PENYIMPANAN OBAT DAN TATA CARA DISPLAY

OBAT

Disusun oleh :
Murni cania (2017130065)
D3 farmasi
FAKULTAS FARMASI
UNIVERSITAS PANCASILA
2019
PENDAHULUAN

Puskesmas adalah suatu kesatuan organisasi kesehatan fungsional yang merupakan pusat
pengembangan kesehatan masyarakat yang juga kesehatan masyarakat yang juga membina
peran serta masyarakat disamping memberikan pelayanan secara menyeluruh dan terpadu
kepada masyarakat di wilayah kerjanya dalam bentuk kegiatan pokok (DepKes RI, 2008).

Wilayah kerja puskesmas meliputi satu kecamatan atau sebagian dari kecamatan. Faktor
kepadatan penduduk, luas daerah, keadaan geografis, dan keadaan infrastruktur lainnya
merupakan pertimbangan dalam menentukan wilayah kerja puskesmas. Pekerjaan
kefarmasian adalah pembuatan termasuk pengendalian mutu sediaan farmasi dan alat
kesehatan, pengamanan atau perencanaan, pengadaan, penyimpanan dan distibusi obat,
pengelolaan obat, pelayanan obat atas resep dokter, pelayanan informasi obat serta
pengembangan obat, bahan obat dan obat tradisional (UU Kesehatan No.36 bab VI pasal 98
ayat 1, 2009). Salah satu hal yang penting bagi terselenggaranya kegiatan pekerjaan
kefarmasian adalah pengelolaan obat. Kegiatan pengelolaan obat di puskesmas merupakan
suatu rangkaian kegiatan yang menyangkut lima fungsi pokok yaitu perencanaan, pengadaan,
pendistribusian, penyimpanan serta penggunaan obat.

Tujuan dari pengelolaan obat tersebut yaitu memeliharadan meningkatkan penggunaan obat
secara rasional dan ekonomis di unit-unit pelayanan kesehatan melalui penyediaan obat-
obatan yang tepat jenis, tepat jumlah, tepat waktu dan tempat (DepKes RI, 2008).
Perencanaan obat bertujuan untuk mendapatkan jenis dan jumlah obat yang tepat sesuai
kebutuhan dan menghindari terjadinya kekosongan obat.Pendistribusian obat bertujuan
untuk menjaga keberlangsungnya terpenuhinya kebutuhan obat bagi masyarakat.
Penggunaan obat bertujuan agar pasien menggunakan obat dengan baik dan benar.
Pengadaan obat bertujuan untuk menjamin penyampaian obat secara cepat dan tepat waktu
serta untuk mengoptimalkan pengelolaan persediaan obat.

A. Penyimpanan Obat

Penyimpanan obat merupakan salah satu bagian dari manajemen/pengelolaan obat yang
menjadi topik utama dalam penulisan ini. Oleh karena itu dalam subbab ini penulis
menguraikan informasi mengenai penyimpanan obat secara khusus agar seluk-beluk mengenai
penyimpanan obat dapat lebih dipahami.

1. Pengertian Penyimpanan Obat

Depkes RI menyatakan beberapa pengertian dari penyimpanan obat, yaitu sebagai berikut:
1. Depkes RI (1996) memberi pengertian fungsi penyimpanan obat sebagai kegiatan
pengamanan obat dengan cara menempatkan obat-obatan yang diterima pada tempat yang
dinilai aman.

2. Menurut Depkes RI (1990) dikutip dari Yogaswara (2001) bahwa penyimpanan adalah
kegiatan dan usaha untuk melakukan pengurusan, penyelenggaraan dan pengaturan barang
persediaan di dalam ruang penyimpanan.

3. Depkes RI (2003) menyatakan bahwa penyimpanan obat adalah suatu kegiatan pengamanan
terhadap obat-obatan yang diterima agar aman (tidak hilang), terhindar dari kerusakan fisik
maupun kimia dan mutunya tetap terjamin.

2. Tujuan Penyimpanan Obat

Penyimpanan harus dilakukan sedemikian rupa sehingga tujuan dari penyimpanan tercapai.
Menurut Warman (1997) tujuan dari penyimpanan antara lain:

1) Mempertahankan mutu obat dari kerusakan akibat penyimpanan yang tidak baik

2) Mempermudah pencarian di gudang/kamar penyimpanan

3) Mencegah kehilangan

4) Mempermudah stock opname dan pengawasan

5) Mencegah bahaya penyimpanan yang salah Secara lebih terperinci,

Depkes RI (1990) yang dikutip dari Suryandana (2001) menyatakan bahwa tujuan penyimpanan
yaitu:

a. Aman, yaitu setiap barang/obat yang disimpan tetap aman dari kehilangan dan kerusakan.

1. 1. Kehilangan karena:
a) dicuri orang lain
b) dicuri karyawan sendiri
c) dimakan hama (tikus)
d) hilang sendiri (susut, tumpah, menguap)
2. 2. Kerusakan:
a) barang itu sendiri rusak

b) barang itu merusak lingkungan (polusi)

b. Awet, yaitu barang tidak berubah warnanya, baunya, gunanya, sifatnya, ukurannya,
fungsinya dan lain-lain.
c. Cepat, yaitu cepat dalam penanganan barang berupa menaruh/menyimpan, mengambil, dan
lain-lainnya.

d. Tepat, dimana bila ada permintaan barang, barang yang diserahkan memenuhi lima tepat,
yaitu tepat barang, kondisi, jumlah, waktu dan harganya.

e. FIFO (First In First Out) Penyimpanan barang haruslah dilakukan sedemikian rupa, sehingga
dimungkinkan mendahulukan mengeluarkan barang yang masuk/diterima lebih dahulu.

f. Menghindari penggunaan yang tidak bertanggung jawab.

g. Mudah, yaitu:

1. Mudah menangani barang dan mudah menempatkan barang di tempatnya.

2. Mudah menemukan dan mengambilnya kembali

3. Mudah mengetahui jumlah persediaan (minimum-maksimum)

4. Mudah dalam pengawasan barang

h. Murah, yaitu biaya yang dikeluarkan sedikit untuk menanganinya, yaitu murah dalam
menghitung persediaan, pengamanan dan pengawasannya.

3. Unsur Pengelola dan Sarana Manajemen Penyimpanan Obat

Unsur pengelola dan sarana dalam kegiatan manajemen penyimpanan obat menurut Depkes RI
(1996) yaitu:

a. Personil

1. Atasan Kepala Gudang/Kuasa Barang, tugasnya:

a) Membuat perintah tertulis kepala Kepala Gudang untuk menerima, menyimpan dan
mengeluarkan obat.

b) Membentuk Panitia Pemeriksaan Penerimaan Barang/Obat, Panitia Pencacahan

Barang/Obat, Panitia Pemeriksaan Barang/Obat untuk dihapuskan, serta Panitia Penghapusan.

c) Menindaklanjuti laporan atas terjadinya kehilangan atau bencana alam.

d) Melaporkan secara berkala pelaksanaan tugasnya kepada atasannya.

2. Kepala Gudang, tugasnya:

a) Bertanggung jawab atas penerimaan, penyimpanan, pemeliharaan dan pengeluaran obat.

b) Mencatat setiap mutasi barang pada Kartu Persediaan Obat.

c) Melaporkan hasil pencatatan barang/obat persediaan secara berkala.

d) Melaporkan dalam bentuk Berita Acara, apabila terjadi hal yang khusus (bencana alam,
hilang, kebakaran, dan lain-lain).

3. Pengurus Barang, tugasnya:

a) Menyelenggarakan pembukuan dan administrasi pergudangan.

b) Mengatur/menyusun barang/obat dalam gudang penyimpanan.

c) Mengumpulkan barang/obat yang akan dikeluarkan.

d) Mencatat setiap mutasi barang pada Kartu Obat dan mencatat jumlah obat yang
diberikan/dikeluarkan pada Surat Perintah Mengeluarkan Barang.

e) Memelihara/merawat barang/obat dalam gudang penyimpanan.

f) Menyusun/membuat laporan tentang hasil pencatatan/pembukuan obat persediaan.

4. Staf Pelaksana Gudang, tugasnya yaitu membantu pengurusan barang/obat dalam hal
mengumpulkan, pengepakan, memelihara/merawat barang/obat, dan lain-lain.

b. Sarana

1. Gudang Terbuka

a) Gudang terbuka yang tidak diolah, yaitu berupa satu lapangan terbuka yang permukaannya
diratakan tanpa perkerasan.

b) Gudang terbuka diolah, yaitu lapangan terbuka yang sudah diratakan dan diperkeras atau
dipersiapkan dengan melapiskan bahan yang serasi, sehingga dapat dilaksanakan pekerjaan-
pekerjaan pengaturan barang-barang (material handling) dengan efisien.

2. Gudang Semi Tertutup atau Lumbung Merupakan suatu kombinasi antara penyimpanan
terbuka dan penyimpanan dalam gudang.

3. Gudang Tertutup

Gudang tertutup merupakan suatu ruang penyimpanan dalam suatu bangunan yang beratap
dan berdinding.

c. Peralatan atau Fasilitas

1. Lemari/rak yang ukurannya disesuaikan dengan kebutuhan dan besarnya gudang, gunanya
untuk menyimpan obat.

2. Ganjal/palet gunanya sebagai alas penumpuk barang, agar barang mudah dipindahkan dan
menghindari kerusakan barang karena pengaruh kelembaban lantai.

3. Lori dorong yang berguna untuk mengangkut/memindahkan barang/obat dalam gudang.

4. Hand palet track yang fungsinya sama dengan lori dorong.

5. Forklift gunanya untuk mengangkut barang/box yang besar atau berat yang tidak mungkin
untuk diangkut oleh tenaga manusia.

6. Alat pembuka peti yang berguna untuk membuka peti kemas.

7. Alat eyzer gunanya untuk mengikat peti kemas.

8. Kendaraan roda empat (box), untuk mengangkut/mendistribusikan barang/obat.

d. Dokumen

1. Buku Harian Penerimaan Obat

Buku harian penerimaan obat berisi semua catatan penerimaan obat maupun catatan tentang
dokumen obat yang akan diterima. Buku harian tersebut diselenggarakan oleh pengurus
barang/obat dengan diketahui oleh kepala gudang.

2. Buku Harian Pengeluaran Obat Buku harian pengeluaran obat berisi semua catatan mengenai
obat maupun catatan tentang dokumen obat yang akan dikeluarkan.

3. Kartu Induk Persediaan Obat

Kartu induk persediaan obat berisi catatan penerimaan dan pengeluaran obat berdasarkan
dokumen penerimaan dan/atau dokumen pengeluaran. Kartu tersebut diselenggarakan oleh
Atasan Kepala Gudang atau Kuasa Barang/obat. Kartu induk persediaan obat merupakan: a.
Pencerminan obat yang ada di gudang; b. Alat bantu bagi Atasan Kepala Gudang atau Kuasa
Barang/obat untuk membuat persetujuan pengeluaran barang/obat; c. Sebagai bahan atau
data dalam menyusun rencana kebutuhan berikutnya; d. Alat kontrol bagi Atasan Kepala
Gudang atau Kuasa Barang/obat.

4. Kartu Persediaan Obat

Kartu persediaan obat berisi catatan penerimaan dan pengeluaran obat sesuai dengan
dokumen penerimaan dan pengeluaran obat. Kartu tersebut diselenggarakan oleh Kepala
Gudang yang berguna untuk: a. Pertanggung jawaban Kepala Gudang; b. Sebagai alat kontrol
bagi Kepala Gudang; c. Untuk mengetahui dengan cepat jumlah persediaan obat dan
menentukan kebutuhan berikutnya.

5. Kartu Obat

Kartu obat berisi catatan penerimaan dan pengeluaran obat sesuai dokumen penerimaan dan
pengeluaran obat. Kartu obat diletakkan pada tempat dimana obat disimpan. Kegunaan kartu
obat antara lain: a. Mengetahui dengan cepat jumlah obat; b. Sebagai alat kontrol bagi
pengurus barang/obat.

6. Surat Perintah Mengeluarkan Barang (SPMB)

Dokumen ini berisi daftar, jumlah dan harga barang/obat yang telah dikeluarkan dari gudang
penyimpanan dan diselenggarakan oleh Pengurus Barang/obat dengan diketahui oleh Kepala
Gudang.

7. Surat Bukti Barang/obat Keluar Dokumen ini berisi daftar, jumlah dan harga barang/obat
yang telah dikeluarkan dari gudang penyimpanan dan diselenggarakan oleh Pengurus
Barang/obat dengan diketahui oleh Kepala Gudang.

8. Surat Kiriman Obat. Dokumen yang berisi daftar dan jumlah obat serta alamat tujuan obat
yang dikirim. Dokumen ini diselenggarakan oleh Pengurus Barang/obat dengan diketahui oleh
Kepala Gudang.

9. Daftar Isi Kemasan/Packing List Merupakan dokumen atau lembar yang berisi daftar dan
jumlah obat dalam setiap kemasan/packing, diselenggrakan oleh Pengurus Barang dan
disaksikan oleh Pemilik/pengambil/penerima obat.

10. Berita Acara Penerimaan Obat Merupakan dokumen yang berisi daftar, jumlah dan
asal/sumber obat yang diterima. Dokumen ini diterbitkan oleh Panitia Pemeriksaan Penerimaan
Obat.

11. Berita Acara Penyerahan Obat Merupakan dokumen yang berisi daftar, jumlah obat yang
akan diserahkan dan kepada siapa obat akan diserahkan. Dokumen ini diterbitkan/dibuat oleh
Kepala Gudang.

4. Prosedur Penyimpanan Obat

 Prosedur penyimpanan obat antara lain mencakup sarana penyimpanan, pengaturan
persediaan berdasarkan bentuk/jenis obat yang disimpan, serta sistem penyimpanan.

a. Sarana Penyimpanan

Obat harus selalu disimpan di ruang penyimpanan yang layak. Bila obat rusak, mutu obat
menurun dan memberi pengaruh buruk bagi penderita. Beberapa ketentuan mengenai sarana
penyimpanan obat antara lain:

1. Gudang/tempat penyimpanan:

a) Gudang penyimpanan terpisah dari apotek atau ruang pelayanan.

b) Gudang cukup besar untuk menyimpan semua persediaan obat dan cukup untuk pergerakan
petugas, minimal Luasnya 3m x 4 m.

c) Pintu gudang mempunyai kunci pengaman 2 (dua) buah yang terpisah/ berbeda.

d) Struktur gudang dalam keadaan baik, tidak ada retakan, lubang atau tanda kerusakan oleh
air.

e) Atap gudang dalam keadaan baik dan tidak bocor.

f) Gudang rapi, rak dan lantai tidak berdebu dan dinding bersih.

g) Gudang bebas hama dan tidak ada tanda infestasi hama.

h) Udara bergerak bebas di gudang; kipas angin dan kawat nyamuk dalam keadaan baik.

i) Tersedia cukup ventilasi, sirkulasi udara dan penerangan.

j) Tersedia alat pengukur dan pengatur suhu ruangan.

k) Jendela dicat putih atau mempunyai gorden serta aman dan mempunyai teralis.

l) Terdapat rak/lemari penyimpanan. m) Terdapat lemari pendingin untuk obat tertentu dan
dalam keadaan baik.

n) Terdapat lemari khusus yang mempunyai kunci untuk penyimpanan narkotika dan
psikotropika.

o) Terdapat alat bantu lain untuk pengepakan dan perpindahan barang.

2. Dokumen Pencatatan:

a) LPLPO (Laporan Pemakaian dan Lembar Permintaan Obat)

b) Kartu Stok

c) Buku Penerimaan dan Pengeluaran Obat

d) Catatan obat rusak atau kadaluarsa

(http://www.who.or.id/ind/products/ow5/sub1/display.asp?id=3)

b. Pengaturan Persediaan

1. Obat-obatan dipisahkan dari bahan beracun.

2. Obat luar dipisahkan dari obat dalam. (Dinkes DKI Jakarta, 2002)

3. Narkotika dan psikotropika dipisahkan dari obat-obatan lain dan disimpan di lemari khusus
yang mempunyai kunci.

4. Tablet, kapsul dan oralit disimpan dalam kemasan kedap udara dan diletakkan di rak bagian
atas.

5. Cairan, salep dan injeksi disimpan di rak bagian tengah.

6. Obat yang membutuhkan suhu dingin disimpan dalam kulkas.

7. Obat rusak atau kadaluarsa dipisahkan dari obat lain yang masih baik dan disimpan di luar
gudang. (Depkes RI, 2002)

8. Obat cairan dipisahkan dari obat padatan.

9. Barang/obat ditempatkan menurut kelompok berat dan besarnya:

a) Untuk barang yang berat ditempatkan pada ketinggian yang memungkinkan

pengangkatannya dilakukan dengan mudah.

b) Untuk barang yang besar harus ditempatkan sedemikian rupa, sehingga apabila barang
tersebut dikeluarkan tidak mengganggu barang yang lain.

c) Untuk barang yang kecil sebaiknya dimasukkan dalam kotak yang ukurannya agak besar dan
ditempatkan sedemikian rupa, sehingga mudah dilihat/ditemukan apabila diperlukan. (Depkes
RI (1996))

c. Sistem Penyimpanan
1. Obat disusun berdasarkan abjad (alfabetis) atau nomor.

2. Obat disusun berdasarkan frekuensi penggunaan: a) FIFO (First In First Out), yang berarti
obat yang datang lebih awal harus dikeluarkan lebih dahulu.; b) FEFO (First Expired First Out)
yang berarti obat yang lebih awal kadaluarsa harus dikeluarkan lebih dahulu. (Dinkes DKI
Jakarta, 2002)

3. Obat disusun berdasarkan volume

a) Barang yang jumlahnya banyak ditempatkan sedemikian rupa agar tidak terpisah, sehingga
mudah pengawasan dan penanganannya; b) Barang yang jumlah sedikit harus diberi
perhatian/tanda khusus agar mudah ditemukan kembali. (Depkes RI (1996)).

DAFTAR PUSTAKA

Departemen Kesehatan Republik Indonesia, 1995, Farmakope Indonesia edisi ke-4, DepKes
RI, Jakarta.

Departemen Kesehatan Republik Indonesia, 2004, Pedoman Pengelolaan Obat Publik dan
Perbekalan di Puskesmas, DepKes RI, Jakarta.

Departemen Kesehatan Republik Indonesia, 2005, Kebijakan Obat Nasional, DepKes RI,
Jakarta.

Departemen Kesehatan Republik Indonesia, 2008, Pedoman Pelayanan Kefarmasian di

Puskesmas, DepKes RI, Jakarta.