Quiz Komunikasi Bisnis Bab 9 & 10

Nama : Andreas Dwi Milano

NIM : 1714290022

1. Apa yang dimaksud dengan permintaan pesan-pesan rutin dalam dunia bisnis?
Berikan contohnya!
Jawaban :
Pengertian Pesan Rutin Pesan rutin adalah pesan yang berkaitan dengan kegiatan
bisnis sehari-hari yang berulang, perlu dilakukan atau dijawab secepatnya, Pesan
rutin sangat beragam dengan menggunakan pendekatan langsung seperti; surat
masuk, surat keluar, memo, yang berisi pesanan barang, keluhan, rekomendasi,
permintaan informasi, kredit, penawaran.

2. Apa yang dimaksud dengan pesan-pesan good-news dalam dunia bisnis? Berikan
contohnya!
Jawaban :
pesan-pesan good news umumnya berisi pesan-pesan bisnis yang sangat
diharapkan kebanyakan orang, yaitu yang menyenangkan dan menggembirakan
pihak lain. Contoh : melakukan promosi jabatan, memberikan insentif, menerima
karyawan baru.

3. Bagaimana menulis jawaban pesan-pesan positif?

Jawaban :
- Surat konfirmasi pesanan
- Menjawab permintaan informasi :
 Adanya penjualan potensial
 Tanpa adanya penjualan potensial

4. Bagaimana membuat surat rekomendasi yang baik?

 Jawaban :
a) Jelaskan bagaimana anda tahu tentang pemohon, jika anda sudah kenal dia untuk
waktu yang lama, anda dapat menyatakan fakta bahwa.
b) Nytakan kualifikasi anda sendiri. Mengapa pembaca tertarik dalam rekomendasi
anda? Berapa banyak orang lain sekeliber pemohon yang anda tahu.
c) Daftar kualitas dan keterampilan yang luar biasa dari pemohon, terutama yang
spesifik untuk bidang pemohon bunga atau permintaan pekerjaan.
d) Tekankan poin-poin penting yang ingin dicatat pada resume atau aplikasi.
Pastikan untuk bermakna rumit, tidak hanya menyatakan kembali.
e) Berikan penilaian pada pemohon terhadap kualifikasi dan potensial.
f) Berikan contoh-contoh spesifik untuk mendukung apa yang kamu katakan dalam
surat rekomendasi.
g) Jika itu benar-benar relevan, tidak meliputi refernsi untuk perlombaan pemohon,
agama, asal usul kebangsaan, usia, kecacatan, jenis kelamin atau status
perkawinan.
h) Jangan terlalu singkat, surat rekomendasi untuk pekerjaan harus dalam satu
halaman, surat rekomendasi untuk sekolah harus satu sampai dua halaman.
i) Membuat berakhir kuat tanpa berlebihan.
j) Daftar informasi kontak anda jika anda bersedia untuk meneriam tindak lanjut
korespondensi
k) Mengoreksi, surat rekomendasi mewakili anda dan pemohon.

5. Sebutkan beberapa contoh rill yang termasuk pesan-pesan bad-news dalam dunia
bisnis!
Jawaban :
 bad news tentang produk
 penolakan kerja sama
 penolakan undangan
 bad news tentang pesanan produk
 penolakan surat pengaduan dan keluhan
 penggantian produk
  tidak memenuhi pesanan
 penolakan menulis surat rekomendasi
 penolakan lamaran kerja
 surat penolakan kredit

6. Dalam menyampaikan pesan-pesan bad-news, pendekatan organisasional mana

yang dapat digunakan dalam dunia bisnis?
Jawaban :
- Perencanaan tidak langsung, merupakan pendekatan yang paling familiar atau
lazim digunakan untuk penulisan pesan-pesan yang mempunyai dampak tidak
menyenangkan atau berdampak kurang baik bagi audiens.
- Perencanaan langsung , suatu pesan yang kurang menyenangkan yang
diorganisasikan dengan perencanaan langsung akan diawali dengan suatu
pernyataan bad news, selanjutnya diikuti dengan berbagai alasan yang
mendukungnya. Dan diakhiri dengan penutup yang bersahabat serta tetap
memberin kesan positif.

7. Apa saja yang perlu diperhatikan dalam penyampaian pesan-pesan bad news?
Jawaban :
Penyampaian Bad-news,Penerimaan pesan, Menjaga goodwill sebaik mungkin
dengan audiens. Menciptakan Audience-Centered Tone Nada atau intonasi dalam
penyampaian bad-news cukup penting bagi efektivitas penyampaian pesan-pesan
bisnis. Hal ini memiliki tiga tujuan yang spesifik, yaitu: Membantu audiens mengerti
bahwa bad-news merupakan keputusan yang tegas, Membantu audiens mengeti
bahwa keputusan tersebut adil, Membantu audiens agar tetap memberikan goodwill
(perasaan positif yang mendorong orang untuk menjaga hubungan bisnis) bagi
perusahaan.
8. Apa perbedaan antara pesan-pesan bad-news dengan good-news?

Jawaban :
a. Good News
1) Good News tentang pekerjaan
Umumnya surat yang menginformasikan kabar baik atau berita yang
menyenangkan (good news) menggunakan pendekatan langsung. Contoh
good news berkaitan dengan masalah pekerjaan, antara lain penerimaan
kerja, kenaikan pangkat/ jabatan/ posisi, memperoleh bonus kerja, tunjangan
hari raya, kenaikan gaji dan pengakuan/penghargaan prestasi kerja.
2) Good News Tentang Produk
Good News yang berkaitan dengan produk antara lain, pembicaraan diskon
harga produk, sistem beli 3 produk dapat tambahan 1 produk gratis (buy 3 get
1 free), pemberian kupon diskon harga produk, membeli produk dalam jumlah
tertentu akan memperoleh hadiah tertentu (seperti kalender tahun baru,
produk aksesoris atau produk pelengkap).
3) Pesan-Pesan Goodwill
Goodwill adalah suatu perasaan positif yang dapat mendorong orang untuk
menjaga hubungan bisnis. Sebagai pelaku bisnis, seseorang dapat juga
mendorong hubungan baik dengan berbagai pihak, seperti pelanggan,
pemasok atau pelaku bisnis lainnya dengan penyampaian pesan-pesan
secara bersahabat atau catatan-catatan singkat yang tak diharapkan, yang
secara tidak langsung berkaitan dengan tujuan bisnis tertentu.
Pesan-
kepada orang lain, seperti kenaikan pangkat atau jabatan, diangkat sebagai
pimpinan suatu asosiasi organisasi bisnis dan sejenisnya. Penyampaian
ucapan selamat oleh pimpinan perusahaan kepada para pelanggan maupun
pemasok, seperti ucapan selamat ulang tahun, ucapan selamat atas
penyelesaian studi, ucapan selamat atas kesuksesan non bisnis, merupakan
hal yang baik untuk menjaga hubungan baik diantara mereka.
b. BAD NEWS
Apabila perusahaan ingin memberikan tanggapan atas keluhan pelanggan,
mengkomunikasikan permasalahan tentang pesanan atau memberitahukan
perubahan kebijakan perusahaan yang dapat mempengaruhi citra perusahaan
secara negatif,maka perlu memperhatikan tiga hal, yaitu penyampaian bad
tersebut dan menjaga goodwill sebaik mungkin
dengan audiens.
Ada dua hal yang harus diperhatikan oleh perusahaan, berkaitan dengan
pesan yang tak menyenangkan ini :
1) – Centerred Tone
Menyangkut nada atau intinasi dalam penyampaian bad news mampu
memberikan kontribusi yang cukup penting bagi efektivitas penyampaian
pesan-pesan bisnis yang didukung dengan tiga tujuan yang khusus, yaitu :
o Membantu audiens mengerti akan bad news yang merupakan suatu
keputusan yang tegas
o Membantu audiens mengerti keputusan yang diambil adalah adil.
o Membantu audiens agar tetap memberikan goodwill bagi perusahaan.
2) Memilih Pendekatan Organisasional
Dalam menyampaikan suatu pesan yang sifatnya bad news, dapat dilakukan
dengan dua pendekatan, yaitu perencanaan tak langsung (indirect plan) dan
perencanaan langsung (direct plan).
o Pendekatan tidak langsung (indirect plan), merupakan pendekatan yang
digunakan untuk penulisan pesan-pesan yang mempunyai dampak kurang
menyenangkan kepada audiens. Dalam pendekatan ini terdapat empat
bagian penting yaitu :
 Pembuka, yang menempatkan audiens pada situasi yang netral
serta penyataan yang tanpa beban bagi audiens.
 Alasan, dengan mengemukakan alasan mengapa suatu keputusan
harus diambil, sebelum menyampaikan yang sebenarnya,
penyampaian alasan yang efektif akan sangat membantu audiens
menyadari bahwa keputusan yang diambil adalah fair atau logis.
 Bad news, merupakan hal yang mungkin “menyakitkan” bagi
audiens yang mendengarnya, namun demikian bagian ini
merupakan bagian utama yang merupakan keputusan yang diambil
dari suatu kondisi.
 Penutup, setelah pesan yang kurang menyenangkan disampaikan,
maka tahap selanjutnya adalah memberikan kata-kata penutup
yang bersifat positif, hangat, bersahabat, dan lebih menyenangkan.
Dapat juga diusulkan suatu cara pemecahan dari masalah yang
dihadapi oleh audiens.