Isu-isu organisasi salah satu cara untuk meningkatkan kualitas adalah dengan
menghancurkan rintangan yang dihadapi organisasi, yaitu antara bagian dan pengelola
(manajer) di area fungsi yang berbeda bekerja bersama-sama merancang serta
menghasilkan produk atau layanan yang terpercaya. Selain itu, untuk meningkatkan
kemungkinan pendekatan yang rasional yang menyangkut desain percobaan, produk baru
juga mempunyai kelompok jaminan kualitas (quality assurance).
b. Pertimbangan Pegawai
Tantangan dalam pengelolaan kualitas adalah menjaga kesadaran akan pentingnya
kualitas yang baik pada seluruh pegawai, dan untuk memotivasi pegawai dalam
meningkatkan kualitas produk. Dalam hal ini, yang dapat membantu meningkatkan
kualitas adalah program “on the job training”. Peningkatan kualitas juga dapat dilakukan
melalui pemberian intensif dan pembayaran jasa dan bonus. Jika kualitas pelayanan meningkat,
maka keuntungan juga akan meningkat dan pegawaiakan menerima penghargaan atau hadiahnya.
c. Lingkaran Kualitas
Cara lain untuk meningkatkan partisipasi pegawai dan meningkatkan kualitas adalah
dengan mengembangkan “lingkaran kualitas” (quality circle – konsep dari Kaoru
Ishikawa). Lingkaran kualitas adalah kelompok kecil dari pengawas dan pegawai yang
bertemu untuk mengidentifikasi, menganalisis, memecahkan masalah produksi, dan
masalah kualitas. Filosofinya adalah bahwa kebanyakan pegawai akan lebih bangga dan
tertarik pada pekerjaannya jika mereka turut serta membantu mewujudkannya.
d. Maksud Desain Produk Dan Proses
Salah satu kunci untuk mencapai kualitas yang tinggi adalah dengan memastikan bahwa
produk atau jasa didesain sesuai kapabilitas organisasi yang menghasilkannya. Ini berarti
pengelola operasi dan perancang produk/jasa harus bekerja sama pada awal tahap
produk/jasa demi tercapainya kualitas hasil yang lebih baik.
e. Pertimbangan Pembelian
Produksi barang dan jasa membutuhkan input beberapa bahan baku atau item pembelian.
Manajer operasi harus memperhatikan kualitas input tersebut. Pimpinan organisasi juga
mempunyaitanggung jawab terkait kualitas pemasok bahan (supplier). Jika ia
menginginkan bagian pembelianmengidentifikasi beberapa biaya yang rendah yang
ditawarkan pemasok yang berkualifikasi,pemimpin manajemen harus mengikuti
pembelian dengan waktu yang cukup untuk mendapatkandan menganalisis informasi
yang ada terkait kualifikasi pemasok (supplier). Upaya inimembutuhkan kerjasama
antara bagian pembelian dengan bagian lainnya yang mempunyai kapabilitas teknis
dalam melakukan analisis.
Pengelolaan operasi atau realisasi anggaran dapat dilihat dari tuga perspektif yang
berbeda, yakni sebagai fungsi, sebagai penunjang karier, dan sebagai seperangkat
keputusan
Realisasi Anggaran sebagai fungsi
Operasi adalah salah satu dari berbagai fungsi dalam organisasi. Pada organisasi
berukuran besar, penetapan masing-masing fungsi kedalam departemen yang berbeda
diasumsikan sebagai pertanggung jawaban atas aktivitas tertentu namun, saling terkait
satu sama lain.
Realisasi Anggaran sebagai penunjang karier
Operasi telah menjadi tingkatan karier menuju posisi manajemen yang lebih tinggi
dengan baik di beberapa organisasi. Sebagai contoh, jabatan kepala pelaksana yang
berlatarbelakang keuangan.
Realisasi Anggaran sebagai perangkat keputusan
Pembuatan keputusan merupakan aspek yang sangat penting bagi seluruh
aktivitasmanajemen .
Realisasi pendapatan
Kegiatan utama yang kedua,yakni realisasi pendapatan, dimulai dengan tahapan
persiapan yang terdiri dari kegiatan menghitung potensi dan mmbuat regulasi untuk
prosedur serta formulir;tahap proses pelaksanaan terdiri dari kegitan penagihan dan
pengumpulan pendapatan serta pengenaan sanksi dan insentif.
D. TEKNIK REALISASI ANGGARAN PUBLIK
Berdasarkan sistem realisasi anggaran yang telah dirancang, pengelola (manajer) akan
mengoordinasikan kegiatan sehari-harinya dengan strategi operasi organisasi.
1. Peramalan
Pada proses perencanaan , pengelolaan organisasi menggunakan peramalan. namun, ada
beberapa fakta bahwa peramalan lekat dengan kekeliruan. Menurut pengertiannya,
peramalan adalah proses memperkirakan kejadian di masa depan.
a. Karakteristik Permintaan
Penawaran barang dan jasa sangat beraneka ragam. Proses peramalan akan mudah
dilakukan jika pola permintaan atas produk tertentu telah dikuasai. Berbagai factor ,
baik internal maupun eksternal, akan mempengaruhi sebuah permintaan. Dari
berbagai factor yang mempengaruhi permintaan ,lima komponen dasar permintaan
pada kebanyakan organisasi adalah rata-rata, kecenderungan, pengaruh musiman,
siklus pergerakan, dan kesalahan yang tidak disengaja. Komponen rata-rata dalam
derajat yang berbeda untuk menetapkan rumus permintaan yang dipicu oleh factor
eksternal dan internal.
b. Pelaksanaan Peramalan dalam Realisasi Anggaran
Karena permintaan memiliki berbagai perbedaan karakteristik , beberapa metode
peramalan yang berbeda akan dibutuhkan. Tujuan peramalan adalah
mengembangkan peramalan yang berguna dari informasi yang ada . Dalam buku
operation management (1990:349), krawjeski dan Rizman menyatakan bahwa tiga
jenis teknik peramalan yang digunakan untuk meramalkan permintaan adalah:
1) Time series Analisy
2) Metode Kausal
3) Teknik Kualitatif
c. Merancang Sistem Peramalan
Pada saat merancang sistem peramalan permintaan , manajer harus menetapkan :
(1) apa yang harus diramalkan
(2)perangkat apa yang akan digunakan
(3)bagaimana sistem yang dapat membantu pembuatan keputusan manajerial
2. Manajemen Bahan
Manajemen bahan terkait erat dengan persediaan, tingkatan produksi, pola pegawai,
jadwal dan distribusi. Menurut manajemen bahan , dua alasan dalam membuat keputusan
taktis tentang bahan yang harus dipertimbangkan pentingnya adalah
(1) peran utama bahan dalam proses produksi
(2) dampak dari inventaris organisasi.
a. Pembelian dan distribusi
Pembelian bahan merupakan proses perolehan yang melibatkan keputusan tentang
penjajakan penggunaan, kontrak negosiasi, dan pemutusan pembelian. Pembelian
merupakan titik awal dari siklus manajemen bahan yang terdiri dari penjajakan ,
penyimpanan, pengubahan, penyimpanan dan distribusi.
b. Contoh pembelian bahan Pada BUMN pembuat kain, manajemen bahannya
dilakukan pada (1) pembelian bahan dengan membeli peralatan / mesin, benang, dan
bahan kimia lainnya pada harga yang paling murah, kualitas terbaik berdasarkan
perbandingan harga, dan biaya pengataran yang paling minimal.
3. Sistem Persediaan
Kunci utama pengelolaan persediaan adalah apakah item pokok yang diminta independen
atau dependen. Terhadap kedua hal tersebut, manajer organisasi menggunakan sistem
produksi dan sistem pengendalian persediaan yang berbeda.
a. Economic Order Quality
Merupakan ukuran bagian yang meminimalkan biaya penggunaan dan pemesanan
seluruh persediaan tahunan. Hal ini didasarkan pada asumsi:
1) Tingkat permintaan item bersifat konstan. Item diproduksi atau dibeli dalam
bagian, dimana pemesanan item diterima sekaligus tidak ada batasan ukuran bagi
masing-masing bagian seperti kapasitas truk atau batasan penggunaan bahan.
2) Ada dua biaya yang relevan. Pertama , biaya penggunaan persediaan yang berasal
dari penggandaan tingkat rata- rata persediaan dalam unit dengan biaya untuk
menggunakan satu unit pada periode wakru tertentu.
3) Tidak ada ketidaktentuan dalam permintaan, waktu yang pasti atau persediaan
tingkatan persediaan tidak hanya bersifat konstan namun juga diketahui jumlah
yang diterima seuai dengan apa yang dipesan.
b. Sistem Review Berkelanjutan
Salah satu sistem pengendalian persediaan terbaik yang dikenal adalah sistem review
berkelanjutan (continous review sistem) , dimana kuantitas akhir item direview setiap
waktu untuk menentukkan apakah sudah waktunya memesan kembali.
c. Sistem Review Periodik
Sistem pengendalian persediaan yang lain adalah sistem review periodik , dimana
posisi item persediaan direview secara periodik adan tidak secara terus menerus.
Pemesanan baru dilakukan pada akhir setiap review dan periode antarpemesan yang
sudah pasti.
d. Sistem Hybrid
Sistem lain yang digunakan dalam pengedalian persediaan adalah sistem Hybrid.
Sistem ini menguji pilihan perlengkapan , dasar persedian, dan sistem visual. Sistem
pilihan perlengkapan adalah sistem dimana posisi persediaan direview pada interval
pada waktu yang sudah pasti, dan jika posisi sedang menurun ketingkat yang
ditetapkan sebelumnya ukuran variable pemesanan dilakukan untuk memenuhi
kebutuhanyang diharapkan.
4. Sistem Produksi
Strategi organisasi harus diterjemahkan ke dalam perencanaan operasi secra
detail. Salah satunya adalah perencanaan produksi . pada organisasi yang menghasilkan
produk/jasa rencana produksi terkait dengan tujuan dan sasaran strategis melalui
penjadwalan produksi. Perencanaan produksi adalah pernyataan manajerial tentang waktu
yang dibutuhkan untuk tingkat produksi , tingkat angkatan kerja , dan investasi
persediaan ,yang dilakukan dalam pertimbangan permintaan konsumen dan batasan
kapasitas organisasi. Perencanaan disesuaikan dengan tujuan memaksimalkan pelayanan ,
meminimalkan investasi persediaan, memelihara stabilitas angkatan kerja, meminimalkan
biaya produksi, dan meminimalkan keuntungan(khusus organisasi berorientasi laba).
Product family adalah kelompok barang dan jasa yang mempunyai kesamaan
permintaan dan proses ,SDM, serta permintaan bahan. hal ini sering kali terkait dengan
pengelompokkan pasar, atau dalam perencanaan produksi terkait dengan proses khusus.
Barang atau jasa organisasi dapat dikelompokkan ke dalam product family untuk
menghindari tahapan yang terlalu banyak pada proses perencanaan. Dalam hal ini, harus
digunakan pengukuran yang sesuai seperti unit, mata uang, standar jam, atau ukuran
lainnya.
5. Perencanaan Sumber Daya Manusia
Perencanaan SDM berperan penting dalam pencapaian tujuan organisasi . hal ini
tidak terlepas dari input manajerial, tujuan, alternative, dan strategi terkait perencanaan
SDM organisasi.
a. Proses Perencanaan SDM sama dengan proses perencanaan produksi dalam
perencanaan SDM, penerapan seorang perencana menyangkut permintaan SDM bagi
masing-masing kelompok SDM didasarkan pada penilaian sejarah permintaan atau
penilaian pendapat dan jaminan simpanan yang ada untuk pelayanan.
b. Strategi perencanaan SDM Strategi perencanaan bertujuan memilih alternative
tertentu yang akan digunakan organisasi dalam perencanaan SDM.seperti sistem
produksi,pada perencanaan SDM juga terdapat dua strategis yaitu strategis
pengajaran dan strategi tingkatan.
6. Penjadwalan
Perencanaan produksi mengolah sumber daya untuk berbagai kebutuhan produksi selama
periode wakru tertentu. Proses penjadwalan produksi dimulai dengan penggunaan
perencanaan produksi yang telah disahkan oleh organisasi sebagai dasar pengembangan
skedul prospektif produk/ jasa.
Pengembangan skedul induk produksi prospektif :
a. Perhitungan proyeksi persediaan yang ada
b. Penetapan waktu dan ukuran kuantitas skedul induk produksi
c. Perhitungan kuantitas yang dijanjikan Contoh penjadwalan: BUMN penghasil
bahan bakar minyak dijadwalkan akan memproduksi minyak tanah, bensin, aftur,
solar, dan oli selama enam bulan pada awal tahun 2010
7. Pengendalian
Pengendalian yang dimaksud disini adalah pengendalian kualitas yang berfokus
pada pencegahan permasalahan kualitas, yang ditujukan ke implikasi biaya dari kualitas
yang rendah.pembahasan ini ditekankan pada keterlibatan public dan umpan balik yang
diterimanya, serta seluruh bagian organisasi yang mengupayakan peningkatan kualitas.
Selain itu, pembahasan juga ditujukan pada bagaimana mengembangkan perencanaan.
a. Pelaksanaan Total Quality Control (TQC)
b. Pengukuran kualitas
c. Paremeter manajerial
d. Metode statistik pengendalian proses
8. Keuangan
Banyak keputusan menyangkut realisasi anggaran melibatkan investasi dengan
modal besar. Sebagian besar asset organisasi memiliki fungsi operasi. Oleh karena itu,
pengelola organisasi harus mencari proyek yang menghasilkan modal besar dan
memperkirakan biaya keuntungan, serta resikonya.
a. Time value of money
Konsep penting pada beberapa teknik analisis keuangan adalah bahwa satu
rupiah di tanggal pada hari lebih bernilai dari satu rupiah yang diterima di
masa depan.
1. Nilai masa depan investasi
2. Nilai sekarang dari jumlah di masa depan
b. Teknik Analisis Ada dua teknik analisis keuangan dasar, yaitu :
1. Net present value method
2. Payback method
9. Pemasaran Produk Jasa
Pemasaran produk atau jasa merupakan muara dari proses produksi organisasi.
Kegiatan ini menentukan kelangsungan organisasi di masa depan kerena melalui kegiatan
ini pendapatan organisasi mengalir.contoh: proses pemasaran produk/jasa sebuah
perusahaan daerah penghasil teh di jawa tengah.
10. Pemberian Jasa
Pemberian jasa merupakan produk organisasi selain yang berwujud barang
keberhasilan pemberian jasa dipengaruhi oleh “bagaimana jasa itu itu
diselenggarakan”kepuasan pengguna merupakan output yang sangat penting terkait
dengan standar kualitas produk/jasa orrganisasi apabila pengguna puas dengan jasa yang
diberikan organisasi, maka aliran pendapatan organisasi akan berjalan lancar. Contoh
pemberian jasa :
a. Pemberian layanan pendidikan dan kesehaatan oleh pemerintah
b. Pemberian pendidikan politik oleh partai politik
c. Penyebaran wacana mengenai gender,kesehatan dan reproduksi oleh LS