2018

MICROSOFT WORD
2010
P3M STMIK Sinar Nusantara
 DAFTAR ISI

BAB 1 PENGENALAN MS. WORD 2010 ............................................................................................... 2

A. RIBBON .................................................................................................................................. 2
B. OPERASI DASAR ..................................................................................................................... 3
C. PAGE LAYOUT ........................................................................................................................ 8
D. FORMAT FONT DAN PARAGRAF ........................................................................................... 11
E. SOAL LATIHAN ..................................................................................................................... 13
BAB 2 INSERT TABEL, WORDART, GAMBAR DAN CLIPART ............................................................... 14
A. MENYISIPKAN TABEL ............................................................................................................ 14
B. MENYISIPKAN WORDART ..................................................................................................... 14
C. MENYISIPKAN GAMBAR ....................................................................................................... 15
D. MENYISIPKAN CLIPART......................................................................................................... 18
E. SOAL LATIHAN ..................................................................................................................... 19
BAB 3 MAIL MERGE ........................................................................................................................ 20
A. MEMBUAT DOKUMEN UTAMA ............................................................................................ 20
B. PERSIAPAN DATA SUMBER................................................................................................... 20
C. MENGHUBUNGKAN DOKUMEN MAIL MERGE ...................................................................... 21
D. PREVIEW HASIL MAIL MERGE ............................................................................................... 23
E. MENCETAK HASIL MAIL MERGE ........................................................................................... 24
F. MENGIRIM HASILNYA MELALUI E-MAIL................................................................................ 25
G. SOAL LATIHAN ..................................................................................................................... 26

Modul Microsoft Word 2010 1

 BAB 1
PENGENALAN MS. WORD 2010

A. RIBBON
Ribbon adalah cara yang bagus untuk membantu memahami perubahan antara
Microsoft 2003 ke Microsoft 2010. Ribbon memegang semua informasi dalam versi
sebelumnya dari Microsoft Office dengan cara garis streaming lebih visual melalui
serangkaian tab yang mencakup berbagai fitur program yang sangat besar. Untuk
pengaksesan ribbon dapat dilakukan dengan mouse (klik pada tab yang diinginkan) atau
dengan menekan tombol F10 (tampil huruf atau angka pada ribbon) diikuti dengan menekan
huruf atau angka untuk memilih menu seperti pada Gambar 1.1.

Gambar 1.1 Kode Ribbon pada MS. Word 2010

1. Tab Home
Tab home adalah tab yang paling banyak digunakan, tab home menggabungkan semua fitur
format teks seperti font dan perubahan paragraph, seperti Gambar 1.2.

Gambar 1.2 Tab Home MS.Word 2010

2. Tab Insert
Tab insert memungkinkan untuk memasukkan berbagai item ke dalam dokumen dari
gambar, clip art, tabel dan header dan footer.

Gambar 1.3 Tab Insert MS.Word 2010

3. Tab Page Layout
Tab Page Layout memiliki perintah untuk mengatur elemen halaman seperti margin,
orientasi, menyisipkan kolom, latar belakang halaman dan tema, seperti pada Gambar 1.4.

Gambar 1.4 Tab Page Layout MS.Word 2010

Modul Microsoft Word 2010 2

4. Tab Reference
Tab Reference ini memiliki perintah-perintah untuk digunakan saat membuat Daftar Isi dan
halaman kutipan untuk kertas. Ini menyediakan banyak solusi sederhana untuk
menghasilkan dokumen, seperti Gambar 1.5.

Gambar 1.5 Tab Reference MS.word 2010

5. Tab Mailings
Tab Mailinngs memungkinkan dokumen untuk mengirimkan surat seperti mencetak amplop,
label dan gabungan pengolahan surat, seperti Gambar 1.6.

Gambar 1.6 Tab Mailings MS.Word 2010

6. Tab Review
Tab Review memungkinkan membuat perubahan ke dokumen karena masalah ejaan dan
tata bahasa. Hal ini juga memegang fitur melacak perubahan yang menyediakan orang-
orang dengan kemampuan untuk membuat catatan dan perubahan dokumen orang lain,
seperti pada Gambar 1.7.

Gambar 1.7 Tab Review MS.Word 2010

7. Tab View
Tab View memungkinkan untuk mengubah tampilan dokumen ke dokumen dua halaman
yang berbeda atau memperbesar/memperkecil, seperti pada Gambar 1.8.

Gambar 1.8 Tab View MS.Word 2010

B. OPERASI DASAR
1. Mengaktifkan Ms.Word
Langkah mengaktifkan atau membuka MS.Word 2010, sebagai berikut:
a. Klik dua kali ikon Word 2010 pada desktop atau taskbar, seperti pada Gambar 1.9

Modul Microsoft Word 2010 3

 Gambar 1.9. Ikon Word 2010
dan Word akan terbuka.
b. Jika tidak ikuti langkah berikut: klik tombol Start, sorot All Programs, sorot
Microsoft Office, klik Microsoft Word 2010, seperti pada Gambar 1.10.

Gambar 1.10. Pengaktifan MS.Word 2010

2. Membuat Dokumen
 Membuat Dokumen Baru
Jika baru memulai mengoperasikan Microsoft Word, biasanya akan langsung
ditampilkan dokumen kosong yang siap untuk ditulisi. Namun, jika komputer tidak
secara otomatis menyediakan dokumen kosong, ada 3 cara yang dapat menjadi
alternatif dalam membuat dokumen baru.

1. Klik ikon pada Quick Acces Toolbar

2. Tekan Ctrl+N pada keyboard

3. Klik file atau tekan Alt + F, New, klik Blank Document, seperti pada Gambar
1.11.

Modul Microsoft Word 2010 4

 Gambar 1.11 Perintah Membuat Dokumen Baru

 Menggunakan Template
MS. Word 2010 memiliki built-in template dari pilihan template Word populer,
termasuk resume, agenda, kartu bisnis, dan faks. Untuk menemukan dan
menerapkan template di Word, lakukan hal berikut:

1. Pada Tab File, Klik New

2. Berdasarkan Template yang tersedia , lakukan salah satu berikut ini:
 Untuk menggunakan dari built-in template, klik Template. Contoh, klik
template yang diinginkan, kemudian klik Create, seperti pada Gambar 1.12.

Gambar 1.12 Menggunakan Template

 Untuk menggunakan kembali template yang Anda baru saja digunakan, klik
Template terakhir, klik template yang Anda inginkan, kemudian klik Create.
 Untuk mencari template pada Office.com, di bawah Template
Office.com, klik kategori template, klik template yang diinginkan, dan klik
Download untuk mendownload template dari Office.com ke komputer.
3. Setelah memilih template, dapat memodifikasi untuk membuat dokumen yang
diinginkan.

Modul Microsoft Word 2010 5

 Catatan Anda juga dapat mencari template pada Office.com dari dalam Word.
Dalam Office.com untuk kotak pencarian template, ketik satu atau lebih istilah
pencarian, dan kemudian klik tombol panah untuk pencarian.

3. Membuka Dokumen yang Tersimpan

Ada beberapa cara untuk membuka file yang telah tersimpan dalam folder komputer,
antara lain:

1. Klik ikon pada Quick acces Toolbar

2. Tekan Ctrl + O pada keyboard
3. Klik file atau tekan Alt + F, klik Open, seperti pada Gambar 1.13.

Gambar 1.13 Membuka Dokumen yang Tersimpan

Dari ketiga cara tersebut, akan menghasilkan tampilan kotak dialog Open File, pilih file
yang ingin dibuka dengan menentukan foldernya terlebih dahulu. Klik tombol Open,
maka file yang dipilih akan dibuka, seperti pada Gambar 1.14.

Gambar 1.14 kotak Dialog Open File

Modul Microsoft Word 2010 6

4. Menyimpan Dokumen
Untuk menyimpan dokumen dalam format yang digunakan oleh Word 2010 lakukan hal
berikut:
1. Klik tab File
2. Klik Save As
3. Pada kotak File name, masukkan nama document
4. Klik Save.

Untuk menyimpan dokumen sehingga kompatibel dengan Word 2003 atau

sebelumnya, lakukan berikut:
a. Klik tab File
b. Klik Save As
c. Pada Save as type list, klik Word 97-2003 Document. Ini akan merubah format
file ke .doc
d. Pada kotak File name, ketik nama untuk document.
e. Klik Save, seperti pada Gambar 1.15

Gambar 1.15 Penyimpanan yang Kompatibel dengan Word 2003

Modul Microsoft Word 2010 7

C. PAGE LAYOUT
a. Orientasi Halaman
Orientasi halaman dapat memilih salah satu portrait/vertikal atau landscape/horizontal
untuk semua atau bagian dari dokumen.
 Ubah Orientasi Halaman
a. Pada tab Page Layout, dibagian Page Setup Group, klik Orientation, seperti
pada Gambar 1.16
b. Klik Portrait atau Landscape

Gambar 1.16 Perintah Ubah Orientasi Halaman

 Berbeda Halaman Orientasi dalam Dokumen yang sama

a. Sorot halaman atau paragraf yang ingin diubah ke portrait atau landscape.
b. Pada tab Page Layout, di bagian Page Setup Group, klik Margins
c. Klik Custom Margins di bagian bawah menu drop down
d. Kotak dialog Page Setup akan muncul seperti Gambar 1.17

Gambar 1.17 Perintah Berbeda Halaman Orientasi

Modul Microsoft Word 2010 8

 e. Pada tab Margins, klik Portrait atau Landscape.
f. Pada Apply to, klik Selected text atau This point forward hasil dapat terlihat
seperti pada Gambar 1.18.

Gambar 1.18 Hasil Berbeda Orientasi Halaman

b. Page Margins
Mengatur Margins Halaman yang ditetapkan sebelumnya
a. Pada tab Page Layout, di bagian Page Setup group, klik Margins.Drop down
menu galeri Margins akan muncul seperti Gambar 1.19
b. Klik jenis margin yang ingin diterapkan

.
Gambar 1.19 Perintah Page Layout

Modul Microsoft Word 2010 9

c. Membuat Custom Margins
a. Pada tab Page Layout, dibagian Page Setup group, klik Margins
b. Di bagian bawah drop down menu galeri Margins, klik Custom Margins
c. Kotak dialog Page Setup akan muncul.
d. Masukkan nilai baru untuk margin pada semua atau beberapa, Atas Bawah,
Kiri atau Kanan
e. Klik OK

Gambar 1.20 Custom Margins

Catatan: Kebanyakan printer memerlukan lebar minimum untuk pengaturan
margin, karena mereka tidak dapat mencetak semua cara ke tepi halaman. Jika
margin yang diatur terlalu sempit, Microsoft Word menampilkan pesan Satu atau
lebih margin diatur di luar area cetak halaman

d. Page Breaks
Word secara otomatis menyisipkan page break bila sudah mencapai akhir halaman.
Jika teks ingin dibedakan halamannya, Anda dapat menyisipkan panduan page break.
a. Klik di mana ingin memulai halaman baru.
b. Pada tab Insert, dibagian Pages group, klik Page Break, seperti pada Gambar
1.21.

Gambar 1.21 Perintah Page Breaks

Catatan: Page break dapat disisipkan ke dalam dokumen dengan menuju ke tab
Page Layout grup, Page Setup dan klik pada perintah Breaks untuk melihat
berbagai pilihan.

Modul Microsoft Word 2010 10

D. FORMAT FONT DAN PARAGRAF
a. Cara Memperbaiki Kesalahan Penulisan
Jika selama penulisan teks terdapat kesalahan, dapat diperbaiki dengan cara berikut ini:
a) Tekan tombol BackSpace pada keyboard untuk menghapus satu karakter di kiri titik
sisip.
b) Tekan tombol Delete pada keyboard untuk menghapus karakter di kanan titik sisip.
c) Tekan Ctrl + Y pada keyboard, untuk melakukan pengulangan teks (repeat).
d) Tekan Ctrl + Z pada keyboard atau klik icon Undo pada Costumize Quick Acces
Toolbar, untuk mengembalikan perintah yang baru saja dilakukan.
e) Untuk pindah ke baris baru tanpa menyisipkan sebuah tanda paragraf, tekan tombol
Shift + Enter.
b. Cara Menggandakan Teks (Copy)
Untuk meng-copy teks yang Anda pilih ke lokasi lain, lakukan:
a) Blok teks yang akan anda copy
b) Klik ikon copy
c) Klik ikon paste
Selain cara copy-paste di atas, ada juga cara lain dengan menggunakan keyboard.
Untuk mengcopy gunakan Ctrl + C sedangkan untuk paste gunakan Ctrl + V.
c. Cara Memformat Teks
Pengaturan format teks dapat dilakukan dengan menggunakan salah satu cara berikut:
a) Blok teks yang akan diformat, kemudian atur formatnya sesuai yang diinginkan.
b) Tempatkan kursor pada posisi awal kemudian mengatur formatnya. Dengan cara ini,
semua teks yang diketik mulai dari posisi awal akan mengikuti format yang dipilih.
Untuk mengatur teks, dapat digunakan grup Font yang ada pada ribbon.

Mengubah Mengubah
Mewarnai font
jenis huruf ukuran
huruf

Menambahkan
Mengatur style font efek pada font
Gambar 1.22 Format Text

Atau dapat juga diatur dengan menggunakan kotak dialog Font dengan hotkey Ctrl + D
atau Ctrl + Shift + F

Modul Microsoft Word 2010 11

d. Mengatur Paragraf
Untuk mengatur paragraph anda dapat menggunakan grup Paragraph pada ribbon.

Bullets dan Indent

Numbering

Border

Mengatur Mengatur jarak

perataan teks spasi baris Shading

Gambar 1.23 Menu Format Paragraf

 Mengatur Perataan Teks Paragraf

Perataan teks dalam paragraf dapat dilakukan dengan posisi rata sisi kiri (left-align),
rata sisi kanan (right-align), ditengah (center) dan rata sisi kiri dan kanan (justify).
 Mengatur Indentasi
Anda dapat mengatur indentasi paragraf terhadap margin kiri, margin kanan atau
keduanya. Anda juga dapat membuat indentasi hanya pada baris pertama.
 Mengatur Jarak Spasi Baris
Apabila diperlukan, Anda dapat mengatur jarak spasi dari baris agar masing-masing
baris mempunyai jarak yang cukup dan sesuai dengan kebutuhan.
 Bullet & Numbering
Sangat membantu dalam penulisan suatu karya ilmiah yang terstruktur. Dapat diatur
dengan mengunakan ribbon Paragraph.
 Border
Border digunakan untuk membuat border pada paragraf.
 Shading
Shading digunakan untuk memberi latar berwarna pada teks.

Modul Microsoft Word 2010 12

E. SOAL LATIHAN
Buatlah surat sederhana berikut, dengan aturan sebagai berikut
 Ukuran Kertas A4
 Batas Atas, Bawah, Kanan, dan Kiri: 2.5 cm
 Simpan dengan nama Latihan1.docx

Tahoma 18pt Bold

KELURAHAN GILINGAN
KECAMATAN BANJARSARI Tahoma 12pt Bold
PEMERINTAH KOTA SURAKARTA
JL. Delima VIII No. 8 RT 01/RW I Jajar 57134 Banjarsari Tahoma 10pt

SURAT KETERANGAN Tahoma 14pt Bold Center

Nomor : 147/ KET/IV/2018 Tahoma 11pt Center

Saya yang bertandatangan di bawah ini :

a. Nama : Tyas Utami. H, S.H
b. Jabatan : Sekretaris Kelurahan Gilingan
Dengan ini menerangkan bahwa :
Tahoma 11pt
a. Nama : Hana Raisa Pastika Number Alignment
b. NIK : 3372015804150002 Spasi Baris: 1.5
c. TempatTglLahir : Surakarta , 28 April 2015
d. JenisKelamin : Perempuan
e. Agama : Islam
f. Status : Belum Kawin
g. Alamat : RT 01/RW 03 wringinputih
h. Pekerjaan : PNS
i. Keperluan : Mohon Akte Kelahiran
Berhubungan dengan keperluan yang bersangkutan dimohon agar yang
bersangkutan dapat memberikan bantuan dan fasilitas seperlunya.
Demikian surat keperluan dibuat untuk seperlunya

Surakarta, 29 Juni 2018

Sekretaris Kelurahan

Tyas Utami. H, S.H

NIP. 197905182003122005

Modul Microsoft Word 2010 13

 BAB 2
INSERT TABEL, WORDART, GAMBAR DAN CLIPART

A. MENYISIPKAN TABEL
Pilih menu Insert, kemudian klik Table, pilih banyaknya kolom dan baris yang akan
disisipkan.

3 Kolom, 5 baris

Gambar 2.1 Insert Tabel

B. MENYISIPKAN WORDART
Pilih menu Insert, pilih WordArt

Gambar 2.2. Insert WordArt

Pilih salah satu gambar, kemudian akan muncul tampilan seperti pada gambar berikut:

Modul Microsoft Word 2010 14

 Ketik kalimat “Selamat Datang” pada Text box tersebut, sehingga akan muncul tampilan
sebagai berikut:

Untuk membuat efek (effects), letakkan kursor pada tulisan “Selamat Datang”,
kemudian klik Format, pilih text effects , pilih salah satu text effects yang diinginkan.

Gambar 2.3. Text Effects

Pilih salah satu Text Effects, misalnya pilih Transform, kemudian akan muncul
tampilan seperti pada Gambar 2.4.

Gambar 2.4. Memilih Text Effects

C. MENYISIPKAN GAMBAR
Penyisipan file gambar yang sudah ada ke dalam dokumen yang dibuat. Untuk
menambahkan gambar pada dokumen, ikutilah langkah-langkah seperti berikut:
1. Tempatkan titik sisip di tempat yang Anda inginkan.

Modul Microsoft Word 2010 15

 2. Pilih Tab Insert, lalu klik Picture yang ada pada group Illustrations.

Gambar 2.5 Dialog Box untuk Insert Picture

3. Setelah gambar dipilih dan tampil pada dokumen, tampilan dari ribbon akan berubah,
akan muncul tab Picture Tools dengan nama Tab Format.
4. Pada Tab Format terdapat lima group yang dapat digunakan untuk melakukan format
pada gambar yang telah ditambahkan

Gambar 2.6 Tab Format Picture

5. Pada dokumen.
 Group Adjust digunakan untuk mengatur format pencahayaan, kontras,
pewarnaan, dan mengembalikan format gambar seperti sedia kala.

Gambar 2.7 Tab Format Picture

 Group Picture Style digunakan untuk mengatur efek pada gambar.

Gambar 2.8 Tab Format Picture

Modul Microsoft Word 2010 16

  Group Arrange digunakan untuk mengatur posisi gambar pada dokumen

Gambar 2.9 Tab Format Picture

 Group Size digunakan untuk mengatur ukuran gambar yang ditambahkan pada
dokumen.

Gambar 2.10Tab Format Picture

6. Untuk melakukan pengaturan posisi gambar dapat melalui perintah Wrapping
Style. Jika wrapping style tidak ditemukan pada list, dapat memilih dari More
Layout option untuk mengatur penempatan gambar. Ada beberapa pilihan yaitu:
 In line with text. Gambar akan sejajar dengan teks yang ada pada dokumen.
 Square. Gambar akan secara otomatis ditambahkan suatu kotak disekelilingnya
sehingga Anda bisa mengetikkan teks secara rapi disekeliling gambar tersebut.
 Tight. Berbeda dengan Square pada pilihan Tight, teks yang Anda ketikkan akan
mengikuti bentuk gambar yang Anda tambahkan.
 Behind text. Gambar akan berada di belakang teks sebagai background.
 In front of text. Gambar akan berada di depan teks menutupi teks.
7. Pada option Horizontal Alignment Anda bisa mengatur perataan dari gambar yang
Anda tambahkan :
 Left, gambar pada dokumen akan rata kiri.
 Center, gambar pada dokumen akan tepat berada di tengah halaman dokumen.
 Right, gambar pada dokumen akan rata kanan.
 Other, Anda bisa mengatur penempatan gambar dimana saja.

Gambar 2.11 Dialog Box Advanced Layout

Modul Microsoft Word 2010 17

D. MENYISIPKAN CLIPART
Pilih menu Insert, kemudian klik ClipArt, tunggu sejenak sampai dengan muncul
gambar ClipArt nya.

Gambar 2.12. Insert ClipArt

Klik salah satu gambar yang akan disisipkan.

Modul Microsoft Word 2010 18

E. SOAL LATIHAN
Buatlah surat sederhana berikut, dengan aturan sebagai berikut
 Ukuran Kertas A4
 Batas Atas, Bawah, Kanan, dan Kiri: 2.5 cm
 Simpan dengan nama Latihan2.docx

Calibri 26pt Bold

Shading warna hijau

Insert WordArt

Insert Picture

Tahoma 11pt Bold

Tabel 2 kolom, 3 baris

Table Style: Accent2

Tahoma 16pt
Text Effects

Modul Microsoft Word 2010 19

 BAB 3
MAIL MERGE

Mail merge merupakan salah satu fitur classic Microsoft Word yang sangat berguna
untuk membuat dokumen secara massal dan dinamis. Fungsi mail merge di Microsoft Word
2010 bisa kita jumpai pada menu ribbon yaitu tepatnya pada tab Mailings. Jika ingin
membuat surat untuk banyak penerima, yang mana secara umum isi surat untuk masing-
masing penerima surat adalah sama kecuali nama, alamat atau informasi lain dari penerima
surat, maka dengan menggunakan fitur Mail Merge ini kita bisa melakukannya dengan lebih
cepat.
Mail merge mengkombinasikan informasi statis yang disimpan dalam sebuah
dokumen (dokumen utama) dengan variabel informasi yang disimpan pada dokumen lain
(data sumber). Dokumen utama berisi teks statis yang akan muncul pada semua dokumen
yang digabungkan. Disamping itu juga berisi placeholder yang disebut merge field yaitu
tempat variabel informasi akan ditampilkan.
Dalam contoh berikut, akan dibuat dokumen utama berupa surat undangan rapat,
yang mana undangan rapat ini akan ditujukan untuk beberapa penerima surat. Langkah
pembuatan surat dengan banyak penerima adalah sebagai berikut.
A. MEMBUAT DOKUMEN UTAMA
Untuk membuat mail merge di microsoft word, kita harus menyiapkan/mengetik
dokumen utama yang akan dimasukkan ke dalam format mail merge. Misalnya membuat
undangan.

B. PERSIAPAN DATA SUMBER

Setelah mempersiapkan dokumen utama, maka langkah selanjutnya adalah
mempersiapkan data sumber yang akan digunakan untuk mengisi variabel informasi pada
dokumen utama. Data sumber ini sering disebut dengan data recipients atau penerima
surat.
Data sumber berupa tabel (matrik baris dan kolom). Masing-masing baris data sumber
berisi beberapa sel, baris pertama berisi judul field / field name (contoh: No, Nama, Alamat,
Kota), sedangkan baris selanjutnya merupakan data field tersebut. Berikut ini contoh data
sumber untuk dokumen utama diatas.

Modul Microsoft Word 2010 20

 Judul field atau field name pada contoh diatas adalah satu kata, untuk kasus lain yang
mana judul fieldnya lebih dari satu kata maka ada aturan yaitu tidak boleh menggunakan
spasi. Hal ini karena judul field tersebut digunakan sebagai merge field pada dokumen
utama. Untuk membuat judul field mudah dibaca maka kita bisa menggunakan huruf kecil
kecuali huruf pertama pada masing-masing kata, contoh: NamaLengkap, NomorTelepon.
Atau bisa juga dengan menggunakan tanda garis bawah, contoh: nama_lengkap,
nomor_telepon.
Data sumber yang valid adalah berupa dokumen terstruktur, seperti tabel Microsoft
Word, tabel Microsoft Excel atau CSV, tabel database Microsoft Access, dan daftar kontak
Microsoft Outlook.

C. MENGHUBUNGKAN DOKUMEN MAIL MERGE

Setelah kita mempersiapkan dokumen mail merge yang terdiri dari dua dokumen yaitu
dokumen utama dan dokumen/data sumber. Maka sekarang kita akan menghubungkan
(merge) kedua dokumen tersebut agar merge field (variabel informasi) pada dokumen utama
terhubung dengan data field pada data sumber.
Berikut ini langkah-langkahnya:
1) Buka file dokumen utama
2) Tambahkan data sumber (data penerima surat / recipients). Caranya pada tab
Mailings, klik tombol Select Recipients, pilih Use Existing List... (karena kita telah
membuat data sumber sebelumnya, jika belum kita bisa membuatnya secara
langsung dengan memilih Type New List…)

Gambar 3.1. Menambahkan Data Sumber

3) Pada jendela Select Data Source, browse dan pilih data sumber yang telah kita buat
sebelumnya, klik tombol Open.
4) Untuk memastikan apakah data sumber telah masuk atau belum maka kita bisa klik
tombol Edit Recipient List pada tab Mailings

Gambar 3.2. Menu Edit Data Penerima

Modul Microsoft Word 2010 21

 Maka akan muncul jendela Mail Merge Recipients.

Gambar 3.3. Jendela Mail Merge Recipients

Kita bisa melakukan pengeditan data secara langsung menggunakan tool ini.
Caranya: pilih Data Source,

Gambar 3.4. Edit Data Sumber

5) Tambahkan Merge Field pada dokumen utama (pada surat diatas, menggunakan
merge field manual maka kita harus menggantinya). Merge Field dimasukkan satu
persatu, caranya:
a. Arahkan kursor ke posisi merge field pertama

Gambar 3.5. Posisi Kursor

b. Pada tab Mailings, klik tombol Insert Merge Field, kemudian pilih merge field
yang sesuai (NAMA).

Modul Microsoft Word 2010 22

 Gambar 3.6. Insert Merge Field

c. Maka pada merge field pertama di dokumen utama akan tampak seperti berikut:

Gambar 3.7. Hasil Insert Merge Field

d. Lakukan langkah yang sama untuk merge field lain (ALAMAT, KOTA)

Gambar 3.8. Hasil Akhir Merge Field

D. PREVIEW HASIL MAIL MERGE

Untuk mengetahui apakah dokumen utama dan data sumber benar-benar terhubung
maka kita bisa melakukan preview hasil merge tersebut. Caranya:
1. Pada tab Mailings, klik tombol Preview Results

Gambar 3.9. Menu Preview Result

2. Lihat pada merge field, jika berhasil maka merge field akan diisi dengan data
sebenarnya dari data sumber.

Gambar 3.10. Hasil Preview Result

Modul Microsoft Word 2010 23

 3. Untuk melihat record selanjutnya, kita bisa menggunakan tombol kontrol (panah)
pada menu ribbon, tab Mailings, group Preview Results.

Gambar 3.11. Menu Preview Result

E. MENCETAK HASIL MAIL MERGE

Setelah melakukan preview hasil merge dan hasilnya sesuai, maka langkah selanjutnya
adalah finishing atau pencetakan dokumen hasil mail merge. Caranya:
1. Pada tab Mailings, klik tombol Finish & Merge, lalu pilih Print Documents untuk
langsung mencetaknya. Atau pilih Edit Individual Document, untuk melihat
(mengedit) hasil dari mail merge.

Gambar 3.12. Menu Finish & Merge – Cetak ke File/Dokumen

2. Maka akan muncul jendela Merge yang menanyakan apakah semua record pada
data sumber dicetak atau tidak.

Gambar 3.13. Mencetak ke File

3. Klik OK.

Modul Microsoft Word 2010 24

F. MENGIRIM HASILNYA MELALUI E-MAIL.
- Buka browser (Mozilla/Internet Explore/Opera)
- Masuk ke dalam email masing-masing. Misal email google.

Gambar 3.14. Buka Email Google

- Klik Tulis. Akan muncul Pesan Baru.

Gambar 3.15. Membuat Pesan Baru

Keterangan:
Kepada : diisi email penerima surat.
Subjek : diisi perihal
Isi : berita/isi surat
Attachment : Lampiran file
Bila sudah lengkap, klik Kirim.

Modul Microsoft Word 2010 25

G. SOAL LATIHAN
Buatlah Undangan dengan banyak penerima.
 Buatlah surat undangan di Ms. Word. Selanjutnya simpan dengan nama
Undangan.docx.
 Membuat data penerima di Ms. Word seperti gambar berikut.

Simpan dengan nama datasumber.docx

 Tambahkan data sumber (data penerima surat / recipients).
1) Pada tab Mailings, klik tombol Select Recipients, pilih Use Existing List... (karena
kita telah membuat data sumber sebelumnya, jika belum kita bisa membuatnya
secara langsung dengan memilih Type New List…)

2) Pada jendela Select Data Source, browse dan pilih datasumber.docx yang telah
kita buat sebelumnya, klik tombol Open.
3) Untuk memastikan apakah data sumber telah masuk atau belum maka kita bisa klik
tombol Edit Recipient List pada tab Mailings

Maka akan muncul jendela Mail Merge Recipients.

Modul Microsoft Word 2010 26

 Kita bisa melakukan pengeditan data secara langsung menggunakan tool ini.
Caranya: pilih Data Source,

kemudian klik tombol Edit… maka akan muncul jendela Data Form yang berfungsi
untuk melakukan pengeditan data sumber.

4) Tambahkan Merge Field pada dokumen utama (pada surat diatas, menggunakan
merge field manual maka kita harus menggantinya). Sehingga hasilnya seperti
gambar berikut.

5) Lihat hasil mail merge dengan klik Preview Result.

Modul Microsoft Word 2010 27