PEDOMAN PELAKSANAAN SEMINAR ONLINE

“Online discussion via Whatsapp”

Waktu Seminar : Jum’at, 26 Juni 2020

Tempat : Media Daring WhatsApp
Jumlah Peserta : 256 orang
Penyelenggara : Bagian IKM-IKK FK Universitas Sriwijaya
Judul : Solusi Mencegah Penularan Covid 19 Di Masa New Normal
Pembicara : Dr. dr. Rizma Adlia Syakurah, MARS.
Dosen Fakultas Kesehatan Masyarakat UNSRI
Staff Pengajar Fakultas Kedokteran UNSRI
Moderator : M RIfqi Azrevi
04084821921049

Dokter Muda Bagian IKM-IKK FK Universitas Sriwijaya

 PEDOMAN PELAKSANAAN SEMINAR ONLINE VIA WHATSAPP

PERSIAPAN PELAKSANAAN SEMINAR

10 – 16 Juni 2020
Kegiatan
1. Pembuatan tema dan menghubungi narasumber
Moderator membuat tema seputar COVID atau New Normal atau tema lain yang
diberikan oleh bagian IKM-IKK. Setelah pembuatan tema maka bagian IKM-IKK
akan memberikan narasumber yang cocok dan mumpuni dalam menjelaskan tema
tersebut. Setelah narasumber diberikan maka harus dihubungi dan ditanyakan
kesediaannya untuk hadir dan memberikan materi seputar tema yang telah dibuat
2. Pembuatan pemicu seputar tema
Pemicu seputar tema dibuat dalam bentuk slide agar dapat dibaca oleh para audiens.
Hendaknya pemicu yang dibuat tidak terlalu panjang sehingga membuat jenuh
audiens namun cukup informatif dalam isinya.
3. Pembuatan grup Whatsapp
Grup Whatsapp memiliki kapasitas 257 orang yang dapat bergabung. Lebih dari itu
tidak bisa. Grup Whatsapp yang dibuat memiliki nama sesuai dengan format yaitu
Seminar Online (Nama Moderator) yang bertujuan mempermudah narasumber untuk
mencarinya. Selain itu, display picture grup sebaiknya diubah dengan foto flyer (jika
sudah dibuat) serta diberikan deskripsi dalam grupnya mengenai topik serta tanggal
pelaksanaan seminar. Berikut adalah contohnya:
 Setelah grup Whatsapp berhasil dibuat, langkah selanjutnya adalah membuat link
bit.ly. langkahnya adalah membuka website bitly, login terlebih dahulu melalui bitly
dengan akun google. Setelah masuk, silakan paste link google form dan lakukan
kustomisasi terhadap link bitly yang muncul.
4. Pembuat kuesioner untuk pendaftaran
Kuesioner dibuat melalui google form dan dimulai dengan informed consent
peserta. Pembuat kuesioner harus mencantumkan identitas berupa nama, usia, jenis
kelamin, pekerjaan, agama, pendidikan terakhir, pekerjaan dan tempat tinggal. Setelah
itu, kuesioner dilanjutkan dengan pertanyaan berkenaan dengan covid-19 dan new
normal serta tema yang diambil oleh moderator. Semua pertanyaan dibuat must be
required. Untuk pertanyaan tertentu seperti umur diharuskan untuk mengisi hanya
berupa angka agar tidak terjadi perbedaan isian kuesioner. Jangan lupa untuk akhir
kuesioner ditambahkan link bergabung grup Whatsapp. Cara menambahkannya
adalah sebagai berikut:
1. Klik setting
2. Klik presentation
3. Tambahkan di Confirmation message link Whatsapp. Contoh kalimatnya adalah
seperti ini:
Terimakasih sudah mengisi. Sampai jumpa saat seminar. Silahkan klik link
berikut untuk bergabung di grup whatsapp:
https://bit.ly/Cegahankorona
Setelah google form berhasil dibuat, link diubah dalam bentuk bitly.
Langkahnya sama saja dengan bitly Whatsapp group
5. Pembuatan flyer seminar online
Flyer seminar online dapat dibuat melalui aplikasi-aplikasi seperti Adobe
Photoshop, Corel Draw atau Adobe Illustrator. Untuk yang belum memiliki
pengalaman dalam mendesain, dapat penggunakan platform web gratis seperti Canva
(http://canva.com) untuk mendesain flyer yang akan dibuat. Flyer harus mencakup
bagian-bagian berikut yaitu:
a. Logo UNSRI dan logo IKM-IKK FK UNSRI
b. Foto narasumber dan moderator
c. Curiculum vitae singkat narasumber
d. Link pendaftaran google form dalam bentuk bitly yang telah dibuat
 e. Pada bagian atas flyer tertulis “Bagian IKM-IKK FK UNSRI
menyelenggarakan” (contoh flyer dapat dilihat pada halaman awal dokumen
ini)
f. Tanggal dan waktu penyelenggaraan seminar
g. Gambar virus corona
Desain yang telah dibuat harus dilihat terlebih dahulu oleh Dr. dr. Rizma Adlia
Syakurah, MARS yang akan memberikan masukan mengenai apa yang harus diubah
dan apa yang sudah bagus. Setelah desain sudah disetujui, dapat dilakukan konfirmasi
untuk tanggal terhadap masing-masing narasumber dan dapat diberikan juga flyer
yang akan disebar.

6. Pengumpulan partisipan seminar online

Flyer disebarkan melalui platform seperti instagram, facebook, twitter atau
Whatsapp. Dapat juga digunakan Facebook advertisement (berbayar) untuk
memperluas cakupan penyebaran flyer. Selain itu bisa menggunakan word of mouth
(dari sebaran orang ke orang) sehingga peserta yang bergabung lebih banyal. Bila
peserta telah bergabung sebaiknya disapa “Selamat bergabung” agar peserta merasa
nyaman berada di grup.
7. Pemberian informasi seputar tema
Moderator seminar dapat menyebarkan konten-konten berkenaan dengan COVID-19
berupa infografik atau video yang dapat diperoleh melalui sumber-sumber valid
seperti Kemenkes (inforgrafik dapat dilihat di instagram) atau WHO Indonesia.
Konten yang disebarkan dibuat menggunakan caption yang menarik agar peserta
tertarik untuk membacanya.
8. Pembuatan pengingat peserta
Bila hari seminar sudah semakin dekat (H-3) maka moderator dapat menyebarkan
pengingat dalam bentuk tulisan dan video. Contoh pembuatan pengingat adalah
sebagai berikut:
9. Pengingat peserta untuk pertanyaan
Apabila peserta memiliki pertanyaan seputar tema seminar, maka peserta dianjurkan
untuk japri moderator. Untuk itu, peserta harus selalu diingatkan oleh moderator
untuk mengirimkan pertanyaan melalui japri sesuai format
Nama/Umur/Pekerjaan/Asal.
10. Mengundang narasumber
Narasumber boleh diinvite jauh-jauh hari (tergantung permintaan masing-masing
narasumber). Yang diinvite di grup adalah mbak Dita, dr.Maria (selaku penilai proses
grup Whatsapp) dan dijadikan admin grup
11. Pembuatan desain take home message
Take home message adalah pesan yang merupakan intisari dari apa yang dikatakan
oleh narasumber. Oleh karena itu, sebaiknya dibuat desainnya terlebih dahulu baru
saat pelaksanaan seminar, pesannya dapat dimasukkan.
12. Pembuatan kuesioner pasca pelaksanaan seminar (post test)
Kuesioner ini diberikan pasca pelaksanaan seminar. Isi pertanyaannya sama dengan
pertanyaan kuesioner pendaftaran hanya saja ditambah oleh item berikut:
a. Pendapat peserta mengenai narasumber
b. Pendapat peserta mengenai moderator
 c. Pendapat peserta mengenai seminar online via Whatsapp

HARI PELAKSANAAN SEMINAR

Jumat/26 Juni 2020
1. Pada pagi hari sebelum pelaksanaan seminar, moderator mengirimkan pengingat
dalam bentuk tulisan yang telah dibuat di grup. Adapun contoh nya adalah sebagai
berikut:

2. Moderator dapat menginvite orang-orang yang bertugas sebagai comoderator. Tugas

comoderator adalah untuk membuka tutup grup serta melihat pertanyaan apa yang
belum dijawab. Adapun batas dokter muda yang berperan sebagai comoderator
maksimal 5
3. Saat waktu tinggal 1 jam lagi menuju seminar, moderator mengirimkan pengingat
kembali dan share rundown dan peraturan diskusi agar terlaksana dengan tertib.
Berikut adalah contoh rundown dan peraturan diskusi:
Rundown
- 16.30-16.35 : Pembukaan oleh moderator
 - 16.35-16.50 : materi awal dari moderator
- 16.50-17.10 : Penyampaian materi dan jawaban pertanyaan dari kuesioner & japri
oleh narasumber
- 17.10-17.25 : Sesi tanya jawab bersama narasumber
- 17.25-17.30 : Penutupan
Adapun Aturan Diskusi adalah sebagai berikut:
1. Diskusi dimulai oleh moderator pukul 16.30 WIB s.d. Selesai.
2. Tidak melakukan interupsi ketika narasumber menyampaikan materi.
3. Tidak menyampaikan argumen yang ofensif ; menyinggung suku, ras, agama, atau
pandangan politik tertentu
4. Pada sesi diskusi,
 Moderator akan memulai dengan Peserta dipersilahkan bertanya
 Peserta yang ingin bertanya dipersilahkan untuk mengetik " Izin Bertanya
Moderator "
 Lalu Moderator akan memilih dan membalas " Ya, silahkan " pada chat
peserta
 Setelah itu peserta yang dipilih oleh moderator dapat langsung bertanya
dengan format sebagai berikut.
Nama/Usia/Pekerjaan/Asal daerah
Pertanyaan :

Peserta yang sebelumnya sudah memberikan pertanyaan via japri ke

moderator akan dibahas disela-sela sesi diskusi berlangsung. Mohon aturan
diatas dicermati dan dipahami. Apabila masih ada yang kurang dipahami,
peserta seminar diperbolehkan untuk bertanya 🙏🏻😊
5. 15 menit sebelum seminar berlangsung, moderator mengingatkan narasumber akan
jam seminar serta mengirimkan materi pemicu ke Whatsapp group yang bertujuan
sebagai pemicu diskusi
6. Saat jam pelaksanaan, moderator melakukan pembukaan terlebih dahulu dan
mempersilahkan narasumber untuk memberikan kata sambutan juga. Perlu diingat
bahwa saat proses ini berlangsung, sebaiknya grup dikunci admin only terlebih
dahulu. Setelah pembukaan selesai, baru dibuka kuncinya dan dipersilahkan peserta
untuk bertanya
 7. Sebaiknya moderator memberikan pertanyaan japri sebagai pemicu diskusi terlebih
dahulu. Pertanyaan japri yang diberikan maksimal 2 agar dapat dijawab oleh
narasumber sesuai waktu. Selanjutnya bila pertanyaan japri selesai dijawab, peserta
dipersilakan bertanya. Baiknya bila sudah 3 pertanyaan terkumpul, grup dikunci
terlebih dahulu lalu setelah sudah ada yang dijawab, dibuka kembali.
8. Selagi proses seminar berlangsung, take home message dibuat yang berasal dari
jawaban jawaban narasumber kepada peserta. Take home message yang dibuat
sebanyak 4
9. Setelah jam nya sudah habis, moderator menutup seminar dan mempersilakan
narasumber untuk memberikan penutup. Lalu moderator memberikan take home
message kepada peserta

SETELAH PELAKSANAAN SEMINAR

1. Setelah seminar sudah selesai, maka moderator memberikan kuesioner post test yang
telah dibuat. Hal ini penting sebelum peserta left group
2. Moderator dapat memberikan kuesioner post test yang telah dibuat selama beberapa
hari sampai jumlah responnya sama dengan kuesioner pre test
3. Moderator lalu membuat notulensi yang berisi rekap chat dari beberapa hari sebelum
pelakanaan seminar sampai hari seminar. Voice note narasumber di transkrip dan
dimasukkan dalam notulensi. Semua voice note narasumber di unduh