BAB I

PENDAHULUAN

1.1 LATAR BELAKANG

Persaingan dalam dunia usaha semakin ketat dan berkembang sangat pesat
. setiap perusahaan harus mampu bersaing dan berusaha dengan keras agar
perusahaan yang dikelola selalu muncul sebagai pemenang dalam setiap
persaingan usaha dan memberikan input bagi perusahaan. Hal ini tidak lepas dari
peran sumber daya manusia selaku penggerak dalam menjalankan perusahaan.
Salah satu usaha yang berkembang pesat adalah PT Gudang Baru Berkah
Kepanjen.

PT. Gudang Baru Berkah merupakan sebuah perusahaan yang

memproduksi rokok. Nama PT Gudang Baru cukup dikenal masyarakat karena
produk yang dihasilkan sudah didistribusikan ke seluruh Indonesia. Adapun
beberapa produk yang dihasilkan PT. Gudang Baru Berkah yaitu, Gudang Baru
Merah 12 dan 16, Gudang Baru Putih 12 dan 16, Dan Gudang Baru Premium 12.
Keunggulan dari PT. Gudang Baru Berkah adalah tembakau yang sudah dipasok
sendiri dan memiliki anak perusahaan untuk mendukung proses produksi
PT.Gudang Baru Berkah yaitu PR. Bintang Sayap Insan dan PT. Bercasauti
Tobacco. Proses produksi pada PT. Gudang Baru Berkah sudah standar tinggi
yang disebut Green Leaf Treshing yaitu menjaga kualitas dari tembakau dengan
komposisi yang terbaik, kebersihan pada tembakau, dan efisiensi tinggi pada
tembakau.

Ada tiga jenis mesin maker atau mesin yang memproduksi rokok pada PT.
Gudang Baru Berkah, yaitu mesin MK 8, Mesin MK 9, dan Mesin Protos. Dari
kapasitas produksi pada masing - masing mesin yaitu, mesin MK 8 dapat
memproduksi 1750 batang per menit, mesin MK 9 menghasilkan 3000 batang per
menit, dan mesin Protos menghasilkan 5250 batang per menit. Dalam penelitian
ini penulis akan menganalisis tentang standar operasional prosedur (SOP) dari

1
departemen marketing. SOP dapat didefinisikan sebagai dokumen yang
menjabarkan aktivitas operasional yang dilakukan sehari-hari, dengan tujuan agar
pekerjaan tersebut dilakukan secara benar, tepat, dan konsisten, untuk
menghasilkan produk sesuai standar yang telah ditetapkan sebelumnya. Dalam
upaya mengembangkan perusahaan agar lebih maju maka salah satu yang
dilakukan perusahaan adalah memberikan SOP pada perusahaannya supaya
kegiatan produksi yang dijalankan terlaksana sesuai dengan tujuan yang di
inginkan dan menghindari dari kesalahan yang dapat merugikan perusahaan.
Hampir seluruh lembaga yang ada di Indonesia bahkan di dunia
mempunyai standar operasional prosedur (SOP). Tidak hanya di dunia
pemerintahan, pendidikan dan lain sebagainya, suatu perusahaan manufaktur juga
memerlukan SOP disetiap departemen yang ada diperusahaan tersebut. Salah
satunya adalah PT. Gudang Baru Berka Kepanjen. Seluruh kegiatan operasioanal
perusahaan di setiap bidang memerlukan suatu sistem atau standar untuk
mengetahui apakah produk yang dihasilkan perusahaan sudah sesuai standar yang
ada atau tidak dan untuk melihat kinerja karyawan yang ada di perusahaan
tersebut.
Disini penulis ingin menganalisis tentang apakah SOP yang ada telah
diterapkan oleh karyawan perusahaan atau belum, dan apakah SOP yang ada
sudah menyangkut hal-hal pokok dalam SOP yaitu efisiensi, konsisten,
meminimalisasi kesalahan, penyelesaiaan masalah, perlindungan tenaga kerja,
peta kerja dan batasan pertahanan telah diterapkan dalam standar operasional
prosedur (SOP) yang dimiliki PT. Gudang Baru Berkah Kepanajen atau tidak
melalui wawancara dengan karyawan PT Gudang Baru Berkah Kepanjen. Standar
operasional prosedur (SOP) adalah pedoman atau acuan untuk melaksanakan
tugas dan pekerjaaan sesuai dengan fungsi dari pekerjaan tersebut. Dengan adanya
SOP semua kegiatan di suatu perusahaan dapat terancang dengan baik dan dapat
berjalan sesuai kemauan perusahaan. Sehingga dalam bekerja ada batasan-batasan
yang perlu dilakukan dan tidak, selain itu juga dapat mengurangi tingkat kelalaian
yang dapat merugikan perusahaan.
Menurut Tjipto Atmoko Standar Operasional Prosedur (SOP) merupakan
suatu pedoman atau acuan untuk melaksanakan tugas pekerjaan sesuai dengan

2
fungsi dan alat penilaian kinerja instansi pemerintah maupun non-pemerintah,
usaha maupun non-usaha, berdasarkan indikator-indikator teknis, administratif,
dan prosedural sesuai tata kerja, prosedur kerja dan sistem kerja pada unit kerja
yang bersangkutan.

Sedangkan menurut Santoso didalam SOP ada hal-hal pokok yang harus ada, di
antaranya :
1. Efesian yaitu hal yang berhubungan dengan kegiatan atau aktivitas kerja
diharapkan menjadi lebih tepat, tidak hanya cepat melainkan sesuai
dengan tujuan hasil yang ingin diraih.
2. Konsisten yaitu hal yang tetap dan tidak berubah, maka bisa dikalkulasi
dengan tepat
3. Meminimalisasi kesalahan yaitu SOP menjadi panduan pasti yang
membimbing tiga pegawai menjalankan aktivitas kerjanya secara
sistematis
4. Penyelesaian masalah yaitu semua pihak yang sudah tunduk pada SOP,
sehingga konflik bisa di atasi dengan mudah.
5. Perlindungan tenaga kerja yaitu langkah-langkah pasti, dimana memuat
segala tata cara untuk melindungi tiap-tiap sumber daya dari potensi
pertanggung jawaban dan berbagai persoalan personal.
6. Peta kerja yaitupola krja menjadi lebih fokus
7. Batasan pertahanan yaitu SOP bisa di ibaratkan sebagai banteng
pertahanan yang kokoh.
Jika dilihat dari 7 hal pokok di atas maka kegunaan SOP sangat penting
bagi perusahaan. Berdasarkan observasi di PT Gudang Bau Berkah Kepanjen
masih ada beberapa karyawan yang masih kurang menerapkan secara maksimal
tugas-tugas yang dijalankan meliputi ketepatan, kelengkapan dan kerapian pada
produksi rokok. Contohnya dalam hal ketepatan waktu, ketika ada pemesanan
rokok dengan jumlah sekian dari Surabaya namun produksi rokok jumlah
pemesananya belum mencukupi karena ada beberapa faktor, hal tersebut
mengharuskan karyawan bekerja cepat dan mengakibatkan beberapa karyawan

3
memproduksi rokok dengan asal-asalan tanpa mementingkan kualitas rokok yang
diproduksi. Jika pekerja memiliki kesadaraan dalam mematuhi peraturan dan
memiliki kualitas bekerja yang baik maka, hal-hal yang menghambat
berkembangya perusahaan juga dapat dihindarkan.
Berdasarkan permasalahan yang sudah dijelaskan diatas, maka penulis
tertarik untuk mengambil judul PKL mengenai “Implementasi Penerapan
Standar Operating Procedure rekruitmen dalam meningkatkan mutu kerja
karyawan Di Pt. Gudang Baru Berkah Kepanjen”

1.2 RUMUSAN MASALAH

Berdasarkan latarbelakang penulisan laporan Praktik Kerja Lapangan
(PKL) dapat dirumuskan masalah sebagai berikut: “Implementasi Penerapan
Standar Operating Procedure rekruitmen dalam meningkatkan mutu kerja
karyawan Di Pt. Gudang Baru Berkah Kepanjen?”
1.3 TUJUAN PKL
Berdasarkan Latar belakang dan rumusan masalah yang telah dijabarkan,
maka PKL ini bertujuan untuk :
1. Mengetahui pelaksanaan SOP dalam meningkatkan mutu kerja di PT
Gudang Baru Berkah Kepanjen
2. Mengetahui manfaat dari SOP terhadap rekruitmen karyawan di PT
Gudang Baru Berkah Kepanjen

1.4 Manfaat PKL

a. Bagi Mahasiswa
 Dapat menerapkan ilmu yang diperoleh di bangku perkuliahan saat
menjalankan tugas PKL.
 Memberikan pengetahuan, pengalaman dan pembelajaran untuk
mahasiswa sebagai persiapan didunia kerja sesungguhnya
 Menambah wawasan serta mengetahui kemampuan mahasiswa itu
sendiri ketika nanti terjun di masyarakat
 Melatih diri untuk agar bisa bertanggung jawab atas tugas yang
diberikan

4
b. Bagi Universitas
 Sebagai bahan masukan dan evaluasi Universitas Islam Raden
Rahmat malang supaya bisa lebih baik lagi kedepannya
 Membangun citra positi dan pengenalan Universitas Isalam Raden
Rahmat Malang kepada Perusahaan
 Dapat terjalin hubungan kerjasama antara perusahaan dan
Universitas Islam Raden Rahmat Malang
c. Bagi Mitra PKL
 Perusahaan dapat dijadikan sarana pendidik calon tenaga kerja
Indonesia
 Dapat menunjukkan kepada masyarakat bahwa PT Gudang Baru
Berkah Kepanjen sangat peduli dengan mutu pendidikan terutama
di wilayah Kabupaten Malang dengan menerima mahasiswa untuk
menggali ilmu di PT Gudang Baru Berkah Kepanjen dalam
rangkaian praktek kerja lapangan (PKL)
 Membantu dan membentuk jiwa yang unggul terhadap diri
mahasiswa.

5
 BAB II
KAJIAN TEORITIS

2.1 Kajian Teori

2.1.1 Standart Operasioal Prosedur

Standar Operasional Prosedur (SOP) adalah dokumen yang berkaitan

dengan prosedur yang dilakukan secara kronologis untuk menyelesaikan
suatu pekerjaan yang bertujuan untuk memperoleh hasil kerja yang paling
efektif dari para pekerja dengan biaya yang serendah-rendahnya. SOP
biasanya terdiri dari manfaat, kapan dibuat atau direvisi, metode penulisan
prosedur, serta dilengkapi oleh bagan flowchart di bagian akhir (Laksmi
2008).
SOP dapat didefinisikan sebagai dokumen yang menjabarkan
aktivitas operasional yang dilakukan sehari-hari, dengan tujuan agar
pekerjaan tersebut dilakukan secara benar, tepat untuk menghasilkan
produk sesuai standar yang telah ditetapkansebelumnya” (Tathagati,
2014).Adanya SOP akan membantu perusahaan untuk mencapai tujuan
perusahaan. Untuk mencapai tujuan perusahaan, perusahaan
memberikan suatu rancangan berupa SOP yang akan menjadi
pedoman karyawan dalam melakukan tugasnya dan untuk
meminimalisasi kesalahan saat melakukan tugas masing-masing
karyawan.
Sedangkan menurut Budihardjo (2014), “Standar Operasional
Prosedur (SOP) adalah suatu perangkat lunak pengatur, yang mengatur
tahapan suatu proses kerja atau prosedur kerja tertentu

Tujuan Standar Operasional Prosedur (SOP) (Hartatik, 2014) adalah:

1. Untuk menjaga konsistensi tingkat penampilan kinerja atau kondisi
tertentu dan kemana petugas dan lingkungan dalam melaksanakan
sesuatu tugas atau pekerjaan tertentu.

6
 2. Sebagai acuan dalam pelaksanaan kegiatan tertentu bagi sesama
pekerja, dan supervisor.
3. Untuk menghindari kegagalan atau kesalahan (dengan demikian
menghindari dan mengurangi konflik), keraguan, duplikasi serta
pemborosan dalam proses pelaksanaan kegiatan.
4. Merupakan parameter untuk menilai mutu pelayanan.
5. Untuk menjamin penggunaan tenaga dan sumber daya secara efisien dan
efektif.
6. Untuk menjelaskan alur tugas, wewenang dan tanggung jawab dari
petugas yang terkait.
7. Sebagai dokumen yang akan menjelaskan dan menilai pelaksanaan
proses kerja bila terjadi suatu kesalahan atau dugaan mal praktek dan
kesalahan administratif lainnya, sehingga sifatnya melindungi rumah sakit
dan petugas. 8. Sebagai dokumen yang digunakan untuk pelatihan.
9. Sebagai dokumen sejarah bila telah di buat revisi SOP yang baru.
Dengan adanya SOP semua kegiatan di suatu perusahaan dapat
terancang dengan baik dan dapat berjalan sesuai kemampuan perusahaan.
SOP dapat didefinisikan sebagai dokumen yang menjabarkan aktivitas
operasional yang dilakukan sehari-hari, dengan tujuan agar pekerjaan
tersebut dilakukan secara benar, tepat, dan konsisten, untuk menghasilkan
produk sesuai standar yang telah ditetapkan sebelumnya. Adanya SOP
akan membantu perusahaan untuk mencapai tujuan perusahaan. Untuk
mencapai tujuan perusahaan, perusahaan memberikan suatu rancangan
berupa SOP yang akan menjadi pedoman karyawan dalam melakukan
tugasnya dan untuk meminimalisasi kesalahan 15 saat melakukan tugas
masing - masing karyawan.
2.1.2 Tujuan standar operasional prosedur
Tujuan pembuatan SOP adalah untuk menjelaskan perincian atau
standar yang tetap mengenai aktivitas pekerjaan yang berulang-ulang
yang diselenggarakan dalam suatu organisasi. Menurut Fajar Nur’Aini
(2016:38) tujuan pembuatan standar operasional prosedur adalah

7
sebagai berikut :
a. Konsistensi SOP dibuat agar setiap pelaksana/petugas/pegawai
mengetahui standar yang telah ditetapkan, sehingga mereka mampu
menjaga konsistensi dan tingkat kinerja petugas / pegawai / pelaksana
atau tim.
b. Kejelasan Tugas SOP dibuat agar setiap pelaksana / petugas /
pegawai mengetahui dengan jelas peran dan fungsi tiap-tiap posisi
dalam organisasi.
c. Kejelasan Alur SOP dapat memperjelas alur tugas, wewenang, dan
tanggung jawab apa saja dari masing-masing pelaksana / petugas /
pegawai terkait.
d. Melindungi Organisasi Secara tidak langsung, SOP dibuat dengan
tujuan untuk melindungi organisasi atau unit kerja, serta petugas atau
pegawai dari tindakan mal-praktik, atau kesalahan yang bersumber dari
administrasi atau faktor lainnya yang dapat berdampak buruk bagi
keberlangsungan hidup organisasi.
e. Meminimalisasi Kesalahan Dengan kejelasan tugas, alur, tanggung
jawab dan wewenang, maka setiap pelaksana / petugas / pegawai dapat
meminimalisasi atau menghindari kegagalan, kesalahan, keraguan, dan
duplikasi dalam bekerja.
f. Efisiensi SOP dibuat dengan tujuan membuat semua pekerjaan
menjadi lebih efisien. Semua aktivitas kerja diharapkan dapat lebih
cepat, cermat dan tepat sesuai dengan tujuan atau hasil yang ingin
diraih, dengan bantuan SOP yang ada.
g. Penyelesaian Masalah SOP berisi aturan dan batasan-batasan
tertentu, bisa saja dalam pelaksanaannya terjadi gesekan antar
karyawan yang menyebabkan konflik yang berkepanjangan. Selain
perlu adanya campur tangan supervisor atau atasan, SOP juga dapat
dijadikan landasan agar setiap karyawan dapat bekerja sesuai koridor
kembali, yaitu tunduk pada aturan dan batasan sesuai SOP.
h. Batasan Pertahanan Terkadang banyak pihak eksternal yang dengan
seenaknya ingin mengetahui halhal yang sifatnya sangat privat bagi

8
 perusahaan. Sebagai contoh, seorang peneliti yang menginginkan
untuk melakukan penelitian perilaku kerja dari sebuah organisasi
(institusi). Dengan adanya SOP yang baku, maka pihak peneliti wajib
melewati beberapa prosedur. Mereka tidak bisa langsung menuju ke
bagian departemen atau bagian tertentu.
2.1.3 Manfaat SOP
Melihat pentingnya penggunaan SOP dalam manajemen, tentu ada
beberapa manfaat atau keuntungan yang dapat diperoleh dengan
adanya SOP tersebut. Namun hal tersebut dapat terjadi jika SOP dapat
dijalankan dengan tepat. Karena banyak terjadi di beberapa perusahaan
yang dapat berjalan dengan SOP yang tidak sesuai. Dikatakan tidak
sesuai karena SOP itu sendiri, tidak ditegakkan dengan tegas, banyak
anggota yang berkerja karena habit (kebiasaan).
SOP yang tidak sesuai menyebabkan proses pencapaian visi dan
misi perusahaan tidak segera tercapai. Maka, jika SOP dijalankan
dengan benar, maka perusahaan akan mendapat banyak manfaat dari
penerapan SOP tersebut. Berikut, manfaat dari penggunaan SOP secara
tepat menurut Fajar Nur’Aini (2016:42) :
a. Kejelasan Prosedur SOP yang dapat memberikan manfaat bagi kita
dalam memberikan penjelasan tentang prosedur kegiatan. Kita juga
dapat menuliskan dengan jelas dan detail mengenai prosedur yang
seharusnya dilakukan dalam pelaksanaan tugas.
b. Efisiensi Waktu ketika Training Karyawan Dengan memberikan
SOP, masing-masing karyawan akan menghemat waktu dan tenaga
dalam program training karyawan. Bisa saja perusahaan hanya
memberikan masa training selama satu minggu. Namun dengan adanya
SOP, akan mempermudah perusahaan dalam memberikan informasi
mengenai tugas, seperti apa yang harus dilakukan ketika di lapangan.
c. Standarisasi Kegiatan SOP dapat memberikan manfaat bagi
perusahaan untuk menyama-ratakan seluruh kegiatan yang dilakukan
oleh semua pihak. Hasil kerja yang telah diselesaikan oleh satu
karyawan akan memiliki standar yang sama dengan karyawan yang

9
 lain.
d. Mempermudah Evaluasi Setelah ditentukan standarisasi kegiatan,
dengan demikian akan mempermudah para supervisor atau manajer
untuk melakukan evaluasi dan penilaian. Secara tidak langsung,
dengan adanya SOP, akan membantu perusahaan untuk melakukan
evaluasi dan penilaian terhadap setiap proses operasional dalam
perusahaan.
e. Mempertahankan Kualitas SOP membantu perusahaan untuk
mengontrol agar kualitas perusahaan dapat dipertahankan. Melalui
konsistensi dalam bekerja, otomatis perusahaan memiliki sistem kerja
yang sudah jelas dan terstruktur secara sistematis. Hal tersebut
berdampak pada hasil produktivitas yang dapat dipertahankan, baik
secara kualitas maupun kuantitas.
f. Meningkatkan Kemandirian Karyawan SOP dapat membantu
pegawai untuk menjadi pribadi yang lebih mandiri dan tidak
bergantung pada intervensi manajemen. Mengapa dapat dikatakan
demikian? Karena dengan adanya SOP yang dimiliki dan dipahami
oleh masingmasing karyawan akan mengurangi keterlibatan pimpinan
dalam pelaksanaan proses kroscek kinerja karyawan sehari-hari.
Sehingga karyawan dapat lebih 13 mandiri untuk menentukan
bagaimana cara kerja yang terbaik namun tetap sesuai dengan SOP
yang berlaku di perusahaan.
g. Informasi Kompetensi dan Cara Meningkatkannya SOP juga dapat
memberikan informasi mengenai kualifikasi kompetensi yang harus
dikuasai oleh pegawai dalam melaksanakan tugasnya. Dengan
demikian, maka pihak perusahaan akan lebih mudah untuk
memberikan informasi atau feedback berkenaan dengan upaya
peningkatan kompetensi pegawai.

2.1.3 Landasan Penyusunan Standar Operasional Prosedur (SOP)

Menurut Budiharjo (2014:10) ada beberapa landasan yang
diperlukan sebagai fondasi dalam penyusunan SOP Dengan begitu

10
 SOP yang disusun akan sangat berguna bagi perusahaan atau
organisasi apapun yang berkomitmen untuk menerapkannya.
Beberapa landasan yang dimaksud adalah sebagai berikut:
1. Kriteria Dokumen SOP Dokumen SOP perlu memiliki beberapa
kriteria yang pada dasarnya dimaksudkan agar dokumen SOP yang
dihasilkan benar-benar baik, dapat dipercaya, serta sejauh mungkin
berguna bagi perusahaan yang menerapkannya. Beberapa kriteria yang
dimaksud adalah:
a. Penyusunan kalimat dengan bahasa sederhana dan mudah
dimengerti b. Mudah untuk diterapkan
c. Mudah dikendalikan
d. Mudah diaudit
e. Mudah diubah disesuaikan perkembangan.
Dengan beberapa kriteria diatas, hasil dokumen SOP yang disusun
diyakini akan dapat menghasilkan prosedur standar yang dapat
dipercaya, terutama bagi para pelaksana kerja di lapangan. Bagi atasan
dari para pelaksana dapat bermanfaat sebagai alat kendali yang juga
dapat dipercaya.
Mengingat semua pekerjaan yang dilaksanakan sudah dioperasikan
dengan prosedur standar baku yang sudah ditetapkan sehingga jauh
lebih mudah dalam melakukan kontrol, kondisi seperti ini tentu sangat
berguna bagi para pimpinan ataupun para pemilik perusahaan,
terutama sebagai landasan dalam penyusunan rencana kerja untuk
periode berikutnya.
2.2 Metode Kegiatan
Untuk mengetahui informasi mengenai laporan pada pihak yang
bersangkutan, penulis menggunakan metode partisipatif dimana penulis
juga ikut berpartisipasi bekerja di bagian divisi human resource
department. Pengambilan data di lakukan melalui metode observasi,
wawancara, dan dokumentasi.
2.2.1 Observasi
Metode Observasi adalah teknik pengumpulan data, dimana

11
 peneliti melakukan pengamatan secara langsung ke objek penelitian
untuk melihat dari dekat kegiatan yang dilakukan (Riduwan, 2004).
Pada metode Observasi digunakan untuk melihat dan mengamati
fenomena yang tumbuh dan berkembang yang kemudian dapat
dilakukan perubahan atas penilaian terebut.
Peneliti melakukan observasi langsung pada kegiatan yang
dilakukan terkait pembuatan laporan Praktek Kerja Lapangan (PKL)
untuk memenuhi kebutuhan informasi penerapan standar operasional
prosedur di perusahaan selama satu bulan guna mendapatkan data yang
lebih jelas dan akurat
2.2.2 Wawancara
Menurut Sugiyono (2004) metode wawancara merupakan suatu
teknik pengumpulan data yang di lakukan secara terstruktur maupun
tidak terstruktur dan bisa dilakukan dengan cara tatap muka atau
secara langsung.
Metode wawancara dilakukan guna untuk menggali informasi dari
narasumber langsung dengan akurat. Penulis langsung melakukan
metode wawancara kepada manager HRD bapak didit dan pak faris
sekaligus wakil HRD.
2.2.3 Dokumentasi
Metode dokumentasi dilakukan oleh penulis guna mengumpulkan
data dari berbagai sumber yang membahas mengenai topik yang akan
dianalisis. Metode dokumentasi merupakan informasi yang berasal
dari catatan penting baik dari lembaga atau organisasi maupun
perorangan (Hamidi, 2004).
Pendapat lain mengatakan bahwa metode dokumentasi adalah
mencari data tentang variabel yang berupa catatan, transkip, buku,
surat kabar, majalah, prasasti, notulen, rapat, agenda, dan sebagainya
(Arikunto, 2006). Dalam metode ini penulis mendapatkan informasi
dari catatan yang diberikan oleh pembimbing lapangan maupun
pengambilan gambar.

12
 BAB III

PROFIL PERUSAHAAN

3.1 Profil Mitra PKL

3.2 Visi dan Misi

3.3 Struktur Organisasi

13