Instrumen Pengumpulan Data, kasus organisasi: Human Performance Technology (HPT)

Definisi : PT adalah proses sistematis yang menghubungkan tujuan dan strategi bisnis dengan tenaga kerja, melalui analisis masalah kinerja dengan melihat
perilaku yang dapat diamati di tempat kerja, penyebab yang mendasari masalah seperti faktor lingkungan yang relevan (budaya/ misi organisasi), menjelaskan
seperti apa kinerja yang baik dan apa saja indikator keberhasilannya., untuk kemudian dapat mendesain solusi (intervensi) yang sesuai.

PERFORMANCE ANALYSIS PA Terdiri dari :

(proses mengidentifikasi persyaratan kinerja  Directions (secara khusus berdampak pada kondisi kerja yang diinginkan)  Visi, misi, nilai, tujuan, dan strategi
organisasi dan membandingkannya dengan
tujuan dan kemampuannya)  Faktor pendorong (secara khusus mempengaruhi kinerja actual)  lingkungan organisasi, lingkungan kerja,
pekerjaan, pekerja
5 teknik yang harus digunakan :
1. Analisis data (lap penjualan, survey pelanggan, lap k3, dok qc
2. Analisis kebutuhan (pekerja, stakeholder, pelanggan, manajemen)
3. Analisis pengetahuan (apa yang perlu diketahui pekerja untuk bisa melakukan pekerjaan)
4. Analisis prosedur (langkah-langkah yang perlu diketahui untuk melakukan pekerjaan)
5. Analisis sistem (tujuan, komponen, alur, problem solving)
Metode  wawancara, brainstorming, focus group, observasi, survey
Organizational Analyis Environmental Analysis Gap Analysis
(pemeriksaan terhadap hal-hal yang (proses mengidentifikasi apa yg sebenarnya terjadi di dalam-luar organisasi yang mendukung (mengidentifikasi setiap kekurangan-kecakapan
menyusun rencana strategis: visi, misi, nilai, kinerja actual, berfokus pada lingkungan kerja, pekerjaan, pekerja) yang memengaruhi kinerja, bertujuan untuk
tujuan, dan strategi organisasi untuk mengetahui dimana organisasi berada  keadaan
menetapkan standar kinerja yg diharapkan) saat ini vs keadaan seharusnya)
Metode Organizational environment (ext) 3 Langkah Gap Analysis
 Review dokumen: rencana  Bagaimana organisasi berinteraksi dengan stakeholder eksternal?  Mengidentifikasi gap saat ini dan masa
strategis organisasi, sejarah, (Pelanggan, pemasok, distributor, pemegang saham, regulator kebijakan) depan: positif, netral, negatif 
anggaran rumah tangga, minutes  Bagaimana organisasi mengidentifikasi dan mengantisipasi munculnya melalui review dokumen yang relevan,
of meeting, laporan tahunan, competitor baru di masa depan? Apa pengaruh competitor terhadap wawancara pendapat, gagasan, dari
materi orientasi karyawan baru, dll organisasi, lingkungan kerja, pekerjaan, pekerja? berbagai sumber
 Wawancara : Menggali perasaan  Apa yang perlu dilakukan organisasi agar tetap kompetitif?  Mengidentifikasi peluang yang dapat
dan pendapat dari sebanyak  Bagaimana stakeholder mendefinisikan produk dan layanan? dilakukan untuk melakukan
mungkin pemangku kepentingan Work Environment peningkatan kinerja pada setiap gap
internal dan eksternal  Faktor/praktik apa di dalam organisasi yang terbukti memengaruhi  Menentukan skala peringkat gap
- Bagaimana konsumen efektivitas dan efisiensi individu dalam melakukan pekerjaan? performance sesuai dengan seberapa
mendefinisikan kualitas  Faktor/praktik apa dalam organisasi yang paling penting untuk mencapai krusial (kritis) gap tersebut dalam
produk? kinerja yang diinginkan? memenuhi tujuan organisasi, seberapa
- Apa yang diharapkan  Apakah pekerja memiliki sumber daya, informasi yang dibutuhkan untuk rumit (kompleks) menyelesaikan gap,
konsumen? mencapai kinerja optimal? seberapa sering (frekuensi)
- Bagaimana kapasitas bisnis  Apakah kebijakan SDM, reward, mendukung pencapaian kinerja yg kesenjangan tersebut muncul.
dalam memenuhi harapan optimal?
konsumen?  Prediksi gap Work (desain pekerjaan, terstuktur/ tidak)
yang muncul
 Apakah aktivitas pekerjaan memiliki urutan yang logis atau memiliki alur

CAUSE ANALYSIS
(proses untuk menentukan akar masalah dari
performance gap di masa lalu, sekarang, atau
masa depan)
kerja? Seperti apa? Apakah dapat menumbuhkan efisiensi dalam
penyelesaian tugas?
 Bagaimana kebijakan dan prosedur pekerjaan didefinisikan dan
didokumentasikan? Apakah dirancang untuk performa optimal? Apakah
dapat diakses oleh pekerja?
 Apakah terbentuk tanggung jawab pekerja terhadap pekerjaan?
 Bagaimana desain ergonomis dari fisik ruang kerja untuk meminimalisasi
hambatan kinerja?  Observasi
Worker
 Bagaimana ketrampilan, pengetahuan, kapasitas pekerja dalam
menyelesaikan pekerjaan?
 Apakah pekerja termotivasi untuk berprestasi?
 Apa yang menjadi harapan mereka dengan mempertimbangkan
lingkungan kerja yg ada?
 Apakah pekerja mampu mencapai kinerja yang optimal?
Data, informasi, feedback
 Apakah pekerja dengan mudah memperoleh data, informasi, feedback, yang dibutuhkan untuk melakukan
pekerjaan?
Environment support, recources, tools
 Apakah pekerja didukung oleh sumber daya, sarana dan peralatan yang memadai?
Consequences, incentives/ reward
 Bagaimana para pekerja melihat hasil atau konsekuensi dari apa yang mereka lakukan?
 Bagaimana mereka diberi penghargaan atau diberi insentif?
Skill and knowledge
 Seberapa sesuai pengetahuan dan keterampilan pekerja dengan persyaratan kinerja?
Individual capacity
 Seberapa baik kinerja para pekera?
Motivation and expectation
 Bagaimana para pekerja termotivasi untuk bekerja?
 Apakah harapan mereka sesuai dengan kenyataan?