Kaizen (改善) merupakan istilah dalam bahasa Jepang yang bermakna "perbaikan berkesinambungan".

Filsafat kaizen berpandangan bahwa hidup kita hendaknya fokus pada upaya perbaikan terus-menerus.
Pada penerapannya dalam perusahaan, kaizen mencakup pengertian perbaikan berkesinambungan yang
melibatkan seluruh pekerjanya, dari manajemen tingkat atas sampai manajemen tingkat bawah.

Dalam kaizen manajemen memiliki dua fungsi utama :

 Pemeliharaan

Kegiatan pemeliharaan teknologi, sistem manajemen, dan standar operasional yang ada sekaligus
menjaga standar tersebut melalui pelatihan serta disiplin dengan tujuan agar semua karyawan dapat
mematuhi prosedur pengoperasian standar (Standard Operating Procedure-SOP) yang telah ditetapkan.
[3]

 Perbaikan

Kegiatan yang diarahkan pada meningkatkan standar yang ada.

Kedua fungsi ini disimpulkan sebagai Pemeliharaan dan Perbaikan Standar. Perbaikan ini sendiri dapat
terbagi menjadi kaizen dan inovasi. Kaizen bersifat perbaikan kecil yang berlangsung oleh upaya
berkesinambungan, sedangkan inovasi merupakan perbaikan drastis sebagai hasil dari investasi sumber
daya berjumlah besar dalam teknologi atau peralatan. Kaizen menekankan pada upaya manusia, moral,
komunikasi, pelatihan, kerja sama, pemberdayaan dan disiplin diri, yang merupakan pendekatan
peningkatan berdasarkan akal sehat, berbiaya rendah.

Sasaran akhir kaizen adalah tercapainya Kualitas, Biaya, Distribusi (Quality, Cost, Delivery—QCD),
sehingga pada praktiknya kaizen menempatkan kualitas pada prioritas tertinggi. Kaizen mengajarkan
bahwa perusahaan tidak akan mampu bersaing jika kualitas produk dan pelayanannya tidak memadai,
sehingga komitmen manajemen terhadap kualitas sangat dijunjung tinggi. Kualitas yang dimaksud dalam
QCD bukan sekadar kualitas produk melainkan termasuk kualitas proses yang ditempuh dalam
menghasilkan produknya.

Kaizen menekankan bahwa tahap pemrosesan dalam perusahaan harus disempurnakan agar hasil dapat
meningkat, sehingga dapat disimpulkan bahwa filsafat ini mengutamakan proses. Dalam kaizen
dipercaya bahwa proses yang baik akan memberikan hasil yang baik pula.

Salah satu langkah awal penerapan kaizen adalah menjalankan siklus Plan-Do-Check-Act (PDCA) untuk
menjamin terlaksananya kesinambungan kaizen. Siklus ini terdiri atas:

 Rencana (plan)

Penetapan target untuk perbaikan dan perumusan rencana tindakan guna mencapai target tersebut.

 Lakukan (do)

Pelaksanaan dari rencana yang telah dibuat.

 Periksa (check)
Kegiatan pemeriksaan segala prosedur yang telah dijalankan guna memastikannya agar tetap berjalan
sesuai rencana sekaligus memantau kemajuan yang telah ditempuh.

 Tindak (act)

Menindaklanjuti ketiga langkah yang ditempuh sekaligus memutuskankan prosedur baru guna
menghindari terjadinya kembali masalah yang sama atau menetapkan sasaran baru bagi perbaikan
berikutnya.

Siklus PDCA berputar secara terus menerus dengan diselingi oleh siklus Standarize-Do-Check-Act (SDCA)
di antaranya. Dalam langkah Standar (Standarize) pada siklus ini, segala prosedur baru yang telah
diputuskan pada langkah Tindak (Act) dalam siklus PDCA sebelumnya disahkan menjadi pedoman yang
wajib dipenuhi. SDCA fokus pada kegiatan pemeliharaan, sedangkan PDCA lebih mengacu pada
perbaikan.

Terdapat dua macam konsumen dalam kaizen:

 Konsumen internal

Konsumen yang berada di perusahaan. Yang dianggap sebagai konsumen internal adalah proses,
sehingga proses harus diperhatikan dan diperlakukan layaknya konsumen secara nyata.

 Konsumen eksternal

Konsumen yang berada di pasar, baik individu maupun organisasi.

Sasaran

Sasaran akhir kaizen adalah tercapainya Quality, Cost, Delivery (QCD) secara efektif dan efisien.

[Terlampir : https://id.wikipedia.org/wiki/Kaizen]

Rujukan
1. ^ a b c d e f g h i j Masaaki Imai. 1991. Kaizen: The Key to Japan's Competitive Success.
Singapore, McGraw-Hill International
2. ^ a b c Masaaki Imai & Brian Heymans. 2000. Collaborating for Change: Gemba Kaizen.
San Francisco, Berrett-Koehler Publishers
3. ^ a b c d e f g h i j k Masaaki Imai. 1998. Genba Kaizen: Pendekatan Akal Sehat, Berbiaya
Rendah Pada Manajemen. Jakarta, Pustaka Brinaman Pressindo
4. ^ a b Japan Human Relations Association. 1997. Kaizen Teian 1: Developing Systems for
Continuous Improvement Through Employee Suggestions. New York, Productivity Press
5. ^ Hitoshi Takeda. 2006. The Synchronized Production System: Going Beyond Just-in-Time
Through Kaizen London, Kogan Page London and Philadephia
6. ^ Japan Human Relations Association. 1997. Kaizen Teian 2: Guiding Continuous
Improvement Through Employee Suggestions. New York, Productivity Press
KAIZEN

Apakah kamu tahu apa itu kaizen? Kaizen adalah filosofi bisnis yang dikembangkan di Jepang sekitar
tahun 1950-an.

Sebagaimana lazim diketahui, filosofi kerja asal Jepang memang kerap diadaptasi oleh banyak orang.
Kaizen jadi salah satu yang banyak menjadi contoh di berbagai perusahaan.

Lalu, seperti apa penerapan filosofi yang berasal dari negeri sakura ini? Simak selengkapnya dalam
artikel ini!

Apa Itu Kaizen?

Istilah kaizen diambil dari bahasa Jepang. Dalam bahasa Jepang, kaizen dapat diartikan sebagai untuk
perbaikan, perubahan menjadi lebih baik, atau perbaikan berkelanjutan.

Kaizen telah terkenal menjadi filosofi strategi bisnis untuk membuat perubahan kecil, tetapi terus-
menerus menjadi lebih baik dalam operasi perusahaan.

Perubahan ini dapat berkisar dari langkah-langkah manufaktur hingga produktivitas, inventaris, atau
masalah kontrol kualitas.

Menurut Kartalegal, kaizen lebih tepat disebut sebagai budaya perusahaan. Ini karena kaizen didasarkan
pada komunikasi dan kerja sama di antara seluruh elemen perusahaan.

Filosofi kaizen melakukan perbaikan dari hal-hal kecil yang dapat membuat proses produksi lebih efisien
dan terstandarisasi, terutama di bidang berikut.

 Kualitas, mulai dari produk, praktik terbaik, dan proses bisnis.

 Biaya, seperti bahan, energi, dan sumber daya.

 Pengiriman, termasuk waktu pengiriman dan aktivitas nonnilai tambah.

 Manajemen, mulai dari pelatihan, sikap, alur kerja, hingga dokumentasi.

 Keselamatan dan kondisi kerja.

Terdapat dua bentuk penerapan dari filosofi kaizen, di antaranya adalah:

1. Perencanaan

Sebagai perencanaan, kaizen membuat rancangan yang berfokus pada peningkatan area tertentu di
dalam perusahaan.

Rancangan ini dapat melibatkan seluruh elemen perusahaan dari berbagai tingkatan. Namun, fokus dari
perencanaan ini terletak pada keterlibatan tim product development.

2. Filosofi perusahaan
Seperti yang disebutkan sebelumnya, kaizen dapat diterapkan sebagai budaya perusahaan.

Sebagai filosofi, kaizen berfokus membangun budaya di mana semua karyawan secara aktif terlibat
dalam perkembangan perusahaan.

Mengapa Kaizen Perlu Diterapkan?

© Pexels.com

Kaizen mengembangkan kondisi di mana semua karyawan sangat terlibat. Ketika diterapkan dengan
sukses dan jelas, kaizen memenuhi tiga kebutuhan esensial karyawan berikut.

 Perasaan terhubung dengan tujuan organisasi yang lebih besar, dengan pekerjaan dan rekan
kerja.

 Kesempatan untuk berpikir dan memecahkan masalah yang ada dengan solusi yang kreatif,
namun praktis.

 Rasa memiliki dan kesadaran selama proses berlangsung.

Menerapkan filosofi kaizen adalah salah satu cara untuk melibatkan timmu, termasuk dalam
mengembangkan budaya perusahaan yang berkelanjutan.

Keterlibatan yang aktif memiliki dampak langsung pada proses bisnis dan kesuksesan.
Saat kamu dapat memberdayakan seluruh anggota timmu untuk berpartisipasi, mereka akan dapat
bekerja dengan lebih efektif.
Cara Menerapkan Filosofi Kaizen

© Pexels.com

Meski kaizen adalah filosofi yang lebih banyak diterapkan dalam perusahaan skala besar, kamu
bisa mengimplementasikan filosofi ini untuk pengembangan timmu.

Berikut beberapa cara yang bisa kamu lakukan untuk menerapkan filosofi kaizen menurut
Lucidchart.

1. Analisis performa saat ini

Jika kamu ingin mengembangkan timmu, lakukan analisis terhadap performa timmu saat ini.
Kamu bisa menggunakan performance appraisal sebagai panduan dalam melakukan analisis.

Bersikaplah kritis ketika melakukan analisis. Sikap ini diperlukan untuk membuat perubahan
yang berdampak dan bertahan lama.

2. Pikirkanlah dari hal kecil

Terkadang, ketika merancang sebuah ide, kita terpaku pada ide yang besar. Padahal, ide kecil
pun bisa berdampak besar dalam jangka panjang.
Ide sederhana seperti mengkonsolidasikan rapat atau mengatur waktu untuk menyelesaikan lebih
banyak pekerjaan dapat berpengaruh besar pada produktivitas timmu.

Ajaklah seluruh anggota timmu untuk membuat perubahan dalam proses kerja, baik secara
kelompok ataupun individu.

3. Ciptakan lingkungan yang saling mendukung

Ciptakanlah lingkungan yang mendukung anggota timmu untuk berbicara atau berpendapat.
Buatlah mereka merasa nyaman mengenali titik kelemahan atau berpikir ada cara yang lebih baik
untuk melakukan sesuatu.

Namun, ketika sebuah ide tidak berhasil seperti yang mereka bayangkan, melakukan perbaikan
alih-alih menimpakan kesalahan adalah hal yang disarankan dalam filosofi kaizen.

Baca Juga: Yuk, Kenalan dengan Metode Scrum untuk Project Management!
4. Jangan terpaku pada kesempurnaan

Metodologi kaizen tidak diterapkan untuk menyempurnakan sistem atau proses, melainkan untuk
memperbaiki sistem atau proses tersebut agar lebih efektif.

Terlepas dari seberapa baik segala sesuatunya berjalan, selalu ada cara untuk meningkatkannya,
mulai dari pengembangan fitur produk hingga caramu mengelola proyek.

5. Akui kesuksesan

Rayakan keberhasilan peningkatan, betapapun besar atau kecilnya.

Jika kamu memiliki anggota tim yang benar-benar ingin membantu meningkatkan bisnis,
produk, atau pengalaman konsumenmu, itulah anggota tim yang perlu dipertahankan.

6. Gunakan metode manajemen lainnya

Kaizen adalah pola pikir untuk selalu mencari cara untuk melakukan peningkatan. Namun, ketika
diimplementasikan, kamu mungkin merasa metode lain dapat lebih efektif jika digunakan.

Ada banyak jenis metode project management lainnya yang bisa digunakan.

Metode yang paling umum digunakan bersamaan dengan kaizen di antaranya adalah metode
SMART (specific, measurable, attainable, relevant, and timely).

Akan tetapi, kamu bisa memilih metode apa saja yang menurutmu efektif diterapkan dalam
timmu. Bahkan, kamu bisa menggunakan berbagai metode tersebut bersamaan dengan kaizen.
8 Langkah Mudah Melakukan Continuous Improvement
27 Nov 2016   Manajemen Mutu
Penulis : Hasiholan Simanjuntak   dilihat 84.505 kali

Indonesia sudah menjadi bagian dari era globalisasi di mana persaingan bisnis tak lagi mengenal
batas teritorial suatu negara. Dengan kondisi tersebut, perusahaan nasional harus besaing ketat
dengan perusahaan yang berada di negara lain.

Salah satu kunci untuk dapat bersaing adalah dengan melakukan peningkatan terus menerus atau
dikenal dengan continuous improvement.

Apa itu Continuous Improvement?

Continuous Improvement adalah usaha atau upaya berkelanjutan yang dilakukan untuk
mengembangkan dan memperbaiki produk, pelayanan maupun proses.
Usaha-usaha tersebut bertujuan untuk mencari dan mendapatkan bentuk terbaik dari
improvement yang dihasilkan. Menciptakan solusi terbaik dari masalah yang ada, yang hasilnya
akan terus bertahan dan berkembang lebih baik lagi.

Dalam Sistem Manajemen Mutu ISO 9001 versi 2015 klausul 10.3 menyebut Continuous
Improvement sebagai Continual Improvement. Siklus metode 4 langkah yakni PDCA (Plan, Do,
Check, Act) dapat diterapkan dalam menjalankan Continuous Improvement Sistem Manajemen
Mutu perusahaan.

Plan
Menetapkan tujuan dari sistem dan proses untuk memberikan hasil yang diinginkan.
Merencanakan apa yang harus dilakukan dan bagaimana melakukannya.

Do
Melaksanakan dan mengontrol apa yang telah direncanakan.

Check
Memantau serta mengukur proses dan hasil dari kebijakan atau rencana yang telah ditetapkan
sebelumnya.

Act
Mengambil tindakan untuk meningkatkan kinerja proses

Di bawah adalah 8 langkah mudah melakukan aktivitas Continous Improvement.

1. Tetapkan masalah yang dihadapi
Banyaknya masalah yang dihadapi oleh organisasi atau perusahaan dapat dipetakan melalui
matrik masalah. Berikan nilai berdasarkan urgensi permasalahan menggunakan pendekatan
diagram pareto untuk mengetahui frekuensi permasalahan dan menetapkan parameter dominan.

2. Pengumpulan data
Kumpulkan data terkait masalah yang akan diselesaikan. Data yang dikumpulkan harus jelas dan
valid.

3. Mencari akar masalah

Dalam mencari akar masalah, metode Fishbone Diagram atau dikenal juga dengan Cause-Effect
Diagram dapat diterapkan. Fishbone Diagram membantu dalam mengidentifikasi berbagai sebab
potensial dari suatu masalah.

Selain metode Fishbone Diagram, pendekatan 5-Why juga dapat menjadi pilihan untuk
mengurutkan akar masalah. Dengan mengumpulkan orang-orang yang relevan dan memiliki
semangat perbaikan, tanyakan 5 mengapa suatu masalah bisa terjadi.

4. Cari alternatif perbaikan

Setelah memahami masalah yang terjadi, rumuskan alternatif perbaikan dalam bentuk matrik
sehingga memudahkan untuk melihat solusi mana yang paling baik. Tetapkan dua atau tiga
alternatif perbaikan yang akan dijalankan.

5. Menjalankan solusi
Terapkan solusi di lokasi atau tempat sesuai dengan data yang ada. Kemudian melakukan
pengukuran hasilnya berdasarkan periode data awal, misal 1 minggu, 1 bulan atau 3 bulan.

6. Analisa hasil pengukuran

Lakukan analisa apakah sudah sesuai dengan target ingin dicapai? jika belum kembali ke
langkah 3 (mencari akar masalah), jika sudah sesuai maka dapat berlanjut ke langkah 7.

7. Standarisasi
Buat standarisasi berupa SOP apabila hasil yang ditargetkan tercapai.

8. Mencari masalah baru (Continuous improvement)

Petakan lagi masalah-masalah baru untuk terus melakukan perbaikan.

Untuk memudahkan penyusun sasaran mutu, Perusahaan harus membuat satu acuan dengan Prinsip
SMART (Specific, Measurable, Agreed, Reasonable, Time-Bound).

[Terlampir : https://sentralsistem.com/news/detail/mengenal-metode-kaizen-dan-fungsinya-dalam-
mendukung-pekerjaan]
  Specific: Target yang ditentukan haruslah spesifik. Sebuah target yang spesifik akan lebih fokus
dan mudah diukur daripada target yang umum,

 Measurable: Sasaran harus dapat diukur. Untuk bisa melihat tingkat keberhasilan hasil yang
ingin kita capai. Apa yang tidak diukur, tidak dapat dievaluasi. Definisi target terukur juga perlu
di tambahkan ketetapan bahwa target harus lebih besar dari pencapaian tahun sebelumnya

 Agreed: Disepakati bersama. Untuk memastikan personal yang bertanggung jawab telah setuju
yakin untuk dapat mencapai target tersebut.

 Reasonable: Sasaran mutu yang ditetapkan harus masuk akal dan disetujui bersama. Untuk bisa
berargumen mengenai target yang reasonable, target harus bisa dicapai oleh sebagian orang.
Jika target bisa dicapai oleh semua orang, itu artinya target terlalu rendah. Jika target bisa
dicapai oleh sebagian orang, maka kita bisa menggunakan contoh personal yang berhasil untuk
mematahkan argument target terlalu tinggi.

 Time Bound: Sebuah sasaran harus didasarkan dalam jangka waktu atau harus mempunyai
batas waktu yang jelas

6 Perusahaan Ini Berhasil Maksimalkan Keuntungan Kaizen

[Terlampir : https://pqm.co.id/6-perusahaan-ini-berhasil-maksimalkan-keuntungan-kaizen/]

Banyak perusahaan di dunia yang berhasil menggunakan prinsip-prinsip Kaizen untuk mendorong
perbaikan di semua lini proses. Kaizen membantu perusahaan di seluruh dunia untuk mengurangi waste
dan merampingkan proses. Gagasan besarnya adalah menciptakan budaya perbaikan yang
berkelanjutan, di mana semua karyawan terlibat aktif dalam meningkatkan produktivitas dan kualitas.
Tapi bagaimana cara perusahaan-perusahaan tersebut memperoleh hasil maksimal dengan menerapkan
Kaizen?

Kaizen (Continuous Improvement) adalah strategi di mana karyawan di semua tingkatan perusahaan
bekerja sama secara proaktif untuk mencapai peningkatan reguler dan bertahap pada proses
manufaktur. Dalam arti tertentu, ini menggabungkan bakat kolektif dalam perusahaan untuk
menciptakan sebuah alat yang powerful untuk menciptakan dan mempertahankan perbaikan.

Membangun budaya Kaizen tidak mudah. Tetapi perusahaan yang berhasil memperoleh hasil maksimal
telah menginvestasikan waktu dan upaya untuk mempelajari dan mempromosikannya kepada pekerja
mereka. Pada akhirnya, mereka menuai sejumlah besar manfaat yang hanya bisa didapatkan melalui
ketekunan dalam mempelajari, menyerap dan mempraktekkan prinsip-prinsip Kaizen dalam pekerjaan
sehari-hari.
Hebatnya lagi, hasil yang mereka dapatkan itu lebih dari sekedar meningkatkan kualitas dan mengurangi
waste. Ketika diterapkan dengan benar, Kaizen dapat membawa hasil positif dengan berbagai cara
kepada setiap level organisasi.

Lalu perusahaan seperti apa yang cocok menerapkan Kaizen? Hampir semua perusahaan yang
menjalankan proses. Mulai dari proses manufaktur, produksi, teknik, manajemen dan dukungan
prosedur bisnis lainnya.

Kaizen sangat mudah diadaptasi, sehingga dapat diterapkan pada hampir semua jenis industri termasuk
perbankan, pemerintah, layanan kesehatan, ritel, dan transportasi. Namun seperti yang sudah
disinggung sebelumnya, manfaat dari metodologi yang luar biasa ini tidak terbatas pada keuntungan
finansial saja.

Lalu perusahaan apa saja yang sudah memperoleh manfaat besar dari Kaizen? Berikut ini beberapa
perusahaan global yang menggunakan Kaizen—menunjukkan bagaimana metode yang meningkatkan
produktivitas ini dapat diterapkan berbagai jenis bisnis, seperti yang diungkapkan pakar bisnis David
Kiger:

Toyota

Pabrikan otomotif Jepang ini adalah salah satu perusahaan paling terkenal yang menggunakan Kaizen.
Bahkan, Toyota-lah yang membuat metode ini terkenal di seluruh dunia. Mereka membuktikan bahwa
hasil Kaizen dapat diukur, terbukti dan sangat efektif.

Metodologi Kaizen adalah metodologi yang berfokus pada peningkatan proses yang konstan, dengan
melakukan penyesuaian kecil dan bertahap terhadap cara berbagai hal dilakukan. Toyota telah
menggunakan metode ini selama beberapa dekade, dan telah memanfaatkan prinsip-prinsipnya di
berbagai tingkatan organisasi.

Ideologi Kaizen adalah bagian penting dari Toyota dan Toyota Production System (TPS). Prinsip Kaizen
itu sendiri meyakini bahwa tak ada proses yang sempurna, dan bahwa selalu ada ruang untuk perbaikan.
Ini adalah pemikiran yang beresonansi di dalam Toyota dan cara mereka beroperasi di semua tingkatan.
Pimpinan dan karyawan Toyota menyadari peran mereka dalam pedoman Kaizen, dan telah
menemukan cara baru untuk meningkatkan kinerja operasi sesuai dengan tanggung jawab masing-
masing. Sikap positif yang diwujudkan oleh prinsip Kaizen membantu anggota tim untuk fokus pada apa
yang harus dilakukan daripada apa yang bisa dilakukan.

Karyawan Toyota juga menerima insentif jika mereka bisa menemukan praktik yang tidak efisien, dan
jika mereka bisa merancang cara untuk meningkatkannya dan penerapan siklus PDCA yang efektif. Hal
ini sangat membantu mendukung pengambilan keputusan cepat dalam banyak aspek penugasan dalam
perusahaan.

Nestlé

Nestlé adalah contoh yang bagus tentang bagaimana Kaizen dapat digunakan di berbagai industri—
dalam hal ini industri makanan. Nestlé adalah salah satu perusahaan penting di dunia yang telah
menerapkan Kaizen. Lean production telah menjadi aspek Kaizen yang diseriusi Nestle, dan mereka telah
membuat perbaikan besar dengan memangkas waste—yakni mengurangi waktu dan bahan baku yang
terbuang dalam proses mereka.

Produksi yang lean difokuskan tidak hanya mengurangi waste, tetapi juga menemukan metode terbaik
untuk menggunakan ruang yang tersedia, sumber daya yang ada dan pemanfaatan bakat dan teknologi
terbaik yang dimiliki perusahaan.

Salah satu anak perusahaannya, Nestlé Waters, menggunakan tool yang sering dikaitkan dengan Kaizen
yang disebut Value Stream Mapping (VSM). Mereka memetakan pabrik pembotolan baru untuk
memastikan proses seefisien mungkin. Secara keseluruhan, Nestlé telah berupaya melakukan perbaikan
terus-menerus untuk mengurangi waste.

Lockheed Martin

Lockheed Martin adalah perusahaan kedirgantaraan, pertahanan, keamanan, dan teknologi global
Amerika dengan pasar global, yang mempekerjakan 116.000 orang di seluruh dunia. Perusahaan ini juga
dikenal sebagai pendukung Kaizen.
Tak banyak perusahaan yang menggunakan prinsip lean manufacturing saat memproduksi pesawat
militer. Namun, Lockheed Martin terpilih sebagai “Top 10 Plants” dalam Industry Week tahun 1998.

Perbaikan yang mereka lakukan menghasilkan banyak penghematan dan hasil yang tak sedikit,
diantaranya pengurangan 38 persen dalam biaya produksi, pengurangan inventaris sebesar 50 persen,
pengurangan tingkat cacat per pesawat, dan pengurangan waktu pengiriman dari 42 bulan menjadi 21,5
bulan.

Melalui penerapan metodologi Kaizen dan lean manufacturing, Lockheed Martin dianugerahi Shingo
Prize for Excellence in Manufacturing pada tahun 2000. Selama periode ini, sebuah proyek Kaizen dalam
manajemen bahan mengurangi waktu untuk memindahkan spare part dari bagian penerimaan kepada
bagian persediaan dari 30 hari menjadi hanya empat jam saja.

Pada 2010, saat mengembangkan sistem Joint Air-to-Ground Missile (JAGM), Lockheed Martin
mengadakan beberapa Kaizen event di pabrik di Florida dan Alabama untuk membantu meningkatkan
cara pembuatan JAGM.

Mayo Clinic

Mayo Clinic adalah organisasi nirlaba dalam praktik medis dan penelitian medis. Mereka memutuskan
untuk mengikuti jejak Toyota dengan mempelajari secara seksama bagaimana Kaizen dapat membantu
operasi manufaktur yang sedemikian rumit untuk meningkatkan praktik mereka.

Mereka percaya bahwa jika perusahaan seperti Toyota dapat menggunakan Kaizen, mereka dapat
melakukannya juga dengan mengadaptasi filosofi tersebut kepada perawatan kesehatan.

Industri kesehatan sangat kompleks, dan ada banyak bagian yang bergerak yang dapat diuntungkan oleh
Kaizen. Metode, waktu tunggu, penanganan catatan pasien dan penggunaan sumber daya terbaik
adalah area dimana Kaizen dapat membuat perbedaan. Mayo Clinic dan organisasi perawatan kesehatan
lainnya di seluruh dunia telah berhasil melakukannya.

Herman Miller
Herman Miller adalah perusahaan furniture kantor asal Amerika yang terkenal karena memproduksi
kursi Aeron, salah satu kursi kerja paling terkenal di seluruh dunia. Kursi produksi mereka biasa
ditemukan di film-film, acara televisi, dan kantor komersial di mana saja.

Majalah bisnis Fast Company melaporkan pada tahun 2012 bahwa Herman Miller telah mengadopsi
Kaizen dan menikmati peningkatan produktivitas 500 persen, dan peningkatan kualitas 1.000 persen
sejak tahun 1998.

Kursi Aeron mereka, yang dulunya membutuhkan 82 detik untuk diproduksi, kini dapat diproduksi hanya
dalam 17 detik. Contoh ini menunjukkan bagaimana prinsip-prinsip Kaizen dapat diterapkan pada semua
jenis produk, mulai dari mobil hingga kursi.

Bungasari Flour Mills Indonesia

Bungasari memiliki visi untuk menjadi perusahaan penggilingan tepung terkemuka di Indonesia.
Didirikan pada tahun 2012, perusahaan ini memiliki keyakinan bahwa dengan pengetahuan,
kemampuan, dan komitmen mereka akan dapat menjembatani kesenjangan dalam industri penggilingan
tepung.

Untuk mewujudkan visinya, Bungasari mengadopsi filosofi Kaizen dan continuous improvement sebagai
karakteristik dasar yang ditanamkan dalam diri setiap karyawan. Dengan menggunakan prinsip-prinsip
Kaizen, perusahaan mendorong semua karyawan untuk selalu mencari dan melakukan perbaikan. Tak
hanya itu, karyawan juga didorong untuk menemukan peluang yang akan membuat perusahaan lebih
baik

Banyaknya jenis perusahaan yang menerapkan Kaizen menandakan prinsip-prinsip ini memang sangat
bisa diadaptasi, termasuk oleh perusahaan-perusahaan Indonesia. Hebatnya, Kaizen tak hanya
menguntungkan perusahaan saja, tapi juga meningkatkan moral dan kepuasan kerja karyawan, sehingga
hasil yang menguntungkan lebih besar kemungkinannya untuk bertahan lama.
“Kaizen berarti perbaikan. Selain itu, (Kaizen) berarti peningkatan berkelanjutan dalam kehidupan
pribadi, kehidupan rumah tangga, kehidupan sosial, dan kehidupan kerja. Ketika diterapkan di tempat
kerja, Kaizen berarti peningkatan berkelanjutan yang melibatkan semua orang—baik manajer maupun
staf.” — Masaaki Imai, Pendiri Kaizen Institute

Kaizen adalah filosofi Jepang, yang jika diterapkan pada perusahaan dipercaya akan membawa
perubahan konstan untuk meningkatkan produktivitas. Ini adalah sebuah pemikiran yang menegaskan
bahwa perubahan adalah satu-satunya cara untuk maju.

Kaizen menekankan pada peningkatan produktivitas dengan menghilangkan muri atau kerja keras yang
tidak perlu. Dalam Bahasa Inggris, istilah tersebut sebenarnya diartikan menjadi “perubahan menjadi
lebih baik.”

Motto Kaizen adalah “menjaga dan memotivasi sumber daya perusahaan sebisa mungkin, untuk
mendorong mereka agar terus berpartisipasi dalam kegiatan kaizen.”Untuk mencapai penyelesaian
proses yang sukses dengan menggunakan Kaizen, perusahaan memang membutuhkan partisipasi dari
manajemen tingkat atas hingga karyawan tingkat dasar.

Lalu apa bedanya dengan Kaizen Event?

Kaizen Event adalah sebuah proyek improvement tunggal yang dilakukan pada satu waktu. Ini adalah
inisiatif jangka pendek yang terkoordinasi dan dirancang untuk mewujudkan beberapa jenis perbaikan
selama periode waktu tertentu.

Ada banyak cara yang berbeda untuk Kaizen Event dapat berlangsung tergantung pada jenis
perusahaan, sistem apa yang digunakan, dan masih banyak lagi. Satu hal penting yang perlu diingat
tentang Kaizen Event adalah bahwa proyek tersebut tidak boleh dipandang sebagai upaya yang
berkelanjutan.

Tapi sebelum menggunakan Kaizen Event untuk menghilangkan pemborosan dan meningkatkan
produktivitas, Anda perlu tahu semua manfaat dari Kaizen secara umum.

1) Peningkatan Produktivitas

Salah satu manfaat Kaizen terbesar adalah peningkatan produktivitas di pabrik, kantor dan fasilitas
perusahaan. Ketika diterapkan dengan benar, Anda akan mengidentifikasi area di mana ada waste, dan
kemudian mencari cara untuk memperbaikinya.
Menghilangkan segala jenis waste akan meningkatkan produktivitas. Walaupun Kaizen tidak
menghasilkan peningkatan dramatis dalam semalam, inisiatif ini memang memfasilitasi lingkungan kerja
untuk memudahkan improvement yang berkelanjutan.

Seiring waktu, Anda akan menemukan bahwa fasilitas Anda beroperasi jauh lebih produktif daripada
sebelumnya. Salah satu manfaat terbesar Kaizen adalah bahwa bahkan setelah berbulan-bulan atau
bertahun-tahun setelah proyek peningkatan produktivitas, Anda masih akan mencari dan menemukan
cara baru untuk meningkatkan produktivitas lebih banyak lagi.

2) Pengurangan biaya

Selain meningkatkan kualitas produk yang dibuat dan produktivitas pabrik/fasilitas secara umum, Kaizen
dapat membantu mengurangi biaya (cost reduction). Waste menimbulkan biaya yang tak sedikit.
Karenanya, jika dihilangkan, perusahaan akan menghemat biaya.

Apakah penghematan berupa hard cost saving ataupun soft cost saving, perusahaan akan mendapat
manfaat melalui penghematan jangka panjang.

Setiap kali menerapkan strategi Kaizen, Anda bisa menyusun prosedur untuk mengetahui bagaimana
biaya dievaluasi dan diukur. Hal in akan memudahkan Anda untuk mengetahui dengan pasti berapa
banyak uang yang dihemat. Semua itu adalah hasil perubahan yang dilakukan dengan strategi Kaizen.

3) Komunikasi yang Lebih Baik

Keuntungan yang didapatkan pabrik/fasilitas yang menerapkan Kaizen adalah karyawan yang bisa
berkomunikasi lebih baik. Karyawan merasa diberdayakan untuk berkomunikasi dengan manajemen.
Manajemen akan berinteraksi dengan karyawan untuk menerapkan perubahan. Sederhananya, strategi
Kaizen yang efektif dapat membantu membentuk komunikasi yang lebih baik di setiap lini.

Walaupun peningkatan komunikasi bukan salah satu manfaat Kaizen yang dikira bisa didapat, hal itu
sebenarnya salah satu yang paling penting. Komunikasi sangat penting untuk semua jenis
pabrik/fasilitas. Ketika menggunakan strategi Kaizen, Anda akan menemukan bahwa komunikasi makin
baik, dan proses kerja pun makin lancar.

4) Peningkatan Moral Karyawan

Tak banyak perusahaan yang mengira bahwa karyawan akan merasa lebih senang ketika Kaisen
dijalankan. Namun faktanya adalah, karena Kaizen melibatkan karyawan di semua tingkatan. Karena
itulah, karyawan bisa lebih banyak berkontribusi untuk keberhasilannya. Ketika karyawan sadar bahwa
ide dan saran mereka ditanggapi dengan serius—dan diterapkan di pabrik/fasilitas—moral mereka
meningkat secara signifikan.
Karyawan yang lebih bahagia dengan lingkungan kerja akan lebih produktif. Mereka tak mudah resign
dan mau berupaya sebaik mungkin untuk perusahaan. Mempertahankan karyawan yang terlibat dengan
perbaikan dan pengarahan fasilitas adalah hal yang bagus. Itu tidak hanya membuat mereka bahagia,
tetapi juga mendorong mereka untuk membantu mengidentifikasi peluang perbaikan di masa depan.

5) Pemecahan Masalah Segera

Menemukan dan menghadapi masalah membantu dalam menyelesaikannya lebih cepat. Kaizen adalah
solusi bagus untuk menemukan untuk memecahkan masalah. Pemecahan masalah langsung mengurangi
waktu tunggu, dan mengembalikan proses produksi kepada jalur yang benar. Seringkali, solusi Kaizen
Event yang sifatnya sementara memberi pengaruh besar mewujudkan perbaikan permanen dalam
proses.

6) Peningkatan Kualitas

Anda dapat menemukan cara untuk meningkatkan kualitas fasilitas/pabrik Anda. Ini bisa berupa
peningkatan kualitas keseluruhan produk yang Anda buat, atau peningkatan kualitas mesin yang Anda
gunakan. Menemukan peluang peningkatan kualitas adalah bagian alami dari strategi Kaizen. Hal ini
dapat membantu memberi manfaat bagi fasilitas/pabrik Anda secara dramatis.

Ketika masalah terpecahkan, kerja tim dibangun kembali dan sumber daya digunakan seefisien mungkin.
Jika sudah demikian, kualitas produksi akan jadi lebih baik. Dengan proses baru yang tercipta, pekerjaan
menjadi jauh lebih efisien. Manajemen waktu pun bisa ikut membaik.

7) Pemanfaatan Sumber Daya yang Optimal

Karena sumber daya digunakan dengan efisien, mereka dapat digunakan untuk tujuan yang diperlukan.
Penerapan Kaizen akan memperbaiki proses produksi dan secara otomatis, sumber daya digunakan
secara bijak. Kaizen membantu pabrik/fasilitas untuk memenuhi tuntutan besar dengan sumber daya
terbatas, dengan memprioritaskan kebutuhan.

Referensi: Pakar Kaizen Antonio Ferraro dan Mukta Gaikwad.

Over 30 years ago, Masaaki Imai sat down to pen the groundbreaking book ‘KAIZEN™: The Key to
Japan’s Competitive Success’ (McGraw Hill). Through this book, the term KAIZEN™ was introduced in the
western world. Today KAIZEN™ is recognized worldwide as an important pillar of an organization’s long-
term competitive strategy. Since introducing this term as a systematic approach for business
improvement, companies that implement KAIZEN™ have continually yielded superior results.
"KAIZEN™ means improvement. Moreover, it means continuing improvement in personal life, home life,
social life, and working life. When applied to the workplace KAIZEN™ means continuing improvement
involving everyone – managers and workers alike." Masaaki Imai, Founder of Kaizen Institute