembangan Bisnis

Kepala Bidang komersial dan Pengembangan Bisnis mempunyai tugas

pokok melaksanakan kegiatan penjualan distributor dan langsung, pengembangan

bisnis dan industri hulu serta pengembangan bisnis dan teknologi informasi.

Dalam melaksanakan tugas pokok sebagaimana dimaksud dalam (Pasal 33),

Kepala Bidang Komersial dan Pengembangan Bisnis mempunyai fungsi

merencanakan, mengoordinasikan,mengendalikan dan mengevaluasi pelaksanaan:

Penjualan distributor dan langsung, Pengembangan bisnis dan industri hulu,

Pengembangan bisnis dan teknologi informasi. Bidang Komersial dan

Pengembangan Bisnis terdiri dari :

a. Seksi Penjualan

Kepala Seksi Penjualan mempunyai tugas pokok melakukan

perencanaan dan analisis penjualan termasuk penyiapan komoditi/produk

jual, segmentasi, target pasar dan pengusulan harga jual penjualan;

 pengembangan jaringan dan pemasaran penjualan; pengiriman dan

pengendalian produk di/dari pusat distribusi (distribution center) serta

pengendalian distribusi produk kepada pelanggan penjualan industri dan

wholesale, pelanggan penjualan langsng dan outlet binaan; operasi,

pendistribusian komoditi dan administrasi penjualan kepada industri dan

wholesale, serta penjualan secara langsung kepada hotel, restoran dan

katering, perusahaan dan kelembagaan, pasar murah, outlet binaan dan ritel;

evaluasi dan pelaporan kegiatan penjualan.

b. Seksi Pengembangan Bisnis dan Industri Hulu

Kepala seksi Pengembangan Bisnis dan Industri Hulu mempunyai tugas

pokok melakukan analisis penyediaan dan pengelolaan budidaya pertanian

(on farm); pengoperasian, administrasi dan pemeliharaan pengolahan

gabah/beras dan pangan pokok lain; koordinasi dan pembinaan Unit

Pengolahan; dan pengembangan lumbung pangan; pemantauan, evaluasi dan

pelaporan pelaksanaan pengembangan bisnis dan industri hulu.

c. Seksi Pegembangan Bisnis dan Teknologi Informasi

Kepala Seksi Pengembangan Bisnis dan Teknologi Informasi

mempunyai tugas pokok melakukan pengembangan jaringan Rumah Pangan

melalui kerjasama dan pemasaran; analisis perencanaan dan penyediaan

produk; pengembangan industri dan pelayanan bisnis hilir, pelayanan

teknologi informasi, pemantauan ketersediaan layanan, pemeliharaan sistem

aplikasi dan infrastruktur teknologi informasi; pemantauan, evaluasi dan

pelaporan pelaksanaan pengembangan bisnis dan teknologi informasi.

5) Bidang administrasi dan Keuangan

Kepala Bidang Administrasi dan Keuangan mempunyai tugas pokok

melaksanakan pengelolaan SDM dan hukum, sekretariat, umum dan

humas,keuangan, akuntansi, perpajakan, manajemen risiko dan kepatuhan.

Dalam melaksanakan tugas pokok sebagaimana dimaksud dalam (Pasal 37),

Kepala Bidang Administrasi dan keuangan mempunyai fungsi merencanakan,

mengoordinasikan, mengendalikan dan mengevaluasi pelaksanaan : SDM dan

hukum, sekretariat umum dan humas,keuangan, akuntansi dan manajemen

risiko dan kepatuhan. Bidang Administrasi dan Keuangan terdiri dari :

a. Seksi SDM dan Hukum

Kepala Seksi SDM dan Hukum mempunyai tugas pokok melakukan

pengelolaan data dan sistem informasi SDM, pendataan kebutuhan dan

pengembangan SDM, pengusulan rotasi, mutasi dan promosi karyawan;

pengelolaan administrasi dan kesejahteraan karyawan; penerapan K3LH;

penyusunan dan penelaahan perjanjian/kontrak; pelayanan konsultasi hukum;

penanganan dan pemantauan penyelesaian klaim; serta memantau,

mengevaluasi, dan melaporkan kegiatan pengelolaan SDM dan Hukum.

b. Seksi Sekretariat, Umum dan Humas

Kepala Seksi Sekretariat, Umum dan Humas mempunyai tugas pokok

melakukan pengelolaan surat menyurat, ekspedisi, dokumentasi, dan arsip

dokumen perusahaan; kegiatan protokoler; administrasi dan perjalanan dinas;

pengolahan berita dan informasi, menjalin komunikasi dengan media massa,

masyarakat, dan pemangku kepentingan (stakeholder)lainnya; pengelolaan

 Program Kemitraan dan Bina Lingkungan (PKBL) dalam rangka

meningkatkan citra baik perusahaan; pengelolaan kerumahtanggaan;

pemeliharaan sarana dan prasarana (bangunan, kendaraan dan sarana

lainnya) Divre; pengajuan usulan pengadaansarana kantor, sarana lainnya,

dan Replacement and Rehab(RR);inventarisasi dan administrasi aset tetap;

serta memantau, mengevaluasi, dan melaporkan kegiatan sekretariat, umum

dan humas.

c. Seksi Keuangan

Kepala seksi Keuangan mempunyai tugas pokok melakukan

administrasi dan verifikasi seluruh proses penerimaan dan pengeluaran

transaksi keuangan, baik untuk kegiatan operasional maupun komersial;

penyelesaian tagihan/piutang usaha; pengendalian dan realisasi anggaran;

serta memantau, mengevaluasi, dan melaporkan kegiatan keuangan.

d. Seksi Akutansi, Manajemen Risiko dan Kepatuhan

Kepala Seksi Akutansi, Manajemen Risiko dan Kepatuhan mempunyai

tugas pokok melakukan pencatatan, pengecekan, pengkoreksiaan dan

pengarsipan seluruh transaksi keuangan; pencatatan transaksi buku tambahan

terhadap akun/kodering uang muka, piutang, aset tetap, hutang dan lainnya;

pengecekan, perhitungan, pemungutan, penyetoran, pelaporan, dan

penyimpanan dokumen PPN, PPh dan pajak lainnya; penyusunan laporan

keuangan Divre; pengelolaan dan penerapan manajemen risiko dan kepatuhan

di Divre; serta memantau, mengevaluasi, dan melaporkan kegiatan akutansi,

manajemen risiko dan kepatuhan.

6) Asisten Divre ( Divisi Regional )

Kadivre dibantu oleh seorang atau beberapa Asisten.Asisten Divre

mempunyai tugas pokok membantu Kadivre di bidang keahlian tertentu untuk

melakukan penelaahan, pengkajian, dan pendampingan kegiatan sesuai

bidang penugasan.Dalam hal tertentu melaksanakan perintahKadivre untuk

mendukung kegiatan pengadaan, operasional dan pelayanan publik,komersial

dan pengembangan bisnis dan industri. Asisten Divre berada di bawah dan

bertanggung jawab langsung kepada Kadivre. Bidang keahlian untuk

penugasan Asisten Divre terdiri dari Bidang Pengadaan, Bidang Operasional

dan Pelayanan Publik, Bidang Penjualan, dan Bidang Pengembangan Bisnis

dan Industri.

7) Subdivisi Regional ( Subdivre )

Subdivisi Regional merupakan unit organisasi yang berada di daerah

dan bertanggung jawab langsung kepada Kadivre.Subdivre dipimpin oleh

seorang Kepala, yang selanjutnya dalam peraturan ini disebut

Kasubdivre.Kasubdivre mempunyai tugas pokok melaksanakan kegiatan

pengadaan, operasional dan pelayanan publik, komersial, pengelolaan

administrasi dan keuangan di wilayah kerjanya.Khusus untuk pengelolaan

administrasi dan keuangan, akutansi serta manajemen risiko dan kepatuhan,

Kasubdivre melaksanakan koordinasi dengan Wakasubdivre.

Dalam menyelenggarakan tugas pokok sebagaimana dimaksud dalam

(Pasal 56),Kasubdivre mempunyai fungsi merencanakan, mengoordinasikan,

 mengendalikan, dan mengevaluasi pelaksanaan: pengadaan gabah, beras, dan

pangan pokok lainnya, operasional dan tugas pelayanan publik, usaha

komersial dan pengembangan bisnis, pengelolaan keuangan, pengelolaan

SDM dan umum, pembinaan kansilog, gudang, pusat distribusi dan unit

pengolahan.

8) Kansilog (Kantor Seksi Logistik)

Kantor Seksi Logistik, yang selanjutnya dalam peraturan ini disebut

kansilog, merupakan unit organisasi pada wilayah tertentu yang berada

dibawah dan bertanggung jawab langsung kepada kadivre atau kasubdivre

sesuai dengan kedudukannya. Kedudukan kansilog sebagaimana dimaksud

pada ayat (1) ditetapkan tersendiri dalam keputusan Direksi.Kansilog

dipimpin oleh seorang Kepala, yang selanjutnya dalam peraturan ini disebut

Kakansilog.

Kakansilog mempunyai tugas pokok melaksanakan kegiatan

pengadaan, operasional pelayanan publik, komersial, serta pengelolaan

administrasi dan keuangan, di wilayah kerjanya. Dalam Menyelenggarakan

tugas pokok sebagaimana dimaksud dalam (Pasal70), kakansilog mempunyai

tugas merencanakan, mengoordinasikan, mengendalikan, dan mengevaluasi

pelaksaan : pengadaan, operasional, pelayanan publik, dan komersial,

administrasi dan keuangan. Susunan Organisasi Kansilog terdiri dari :

a. Kepala

b. Petugas Operasional
 Petugas Operasional mempunyai tugas pokok melakukan kegiatan

pengadaan, operasional dan pelayanan publik, serta komersial.

c. Petugas Administrasi dan Keuangan

Petugas Administrasi dan Keuangan mempunyai tugas pokok melakukan

kegiatan administrasi dan keuangan.

9) Pusat Distribusi

Pusat Distribusi Perum BULOG adalah sarana gudang yang khusus

dipergunakan untuk menerima, menyimpan, merawat, dan melayani

pengeluaran serta distribusi produk komersial yang pengolahannya baik

secara administratif maupun operasional dilakukan oleh Divre atau Subdivre.

Pusat Distribusi dipimpin oleh seorang Manager yang selanjutnya di dalam

Peraturan ini disebut Manager Pusat Distribusi. Manajer Pusat Distribusi

berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Kadivre atau Kasubdivre

sesuai kedudukannya.KedudukanPusat Distribusi sebagaimana dimaksud

pada ayat (3) ditetapkan tersendiri dalam keputusan Direksi. Susunan

Organisasi Pusat Distribusi terdiri dari :

a) Manajer

Manajer Pusat Distribusi mempunyai tugas pokok melakukan

pengelolaan pusat distribusi yang meliputi penerimaan, penyimpanan,

perawatan, pengeluaran dan pendistribusian produk komersial, serta

pengelolaan SDM, administrasi dan pelaporan kegiatan pusat distribusi.

 b) Petugas Persediaan

Petugas Persediaan mempunyai tugas pokok melakukan urusan

penerimaan, penyimpanan, perawatan, dan pengeluaran produk

komersial.

c) Petugas Distribusi

Petugas Distribusi mempunyai tugas pokok melakukan urusan

pendistribusian produk komersial.

d) Petugas Administrasi

Petugas Administrasi mempunyai tugas pokok melakukan urusan

administrasi dan pelaporan kegiatan pusat distribusi.

10) Unit Pengolahan

Unit Pengolahan adalah sarana yang dipergunakan untuk mengolah

komoditi gabah/beras dan pangan pokok lainnya yang dalam pengelolaanya

baik secara administratisi maupun operasional dilakukan oleh Divre atau

Subdivre.Unit Pengelolaan dipimpin oleh seorang Kepala, yang selanjutnya

di dalam Peraturan ini disebut Kepala Unit Pengolahan.Kepala Unit

Pengolahan berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Kadivre atau

Kasubdivre sesuai kedudukannya. Susunan Organisasi Unit Pengelolahan

terdiri dari :
 a) Kepala

Kepala unit Pengolahan mempunyai tugas pokok melakukan pengelolaan

dan pemeliharaan unit pengolahan, serta pengelolaan SDM,

administrasi dan pelaporan kegiatan unit pengolahan.

b) Petugas Operasional

Petugas Operasional mempunyai tugas pokok kegiatan operasional

pengolahan dan pemeliharaan sarana pengolahan.

c) Petugas Administrasi

Petugas Administrasi mempunyai tugas pokok melakukan urusan

administrasi dan pelaporan kegiatan unit pengolahan.

11) Gudang

Gudang BULOG, yang selanjutnya dalam peraturan ini disebut Gudang

BULOG, adalah sarana yang dipergunakan untuk menyimpan barang

komoditi Perum BULOG yang dalam pengelolaannya baik secara admistratif

maupun operasional dilakukan oleh Divre, Subdivre, atau Kansilog.Gudang

BULOG dipimpin oleh seorang Kepala, yang selanjutnya di dalam peraturan

ini disebut kagud.Kagud berada di bawah dan bertanggung jawab kepada

Kadivre atau Kasubdivre atau kakansilog sesuai kedudukannya.

Kagud mempunyai tugas pokok melakukan pemasukan, penyimpanan,

perawatan, dan pengeluaran barang komoditi Perum BULOG serta

administrasi di lingkungan Gudang.

Topologi Gudang BULOG terdiri dari 3 ( tiga) tipe, yaitu :

a) Gudang BULOG Tipe A

b) Gudang BULOG Tipe B

c) Gudang BULOG Tipe C

Perbedaan tipe Gudang BULOG sebagaimana dimaksud dalam ayat (1)

pasal ini didasarkan kapasitas simpan gudang, yaitu :

1. Gudang BULOG Tipe A mempunyai kapasitas simpan > 14.000 ton.

2. Gudang BULOG Tipe B mempunyai kapasitas simpan > 7.000 sampai

dengan 14.000 ton.

3. Gudang BULOG Tipe C mempunyai kapasitas simpan ≤ 7.000 ton.

Tipe Gudang yang digunakan di Perusahaan Umum ( Perum ) BULOG

Divisi Regional Sumatera Utara adalah Gudang BULOG Tipe B, Dimana

Gudang BULOG Tipe B, terdiri dari :

a. Kepala

b. Kerani, paling banyak 2 (dua ) orang

Kerani mempunyai tugas melakukan urusan penyortiran dan penyusunan

barang komoditi Perum BULOG serta membantu Kagud dalam urusan

pemasukan, penyimpanan, perawatan, dan pengeluaran barang

komoditi Perum BULOG di Gudang.

c. Juru Timbang, paling banyak 2 ( dua ) orang

Juru Timbang mempunyai tugas melakukan urusan penimbangan,

pencatatan dan perhitungan masuk dan keluarnya barang komoditi

 Perum BULOG Serta pengamatan dan pengujian ketepatan alat timbang

dan membantu Kagud dalam urusan pemasukan, penyimpanan,

perawatan, dan pengeluaran barang komoditi Perum BULOG di

Gudang.

d. Petugas Administrasi, sebanyak 1 ( satu ) orang

Petugas Administrasi mempunyai tugas melakukan urusan administrasi

pergudangan, SDM, Keuangan, serta penyusunan dokumen dan

pelaporan/sistem informasi pergudangan.

D. Kegiatan Usaha Terkini

1. Pengembangan usaha melalui Rumah Pangan Kita (RPK)

Perum BULOG saat ini mengembangkan usaha dalam bidang komersial

dengan menjalankan program Rumah Pangan Kita (RPK). Program RPK

akan menjamin ketersediaan dan menstabilkan harga pangan di masyarakat.

Program RPK bertugas untuk menyediakan kebutuhan pangan dengan harga

murah, sehat dan stabil. RPK bertujuan mendekatkan akses konsumen dengan

produsen tanpa harus melalui banyak rantai pasok. RPK merupakan outlet

pemasaran bahan pangan dan produk industri pangan.

Dengan adanya RPK diharapkan dapat membawa manfaat bagi

konsumen. Konsumen bisa mendapatkan produk sehat dengan harga

terjangkau. Adapun komoditi-komoditi yang didagangkan merupakan beras

medium, gula, tepung terigu dan minyak goreng. Saat ini, RPK Sumut
 berjumlah 150 unit yang tersebar di wilayah Provinsi Sumut dan fokus utama

masih di Medan. Tahun ini target RPK total menjadi 239 unit.

E. Rencana Kegiatan

Rencana kegiatan/arahan strategis pengembangan perusahaan Perum

BULOG Divre Sumut sebagai berikut:

a. Menjalankan usaha logistik pangan pokok

b. Melaksanakan praktik manajemen unggul

c. Menerapkan prinsip tata kelola perusahaan yang baik

d. Menjamin komoditas pangan pokok

 BAB III

PEMBAHASAN

A. Pengertian Sekretaris

Pengertian sekretaris dapat ditinjau dari beberapa segi. Dari segi asal

kata, istilah sekretaris berasal dari bahasa Latin disebut secretum yang berarti

rahasia. Dalam bahasa Perancis disebut secretaire, dalam bahasa Inggris

disebut secretary dan dalam bahasa Belanda disebut secretaries. Jadi dapat

diambil kesimpulan bahwa menurut asal katanya, sekretaris adalah orang,

pegawai, atau karyawan yang diberi tugas dan pekerjaan berhubungan dengan

masalah rahasia negara atau perusahaan. Dengan demikian, sekretaris

haruslah seorang pegawai atau karyawan yang dapat memegang rahasia

dalam menjalankan tugas pekerjaannya sehari-hari dan berperan sebagai

pembantu pimpinan.

Sedangkan secara definisi kata sekretaris dapat kita pahami dari

beberapa definisi menurut ahli sebagai berikut:

1. Menurut Nahassy dan Selden (Dalam Lawalata, 2012 : 2) mengatakan

bahwa sekretaris adalah pegawai kantor yang karena kedudukannya

memiliki tanggung jawab yang lebih daripada tanggung jawab seorang

stenografer. Tugas-tugasnya biasanya meliputi pengambilan dan

penyalinan dikte (menyalin apa yang disampaikan oleh pimpinan ke dalam

bentuk tulisan, biasanya yang didiktekan adalah konsep surat) yang

berurusan dengan publik, menjawab telepon, mengundang pertemuan,

membuat perjanjian, serta memelihara atau mengarsip warkat-warkat dan

 surat-surat. Seorang sekretaris sering bertindak sebagai seorang pembantu

administrasi atau pimpinan muda.

2. Menurut Gie (Dalam Saiman, 2002 : 25) mengatakan bahwa sekretaris

adalah seorang petugas yang pekerjaannya menyelenggarakan urusan

surat-menyurat termasuk menyiapkan bagi seorang pejabat penting atau

suatu organisasi.

3. Menurut Wursanto (Dalam Saiman, 2002 : 25) mengatakan bahwa

sekretaris ialah seorang pegawai yang bertugas membantu pimpinan

kantor dalam menyelesaikan pekerjaan-pekerjaan detail kepala atau

pimpinannya.

Berdasarkan uraian diatas dapat disimpulkan bahwa seorang sekretaris

pada dasarnya asisten yang membantu segala hal pelaksanaan tugas agar

pimpinannya dapat bertindak secara efektif dalam menjalankan

manajemennya. Seiring dengan perkembangan dunia usaha dan teknologi saat

ini, tugas sekretaris sebagai pembantu pimpinan tidak lagi dibatasi dalam

bidang tata usaha, namun ruang lingkupnya lebih luas lagi seperti

menyiapkan meja kerja pimpinan, menyusun pelaksanaaan rapat,

melaksanakan kearsipan dan lain-lain.

Adapun pengertian Sekretaris pada Perum BULOG Divre Sumut adalah

seorang pembantu pimpinan dalam mengerjakan tugas-tugas perusahaan

karena dianggap dapat dipercaya untuk meningkatkan efisiensi dan efektifitas

kerja pimpinan dan perusahaan.

B. Jenis-jenis Sekretaris

Pengertian sekretaris juga tergantung dari macam-macam sekretaris

karena setiap macam sekretaris memiliki peran dan fungsi yang berbeda-

beda. Sekretaris dapat dibedakan menjadi beberapa macam, tergantung dari

sudut peninjauannya.

1. Jenis sekretaris berdasarkan luas lingkup kerja dan tanggung jawab

a. Sekretaris Organisasi

Sekretaris organisasi disebut juga sekretaris instansi, sekretaris

perusahaan, business secretary, excecutive secretary. Seorang

sekretaris oganisasi di samping menjalankan tugas atas perintah

pimpinan, juga memiliki kedudukan sebagai manajer yang mengelola

suatu unit kerja dalam bidang kesekretariatan.

Oleh karena itu, seorang sekretaris organisasi memiliki peran dan

fungsi manjerial, meliputi membuat perencanaan, melakukan

pengorganisasian, membimbing dan mengarahkan, mengontrol serta

mengambil keputusan atas berbagai masalah yang dihadapi dalam

bidang pekerjaan kesekretariatan.

Ciri-ciri sekretaris organisasi adalah:

1) Merencanakan apa yang harus dikerjakan dalam rangka business

perusahaan atau jawatan di mana dia bekerja.

2) Menyusun struktur dan tata cara organisasi.

3) Memimpin or ganisasi (sekretariat) dengan baik.

Contoh: Sekretaris Jendral pada Lembaga Tinggi Negara

b. Sekretaris Pimpinan

Sekretaris pimpinan sering disebut private secretary, dan ada pula

yang menyebutkannya dengan istilah personal secretary, meskipun

kedua istilah tersebut memiliki makna yang berbeda dalam peran dan

tugasnya. Seorang sekretaris pimpinan tidak berkedudukan sebagai

seorang manajer sehingga ia tidak menjalankan fungsi-fungsi

manajerial.

Sekretaris pimpinan dalam kedudukannya merupakan seorang

pembantu pimpinan yang bertugas memperingan, mempermudah,

memperlancar tugas pekerjaan dan tanggung jawab pimpinan. Ia

berstatus sebagai seorang pegawai pada instansi, lembaga, atau

perusahaan dan dengan sendirinya ia harus tunduk dan terikat pada

peraturan yang berlaku di lembaga, instansi, atau perusahaan tersebut.

Tugas dan pekerjaan seorang sekretaris pimpinan adalah:

1) Telephoning

2) Surat-menyurat atau korespondensi

3) Filling atau kearsipan

4) Menerima dikte

5) Membuat perjanjian dengan tamu untuk keperluan pimpinan

6) Membuat undangan

7) Menyiapkan rapat pimpinan

8) Membuat agenda kegiatan pimpinan

Contoh: Sekretaris Presiden

 c. Sekretaris Pribadi

Sekretaris pribadi adalah seorang sekretaris yang tidak berstatus

sebagai pegawai dan tidak digaji oleh organisasi atau perusahaan,

tetapi dipekerjakan dan digaji oleh seseorang untuk membantu

menagani pekerjaan dan urusan pribadi orang yang

mempekerjakannya, yang juga disebut sebagai private secretary atau

personal secretary.

Contoh: Sekretaris seorang bintang film, penyanyi, atau artis

2. Jenis sekretaris berdasarkan kemampuan dan pengalaman bekerja

a. Sekretaris Junior

Sekretaris junior adalah sekretaris yang masih muda, dapat juga berarti

sekretaris yang masih berpangkat atau berkedudukan rendah, muda

dalam pengalaman, belum memiliki banyak pengalaman, atau baru

saja diangkat sebagai pegawai dengan jabatan sebagai sekretaris.

Tugas yang diberikan kepada sekretaris junior adalah tugas khusus

dalam bidang sekretariat, misalnya korespondensi, mengetik, steno,

menerima dikte, dan sebagainya.

b. Sekretaris Senior

Sekretaris senior adalah yang memiliki masa kerja, pengalaman kerja,

kemampuan, dan prestasi kerja sebagai sekretaris yang mandiri, tidak

tergantung pada perintah pimpinan. Dan mampu mengatasi berbagai

masalah yang dihadapi sehingga benar-benar mampu menunjukkan

diri sebagai seorang sekretaris yang profesional.

 3. Jenis sekretaris berdasarkan spesialisasi/ bidang khusus dalam pekerjaan

Sekretaris bidang adalah sekretaris yang memiliki tugas dalam bidang

tertentu, misanya:

a. Sekretaris dalam bidang sosial dan politik

b. Sekretaris dalam bidang kesejahteraan rakyat

c. Sekretaris dalam bidang administrasi pemerintahan umum

d. Sekretaris dalam bidang hukum, dan sebagainya

C. Tugas Sekretaris

Dalam Saiman (2002 : 40) bahwa tugas seorang sekretaris dalam arti

sempit adalah sebagai orang yang dipercaya oleh pimpinan untuk menyimpan

rahasia pimpinan. Sedangkan tugas sekretaris dalam arti yang luas adalah

pelaksanaan tugas-tugas yang bersifat membantu manajer atau pimpinan

untuk menjalankan roda organisasi, lembaga, maupun kantor.

Secara umum tugas-tugas sekretaris adalah meliputi hal-hal sebagai

berikut:

1. Menerima dikte dari pimpinan

2. Melaksanakan korespondensi (menerima dan mengirim surat-surat,

termasuk telepon dan telegram bagi sekretaris pribadi)

3. Menyimpan arsip-arsip yang dinilai penting

4. Menerima tamu-tamu pimpinan

5. Membuat jadwal pertemuan dan perjanjian-perjanjian pimpinan dengan

teman relasi maupun kegiatan lainnya

 6. Menyiapkan bahan-bahan keterangan kepada pimpinan sesuai dengan

kebutuhan pimpinan dalam rapat maupun kegiatan lainnya

7. Bertindak sebagai perantara antara pimpinan dan bawahan

8. Mengatur rapat-rapat dan seminar pimpinan dengan bawahan

9. Menemani pimpinan dalam pertemuan penting

10. Menyusun pidato-pidato untuk pimpinan

Tugas utama dari seorang sekretaris, yaitu membantu pimpinan agar

pimpinan dapat bekerja secara optimal, berhasil, berdaya guna, dan lebih

profesional. Tugas tersebut dapat berupa tugas ketatausahaan yang

meringankan pekerjaan pimpinan, memberikan pelayanan pada relasi, dan

mengadakan hubungan kerja sama dengan pimpinan atau relasinya.

Menurut Lawalata (2012 : 7) tugas dan pekerjaan sekretaris pada

dasarnya terbagi dalam tiga bagian, yaitu sebagai berikut:

1. Tugas Rutin

Yaitu tugas-tugas yang dikerjakan setiap hari tanpa perintah dari

pimpinan, meliputi:

a. Menyusun dan membuat surat (korespondensi)

b. Menata arsip/dokumen perusahaan

c. Mengurus dan mengendalikan surat masuk dan surat keluar

d. Menerima dan melayani tamu-tamu pimpinan yang datang ke kantor

e. Menerima dan melayani telepon-telepon yang ditujukan kepada

pimpinan

f. Mengatur jadwal acara kegiatan pimpinan

 g. Menyiapkan pembuatan laporan

2. Tugas Khusus

Yaitu tugas yang tidak setiap hari dikerjakan, hanya akan dilaksanakan

apabila ada instruksi dari pimpinan, antara lain:

a. Menyiapkan rapat dan membuat notulen

b. Mengatur pertemuan dengan rekan bisnis pimpinan

c. Menyiapkan dan menyusun jadwal perjalanan dinas pimpinan

d. Menyiapkan acara-acara kantor

e. Mengatur dan melaporkan pengeluaran-pengeluaran pimpinan

3. Tugas Kreatif

Yaitu tugas yang dikerjakan tanpa diminta, atau diperintah oleh pimpinan,

meliputi:

a. Membuat perencanaan kerja

b. Menyiapkan pelengkapan kantor yang mendukung pekerjaan sekretaris

c. Mempelajari pengetahuan tentang buku kas kecil

d. Pemantapan kepribadian dan efisiensi kerja

Menurut Sutiyoso (Dalam Gaol, 2015 : 68) mengemukkan bahwa tugas

sekretaris dapat dibedakan menjadi lima kelompok bidang tugas, yaitu:

1. Tugas Perkantoran

Meliputi :

a. Menyiapkan meja kerja pimpinan

b. Menerima instruksi dan dikte dari pimpinan

c. Menangani surat-surat masuk dan keluar

 d. Mengetik surat-surat untuk pimpinan dan memuat konsep surat yang

bersifat rutin

2. Tugas Resepsionis

Meliputi :

a. Menerima dan menjawab telepon serta mencatat pesan-pesan lewat

telepon

b. Menerima tamu yang akan bertemu dengan pimpinan

c. Mencatat janji-janji untuk pimpinan

d. Menyusun acara kerja sehari-hari pimpinan

3. Tugas Keuangan

Meliputi :

a. Menangani urusan keuangan pimpinan di bank

Contoh : penyampaian penyimpangan uang di bank

b. Membayar rekening-rekening pajak

c. Menyimpan catatan pengeluaran sehari-hari untuk pimpinan

4. Tugas Sosial

Meliputi :

a. Mengurusi rumah tangga kantor

b. Mengatur penyelenggaraan resepsi untuk kantor pimpinan beserta

pengurusan undangannya
 5. Tugas Insidental

Tugas ini merupakan pekerjaan yang tidak rutin dilakukan oleh sekretaris

meliputi :

a. Menyiapkan agenda rapat, menyiapkan laporan, menyiapkan pidato

atau pernyataan pimpinan

b. Membuat ikhtisar dari berita-berita dan karangan yang termuat dalam

surat kabar, majalah, brosur, dan media-media lain yang ada kaitannya

dengan kepentingan perusahaan

c. Mengoreksi bahan-bahan cetakan, misal: brosur, undangan, formulir,

dan daftar yang dikonsep oleh perusahaan

d. Mewakili pimpinan dalam berbagai resepsi atau pertemuan

Menurut Atmosudirjo (Dalam Gaol, 2015 : 69) mengemukakan lebih

rinci lagi tentang tugas-tugas seorang sekretaris. Ada dua puluh lima macam

tugas seorang sekretaris, yaitu:

1. Menerima dikte dan menjalankan transkripsi

2. Menyelenggarakan arsip

3. Membaca dan menyortir surat-surat

4. Menyimpan arsip-arsip milik pimpinan

5. Membuat atau menyelenggarakan perjanjian

6. Mengatur telepon masuk dan keluar

7. Mengatur perjalanan pimpinan

8. Mengatur hadiah-hadiah, pengiriman bunga dan sebagainya

9. Mencatat hari-hari ulang tahun relasi dan tokoh-tokoh penting

10. Menggunakan berbagai mesin hitung dan jumlah

11. Menyimpan uang tunai (kas kecil) untuk pimpinan dan mengatur keluar

masuknya uang di rekening bank

12. Mengatur korespondensi pribadi dan rahasia

13. Mengelolah bahan-bahan dan data untuk penyusunan laporan

14. Menyelenggarakan penyusunan laporan

15. Mengatur organisasi dan laporan

16. Menerima langganan, nasabah, relasi dan tamu-tamu lainnya agar

memiliki kesan yang menyenangkan tentang organisasinya

17. Mempersiapkan berbagai bahan untuk publikasi atau penerangan

18. Mengatur pembelian-pembelian kecil untuk keperluan kantor dan

keperluan pimpinan

19. Bertindak sebagai perantara antara pimpinan dan para pegawai bawahan

atau anggota pimpinan lainnya.

20. Menyusun pidato-pidato yang didiktekan

21. Bertindak sebagai office manager

22. Mengatur rapat dan membuat notulen rapat

23. Mengikuti surat kabar dan menggunting atau menyimpan berita-berita

penting

24. Membantu pimpinan dalam urusan-urusan pajak pribadi

25. Mengatur istirahat, hiburan, dan hobi pimpinan beserta keluarganya

 Tugas seorang sekretaris tentunya sesuai dengan fungsi jabatan

sekretaris tersebut. Bagi perusahaan, tugas sekretaris jauh lebih berat karena

selain bertugas dan bertanggung jawab terhadap pimpinannya, seorang

sekretaris juga harus bertanggung jawab untuk mengatur dan mengawasi

tugas dan kegiatan bawahannya. Adapun tugas sekretaris di Perum BULOG

antara lain:

1. Melaksanakan korespondensi (menerima dan mengirim surat-surat

termasuk telepon dan faksimili)

2. Menyiapkan arsip-arsip penting yang di minta pimpinan

3. Menerima dikte dari pimpinan

4. Menerima dan mempersiapkan pertemuan dengan tamu-tamu pimpinan

5. Mengatur rapat-rapat dan seminar pimpinan dengan karyawan/ti lain

6. Menyiapkan bahan-bahan keterangan yang sesuai kebutuhan pimpinan

D. Pengertian Sekretariat

Menurut Wursanto (Dalam Saiman, 2002 : 31), bahwa sekretariat adalah

satuan organisasi atau lembaga yang melaksanakan jasa-jasa perkantoran

dalam bidang ketatausahaan. Dengan pengertian tersebut sehingga satuan

organisasi yang dimaksud mencakup adanya unsur-unsur:

a. Tempat untuk dapat terselenggaranya kerja dari pekerjaan yang dipimpin

oleh seorang sekretaris.

b. Manusia atau para pegawai pelaksana, pencipta tata cara dan tata kerja.
 c. Alat atau sarana yang diperdulikan demi tercapainya kelangsungan kerja

dari sekretaris dan para bawahannya.

Dengan demikian, sekretariat merupakan suatu tempat dimana terjadi

adanya aktivitas kerja yang sifatnya tetap pada suatu kantor atau suatu tempat

tertentu yang telah ditetapkan untuk mencapai tujuan bersama.

Sekretariat Perum Bulog adalah unit pembantu Direksi dalam melaksanakan

kegiatan di bidang tata usaha, salah satunya yaitu: Subbagian Surat Ekspedisi,

Subbagian Penyusunan Laporan, Subbagian Perjalanan Dinas. Ketiga tata

usaha ini masing-masing mempunyai tugas yang harus mereka kerjakan di

dalam bulog.

1. Subbagian Surat dan Ekspedisi mempunyai tugas merencanakan,

mengkoordinasikan, memonitor, mengevaluasi dan melakukan kegiatan

urusan penomoran, pengagendaan. Pendistribusian, penggandaan surat dan

dokumen serta penyimpanan, penggunaan arsip dan dokumen serta

penerimaan dan pengiriman surat/dokumen/berita dan pemeliharaan

dokumen perusahaan yang berkaitan dengan perikatan pihal luar.

2. Subbagian Penyusunan Laporan mempunyai tugas merencanakan,

mengkoordinasikan, memonitor, mengevaluasi dan melakukan kegiatan

penyiapan bahan laporan perusahaan, antara lain berupa rapat kerja dengan

DPR, bahan pidato/sambutan/ceramah serta laporan lainnya yang

berkaitan dengan perusahaan.

 3. Subbagian Perjalanan Dinas mempunyai tugas merencanakan, melakukan

dan mengkoordinasikan kegiatan administrasi perjalanan dinas Direksi dan

Pegawai atau pelayanan dinas lainnya.

Bagian Hubungan Masyarakat dan Kelembagaan BULOG mempunyai

fungsi merencanakan dan mengkoordinasikan kegiatan hubungan

kemasyarakatan, kegiatan hubungan kelembagaan, dan kegiatan corporate

govermance.

Bagian Hubungan Masyarakat dan Kelembagaan terdiri dari:

1. Subbagian Hubungan Masyarakat mempunyai tugas merencanakan,

memonitor, mengevaluasi dan melakukan kegiatan peningkatan citra dan

mutu pelayanan serta mengkomunikasikannya kepada masyarakat dan

pelanggan serta pembinaan hubungan dengan media massa melalui kegiatan

pemberitaan, pembuatan press release dan konferensi pers, menganalisa

berita dan informasi.

2. Subbagian Hubungan Kelembagaan mempunyai tugas merencanakan,

mengkoordinasikan, memonitor, mengevaluasi dan melakukan kegiatan

menjalin hubungan internal perusahaan yang meliputi hubungan antar

direktur, antara Direksi dengan Dewan Pengawas, antara Direksi dengan

Divisi/Pusat/SPI serta hubungan perusahaan dengan lembaga lain.

3. Subbagian Corporate Govermance mempunyai tugas merencanakan,

mengkoordinasikan, memonitor, mengevaluasi dan melakukan kegiatan

Pembinaan good corporate govermance didalam perusahaan antara lain

 kepatuhan perusahaan terhadap peraturan tentang persyaratan keterbukaan

yang berlaku.

Bagian Sekretaris Direksi BULOG, mempunyai fungsi merencanakan,

mengkoordinasikan, mengendalikan, mengevaluasi dan melaksanakan

kegiatan ketatausahaan DIRUT, pelayanan direksi dan protokol serta

menyiapkan bahan penyusunan pedoman/prosedur dibidang sekretaris

Direksi.

Bagian Sekretaris Direksi BULOG terdiri dari:

1. Subbagian TU DIRUT mempunyai tugas merencanakan,

mengkoordinasikan, memonitor, mengevaluasi dan melakukan pengaturan

jadwal/acara, administrasi surat-menyurat/perkantoran, pengelolaan

informasi/dokumentasi kegiatan, keuangan,logistik, dan kerumahtanggaan

DIRUT serta penghimpunan laporan-laporan terkait.

2. Subbagian Pelayanan Direksi mempunyai tugas merencanakan,

mengkoordinasikan, memonitor, mengevaluasi dan melakukan

pengkoordinasian sekretaris direktur dalam hal penyusunan agenda rapat-

rapat, penyiapan bahan, perjalanan dinas direksi serta kerumahtanggaan

direksi.

3. Subbagian protokol mempunyai tugas merencanakan, mengkoordinasikan,

memonitor, mengevaluasi dan melakukan kegiatan keprotokolan perusahaan

meliputi pengaturan penjemputan dan pengantaran direksi serta pelayanan

tamu direksi.
E. Persyaratan Sekretaris

Seorang sekretaris yang profesional mempunyai syarat-syarat tertentu

yang harus dipenuhi dengan baik, karena jika tidak maka pelaksanaan tugas

dan peran sebagai seorang sekretaris akan berjalan dengan kurang baik.

Secara umum syarat untuk menjadi seorang sekretaris yaitu harus mempunyai

minat dan keahlian untuk melaksanakan tugas kesekretarisan.

Menjadi seorang sekretaris yang profesional merupakan suatu tantangan

dan sekaligus juga peluang yang baik bagi tenaga-tenaga sekretaris, karena

menjadi seorang sekretaris bukanlah suatu hal yang mudah, tetapi harus

dicapai dengan kemampuan kapabilitas yang tinggi dan baik.

Dalam Saiman (2002 : 26) mengatakan syarat-syarat untuk menjadi

seorang sekretaris adalah sebagai berikut:

1. Syarat Kepribadian

Yaitu sifat-sifat yang dimiliki oleh seseorang yang menjadi sekretaris,

seperti sifat penyabar, simpatik, bijaksana, penampilan yang baik, ramah,

pandai bergaul, dapat dipercaya serta memegang teguh rahasia, dan lain-

lain.

2. Syarat Pengetahuan Umum

Yaitu memiliki pengetahuan tentang perkembangan yang berkaitan

langsung maupun tidak langsung dengan pekerjaan kesekretarisan seperti

dibidang sosial kemasyarakatan, ekonomi, politik, dan hukum secara

umum dalam rangka untuk kelancaran pelaksanaan tugasnya.

3. Syarat Pengetahuan Khusus

 Yaitu pengetahuan tertentu yang sesuai jabatan dan tugas sekretaris sesuai

tempat dimana ia bekerja, seperti di kantor pemerintah atau pun di kantor

perusahaan swasta. Biasanya syarat pengetahuan khusus ini harus

ditempuh melalui pendidikan yang sifatnya formal, seperti sekolah tentang

manajemen kesekretariatan.

4. Syarat Skill dan Teknik Kesekretariatan

Kemampuan seorang sekretaris yang langsung berhubungan dengan tugas

kesekretariatannya, hal ini meliputi seperti kemampuan mengetik,

koresponden, stenograf, dan kearsipan.

5. Syarat Praktek

Yaitu kemampuan dalam melaksanakan tugas sehari-hari seperti menerima

tamu, telepon, dan membuat agenda pertemuan pimpinan atau kepala

kantor atau perusahaan.

Dalam Rose (2003 : 3) mengemukakan ada beberapa perilaku menjadi

seorang sekretaris yang profesional, antara lain sebagai berikut:

1. Peka terhadap irama atasan/bos yang sewaktu-waktu dapat saja

menanyakan sesuatu atau memberikan tugas dengan tiba-tiba.

2. Secara berkala memonitor berkas-berkas, disesuaikan dengan kegiatan

organisasi yang paling akhir.

3. Mencermati alamat-alamat juga nomor telepon apabilaada perubahan bisa

langsung mengubahnya.
 4. Memperhatikan telepon dari pelanggan yang tidak puas, ini adalah

kesempatan untuk mengadakan koreksi dan perbaikan untuk kemajuan

organisasi.

5. Segera memberikan bantuan apabila departemen lain memerlukan.

6. Tidak segan-segan melakukan evaluasi akhir saat menyelesaikan proyek,

untuk segera memberikan tambahan yang diperlukan atau membuat sedikit

perubahan walaupun mereka harus bekerja lebih banyak lagi.

Untuk memenuhi peran seorang sekretaris di Perum BULOG, maka

syarat yang diwajibkan untuk menduduki jabatan seorang sekretaris adalah:

1. Kemampuan mengetik sepuluh jari

2. Penanganan kearsipan

3. Dapat mengoperasikan perangkat komputer untuk berbagai keperluan

4. Kemampuan korespondensi

5. Tata krama lingkungan

6. Tata krama bertelepon

7. Penampilan

Dengan demikian, peranan sekretaris terhadap kelancaran pelaksanaan

tugas dan tanggung jawab pimpinan atau kepala kantor sangat besar, sehingga

pada saat ini jabatan seorang sekretaris merupakan jabatan yang menuntut

kemampuan profesional yang tinggi. Jadi, kemampuan pribadi seorang

sekretaris dan kemampuan melaksanakan tugas-tugas sehari-hari menjadi

bagian penting yang tidak dapat dipisahkan pada tugas seorang sekretaris.
 Menurut Sunarto dan Ratnawati (2006 : 24) menjadi seorang sekretaris

ideal haruslah memiliki sifat-sifat sebagai berikut:

1. Sigap

Bersedia dan siap mendengarkan pengarahan, petunjuk, instruksi pimpinan

dan pembicaraan rekan-rekan sekerja, menunjukkan sikap tanggap

terhadap perintah atasan.

2. Sopan

Bersikap hormat kepada siapa saja.

3. Menyenangkan

Cara dan kebiasaan menyapa dan memberi salam, menyambut, dan

berbicara dengan orang lain.

4. Jujur

Berbuat baik dan memberi pengakuan atas prestasi orang lain.

5. Penuh pertimbangan

Kata-kata dan tindakan dipertimbangkan sebelum diucapkan dan

dilakukan sehingga hasilnya baik.

6. Bersedia bekerja sama

Dapat bekerja sama dengan orang lain baik dari dalam maupun luar

lembaga tempat bekerja.

7. Rendah hati

Kerendahan hati merupakan sifat yang diperlukan untuk mau terus maju

dan mengatasi sikap mudah puas.

8. Tenggang rasa, berani, dan memiliki rasa humor.

F. Peran Sekretaris

Peran adalah pola kerja, perbuatan, penilaian, sikap dan gaya hidup

yang diharapkan dari seseorang sesuai dengan kedudukan, tugas dan

tanggung jawabnya. Karena kedudukan, tugas dan tanggung jawab, keadaan

diri dan keadaan hidup berbeda-beda, maka dalam hidup orang dapat

mempunyai beberapa peran yang berbeda pula. Misalnya seseorang dapat

berperan sebagai direktur perusahaan, ketua RT, kepala keluarga, sekretrais

dan lain-lain.

Peran yang dipegang sekretaris berporos pada kedudukan atau statusnya

dalam lembaga, perusahaan, organisasi, yayasan tempat dia bekerja.

Pimpinan yang dibantu sekretaris dapat berfungsi dalam kegiatan utama atau

kedua, karena tugas sekretaris membantu pimpinan, maka entah pimpinan itu

ada pada kegiatan lembaga utama yang pertama atau kedua, peran sekretaris

adalah peran pendukung.

Menurut Susanto (Dalam Sukoco, 2006 : 24) ada tiga peran dari

seorang sekretaris, yaitu:

1. Sebagai pusat informasi, sekretaris menjalankan fungsi strategisnya di

dalam organisasi dengan memberikan pengaruh positif pada status dan

performasi perusahaan melalui kelancaran arus informasi internal maupun

eksternal.

2. Melalui peran teknisnya, sekretaris juga mampu menunjang kinerja

pimpinan dengan meyalurkan informasi yang jelas dan akurat sebagai

bahan pengambilan keputusan.

 3. Sedangkan peran pendukung, sekretaris adalah memberikan pengaruh

positif bagi anggota organisasi lainnya dengan mendisribusikan informasi

secara cepat dan tepat sasaran.

Dalam Gaol (2015 : 149) mengatakan bahwa pada dasarnya setiap

sekretaris mempunyai peranan yang sama, yaitu membantu kelancaran

pelaksanaan tugas-tugas pimpinan. Adapun peranan sekretaris adalah sebagai

berikut:

1. Sekretaris sebagai duta

Peranan sekretaris dikatakan sebagai duta yaitu sekretaris sebagai wakil

dari perusahaan sehingga penampilan dan sikapnya haruslah baik dan

profesional.

2. Sekretaris sebagai pintu gerbang

Peranan sekretaris dikatakan sebagai pintu gerbang karena fungsi

sekretaris salah satunya adalah sebagai penerima tamu, untuk itulah letak

meja dan kursi sekretaris berdekatan dengan pintu masuk ruangan

pimpinan di mana para tamu, relasi, maupun karyawan sendiri ingin

bertemu dengan pimpinan haruslah melapor atau izin kepada sekretaris

terlebih dahulu.

3. Sekretaris sebagai ibu rumah tangga perusahaan

Ia harus dapat menaungi perusahaan dan menjadi contoh yang baik dalam

mengurus kantornya. Misalnya: membuat ruangan menjadi terasa nyaman

agar para tamu, relasi, karyawan dan pimpinan di perusahaan merasa

betah.
 4. Sekretaris sebagai humas

Dalam peranannya sebagai humas, sekretaris haruslah mengerti bagaimana

menghadapi setiap orang yang tidak sama sifat dan perilakunya, ia harus

dapat menempatkan diri sesuai dengan situasi dan kondisi yang ada, demi

tercapainya tujuan perusahaan apalagi bila perusahaan membutuhkan

suatu kerja sama yang baik dengan seseorang atau lembaga lain.

Bila seorang sekretaris mampu menguasai pekerjaan sampai kepada hal

yang sekecil-kecilnya, serta mempelajarinya dalam hubungan dengan

tanggung jawab pimpinan, maka hal itu dapat meningkatkan pendayagunaan

tidak hanya pada pelaksanaan tugas sekretaris, tetapi juga terhadap tugas dan

keberhasilan pimpinannya. Dalam Saiman (2002 : 37) peran sekretaris secara

umum:

1. Peran sekretaris terhadap atasan

a. Sebagai perantara atau saluran komunikasi dan pembinaan hubungan

yang baik bagi orang yang ingin berhubungan dengan pimpinan.

b. Sebagai sumber informasi yang diperlukan pimpinan dalam memenuhi

fungsi, tugas, dan tanggung jawab.

c. Sebagai pelanjut keinginan pimpinan kepada bawahan dalam

pelaksanaan tugas.

d. Alternatif pemikiran dari pimpinan dalam ide-ide.

e. Sebagai faktor penunjang dalam keberhasilan pekerjaan dan cerminan

pimpinan bagi bawahan.

 2. Peran sekretaris bagi bawahan

a. Penetuan kebijakan yang berlaku bagi pegawai bawahan secara adil yaitu

mengenai pengaturan penempatan pegawai yang sesuai dengan

kecakapan dan kemampuan.

b. Memberikan motivasi kerja kepada pegawai bawahan sehingga pekerjaan

dapat berjalan lancar dan berhasil baik.

c. Memberikan rasa bangga dan puas kepada pegawai bawahan dalam

menjalankan pekerjaannya.

d. Meneriman pendapat dan usul bawahan dalam berbagai masalah.

e. Mengadakan pendekatan kepada pegawai bawahan untuk mengerahkan

dan mengetahui kelemahan dan kehendak pegawai bawahan.

Jadi, peranan sekretaris terhadap bawahan juga merupakan penilaian

dari bawahan sehingga bagaimana sikap dan tingkah laku sekretaris akan

berpengaruh terhapad pekerjaan pegawai bawahan. Bagi sekretaris yang

ramah dan komunikatif tentunya akan memberikan suasana hubungan kerja

yang baik bagi bawahan, sehingga segala permasalahan kiranya dapat

didiskusikan dan dicari cara penyelesaiannya.

Adapun yang menjadi peran seorang sekretaris dalam memperlancar

tugas pimpinan pada Perum BULOG Divre Sumut adalah:

 1. Mengelolah surat-surat masuk, memberikan nomor surat, dan

menyediakan lembar disposisi bagi pimpinan, sehingga pimpinan mudah

untuk memberikan perintah tertulis terkait dengan surat-surat.

2. Mengagendakan dan mendistribusikan surat-surat yang lembar

disposisinya telah diisi oleh pimpinan ke kabid maupun kasi yang

ditujukan oleh pimpinan.

3. Mengatur persiapan saat akan dilaksanakannya rapat dengan relasi maupun

para kabid dan kasi.

4. Menyiapkan segala keperluan pimpinan apabila akan melaksanakan

perjalanan dinas keluar daerah salah satunya membuat SKPD.

5. Sebagai perantara saluran komunikasi dan pembinaan hubungan baik bagi

organisasi yang ingin berhubungan dengan pimpinan.

6. Sebagai sumber informasi yang diperlukan pimpinan dalam memenuhi

fungsi, tugas dan tanggung jawab.

7. Sebagai pelanjut keinginan pimpinan kepada karyawan/ti dalam

melaksanakan tugas.

8. Memberikan informasi dan arahan kepada karyawan/ti lain apabila

mendapati kesulitan.

Tujuan langsung pelaksanaan peran sekretaris adalah mendukung agar

pimpinan dapat melaksanakan tugas dengan baik. Sedangkan tujuan tak

langsungnya adalah tercapainya tujuan lembaga, karena pelaksanaan tugas

pimpinan yang dibantunya bertujuan membantu lembaga mencapai tujuan.

 Sekretaris pada Perum BULOG Divre Sumut mempunyai peran yang

sangat penting dalam membantu kelancaran tugas pimpinan, apabila

sekretaris tidak ada maka pekerjaan akan terhambat baik dalam segi tenaga,

pikiran dan waktu sehingga berkurangnya efisiensi kerja. Saat ini kedudukan

sekretaris dalam perusahaan semakin penting disebabkan perkembangan

zaman yang semakin pesat dengan permasalahan yang kompleks. Dengan

sendirinya pimpinan tidak dapat mengendalikan perusahaan itu sendiri.

Seorang sekretaris pada Perum BULOG Divre Sumut mempunyai

peranan dalam memberikan informasi, baik secara formal maupun informal.

Informasi formal yang berhubungan dengan perusahaan, sedangkan informasi

informal yang berhubungan dengan segala hal diluar perusahaan yang

dibutuhkan pimpinan dalam melaksanakan tugas.

Jadi perlu diingat bahwa seorang sekretaris yang baik harus dapat

bekerja secara efisien. Dengan demikian seorang sekretaris harus selalu

berusaha menemukan cara yang lebih mudah dalam menggunakan pikiran,

cara kerja yang lebih cepat dalam penggunaan waktu, cara kerja yang lebih

hemat dalam menggunakan benda.

Peran sekretaris yang tidak kalah pentingnya didalam perusahaan

adalah untuk memecahkan masalah dalam perusahaan dan menyederhanakan

pelaksanaan pekerjaan untuk memperlancar tugas pimpinan. Begitu besarnya

peran sekretaris bagi perusahaan sehingga ia dituntut untuk bisa tampil pada

situasi apapun untuk itu dibutuhkan seorang sekretaris yang bermutu tinggi.
 Dalam hubungan kerjasama peran sekretaris sangat strategis dalam

memberikan dukungan semangat kerja pimpinan. Untuk itu sekretaris harus

berusaha mengenal pimpinannya. Seperti sifat pimpinan, adat kebiasaan, hobi

serta kekuatan dan kelemahannya, cara dan kemajuan kerjanya, apa yang

diperlukan untuk pekerjaannya.

Dalam Sulistiyani dan Rosidah (2005 : 137) mengatakan bahwa untuk

dapat bekerjasama dengan pimpinan maka yang dilakukan sekretaris antara

lain:

1. Bisa memelihara wibawa pimpinan

2. Sebagai bayangan atasannya untuk selalu memelihara kebijakan

manajemen

3. Selalu siap untuk memberikan pendapat bila diperlukan

4. Berusaha memahami maksud atasan, yaitu berusaha memahami tanggung

jawab atasan dan membantu melaksanakan dengan cara:

a. Melancarkan pekerjaan dengan perencanaan yang baik

b. Membagi tugas sesuai dengan keahlian karyawan

c. Mengumpulkan pendapat dan mempertimbangkan dari semua karyawan

d. Menciptakan gairah kerja dengan ketersediaan menerima gagasan-

gagasan

e. Memelihara sistem kontrol dari kesinambungan kegiatan manajemen

f. Menangani masalah-masalah human relation

g. Menciptakan suasana berpikir positif

h. Memelihara hubungan baik dengan relasi-relasi

 i. Menghadiri acara yang berkaitan dengan bisnisnya

Membina hubungan yang baik dengan pimpinan perlu dilakukan karena

sekretaris merupakan orang yang selalu dekat dengan pimpinan dan siap

membantu pimpinan dalam menyelesaikan tugas pimpinan. Untuk itu

sekretaris harus mengenal pimpinannya lebih dalam, bagaimana cara berfikir

dan cara pandang akan suatu hal, bagaimana pola kepemimpinannya,

bagaimana kepribadiannya, bagaimana pimpinan menjalin hubungan baik

dengan relasi pimpinan atau rekan kerja dan masih banyak lagi yang harus

diketahui oleh seorang sekretaris.

Hubungan sekretaris dengan kepala atau pimpinan kantor Perum

BULOG Divre Sumut terjalin secara baik dan harmonis, dimana sekretaris

sudah memahami benar tentang bagaimana pimpinannya berpikir, bagaimana

kepribadian pimpinannya, bagaimana pimpinan menjalin hubungan baik

dengan relasi atau rekan kerja. Sedangkan hubungan antara sekretaris dengan

relasi pimpinan, keluarga pimpinan, rekan kerja baik yang berupa staf

maupun dengan yang lainnya cukup berjalan dengan efektif, lancar, dan

terorganisir dengan baik.

 BAB IV

KESIMPULAN DAN SARAN

A. Kesimpulan

Dari hasil penelitian yang dilakukan oleh penulis, maka dapat ditarik

kesimpulan yang berkaitan dengan Judul Tugas Akhir yaitu : Peran Sekretaris

Dalam Memperlancar Tugas Pimpinan Pada Perum BULOG Divre Sumut

yaitu sebagai berikut :

1. Untuk menjadi seorang sekretaris yang profesional harus memiliki

kemampuan dan keterampilan teknis yang harus dikuasai oleh seorang

sekretaris seperti kemampuan mengetik cepat, keahlian dalam

mengoperasikan komputer, kemampuan bahasa Inggris yang baik,

kemampuan mengatur waktu.

2. Sebagai seorang sekretaris juga harus memiliki kemampuan

berkomunikasi dan berinteraksi. Karena tugas sekretaris berhubungan

dengan berbagai macam individu yang masing-masing berbeda latar

belakang, berbeda status sosial, berbeda kepentingan, berbeda kedudukan,

maka sekretaris dituntut untuk mampu memahami pihak-pihak yang

berhubungan dengannya.

3. Sekretaris pimpinan di Perum BULOG Divre Sumut adalah sebagai

pembantu pimpinan yang pekerjaannya antara lain menangani administrasi

surat-surat, mengarsipkan surat/dokumen penting, serta melaksanakan

tugas-tugas lainnya yang sifatnya membantu pimpinan.

 4. Peran sekretaris di Perum BULOG Divre Sumut sangat penting, disamping

sebagai pembantu pimpinan, sekretaris juga merupakan penghubung

antara pimpinan dan pekerja-pekerja serta seluruh staff dan publik dimana

peran penghubung ini menjadikan sekretaris dapat menciptakan dan

memelihara bisnis kantor dengan lancar.

B. Saran

Berdasarkan kesimpulan diatas, maka penulis mencoba memberikan

beberapa saran yang mungkin dapat berguna bagi beberapa pihak antara lain:

1. Meningkatkan dan mempertahankan lagi pelaksanaan tugas-tugas

kesekretariatan dan hubungan kerja yang baik dengan cara menganalisa

dan memperbaiki pekerjaan yang salah supaya tidak terulang lagi, serta

lebih terbuka dalam menerima kritik dan saran pimpinan atau orang lain

yang lebih berpengalaman.

2. Sebagai seorang sekretaris pimpinan yang dipercaya sebagai penghubung

segala urusan yang ditujukan kepada pimpinan, maka sekretaris harus

menjaga dan menunjukkan bagaimana komunikasi yang baik melalu suara,

gaya bicara, ekspresi wajah, gerak tubuh dan juga sikap.

3. Sebagai seorang sekretaris pimpinan yang membantu kelancaran tugas-

tugas pimpinan, maka sekretaris harus mengetahui dengan baik dan tepat

tugas yang dilimpahkan kepadanya serta menyelesaikan tugas dengan

sebaik-baiknya guna meningkatkan efisiensi dan efektivitas kerja

pimpinan dalam perusahaan.

4. Ada baiknya hubungan kerjasama antara sesama karyawan maupun

dengan pimpinan yang berada dalam lingkungan perusahaan hendaknya

tetap terpelihara demi kelancaran bagi perusahaan dalam rangka

pencapaian tujuan bersama secara efektif.

 DAFTAR PUSTAKA
Gaol, Chr. Jimmy L. 2015, Keandalan dan Sukses Sekretaris Perusahaan
dan
Organisasi. Jakarta: PT Elex Media Komputindo.
Lawalata, F.Ch. Caroline. 2012, Panduan Lengkap Pkerjaan Sekretaris.
Padang: Akademia Pertama.
Mustikawati dan Sedianingsih. 2010, Teori dan Praktik
Administrasi Keseketariatan. Jakarta: Kencana Prenada Media.
Priansa, Donni Juni. 2014, Kesekretariatan Profsional Berkompeten
cerdas Terampil Melayani. Bandung: Alfabeta.
Rose, La. 2003, Top Secretary. Jakarta: Erlangga.
Saiman. 2002, Manajemen Sekretaris. Jakarta: Ghalia Indonesia.
Sukoco, Munir, Badri. 2006, Manajemen Administrasi Perkantoran Modern.
Surabaya: Erlangga.
Sulistiyani, Amber Teguh dan Rosidah. 2005, Menjadi Sekretaris
Profesionaldan Kantor Yang Efektif. Yogyakarta: Gava Media.
Sunarto dan Ratnawati, Eti. 2006, Sekretaris Profesional. Yogyakarta: Anus.
Wursanto, Ignatius. 2006, Kompetensi Sekretaris Profesional.
Yogyakarta:Andi.