SISTEM KEARSIPAN DI BAGIAN UMUM

PADA KANTOR DESA DEDAP

KEC. TASIK PUTRI PUYU KAB. KEPULAUAN MERANTI

Oleh :

SAKINAH

NIM 181419217

PRODI MANAJEMEN PENDIDIKAN ISLAM

STAIN BENGKALIS

2020 M / 1442 H
 KATA PENGANTAR

Puji syukur kehadirat Tuhan Yang Maha Esa, yang telah memberikan berkat rahmat dan
hidayahNya, sehingga penulis dapat menyelesaikan tugas laporan “Manajemen Kearsipan”
dengan lancar tanpa halangan, dalam menulis tugas ini tentunya tidak lepas dari partisipasi
berbagai pihak.

Penulis menyadari bahwa dalam makalah ini masih jauh dari kesempurnaan, oleh karena
itu dengan segala kerendahan hati penulis menerima saran dan kritikan yang membangun demi
memperbaiki makalah ini. Harapan penulis semoga makalah ini dapat bermanfaat khususnya
bagi mahasiswa yang ingin mengetahui dan belajar.

Bengkalis,7 November 2020

Penulis
 DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR

DAFTAR ISI

BAB I PENDAHULUAN

1. Latar Belakang
2. Rumusan Masalah
3. Tujuan Penelitian
4. Manfaat Penelitian

BAB II LANDASAN TEORI

1. Pengertian Sistem
2. Pengertian Arsip
3. Jenis Arsip
4. Fungsi Arsip
5. Proses Pengelolaan Arsip
6. Pengorganisasian Arsip
7. Penyampaian Arsip
8. Pemeliharaan dan Pengamanan Arsip
9. Peminjaman Arsip
10. Penemuan Kembali Arsip
11. Penyusutan
12. Pemusnahan Arsip
13. Manajemen Dokumen Elektronik

BAB III METODE PENELITIAN

1. Lokasi Penelitian
2. Operasional Konsep
3. Sumber dan Jenis Data
4. Metode Pengumpulan Data
5. Analisis Data

BAB IV HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN

A. Visi, Misi dan Tujuan Desa Dedap

B. Struktur Organisasi Desa Dedap
C. Tugas Pokok dan Fungsi Dari Struktur Keorganisasian
D. Hasil Penelitian
E. Pengelolaan Arsip Pada Kantor Desa Dedap
F. Peralatan dan Perlengkapan Arsip Pada Kantor Desa Dedap
G. Sistem Penyimpanan Arsip Pada Kantor Desa Dedap
H. Peminjaman Arsip Pada Kantor Desa Dedap
I. Cara Mengatasi Kendala-kendala Dalam Pengelolaan Arsip Pada Kantor Desa Dedap

BAB V PENUTUP

1. Kesimpulan
2. Saran

DAFTAR PUSTAKA
 BAB I

PENDAHULUAN

1. Latar Belakang

Dewasa ini setiap perusahaan yang berdiri berkembang dengan pesat, baik itu perusahaan
yang berskala besar maupun perusahaan yang berskala kecil yang berstatus sebagai Badan Usaha
Milik Negara (BUMN) maupun Badan Usaha Milik Swasta (BUMS) baik yang bergerak
dibidang Jasa, Perdagangan, maupun Industri. Dalam menjalankan usahanya pasti akan banyak
mengalami permasalahan yang akan dihadapi terlebih dengan keadaan perekonomian Indonesia
yang sampai sekarang belum membaik. Salah satu faktor yang dihadapi Perusahaan untuk
menunjang kelancaran tujuan Organisasi yaitu ketertiban dan kelancaran dalam pengurusan
Administrasi.

Profesionalisme kerja di era globalisasi menjadi tuntunan utama sebagai upaya untuk
efesiensi dalam lapangan kerja yang semakin kompleks. Salah satu upaya untuk meningkatkan
profesionalisme kerja itulah maka dibutuhkan suatu ketrampilan dan keahlian dalam berbagai
bidang pekerjaan. Oleh karena itu, mahasiswa sebagai aset negara dalam mengembangkan
IPTEK perlu meningkatkan ketrampilan dan keahlian serta tanggap dalam menghadapi lapangan
kerja yang semakin sempit. Pada dasarnya Administrasi dibagi menjadi 8 (delapan) unsur, yaitu:
Kepegawaian, Keuangan, Tata Hubungan, Manajemen, Pengorganisasian, Perbekalan, Tata
Usaha dan Perwakilan (The Liang Gie, 1980: 3).

Arsip-arsip ini disimpan secara sistematis agar ketika diperlukan dapat ditemukan
kembali dengan cepat dan tepat. Prosedur atau pengelolaan arsip pada suatu kantor berbeda satu
dengan yang lainnya. Namun demikian tidak tertutup kemungkinan terjadi kesamaan prosedur.
Pada intinya semua prosedur bertujuan agar kegiatan kearsipan dapat berjalan secara teratur juga
efektif dan efisien. Pengelolaan arsip yang efektif dan efisien akan menjamin terlaksananya
program kegiatan yang telah ditentukan. Namun sering terjadi permasalahan jika suatu kantor
tidak melaksanakan pedoman kearsipan secara benar, hal ini dapat mengakibatkan pengurusan
terlalu lama dalam penyelenggaraannya. Jika hal ini selalu terjadi, sudah barang tentu
mengurangi keefisienan kerja.
2. Rumusan Masalah

Permasalahan yang akan dibahas penulis dalam laporan ini adalah :

1) Bagaimanakah pola Pengelolaan Arsip di Kantor Desa Dedap?

2) Bagaimanakah cara pencatatan, penyimpanan, penemuan kembali, pengamanan,
pemeliharaan dan penyusutan-pemusnahan arsip Kantor Desa Dedap?
3. Tujuan Penelitian

Berdasarkan dengan judul penelitian yang penulis angkat yaitu “Sistem Kearsipan Di
Bagian Umum Pada Kantor Desa Dedap”, maka tujuan yang ingin dicapai penulis dalam
penelitian ini adalah sebagai berikut :

1) Untuk mengetahui pola pengelolaan arsip di Kantor Desa Dedap.

2) Untuk mengetahui cara pencatatan, penyimpanan, penemuan kembali, pengamanan,
pemeliharaan dan penyusutan-pemusnahan arsip Kantor Desa Dedap.
4. Manfaat Penelitian

Adapun manfaat dari penelitian di Kantor Desa Dedap adalah :

a) Manfaat Teoritis
Diharapkan peneliti ini dapat menambah pengetahuan yang dapat digunakan sebagai
acuan pada penelitian yang sejenis, serta memberikan informasi dan masukan
pengembangan ilmu pengetahuan terutama yang berkaitan dengan kearsipan.
b) Manfaat praktis
1. Bagi Penulis
Untuk menambah, mengembangkan pengetahuan dalam bidang penataan Arsip, serta
utuk mengetahui lebih jelas mengenai kegiatan perkantoran yang sebenarnya.
2. Bagi Instansi
Dapat digunakan sebagai bahan masukan yang dapat menjadi bahan pertimbangan
untuk menambah kemajuan kantor.
3. Bagi Akadademik
Untuk menambah informasi, khususnya perpustakaan sebagai referensi mahasiswa
yang memerlukan dan sebagai bahan kajian dalam pencarian tugas.
 BAB II

LANDASAN TEORI

1. Pengertian Sistem

Sistem adalah suatu rangkaian prosedur yang telah menjadi suatu kebulatan untuk
melaksanakan suatu fungsi (Syamsi, 2004:16). Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia, sistem
adalah perangkat unsur yg secara teratur saling berkaitan sehingga membentuk suatu totalitas.
Dan jika digunakan dalam kearsipan, sistem kearsipan adalah prosedur dan metode
mengklasifikasikan surat-surat, member kode tertentu, menyimpannya dalam tempat berkas,
memelihara secara tepat, sampai dengan cara penyingkiran dan pemusnahan arsip yang sudah
tidak diperlukan lagi.

2. Pengertian Arsip

Arsip merupakan bagian dari kegiatan ketata usahaa. Tata Usaha adalah segenap aktivitas
menghimpun, mengolah, mencatat, mengirimkan dan menyimpan keterangan-keterangan yang
diperlukan dalam suatu Organisasi (The Liang Gie 1980:13). Salah satu tugas dari Tata Usaha
dari pengertian diatas ternyata berkaitan dengan keterangan-keterangan dan warkat-warkat. Tata
kearsipan adalah “segenap tata cara mengolah semua laporan-laporan dari suatu kegiatan agar
mempermudah penggunaannya”(Mulyono 2012:8).

Istilah arsip yang sering di dengar, di tulis, dan di ucapkan adalah istilah yang
mempunyai arti. Disatu segi arsip berarti warkat yang disimpan yang ujudnya dapat selembar
surat, kwitansi, data statistik, dan lain-lain. Di segi lain Arsip dapat diartikan sebagai tempat
untuk menyimpan catatan, dokumen dan bukti-bukti kegiatan yang telah dilaksanakan. Hal itu
terungkap pada pernyataan ‘Arsip Nasional’ menyimpan arsip statis antara lain teks proklamasi,
perjanjian Roem-Ruijen, teks lagu Indonesia raya, dan sebagainya.

Istilah arsip berasal dari bahasa Belanda “Archief” yang ucapannya sesuai bahasa aslinya
sulit dilafalkan orang Indonesia pada umumnya sehingga di adopsi menjadi ‘Arsip’. Kalau yang
dimaksud arsip itu warkat yang disimpan sebagai bukti suatu kegiatan organisasi, maka istilah itu
dikenal dengan nama ‘Pertinggal’. Menurut asal mula arsip dari bahasa Yunani “Archivum”
yang artinya tempat untuk menyimpan. Untuk istilah warkat yang dalam bahasa inggris disebut
“Records”, adalah catatan-catatan, rekaman atau bentuk lain yang merupakan bukti kegiatan
suatu organisasai dan belum dimasukkan ketempat penyimpanan.

Dalam bahasa perancis arsip adalah “Dossier” yang berarti catatan baik dalam bentuk
tulisan, rekaman, gambar atau bentuk lain yang berujud berkas terdiri dari beberapa lembar yang
saling berhubungan. Dengan uraian konsep arsip, dapat ditarik kesimpulan, bahwa arsip perlu
diatur penyimpanannya. Jadi, tidak sekedar menyimpan kumpulan warkat sebagai bahan
pengingat (arsip), tetapi perlu pengaturan cara dan prosedur penyimpanannya (kearsipan). Hal itu
dapat dijelaskan dengan keterangan berikut ini (Zulkifli, 2005, 62):

1. Penyimpanan (storing), berarati arsip perlu disimpan, tidak boleh diletakkan demikian
rupa, sehingga setiap orang dapat membaca arsip bagaimanapun kecilnya tetap bersifat
rahasia.
2. Penempatan (placing), berarti arsip tidak sekedar di simpan, tetapiharus diatur dimana
arsip itu harus di letakkan. Penempatan arsip sangat terkait dengan penemuan kembali
apabila diperlukan.
3. Penemuan kembali (finding), berarti arsip harus dapat ditemukan kembali apabila
diperlukan sebagai bahan informasi dengan mudah dan cepat.

Dalam UU No. 7 tahun 1971 pasal 1, yang dimaksud arsip adalah :

1. Naskah-naskah yang di buat dan di terima oleh lembaga-lembaga dan badan-badan

pemerintahan dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun
kelompok dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan.
2. Naskah-naskah yang di buat dan di terima oleh badan-badan swasta atau perorangan,
dalam corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka
pelaksanaan kehidupan kebangsaan.

Arsip adalah suatu kumpulan warkat yang disimpan secara sistematis karena mempunyai
suatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat secara cepat ditemukan kembali (The Liang
Gie,1980 halaman 12).
 Arsip adalah warkat yang disimpan yang ujudnya dapat berupa selambar surat, kuitansi, data
statistik, film kaset, cd dan sebagainya (Sularso Mulyono dkk,2012;2).

Berdasarkan pengertian diatas dapat disimpulkan bahwa arsip adalah kumpulan warkat yang
disimpan menurut aturan-aturan yang berlaku (yang telah ditentukan) dan apabila diperlukan
sewaktu-waktu dapat ditemukan kembali dengan cepat.

3. Jenis Arsip

Menurut Undang – Undang No. 7 tahun 1971 tentang Ketentuan – ketentuan Pokok
Kearsipan, sesuai dengan sifat arsip di bedakan menjadi dua :

1) Arsip Dinamis
Yaitu arsip yang dipergunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan
penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya. Arsip ini senantiasa masih
berubah, baik nilai dan artinya sesuai dengan fungsinya. Contoh : Undang – undang,
peraturan – peraturan dan sebagainya. Sebagai bahan baku informasi yang termasuk arsip
dinamis yaitu :
1) Arsip Aktif
Yaitu arsip yang bersifat dinamis atau arsip yang sering digunakan dalam
keperluan sehari-hari arsip aktif ini disimpan di unit pengolah, karena sewaktu-waktu
diperlukan sebagai bahan informasi harus dikeluarkan dari tempat penyimpanan. Jadi,
dalam jangka waktu tertentu arsip aktif ini sering keluar masuk tempat penyimpanan.
Untuk pengamanan arsip perlu direncanakan tata cara penggunaan supaya tidak rusak
atau hilang.
2) Arsip Inaktif
Yaitu arsip yang waktu pengunaannya mulai kurang atau menurun. Arsip jenis ini
menyimpan warkat–warkat yang jarang dipergunakan karena selesai dalam prosesnya,
tetapi kadangkadang masih di perlukan. Arsip inaktif adalah arsip yang jarang sekali /
hampir punah digunakan tetapi masih punya masa refensi. Arsip inaktif ini disimpan di
unit kearsipan dan dikeluarkan dari tempat penyimpanan dalam jangka waktu lama. Jadi,
arsip inaktif ini hanya kadang-kadang saja diperlukan dalam proses penyelenggaraan
kegiatan arsip inaktif setelah jangka waktu penyimpanan habis (nilai gunanya habis) akan
 segera diproses untuk disusut. Dalam penyusutan akan ditemukan pula (kelompok) arsip
yang segera dihapus dan puak arsip yang harus disimpan terus (abadi).
2) Arsip Statis
Yaitu arsip yang tidak perlu dipergunakan secara langsung untuk perencanaan,
penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya. Arsip ini justru mempunyai sifat
tarif nilai yang abadi, contoh : Teks Proklamasi. Macam-macam Arsip menurut bidangnya
antara lain sebagai berikut :
1. Bidang kepegawaian yaitu segenap rangkaian kegiatan penataan, pencarian, pelamaran,
penyajian, penerima pengangkatan, pengembangan kesejahteraan, permutasian dan
pemerhatian tenaga kerja dalam kerjasama kelompok orang untuk mencapai tujuan.
2. Bidang keuangan yaitu segenap rangkaian kegiatan penataan penyusunan anggaran
penentuan sumber dan pertanggungjawaban atas pembiayaan dalam kerjasama kelompok
orang dalam mencapai tujuan tertentu.
3. Bidang ketata usahaan yaitu segenap rangkaian aktifitas penataan terhadap hal ikhwal
pelaksanaan tata usaha.
4. Fungsi arsip
Fungsi arsip dapat dibedakan menjadi 2, yaitu :
1) Arsip dinamis yang dipergunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan,
penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau dipergunakan secara
langsung dalam penyelenggaraan administrasi Negara
2) Arsip statis, yang tidak dipergunakan secara langsung untuk perencanaan,
penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya maupun untuk penyelenggaraan
sehari-hari administrasi Negara. Arsip merupakan sesuatu yang hidup, tumbuh, dan terus
berubah seirama dengan tata kehidupan masyarakat maupun dengan tata pemerintahan.
5. Proses Pengelolaan Surat
Teknis pengelolaan surat masuk dan surat keluar pada Kantor Desa Dedap juga telah
sesuai dengan teori yang didapat dibangku perkuliahan, adapun kesesuaian itu dapat
dijelaskan sebagai berikut, menurut Wursanto (2003 : 110)
1) Prosedur Pengelolaan Surat Masuk
Prosedur pengelolaan surat masuk yang baik hendakmya menggunakan langkah-langkah
sebagai berikut:
a. Penerimaan
Tugas penerimaan adalah:
 Mengumpulkan dan menghitung surat masuk,
 Meneliti ketepatan alamat pengirim surat,
 Menggolongkan surat sesuai dengan urgensi penelitian,
 Menandatangani bukti pengiriman sebagai tanda bahwa surat telah diterima.
b. Penyortiran
Penyortiran dapat dilakukan berdasarkan atas golongan surat biasa, rutin dan rahasia.
Penyortiran adalah kegiatan memisah-misahkan surat untuk pengelolaan lebih lanjut.
c. Pencatatan
Setelah surat dicatat distempel (cap) serta memeriksa ketepatan jenis ataupun jumlah
lampiran yang harus diterima maka langkah berikutnya adalah melakukan pencatatan.
d. Mengendalikan surat masuk
Mengendalikan surat adalah kegiatan mencatat surat masuk dan suratkeluar kedalam
buku agenda harian (buku harian). Buku ini bisa disebut buku agenda masuk (Daily
Mail Record). Petugasnya dinamakan agendaris (mail clerk). Setiap surat masuk
dicatat dan diberi nomor agenda surat masuk.
e. Pengarah dan penerusan
Surat-surat yang perlu diprotes leih lanjut, harus diarahkan dan diteruskan kepada
pejabat yang berhak mengolahnya.
f. Penyampaian surat
Penyampaian surat dilakukan oleh petugas pengarah atau ekspedisi yang dilaksanakan
dengan langkah-langkah sebagai berikut:
1) Surat yang sudah berdisposisi terlebih dahulu dicatat dalam buku Ekspedisi Intern.
2) Menyampaikan surat terlebih dahulu melalui buku ekspedisi kepada pejabat yang
bersangkutan. Petugas pengarah atau ekspedisi mengembalikannya kepada urusan
agenda untuk dicatat dalam buku pengarahan.
g. Penyimpanan berkas atau arsip surat masuk
Penyimpanan berkas atau arsip surat dari pimpinan dilakukan oleh unit pengolah
dengan mempergunakan metode kearsipan yang berlaku untuk kantor tersebut. Dari
 uraian diatas, maka dapat dijelaskan gambar arus prosedur surat masuk Wursanto
(2003 : 110) sebagai berikut :

Arus Prosedur Surat Masuk

Pencatatan dan Penyortiran

Surat

Surat Pribadi yang

Surat Dinas Disampaikan Kepada yang
Bersangkutan

Penggandaan Surat Dinas Bukan

Rahasia

Surat Dinas Rahasia Pendistribusian Surat

Langsung
Disampaikan Kepada
Pendisposisian Surat
pimpinan

Penyimpanan Surat

Keterangan gambar :

1. Setelah surat masuk diterima oleh petugas penerima selanjutnya akan dipilah menjadi 2
macam, yaitu :
1) Surat pribadi dapat langsung ditujukan kepada yang bersangkutan.
2) Surat dinas dapat dibedakan antara surat sangat rahasia/rahasia dan bukan rahasia,
kemudian diserahkan kepada Agendaris.
2. Selanjutnya oleh Agendaris surat yang sifatnya rahasia akan langsung disampaikan kepada
pimpinan dan untuk surat yang sifatnya bukan rahasia oleh Agendaris dibuka. Selanjutnya
Agendaris akan membaca isi suratnya dan dicatat pada buku agenda.
3. Kemudian surat akan dibaca oleh pimpinan untuk didispossisi. Biasanya disposisi
dibubuhkan di bagian kiri bawah yang kosong atau baagian kiri atas sebelum salam
pembuka. Disposisi berupa : alamat disposisi, isi disposisi, paraf dan tanggal disposisi.
Selesai didisposisi oleh pimpinan, surat akan disalurkan ke alamat disposisi (biasanya Kepala
Bagain).
4. Kepala bagian (alamat disposisi) setelah membaca surat akan diproses surat tersebut sesuai
dengan disposisi yang dibubuhkaan pemimpin, apabila surat selesai diolah, Kepala Bagian
akan membubuhkan disposisi di bawah disposisi yang telah ada. Selanjutnya surat diserahkan
kepada Arsiparis.
5. Selanjutnya Arsiparis akan mencatat surat pada buku arsip sesuai dengan pokok soal.

2) Prosedur pengelolaan surat keluar

Prosedur pengelolaan surat keluar yang baik hendaknya menggunakan langkah-langkah
sebagai berikut menurut Wursanto (2003 : 110-128):
a. Pembuatan konsep surat
Konsep surat disebut juga dengan istilah draft. konsep surat ini dibuat dan disusun
sesuai bentuk surat yang benar atau dikehendaki pimpinan.
b. Pengetikan
Apabila konsep surat telah mendapat perestujuan dan memperoleh kode atau
nomor surat, diserahkan kepada unit pengolah. Kemudian kepala unit pengolah harus
tekun dan teliti menarik hasil pengetikan konsep surat hingga konsep surat itu menjadi
bentuk surat (net surat), setelah melalui koreksi kesalahan.
c. Mengetik surat dalam bentuk akhir
Konsep yang telah disetujui oleh pimpinan kemudian diketik dalam bentuk akhir
pada kertas berkepala surat atau kop surat.
d. Penandatanganan
Net surat itu kemudian disamapaikan kepada pimpinan, atau pejabat yang
berwenang untuk menandatangani.
e. Pencatatan Dalam pencatatan ini, kegiatan-kegiatan yang dilakukan yaitu sebagai berikut:
1) Net surat yang telah ditandatangani, dicap disertai kelengkapan lainnya, seperti
lampiran dan amplop.
 2) Surat dinas resmi ini lebih dulu dicatat dalam buku verbal oleh petugas yang disebut
verbalis.
3) Surat dinas setelah dicatat dalam buku verbal, kemudian surat tersebut siap untuk
dikirim.
6. Pengorganisasian Arsip
1. Sentralisasi
Yaitu sistem kearsipan dimana semua dokumen perusahaan disimpan dalam satu ruangan
bukan dalam kantor terpisah (dipusat penyimpanan). Unit bawahannya yang ingin
menggunakan dokumen tersebut dapat menghubungi untuk mendapatkan dan menggunakan
dokumen atau arsip sesuai keperluan yang dimaksud.
Kelebihan sentralisasi:
1) Ruang dan peralatan arsip dapat dihemat.
2) Petugas dapat mengkonsentrasikan diri khusus pada pekerjaan kearsipan
3) Sistem penyimpanan dari berbagai macam arsip dapat diseragamkan (Zulkifli, 2005, 17).
2. Desentralisasi
Yaitu sistem kearsipan yang dalam pelaksanaannya tidak dipusatkan pada satu unit kerja,
karena masig-masing unit pengolah dan menyimpan arsipnya.
Kelebiahan desentralisasi:
1) Pengelolaan arsip dapat dilakukan saesuai unit kebutuhan kerja masing-masing.
2) Keperluan akan arsip mudah terpenuhi, karena berada pada unit kerja sendiri.
3) Penanganan arsip lebih mudah dilakukan, karena arsipnya sudah dikenal dengan baik
(Zulkifli, 2005, 17).
7. Penyimpanan Arsip

Pengelolaan arsip sebenarnya telah dimulai sejak suatu surat (naskah, warkat) dibuat atau
diterima oleh suatu kantor atau organisasi sampai kemudian ditetapkan untuk disimpan,
selanjutnya disusutkan (retensi) dan atau dimusnahkan. Oleh karena itu, di dalam kearsipan
terkandung unsur-unsur kegiatan penerimaan, penyimpanan, temu balik, dan penyusutan arsip.

Arsip disimpan karena mempunyai nilai atau kegunaan tertentu (lihat uraian di atas).
Oleh karena itu, hal yang perlu diperhatikan dalam hal ini ialah bagaimana prosedurnya,
bagaimana cara penyimpanan yang baik, cepat, dan tepat, sehingga mudah ditemu-balikkan atau
ditemukan kembali sewaktu-waktu diperlukan, serta langkah-langkah apa yang perlu
diikuti/dipedomani dalam penyimpanan arsip tersebut.

Untuk menyelenggarakan penyimpanan arsip secara aman, awet, efisien dan luwes
(fleksibel) perlu ditetapkan asas penyimpanan yang disesuaikan dengan kebutuhan dan kondisi
masing-masing kantor/instansi yang bersangkutan. Dalam penyelenggaraan penyimpanan arsip
dikenal 3 (tiga) macam asas yaitu asas sentralisasi, asas disentralisasi dan asas campuran atau
kombinasi.

Penyimpanan arsip dengan menganut asas sentralisasi adalah penyimpanan arsip yang
dipusatkan (central filing) pada unit tertentu (Mulyono 2012:42). Dengan demikian,
penyimpanan arsip dari seluruh unit yang acta dalam satu instansi/kantor dipusatkan pada satu
tempat/unit tertentu. Sebaliknya,penyelenggaran penyimpanan arsip dengan asas desentralisasi
adalah dengan memberikan kewenangan penyimpanan arsip secara mandiri. Dalam hal yang
demikian, masing-masing unit satuan kerja bertugas menyelenggarakan penyimpanan arsipnya.
Sedangkan asas campuran, merupakan kombinasi antara desentralisasi dengan sentralisasi.
Dalam asas campuran tiap-tiap unit satuan kerja dimungkinkan menyelenggarakan penyimpanan
arsip untuk spesifikasi tersendiri, sedangkan penyimpanan arsip dengan spesifikasi tertentu
disentralisasikan.

Penyimpan arsip yang diartikan dalam uraian ini adalah suatu kegiatan pemberkasan dan
penataan arsip dinamis, yang penempatannya secara aktual menerapkan suatu sistem tertentu,
yang biasa disebut sistem penempatan arsip secara aktual. Kegiatan pemberkasan dan penataan
arsip dinamis tersebut populer dengan sebutan “filing system". Para ahli kearsipan kelihatannya
sepakat untuk menyatakan bahwa filling system yang digunakan atau dipakai untuk kegiatan
penyimpanan arsip terdiri dari (Zulkifli 2005:71-148):

a. Sistem Abjad
Pada penyimpanan ini, arsip disimpan menurut abjad dari nama-nama orang, organisasi,
atau instansi utama yang tertera dalam tiap-tiap arsip.
b. Sistem angka/nomor (numerik)
Pada sistem penyimpanan ini, arsip yang mempunyai nomor disimpan menurut urut-
urutan angka dari yang angka terkecil terus meingkat hingga bilangan yang lebih besar.
c. Sistem Wilayah
Sistem wilayah adalah sistem penyimpanan arsip yang berdasarkan pada pengelompokan
menurut nama tempat.
d. Sistem Subyek
Sistem subyek adalah sistem penyimpanan arsip yang berdasarkan pada isi dari arsip
yang bersangkutan.
e. Sistem Urutan Waktu (kronologis)
Sistem urutan waktu adalah sistem penyimpanan arsip yang berdasarkan pada urutan
waktu surat diterima atau waktu waktu dikirim keluar.

Penataan/penyimpanan arsip yang baik adalah menempatkan arsip pada tempat yang efisien.
Dalam penataan/penyimpanan arsip tersebut, sangat diperlukan alat penyimpanan arsip. Alat
penyimpanan arsip terdiri dari :

a) Map Arsip/Folder
Adalah lipatan kertas/plastik tebal untuk menyimpanan arsip. Macammacam map
arsip/folder meliputi :
 Stofmap folio (map berdaun)
 Snelhechter (map berpenjepit)
 Brief Ordner (map besar berpenjepit)
 Portapel (map bertali)
 Hanging Folder (map gantung)
b) Sekat Petunjuk/ Guide
Adalah alat yang terbuat dari karton/ plastik tebal yang berfungsi sebagai penunjuk,
pembatas atau penyangga deretan folder.
c) Almari Arsip/ Filing Cabinet
Adalah alat yang digunakan untuk menyimpan arsip dalam bentuk lemari yang terbuat
dari kayu, alumunium atau besi baja tahan karat/api.
d) Rak Arsip
 Adalah alamari tanpa daun pintu atau dinding pembatas untuk menyimpan arsip yang
terlebih dahulu dimasukkan dalam ordner atau kotak arsip.
e) Kotak/ Almari Kartu/ Card Cabinet
Adalah alat yang digunakan untuk menyimpan kartu kendali, kartu indeks dan kartu-kartu
lain yang penyimpanannya tidak boleh sembarangan agar mudah untuk ditemukan kembali.
f) Berkas Peringatan/ Tickler File
Adalah alat yang digunakan untuk menyimpan arsip/ kartu-kartu yang memiliki tanggal
jatuh tempo.
g) Kotak Arsip/ File Box
Adalah alat yang digunakan untuk menyimpan arsip yang terlebih dahulu dimasukkan ke
dalam folder/ map arsip.
h) Rak Sortir
Adalah alat yang digunakan untuk memisah-misahkan surat yang diterima, diproses,
dikirimkan atau untuk menggolong-golongkan arsip sebelum disimpan
8. Pemeliharaan dan Pengamanan Arsip
Kegiatan kearsipan adalah kegiatan keadministrasian. Arsip lahir karena terselenggaranya
kegiatan organisasi. Keberadaan arsip membuktikan bahwa organisasi dan seluruh komponen
yang ada di dalamnya menjalankan fungsinya. Banyak konsep pemeliharaan dan pengamanan
arsip yang telah berubah dan harus disesuaikan dengan perkembangan zaman, misalnya
disesuaikan dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi dalam bidang kearsipan.
Komputer sebagai alat dalam kegiatan keadministrasian, memunculkan peluang dan tantangan
baru bagi dunia kearsipan.
Istilah “pemeliharaan dan pengamanan” dalam beberapa literatur dan kamus dinyatakan
atau dapat ditemukan sebagai bagian dari kegiatan preservasi atau pelestarian. Pemeliharaan
berasal dari kata dasar pelihara yang berarti jaga atau rawat, sedangkan kata pemeliharaan berarti
proses atau cara atau perbuatan yang dilakukan untuk menjaga dan merawat. Apabila kata
“pemeliharaan” dirangkaikan dengan kata “arsip” menjadi “pemeliharaan arsip dapat berarti juga
proses atau cara atau perbuatan untuk menjaga dan merawat arsip, sedangkan kata “pengamanan
arsip” dapat berarti perbuatan atau cara yang dilakukan agar arsip bebas dari bahaya, bebas dari

gangguan, dan terlindung dari kerusakan.

 Preservasi arsip” dapat diartikan sebagai pengawetan, pemeliharaan, penjagaan dan
perlindungan terhadap arsip. Menurut Bellardo (1992), termasuk dalam kegiatan preservasi
adalah memindahkan informasi arsip yang terekam dalam suatu media ke media lainnya,
misalnya ke media microfilm. Berdasarkan pada pengertian tersebut maka kegiatan pelestarian
atau preservasi arsip sebetulnya meliputi kegiatan pemeliharaan atau perawatan atau
penyimpanan dan pengamanan atau perlindungan arsip baik fisik maupun informasi yang
terekam di dalamnya.

Setiap format arsip dalam bentuk media apa pun mempunyai sifat-sifat sebagai “arsip”,
yaitu sifat permanen. Oleh karena itu, sebaiknya fisik arsip atau media rekam arsip sebagai
carrier atau pembawa informasi harus mempunyai kemampuan untuk bertahan selama mungkin
dan mempunyai kemampuan daya tahan akibat penggunaan yang berulang-ulang.

Namun demikian, yang perlu diperhatikan bahwa sebagus apa pun media rekam arsip, dia
akan tetap mempunyai keterbatasan daya tahan maksimal sehingga media rekam arsip akan tetap
mengalami penurunan daya tahan (deterioration) atau bahkan rusak.

Preservasi yang dilakukan sebetulnya hanya sekadar memperlambat kerusakan atau

menghambat penurunan daya tahan media rekam arsip sehingga dapat bertahan selama mungkin,
lebih lama dari kekuatan maksimal media rekam tersebut.

Langkah preservasi arsip yang dapat dilakukan baik dalam rangka menghadapi faktor
internal maupun karena faktor eksternal, dapat dibagi menjadi dua kelompok, pertama preservasi
yang bersifat preventif (preventive conservation) dan kedua preservasi yang bersifat perbaikan
atau restorasi (restoration conservation). Konservasi preventif dapat dilakukan dengan cara-cara
(Abu Bakar 1996:89):

a. memonitor lingkungan arsip disimpan.

b. penggunaan alat ukur monitoring lingkungan arsip yang baik dan akurat.
c. penyediaan ruang penyimpanan arsip.
d. pencegahan terhadap berbagai kerusakan arsip akibat ulah manusia, suhu dan kelembaban,
intensitas cahaya, dan lain-lain
9. Peminjaman Arsip
 Peminjaman Arsip adalah kegiatan pelayanan pencarian arsip/dokumen yang diperlukan
oleh pimpinan atau pihak lain, dan menerima kembali untuk disimpan ditempat penyimpanan
semula (Karso 1987:63).

Prosedur peminjaman arsip :

1. Peminjam mengajukan permohonan peminjaman arsip pada petugas .

2. Peminjam arsip mengisi blanko peminjaman dan menerima arsip yang dibutuhkan.
3. Petugas Kearsipan melakukan penagihan arsip apabila masa peminjaman sudah habis.
4. Petugas kearsipan menerima, mencatat pengembalian, dan menyimpan arsip ditempat
penyimpanan semula.
10. Penemuan Kembali Arsip
Apabila ada pihak lain yang meminta / meminjam arsip yang disimpan, petugas arsip
harus menempuh langkah-langkah sebagai berikut :
a. Menanyakan jenis arsip yang disimpan
b. Menentukan kode berdasarkan nama yang telah diindeks
c. Melihat kartu Indeks untuk melihat kode arsip
d. Mengambil arsip dari tempat penyimpanannya, berdasarkan kode dan mengantinya
dengan BonPinjam arsip
11. Penyusutan
Penyusutan arsip menurut PP No. 34 Tahun 1979 ialah kegiatan pengurangan arsip
dengan cara:
a. Memindahkan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan dalam lingkungan
lembaga-lembaga Negara atau badan-badan pemerintah masing-masing.
b. Memusnahkan arsip sesuai dengan ketentuan-ketentuan yang berlaku.
c. Menyerahkan arsip statis oleh unit kearsipan kepada arsip Nasional.

Penyusutan ditunjukan terhadap arsip-arsip yang jangka waktu penyimpanan atau

retensinya telah habis. Jangka waktu penyimpanan arsip ditentukan oleh jadwal retensi
arsip yang disusun berdasarkan ketentuan peraturan perundangan yang berlaku. Maksud
penyusutan adalah untuk penghemat: ruangan untuk penyimpanan, biaya untuk
pengadaan sarana, dan waktu dalam usaha pencarian kembali arsip yang disimpan. Arsip
 yang telah disisihkan berdasarkan jangka waktu retensinya, harus diadakan penilaian
kembali untuk dapat menentukan arsip-arsip mana yang dapat dipindahkan dari unit
pengolah ke unit kearsipan, dari unit kearsipan III ke unit kearsipan II, dan dari unit
kearsipan II ke unit kearsipan I atau dari unit kearsipan satu ke arsip Nasional Republik
Indonesia (ANRI), dan arsip-arsip mana yang dapat dimusnahkan.
12. Pemusnahan arsip
Memusnahkan arsip berarti menghapus keberadaan arsip dari tempat penyimpanan. Jadi
pemusnahan arsip adalah tindakan menghancurkan secara fisik arsip-arsip yang sudah berakhir
fungsinya dan sudah tidak memiliki nilai kegunaan lagi (Mulyono 2012:77). Hanya untuk arsip
yang mempunyai nilai nasional yang tidak dimusnahkan, tetapi dikirim ke Arsip nasional untuk
disimpan dan dilestarikan untuk selama-lamanya sebagai hasil budidaya bangsa.
Pemusnahan dilaksanakan oleh penanggungjawab kearsipan dan 2 (dua) orang saksi dari
unit kerja lain. Setelah pemusnahan selesai dilaksanakan, maka Berita Acara dan Daftar
Pertelaan (Daftar Keteraangan) ditandatangani leh penanggungjawab pemusnahan bersama
saksi-saksi. Penghancuran arsip harus dilakukan secara total, sehingga hilang sama sekali
dentitas arsip yang bersangkutan. Pelaksanaan pemusnahan arsip dapat dilakukan dengan 3 cara :
1. Pembakaran arsip
Pembakaran arsip harus dilakukan dengan sempurna, artinya perlu di cek apakah
kertas sudah terbakar secara sempurna (sudah jadi abu). Apabila tidak dicek dapat terjadi
masih ada kertas-kertas yang belum terbakar yang sepintas tidak kelihatan.
2. Penghancuran arsip dengan bahan kimia
Adalah memusnahkan arsip dengan menuangkan bahan kimia diatas tumpukan
arsip. Cara ini agak berbahaya karena bahan kimia yang biasa di gunakan (biasanya soda
api) dapat melukai kalau percikannya mengenai badan.
3. Pencacahan arsip dengan mesin pencacah arsip.
Cara pemusnahan arsip dengan mencacah arsip dapat di lakukan secara bertahap,
artinya tidak harus selesai pada saat itu.

13. Manajemen Dokumen Elektronik

Pengertian sederhana tentang manajemen dokumen elektronik adalah suatu tata kelola
dokumen yang sudah dilakukan secara elektronik dengan menggunakan perangkat komputer
dan alat elektronik pendukung lainnya. Dengan pengelolaan elektronik maka proses secara
manual dapat dikurangi, walaupun tidak mungkin dihilangkan seluruhnya.

International Cauncil on Archival (1996:5) mendefinisikan Record Electronic sebagai “an

elektronic record is a record that is suitable for manipulation, transmision or processing by a
digital computer”. Pengolahan rekod elektronik adalah rekod yang senantiasa mampu
ditranmisikan, dikelola, dan diproses dengan komputer secara digital. Budiman (2009: 2)
menyatakan bahwa: “Rekod elektronik adalah arsip yang diciptakan, dikomunikasikan, dan
dikelola secara elektronik, dan dalam hal ini adalah menggunakan teknologi komputer, arsip
tersebut diciptakan secara elektronik atau hasil alih media dari arsip konvensional.

Dari uraian di atas, dapat disimpulkan bahwa dokumen/rekod elektronik adalah arsip
yang diciptakan, dikomunikasikan, dan dikelola secara elektronik serta menggunakan
teknologi komputer. Rekod elektronik ini merupakan hasil alih media dari arsip
konvensional ataupun suatu proses yang diciptakan secara elektronik.

Setiap bisnis menghasilkan sejumlah besar dokumen, seperti laporan keuangan, laporan
sumber daya manusia, memo, dan jenis lain dari informasi tertulis. Tanpa sistem manajemen
dokumen elektronik akan sulit untuk menemukan informasi yang tepat dan dibutuhkan segera.
Manajemen dokumen elektronik sangat dibutuhkan dalam proses penyajian data, reporting,
dan akses informasi secara online sehingga kita tidak perlu membuang waktu terlalu banyak
ketika membutuhkan informasi tertentu. Sistem Manajemen Dokumen Elektronik
merupakan sistem aplikasi pengelolaan dokumen berupa kertas, microfilm, dan lain-lain
yang sudah dialihmediakan menjadi format digital maupun file tipe doc, ppt, xls., 3gp, dwg.,
PDF, dan lain-lain yang sudah di upload ke dalam software Document Management Sistem
(DMS) tertentu. Dokumen yang sudah di upload kemudian dapat diakses, dicari, dan
ditampilkan oleh pengguna dokumen melalui sistem manajemen dokumen elektronik ini.
Dengan menggunakan metode pencarian terpadu yang sesuai dengan jenis dokumen,
pengguna dapat secara mudah menampilkan dokumen yang dituju walaupun secara fisik
dokumen atau arsip tersebut berada pada tempat lain.

1. Proses Penciptaan Arsip/Dokumen Elektronik

Proses penciptaan arsip/dokumen dapat dilakukan dengan 2 cara, yaitu
 a. Penciptaan secara elektronik atau otomasi
Penciptaan secara elektronik atau otomasi adalah menciptakan arsip elektronik dengan
menggunakan alat yang bersifat elektronik, seperti kamera digital, perekam suara,
perekam video, dan khususnya komputer.

b. Penciptaan arsip dengan cara transformasi digital

c. Proses penciptaan arsip dengan transformasi digital sering disebut proses digitalisasi.
Secara umum, digitalisasi mempunyai arti sebagai proses penciptaan arsip elektronik
dari arsip konvensional dengan tujuan untuk melindungi arsip konvensional dari
kerusakan secara fisik.
Proses ini memerlukan beberapa tahapan, yang masing-masing tahap akan memiliki
aturan-aturan yang harus dipatuhi, untuk menjaga keotentikan arsip elektronik yang
dihasilkan. Selain melalui beberapa tahapan, proses penciptaan arsip elektronik
memerlukan peralatan yang handal dan ruang simpan yang besar. Tahapan proses meliputi:

1) Tahap Pemilihan
Dalam tahap pemilihan ini perlu diperhatikan beberapa hal, antara lain waktu,
kegunaan, informasi, dan penyelamatan. Pemilihan berdasarkan waktu berarti arsip
dipilih berdasarkan pada waktu pengelolaan arsip. Pemilihan berdasarkan kegunaan,
berarti arsip dipilih berdasarkan seberapa tingkat penggunaan arsip, sering digunakan
ataukah tidak. Pemilihan berdasarkan informasi berarti pemilihan arsip dengan
mempertimbangkan isi kandungan informasi arsip. Pemilihan berdasar penyelamatan
berarti pemilihan dengan memperhatikan kondisi fisik arsip, semakin buruk kondisi
fisik arsip, semakin cepat untuk diselamatkan.
2) Tahap Pemindaian
Arsip setelah dipilih kemudian dilakukan pemindaian arsip. Pada prinsipnya,
pemindaian arsip hanya dapat dilakukan satu kali saja sehingga proses pemindaian
dilakukan dengan cermat, tepat, dan dilakukan dengan tujuan untuk mendapatkan master
arsip elektronik.
3) Tahap Penyesuaian
Nama file dari hasil proses pemindaian biasanya berupa nama default pemberian
mesin, yaitu tergantung mesin pemindai yang digunakan. Salah satu nama yang
 umum adalah “scanxxxxx” dengan “xxxxx” adalah nomor urut pemindaian. Nama
file tersebut tidak mencerminkan isi dari arsip sehingga perlu dilakukan penyesuaian
nama file dengan mengikuti jenis arsip, fond arsip, nomor urut daftar, nomor urut
arsip, dan nomor urut lembar arsip.
4) Tahap pendaftaran
Setelah arsip hasil pemindaian disesuaikan dengan arsip aslinya maka baru
dilakukan pendaftaran atau pembuatan daftar. Dalam daftar yang dibuat dicantumkan
informasi tentang nomor urut arsip dan disesuaikan dengan daftar pertelaan arsip
(DPA). Informasi tersebut diperlukan untuk menjamin keaslian dari arsip elektronik
yang dihasilkan dan menjaga dari kemungkinan pemalsuan karena salah satu ciri
arsip yang baik adalah asli dan autentik tercapai.
5) Tahap pembuatan berita acara
Pada tahap ini dilakukan aktivitas pembuatan berita acara proses digitalisasi dari
arsip konvensional ke dalam arsip elektronik. Pada berita acara tersebut,
dicantumkan penanggungjawab pelaksanaan dan legalisasi dari pejabat yang
berwenang, jenis perangkat keras yang digunakan, detail, dan jenis komputer yang
digunakan.

Sementara itu, implementasi Sistem Manajemen Dokumen Elektronik akan

menghasilkan:

a. Akses informasi dapat dicapai dengan cepat dan akurat setelah data arsip/dokumen
diolah menjadi suatu informasi siap saji.
b. Memiliki duplikasi/salinan (backup) fisik arsip/dokumen yang tersimpan dalam media
elektronik.
c. Terjaganya keamanan informasi yang terkandung dalam dokumen dari bahaya
kebocoran informasi, hilang/rusak/terbakar, dan bahaya lainnya.
d. Sebagai sarana untuk mempercepat proses pencarian dokumen yang dilakukan
secara elektronik.
e. Mempercepat penemuan fisik dokumen dengan menentukan/ memasukkan
informasi lokasi penyimpanan dokumen.
 f. Dokumen fisik akan terjaga kelestariannya dan keamanannya karena penggunaannya
tidak lagi menggunakan fisik arsip/dokumen, terkecuali untuk kepentingan pembuktian
fisik dokumen dalam suatu kasus/fraud.
g. Sistem selanjutnya dapat dikembangkan dengan pemanfaatan dan pengelolaan
dokumen dengan akses melalui internet dan intranet yang dipadukan dengan aplikasi-
aplikasi manajemen dokumen tertentu sesuai kebutuhan.
h. Penghematan investasi berupa ruang kearsipan Semakin berkembangnya perusahaan
maka jumlah arsip/dokumen yang tercipta akan semakin besar dan memerlukan ruang
penyimpanan yang semakin besar juga. Hal ini dapat diatasi atau diefisienkan dengan
cara sistem penyimpanan arsip dengan pengalihan media arsip konvensional ke dalam
media arsip elektronik.
i. Penghematan investasi berupa kertas, tinta cetak (printer & fotocopy) Keunggulan utama
dari sistem berbasis elektronik adalah penyebarannya yang bersifat elektronik, tidak
lagi memerlukan kertas dan tinta, dan cukup dengan mengopi pada disk atau media
lainnya, walaupun pada saat tertentu kertas tetap masih dibutuhkan.
j. Penghematan SDM. Dalam sistem arsip konvensional tentunya banyak melibatkan
petugas kearsipan untuk mengelola dan melayani kebutuhan arsip, dan hal ini belum
menjamin kecepatan dan ketepatan dalam sistem pencarian arsip. Berbeda dengan arsip
elektronik, tentu saja dapat dilakukan penekanan kebutuhan SDM. Selain itu, sistem
temu kembali informasi tidak harus melibatkan SDM yang banyak, namun akses
informasi dapat dilakukan dengan cepat.

Pada sisi lain, Sistem Manajemen Arsip/Dokumen Elektronik memiliki karakteristik:

a. Capture
Capture merupakan hal penting bagi catatan/kertas dan dokumen elektronik untuk
pengarsipan, retrieval, dan distribusi sebagai solusi dokumen manajemen.
Document imaging dan platform management menyediakan dasar scanning, batch
proses, dan import dokumen elektronik. Kemajuan yang utama dalam teknologi scan
membuat dokumen dikonversi secara cepat, murah, dan mudah. Proses scan yang
baik akan meletakkan kertas file ke komputer dengan mudah.
 b. Storage
Sistem penyimpanan dokumen yang dapat dilakukan dalam jangka waktu panjang
dan relatif aman serta penyimpanan dokumen yang mengakomodasi perubahan
dokumen, volume yang bertambah, dan mempercepat teknologi.
c. Index
Sistem index yang menciptakan suatu sistem pengarsipan secara terorganisir yang dapat
ditampilkan kembali secara efisien dan mudah. Suatu sistem index yang baik akan
membuat prosedur yang berjalan dan lebih efektif.
d. Retrieval
Sistem perolehan kembali menggunakan informasi dokumen yang mencakup teks,
index, dan gambar ke dalam sistem. Suatu sistem perolehan kembali yang baik akan
membuat pencarian dokumen dengan cepat dan mudah.
e. Access
Suatu sistem akses yang baik akan membuat hak akses secara personal, apakah berada
di kantor atau dapat melalui internet serta fleksibilitas untuk mengendalikan akses
sistem.

Manajemen dokumen elektronik sebenarnya adalah pengganti dari pekerjaan/aktivitas

yang bersifat manual ke dalam sistem elektronik dengan menggunakan aplikasi yang sesuai
dengan kebutuhan. Oleh karena itu, syarat sebelum sistem dokumen secara elektronik
diterapkan dalam sistem manajemen kearsipan maka manajemen arsip/dokumennya harus
sudah memiliki ketentuan/peraturan internal baku yang mencakup:

a. Memiliki Standard Operating Procedure (SOP) Manajemen Dokumen Perusahaan

sebagai standar kerja yang diberlakukan dan menjadi panduan dalam manajemen
dokumen di organisasi bersangkutan.
b. Memiliki sistem klasifikasi (pengelompokan) jenis arsip/dokumen sesuai dengan fungsi
arsip/dokumennya.
c. Memiliki sumber daya manusia yang dapat menjalankan proses manajemen
elektronik.
 Dokumen elektronik memerlukan alat penyimpanan tersendiri. Jenis alat penyimpanan
dokumen elektronik (storage) meliputi:

1. Media Penyimpanan Magnetik (Magnetik Storage Media)

a. Harddisk
Harddisk merupakan alat tambahan untuk menyimpan data dalam kapasitas besar
yang dilapisi secara magnetis, saat ini perkembangan harddisk sangat cepat dari
daya tampung dan kecepatan membaca data. Perlu diketahui saat ini harddisk memang
mutlak ada dalam setiap komputer atau laptop sebagai penyimpan sistem operasi yang
permanen.

b. Floppy Disk Drive (Disket)

Floppy disk merupakan alat tambahan untuk menyimpan atau menuliskan ke
dalam disket maupun sebaliknya, ukuran yang umum digunakan adalah ukuran 3,5
inchi.
c. Zip Driver
Zip driver merupakan media penyimpan magnetik dengan head yang sangat kecil
dan dapat menampung data hingga 750 MB.
d. Memory Card (Flash Drive)
Kartu memori adalah sebuah alat penyimpan data digital, seperti gambar digital, berkas
digital, suara digital, dan video digital. Kartu memori biasanya mempunyai kapasitas
ukuran berdasarkan standar bit digital, yaitu 16 MB, 32 MB, 64 MB, 128 MB, 256 MB,
dan seterusnya kelipatan dua.
Kartu memori terdapat beberapa tipe yang sampai sekarang ini ada sekitar 43 jenis.
Jumlah kapasitas terbesar saat ini adalah tipe CF (Compact Flash) dengan 8 GB
(info: 1 GB = 1024MB, 1048576KB). Untuk membaca data digital yang disimpan di
dalam kartu memori ke dalam komputer, diperlukan perangkat pembaca kartu memori
(memory card reader).
e. USB Flash Disk (Flash Drive atau USB Keys)
USB flash drive adalah alat penyimpanan data memori flash tipe NAND yang memiliki
alat penghubung USB yang terintegrasi. Flash drive ini biasanya berukuran kecil,
 ringan, serta dapat dibaca dan ditulisi dengan mudah. Per November 2006, kapasitas
yang tersedia untuk USB flash drive ada dari 128 megabyte sampai 64 gigabyte.

2. Media Penyimpanan Optikal (Optical Disk)

a. CD (Compact Disc atau Laser Optic Disk)
CD-ROM merupakan akronim dari “compact disc read-only memory adalah sebuah
piringan kompak dari jenis piringan optik (optical disc) yang dapat menyimpan data.
Ukuran data yang dapat disimpan saat ini dapat mencapai 700 MB atau 700 juta bit.
CD-ROM bersifat read only (hanya dapat dibaca, dan tidak dapat ditulisi). Untuk
dapat membaca isi CD-ROM, alat utama yang diperlukan adalah CD Drive.
Perkembangan CDROM terkini memungkinkan CD dapat ditulisi berulang kali (Re
Write/RW) yang lebih dikenal dengan nama CD-RW.
b. DVD (Digital Video Disc/Digital Versatile Disc)
DVD adalah sejenis cakram optik yang dapat digunakan untuk menyimpan data,
termasuk film dengan kualitas video dan audio yang lebih baik dari kualitas VCD.
“DVD” pada awalnya adalah singkatan dari digital video disc, namun beberapa pihak
ingin agar kepanjangannya diganti menjadi digital versatile disc (cakram serba guna
digital) agar jelas bahwa format ini bukan hanya untuk video saja. Karena konsensus
antara kedua pihak ini tidak dapat dicapai, sekarang nama resminya adalah “DVD”
saja, dan huruf- huruf tersebut secara “resmi” bukan singkatan dari apapun.

Jika Anda cermati uraian-uraian tentang manajemen dokumen elektronik maka dapat kita
katakan bahwa keuntungan dari sistem manajemen dokumen elektronik adalah berikut ini.

1. Mempunyai tingkat kecepatan pencarian dokumen yang tinggi karena sistem ini bersifat
elektronik maka kemampuan pengelolaan dan pelayanan dokumen dipastikan dapat lebih
cepat daripada jika dilakukan secara manual.
2. Tingkat ketepatan yang tinggi. Dengan menggunakan Sistem Manajemen
Dokumen Elektronik, pengelolaan dokumen dapat diidentifikasikan secara tepat karena
menggunakan sistem indeks, pencatatan tempat penyimpanan secara fisik, dan mempunyai
dokumen bayangan dalam bentuk CD-ROM.
3. Mendukung pengelolaan dokumen dalam berbagai jenis format. Selain dokumen arsip
yang berbentuk tekstual (kertas, dan lain-lain), Sistem Manajemen Dokumen Elektronik
dapat juga mengelola dokumen dalam bentuk audio, video, maupun berbagai jenis
gambar, seperti photo, poster, peta, dan sebagainya.
4. Tingkat keamanan yang tinggi. Terproteksi dengan adanya kata kunci [password] dan
mempunyai salinan data [backup] yang disimpan dalam lokasi atau media berbeda.
5. Pengembangan ke depan. Dapat di akses dengan intranet maupun internet, dapat
diintegrasikan dengan sistem manajemen dokumen elektronik lainnya, dan database
aplikasi dapat dikolaborasikan dengan bentuk database lainnya, seperti Ms SqL,
Oracle, MSDE, dan sebagainya.
Tidak semua arsip/dokumen hasil operasional organisasi dapat dijadikan arsip/dokumen
elektronik mengingat efektivitas dan kegunaan yang akan diambil dari fungsi manajemen
dokumen elektronik, yaitu tersedianya data/dokumen penting. Setiap organisasi, baik lembaga
pemerintah maupun perusahaan memiliki arsip/dokumen yang berbeda-beda tergantung kepada
bidang pekerjaan dan usaha yang bersangkutan, namun secara garis besar arsip/dokumen yang
dapat dialihmediakan untuk dijadikan sebagai dokumen elektronik adalah yang biasa
disebut sebagai arsip/dokumen tingkat 1 (satu) atau dokumen vital yang memiliki kriteria
sebagai berikut.

a. Merupakan prasyarat bagi keberadaan lembaga/organisasi/perusahaan karena tidak dapat

digantikan dari aspek administrasi dan legalitasnya
1) akta pendirian;
2) surat keputusan, surat perizinan, surat penetapan, dan lain-lain.
b. Sebagai alat bukti kepemilikan (aset)
1) sertifikat, Akta Jual Beli, BPKB;
2) perjanjian piutang;
3) perjanjian antar negara.
c. Sebagai alat bukti dan transaksi
1) bukti transfer dana;
2) surat perintah instruksi pembayaran;
3) bukti pajak.
d. Berkaitan dengan kebijakan strategis lembaga/organisasi/perusahaan
 1) dokumen ketetapan/peraturan dari pemerintah;
2) hasil RUPS;
3) laporan keuangan.

Sekarang, bagaimanakah legalisasi dokumen elektronik?

Legalisasi adalah tindakan pengesahan isi dokumen perusahaan yang dialihkan atau
ditransformasikan ke dalam mikrofilm atau media lain, menerangkan, atau menyatakan bahwa
isi dokumen perusahaan yang terkandung di dalam mikrofilm atau media lain tersebut
sesuai naskah aslinya. Setiap pengalihan dokumen perusahaan ke dalam mikrofilm atau media
lainnya harus dilegalisasi oleh pejabat yang berwenang atau kepada pejabat yang ditunjuk
dengan Surat Keputusan (SK) khusus. Dokumen instansi/perusahaan hasil pengalihan yang
disimpan di dalam mikrofilm atau media lainnya tersebut, merupakan dokumen pengganti
yang sepenuhnya sama dengan naskah aslinya.

Mikrofilm atau media lainnya tetap dalam keadaan baik untuk dapat disimpan dalam
jangka waktu sekurang-kurangnya sesuai dengan ketentuan mengenai kedaluwarsa suatu
tuntutan yang diatur dalam peraturan perundang-undangan yang berlaku dan dokumen
hasil pengalihan dapat dibaca atau dicetak kembali di atas kertas. Dokumen yang telah
dialihkan dalam mikrofilm atau media lainnya atau hasil cetaknya merupakan alat bukti yang
sah. Hasil cetak dokumen yang dialihkan ke dalam mikrofilm dapat dilegalisasi untuk keperluan
proses peradilan dan kepentingan hukum. Dalam kaitan dengan pengalihmediaan, pimpinan
lembaga/perusahaan menetapkan dan menunjuk pejabat di bawahnya melalui Surat Keputusan
(SK) khusus untuk memberikan wewenang sebagai berikut.

1. Meneliti dan menetapkan dokumen perusahaan yang akan dialih mediakan.

2. Memberikan pengesahan/legalisasi atas dokumen yang dialihmedia.

Setelah proses alih media selesai harus dibuat Berita Acara (BA). BA ditandatangani oleh
pimpinan lembaga/perusahaan atau pejabat yang ditunjuk. Berita Acara memuat hal-hal berikut.

1. keterangan tempat, hari, tanggal, bulan, dan tahun dilakukannya alih media.
 2. keterangan mengenai jenis dokumen yang dialihkan.
3. keterangan bahwa pengalihan dokumen perusahaan yang dibuat di atas kertas telah
dilakukan sesuai naskah aslinya.
4. kolom tanda tangan pimpinan lembaga/perusahaan dan atau nama pejabat yang
ditunjuk.

.
 BAB III
METODE PENELTIAN
1. Lokasi Penelitian
Lokasi yang dijadikan tempat penelitian adalah Kantor Desa Dedap Kecamatan Tasik
Putri Puyu Kabupaten Kepulauan Meranti.
2. Operasional Konsep

Operasional konsep adalah pembatasan terhadap suatu masalah yang akan diteliti. Objek
kajian dalam penelitian ini adalah sistem kearsipan di Bagian Umum pada Kantor Desa Dedap,
dan kegiatan-kegiatan kearsipan dalam tata cara memenejemeni arsip.

3. Sumber dan Jenis Data

1) Sumber data
Kegiatan penelitian ini diperlukan data-data yang bersifat objektif dan relevan dengan
judul penulis yang diajukan agar pelaksanaan kegiatan penelitian ini dapat berjalan dengan
baik dan sesuai dengan apa yang diharapkan penulis. Sumber data yang diperoleh adalah
dari umum pada kantor Desa Dedap.
2) Jenis data
Data adalah hasil pencatatan peneliti, baik yang berupa fakta ataupun angka. Dari sumber
SK Menteri P dan K No. 0259/U/1977 tanggal 11 Juli 1997 disebutkan bahwa data adalah
segala fakta dan angka yang dapat dijadikan bahan untuk menyusun suatu informasi
(Suharsimi 2006:118).
Adapun jenis data yang akan digunakan penulis dalam penelitian ini adalah:
a. Data Primer
Data primer merupakan sumber-sumber dasar yang merupakan bukti atau saksi utama
dari kejadian yang lalu. Data primer diperoleh langsung dari sumbernya, diamati dan
dicatat untuk pertama kalinya. Data primer diperoleh melalui observasi dan wawancara,
data yang diperoleh penulis adalah mengenai sistem pengelolaan arsip pada kantor Desa
Dedap
b. Data Sekunder
Yaitu data yang diperoleh penulis dari buku-buku literatur yang berkaitan dengan
penulisan tugas akhir ini sebagai penunjang dalam penelitian, data ini didapat secara
 tidak langsung dari sumber tertulis seperti dokumen dan arsip instansi, yang digunakan
untuk melengkapi data yang diperlukan. Data sekunder diperoleh dari catatan-catatan dan
literatur yang ada hubungannya dengan sistem kearsipan.
4. Metode Pengumpulan Data
Metode pengumpulan data dimaksudkan untuk menghimpun data-data informasi yang
diinginkan sesuai dengan bagian dalam instansi yang diambil oleh peneliti. Metode pengumpulan
data ada tiga cara yaitu:
1) Observasi
Dalam tahap observasi ini penulis melakukan pengamatan pada bagian umum kantor
Kecamatan Gunungpati Kota Semarang mengenai sistem kearsipan pengelolan kearsipan.
Sehingga penulis mengetahui dengan jelas bagaimana peran humas pada kantor Desa Dedap.
2) Wawancara
Wawancara / interview adalah suatu cara untuk mengumpulakan data dengan
mengajukan pertanyaan secara langsung kepada seorang informan atau seorang ahli yang
berwenang dalam suatu masalah (Suharsimi 2006:124).. Metode ini digunakan untuk
memperoleh data dengan cara mengajukan pertanyaan kepada unit organisasi yang terkait
dengan peran humas dalam menciptakan opini publik di kantor Desa Dedap. Sebelum
wawancara terlebih dahulu dipersiapkan:
 Pedoman wawancara
 Menetapkan serta menghubungi informan yang akan diwawancarai
 Menetapkan waktu dan tempat wawancara
 Menetapkan materi dan garis besar instrumen yang akan ditanyakan sehingga data
yang akan diperlukan dapat diperoleh dengan mengajukan pertanyaan secara terarah.
3) Dokumentasi
Metode dokumentasi yaitu mencari data mengenai hal-hal atau variabel yang berupa
catatan, buku, transkip, surat kabar, majalah, prasasti, notulen rapat, lengger, agenda dan
sebagainya. (Suharsimi, 2006:231).
Dalam hal ini dokumen yang digunakan berasal dari literature dan dokumen instansiyang
berupa catatan, buku profil, struktur organisasi dan susunan tata kerja kantor Desa Dedap.
5. Metode Analisis Data
Untuk mencapai tujuan penelitian sesuai dengan yang diharapkan dalam penyusunan
proposal tugas akhir ini dan untuk diperoleh suatu kesimpulan maka data yang telah terkumpul
akan dianalisis dengan mengamati mengenai kriteria hal-hal yang diperlukan dalam suatu
penyajian. Data yang telah dikumpulkan akan dianalisis dengan menggunakan teknik deskriptif,
adalah pembanding antara teori dengan hasil penelitian tentang sistem kearsipan di kantor Desa
Dedap..

BAB IV

HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN

A. Visi, Misi dan Tujuan Desa Dedap

Visi adalah keadaan yang ingin diwujudkan SKPD pada akhir periode Renstra sesuai
dengan tugas pokok dan fungsi serta sejalan dengan visi pada RPJMD desa. Visi Desa ini adalah
“Pelayanan Prima, Lingkungan Nyaman dan Masyarakat Partisipatif pada Tahun sekarang”. Misi
adalah rumusan umum mengenai upaya-upaya yang akan dilakukan sesuai tugas pokok dan
fungsi dalam rangka mewujudkan visi SKPD. Misi Desa Dedap ini adalah sebagai berikut :
1) Meningkatkan kualitas pelayanan
2) Meningkatkan kebersihan lingkungan
3) Memberdayakan masyarakat dalam pembangunan.
 Tujuan adalah sesuatu yang ingin dicapai dari setiap misi SKPD, dilengkapidengan sasaran
yang terukur dan dapat dicapai dalam periode yang direncanakan adalah sebagai berikut :

1) Memberikan pelayanan cepat untuk masyarakat

2) Meningkatkan cakupan kebersihan wilayah dan titik pantau adipura
3) Meningkatkan jumlah kelompok dan kegiatan kemasyarakatan yang aktif serta cakupan
pembangunan wilayah.

Sementara itu, sasaran yang ingin dicapai dari beberapa tujuan tersebut adalah sebagai
berikut :

1) Mengoptimalkan sumberdaya pelayanan

2) Mewujudkan tertib administrasi pelaporan Desa
3) Meningkatkan cakupan kebersihan di semua wilayah
4) Mengoptimalkan pembinaan lembaga kemasyarakatan
5) Mengoptimalkan kegiatan kemasyarakatan dan cakupan pembangunan
6) wilayah.
B. Struktur Organisasi Desa Dedap

Sebagai suatu organisasi dan dalam rangka kelancaran pelaksanaan pencapaian tujuan,
Kantor Desa Dedap telah memiliki struktur organisasi. Struktur atau Susunan Organisasi Kantor
Desa Dedap terdiri dari :

KEPALA DESA

MANSUR

SEKRETARIS BENDAHARA

SAPRIZAL SE BAIHAQI

SEKSI-SEKSI SEKSI-SEKSI SEKSI-SEKSI SEKSI-SEKSI

C. Tugas Pokok dan Fungsi dari Struktur Keorganisasian

Tugas Pokok dan Fungsi Kantor Desa adalah sebagai berikut :

1) perumusan kebijakan teknis di bidang pemerintahan, bidang pembangunan, bidang

pembangunan, bidang kesejahteraan sosial, bidang kependudukan serta ketertiban
2) penyusunan rencana program dan kerja anggaran di bidang pemerintahan, bidang
pembangunan, bidang kesejahteraan sosial, bidang kependudukan serta ketertiban
3) pengkoordinasian pelaksanaan tugas
4) pengkoordinasian kegiatan pemberdayaan masyarakat;
5) pengkoordinasian upaya penyelenggaraan
6) ketentraman dan ketertiban umum
7) pengkoordinasian penerapan dan penegakan peraturan perundang-undangan
8) pengkoordinasian pemeliharaan prasarana dan fasilitas pelayanan umum
9) pengkoordinasian penyelenggaraan kegiatan pemerintah ditingkat Desa
10) pelaksanaan pelayanan masyarakat yang menjadi ruang lingkup tugasnya dan / atau yang
belum dapat dilaksanakan pemerintah Desa / Kelurahan;

Tugas Pokok dan Fungsi Sub Bagian Umum dan Kepegawaian antara lain:

1) menyiapkan bahan perumusan kebijakan teknis di Bidang Umum dan Kepegawaian

2) menyiapkan bahan penyusunan rencana dan program kerja di Bidang Umum dan
Kepegawaian
3) menyiapkan bahan pengkoordinasian pelaksanaan tugas di Bidang Umum dan
Kepegawaian
4) menyiapkan bahan pelaksanaan urusan surat menyurat, kearsipan, kepustakaan,
perjalanan dinas, dokumentasi, keprotokolan dan kehumasan
5) menyiapkan bahan pelaksanaan legalisasi permohonan/rekomendasi surat-surat dari
masyarakat
 6) menyiapkan bahan pelaksanaan pengadaan, inventarisasi, pemeliharaan sarana prasarana
Desa
7) menyiapkan bahan pelaksanaan menghimpun peraturan perundang-undangan;
8) menyiapkan bahan pelaksanaan urusan rumah tangga dan perlengkapan
9) menyiapkan bahan penyusunan dan pengurusan administrasi kepegawaian
10) menyiapkan bahan penyajian data dan informasi di Bidang Umum dan Kepegawaian
D. Hasil Penelitian
Untuk mendapatkan hasil penelitian yang baik dan sesuai dengan tujuan yang ingin
diacapai, maka diperlukan persiapan untuk mendaatkan data yang akurat. Persiapan yang
dilakukan oleh penulis yaitu dengan mengadakan pengamatan, dengan teknik yang digunakan
yaitu wawancara secara langsung dengan salah satu pegawai khususnya bagian pengeolaan arsip.
E. Pengelolaan Arsip pada Kantor Desa Dedap
1) Penerimaan Surat Masuk
Dalam melaksanakan tugasnya, penerima surat dinas melaksanakan kegiatan-kegiataan
sebagai berikut.
a. Menerima surat yang diampaikan oleh pengantar pos, telekomunikasi dan perseorangan.
b. Meneliti kebenaran alamat surat, apabila surat dinas salah segera dikambilakan.
c. Mensortir surat berdasarkan kategori surat dinas yang boleh dibuka, rahasia dan pribadi.
2) Pengurusan Surat Keluar
Surat keluar adalah surat yang sudah lengkap (bertanggal, bernomor, berstempel dan telah
ditandatangani oleh pejabat yang berwenang yang dibuat oleh suatu instansi, untuk ditujukan
kepada instansi lain).

Pada dasarnya pengurusan surat keluar mencakup tiga macam kegiatan pokok, yaitu
pembuatan konsep surat, pengetikan dan pengiriman surat.

 Pembuaan konsep surat

 Pegetikan konsep surat
 Pengiriman surat
3) Pencatat Surat
Dalam menjalankan tugasnya, pencatat surat dinas melakukan tugas sebagai berikut.
a. Apabila surat rahasia/pribadi maka cara penanganannya sebagai berikut.
  Surat rahasia/pribadi dilengkapi dengan lembar pengantar rangkap dua (putih dan
biru) yang diisi informasi pada kolom tujuan surat (kepada), nomor urut pencatat
surat, asal surat (dari), tanggal surat dan nomor surat jika ada.
 Surat rahasia / pribadi tidak boleh dibuka selain oleh pemilik atau nama dari
tujuan surat yang tercantum.
 Surat rahasia / pribadi langsung diserahkan kepada nama yang tertera pada surat
dan penerima memberi paraf, tanggal dan nama pada buku kendali surat sebagai
bukti surat telah diterima.
 Apabila surat rahasia / pribadi sudah diterima oleh nama yang bersangkutan
lembar kendali dikembalikan kepada petugas.
b. Sedangkan surat dinas kategori non rahasia :
 Dilampiri dengan kartu kendali sebanyak rangkap tiga warna putih, kuning dan
merah.
 Informasi yang diisi pada kartu kendali yaitu nomor urut pencatatan surat, kode
klasifikasi sesuai dengan permasalahan isi surat, indeks berkas, asal surat, tanggal
surat, nomor surat, lampiran dan isi ringkas.
 Surat dinas dan isi kartu kendali kemudian dilampirkan lembar disposisi (rangkap
dua warna putih dan kuning) yang sudah diisi informasinya pada kolom tentang
nomor surat, tanggal surat, asal surat (dari), perihal dan nomor pencatatan (agenda
surat).
 Setelah surat dikendalikan diserahkan kepada petugas pengendali surat.
4) Pengendali Surat
a. Dalam melaksanakan tugasnya, pengendali surat melakukan kegiatan sebagai berikut :
Surat, lembar disposisi rangkap 2 warna kuning dan merah diserahkan kepada pengarah
surat yaitu pimpinan unit kearsipan untuk mendpatkan arahan disposisi surat.
b. Selanjutnya, surat lembar disposisi (merah dan kuning) diserahkan kepada pimpinan
instansi untuk mendapat disposisi.
c. Apabila surat lembar disposisi yang sudah diisi oeh pimpinan instansi maka lembar
disposisi dilengkapi informasinya pada kolom pengolah dan tanggal diteruskan.
d. Menyimpan disposisi kuning secara baik
 e. Menyimpan lembar disposisi (merah dan kuning) dan disposisi putih diserahkan kepada
unit pengolah. Apabila lembar disposisi kuning sudah diparaf oleh petugas (tata usah unit
pengolah) maka diambil dan disimpan berdasarkan unit pengolah dan disusun secara
kronologis.
5) Penyimpanan Berkas Lembar Disposisi
Dalam rangka melakukan tugasnya, penyimpanan berkas lembar disposisi melakukan
kegiatan-kegiatan sebagai berikut
a. Menerima lembar disposisi kuning yang sudah diparaf oleh petugas tata usaha unit
pengolah.
b. Menyimpan lembar disposisi kuning pada lembar disposisi berdasarkan unit pengolah
dan disusun secara kronologis.
c. Melakukan pengecakan informasi surat melalui lembar disposisi (kuning dan putih)

Proses pengarsipan secara jelas dapat dilihat pada gambar

Penerimaan
Surat Peralatan dan
Perlengkapan
Pemusnahan
Arsip

Penyimpanan
Proses Pengarsipan Arsip
Penyusutan
Arsip

Pemeliharaan
Arsip
Penemuan
Kembali Arsip
Peminjaman
Arsip
F. Peralatan dan Perlengkapan Arsip pada Kantor Desa Dedap

Di dalam sebuah kantor pasti menyediakan perlengkapan untuk penyimpanan arsip.

Selain perlengkapan utama untuk menyimpan arsip perlu juga disediakan perlengkapan-
perlengkapan dalam penyimpanan arsip, diantaranya adalah: penyekat, map (folder), penunjuk
(guide), lemari arsip.

Pada kantor Desa Dedap dalam melakukan kegiatan kearsipan perlu adanya peralatan dan
perlengkapan dalam pengelolaan arsip tersebut, dengan adanya fasilitas tersebut maka dalam
penataan arsip akan tertata lebih rapi dan memudahkan arsiparis dalam pencarian arsip yang
akan digunakan.

Kantor Desa Dedap dalam pengelolaan arsip masih sangat kurang, terutama peralatan dan
perlengkapan dalam melakuan kegiatan kearsipan. Pada kantor hanya menggunaan map, guide,
lemari arsip hal ini kurang efektif. Seharusnya dalam melakukan kegiatan kearsipan harus
disediakan fasilitas-fasilitas yang lebih lengkap agar lebih mudah dalam penyimpanannya.

G. Sistem Penyimpanan Arsip pada Kantor Desa Dedap

Sistem penyimpanan arsip adalah sistem yang digunakan pada penyimpanan warkat agar
mempermudah dalam bekerja dan penemuan warkat yang sudah disipman dapat diketemukan
kembali dengan segera apabila warkat tersebut diperlukan seketika. Setiap kegiatan pasti
mempunyai urutan penyelesaian dari awal kegiatan sampai selesai. Prosedur permulaan untuk
surat masuk meliputi kegiatan administrasi pencatatan, pendistribusian, dan pengolahan.
Sedangkan untuk surat keluar meliputi pembuatan surat, pencatatan dan mengirim.
H. Peminjaman Arsip pada Kantor Desa Dedap
Pemijaman arsip menurut (Barthos; 1989 : 31) peminjaman arsip adalah keluarnya arsip
dari penyimpanan karena diperlukan oleh pihak lain. Karena arsip tersebut dipinjam dan tidak
ada pada tempatnya, maka perlu adanya pencatatan agar arsiparis dapat mengetahui dimana arsip
tersebut berada, siapa yang menggunakan dan kapan dikembalikan. Dalam peminjaman arsip
seharusnya menggunakan lembar peminjaman arsip yang terdiri rangkap tiga (putih, merah, dan
diru).
Peminjaman arsip pada kantor Desa ini belum sesuai dengan teori yang ada, kendalanya
pada saat peminjaman tidak disediakan lembar peminjaman arsip. Haya masih menggunakan
 cara manual (tidak menggunakan kartu kendali). Orang yang akan meminjam arsip langsung
mendatangi petugas arsip, dalam peminjaman ini tanpa ada syarat-syarat khusus, hanya
mengunakan asas kepercayaan pegawai kepada peminjam dan tidak ada batas waktu
pengembalian.
Arsiparis seharusnya menyediakan kartu pinjam arsip, agar dapat diketahui dimana arsip
tersebut berada. Pelaksanaan peminjaman arsip pada kantor Kecamatan Gunungati Kota
Semarang belum sesuai dengan teori yang ada.
I. Cara Mengatasi Kendala-Kendala dalam Pengelolaan Arsip pada Kantor Desa Dedap
Untuk mengatsi kendala-kendala tersebut maka langkah yang harus dilakukan adalah :
arsip hendaknya dipindahkan ke ruang penyimpanan khusus arsip, agar dalam melakukan
penyimpanan arsip tidak mengganggu proses kerja, sehingga para pegawai yang ada diruangan
tersebut dapat melakukan pekerjaan masing-masing dengan maksimal dan nyaman. Arsiparis
perlu menanyakan kepada peminajam arsip apakah arsip yang dipinjam masih digunakan atau
tidak, jika sudah tidak dipergunakan maka petugas arsip meminta kepada peminjam agar segera
dikembalikan.
Kantor Desa Dedap perlu menambah arsiparis yang ahli dibidang kearsipan agar proses
pengarsipan pada kantor tidak hanya mengandalkan satu orang saja, selain itu mempermudah
dalam proses pengarsipan. Menambahkan AC pada ruangan arsip agar suhu udara pada ruangan
arsip dapat diatur sebagaimana yang dibutuhkan. Hal ini sangat mengurangi adanya ngengat dan
kerusakan arsip.
 BAB V

PENUTUP

1. Kesimpulan
Berdasarkan hasil penilitian dan pembahasan tugas laporan pada kantor Desa Dedap
maka dapat disimpulkan sebagai berikut:
1) Tata cara penyimpanan arsip pada kantor Desa Dedap masih belum sesuai prosedur
penyimpanan. Sehingga dalam penemuan kembali arsip tidak dapat ditemukan secara tepat
dan tepat.
2) Pada kantor Desa Dedap kearsipannya sebagian sudah sesuai dengan teori yang ada, sehinga
dapat memperdalam lagi untuk memahami pekerjaan yang akan dikerjakan dalam
pengolahan arsip.
3) Penanganan arsip dilaksanakan secara langsung oleh tiap unit kerja yang menyelenggarakan
kegiatan kearsipan sendiri-sendiri.
4) Kendala-kendala yang dihadapi oleh Kantor Desa Dedap dalam mengelola arsipnya masih
banyak terdapat kekuranagan diantaranya pencatatan arsip masuk masih dilakukan secara
manual, kurangnya ruangan khusus untuk penyimpanan arsip, peralatan dan perlengkapan
yang kurang memadai,, dan arsiparis di bagian arsip.

2. Saran
1) Sistem kearsipan di bagian tata usaha kantor Desa Dedap dalam proses penyimpanan
sebaiknya menggunakan perangkat lunak pada komputer yang lebih canggih. Hal ini
bertujuan untuk mengefektifkan dan mengefesiensikan waktu dan kerja petugas arsip.
2) Sebaiknya ditambah fasilitas-fasilitas seperti lemari arsip yang memadai, agar arsip yang
masuk dapat ditampung, terpelihara dengan baik, dan mempemudah petugas arsip dalam
penemuan kembali arsip.
3) Menambah ruangan khusus untuk penyimpanan arsip agar semua arsip dapat dikumpulkan
di dalam suatu ruangan khusus dan untuk mempermudah pencarian arsip bila dibutuhkan
seketika dapat diketemukan dengan segera.
4) Kantor Desa Dedap perlu menambah arsiparis yang ahli dibidang kearsipan agar proses
pengarsipan pada kantor tidak hanya mengandalkan satu orang saja, selain itu
mempermudah dalam proses pengarsipan.
 DAFTAR PUSTAKA

Abu Bakar, Hadi. 1996. Pola Kearsipan Modern. Jakarta : PT. Gramedia Pustaka

Amsyah, Zulkifli. 2005. Manajemen Kearsipan. Jakarta : PT Gramedia Pustaka Utama.

Arikunto, Suharsimi. 2006. Prosedur Penelitian Suatu Pendekatan Praktek. Yogyakarta : Rineka
Cipta.

Barthos, Basir. 1989. Manajemen Kearsipan. Jakarta : Bumi Aksara.

Mulyono, Sularso. 2012. Manajemen Kearsipan. Semarang : Unnes Press.

The Liang Gie. 1980. Administrasi Perkantoran Modern. Yogyakarta : Yayasan Studi

Ilmu dan Teknologi.

Undang – Undang No. 7 Tahun 1971. Tentang Ketentuan – ketentuan Pokok Kearsipan.

Wursanto, Ignatius. 2003. Kearsipan I. Yogyakarta : Kanisius.

Karso. 1987. Kearsipan I. purwokerto : SMEA Negeri Purwokerto

Keraf, Gorys. 2001. Komposisi Flores : Nuansa Indah