BAB I

PENDAHULUAN

1.1.Latar Belakang

Fungsi pengadaan merupakan fungsi yang paling depan dalam penentuan

ekonomisasi suatu organisasi. Ekonomisasi dalam perolehan input merupakan bagian
dari strategi keunggulan bersaing perusahaan. Kemampuan memperoleh input dengan
pengorbanan terkecil dari berbagai alternatif yang ada tanpa mengabaikan standar
kualitas yang telah ditetapkan, mencerminkan inovasi perusahaan dalam proses
pengadaan. Tiga tahap penting dala pengadaan adalah perencanaan
pengadaan,pelaksanaan pengadaan,penanganan atas barang/jasa yang diterima. Oleh
karena itu, perlu pengendalian pada fungsi ini.

Pengendalian terhadap perencanaan memastikan bahwa barang/jasa yang akan

diperoleh adalah barang yang benar-benar dibutuhkan. Pada proses pengadaan,
pengendalian berfingsi untuk memastikan bahwa proses pengadaan telah berjalan
transparan. Dan tahap penanganan barang/jasa memastikan bahwa barang sudah
sesuai pesanan,spesifikasi dan sebagainya.

1.2. Rumusan Masalah

1. Apakah tujuan dan manfaat audit pengadaan?

2. Seberapa jauh ruang lingkup audit pengadaan?

3. Bagaimana langkah-langkah audit pengadaan?

4. Bagaimana proses pengadaan barang/jasa ?

5. Kecurangan apa saja yang terjadi pada pengadaan?

Audit atas Fungsi Pengadaan Page 1

 BAB II

PEMBAHASAN

2.1 Tujuan dan Manfaat Audit

Tujuan pengadaan adalah untuk mendapatkan barang/jasa sesuai ketentuan dengan
pengorbanan yang minimal. Berikut adalah tujuan dan manfaat audit pengadaan:

1. Untuk mencapai tujuan, sesuai dengan visi dan misi organisasi.

2. Menilai ekonomisasi, efisiensi, dan efektivitas pengadaan, serta melindungi

aset (dana) perusahaan dari pemborosan, kesalahan pengelolaan, penyalahgunaan,
dan berbagai bentuk penyimpangan lainnya.

3. Mendorong pengembangan dan pemeliharaan meanajemen informasi

pengadaan yang dapat diandalkan serta pengungkapan informasi tersebut dalam
laporan periode termasuk pemenuhan kewajiban akuntabilitaas.

4. Memastikan bahwa aktivitas pengadaan telah sesuai dengan ketentuan dan

peraturan yang berlaku.

2.2 Ruang Lingkup Audit

Audit atas fungsi pengadaan melakukan penilain atas keseluruhan fungsi pengadaan,
baik organisasinya, pedoman / peraturan yang menjadi panduan pengadaan,
perencanaan, proses dan penyelesaian pengadaan (penerimaan barang dan jasa).
Secara terperinci ruang lingkup audit fungsi pengadaan meliputi :

a. Organisasi pengadaan.
b. Proses pengadaan yang terdiri atas :
 Perencanaan pengadaan.
 Pelaksanaan pengadaan
 Pembayaran dan pelaporan.

Ruang lingkup ini dapat bervariasi,tergantung dari strategi dak kompleksitas sistem
pengadaan di masing-masing organisasi.

Audit atas Fungsi Pengadaan Page 2

2.3 Langkah-Langkah Audit
Secara umum proses audit pengadaan barang / jasa meliputi beberapa langkah yang
meliputi hal hal berikut.
1. Perencanaan audit, yaitu menyangkut :
a. Penilaian resiko dan penentuan ruang lingkup audit.
b. Penentuan jadwal audit.
c. Penentuan kebutuhan sumber daya dalam melaksanakan audit.
Dalam membuat rencana detail audit, ketua tim audit harus mempertimbangkan
beberapa hal termasuk :
a. Risiko, tingkat materialitas dan prioritas pada setiap aktivitas audit.
b. Area audit yang signifikan.
1. Pengumpulan dan evaluasi temuan audit
2. Pelaporan.
3. Tidak lanjut hasil audit.

2.4 Proses Pengadaan Barang/Jas

Proses pengadaan barang dan jasa harus mencerminkan keinginan organisasi untuk
mendapatkan barang / jasa untuk memenuhi kebutuhannya secara ekonomi, efisien,
dan efektif. Secara umum proses pengadaan diawali dengan perencanaan,
pelaksanaan, pelaporan, dan evaluasi atas aktivitas pengadaan.

2.4.1 Perencanaan Pengadaan

Perencanaan pengadaan mencakup penentuan kebutuhan atas barang/jasa dalam

operasional perusahaan, baik tingkat kualitas, kuantitas, dan penentuan waktu kapan
barang jasa tersebut harus tersedia. Rencana pengadaan yang baik harus
mencerminkan hubungan yang optimal antara keinginan untuk memenuhi kebutuhan
dengan ketersediaan sumber daya yang dimiliki berkaitan dengan pengadaan tersebut
dan penetapan praktik pengadaan terbaik dalam rencana tersebut untuk mendapatkan
barang/ jasa sesuai dengan spesifikasi yang telah ditetapkan dengan pengorbanan yang
paling rendah.

Audit atas Fungsi Pengadaan Page 3

 2.4.2. Pelaksanaan Pengadaan

Tahap ini adalah pelaksanaan dari rencana pengadaan. Aktivitas yang

terlibat dalam pelaksanaan pengadaan sesuai dengan tingkat kompleksitas proses
pengadaan, jenis barang atau jasa yang akan dibeli, dan besarnya anggaran yang
terlibat dalam pengadaan tersebut. Pengendalian yang ketat pada tahap ini
dilakukan untuk memastikan bahwa penitia pengadaan tidak salah dalam
menentukan pemasok terpilih dan harga atas barang/jasa yang dibutuhkan.
Pemilihan pemasok yang tepat yaitu penilaian atas kemampuan pemasok
memenuhi spesifikasi barang/jasa yang dibutuhkan tepat waktu dan suku
cadangnya secara berkelanjutan.

2.4.3. Pelaksanaan Kontrak Penyerahan Barang

Setelah proses pengadaan menghasilkan pemasok terpilih, panitia

pengadaan bertanggung jawab untuk memastikan bahwa barang/jasa yang
diterima telah sesuai dengan pesanan baik kuantitas yang diterima, tingkat
kualitas, dan waktu penyerahan. Pengendalian atas penerimaan barang/jasa
seharusnya melibatkan unit pengguna dari barang/jasa tersebut untuk
menghindari terjadinya ketidaksesuaian barang/jasa yang diterima dengan
pesanannya

2.4.4. Pembayaran dan Pelaporan

Pembayaran adalah bagian terakhir dari proses pengadaan. Pembayaran

baru bisa dilakukan jika serah terima atas barang/jasa tersebut telah dinyatakan
tidak mengandung masalah dan telah disahkan oleh pihak pihak berwenang.
Setiap pembayaran harus didukung bukti tagihan dan dokumen pendukung yang
lengkap dan tagihan telah jatuh tempo. juru bayar harus memiliki bukti dan
dokumen pendukung yang lengkap sebagai bahan pertanggung jawaban atas
pembayaran yang dilakukan.
Pelaporan atas pengadaan barang/jasa harus segera dilakukan sesuai dengan
ketentuan yang tertuang dalam pedoman pengadaan. Dalam laporan tersebut,
panitia pengadaan harus menyajikan tentang kemampuan panitia mendapatkan
barang/jasa sesuai dengan spesifikasinya.

Audit atas Fungsi Pengadaan Page 4

2.5 Kecurangan dalam Pengadaan

Pengadaan melibatkan pembeli dan penjual, di mana masing-masing pihak

memiliki berbagai cara untuk melakukan korupsi pada setiap tahapan proses
pengadaan. Pihak pemasok berkepentingan dengan penjualan produknya dan
mengharapkan keuntungan dari penjualan tersebut. Untuk mencapai tujuan tersebut,
berbagai perilaku menyimpang berikut ini mungkin dilakukan :

1. Berkolusi dengan pihak dalam menentukan harga penawaran.

2. Secara diskriminatif meningkatkan standar teknis, sehingga pemasok lain sulit

untuk memenuhinya.

3. Mencampuri secara tidak beretika pekerjaan evaluator baik dalam proses tender
maupun dalam serah terima barang/jasa.

4. Memberikan sogokan.

Berbagai godaan, baik yang timbul dari perilaku buruknya maupun yang datang
dari pemasok, mendorong pihak pembeli terjebak pada perilaku menyimpang seperti :

 Menentukan spesifikasi yang menguntungkan pemasok tertentu

 Membatasi penyebaran informasi berkaitan dengan kesempatan melakukan tender

 Berdalih pada kepentingan yang mendesak untuk melakukan penunjukan terhadap

pemasok tertentu tanpa melalui tender untuk pengadaan yang seharusnya melalui
tender

 Melanggar kerahasiaan penawaran pemasok

 Mendiskualifikasi pemasok potensial melalui prakualifikasi yang tidak benar

 Menerima sogokan

 Gagal dalam memenuhi standar kualitas, kuantitas, dan kinerja pengadaan lainnya

 Memgalihkan pengiriman barang untuk dijual kembali atau digunakan secara

pribadi

 Meminta keuntungan pribadi dari pemasok

Audit atas Fungsi Pengadaan Page 5

  Memalsukan kualitas atau standar sertifikasi

 Meningkatkan atau menurunkan nilai faktur

Berbagai penyimpangan lain yang mungkin terjadi dalam pengadaan dapat berupa :

1. Pengadaan barang fiktif

2. Harga pengadaan barang di-mark-up

3. Pajak/PNPB sehubungan dengan pengadaan barang tidak dipungut dan/atau tidak

disetorkan

4. Kuantitas/volume hasil pengadaan barang dikurangi

5. Kualitas hasil penyelesaian pekerjaan pengadaan barang

6. Keterlambatan penyelesaian pekerjaan pengadaan barang

7. Hasil pengadaan barang tidak bermanfaat/tidak dimanfaatkan

8. Pelanggaran ketentuan/peraturan pengadaan barang yang berindikasi praktik KKN.

Sistem pengadaan yang dibuat perusahaan harus transparan dan efisien berdasarkan
prinsip-prinsip pengadaan berikut :

a. Nilai uang : Pengadaan harus mendapatkan barang/jasa sesuai spesifikasi dengan

harga rendah (memaksimalkan nilai uang).

b. Kejujuran dan keadilan : Panitia pengadaan harus berlaku jujur dan adil kepada
seluruh pemasok yang memenuhi syarat untuk mengikuti kompetisi dalam
pengadaan tersebut.

c. Akuntanel dan transparan : Seluruh proses dalam tahapan-tahapan pengadaan harus

dilengkapi dengan catatan-catatan dan dokumentasi yang memadai sebagai bahan
petanggungjawaban.

d. Efisiensi : Proses pengadaan harus berjalan secara efisien (optimalisasi penggunaan

sumber daya dalam pengadaan.

Audit atas Fungsi Pengadaan Page 6

 e. Kompetensi dan integritas : Petugas pengadaan harus memiliki kompetensi yang
memadai dan berintegritas tinggi dalam menjalankan tugas, wewenang, dan
tanggung jawabnya.

2.6 Audit atas Organisasi Pengadaan

Organisasi pengadaan menyangkut penempatan fungsi pengadaan yang strategis
pada struktur organisasi perusahaan. Setiap perusahaan memiliki pertimbangan
tersendiri menempatkan suatu fungsi dalam struktu organisasinya, tergantung pada
kompleksitas operasional dan peran penting fungsi tersebut dalam keunggulan
bersaing organisasi.
Untuk pengadaan barang/jasa pemerintahan, Peraturan Presiden No. 70 Tahun
2012 menetapkan beberapa tingkat jabatan yang harus bertanggung jawab dalam
pengelolaan dan pengendalian pengadaan barang/jasa pemerintah. Tingkat jabatan
tersebut antara lain :
1. Pengguna Anggaran yang selanjutnya disebut PA adalah pejabat pemegang
kewenangan penggunaan anggaran kementerian/lembaga/satuan kerja perangkat
daerah atau pejabat yang disamakan pada institusi pengguna APBN/APBD.
2. Kuasa Pengguna Anggaran yang selanjutnya disebut KPA adalah pejabat yang
ditetapkan oleh PA untuk menggunakan APBN atau ditetapkan oleh kepala daerah
untuk menggunakan APBD.
3. Pejabat Pembuat Komitmen yang selanjutnya disebut PPK adalah pejabat yang
bertanggung jawab atas pelaksanaan pengadaan barang/jasa.
4. Unit Layanan Pengadaan yang selanjutnya disebut ULP adalah unit organisasi
kementerian/lembaga/pemerintah daerah/institusi yang berfungsi melaksanakan
pengadaan barang/jasa yang bersifat permanen, dapat berdiri sendiri, atau melekat
pada unit yang sudah ada.
5. Pejabat Pengadaan adalah personel yang ditunjuk untuk melaksanakan pengadaan
langsung.
6. Panitia/Pejabat Penerima Hasil Pekerjaan adalah panitia/pejabat yang ditetapkan
oleh PA/KPA yang bertugas memeriksa dan menerima hasil pekerjaan/
7. Aparat Pengawas Intern Pemerintah atau pengawas intern pada institusi lain yang
selanjutnya disebut APIP adalah aparat yang melakukan pengawasan melalui audit,
review evaluasi, pemantauan, dan kegiatan pengawasan lain terhadap
penyelenggaraan tugas dan fungsi organisasi.

Audit atas Fungsi Pengadaan Page 7

 8. Dalam menjalankan aktivitasnya, fungsi pengadaan harus dilengkapi dengan
panduan/pedoman pengadaan (procurement manual) yang merupakan seperangkat
peraturan, kebijakan, kewenangan tugas dan tanggung jawab yang menjadi
pedoman dalam semua aktivitas pengadaan.
9. Prinsip-prinsip pemisahan tugas harus tertuang jelas dalam peraturan tersebut, di
mana fungsi-fungsi pencatatan, penyimpangan, operasional harus terpisah satu
sama lain. Hal ini dimaksudkan untuk memungkinkan terjadinya pengecekan silang
secara internal (internal cross check) antar fungsi sebagai bentuk pencegahan
terhadap kemungkinan terjadinya penyimpangan.
Audit atas organisasi pengadaan melakukan penilaian atas efektivitas organisasi
pengadaan dalam melakukan pengadaan barang/jasa secara efisien. Pada audit ini
aduitor menilai ketepatan :
1. Penempatan organisasi pengadaan dalam struktur organisasi perusahaan.
2. Luas wewenang dan tanggung jawab yang dimiliki fungsi pengadaan dalam
memenuhi kebutuhan barang/jasa secara efektif dan efisien.
3. Kompetensi personalia yang menangani dan bertanggung jawab terhadap
pengadaan barang/jasa.
4. Kecukupan prosedur pengadaan dalam memandu proses pengadaan dalam
kerangka tata kelola pengadaan barang/jasa yang baik.

2.7 Audit atas Proses Pengadaan

Proses pengadaan dimulai dari perencanaan pengadaan, survei harga dan pemasok,
pemilihan pemaso/pelaksanaan tender, penandatanganan kontrak dengan pemasok
(pemenang tender) dan penanganan atas serah terima barang/jasa sesuai dengan
kontrak pengadaan. Tidak semua pengadaan dilakukan melalui tender terbuka.
Pengadaan juga bisa dilakukan melalui penunjukkan langsung dan tender terbatas.

Perencanaan pengadaan dimulai dari identifikasi kebutuhan setiap unit pengguna

atas barang/jasa. Perusahaan harus memiliki daftar kebutuhan barang/jasa yang
memuat tentang spesifikasi, kuantitas kebutuhan, standar kualitas, dan waktu
penggunaannya. Pada perusahaan perdagangan, daftar ini dilengkapi dengan batas
stok maksimum dan minimum, barang yang dipungut PPN atau tidak. Dengan daftar
ni, perusahaan dapat terhindar dari beberapa kondisi seperti: (1) pembelian yang
berlebihan, (2) kelebihan/kekurangan stok, (3) dana terikat pada barang/jasa yang

Audit atas Fungsi Pengadaan Page 8

 belum digantikan, serta (4) pembelian barang/jasa yang tidak sesuai dengan standar
kualitas.

Selain daftar kebutuhan barang/jasa, perusahaan juga harus memiliki daftar

pemasok terpilihh yang mampu memenuhi kebutuhan barang jasanya dengan cara
paling ekonomis. Sebelum dimasukan dalam daftar pemasok terpilih, perusahaan
harus melakukan verifikasi terlebih dahulu atas keberadaan pemasok tersebut. Hal ini
dapat menghindari perusahaan melakukan transaksi dengan pemasok yang salah atau
memiliki catatan kinerja yang tidak baik. Pemasok-pemasok ini ermuat dalam daftar
pemasok terpilih yang telah memeahami dengan baik spesifikasi barang/jasa yang
dibutuhkan perusahaan, frekuensi kebutuhan, dan waktu pengirimannya. Pemasok ini
telah memiliki komitmen untuk menyediakan barang/jasa kebutuhan perusahaan
secara tepat kualitas, tepat kuantitas, tepat waktu, dan harga yang bersaing, yang
biasanya tertuang dalam kontrak jangka panjang. Baik daftar kebutuhan barang/jasa
maupun daftar pemasok terpilih sangat membantu dalam hal organisasi melakukan
pembelian kembali.

Beberapa kriteria yang dapat dijadikan pedoman dalam pemilihan pemasok,

berkaitan dengan intergritas pelayanan dan kemampuannya untuk menyediakan serta
mengirimkan barang/jasa ya ng dibutuhkan dengan tepat waaktu, tepat kuantitas, tepat
kualitas, dan dengan harga yang paling murah relatif dari pemasok lain. Auditor harus
menilai dengan cermat perencanaan pengadaan barang/jasa perusahaan agar
kebutuhan barang/jasa dapat terpenuhi secara tepat waktu, tepat kuantitas, tepat
kualitas, dan dengan harga yang paling murah tanoa melanggar prinsip-prinsip tata
kelola pengadaan barang/jasa yang baik. Penelusuran terhadap pedoman, rencana
(anggaran, spesifikasi barang, dab waktu penggunaan) serta risalah rapat perencanaan
pengadaan memungkinkan auditor dapat mendeteksi kecurangan/penyimpangan yaang
mungkin terjadi pada perencanaan pengadaan.

Audit atas perencanaan pengadaan melakukan penilaian terhadap ketepatan

rencana pengadaan dalam memenuhi kebutuhan barang/jasa unit-unit pengguna di
dalam perusahaan. Pada audit ini, auditor menekankan penilaianny terhadap ketepatan
hubungan antara rencana pembelian (spesifikasi, kuantitas, waktu)dengan rencana
penggunaan barang/jasa pada masing-masing unit pengguna. Untuk perusahaan
perdagangan, di samping penilaian terhadap ketepatan hubungan antara rencana

Audit atas Fungsi Pengadaan Page 9

 pembelian dengan rencana penjualan, juga dilakukan penilaian terhadap ketepatan
jumlah persediaan dalam menjaga stabilitas bisnis.

Perencanaan pengadaan dimulai dari identifikasi kebutuhan setiap unit pengguna

atas barang/jasa. Perusahaan harus memiliki daftar kebutuhan barang/jasa yang
memuat tentang spesifikasi, kuantitas kebutuhan, standar kualitas, dan waktu
penggunaannya. Pada perusahaan perdagangan, daftar ini dilengkapi dengan batas
stok maksimum dan minimum, barang yang dipungut PPN atau tidak. Dengan daftar
ni, perusahaan dapat terhindar dari beberapa kondisi seperti: (1) pembelian yang
berlebihan, (2) kelebihan/kekurangan stok, (3) dana terikat pada barang/jasa yang
belum digantikan, serta (4) pembelian barang/jasa yang tidak sesuai dengan standar
kualitas.

Selain daftar kebutuhan barang/jasa, perusahaan juga harus memiliki daftar

pemasok terpilihh yang mampu memenuhi kebutuhan barang jasanya dengan cara
paling ekonomis. Sebelum dimasukan dalam daftar pemasok terpilih, perusahaan
harus melakukan verifikasi terlebih dahulu atas keberadaan pemasok tersebut. Hal ini
dapat menghindari perusahaan melakukan transaksi dengan pemasok yang salah atau
memiliki catatan kinerja yang tidak baik. Pemasok-pemasok ini ermuat dalam daftar
pemasok terpilih yang telah memeahami dengan baik spesifikasi barang/jasa yang
dibutuhkan perusahaan, frekuensi kebutuhan, dan waktu pengirimannya. Pemasok ini
telah memiliki komitmen untuk menyediakan barang/jasa kebutuhan perusahaan
secara tepat kualitas, tepat kuantitas, tepat waktu, dan harga yang bersaing, yang
biasanya tertuang dalam kontrak jangka panjang. Baik daftar kebutuhan barang/jasa
maupun daftar pemasok terpilih sangat membantu dalam hal organisasi melakukan
pembelian kembali.

Beberapa kriteria yang dapat dijadikan pedoman dalam pemilihan pemasok,

berkaitan dengan intergritas pelayanan dan kemampuannya untuk menyediakan serta
mengirimkan barang/jasa ya ng dibutuhkan dengan tepat waaktu, tepat kuantitas, tepat
kualitas, dan dengan harga yang paling murah relatif dari pemasok lain. Auditor harus
menilai dengan cermat perencanaan pengadaan barang/jasa perusahaan agar
kebutuhan barang/jasa dapat terpenuhi secara tepat waktu, tepat kuantitas, tepat
kualitas, dan dengan harga yang paling murah tanoa melanggar prinsip-prinsip tata
kelola pengadaan barang/jasa yang baik. Penelusuran terhadap pedoman, rencana

Audit atas Fungsi Pengadaan Page 10

 (anggaran, spesifikasi barang, dab waktu penggunaan) serta risalah rapat perencanaan
pengadaan memungkinkan auditor dapat mendeteksi kecurangan/penyimpangan yaang
mungkin terjadi pada perencanaan pengadaan.

Audit atas perencanaan pengadaan melakukan penilaian terhadap ketepatan

rencana pengadaan dalam memenuhi kebutuhan barang/jasa unit-unit pengguna di
dalam perusahaan. Pada audit ini, auditor menekankan penilaianny terhadap ketepatan
hubungan antara rencana pembelian (spesifikasi, kuantitas, waktu)dengan rencana
penggunaan barang/jasa pada masing-masing unit pengguna. Untuk perusahaan
perdagangan, di samping penilaian terhadap ketepatan hubungan antara rencana
pembelian dengan rencana penjualan, juga dilakukan penilaian terhadap ketepatan
jumlah persediaan dalam menjaga stabilitas bisnis.

2.8 Audit Atas Pelaksanaan Pengadaan

Metode yang secara umu digunakan dalam pengadaan barang/jasa adalah

pembelian langsung, penunnjukkan langsung, tender terbatas, dan tender terbuka.
Kompetisi adalah dasar dari pengadaan yang memastikan bahwa perusahaan
mendapatkan barang/jasa terbaik melalui persaingan dalam tender. Di samping itu,
pengadaan melalui tender terbuka juga dapat menimbulkan kesan positif bagi
perusahaan, karena menunjukkan nilai intergritas, keadilan, dan profesionaliseme
dalam pengadaan barang atau jasa.

Perkembangan teknologi yang banyak mengandung proses pengadaanb

barang/jasa melalui penerapan teknologi komunikasi dan infromasi yang lebih dikenal
sebagai electronic procurement (e-Procurement). Penggunaan metode ini
memunginkan untuk menjdikan proses pengadaan berjalan lebih cepat, trnsparan, dan
akuntabel. Metode pengadaan ini dapat mencegah terjadinya kolusi, korupsi, dan
berbagai perilaku menyimpang lainnya dalam proses pengadaan dengan terbatasnya
pertemuan secara fisik antara panitia pengadaan dan pemasok.

Untuk memenuhi kebutuhan yang bersifat rutin, banyakperusahaan saat ini

hanya melakukan transaksi dengan pemasok tertantu dalam pengadaan
barang/jasanya. Dari daftar pemasok yang terpilih yang dimiliki, perusahaan
memperoleh keyakinan bahwa pemasok tersebut mampu memenuhi kebutuhan
barang/jasanya secara tepat baik kuantitas, kualitas, maupun waktu pada harga yang

Audit atas Fungsi Pengadaan Page 11

 relatif lebihh murah dari pemasok lain. Hal ini adalah bagian dari strategi pengadaan
yang efisien karena proses pengadaan berjalan lebih singkat dan tidak melibatkan
banyak pemasok. Perusahaan yang menerapkan metode Just in Time (JIT) dalam
proses produksinya, mengintegrasikan kekuatan pemasok dan strategi bisnisnya. Maka
dari itu, metode produksi ini hanya memilih beberapa pemasok saja yang memiliki
kemampuan dan komitmen untuk memenuhi kebutuhan barang/jasa perusahaan sesuai
dengan spesifikasinya,kuantitas, kualitas, dan ketepatan waktu. Dengan strategi ini,
proses pengadaan tidak berjalan terlalu rumit yang menyerap banyak waktu dan
tenaga dalam menyeleksi penaaran banyak pemasok dan penangan barang/jasa yang
diterima dari pemasok baru, yang menjadikan pengadaan dengan penunjukkan
langsung. Di samping untuk memenuhi kebutuhan rutin, metode ini juga banyak
digunakan dalam pemenuhan kebutuhan barang/jasa yang bersifat mendesak (urgent).

Pada pengadaan baarang/jasa yang tidak bersifat rutin atau merupakan investasi
dan melibatkan sumber daya keuangan yang besar, perusahaan mungkin
melakukannya melalui tender terbatas atau tender terbuka, sesuai dengan besarnya
nilai pengadaan dan spesifikasi barang/jasa yang dibutuhkan. Pedoman pengadaan
barang/jasa yang dimiliki perusahaan seharusnya mengatur batas-batas pengadaan
yang harus dilakukan melalui penunjukan langsung, tender terbatas, dan tender
terbuka, berdasarkan spesifikasi barang/jasa yang dibutuhkan dan besarnya dana yang
terlibat dalam pengadaan tersebut.

Untuk pengadaan barang/jasa pemerintah (dananya bersumber dari

APBN/APBD), Peraturan Presiden No. 70 Tahun 2012 tentang Pengadaan
Barang/Jasa Pemerintah telah memberikan panduan bagaimana pengadaan barang/jasa
tersebut dilakukan dan batas-batas kewenangan dari pejabat/petugas yang meenangani
pengadaan barang/jasa tersebut. Peraturan Presiden ini juga memberikan definisi
beberapa metode pengadaan dan batasan-batasan nilainya, sebagai berikut,.

1. Pelelangan umum adalah metode pemilihan penyedia barang/pekerjaan

konstruksi/jasa lainnya untuk semua pekerjaan yang dapat diikuti oleh semua
penyedia barang/pekerjaan konstruksi/jasa lainnya yang memenuhi syarat.
2. Pelelangan terbatas adalah metode pemilihan penyedia barang/pekerjaan kosntruksi
dengan jumlah penyedia yang mampu melaksanakan diyakini terbatas dan untuk
pekerjaan yang kompleks.

Audit atas Fungsi Pengadaan Page 12

 3. Pelelangan sederhana adalah metode pemilihan enyedia barang/jasa lainnya untuk
pekerjaan yang bernilai pling tinggi Rp. 5.000.000.000 (lima miliar rupiah).
4. Pemilihan langsung adalah metode pemilihan penyedia pekerjaan konstruksi untuk
pekerjaan yang bernilai paling tinggi Rp. 5.000.000.000 (lima miliar rupiah).
5. Seleksi umum adalah metode pemilihan penyedia jasa konsultasi untuk pekerjaan
yang dapat diikuti oleh semua penyedia jasa konsultasi yang memenuhi syarat.
6. Seleksi sederhana adalah metode pemilihan penyedia jasa konsultasi untuk jasa
konsultasi yang bernilai paling tinggi Rp. 200.000.000 (dua ratus juta rupiah).
7. Sayembara adalah metode pemilihan penyedia jasa yang memperlombakan gagasan
orisinil, kreativitas, dan inovasi tertentu yang harga/biayanya tidak dapat ditetapkan
berdasarkan harga satuan.
8. Kontes adalah metode pemilihan penyedia barang yang memperlombakan
barang/benda tertetu yang tidak mempunyai harga pasar dan yang harga/biayanya
tidak dapat ditetapkan berdasarkan harga satuan.
9. Penunjukan langsung adalah metode pemilihan penyedia barang/jasa dengan cara
menunjuk 1 (satu)penyedia barang/jasa.
10. Pengadaan langsung adalah pengadaan barang/jasa langsung kepada penyedia
barang/jasa, tanpa melalui pelelangan/seleksi/penunjukan langsung.

Secara umum, pengadaan barang/jasa yang dlakukan melalui tender, baik terbuk
maupun terbatas, melibatkan (walaupun tidak terbatas pada) aktivitas-aktivitas
berikut.
1. Pembentukan panitia pengadaan/pejabat (panitia Pokja) pengadaan/unit layanan
pengadaan. Panitia pengadaan dapat dibuat untuk setiap pengadaan atau dibuat
untuk beberapa kali pengadaan dalam waktu tertentu (panitia tetap dengan masa
kerja 1 tahun/lebih).
2. Penyusunan dan pengesahan Harga Perkiraan Sendiri (HPS).
3. Penyusunan dan pengesahan dokumen pemilih penyedia barang.
4. Pengumuman pelelangan/seleksi/pengadaan.
5. Prakualifikasi/pascakualifikasi penyedia barang.
6. Pendaftaran dan pengambilan dokumen pemilih penyedia barang.
7. Penjelasan (aanwijzing).
8. Pemasukan dan pembukaan dokumen penawaran.
9. Evaluasi penawaran.

Audit atas Fungsi Pengadaan Page 13

 10. Pengumuman pemenang.
11. Sanggahan peserta lelang.
12. Penunjukan pemenang lelang.
13. Penandatangan kontrak.

Elemen kunci transparansi dan keadilan pelaksanaan tender adalah kerahasiaan

informasi tender. Panitia tender harus mampu menjaga kerahasiaan informasi dari
peserta tender dan memastikan bahwa informasi tersebut tidak bocor, tidak tertukar,
dan tidak dimanipulasi untuk kepentingan peserta tender tertentu. Tempat dan waktu
pembukaan tender yang dihadiri seluruh peserta tender harus disepakati dan dapat
diterima. Hal ini dapat mengurangi risiko kebocoran dan manipulasi kerahasiaan
tender.
Evaluasi penawaran adalah tahapan paling sensitif dalam proses tender. Jika
tahap ini tidak dikelola dengan baik dan penuh kehati-hatian, dapat terjadi distorsi
informasi yang pada akhirnya hanya menguntungkan pemasok tertentu. Berbagai
antisipasi harus diambil untuk memastikan bahwa evaluasi telah berjalan secara adil
dan benar. Prinsip dasar: nilai uang, keadilan dan kejujuran, transaparansi, serta tidak
memihak harus tertuang pada semua tahapan dalam proses pengadaan. Nilai evaluasi
penawaran adalah penawar yang paling responsif dengan bobot skor tertinggi. Audit
pada tahap ini menjadi tantangan tersendiri bagi auditor, karena tata kelola pengadaan
sebagian besar berjalan pada tahap ini dan celah-celah kolusi antara pelaksana
pengadaan dengan pemasok/rekanan kemungkinan banyak terjadi pada tahap ini.
Menelusuri dengan cermat dokumen pengadaan dan membandingkannya dengan
prosedur (petunjuk pelaksanaan/teknis) yang menjadi pedomannya, memungkinkan
auditor dapt mendeteksi kecurangan/penyimpangan yang mungkin terjadi.

2.9. Audit Atas Inspeksi dan Penerimaan Barang/Jasa

Kecurangan masih mungkin bisa terjadi setelah kontrak ditanda tangani. Pengendalian
yang memadai pada tahap ini dapat berakibat pada:

1. Kegagalan dalam memenuhi standar kuantitas dan kualitas atau standar

pelaksanaan lainnya
2. Pengalihan barang untuk dijual kembali atau digunakan secara pribadi oleh pihak
tertentu

Audit atas Fungsi Pengadaan Page 14

 3. Adanya praktik pemberian gratifikasi
4. Pemalsuan kualitas atau sertifikat standar
5. Penyajian faktur yang lebih besar atau kecil

2.10. Audit atas Pembayaran dan Pelaporan

Pembayaran dan pelaporan adlah tahap terakhir dalam proses pengadaan. Tahapan
ini menyangkut penyelesaian kewajiban organisasi kepada pihak pemasok dan
pertangguangjwaban komita pengadaan atas tuas,wewenang,dan tanggung jawab yang
diberikan kepadanya.

Kewajiban terakhir panitia pengadaan adalah pembuatan laporan pengadaan, yang

melaporkan pelaksanaan pengadaan,kemampuan memperoleh barang/jasa sesuai
spesifikasi yang telah ditentukan dan besarnya dana yang terserap untuk pengadaan
tersebut.

Audit atas Fungsi Pengadaan Page 15

 BAB III

PENUTUP

3.1 Kesimpulan
Berdasarkan pembahasan diatas, kami dapat menyimpulkan beberapa hal yaitu :
Tujuan dan manfaat audit salah satunya adalah untuk mencapai tujuan, sesuai dengan
visi dan misi organisasi. Hasildari fungsi ini, perusahaan mendapatkan laporanyang
menyajikan penilaian atas organisasi. Selain itu, ruang lingkup audit pengadaan adalah
organisasi pengadaan dan proses pengadaan. Selanjutnya langkah-langkah audit ada 4
yaitu; perencanaan audit,pengumpulan dan evaluasi temuan audit,pelaporan,tindak
lanjut hasil audit. Sedangkan secara garis besar proses pengadaan barang/jasa adalah
meliputi beberapa tahapan antara lain; perencanaan pengadaan,pelaksanaan
pengadaan, pelaksanaan kontrak penyerahan barang dan pembayaran dan pelaporan.

Audit atas Fungsi Pengadaan Page 16