TUGAS MATA KULIAH

‘’PENGANTAR ILMU ADMINISTRASI”

DISUSUN OLEH

MUH. VICRAN ANWAR : 202122041

PROGRAM STUDI ILMU ADMINISTRASI NEGARA

UNIVERSITAS PATTIMURA

2021
KORDINASI DALAM HAL MENEJEMEN KEPEMIMPINAN
Setiap lembaga sebagai oraganisasi dalam usaha untuk mencapai tujuannya  secara efektif
memerlukan adanya  koordinasi dalam menjalankan tugasnya sesuai dengan pembagian
tugasnya masing-masing. Dengan adanya koordinasi ini, diharapkan tidak terjadi pekerjaan
yang tumpang tindih. Tanpa koordinasi sulit diharapkan tujuan organisasi tercapai secara
efektif dan efisien. Fungsi   koordinasi dalam organisasi seperti halnya group musik yang
menghasilkan suatu melodi yang merdu. Masing-masing anggota group memainkan alat
musiknya sesuai dengan fungsinya.  

Dalam berkoordinasi tentu terjadi negosiasi-negosiasi untuk mendapatkan kesepakatan.

Salah satu tugas manajer adalah mengkoordinasikan pekerjaan individu, kelompok, dan
organisasi melalui fungsi-fungsi manajemen lainnya. Koordinasi dalam kenyataannya
mudah diucapkan tetapi sulit dilakukan. DalamT tulisan sederhana ini
disyajikan  pengertian koordinasi, manfaat  koordinasi,  prinsip koordinasi, dan ciri-ciri
koordinasi yang efektif.

         Koordinasi menurut Chung & Megginson (1981) dapat didefinisikan sebagai proses
motivasi, memimpin, dan mengkomunikasikan bawahan untuk mencapai tujuan organisasi.
Sutisna (1989) mendefinisikan koordinasi ialah proses mempersatukan sumbanga-
sumbangan dari orang-orang, bahan, dan sumber-sumber lain ke arah tercapainya maksud-
maksud yang telah ditetapkan. Anonim (2003) mendefinisikan koordinasi ialah suatu
sistem dan proses interaksi untuk mewujudkan keterpaduan, keserasian, dan
kesederhanaan berbagai kegiatan inter dan antar institusi-institusi di masyarakat melalui
komunikasi dan dialog-dialog antar berbagai individu dengan menggunakan sistem
informasi manajemen, dan teknologi informasi.         

             Berdasarkan pendapat para pakar dapat disimpulkan bahwa yang dimaksud dengan
koordinasi ialah proses mengintegrasikan (memadukan), mensinkronisasikan, dan
menyederhanakan pelaksanaan tugas yang terpisah-pisah secara terus-menerus untuk
mencapai tujuan secara efektif dan efisien. Tanpa adanya koordinasi, individu-individu dan
bagian-bagian akan tidak dapat melihat peran mereka dalam suatu organisasi. Mereka
akan  terpengaruh oleh kepentingan-kepentingan pribadi (ego sektoral) dan bahkan
sampai mengorbankan sasaran-sararan organisasi yang lebih luas.

             Koordinasi adalah bagian penting dalam organisasi atau lembaga yang

meliputi  unit-unit kerjai , lebih-lebih organisasi itu sangat besar. Semakin besar suatu
lembaga/organisasi semakin banyak  unit-unit kerja bermacam-macam  yang erat
hubungannya, semakin besar pula kemungkinan terjadinya masalah-masalah koordinasi.

              Pendekatan yang digunakan dalam koordinasi adalah pendekatan sistem. Dengan

pendekatan sistem memandang koordinasi sebagai pengintegrasian, pensinkronisasian,
dan penyederhanaan pelaksanaan tugas yang terpisah-pisah secara terus-menerus oleh
sejumlah individu atau unit sehingga semuanya bersatu dalam jumlah yang tepat, mutu
yang tepat, tempat yang tepat, dan waKepala Sekolah yang tepat dalam  mencapai tujuan
secara efektif dan efisien. Dengan koordinasi terjadi keseimbangan sejumlah bagian yang
berlainan dengan menyelaraskan interaksinya sehingga keseluruhan organisasi bergerak
ke suatu tujuan yang sudah ditentukan secara efektif dan efisien sebagai suatu sistem. 

            Hakekat pekerjaan seorang manajer menurut Gibson, et.al. (2003) adalah

mengkoordinasikan tugas individu, kelompok, dan organisasi dengan empat fungsi
manajemen yaitu planning, organizing, leading, and controlling untuk mencapai tujuan
individu, kelompok, dan organisasi secara efektif. Untuk memperjelas pernyataan di atas,
Gibson, et.al. (2003)

Manfaat Koordinasi

Koordinasi bermanfaat bagi KEPALA SEKOLAH:

1.   untuk mewujudkan KISS (koordinasi, integrasi, sinkronisasi, dan  simplifikasi) agar

tujuan organisasi tercapai secara efektif dan efisien; 

2.   memecahkan berbagai konflik kepentingan berbagai pihak yang terkait;

3.   agar manajer pendidikan mampu  mengintegrasikan dan mensinkronkan  pelaksanaan

tugas-tugasnya dengan stakeholders  pendidikan yang saling bergantungan, semakin besar
ketergantungan dari unit-unit,  semakin besar pula kebutuhan akan pengkoordinasian;

4.   agar manajer pendidikan mampu mengkoordinasikan                pembangunan sektor

pendidikan dengan pengembangan sektor-sektor lainnya;

5.   agar manajer pendidikan mampu mengintegrasikan kegiatan fungsional dinas

pendidikan dan tujuan-tujuan dari unit organisasi yang terpisah-pisah untuk mencapai
tujuan bersama dengan sumberdaya yang terbatas  secara efektif dan efisien;

6.   adanya pembagian kerja di mana semakin besar pembagian kerja, semakin diperlukan
pengkordinasian/penyerasian sehingga tidak  terjadi duplikasi atau tumpang tindih
pekerjaan yang menyebabkan pemborosan;

7.   untuk mengembangkan dan memelihara hubungan yang baik dan harmonis di antara
kegiatan-kegiatan baik fisik maupun nonfisik dengan  stakeholders;

8.   untuk memperlancar pelaksanaan tugas dalam rangka mencapai tujuan   pendidikan

dengan sumberdaya pendidikan  yang terbatas;

9.   mencegah terjadinya konflik internal dan eksternal sekolah   yang kontra produktif;

10. mencegah terjadinya kekosongan ruang dan waKepala Sekolah; dan

11. mencegah terjadinya persaingan yang tidak seha.

Prinsip-prinsip Koordinasi

Prinsip-prinsip koordinasi disingkat KOORDINASI. .  Kesamaan: sama dalam visi, misi, dan

langkah-langkah  untuk mencapai tujuan bersama (sense of purpose), . Orientasikan: titik
pusatnya pada sekolah (sebagai koordinator) yang simpul-simpulnya  stakeholders
sekolah.

Organisasikan: atur orang-orang yang berkoordinasi untuk membina sekolah harus berada

dalam satu payung (terorganisasi) sehingga sikap egosektoral dapat dihindari.
Rumuskan :   nyatakan secara jelas wewenang, tanggung jawab, dan tugas-tugas masing-
masing agar  tidak tumpang tindih.

Diskusikan:  cari cara yang efektif, efisien, dan komunikatif dalam berkoordinasi.

Informasikan: semua hasil diskusi dan keputusan mengalir cepat ke semua pihak yang ada
dalam sistem jaringan koordinasi (coordination network system)Negosiasikan: dalam
perundingan mencari kesepakatan harus saling menghormati (team spirit) dan usahakan
menang-menang,  jangan sampai pihak sekolah sebagai koordinator justru dirugikan.Atur
jadwal: rencana  kordinasi harus dipatuhi dengan sebaik- baiknya oleh semua
pihak  Solusikan :satu masalah dalam simpul jaringan harus dirasakan dan dipecahkan
semua stakeholders  dengan sebaik- baiknya.

. Insyapkan     : setiap harus stakeholders memiliki laporan tertulis

yang lengkap dan siap menginformasikannya sesuai

kebutuhan koordinasi.

Karakteristik Koordinasi yang Efektif

1) Tujuan berkoordinasi tercapai dengan memuaskan semua pihak

terkait.

2)  Koordinator sangat proaktif dan stakeholders  kooperatif.

3) Tidak ada yang mementingkan diri sendiri atau kelompoknya (egosektoral).

4) Tidak terjadi tumpang tindih tugas.

5) Komitmen semua pihak tinggi.

6) Informasi keputusan mengalir cepat ke semua pihak yang ada dalam sistem
jaringan  koordinasi.

7) Tidak merugikan pihak-pihak yang berkoordinasi.

8) Pelaksanaan tepat waKepala Sekolah.

9) Semua masalah terpecahkan.

10)Tersedianya laporan tertulis yang lengkap dan rinci oleh  masing- masing stakeholder.

Contoh Koordinasi

Penggunaan kelas, laboratorium, bengkel, sarana dan prasarana lainnya secara bersama-

sama

Ringkasan

          Salah satu tugas manajer adalah mengkoordinasikan. Koordinasi ialah proses

mengintegrasikan, mensinkronisasikan, dan menyederhanakan pelaksanaan tugas yang
terpisah-pisah secara terus-menerus untuk mencapai tujuan secara efektif dan efisien.
Pendekatan yang digunakan dalam koordinasi adalah pendekatan sistem. Koordinasi
bermanfaat bagi KEPALA SEKOLAH untuk mewujudkan KISS (koordinasi, integrasi,
sinkronisasi, dan  simplifikasi) agar tujuan organisasi tercapai secara efektif dan
efisien. Prinsip-prinsip koordinasi disingkat KOORDINASI. Ada 10 karakteristik kodinasi
yang efektif.

PENGAWASAN PIMPINAN PERORGANISASIAN

Secara umum pengawasan dapat diartikan sebagai perbuatan untuk melihat dan
memonitor terhadap orang agar sesuai dengan kehendak yang telah ditentukan
sebelumnya. Ismail Shaleh dalam (O.C. Kaligis, 2006:42), pengawasan adalah sesuatu yang
bersifat kodrati yang diperlukan dalam kehidupan manusia maupun dalam kehidupan
organisasi.Pengawasan adalah bagian dari mekanisme sistem suatu mata rantai yang
mempunyai peran tertentu. Menurut M. Manullang (2002:173), mengatakan bahwa :
“Pengawasan adalah suatu proses untuk menetapkan suatu pekerjaan apa yang sudah
dilaksanakan, menilainya dan mengoreksi bila perlu dengan maksud supaya pelaksanaan
pekerjaan sesuai dengan rencana semula.Menurut S.P Siagian (2004:126) pengawasan
adalah segenap kegiatan untuk meyakinkan dan menjamin bahwa pekerjaan-pekerjaan
dilakukan dengan rencana yang ditetapkan, kebijakan-kebijakan yang telah digariskan dan
perintah-perintah yang telah diberikan dalam rangka pelaksanaan rencana tersebut.
Pengawasan harus mengukur apa yang telah dicapai, menilai pelaksanaan, serta
mengadakan tindakan perbaikan dan penyesuaian yang dianggap perlu. 10 Dari pendapat
diatas dapat disimpulkan pengawasan adalah suatu kegiatan yang harus dilaksanakan
untuk menilai dan mengetahui apakah suatu kegiatan yang dilaksanakan sesuai dengan
prosedur yang telah ditetapkan. Kadarman (2001:159), pengawasan adalah suatu upaya
yang sistematis untuk menetapkan kinerja standar pada rencana untuk merancang sistem
umpan balik informasi untuk menetapkan apakah telah terjadi suatu penyimpangan dan
mengukur signifikansi penyimpangan tersebut, serta untuk mengambil tindakan perbaikan
yang diperlukan untuk menjamin bahwa semua sumber daya yang telah digunakan
seefektif dan seefisien mungkin guna mencapai tujuan organisasi. Jadi dalam setiap
kegiatan yang akan diselenggarakan, pengawasan selalu dibutuhkan. Dengan adanya
pengawasan yang baik diharapkan rencana atau tujuan yang telah ditetapkan akan dapat
terjadi dengan cara yang efektif dan efisien. Karena melalui pengawasan diusahakan agar
setiap tindakan atau perbuatan tidak menyimpang dari ketentuan-ketentuan yang ada.
Selanjutnya Handoko (2003:359), mengatakan bahwa pengawasan adalah proses untuk
menjamin bahwa tujuan-tujuan organisasi dan manajemen tercapai. Pengawasan
merupakan elemen tugas-tugas manajerial dan ia mencakup tindakan pengukuran dan
perbaikan (koreksi) performa pihak yang diawasi guna memastikan bahwa sasaran-
sasaran, instruksi yang dikeluarkan dilaksanakan secara efisien dan berjalan lancar.

Pengertian Organisasi Formal

Menurut Louis Allen, organisasi adalah proses mengidentifikasi dan mengelompokkan
pekerjaan untuk dikerjakan.

Di dalam organisasi terdapat juga pendelegasian tanggung jawab dan wewenang.

Organisasi menentukan hubungan antara anggota yang satu dan lainnya untuk mencapai
efektifitas kerja yang tinggi.

Organisasi dengan status formal di tandai dengan adanya unsur-unsur yang menunjang
jalannya organisasi.

Unsur tersebut di tetapkan dengan jelas dan tegas guna memastikan organisasi berjalan
dengan efektif dan efisien untuk mencapai tujuannya.
 Organ
isasi Resmi Pemerintah Daerah (Foto: Prezi)
Organisasi dengan platform formal terdiri dari, yakni:

1. Struktur organisasi
2. Pembagian wewenang dan tanggung jawab
3. Tujuan organisasi
4. Pembagian tugas
5. Kebijakan dan prosedur
6. Memiliki saluran komunikasi
7. Output atau produk/jasa yang di hasilkan

Organisasi jenis ini mulai muncul di era Revolusi Industri.

Di masa itu, baru segelintir orang saja yang memiliki mesin-mesin produksi karena
harganya yang fantastis.

Akibatnya, muncullah strata sosial antara pemberi kerja (terdiri dari pemodal yang mampu
membeli mesin) dan pekerja (yang mengoperasikan mesin).

Masalah muncul saat para pemberi kerja mulai berlaku sewenang-wenang.

Pekerja yang mayoritas terdiri dari wanita dan anak-anak, di pekerjakan selama 14-16 jam
per hari di pabrik yang kotor, berisik, dan berbau busuk.

Keadaan miris ini mendorong munculnya ide agar para pekerja bersatu untuk menuntut
kenaikan gaji serta perbaikan kondisi lingkungan kerja.
Organisasi buruh terus menjamur di berbagai penjuru Eropa dan teradopsi oleh para
pekerja di negeri Paman Sam.

Meski bentuk dan struktur organisasi pada waktu itu belum sekompleks saat ini, tapi
kemunculannya berhasil mengubah dunia.

Akibat tekanan organisasi buruh di berbagai daerah, akhirnya pemerintah di kedua benua
tersebut menetapkan undang-undang perburuhan dan aturan keselamatan di tempat kerja.

Revolusi ini menjadi momentum dalam sejarah peradaban manusia dan mempengaruhi
berbagai sisi kehidupan.

Hal ini membuktikan bahwa meski suara satu orang sangat berarti, suara persatuan dapat
mengubah arah roda kehidupan.

Kelebihan Dan Kekurangan Organisasi Resmi

Di era modern, organisasi resmi di anggap paling efektif untuk mencapai tujuan bersama.
Kelebihan dari organisasi ini, yakni:

1. Pekerjaan yang sistematis membuat setiap sub organisasi dapat berfungsi dengan
rapi dan lancar.
Hal ini berefek pada meningkatkan kualitas pekerjaan yang di hasilkan
2. Tercapainya tujuan organisasi
3. Pembagian tugas, wewenang, dan tanggung jawab yang jelas kepada masing-masing
anggota, meminimalisir terjadinya tumpang tindih (overlapping)
4. Pekerjaan yang sama tidak akan dikerjakan dua kali
5. Garis komando dan garis koordinasi antaranggota organisasi, menjadikan
pengerjaan tugas lebih efektif dan terarah

Ibarat dua sisi mata uang, organisasi formil juga memiliki kekurangan.

Pada kondisi tertentu, bentuk organisasi jenis ini justru akan menghambat tercapainya
tujuan.
Apa saja kekurangan organisasi formal? Berikut ini jawabannya:

1. Garis komando dan koordinasi yang rumit dapat menghambat pengerjaan dan
penyelesaian tugas
2. Organisasi berbentuk formal seringkali terlalu fokus untuk mencapai tujuan
sehingga mengabaikan kemampuan anggotanya dalam menanggung beban kerja
dan beban psikologis.
Hal ini akan berdampak buruk bagi kesehatan anggota dan kualitas pekerjaan yang
dihasilkan.
3. Pada organisasi formal yang mendewakan hubungan top-down (bawahan hanya
menunggu perintah dan arahan dari atasan), anggota tidak mendapatkan ruang
untuk mengembangkan kreatifitas dan bakat mereka
Definisi Organisasi Non Formal (Tidak Resmi)
Organisasi non formal dapat berarti sebagai perkumpulan yang terbentuk secara spontan
antara beberapa orang.
Hubungan di antara anggotanya bersifat personal. Nilai dan minat yang sama adalah unsur
yang menyatukan para anggota dalam organisasi ini.

Munculnya organisasi non formal terdorong oleh kebutuhan sosial dari masing-masing
individu yang tidak puas dengan apa yang mereka dapatkan di dalam organisasi resmi.

Karena itulah, kedua jenis organisasi ini selalu hidup berdampingan.

Organisasi ini ibarat semen yang menyatukan batu bata dalam bangunan rumah.

Bent
uk wadah non formal, berupa Arisan Para Artis (Foto:INDTimes)
Ia mengisi celah yang tidak dapat terpenuhi oleh organisasi yang ormal sekaligus
menyempurnakan organisasi itu.

Keberadaan organisasi tidak resmi juga berdampak positif terhadap meningkatnya

efektifitas dan kepuasan para anggota organisasi resmi.

Para anggota organisasi non formal memiliki pemikiran, perasaan, dan minat yang sama
lalu menjadikannya sebagai tujuan bersama. 

Namun mereka tidak di bebani tugas, tanggung jawab, dan konsekuensi yang berat maupun
ketat.
Ciri Organisasi Tidak Resmi
Organisasi non formal memiliki ciri istimewa yang membedakannya dengan organisasi
formal, antara lain:

Struktur Tidak Terencana, Tidak Tetap

Tidak ada struktur yang tetap dan tegas di dalam organisasi. Jika pun ada, struktur ini
bersifat dinamis. Artinya dapat berubah sewaktu-waktu sesuai kesepakatan anggota.

Dijiwai Kebutuhan Sosial

Tujuan utama dari organisasi ini adalah memenuhi kebutuhan sosial dan personal para
anggotanya. Mereka akan mendapatakan pertemanan, rasa cinta, dan dukungan moril di
sini.

Arus Informasi dan Koordinasi Berjalan Bebas

Setiap anggota dapat menyampaikan informasi kepada anggota lainnya secara bebas tanpa
harus mengikuti birokrasi yang rumit.

Antar bagian dapat bekerja sama tanpa harus menunggu arahan atau perintah dari atasan.

Organisasi ini cocok bagi kelompok individu yang menyukai dinamika dan fleksibilitas.

Selain itu, organisasi non formal juga memiliki kelebihan-kelebihan berikut ini:

1. Informasi dapat tersebar dengan mudah di antara para anggota

2. Para anggota dapat memenuhi kebutuhan sosial dan meningkatkan kesehatan
psikologis
3. Setiap anggota dapat menyampaikan kritik dan saran dengan bebas

Di sisi lain, fleksibilitas organisasi non formal melahirkan pula beberapa tantangan:

1. Akibat arus informasi yang terlalu bebas, seringkali tersebar rumor atau gosip yang
tidak pasti kebenarannya.
Hal ini berpotensi besar menciptakan kebingungan dan merusakan kesatuan
antaranggota.
2. Struktur yang tidak tetap berpotensi menyebabkan tumpang tindih peran.
Ketika datang waktunya untuk bekerja sama menjalankan suatu program, tidak ada
orang yang mengarahkan atau bahkan terlalu banyak orang yang menjadi bos.
3. Pada organisasi yang memegang nilai dan normanya secara ekstrim, para anggota
akan sulit menolak perubahan
4. Tingginya tingkat konformitas. Artinya, anggota yang minoritas (baik memiliki
gagasan yang berbeda, gender berbeda, dan lainnya), tidak akan berani bersikap
vokal.
Para anggota menerima tuntutan sosial untuk menerima ketetapan mayoritas.
Contoh Organisasi Resmi

Salah Satu Bentuk Komunikasi dalam Organisasi (Foto: Istimewa)

Salah satu contoh sederhana dari organisasi resmi adalah sekolah.

Tujuan organisasi pendidikan ini adalah mengajarkan ilmu pengetahuan kepada anak didik
dan menjadikan mereka pribadi yang terpuji.

Untuk mencapai tujuan itu secara efektif, sekolah memiliki struktur yang jelas, yaitu terdiri
dari kepala sekolah, wakil kepala sekolah, staff, guru, dan murid.

Setiap anggota memiliki peran, fungsi, tugas, wewenang, dan tanggung jawab yang jelas.

Kesemuanya itu tercantum dalam dokumen resmi dan harus dipenuhi oleh anggota.

Agar organisasi berjalan baik, sekolah menetapkan tata tertib yang tegas dan memiliki
konsekuensi apabila anggota melanggarnya.

Contohnya apabila seorang siswa dating terlambat, maka ia harus menerima hukuman
berupa keliling lapangan sambil bermandi keringat.
Contoh lain adalah pemotongan gaji bagi guru atau staff yang tidak berhasil memenuhi
tugasnya.

Saluran komunikasi dapat berupa mading, surat, dan pengumuman lisan yang di
sampaikan setiap upacara Senin.

Sementara output dari organisasi ini adalah lulusan yang memiliki pengetahuan dan

kualifikasi yang mumpuni.

Selain sekolah, organisasi formal juga dapat ditemukan dengan mudah di sekitar kita.

Kantor, bisnis, yayasan, dan lembaga swadaya masyarakat, adalah contoh lain organisasi
resmi.

Organisasi formal yang terbesar dalam sejarah peradaban manusia adalah Negara.

Contoh Organisasi Non Formal

Satuan organisasi non formal terkecil dan paling awal di kenal manusia adalah keluarga.

Kelompok ini memenuhi syarat sebagai sebuah organisasi karena memiliki anggota, tiap
anggota memiliki hubungan, memiliki aturan, dan tujuan yang dinamis.

Organisasi non formal juga selalu muncul di dalam organisasi formal. Contohnya grup
arisan, tim futsal, atau tim senam di kantor.

Antardepartemen dalam suatu kantor juga biasanya memiliki perkumpulan khusus yang
eksklusif dan bersifat personal.   

Paguyuban yang muncul di tengah masyarakat seperti remaja masjid, kelompok ibu-ibu
pengajian, dan geng motor adalah contoh lain organisasi non formal.

Seiring perkembangan teknologi dan semakin banyaknya masyarakat yang terpapar

internet, organisasi non formal pun semakin beragam.

Kita dapat menemukan dengan mudah kelompok-kelompok pemain game online,

persatuan perantau Jawa di tanah Kalimantan yang muncul di Facebook, dan paguyuban
lain yang di landasi kesamaan minat, latar belakang, serta nilai.

Meski teknologi internet mengurangi intensitas manusia untuk berkomunikasi langsung

dan menjalin hubungan personal di dunia nyata, manusia masih tetap berorganisasi di
dunia maya. 

Hal ini membuktikan, tak peduli seberapa panjang umur peradaban manusia, makhluk
sosial ini akan selalu memiliki kebutuhan untuk berorganisasi.
Hal ini di sebabkan kesadaran purba yang tertanam dalam otak manusia bahwa ia tidak
dapat bertahan hidup seorang diri.