Nama : Farisa Humaira

NIM : 19071

Kelas : Akper 3B

SURAT RESMI

 Pengertian surat resmi

Surat Resmi adalah surat yang digunakan untuk keperluan formal/ resmi oleh
pihak-pihak tertentu, baik itu perorangan, lembaga, organisasi, atau instansi tertentu
untuk saling berkomunikasi satu sama lain secara formal.

Surat resmi dibuat dengan kaidah dan aturan yang telah ditentukan, misalnya penggunaan
bahasa baku, isi surat harus efektif dan jelas, dan dibuat dengan cermat sesuai
keperluannya. Meskipun surat resmi sering digunakan untuk keperluan pribadi, surat
resmi tersebut tetap dibuat sesuai dengan aturan tertentu. Salah satu contoh surat resmi
yang digunakan secara pribadi adalah surat undangan pernikahan.

 Fungsi Surat Resmi

Surat resmi memiliki fungsi khusus yang tidak dapat kita temukan pada jenis surat
lainnya. Mengacu pada pengertian surat resmi di atas, berikut ini adalah beberapa fungsi
surat resmi tersebut:
- Sebagai sarana informasi atau pemberitahuan mengenai hal-hal tertentu yang
disampaikan oleh satu pihak kepada pihak lainnya, misalnya penyampaian gagasan
atau pemikiran.
- Surat resmi dapat berfungsi sebagai bukti tertulis (otentik) dalam bentuk dokumen
dimana isinya dapat dipercaya dan dipertanggungjawabkan.
- Sebagai pedoman kerja dalam melakukan suatu kegiatan atau aktivitas dimana surat
resmi tersebut berisi tentang langkah-langkah kerja untuk pekerjaan tertentu.
- Sebagai alat untuk pengingat bagi si penerima surat baik itu perorangan, organisasi,
atau lembaga. Itu sebabnya surat resmi perlu didokumentasikan agar dapat digunakan
sebagai data di kemudian hari.
 - Surat resmi juga berfungsi sebagai bukti historis dan bukti kronologis.

 Ciri-Ciri Surat Resmi

Kita dapat mengenali sebuah surat resmi dari karakteristiknya. Berikut ini adalah
ciri-ciri surat resmi sehingga kamu bisa mengenalinya dengan mudah:

- Surat resmi menggunakan bahasa baku sesuai dengan kaidah bahasa Indonesia dan
Ejaan Yang Disempurnakan (EYD) mulai dari kosa kata, frasa, hingga tata bahasa
yang dipakai.
- Surat resmi dibuat dengan bahasa yang singkat, padat, dan efektif, serta mudah
dimengerti maksud dan isinya.
- Surat resmi tidak menggunakan bahasa implisit, tapi bahasa eksplisit.
- Dibuat dalam bentuk full block atau semi block/ intended block
- Terdapat kop surat yang menyebutkan pihak yang mengeluarkan surat resmi tersebut.
- Di dalam surat resmi selalu dicantumkan nomor surat, perihal, tanggal, alamat tujuan,
dan lampiran bila ada.
- Surat resmi membutuhkan stempel atau cap khusus untuk kondisi tertentu.
- Surat resmi bentuknya sistematis dan dibuat sesuai aturan yang baku.

 Jenis-Jenis Surat Resmi

1. Surat Keputusan

Surat resmi ini bertujuan untuk menyampaikan keputusan dari atasan mengenai hal-hal
yang selama ini belum jelas. Umumnya surat keputusan berhubungan dengan suatu
instansi atau lembaga. Misalnya surat keputusan pengangkatan pegawai.

2. Surat Permohonan
 Surat permohonan digunakan ketika suatu pihak menyampaikan suatu permohonan
kepada pihak lain. Misalnya surat permohonan bantuan dana, surat permohonan
perceraian, dan lain-lain.

3. Surat Perintah

Surat resmi yang isinya memberikan instruksi kepada bawahan. Misalnya surat perintah
perjalanan dinas, surat perintah untuk lembur, dan lain-lain.

4. Surat Kuasa

Surat resmi yang isinya memberikan kuasa atau wewenang kepada pihak lain. Misalnya
surat kuasa untuk pembayaran pajak, surat kuasa pengambilan uang di bank, dan lain-
lain.

5. Surat Panggilan/ Undangan

Surat resmi yang digunakan untuk memanggil atau mengundang seseorang untuk
keperluan tertentu. Misalnya surat panggilan kerja, surat panggilan kepolisian, surat
undangan pernikahan, dan lain-lain.

6. Surat Edaran

Surat resmi yang dibuat dan ditujukan kepada kalangan tertentu dimana isinya
pemberitahuan kegiatan atau hal tertentu. Misalnya surat edaran pengumuman libur ujian.

 Struktur Surat Resmi

1. Kepala Surat (Kop Surat)

 Kepala surat terdiri dari:

 Logo instansi/ lembaga

 Nama instansi/ lembaga
 Alamat, No. Telephone/ fax, dan email instansi/ lembaga
2. Nomor Surat
Setiap kali suatu instansi/ lembaga mengirimkan surat, pasti dilengkapi dengan nomor
surat. Dengan adanya nomor surat tersebut, maka akan mudah mengetahui berapa
jumlah surat yang telah dikeluarkan dalam satu bulan.
3. Tanggal Surat
Surat resmi selalu dilengkapi dengan tanggal pembuatan surat. Ini berguna sebagai
informasi waktu dibuatnya surat tersebut.
4. Lampiran atau Hal
Terkadang surat resmi dilengkapi dengan lampiran, yaitu dokumen lain sebagai
pendukung surat resmi tersebut.
5. Alamat Tujuan
Alamat tujuan diberikannya surat resmi tersebut. Biasanya penulisannya singkat saja
karena alamat lengkap tujuan biasanya dicantumkan pada sampul surat.
6. Salam Pembuka
Kata pembuka dari sebuah surat resmi dimana bentuknya baku dan formal dengan
bahasa yang sopan.
7. Isi Surat
Isi surat adalah bagian utama dari surat resmi. Informasi yang dimuat dalam bagian
isi harus dibuat singkat, padat, dan jelas dengan menggunakan bahasa baku.
8. Salam Penutup
Selain salam pembuka, tentunya ada salam penutup surat. Hal ini untuk menunjukkan
kesopanan dalam berkomunikasi melalui surat resmi.
9. Tanda Tangan Pengirim Surat
Pada bagian ini harus dicantumkan nama dan tanda tangan pengirim surat atau
penanggungjawab.
10. Tembusan
 Tembusan dapat dibuat bila surat resmi tersebut perlu diketahui oleh pihak lain.

 Contoh surat resmi

 SURAT LAMARAN KERJA

 Pengertian
Surat lamaran pekerjaan adalah surat yang berisi permohonan untuk bekerja di
suatu lembaga, perusahaan, atau perseoran terbatas (PT), yang pada umumnya memiliki
bagian-bagian berisi identitas diri, jasa yang dapat dilakukan, pendidikan, hingga
keterangan keahlian, dan pengalaman.

 Sistematika Surat Lamaran Pekerjaan

1. Menulis tempat dan tanggal surat pembuatan surat
Langkah pertama yang harus dilakukan saat menyusun surat lamaran
pekerjaan ialah menulis tempat dan tanggal surat tersebut dibuat.
Contoh:
Yogyakarta, 11 Desember 2020
2. Lampiran dan hal
Memberitahukan berapa banyak lampiran yang disertakan, misalnya
lamaran dilengkapi identitas dan kualifikasi pelamar sebanyak empat lembar,
maka contohnya sebagai berikut:
Lampiran: Empat lembar
Hal : Pemberitahuan
3. Alamat surat yang akan dituju
Tuliskan alamat ke mana surat yang akan dituju. Berikut beberapa hal
yang harus dicermati saat menulis alamat surat dalam lamaran pekerjaan:
1. Surat lamaran kerja termasuk surat dinas, artinya kita tidak menyurati seseorang
saja, oleh karena itu surat lamaran pekerjaan yang benar tidak akan menggunakan
'kepada'.
2. Alamat sebaiknya tidak lebih dari tigas baris untuk mempersingkat isi surat.
3. Jabatan tidak menggunakan panggilan jenis kelamin seperti Bapak atau Ibu.
4. Keterangan teks 'Jalan' pada alamat tidak boleh disingkat.
5. Alamat surat bukan kalimat, oleh karena itu jangan menggunakan titik di
masing-masing akhir baris.
Contoh:
 
Yth. Pimpinan PT. Suka-Suka
Jalan Mangkubumi No. 12, Yogyakarta
 
4. Salam hormat dan pembukaan
Merupakan salam atau ucapan hormat yang biasa dimulai ungkapan
'Dengan hormat'  untuk memulai surat lamaran pekerjaan secara formal.
Contoh
Dengan hormat,
Berdasarkan info lowongan pekerjaan yang disebarkan melalui situs xxx, saya
bermaksud mengajukan lamaran pekerjaan pada Bapak/Ibu pimpin untuk
menempati bagian Account Executive di PT. Suka-Suka Maju
5. Isi
Isi surat lamaran pekerjaan terdiri dari hal-hal berikut ini:

 Identitas diri
Dalam identitas diri berisi nama, tempat tanggal lahir, alamat, pendidikan terakhir
dan dapat ditambah hal lainnya sesuai keperluan. Contoh identitas diri:
Nama : Budiawan Sugiharto
Tempat tanggal lahir: Bandung, 25 Januari 1999
Pendidikan terakhir: S-1 Pendidikan Biologi
Alamat: Jl. Diponegoro No.354, Semarang, Jawa Tengah

 Maksud dan tujuan

Berisi keterangan mengenai alasan pengirim atau pelamar untuk menulis surat.

 Menyatakan lampiran
Lowongan pekerjaan akan meminta beberapa dokumen persyaratan meliputi
ijazah, kartu tanda penduduk, hingga pasfoto, dan sebagainya.
6. Penutup
Buatlah sebuah penutup yang manis dalam surat lamaran kerjamu. Jangan
lupa untuk mengucapkan terima kasih.
Contoh:
Demikian surat permohonan pekerjaan ini saya buat, besar harapan saya untuk
diberi kesempatan mengikuti seleksi wawancara agar saya dapat menjelaskan
potensi saya lebih rinci.
Atas perhatiannya saya ucapkan terima kasih
7. Salam penutup, tanda tangan dan nama lengkap kamu
Tanda tangan dan nama lengkap terletak di bawah pojok kanan surat.
Contoh
Hormat saya,
(Tanda tangan)
Budiawan Sugiharto
 Contoh surat lamaran kerja