RRC/EI/6
Karakteristik Data dan Informasi bagi Pengambil Keputusan
Richardus Eko Indrajit
Renaissance Research Center
eko@indrajit.org
ABSTRAK
Informasi yang dihasilkan dari pengolahan data oleh
sistem komputer tidak hanya harus akurat dan cepat,
namun harus pula diperhatikan relevansinya dengan
kebutuhan para pengambil keputusan (decision maker).
Seperti telah diketahui bersama, informasi yang
dihasilkan akan dipergunakan sebagai landasan
knowledge bagi manajemen dalam mengambil keputusan-
keputusan strategis dan operasional dalam rangka
peningkatan kinerja perusahaan. Setidak-tidaknya ada
enam indikator dasar dari informasi yang harus
diperhatikan para praktisi teknologi informasi yang ingin
membangun infrastruktur dan aplikasi-aplikasi tertentu.
Keenam indikator ini memiliki karakteristik yang berbeda
untuk setiap tingkatan manajemen yang secara hirarkis
dapat dibagi menjadi tiga: low, middle, dan top
management. Dengan mengetahui karakteristik ini,
diharapkan informasi yang dihasilkan dapat benar-benar
relevan dan memiliki nilai (value) tinggi, sehingga dapat
dipergunakan oleh manajemen organisasi dalam
menjalankan aktivitas bisnisnya sehari-hari.
Piramida perusahaan membagi manajemen pengambil
keputusan menjadi tiga tingkatan: top manager (TM),
middle manager (MM), dan lower manager (LM).
Sebagai tingkatan tertinggi, jenis pengambilan keputusan
yang dilakukan oleh seorang TM biasanya yang bersifat
strategis, dalam arti kata untuk keperluan perencanaan
jangka panjang dan penentuan target-target perusahan
yang harus dicapai beserta metodanya. Sementara MM
akan menterjemahkan target strategis yang ditetapkan ke
dalam periode-periode jangka menengah yang
pelaksanaanya harus terbukti efisien dan efektif, terutama
dalam melakukan manajemen kontrol. LM selanjutnya
akan mengimplementasikannya dalam aktivitas sehari-
hari sesuai dengan prosedur dan target jangka pendek
yang telah ditentukan. Untuk menunjang manajemen
dalam proses pengambilan keputusan yang berkualitas,
data mengenai banyak hal diperlukan untuk diolah
menjadi informasi. Karakteristik informasi yang
diperlukan atau relevan untuk masing-masing level
manajemen pun berbeda. Setidak-tidaknya ada enam
dimensi yang harus diperhatikan oleh para praktisi
teknologi informasi yang ingin membangun sistem
informasi bagi para pengambil keputusan (Wilson, 1991).
1
Information Sources
Informasi yang dibutuhkan oleh seorang TM biasanya
bersumber dari hal-hal yang berada di luar perusahaan
(eksternal) yang secara langsung maupun tidak langsung
mempengaruhi jalannya bisnis. Contohnya adalah
keadaan pasar (market), kecenderungan ekonomi (trend),
gejala-gejala sosial masyarakat, kedatangan para pesaing
baru, kebijakan pemerintah, dan lain sebagainya. Bagi
seorang MM, informasi eksternal maupun internal
dibutuhkan untuk menunjang aktivitas sehari-hari. Contoh
informasi dari luar perusahaan yang dibutuhkan adalah
mengenai jenis-jenis bahan mentah atau bahan baku
beserta kualitas dan harganya, teknologi baru penunjang
penciptaan produk atau jasa, dan lain sebagainya.
Sedangkan contoh informasi internal yang dibutuhkan
adalah seperti stok barang di gudang, service level kepada
pelanggan, dan lain sebagainya. Lain halnya dengan LM
yang lebih membutuhkan informasi berkaitan dengan
internal perusahaan, seperti utang pelanggan yang telat
dibayar, pesanan yang belum dikirim, ketersedian sumber
daya manusia untuk produksi, dan lain sebagainya.
Frequency of Decision
Kapan saja seorang TM biasa mengambil keputusan
merupakan suatu hal yang sulit diduga, karena sifatnya
yang tidak teratur. Paling tidak setahun sekali seorang TM
harus mengambil keputusan sehubungan dengan rencana
tahunan perusahaan yang diajukan. Keputusan-keputusan
lain yang biasanya dilakukan adalah jika perusahaan
sedang dalam keadaan “bahaya”, sehingga keputusan
mengenai langkah-langkah yang harus diambil sangat
mendesak untuk ditentukan. Bagi MM, secara berkala
(setiap bulan, tiga bulan, atau enam bulan) pertemuan
biasanya dilakukan untuk mengambil keputusan
sehubungan dengan rencana anggaran belanja perusahaan,
evaluasi kinerja per periode, dan hal-hal lainnya.
Sementara bagi seorang LM, informasi dibutuhkan setiap
hari – atau bahkan setiap jam – untuk membantunya
memutuskan hal-hal yang berkaitan dengan aktivitas
operasional sehari-hari.
Time Scale
Yang dimaksud dengan skala waktu di sini adalah
seberapa jauh seorang manajer harus memonitor program-
program atau pekerjaan yang diembannya. Seorang TM
biasanya yang memutuskan apakah sebuah investasi baru
RRC/EI/6
harus dilakukan atau tidak (misalnya untuk membuat
pabrik baru, membangun jaringan infrastruktur teknologi
informasi, menciptakan produk-produk baru, dsb.), dan
jika memang diputuskan untuk melakukannya, monitoring
jangka panjang harus dilakukan semenjak proyek dimulai
hingga selesai (biasanya untuk setiap proyek memerlukan
waktu tahunan mulai dari ide sampai dengan
implementasi). Bagi seorang MM, proyek-proyek jangka
menengah menjadi hal utama yang harus dikontrol, paling
tidak setiap satu bulan sekali. Sementara LM memerlukan
informasi yang selalu up-to-date untuk keperluan
supervisi dan kontrol kegiatan sehari-hari.
Time Horizon
Melihat ke depan merupakan kecenderungan dan
tanggung jawab TM sebagai nakhoda yang akan
membawa perusahaan kepada visi yang dicanangkan.
Sehingga informasi yang tersedia harus relevan dengan
keperluan tersebut. Berbeda dengan MM yang cenderung
melihat masa depan perusahaan dengan menggunakan
kacamata perencanaan jangka pendek atau menengah dan
berpegang pada kenyataan/fakta historis perusahaan di
masa-masa lalu (lebih pragmatis). Sementara bagi seorang
LM, data historis lebih terasa penting karena fokus
kontrol yang dilakukan adalah untuk melihat apakah
target yang dicanangkan telah tercapai atau tidak.
Scope
Tidak ada batasan-batasan bagi seorang TM dalam
melakukan pengambilan keputusan karena yang
terpenting adalah penentuan strategi perusahaan yang
tepat. Sementara keputusan-keputusan yang harus diambil
oleh seorang MM maupun LM tidak boleh lepas dari
kebijakan dan standard yang telah ditetapkan oleh
tingkatan manajemen di atasnya.
2
Nature of Decision
Yang terakhir adalah masalah hakekat dari keputusan itu
sendiri. Sering terlihat seorang TM mengambil keputusan
tanpa ada struktur yang jelas, karena seolah-olah
keputusan diambil berdasarkan “gut feeling”, perasaan,
atau naluri tanpa ada alasan yang jelas. Tidak seperti MM
atau LM yang lebih terstruktur dalam mengambil
keputusan sesuai dengan metodologi atau prosedur baku
yang biasa dipergunakan, seperti pemanfaatan figur
statistik, model matematika, riset operasional, dan hal-hal
lainnya.
Dari deskripsi di atas terlihat bahwa pada hakekatnya
tugas dari seorang TM adalah untuk menentukan
perencanaan strategis yang harus dijadikan landasan gerak
perusahaan. Adapun para MM dan LM bertugas
memonitor setiap aktivitas atau proses dalam perusahaan
agar target-target yang dicanangkan dalam cetak biru
rencana bisnis perusahaan dapat tercapai. Kinerja
perusahaan akan meningkat jika proses-proses yang ada
efisien, efektif, dan terkontrol dengan baik. Semua itu
dapat terpenuhi jika manajemen memiliki informasi yang
cukup untuk mengukur tingkat efisiensi dan efektivitas
dari aktivitas-aktivitas yang ada di perusahaan.Peran
informasi yang merupakan hasil pengolahan data internal
dan eksternal perusahaan di sini cukup jelas, yaitu sebagai
bahan pertimbangan TM, MM, dan LM dalam mengambil
keputusan. Informasi yang cepat, tepat (relevan), murah,
akurat, dan up-to-date, tidak hanya akan membantu para
manajemen dalam menghasilkan keputusan yang
bermutu, tetapi lebih jauh akan meningkatkan kinerja
perusahaan, sebagai modal yang memperkuat daya saing
perusahaan di antara kompetitor-kompetitor utama.
Seorang praktisi manajemen mengatakan bahwa di abad
ini, bangsa yang menguasai informasi-lah yang akan
memenangkan persaingan global. Demikian juga dengan
perusahaan…
REFERENSI
Wilson, David A. Managing Information, Linacre House, Jordan
Hill, Oxford: Butterworth-Heinenmann, 1993.
RICHARDUS EKO INDRAJIT adalah Kepala
Program Studi Sistem Informasi STIMIK
Perbanas dan Dosen Inti di Program Pasca
Sarjana Universitas Bina Nusantara.
Menyelesaikan pendidikan Sarjana Teknik
Komputer di ITS Surabaya, Master of Applied
Computer Science di Harvard University, Master
of Business Administration di Leicester
University, dan Doctor of Business
Administration di University of the City of
Manila. Selain mengajar di Program Pasca
Sarjana Universitas Indonesia, Universitas
Atmajaya, dan Institut Pengembangan
Manajemen Indonesia, serta aktif sebagai
konsultan dan peneliti di Lembaga Ketahanan
RRC/EI/6

Nasional (Lemhannas), bekerja pula sebagai

Direktur Sistem Informasi di perusahaan Softcopy dari makalah dan dokumen ini tersedia melalui
konsultan Renaissance Advisors. Pengetahuan di website personal Richardus Eko Indrajit di alamat:
bidang teknologi informasi dan manajemen
sistem informasi diperoleh dari pengalaman
http://www.indrajit.org.
praktis di industri keuangan, perbankan,
manufaktur, penerbangan, pertambangan,
telekomunikasi, pendidikan dan kesehatan. Jakarta,20 Oktober 1998.