Faktor-faktor yang mempengaruhi kelancaran pelatihan Instruktur harus menguasai

faktor-faktor berikut untuk kelancaran pelaksanaan pelatihan: 

 Pengelolaan waktu 
 Penggunaan alat 
 Pengetahuan atau penguasaan materi pelatihan 
 Tim pengajar 
1. Pengelolaan waktu
Terdapat banyak hal yang akan dicakup dalam pelatihan jadi tetaplah mengacu pada
alokasi waktu yang telah diberikan. 
 Mulai dan akhiri tepat waktu;umumnya peserta tidak
ingin tinggal berlama-lama melebihi jadwal yang
telah ditentukan. 
 Berhati-hati untuk tidak memberitahu terlalu banyak
cerita atau memberikan terlalu banyak informasi
tambahan. 
 Ketahui bagaimana cara
merampungkan/merangkumkan diskusi. 
 Ketahui bagaimana cara menggunakan alat; Jangan
membuang waktu yang mestinya digunakan untuk
pelatihan hanya untuk mengetahui bagaimana cara
menggunakan alat. Pelajari cara mengunakan alat
diruangan pelatihan sebelum pelatihan dimulai akan
lebih menghemat waktu. Anda tidak ingin kehilangan
waktu dan mengganggu jalannya pelatihan hanya
karena anda masih meraba bagaimana cara
menggunakan alat. 
Tips untuk pengelolaan waktu yang efektif
 Pada saat memulai sesi, buatlah aturan kelas atau
kontrak belajar: 
o Terdapat banyak hal untuk dicakup.
Instruktur berhak untuk merampungkan
diskusi dan melanjutkan ke sesi
selanjutnya. Instruktur dan peserta
sebaiknya meminimalkan cerita yang
bersifat “pengalaman pribadi.” 
o Setiap orang memiliki keempatan untuk
berbicara tetapi tidak boleh ada yang
mendominasi. 
o Catatlah hal-hal yang perlu didiskusikan
kemudian yang bukan merupakan fokus
utama dari sesi yang sedang berlangsung. 
 o Mintalah peserta untuk tetap fokus. 
 Mintalah bantuan peserta. “Teman-teman, kita punya
10 menit tersisa untuk membahas topik ini. Kita perlu
kembali fokus. bagaimana kita bisa merampungkan
diskusi ini?” 
 Praktik dan praktik hingga anda bisa menggunakan
alat dengan mudah dan nyaman. 
 Sebisa mungkin upayakan kegiatan selesai lebih
awal. 
 Sertakan relawan non-peserta untuk membantu
mengatur kegiatan tepat waktu. 
 Saat anda melakukan persiapan, praktikkan cara
memberi arahan atau petunjuk kegiatan. Arahan atau
petunjuk sebaiknya mudah, jelas, lengkap dan
berurutan logis. 

2. Penggunaan alat dalam pelatihan

Anda harus menyiapkan, menghubungkan dan memeriksa semua peralatan yang anda
butuhkan SEBELUM pelatihan dimulai. Banyak waktu yang terbuang akibat
kurangnya persiapan peralatan. Pastikan anda mengetahui siapa saja yang ada dan bisa
membantu jika ada masalah. Siapkan strategi jika terjadi hal diluar rencana (termasuk
masalah dengan listrik).
Banyak hal bisa saja salah dengan peralatan dan biasanya terjadi pada saat yang paling
krusial. Cobalah untuk menangani masalah tersebut dengan santai sehingga tidak
terlalu mengganggu jalannya pelatihan. Berikan istirahat 5 menit bagi peserta
sementara anda coba untuk mencari tahu masalah dengan tenang. Siapkan 'Rencana B'
atau strategi cadangan untuk alternatif penggunaan alat. Hal ini memungkinkan anda
menjadi lebih kreatif dengan konten pelatihan.

3. Pengetahuan atau penguasaan materi pelatihan

Anda sebaiknya mengetahui apa yang dicakup dalam setiap bagian sehingga: 
 Anda dapat memberitahu peserta dimana jawaban atas
pertanyaan yang akan dibahas 
 Anda bisa mengacu pada salah satu poin atau
keterampilan yang telah dipelajari disesi sebelumnya
yang mendukung materi yang dibahas pada sesi yang
sedang berlangsung. 
 Anda bisa membuat hubungan yang menunjukkan
keterpaduan pelatihan 
 Anda terlihat lebih kompeten 
  Anda dapat membantu instruktur “khusus” yang
mungkin kurang mengetahui mengenai pelatihan ini. 
Jika anda merasa tidak mengetahui konten dengan cukup baik atau kurang yakin
bahwa anda bisa membawakan konten dengan cara yang paling terbaik maka rasa
kurang percaya diri ini akan nampak dari cara anda bersikap didepan peserta. Hal lain
kemudian akan menjadi lebih buruk dan akan menjadi sangat sulit untuk mendapatkan
kredibilitas. Jika karena alasan tertentu anda menjadi kurang siap maka mungkin
solusi yang terbaik adalah mengatakan yang sejujurnya, balikkan apa yang ada
dipikiran peserta dan gunakan hal tersebut sebagai latihan dalam pembelajaran
partisipatif yang nyata. Serahkan 'pelatihan' dan biarkan peserta bertanggungjawab
untuk proses pembelajaran mereka dengan dukungan anda dan tanggapan balik yang
tentunya bisa anda berikan. Ingatlah pula bahwa pelatihan ini bukan tentang anda. Ini
mengenai pembelajaran dan kebutuhan peserta. Tarik nafas yang dalam dan
fasilitasilah pembelajaran daripada hanya sekedar menyuapi peserta. 
4. Tim Pengajar
Staf bisa bekerja bersama untuk memfasilitasi sebuah pelatihan: Rencanakan bersama
sebelum pelatihan dimulai mengenai bagaimana anda akan membagi peran: a.
Fasilitator b. Pelatih c. Evaluator d. manajer kelas 
Anda dapat bergantian dalam membawakan beberapa sesi berbeda dalam pelatihan.
Salah satu dapat memfasilitasi, yang lain bisa mencatat, menulis dipapan, membantu
dengan kegiatan kelompok dan diskusi atau menangani masalah administratif. Salah
satu bisa membantu membuka, menutup dan membantu kegiatan sedangkan yang lain
bisa memfasilitasi penyampaian materi kepada peserta. Salah satu anggota tim bisa
melakukan semua sesi fasilitasi sedangkan yang lain bisa memonitor untuk mendengar
dan mengamati keseluruhan proses. seluruh fasilitator perlu untuk dilatih, mendukung
kegiatan dan mengevaluasi partisipasi peserta. 
Berlatihlah kapan saja memungkinkan sehingga anda bisa mengetahui waktu yang
dibutuhkan dan mengidentifikasi bagian yang mungkin bermasalah. Sepakati untuk
menghargai perbedaan pendapat dan melakukan “debat secara terhormat.” Bertemu
selama pelatihan dan sesudahnya untuk mengevaluasi, melakukan pengaturan
perubahan dan mengusulkan perbaikan untuk masa mendatang.
http://wiki.isikhnas.com/w/Factors_which_affect_the_smooth_running/id