Unit Kompetensi 05

Menyusun Spesifikasi
Teknis
 Informasi Umum

Program Pelatihan Diklat Fungsional Pengelola Pengadaan Barang/Jasa

Jenjang Muda

Unit Kompetensi 05 – Menyusun Spesifikasi Teknis

Penulis Ferry Firmansyah

Media Pembelajaran Tim Materi Pelatihan Direktorat Pelatihan Kompetensi LKPP

Tanggal 31 Januari 2016 Versi 2

Menyusun Spesifikasi Teknis UK 05

 Tujuan Umum
Setelah mempelajari modul ini peserta latih diharapkan
mampu melaksanakan kegiatan menyusun spesifikasi
teknis pengadaan barang/jasa .

Tujuan Khusus
 Peserta mampu menyusun spesifikasi teknis pengadaan barang/jasa
yang sesuai dengan kebutuhan dan paket pengadaan barang/jasa
untuk berbagai jenis pengadaan barang/jasa
 Peserta mampu menganalisis kesesuaian spesifikasi dengan
persyaratan, ketentuan, kebutuhan, dan kondisi terkini,

Menyusun Spesifikasi Teknis UK 05

 BAB I
PENDAHULUAN

Menyusun Spesifikasi Teknis UK 05

 Karakteristik
Spesifikasi

Tepat
Kualitas

Tepat Tepat
harga Kuantitas
KARAKTERISTIK
SPESIFIKASI

Tepat Tepat
lokasi waktu

Menyusun Spesifikasi Teknis UK 05

 Pentingnya
Spesifikasi

Spesifikasi sangat penting terkait dengan hal hal sbb:

Memudahkan Menghindari Tersedia kriteria Memudahkan

proses pengadaan perselisihan b/j untuk proses identifikasi
sampai serah membandingkan barang/jasai
terima b/j penawaran

Menyusun Spesifikasi Teknis UK 05

Manfaat Spesifikasi

PBJ Efisien PBJ

Fase awal PBJ
berjalan baik tercapai

Menyusun Spesifikasi Teknis UK 05

 BAB II

PENGERTIAN SPESIFIKASI

Menyusun Spesifikasi Teknis UK 05

 Pengertian
Spesifikasi

Specification is a statement of the

attributes of a product process or
services (Kenneth Lysons ; 2000)

Menyusun Spesifikasi Teknis UK 05

Pertimbangan Dalam Penyusunan
Spesifikasi

Melakukan identifikasi kebutuhan organisasi yang meliputi aspek:

Teknis (mutu Jumlah,

barang/jasa), lokasi, waktu,

tingkat
pelayanan
dari penyedia
barang/jasa
tersebut.

Menyusun Spesifikasi Teknis UK 05

 Mendefinisikan Kebutuhan
(need)

Mengumpulkan seluruh persyaratan

(requirement) dan Mengidentifikasi
semua pihak (stakeholders)
Proses
Mendefinisikan Spesifikasi Penyusunan
Alat : Spesifikasi
Menganalisa Produk barang/jasa
Menganalisa persyaratan dan kebutuhan
semua pihak
Meminta pendapat ahli
Melihat referensi

Menentukan Jenis Spesifikasi

Spesifikasi Spesifikasi campuran Spesifikasi
berdasarkan kinerja Berdasarkan kinerja berdasarkan desain
dan desain

M e n y u s u n S p e s Dokumen
i f i k a s i Spesifikasi
Teknis UK 05
 Identifikasi
Kebutuhan

Menyusun Spesifikasi Teknis UK 05

 Menentukan Persyaratan
(Determine Requrements)

Secara umum persyaratannya sebagai berikut :

 Fungsi dan kinerja yang dibutuhkan

 Jumlah barang/jasa yang diperlukan
 Batasan ukuran dan desain yang esensial
 Standar internal atau eksternal; nasional, regional atau
internasional yang relevan.
 Rincian dari model yang ada saat ini yang sesuai (bila ada)
 Batasan waktu, kapan diperlukannya barang/jasa
 Karakteristik atau isu-isu khusus terkait barang/jasa
 Kondisi Kesehatan dan Keselamatan

Menyusun Spesifikasi Teknis UK 05

 Deskripsi Elemen Kunci
Spesifikasi
1. Elemen Kunci Spesifikasi
 Ruang Lingkup
 Karakteristik
 Kinerja (Performance)

2. Poin Umum untuk dipertimbangkan pada saat membuat Spesifikasi

 Wajar dan mudah diperiksa?
 Standar Nasional, Daerah atau Internasional?
 Ditulis dalam bahasa yang sederhana?

3. Isu untuk ditangani dalam Spesifikasi

 Risiko Tanggung Jawab (Liability)
 Membongkar Muatan
 Instalasi dan Pengetesan (Commissioning)
 Fasilitas Lokasi
 Faktor lainnya yang dipertimbangkan

Menyusun Spesifikasi Teknis UK 05

 Informasi Dalam
Spesifikasi
1 Cara mengidentifikasi
2 Dokumen terkini
3 Daftar isi
4 Pembuka
5 Pendahuluan
6 Ruang Lingkup
7 Definisi
8 Detail Kebutuhan
9 Standar yang
digunakan
10 Pengujian
11 Indeks Referensi
nasional, internasional atau spesifkasi organisasi internal lainnya.
Menyusun Spesifikasi Teknis
Judul, nomor referensi, kode otorisasi dan klasifikasi
Referensi silang terhadap spesifikasi lain yang terkait, sejarah publikasi dan tanggal
pembuatan
Panduan mengenai tata letak dokumen
Rincian mengenai alasan dibuatnya dokumen itu.
Uraian mengenai isi secara umum dan aspek teknis mengenai tujuan
Rincian mengenai serangkaian tujuan dan isinya
Istilah yang dipergunakan dengan artinya yang berlaku dalam teks tersebut
Bagian utama spesifikasi, berisi uraian persyaratan termasuk karakteristik, kinerja, Mutu
Barang/Jasa, Jumlah dan Waktu, dan Tingkat Pelayanan dan informasi lain yang
dibutuhkan.
SNI, Regional, Internasional (apabila ada)
Bagaimana Instalasi dan Pengetesan (Commissioning) akan dilakukan
Referensi silang terhadap spesifikasi lain, gambar, rencana dll, terhadap spesifikasi
UK 05
 BAB III

MENDESKRIPSIKAN
SPESIFIKASI

Menyusun Spesifikasi Teknis UK 05

 Mendeskripsikan
Spesifikasi
Sumber Informasi Pembuatan spesifikasi :

Pengguna Akhir Industri barang/jasa

Standar dan Informasi

Pengujian dari tenaga ahli,
Instansi Pemerintah.
komunitas profesional atau
peneliti

Komunitas Ahli Pengadaan

Menyusun Spesifikasi Teknis UK 05

 Spesifikasi
Barang/Jasa

 Mutu Barang/Jasa, Tingkat Pelayanan

 Jumlah dan Waktu,  Informasi Lainnya

yang diperlukan

Menyusun Spesifikasi Teknis UK 05

 Spesifikasi
Barang/Jasa

 Mutu Barang/Jasa

Tingkat Mutu untuk Barang

Tingkat Mutu untuk Jasa Konsultansi

Tingkat Mutu untuk Jasa Konstruksi

Menyusun Spesifikasi Teknis UK 05

 Spesifikasi
Barang/Jasa

 Jumlah dan Waktu

Jumlah Barang

Kapan diserahkan, lokasi barang

(jasa) ruang lingkup waktu

dan lokasi penyerahan

Menyusun Spesifikasi Teknis UK 05

 Spesifikasi
Barang/Jasa

 Tingkat Pelayanan

Kecepatan respon terhadap keluhan

pengguna jasa

pelayanan purna jual

Menyusun Spesifikasi Teknis UK 05

Cara Menyusun Spesifikasi
Mutu
Berbagai macam cara menyusun spesifikasi MUTU barang/jasa :

Merek Spesifikasi teknik

Spesifikasi
Standarisasi
komposisi

Spesifikasi fungsi
Sampel
dan kinerja

Menyusun Spesifikasi Teknis UK 05

 Merek

Kelebihan menggunakan merek (yang sudah dikenal luas) :

Komunikasi jelas dan tidak multitafsir
Barang mudah digunakan dan tersedia di pasaran.
Mutu barang/jasa terjamin.

Sedangkan kelemahan menggunakan merek:

Cenderung mahal.
Sulit untuk menciptakan kompetisi
Perubahan spesifikasi secara mendasar tetapi tetap
dengan merek yang sama oleh penyedia.

Menyusun Spesifikasi Teknis UK 05

Standarisa
si
Kelebihan menggunakan standar eksternal :
 Familiar dalam proses produksinya.
 Kompetisi tinggi ,memungkinkan mendapatkan harga murah.
 Menghilangkan ketidakpastian dalam memenuhi kebutuhan internal
 Waktu tenggang (lead time) lebih pendek
 Lebih mudah memilih penyedia barang/jasa jika memasok dengan standar yang sama.
Kekurangan menggunakan standar eksternal
 Standar merupakan kompromi berbagai pihak yang terkait dengan industri b/j
tersebut.
 Cermin terbaik pada saat standar tersebut dibuat.
 Bagian Pengadaan mendalami pengalaman penyedia barang/jasa terhadap aspek-
aspek yang terkait dengan standar barang/jasa yang akan dibeli.

Menyusun Spesifikasi Teknis UK 05

 Sampel
Kelebihan Sampel :
 Memudahkan penyedia barang/jasa untuk memahami kebutuhan dan
keinginan pengguna barang/jasa dalam hal spesifikasi sulit dijelaskan
dengan kata-kata.
 Memudahkan PPK untuk memastikan ketersediaan barang/jasa atas
kemampuan penyedia barang/jasa memenuhi kebutuhan dan keinginan
pengguna barang/jasa.

Kekurangan Sampel :
 Penerima Hasil harus mampu memastikan bahwa barang yang dikirimkan
oleh Penyedia barang/jasa sama dengan sampel yang diberikan.
 Perbedaan kecil antara barang yang dikirimkan penyedia barang/jasa
dengan sampel mungkin akan sulit diketahui.
 Untuk itu diperlukan alat ukur atau alat uji yang tidak mudah.

Menyusun Spesifikasi Teknis UK 05

 Spesifikasi
Teknis
Spesifikasi yang
mendefinisikan karakteristik
teknis dan fisik dan/atau
pengukuran suatu produk,
seperti aspek fisik (misalnya:
bentuk, dimensi, warna),
Menyusun Spesifikasi Teknis
Spesifikasi teknik umumnya meliputi :
 Karakteristik fisik (dimensi, kekuatan, dsb)
 Detil desain.
 Toleransi.
 Material yang digunakan.
 Metode produksi/pelaksanaan.
 Persyaratan pemeliharaan.
 Persyaratan operasi.
UK 05
Kelebihan menggunakan spesifikasi teknis :
 Menjelaskan secara rinci dan jelas barang/jasa yang ditentukan.
 Pengelola Pengadaan dapat menggunakan spesifikasi teknis sebagai
landasan untuk melakukan verifikasi atas barang/jasa yang dipasok.

Kekurangan menggunakan spesifikasi teknis:

 Memerlukan tenaga ahli untuk menyusun spesifikasi teknis yang sempurna.
 Kesalahan penyusunan spesifikasi teknis akan berdampak signifikan.
 Makin rinci dan spesifik spesifikasi teknis yang disusun, dapat berakibat
memerlukan barang yang dihasilkan akan menjadi barang pesanan yang
spesifik pula dan berdampak pada peningkatan biaya.
 Makin rinci dan spesifik spesifikasi teknis yang disusun akan makin sedikit
penyedia barang/jasa yang mampu.
 Dalam kondisi tertentu, penyedia barang/jasa dapat memenuhi spesifikasi
teknis tetapi belum tentu memenuhi hasil kerja yang diharapkan oleh
pengguna barang/jasa.

Menyusun Spesifikasi Teknis UK 05

 Spesifikasi
Komposisi

Kelebihan spesifikasi komposisi :

Spesifik dan rinci.
Spesifikasi komposisi dapat digunakan untuk
landasan untuk melakukan verifikasi.

Kelemahan spesifikasi komposisi:

Memerlukan tenaga ahli yang kompeten untuk
menyusun nya.
Memerlukan alat pengujian yang spesifik untuk
melakukan verifikasi

Menyusun Spesifikasi Teknis UK 05

Spesifikasi Fungsi

Spesifikasi Fungsi menetapkan kegunaan

atau hasil yang diinginkan dengan
berfokus pada apa yang ingin dicapai
bukan bagaimana fungsi itu dihasilkan

Kelebihan: memberi peluang alternatif solusi

Menyusun Spesifikasi Teknis UK 05

 Spesifikasi
Kinerja

Spesifikasi yang mendefinisikan penggunaan

barang dan jasa dalam bentuk keluaran
(output) atau hasil (outcome) tertentu

Kelebihan: target ukuran penyediaan barang atau penyelesaian

pekerjaan lebih jelas, sehingga kriteria penerimaan lebih jelas

Menyusun Spesifikasi Teknis UK 05

 Spesifikasi Fungsi dan
Kinerja

meliputi :
Apa yang harus dicapai (fungsi).
Tingkat output yang diinginkan
(misalnya : kecepatan maksimum, tekanan maksimum, dan lain-lain).
Input
(misalnya : material, komponen, dan lain-lain).
Lingkungan operasi
(misal : tahan terhadap frekuensi suara tertentu).
Detail interface
(misalnya : koneksi dengan sistem yang sudah ada untuk sistem IT).
….lanjut

Menyusun Spesifikasi Teknis UK 05

 Spesifikasi Fungsi dan
Kinerja

…….
Tingkat mutu.
Tingkat keamanan produk bagi pengguna barang/jasa.
Tingkat pemeliharaan dan pelayanan purna jual maksimum.
Lama waktu barang/jasa tersebut dapat beroperasi pada
kapasitas normal.
Biaya maksimum yang diperlukan untuk memiliki barang tersebut.
Ketentuan dan/atau peralatan untuk mengukur kinerja
barang/jasa tersebut.

Menyusun Spesifikasi Teknis UK 05

Kelebihan spesifikasi fungsi dan kinerja :

Penyedia dapat menggunakan semua keahlian dan inovasinya untuk

memenuhi spesifikasi fungsi dan kinerja yang dipersyaratkan.
Lebih mudah menyusunnya dibanding dengan spesifikasi teknis.
Resiko tidak mampu memenuhi kinerja yang dipersyaratkan berada
pada penyedia barang/jasa.
Dibanding dengan spesifikasi teknis, akan lebih banyak penyedia
barang/jasa yang mampu memenuhi persyaratan.

Menyusun Spesifikasi Teknis UK 05

 Kelemahan spesifikasi fungsi dan kinerja :

Jika penyedia barang/jasa menggunakan teknologi yang

tidak familiar, akan sulit untuk melakukan verifikasi
fungsi dan kinerja dari barang/jasa.

Masing-masing penyedia barang/jasa mungkin akan

memberikan solusi berbeda untuk fungsi dan kinerja
barang yang sama. Hal ini akan menyulitkan bagi ULP
untuk membuat perbandingan dan/atau melakukan
evaluasi penyedia barang/jasa.

Menyusun Spesifikasi Teknis UK 05

 Spesifikasi Jumlah
Barang/Jasa
Tipe Kebutuhan Barang
 Independent Demand, merupakan jenis barang yang jumlah kebutuhannya
tidak ditentukan oleh kebutuhan barang yang lain. Jenis barang ini yang
akan dapat diramalkan kebutuhannya dengan metode yang akan dijelaskan
pada Teknik Peramalan Kebutuhan Barang.
 Dependent Demand, merupakan jenis barang yang jumlah kebutuhannya
ditentukan oleh kebutuhan barang yang lain. Dengan demikian, kebutuhan
barang jenis ini tidak memerlukan teknik peramalan, tinggal dihitung
seperti biasa.

Teknik Peramalan Kebutuhan Barang secara umum, yaitu:

 Kualitatif ; terdiri dari pendekatan Delphi dan Judgement
 Kuantitatif; terdiri dari Time Series dan Sebab Akibat

Menyusun Spesifikasi Teknis UK 05

 Spesifikasi
Waktu

3. Menetapkan
Metoda
Transportasi dan
2. Menetapkan Pengepakan
Lokasi (transportation
Kedatangan method and
1. Menetapkan Barang
Jadwal packing)
(the point’s of
Kedatangan delivery)
Barang/Jasa
(delivery time and
schedule)

Menyusun Spesifikasi Teknis UK 05

Spesifikasi Tingkat Pelayanan
Penyedia BJ

Tingkat Pelayanan Penyedia Barang/Jasa

Pelatihan dan Bantuan Teknik dari Penyedia BJ

Pemeliharaan

Menyusun Spesifikasi Teknis UK 05

Informasi Lain

* Contact Person

* Latar belakang pengadaan barang/jasa

* Kriteria menentukan pemenang

* Aspek legal

Menyusun Spesifikasi Teknis UK 05

Spesifikasi Barang/Jasa

• barang yang sudah tersedia di pasar dan

bisa langsung digunakan oleh pengguna
Barang Jadi barang/jasa.
Contohnya : mobil, kertas, printer, dan
sebagainya

• barang/jasa yang untuk dapat

digunakan oleh pengguna barang/jasa
Barang harus diproses terlebih dahulu.
Produksi/ jasa Termasuk dalam barang produksi adalah
jasa konsultansi, jasa lainnya, dan jasa
konstruksi

Menyusun Spesifikasi Teknis UK 05

Spesifikasi Barang/Jasa

BARANG JASA
Konstruksi
INPUT
Konsultan
PROSES
Jasa
OUTPUT OUTPUT Lainnya

Menyusun Spesifikasi Teknis UK 05

Spesifikasi Barang/Jasa

Kualitas

Informasi
Kuantitas
Lainnya

Tingkat
waktu
Layanan

Menyusun Spesifikasi Teknis UK 05

Spesifikasi Pekerjaan
Konstruksi dan Jasa
Lainnya

INPUT PROSES OUTPUT

• Barang • Metode • Performance

• Alat
• Orang

Menyusun Spesifikasi Teknis UK 05

 Spesifikasi Jasa
Konsultansi

INPUT PROSES OUTPUT

• Tenaga ahli • Urutan proses • Laporan akhir

• Tenaga • Tahapan • Hasil pengujian

pendukung pelaporan • Gambar detail
• Alat & barang dan rab

Menyusun Spesifikasi Teknis UK 05

 Pemakaian Jenis
Spesifikasi

Menyusun Spesifikasi Teknis UK 05

 BAB IV

ANALISIS
KESESUAIAN SPESIFIKASI

Menyusun Spesifikasi Teknis UK 05

Kajian Umum dengan menggunakan pendekatan 5 (lima) “ C “ :

Clear • cukup informasi bagi penyedia, bebas dari ambiguitas, hindari kata
(Jelas) secepatnya, cukup bagus.

• memuat hal hal yang memang penting dan diperlukan saja

Concise • Comprehensive (Menyeluruh) : dapat memberikan gambaran ruang
(Singkat Padat) lingkup pakerjaan sampai hasil pengadaan dapat dimanfaatkan oleh
pengguna akhir

Comprehensive • dapat memberikan gambaran ruang lingkup pakerjaan sampai hasil

(Menyeluruh) pengadaan dapat dimanfaatkan oleh pengguna akhir

Consistent • kriteria yang dipersyaratkan tidak berubah ubah, harus konsisten,

baik terkait persyaratan yang diharus dipenuhi atau hal hal lainnya
(Konsisten) yang harus dilaksanakan oleh penyedia.

Correct • sesuai dengan kebutuhan pengguna akhir dan menghindari

(Benar) spesifikasi yang berlebihan.

Menyusun Spesifikasi Teknis UK 05

Kesesuaian Spesifikasi dengan
Kebutuhan

Terdapat implikasi fokus utama

sasaran kebutuhan pengadaan
terhadap metoda spesifikasi dan tipe
spesifikasi yang sebaiknya
dipilih/digunakan .

Menyusun Spesifikasi Teknis UK 05

 Fokus Utama Sasaran Pasokan Metoda Spesifikasi dan Tipe Spesifikasi

Memastikan mutu dan inovasi  Gunakan spesifikasi kinerja untuk memacu kreativitas dan
barang/jasa yang dibeli inovasi Penyedia Barang/Jasa Gunakan standar jika diinginkan
Memastikan bahwa Penyedia Barang/Jasa secara konsisten untuk mengurangi kesalahan
memenuhi spesifikasi yang tertera dalam kontrak  Gunakan spesifikasi teknis jika Penyedia Barang/Jasa memiliki
Memastikan bahwa bahwa Barang/Jasa yang diberikan pengalaman dan kepakaran/kompetensi yang tinggi
Penyedia Barang/Jasa berkontribusi dalam meningkatkan  Gunakan merk terkenal bila memang diperlukan keandalan
kinerja Pengguna Barang/Jasa barang/jasa
Memastikan Ketersediaan Gunakan standar sedemikian sehingga barang/jasa yang dibeli
Memastikan ketersediaan pasokan yang kontinu, menurunkan tersedia banyak di pasar
waktu tenggang (lead time), dan mengamankan ketepatan
waktu kedatangan barang/jasa yang dibeli
Memastikan Dukungan Penyedia Barang/Jasa Gunakan merk terkenal yang sudah diketahui luas memiliki tingkat
Memastikan Penyedia Barang/Jasa memberikan dukungan pelayanan yang baik, Masukkan kebutuhan dukungan teknik
teknik kedalam spesifikasi
Menurunkan Biaya Pengadaan  Gunakan spesifikasi kinerja untuk memacu kreativitas dan
Menurunkan biaya perolehan dan/ atau total biaya inovasi Penyedia Barang/Jasa dalam menurunkan biaya
kepemilikan  Gunakan standar yang memungkinkan untuk lebih rendah dari
desain yang khusus/pesanan
 Hindari spesifikasi teknik yang menghalangi timbulnya
kompetisi antar Penyedia Barang/Jasa
 Hindari spesifikasi teknik yang menciptakan proses pembuatan
barang/jasa menjadi tidak standar
 Hindari merk terkenal yang sudah diketahui secara umum
memang lebih mahal
Menentukan Prioritas
PBJ
Dilakukan prioritas kaji
ulang spesifikasi bila:
• Jumlah spesifikasi yang
harus disusun/dikaji ulang
terlalu banyak.
• Waktu penyusunan
spesifikasi terbatas.
• Kemampuan dan/atau
jumlah penyusun spesifikasi
terbatas.
• Contoh yang tersedia
terbatas dan/atau tidak
memadai
Menyusun Spesifikasi Teknis
Mendapatkan prioritas bila:
• Merupakan spesifikasi baru.
• Spesifikasi tersebut sudah
lama tidak di-review lagi.
• Spesifikasi dari barang/jasa
yang teknologinya berubah
sangat cepat.
• Spesifikasi dari barang yang
nilainya tinggi.
• Spesifikasi yang berdampak
tinggi bagi organisasi
UK 05
 Untuk dapat melakukan
prioritas dengan baik
digunakan :

The Supply
Klasifikasi ABC Konsep Pareto
Positioning Model

Menyusun Spesifikasi Teknis UK 05

Kesesuaian Spesifikasi dengan
Ketentuan

Spesifikasi sesuai dengan kebutuhan pengguna/penerima akhir

Tidak mengarah kepada merek/produk tertentu, kecuali untuk

pengadaan suku cadang, e-purchasing dan lelang cepat

Memaksimalkan penggunaan produksi dalam negeri

Memaksimalkan penggunaan Standar Nasional Indonesia (SNI)

Menyusun Spesifikasi Teknis UK 05

Kesesuaian dengan Kondisi
Terkini

 Barang/jasa dengan spesifikasi yang dibuat masih terdapat di pasar?

 tersedianya penyedia yang mampu mengadakannya dalam waktu
yang telah ditentukan?
 Menggunakan Teknologi terkini dan tidak diskontinyu.
 Tingkat Efisiensi seperti konsumsi bahan bakar/energi,
 Selaras dengan konsep ramah lingkungan,
 mengurangi kebisingan
 tingkat emisi
 Biaya perawatan yang rendah

Menyusun Spesifikasi Teknis UK 05

Dokumentasi

Yang harus didokumentasikan dalam menyusun spesfikasi antara lain:

 Dokumen Inventarisasi Kebutuhan dari user (pengguna).

 Dokumen hasil Kaji Ulang Kerangka Acuan Kerja dalam
dokumen perencanaan pengadaan.
 Data/Informasi survey pasar (apabila dilakukan).
 Dokumen Spesifikasi Teknis.

Menyusun Spesifikasi Teknis UK 05

Menyusun Spesifikasi Teknis UK 05