2

MODUL PERKULIAHAN 09

STRATEGIC
HUMAN
RESOURCE
MANAGEMENT
PAY STRUCTURE DECISION

Abstract Kompetensi
Materi ini mengangkat SHRM Mahasiswa diharapkan dapat
memahami secara umum SHRM yang
seharusnya di jalankan

Fakultas Program Studi Tatap Muka Kode MK Disusun Oleh

09
PASCA SARJANA MAGISTER Dr. AHMAD BADAWI SALUY
MANAGEMENT
Bagian Isi
1. Penggajian

Gaji adalah suatu bentuk balas jasa ataupun penghargaan yang diberikan secara teratur
kepada seorang atas jasa dan hasil kerjanya. Gaji sering juga disebut sebagai upah, dimana
keduanya merupakan suatu bentuk kompensasi. Perbedaan gaji dan upah hanya terletak pada
kuatnya ikatan kontrak kerja dan jangka waktu penerimaannya. Seorang menerima gaji pada
umumnya diberikan pada setiap akhir bulan dan jumlahnya tetap (Haryono, 2003 dalam
Rahayu, 2012).

Menurut Sembiring (2008:23) menambahkan bahwa setiap karyawan berhak atas imbalan
(remunerasi) sebagai imbalan jasa atas pekerjaan yang dilakukan perusahaan. Atas jasa yang
telah dilakukan oleh karyawan perusahaan memberikan imbalan yang biasanya berupa gaji
atau upah. Karena gaji merupakan unsur yang penting bagi perusahaan, maka diperlukan
suatu sistem yang dapat mengelola gaji secara baik. Sistem penggajian merupakan suatu
jaringan prosedur yang dibuat secara terpadu untuk menghasilkan informasi mengenai gaji
pegawai secara akurat dan memadai sehingga informasi tersebut dapat berguna bagi piha-
pihak yang memerlukan.

1.1 Kegiatan Siklus Penggajian

Dalam kegiatan siklus penggajian, ada beberapa langkah dasar yang biasa diterapkan oleh
setiap penggajian yang membayarkan gaji kepada karyawannya, melalui sistem
penggajian (Mardi, 2011:107), berikut dijelaskan tahap-tahap yang dilakukan :
1. Melakukan Up-Date File Induk Penggajian Ada bebeberapa aktivitas yang penting
dalam pembaruan data file penggajian yaitu diantaranya penerimaan tenaga kerja
pelaksana, pemberhentian karyawan, perubahan tingkat gaji karyawan, dan penyesuaian
gaji karyawan. Perubahan data penggajian ini diajukan tepat waktu dan secara tepat
ditampilkan dalam periode pembayaran gaji berikutnya. Catatan pegawai yang berhenti
tidak boleh langsung dihapus, karena beberapa laporan akhir tahun membutuhkan data

STRATEGIC HUMAN RESOURCE

2021
2 MANAGEMENT Biro Bahan Ajar eLearning dan MKCU
Dr. AHAMD BADAWI SALUY http://pbael.mercubuana.ac.id/
 mengenai semua pegawai yang pernah bekerja untuk perusahaan selama periode tahun
akuntansi tersebut.
2. Perubahan Tarif dan Pajak Bagian penggajian akan melakukan perubahan penyesuaian
tarif bilama terjadi perubahan. Namun aktivitas ini jarang terjadi selama belum ada
pengumuman yang resmi dari pemerintah yang menyebutkan adanya perubahan tarif
pajak yang berlaku.
3. Keabsahan Waktu dan Data Kehadiran Informasi datang dalam berbagai bentuk,
tergantung bagaimana bentuk pembayaram dilakukan kepada pegawai tertentu, bentuk
pembayaran yang dimaksud, yaitu sebagai berikut :
a. Skema spermbayaran Bagi karyawan yang mendapatkan oembayaran gaji sesuai
dengan jam kerjanya, maka perusahaan akan menggunkan kartu waktu untuk
mencatat waktu kedatangan pegawai dan waktu keluar. Berdasarkan kartu ini
diperoleh informasi mengenai jumlah jam kerja yang telah dilakukan pegawai
tersebut. Kegiatan ini biasanya diperlakukan hanya untuk karyawa yang tidak tetap.
Pada dasarnya pencatatan kehadiran karyawan dilakukan secara real time untuk
mengetahui kehadiran mereka.
b. Peluang untuk menggunakan teknologi informasi Mengimplementasikan teknologi
informasi, untuk lebih efisien proses pencatatan gaji karyawan, diantaranya
mengumpulkan data kehadiran selama jam kerja sebaiknya dilakukan dengan
pendekatan teknologi informasi sebagai pengganti dokumen kertas. Hal tersebut dapat
mencegah potensi kesalahan yang berhubungan dengan pencatatan, erivikasi, dan
pmasukan data waktu serta ehadiran pegawai yang dilakukan manual.
4. Menyiapkan Daftar Gaji Setiap bagian memberikan infromsai yang terkait dengan data
gaji masingmasing karyawan, dari mulai daftar kehadiran dan informasi kepegawain
yang telah diperbaharui (bila ada perubahan). Data tersebut kemudian dicocokan dan
diotorisasi oleh pejabat yang berwenang pada unit kegiatan untuk diserahkan ke
departmen penggajian guna mempersiapkan daftar gaji karyawan yang bersangkutan.
5. Pembayaran Daftar Gaji Pembayaran gaji yang efektif adalah dengan cara memindah
buukan ke rekening karyawan bersangkutan. Hal ini dapat mengurangi pemotongan gaji
yang tidak legal dilakukan, dan karyawan akan merasa lebih aman setiap periode gaji
bahwa dananya direkening sudah ada.
6. Kalkulasi Kompensasi dan Pajak Perusahaan melakukan pemotongan pajak
penghasilan karyawan sesuai peraturan perundang-undangan yang berlaku, hasil
pemotongan tersebut akan diserahkan kekantor pajak atas nama karyawan yang
STRATEGIC HUMAN RESOURCE
2021
3 MANAGEMENT Biro Bahan Ajar eLearning dan MKCU
Dr. AHAMD BADAWI SALUY http://pbael.mercubuana.ac.id/
 bersangkutan. Berbagai pemotongan yang dilakukan oleh perusahaan secara legal untuk
memudahkan karyawan dari kewajiban terhadap negara.

1.2 Prosedur Penggajian

Menurut Mulyadi (2001:385) jaringan prosedur peggajian terdiri dari:

1. Prosedur Pencatatan waktu hadir Prosedur ini bertujuan untuk mencatat waktu hadir
karyawan. Pencatatan waktu hadir ini diselenggarakan oleh fungsi pencatat waktu
dengan menggunakan daftar hadir pada pintu masuk kantor administrasi. Pencatatan
waktu hadir dapat menggunakan daftar hadir biasa, karyawan harus
menandatanganinya setiap hadir dan pulang dari perusahan atau dapat menggunakan
kartu hadir berupa clock card yang diisi secara otomatis dengan menggunakan mesin
pencatat waktu (time recorder mechine). Bagi karyawan yang digaji bulanan, daftar
hadir digunakan untuk menentukan apakah karyawan dapat memperoleh gaji penuh,
atau harus dipotong akibat ketidak hadirannya. Daftar hadir ini juga digunakan untuk
menentukan apakah karyawan bekerja di perusahaan dalam jam biasa atau jam lembur
(overtime), sehingga dapat digunakan untuk menentukan apakah karyawan akan
menerima gaji saja atau menerima tunjangan lembur.
2. Prosedur pembuatan daftar gaji Dalam prosedur ini fungsi pembuat daftar gaji membuat
daftar gaji karyawan. Data yang dipakai sebagai dasar pembuatan daftar gaji adalah
surat-surat keputusan mengenai pengangkatan karyawan baru, kenaikan pangkat,
pemberhentian karyawan, penurunan pangkat, daftar gaji bulan sebelumnya dan daftar
hadir. Jika gaji karyawan melebihi penghasilan tidak kena pajak, informasi mengenai
potongan PPh pasal 21 dihitung oleh fungsi pembuat daftar gaji atas dasar data yang
tercantum dalam kartu penghasilan karyawan. Potongan PPh pasal 21 ini dicantumkan
dalam daftar gaji.
3. Prosedur distribusi biaya gaji Dalam prosedur ini, biaya tenaga kerja didistribusikan
kepada departemendepartemen yang menikmati manfaat tenaga kerja. Distribusi tenaga
kerja ini dimaksudkan untuk pengendalian biaya dan perhitungan atas waktu kerja yang
sesuai dengan pelaksanannya.
4. Prosedur Pembayaran Gaji Prosedur ini melibatkan fungsi akuntansi dan keuangan.
Fungsi akuntansi membuat perintah pengeluaran kas kepada fungsi keuangan untuk
menuliskan cek guna pembayaran gaji dan upah. Selain itu bagian akuntasnsi
melakukan pencatatan atas trasnsaksi dan mendokumentasikan dengan baik.
STRATEGIC HUMAN RESOURCE
2021
4 MANAGEMENT Biro Bahan Ajar eLearning dan MKCU
Dr. AHAMD BADAWI SALUY http://pbael.mercubuana.ac.id/
1.3 Dokumen Terkait dengan Penggajian

Dokumen yang dipakai dalam proses pembayaran gaji (Diana, 2011:182) antara lain:
1. Kartu Waktu Kartu waktu berguna untuk merekam berapa jam hadir karyawan setiap hari
dengan melakukan absen sewaktu datang dan pulang kantor. Sehingga dapat terdeteksi
karyawan mana yang datang tepat waktu dan yang terlambat.
2. Daftar Gaji Daftar gaji berisi seluruh gaji karyawan yang terdaftar dalam perusahaan,
berguna untuk mengetahui jumlah gaji setiap karyawan serta perhitungan Pajak
Penghasilan Pasal 21. Daftar gaji juga berguna untuk mengetahui total kas yang harus
dikeluarkan perusahaan untuk membayar karyawannya.
3. Slip Gaji Daftar gaji berisi rincian komponen gaji yang sekaligus sebagai bukti yang
diberikan kepada karyawan bahwa perusahaan telah melakukan pembayaran gaji mereka.
Dari slip gaji juga dapat terl2hat jika dalam pembayaran terdapat salah gaji.
4. Daftar Transfer Daftar transfer berfungsi sebagai surat perintah yang diberikan oleh
perusahaan kepada bank untuk melakukan transfer ke rekening setiap karyawan yang
akan menerima gaji.

1.4 Fungsi yang Terkait dalam Pengendalian Internal

Siklus Penggajian Menurut Mulyadi (2008:382) fungsi-fungsi yang terkait dalam sistem
penggajian adalah:
1. Fungsi kepegawaian dan penempatan pegawai Fungsi ini bertanggung jawab untuk
mencari karyawan baru, menyeleksi calon karyawan, memutuskan penempatan
karyawan baru, membuat surat keputusan penetapan tarif gaji, kenaikan pangkat dan
golongan gaji, mutasi karyawan dan pemberhentian karyawan. Dokumen yang terdapat
pada fungsi ini terdiri dari catatan kepegawaian (personel record), formulir otorisasi
pengurangan (deduction authorization form), formulir otorisasi tarif (rate authorization
form).
2. Pengelolaan waktu dan penyiapan daftar gaji Fungsi ini bertanggung jawab untuk
menyelenggarakan catatan waktu hadir bagi semua karyawan perusahaan. Sistem
pengendalian yang baik mensyaratkan fungsi pencatatan waktu hadir tidak boleh
dilaksanakan oleh fungsi operasi atau fungsi pembuat daftar gaji. Hal ini mencakup
penyiapan kartu absen oleh pegawai dan laporan ikhtisar ikhtisar penggajian yang
STRATEGIC HUMAN RESOURCE
2021
5 MANAGEMENT Biro Bahan Ajar eLearning dan MKCU
Dr. AHAMD BADAWI SALUY http://pbael.mercubuana.ac.id/
 mencakup perhitungan gaji dari seluruh karyawan. Dokumennya pada fungsi ini terdiri
dari kartu absen (time card), tiket waktu kerja (job time ticket). Aktivitas tersebut harus
dikendaliakan dengan memadai untuk mencegah salah saji.
3. Pembayaran gaji Karyawan Fungsi ini bertanggung jawab untuk membuat daftar gaji
yang berisi penghasilan bruto yang menjadi hak dan berbagai potongan yang menjadi
beban setiap karyawan selama jangka waktu pembayaran gaji. Penandatanganan dan
distribusi cek aktual harus ditangani semestinya untuk mencegah pencurian.
Dokumennya yang digunakan pada fungsi ini adalah cek gaji (payroll check).
4. Fungsi Keuangan Dalam sistem penggajian, fungsi keuangan bertanggung jawab
untuk memeeriksa total perhitungan gaji dari dan mengerluarkan cek pembayaran gaji
yang akan dibayarkan kepada karyawan.

1.5 Risiko dalam Proses Penggajian

Kegiatan perusahaan tidak terlepas dari risiko yang dapat menghambat pencapaian tujuan
perusahaan. Beberapa ancaman dalam siklus penggajian yang dikemukakan Romney dan
Steinbart (2009:533), dalam terjemahan bebas, diantaranya:
a. Perubahan Payroll Master File oleh pihak yang tidak berwenang Apabila gaji, upah,
dan atau komisi dasar pada Payroll Master File yang digunakan untuk menentukan
kompensasi karyawan dipalsukan, beban gaji akan meningkat. Pembebanan gaji yang
tidak sesuai dengan kenyataan akan menghasilkan laporan labor cost yang tidak akurat
sehingga mendorong pengambilan keputusan yang salah.
b. Data jam kerja dan kehadiran yang tidak akurat Data kerja dan kehadiran yang tidak
akurat dapat mempengaruhi perusahaan. Apabila data jam kerja dan kehadiran yang
tercatat lebih besar dari kenyataan, maka beban gaji terlalu besar dan laporan gaji tidak
sesuai dengan keadaan yang sebenarnya.
c. Pengolahan gaji yang tidak akurat Pengurang gaji kotor biasanya merupakan pajak dan
iuran atau premi kepada instansi lain diluar perusahaan. Perubahan peraturan atau
kebijakan-kebijakan terkait pengurang gaji yang tidak dikuti dengan pembaharuan tarif
dapat menyebabkan kesalahan perhitungan gaji. Kesalahan dalam perhitungan gaji
menyebabkan bagian payroll harus memperbaiki sistem pengolahan gaji dan melakukan
perhitungan ulang gaji. Apabila perhitungan ulang tidak dapat diselesaikan secepatnya,
maka pembagian gaji karyawan menjadi terhambat. Keterlambatan pembagian gaji atau
pembayaran gaji yang tidak sesuai dengan yang seharusnya dapat mempengaruhi moral
dan motivasi kerja karyawan. Kesalahan perhitungan pengurang gaji, misalnya pajak,
STRATEGIC HUMAN RESOURCE
2021
6 MANAGEMENT Biro Bahan Ajar eLearning dan MKCU
Dr. AHAMD BADAWI SALUY http://pbael.mercubuana.ac.id/
 dapat menimbulkan denda bagi perusahaan karena perusahaan gagal melaporkan dan
membayar pajak dengan jumlah yang tepat.
d. Pencurian atau penipuan saat pembagian cek gaji Ancaman lain yang dapat terjadi
dalam siklus penggajian adalah mengeluarkan Cek Gaji pada seseorang yang tidak
bekerja diperusahaan atau pembayaran gaji yang masih berlanjut pada karyawan yang
telah diberhentikan. Hal ini biasanya terjadi bila karyawan yang telah diberhentikan
tidak dilaporkan kepada bagian HRD. Siklus penggajian merupakan aktivitas yang
memiliki nilai transaksi yang signifikan dalam laporan laba rugi. Gaji yang diterima
oleh karyawan harus akurat dan tepat waktu karena dapat mempengaruhi motivasi
karyawan dalam bekerja, sehingga diperlukan pengendalian dalam siklus penggajian.

STRATEGIC HUMAN RESOURCE

2021
7 MANAGEMENT Biro Bahan Ajar eLearning dan MKCU
Dr. AHAMD BADAWI SALUY http://pbael.mercubuana.ac.id/
Daftar Pustaka

Bernardin, J.H. 2007. Human resource managemen, an experiental approach. McGrawHill.

Boston.

http://www.easy360.nl/en/expertise-2/1-competency-management/1-1-competency-

managementobjectives http://hrcs.rbl.net

Ivancevich, J. M. and Hoon L.S. 2002. Human Resource Management in Asia. McGraw−Hill.

Singapore

Mello, A. Jeffry. 2011. Strategic Management of Human Resource. South−westeren

Cengage Learning. Canada..

Noe, Hollenbeck, Gerhart, and Wright. 2010. Human Resource Management, Gaining a

Competitive Advantage. McGraw−Hill. Boston.

www.consultseven.com/case/pdf/Competency_Profiling

STRATEGIC HUMAN RESOURCE

2021
8 MANAGEMENT Biro Bahan Ajar eLearning dan MKCU
Dr. AHAMD BADAWI SALUY http://pbael.mercubuana.ac.id/