MAKALAH

“PROSES PENULISAN PESAN-PESAN BISNIS”

Dosen Pengampu: Enny Hardy, SE., M.Si., Ak., CA.

Disusun Oleh:
Kelompok 5
Dian Gabriela Julianty Boru Nadeak 2010313320007
Nadya Nazwa Sabila 2010313220022
Shabrina Hasyyati 2010313220025
Sofiana Adelin Iqviradita 2010313120010

PROGRAM STUDI AKUNTANSI

FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS
UNIVERSITAS LAMBUNG MANGKURAT
BANJARMASIN
2021
 KATA PENGANTAR

Puji syukur penulis panjatkan kehadirat Allah SWT atas limpahan

rahmat, karunia, hidayah, dan ridho-Nya akhirnya penulis dapat menyelesaikan
makalah yang berjudul “Proses Penulisan Pesan-Pesan Bisnis”.
Penulisan makalah ini dapat terselesaikan berkat bimbingan dan bantuan
dari berbagai pihak. Oleh karena itu, penulis mengucapkan terima kasih sebesar-
besarnya kepada:
1. Allah SWT yang mencurahkan rahmat dan petunjuk-Nya, sehingga penulis
dapat menyelesaikan penyusunan makalah ini.
2. Ibu Enny Hardy, SE, M.Si, Ak. yang telah memberi tugas dan bimbingan
kepada penulis dalam penyusunan makalah ini.
3. Semua pihak yang telah membantu penulis.
Penulis menyadari makalah ini masih banyak terdapat kekurangan di
dalamnya. Penulis mengharapkan kritik dan saran yang bersifat membangun dari
semua pihak. Akhir kata, penulis berharap makalah ini bermanfaat bagi pembaca.
Amin.

Banjarmasin, 13 September 2021

Penulis

i
 DAFTAR ISI

Halaman
KATA PENGANTAR ............................................................................................. i
DAFTAR ISI ........................................................................................................... ii
BAB I PENDAHULUAN ....................................................................................... 1
1.1 Latar Belakang ........................................................................................... 1
1.2 Rumusan Masalah ...................................................................................... 2
1.3 Tujuan Penulisan ........................................................................................ 2
1.4 Manfaat Penulisan ...................................................................................... 3
BAB II TINJAUAN PUSTAKA............................................................................. 4
2.1 Perencanaan Pesan-Pesan Bisnis ............................................................... 4
2.1.1 Pengertian Pengorganisasian Pesan-Pesan Bisnis........................... 4
2.1.2 Pemahaman Konsep Komposisi...................................................... 4
2.1.3 Penentuan Tujuan ............................................................................ 4
2.1.4 Analisis Audiens ............................................................................. 5
2.1.5 Penentuan Ide Pokok ....................................................................... 6
2.1.6 Seleksi Saluran dan Media .............................................................. 8
2.1.7 Tiga Langkah Proses Menulis ......................................................... 9
2.2 Pengorganisasian Pesan-Pesan Bisnis...................................................... 11
2.2.1 Hal-Hal yang Menyebabkan Pesan-Pesan Tidak Terorganisasi
dengan Baik ........................................................................................ 11
2.2.2 Pentingnya Pengorganisasian yang Baik ...................................... 11
2.2.3 Pengorganisasian Pesan-Pesan Melalui Outline ........................... 12
2.3 Revisi Pesan-Pesan Bisnis ....................................................................... 15
2.3.1 Keterampilan Merevisi .................................................................. 15
2.3.2 Pemilihan Kata yang Tepat ........................................................... 19
2.3.3 Membuat Kalimat yang Efektif..................................................... 20
BAB III PENUTUP .............................................................................................. 22
3.1 Kesimpulan .............................................................................................. 22
3.2 Saran ........................................................................................................ 22
DAFTAR PUSTAKA ........................................................................................... 23

ii
 BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Dalam dunia bisnis, komunikasi sangatlah penting dan diperlukan karena
seorang pemimpin harus berkomunikasi dengan bawahan, pelanggan atau pihak
manapun yang berhubungan dengan perusahaannya. Kemampuan berkomunikasi
jelas merupakan suatu hal mendasar yang harus dipunyai oleh pelaku bisnis.
Sebagai seorang komunikator (sumber informasi) harus menguasai komunikasi
secara efektif terutama memiliki kemampuan untuk menyampaikan, menerima,
serta menulis suatu pesan. Mereka harus tahu bagaimana menempatkan kata yang
membentuk suatu arti, menyampaikan ide-ide dengan tegas dan jelas, membuat
sebuah komunikasi yang baik melalui pesan tertulis seperti surat-surat atau memo,
penggunaan kalimat efektif dan pemilihan kata yang tepat.
Proses penulisan pesan-pesan bisnis adalah proses perencanaan,
pengorganisasian, dan merevisi pesan-pesan bisnis yang akan dibuat oleh suatu
perusahaan. Proses penulisan meliputi tiga tahap, yaitu perencanaan,
pengorganisasian, dan revisi. Tahap pertama, adalah perencanaan terdapat tiga
tahapan yang perlu diperhatikan, yakni mendefinisikan tujuan, menganalisis
audiens, dan memilih saluran atau media yang akan digunakan. Tahap kedua,
adalah proses pengorganisasian dimulai dengan merangkai kata, kalimat, paragraf,
dan memilih ilustrasi yang diperlukan untuk mendukung ide pokok bahasannya.
Kemudian disusun dan diatur sebaik mungkin agar si penerima pesan mudah
memahaminya. Tahap terakhir, setelah menyusun paragraf, pesan-pesan harus
ditelaah kembali dari sisi substansi pesan yang ingin disampaikan maupun dari
gaya penulisannya, struktur kalimat yang digunakan, dan bagaimana tingkat
pemahamannya. Jika belum sesuai, perlu dilakukan pengecekan sekaligus
merevisi seperlunya.
Sebelum melakukan penulisan pesan-pesan bisnis, tentulah harus
mengetahui pengertian, tujuan, dan lainnya dengan lebih mendalam. Oleh karena
itu, di kesempatan kali ini kami akan membahas beberapa hal mengenai proses

1
penulisan pesan - pesan bisnis.

1.2 Rumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang di atas, maka dirumuskan permasalahan
sebagai berikut:
(1) Apa yang dimaksud pengorganisasian pesan-pesan bisnis ?
(2) Apa yang dimaksud dengan konsep komposisi ?
(3) Bagaimana cara menentukan tujuan ?
(4) Bagaimana cara menganalisis audiens ?
(5) Bagaimana cara menentukan ide pokok ?
(6) Bagaimana cara meyampaikan pesan melalui saluran dan media ?
(7) Bagaimana proses penulisan pesan ?
(8) Apa saja penyebab pesan tidak terorganisasi dengan baik ?
(9) Apa pentingnya pengorganisasian pesan yang baik ?
(10) Bagaimana pengorganisasian pesan-pesan bisnis melalui outline ?
(11) Bagaimana cara keterampilan merevisi ?
(12) Bagaimana cara memilih kata yang tepat ?
(13) Bagaimana cara membuat kalimat yang efektif ?

1.3 Tujuan Penulisan

Berdasarkan rumusan masalah tersebut, maka tujuan penulisan yaitu
untuk mengetahui:
(1) Untuk mengetahui pengertian pengorganisasian pesan-pesan bisnis.
(2) Untuk mengetahui konsep komposisi bisnis.
(3) Untuk mengetahui cara menentukan tujuan yang jelas.
(4) Untuk mengetahui cara menganalisis audiens.
(5) Untuk mengetahui cara menentukan ide pokok.
(6) Untuk mengetahui cara penyampaian pesan melalui saluran dan media.
(7) Untuk mengetahui proses penulisan pesan.
(8) Untuk mengetahui penyebab pesan tidak terorganisasi dengan baik.

2
(9) Untuk mengetahui betapa pentingnya pengorganisasian pesan-pesan yang
baik.
(10) Untuk mengetahui bagaimana pengorganisasian pesan-pesan bisnis melalui
outline.
(11) Untuk mengetahui bagaimana keterampilan merevisi.
(12) Untuk mengetahui pemilihan kata yang tepat.
(13) Untuk mengetahui pembuatan kalimat yang efektif.

1.4 Manfaat Penulisan

Adapun manfaat penulisan makalah ini adalah :
(1) Sebagai bahan pembelajaran bagi mata kuliah Komunikasi Bisnis.
(2) Sebagai bahan untuk menambah wawasan mengenai Proses Penulisan Pesan-
Pesan Bisnis.

3
 BAB II

TINJAUAN PUSTAKA

2.1 Perencanaan Pesan-Pesan Bisnis

2.1.1 Pengertian Pengorganisasian Pesan-Pesan Bisnis
Perencanaan pesan-pesan bisnis merupakan suatu langkah strategis bagi
pencapaian tujuan suatu organisasi secara menyeluruh, dan merupakan salah satu
faktor penentu keberhasilan komunikasi. Setelah merencanakan tulisan, langkah
selanjutnya menuangkan pesan tersebut. Khususnya dalam bentuk tulisan, dapat
pula diterapkan untuk komunikasi lisan. Dimulai dengan menyusun kata-kata,
kalimat, paragraf serta menentukan ilustrasi dan keterangan yang dapat membantu
mengekspresikan ide pokok.

2.1.2 Pemahaman Konsep Komposisi

Penyusunan pesan-pesan bisnis meliputi 3 tahap, yaitu :
1. Perencanaan, proses perencanaan meliputi 3 tahapan penting yang perlu
penting yang perlu diperhatikan, yaitu mendefinisikan tujuan, menganalisis
audiens, dan memilih saluran dan media komunikasi yang akan digunakan.
2. Pengorganisasian, proses ini dimulai dengan merangkai kata, kalimat, paragraf,
dan memilih ilustrasi yang diperlukan untuk mendukung ide pokok
bahasannya. Perlu diperhatikan bagaimana menggunakan kata-kata, kalimat,
paragraf yang sederhana, mudah dipahami, dimengerti, dan dilaksanakan oleh
si penerima pesan.
3. Revisi, kalau ternyata belum sesuai, perlu dilakukan pengecekan sekaligus
revisi atau perbaikan seperlunya, sehingga apa yang telah direncanakan
sebelumnya dapat dicapai seefektif mungkin.

2.1.3 Penentuan Tujuan

1. Mengapa tujuan harus jelas, tujuan jelas akan membantu mengarahkan untuk
mencapai tujuan yang dikehendaki dan dapat membantu proses pengambilan
keputusan yang mencakup, antara lain :
a. Keputusan untuk meneruskan pesan.

4
 b. Keputusan untuk menanggapi audiens.
c. Keputusan untuk memusatkan isi pesan.
d. Keputusan untuk menetapkan media yang akan digunakan.
2. Tujuan Komunikasi Bisnis
Secara umum ada 3 tujuan komunikasi bisnis, yaitu :
a. Memberi informasi, adalah memberikan informasi yang berkaitan dengan
dunia bisnis kepada pihak lain.
b. Melakukan persuasi, adalah melakukan persuasi kepada pihak lain agar apa
yang disampaikan dapat dipahami dengan baik dan benar.
c. Melakukan kolaborasi, adalah melakukan kerja sama antara seseorang
dengan orang lain.
3. Cara Menguji Tujuan
Penentuan tujuan yang baik tentunya harus mudah diaplikasikan dalam
dunia nyata. Oleh karena itu, untuk menguji apakah suatu tujuan tersebut sudah
baik atau belum, diperlukan pengujian dengan 4 pertanyaan sebagai berikut :
a. Apakah tujuan tersebut realistik ? (Dalam arti bahwa ide atau gagasan yang
hendak disampaikan dapat disesuaikan dengan kemampuan yang ada,
seperti kemampuan finansial, manajerial, sumber daya, dan teknis
operasional).
b. Apakah waktunya tepat ? (Dalam menyampaikan suatu ide atau gagasan,
hendaknya dipertimbangkan masalah ketepatan waktu).
c. Apakah orang yang mengirimkan pesan sudah tepat ? (Ketidaktepatan
dalam menentukan siapa yang layak untuk menyampaikan suatu pesan akan
berpengaruh terhadap efektivitas penyampaian suatu pesan).
d. Apakah tujuannya selaras dengan tujuan organisasi perusahaan ? (Tujuan
penyampaian suatu pesan hendaknya mengacu pada tujuan organisasi secara
keseluruhan).

2.1.4 Analisis Audiens

1. Cara Mengembangkan Profil Audiens
a. Menentukan ukuran dan komposisi audiens.
b. Siapa audiensnya.

5
 c. Reaksi audiens.
d. Tingkat pemahaman audiens.
e. Hubungan komunikator dengan audiens.
2. Cara Memuaskan Audiens akan Kebutuhan Informasi
a. Temukan atau cari apa yang diinginkan audiens.
b. Antisipasi pertanyaan yang tidak diungkapkan.
c. Berikan semua informasi yang diperlukan.
d. Pastikan bahwa informasinya akurat.
e. Tekankan ide-ide yang paling menarik bagi audiens.
3. Cara Memuaskan Kebutuhan Motivasional Bagi Audiens
Beberapa jenis pesan bertujuan memotivasi audiens untuk mau
mengubah perilaku mereka. Akan tetapi, pemberian motivasi ini serig kali
mengalami hambatan. Hal ini disebabkan kecenderungan dari audiens untuk
tidak mau mengubah sesuatu yang ada dengan hal yang baru. Salah satu cara
untuk mengatasinya adalah dengan memberikan argumentasi yang bersifat
rasional.
2.1.5 Penentuan Ide Pokok
Setelah menganalisis tujuan dan audiens, selanjutnya adalah menentukan
cara untuk mencapai tujuan tersebut. Setiap pesan-pesan bisnis akan bermuara
pada satu tema pokok yaitu ide pokok (main idea). Hal-hal lain selain ide pokok
hanyalah merupakan ide-ide pendukung (supporting idea).
Ide pokok adalah pernyataan tentang suatu topik, yang menjelaskan isi
dan tujuan dari topik tersebut sehingga dapat diterima oleh audiens. Ide pokok
dapat memotivasi orang-orang untuk melakukan apa yang diinginkan dengan
menggabungkan atau menyelaraskan tujuan/maksud pengirim pesan dengan
tujuan mereka. Dalam suatu surat pendek atau memo, ide pokok mungkin jelas.
Namun, dalam surat yang kompleks, menentukan ide pokok merupakan tugas
yang tidak mudah. Sebelum dapat menentukan ide pokok, hal-hal yang penting
harus diidentifikasikan terlebih dahulu.

6
1. Teknik Curah Pendapat (Brainstorming)
Pendekatan melalui curah pendapat (brainstorming) dapat memberikan
keleluasan pikiran untuk mencari berbagai kemungkinan, menguji berbagai
alternatif dengan mempertimbangkan tujuan, audiens dan fakta yang ada.
Beberapa teknik curah pendapat yang dapat digunakan antara lain:
a. Storyteller’s Tour
Hidupkan tape recorder, dan telaah pesan-pesan yang disampaikan.
Fokuskan pada alasan berkomunikasi, butir utama nada, rasionalitas, dan
implikasi bagi si penerima. Dengarkan dengan teliti dan berlatihlah
sehingga ide-ide pokok dari suatu pesan dapat ditemukan dengan mudah.
b. Random List
Menggunakan pendekatan random list, untuk dapat menemukan ide
pokok Anda perlu menulis segala seuatu yang ada dalam pikiran Anda di
atas kertas kosong. Selanjutnya pelajari hubungan antara ide yang satu
dengan ide yang lain. Bagilah mereka ke dalam kelompok-kelompok, dan
temukan butir yang penting dan yang tidak penting.
c. CFR (Conclusions. Findings, Recommendations) Worksheet
Jika subjeknya mencakup pemecahan masalah, gunakanlah suatu
lembar kerja (worksheet) yang akan membantu menjelaskkan hubungan
antara temuan (findings), kesimpulan (conclusions), dan rekomendasi
(recommendations) yang akan dibeerikan. Sebagai suatu contoh, penelitian
menemukan bahwa merosotnya penjualan disebabkan oleh masalah
kebijakan penentuan harga. Oleh karena itu, rekomendasi kepada pihak
manajemen berisi anjuran untuk menurunkan harga produk.
d. Journalistic Approach
Pendekatan jurnalistik memberikan butir yang baik sebagai langkah
awal menentukan ide pokok. Jawaban terhadap pertanyaan siapa (who), apa
(what), kapan (when), dimana (where), dan bagaimana (how), akan dapat
menjelaskan ide pokok presentasi.

7
 e. Question and Answer Chain
Barangkali pendekatan yang paling baik adalah melihat sisi perspektif
audiens. Ikuti arus pertanyaan audiens dan jawab pertanyaan tersebut
sehingga ide pokoknya dapat ditemukan.
2. Pembatasan Cakupan
Secara umum, penyajian informasi rutin kepada audiens yang telah Anda
kenal heendaknya menggunakan kata-kata yang singkat. Cara ini juga dapat
membangkitkan rasa hormat (respect) audiens kepada komunikator, sedangkan
penyampaian pesan yang kompleks dan controversial akan memakan waktu
lebih lama, terutama jika audiens yang hadir terdiri atas orang yang skeptic
atau orang yang tidak dikenal sebelumnya. Ide pokok dari pesan-pesan
selebihnya disesuaikan dengan waktu yang tersedia sehinga poin-poin yang
penting tidak sampai terabaikan. Yang lebih penting adalah ide-ide pokok yang
disampaikan haruslah mudah dimengerti dan diterima oleh audiens.
2.1.6 Seleksi Saluran dan Media
Pesan-pesan bisnis harus sesuai dengan situasi yang ada. Ide-ide dapat
disampaikan melalui dua saluran, yaitu saluran lisan (oral) dan tertulis (written).
Pilihan mendasar antara berbicara atau menulis bergantung pada tujuan atau
maksud pesan, audiens, dan karakteristik dari kedua saluran komunikasi tersebut.
a. Komunikasi Lisan
Salah satu kebaikan dari komunikasi lisan (oral communications) adalah
kemampuannya memberikan umpan balik (feedback) dengan segera. Saluran
ini digunakan bila pesan yang disampaikan sederhana, tidak diperlukan catatan
permanen, dan audiens dapat dibuat lebih nyaman (convenient). Kelebihan lain
dari komunikasi lisan adalah sifatnya yang ekonomis. Pendekatan lisan juga
bermanfaat bila yang disajikan adalah informasi kontroversial, karena reaksi
audiens dapat terbaca dari bahasa isyarat mereka sehingga komunikator dapat
menyesuaikan pesan-pesan yang akan disampaikan.
Komunikasi lisan mencakup antara lain percakapan antara dua orang atau
lebih, pembicaraan lewat telepon, wawancara kerja, pertemuan kelompok kecil

8
 (diskusi kelompok), seminar, lokakarya, program pelatihan, pidato formal, dan
presentasi penting lainnya.
b. Komunikasi Tertulis
Pesan-pesan tertulis juga memiliki berbagai macam bentuk, seperti surat,
memo, proposal, dan laporan. Salah satu kelebihan komunikasi tertulis (written
communications) adalah bahwa penulis mempunyai kesempatan untuk
merencanakan dan mengendalikan pesan-pesan mereka. Suatu format tulisan
diperlukan, jika informasi yang disampaikan kompleks, dibutuhkan catatan
permanen untuk referensi di masa yang akan datang, dan jumlah audiens besar
dan menyebar.
Dalam memilih saluran dan media berkomunikasi perlu dipertimbangkan
tingkat kepentingannya, formalitas, kompleksitas, tingkat kerahasiaannya,
emosional, dan biaya pengiriman serta harapan audiens.
2.1.7 Tiga Langkah Proses Menulis
Proses menulis tiga langkah dibawah ini dapat membantu meyakinkan
bahwa pesan Anda efektif dan efisien.

1. Rencanakan
Analisis Situasi
Definisikan tujuan dan susun profil audiens.

Kumpulkan informasi
Tentukan kebutuhan audiens dan peroleh informasi yang diperlukan untuk
memenuhi kebutuhan tersebut.

Seleksi media yang tepat

Pilihlah media terbaik untuk mengirimkan pesan Anda.

Atur informasi
Definisikan ide pokok Anda, batasi ruang lingkup Anda, seleksi pendekatan
langsung atau pendekatan tak langsung, dan buat garis besar isi pesan.

9
2. Tulis
Beradaptasilah pada Audiens
Bersikap sensitif pada kebutuhan Audiens dengan sikap “Anda”, kesopanan,
penekanan pada hal-hal positif dan bahasa yang bebas bias. Bangun hubungan
yang kuat dengan Audiens dengan membentuk kredibilitas Anda dan
memproyeksikan citra perusahaan Anda. Kendalikan gaya Anda dengan nada
percakapan, berbahasa Inggris lugas, dan suara yang pantas.

Susun Pesan
Pilihlah kata-kata kuat yang akan membantu Anda menciptakan kalimat yang
efektif dan paragaraf yang koheren.
3. Selesaikan
Revisi Pesan
Evaluasi isi pesan dan tinjau ulang apakah dapat dibaca; kemudian edit dan
tulis ulang untuk keringkasan dan kejelasan.

Buat Pesan
Gunakan unsur desain yang efektif dan tata letak yang sesuai agar tampilan
pesan bersih dan professional.

Koreksi Pesan
Periksa kembali kesalahan tata letak, ejaan, dan seluk beluk mekanis.

Distribusikan Pesan
Kirimkan pesan Anda dengan menggunakan media yang dipilih; pastikan
semua dokumen dan semua berkas yang relevan berhasil didistribusikan dengan
baik.

10
2.2 Pengorganisasian Pesan-Pesan Bisnis
2.2.1 Hal-Hal yang Menyebabkan Pesan-Pesan Tidak Terorganisasi dengan
Baik
Dalam suatu organisasi, pesan-pesan yang disampaikan oleh pimpinan
kepada para bawahannya, kadang kala tidak terorganisasi dengan baik. Hal ini
menjadikan pesan-pesan yang disampaikan tidak mengenai sasaran atau hasilnya
tidak sesuai dengan apa yang dikehendakinya. Mengapa hal ini bisa terjadi? Tidak
terorganisasinya komunikasi dengan baik dapat disebabkan oleh beberapa hal
sebagai berikut :
a. Bertele-tele
Pesan pembuka awal sebuah surat terlalu panjang menyebabkan pembaca
memerlukan waktu yang cukup lama untuk memahaminya.
b. Memasukkan bahan-bahan yang tidak relevan
Penyampaian informasi yang tidak relevan hanya membuang waktu,
sehingga pesan-pesan yang disampaikan tidak jelas dan sulit dipahami. Untuk
iyulah kita menyampaikan informasi yang relevan saja kepada audiens.
c. Menyajikan ide-ide secara tidak logis
Hal ini menyebabkan komunikasi Antara komunikator dengan audiens
akan sulit untuk dipahami. Untuk itu, penyampaian ide juga harus dapat
diterima oleh logika kita agar tidak terjadi pemahaman bermakna lain.
d. Informasi penting kadang kala tidak tercakup di dalam pembahasan
Bahan yang seharusnya menjadi topic bahasan terabaikan oleh karena
pembahasan hal yang hanya bersikap sebagai pelengkap atau pendukung saja,
sehingga poin penting dari bahasan tak tersampaikan.
2.2.2 Pentingnya Pengorganisasian yang Baik
Untuk mengorganisasikan pesan-pesan bisnis yang baik, ada 4 hal yang
perlu diperhatikan :
a. Subjek dan tujuan haruslah jelas.
b. Semua informasi harus berhubungan dengan subjek dan tujuan.
c. Ide-ide harus dikelompokkan dan disajikan dengan cara yang logis.
d. Semua informasi yang penting harus sudah tercakup.

11
 Apabila pengorganisasian yang baik ini sudah dilakukan maka kita akan
memperoleh manfaat seperti :
a. Membantu audiens memahami suatu pesan, dengan mengemukakan poin-poin
penting secara jelas, menyusun ide yang logis dan runtun, informasi yang
relevan, audiens dengan mudah dapat memahami maksud/tujuan pesan.
b. Membantu audiens menerima suatu pesan, pengorganisasian pesan-pesan yang
baik di samping membantu audiens dalam memahami maksud pesan, juga
membantu audiens untuk dapat menerima isi pesan tersebut.
c. Menghemat waktu, dimana penyampaian informasi atau ide-ide yang relevan
akan menghemat waktu audiens tanpa harus memeras otak mereka dan
mengerutkan dahi.
d. Mempermudah pekerjaan komunikator, dikarenakan penyampaian pesan
disampaikan dengan pengorganisasian yang baik sehingga dapat selesai lebih
cepat dan hemat waktu. Maka pekerjaan berjalan dengan baik, cepat, dan
efisien. Inilah hal yang sangat penting dalam dunia bisnis.

2.2.3 Pengorganisasian Pesan-Pesan Melalui Outline

Pada dasarnya, untuk mencapai pengorganisasian yang baik diperlukan
dua proses tahapan, yaitu mendefinisikan dan mengelompokkan ide-ide;
kemudian menetapkan urutan ide-ide dengan perencanaan organisasional yang
terpilih secara hati-hati.
1. Mendefinisikan dan Mengelompokkan Ide-ide
Memutuskan apa yang harus dikatakan adalah masalah mendasar bagi
setiap komunikator yang harus dipecahkan. Jika materi yang disajikan lemah
dan tidak memiliki suatu gaya yang menarik, fakta yang ada dapat menjadi
kabur. Cepat atau lambat, audiens akan menyimpulkan bahwa yang
disampaikan benar-benar tidak mempunyai sesuatu yang bernilai sedikit pun.
Semua kegiatan komunikasi, baik menelpon, membuat 3 paragraf surat, atau
menulis laporan 200 halaman, harus dimulai dengan mendefinisikan isi
materinya. Semakin panjang dan kompleks materi yang akan disampaikan,
semakin penting tahap pertama ini. Apabila pesan yang disusun panjang dan
kompleks, pembuatan outline sangat diperlukan dan menjadi penting artinya.

12
Hal ini dikarenakan dengan adanya sebuah outline akan membantu dalam
memvisualisasikan hubungan antara bagian yang satu dengan bagian yang
lainnya. Disamping itu, outline juga akan memberikan arahan sehinga
komunikator dapat menyampaikan ide-ide dengan cara yang sistematik, efisien
dan efektif. Melalui perencanaan yang baik, outline akan membantu
komunikator mengekspresikan transisi antara ide-ide sehingga audiens akan
mengerti dan memahami pola pemikiran komunikator.
Susunan suatu outline secara garis besar terdiri dari tiga tahap, yaitu:
a. Mulailah dengan Ide Pokok
Ide pokok (main idea) akan membantu dalam menetapkan tujuan dan
strategi umum dari suatu pesan. Ide pokok tersebut dapat dirangkum ke
dalam dua hal, yaitu: (a) apa yang komunikator inginkan terhadap audiens
untuk melakukannya atau memikirkannya; (b) alasan yang mendasar
mengapa mereka harus melakukan atau memikirkannya. Ide pokok
merupakan titik awal untuk membuat outline.
b. Nyatakan Poin-poin Pendukung yang Penting
Setelah menetapkan ide pokok pesan yang akan disampaikan, tahap
kedua adalah menyusun poin-poin pendukung yang penting sebagai
pendukung ide-ide pokok tersebut. Sebagai contoh, seorang manajer
pemasaran yang akan menyusun laporan penjualan tahun 2002-2004, ia
perlu mempersiapkan data pendukung penjualan yang diperoleh dari
berbagai kantor perwakilan atau kantor cabang yang tersebar diberbagai
wilayah di tanah air untuk kurun waktu tiga tahun tersebut.
c. Ilustrasi dengan Bukti-Bukti
Tahapan ketiga dalam menyusun outline adalah memberikan ilustrasi
dengan mengemukakan bukti-bukti yang berhasil dikumpulkan. Semakin
banyak bukti-bukti yang dapat disajikan, semakin baik outline yang
dibuat.

13
2. Rencana-Rencana Organisasional
1) Permintaan langsung (direct request)
Jenis atau tipe pesan yang paling umum digunakan adalah penyampaian
langsung pada poin yang dituju. Jenis atau tipe pesan bisnis yang paling sering
digunakan adalah penyampaian yang langsung paha hal yang dituju. Pesan ini
dapat berbebtuk surat dan memo. Contoh dari pesan permintaan langsung ini
dat terlihat pada pembuatan surat pesanan, permintaan rutin, aduan atau klaim,
permintaan kredit rutin. Isi dari sebuah surat direct request harus terdiri dari 3
bagian antara lain.
a. Bagian Awal
Bagian ini merupakan bagian pendahuluan atau pembukaan, yang
berisi tentang alasan kita dalam mengajukan atau meminta sesuatu. Kalimat
yang digunakan hendaknya haruslah jelas, singkat dan tidak bertele-tele,
tujuannya adalah agar pihak atau orang yang membaca pemintaan kita
menjadi lebih paham akan maksud yang tergan dung dalam surat
permintaan tersebut.
b. Bagian Pertengahan
Bagian ini merupakan penjelasan rinci dari apa yang kita tulikan pada
bagian pendahuluan, berisi hal-hal yang bersifat rincian dari maksud
permintaan. Teknis penyusunan kalimat dan kata-kata dapat menggunakan
serangkaian pertanyaan terutama jika permintaan menyangkut perlengkapan
yang sangat kompleks. Dapat berisi tentang pertanyaan mengenai teknis,
dimensi serta kegunaan sesuatu yang kita minta. Jika permintaan lebih dari
satu jenis, sebaiknya kita membuat daftar dan memberi nomor secara
berurutan.
c. Bagian Akhir
Bagian ini merupakan bagian penutup yang sebaiknya diisi dengan
suatu permintaan beberapa tanggapan khusus, lengkap dengan batas waktu,
dan ekspresi terhadap apresiasi maupun pemberian goodwill. Untuk
mempermudah pembaca, sebaiknya perlu mencantumkan beberapa

14
 informasi penting seperi nomor telepon, jam kerja, dan petugas yang dapat
dihubungi.
2) Permintaan Informasi Rutin
Pesan-pesan badnews: berisi berita buruk (badnews seperti penolakan
suatu lamaran, penolakan kredit, perampingan karyawan, penurunan pangkat,
audience pada umumnya akan kecewa. Pesan-pesan persuasi: untuk melakukan
tindakan tertentu seperti penagihan pinjaman, penjualan produk, pendekatan
yang digunakan adaah persuasi.

2.3 Revisi Pesan-Pesan Bisnis

2.3.1 Keterampilan Merevisi
Menulis pesan-pesan bisnis sangatlah berbeda dan biasanya tidaklah
semudah menulis pesan-pesan yang bersifat pribadi (personal), seperti penulisan
surat kepada orang tua, saudara sekandung, paman, atau kawan akrab. Penulisan
surat-surat pribadi dapat ditulis tanpa membuat draf atau konsep terlebih dahulu
dan dapat ditulis dengan bahasa apa saja termasuk bahasa gado-gado atau
campuran sesuai dengan tujuan penulisan surat tersebut. Oleh karena itu, menulis
pesan-pesan bisnis tidak bisa sekali jadi.
Dalam menulis surat-surat bisnis yang baik diperlukan proses pemikiran,
tenaga dan waktu yang cukup. Akan berbahaya apabila penyampaian pesan-pesan
bisnis cenderung dilakukan secara asal-asalan dan ceroboh, baik dari sisi substansi
isi pesan maupun format penulisannya.
Sebagaimana telah disampaikan sebelumnya, pesan-pesan bisnis
mencakup pesan-pesan bisnis tertulis dan pesan-pesan bisnis yang disampaikan
secara lisan. Kedua bentuk pesan-pesan bisnis tersebut memiliki persamaan dan
perbedaan dari sisi format penulisan, gaya penulisan (writing style), maupun cara
penyampaiannya.
1) Pesan-Pesan Bisnis Tertulis
Proses penulisan pesan-pesan bisnis dalam bentuk tertulis dimulai dari
penulisan draf, selanjutnya dilakukan penelaahan lebih lanjut dari sudut
substansi suatu pesan maupun pengorganisasian, gaya (style) bahasa yang

15
digunakan, susunan kalimat, mekanik, format dan tata letak (layout)
penulisannya.
a. Mengedit Isi, Pengorganisasian, dan Gaya Penulisan
Untuk mengevaluasi efektivitas suatu pesan-pesan bisnis secara
menyeluruh, keseluruhan dokumen perlu terlebih dahulu dibaca dengan
cepat (skimming). Pada saat melakukan evaluasi, ada beberapa hal yang
perlu mendapatkan perhatian, antara lain: substansi suatu pesan,
pengorganisasian pesan, dan gaya penulisannya. Untuk membantu
memberikan gambaran yang lebih rinci tentang hal-hal apa saja yang perlu
diperbaiki atau disempurnakan, berikut ini terdapat beberapa pertanyaan
penting yang perlu diperhatikan, antara lain :
- Apakah komunikator telah memasukkan poin-poin dengan urutan yang
logis ?
- Apakah terdapat keseimbangan yang baik antara hal-hal yang bersifat
umum dengan hal-hal yang khusus ?
- Apakah ide yang paling penting telah memperoleh porsi pembahasan
yang cukup ?
- Apakah komunikator telah memberikan fakta-fakta pendukung dan
melakukan pemeriksaan ulang (cross check) terhadap fakta-fakta yang
ada ?
- Apakah komunikator ingin menambahkan informasi yang baru ?
Dalam komunikasi bisnis, perlu komunikator masukkan bahan-bahan
yang perlu, penting, dan relevan dengan pesan-pesan yang ingin
komunikator sampaikan dan jangan lakukan sebaliknya.
Pada tahap awal pengeditan, perlu perhatian secara saksama terutama
pada pesan-pesan awal dan akhir, karena pesan-pesan tersebut mempunyai
pengaruh besar terhadap audiens. Perhatikan pembuka surat atau memo,
apakah sudah relevan, menarik, dan mengundang reaksi pembaca. Pada
pesan-pesan yang lebih panjang, beberapa paragraf pertama mencakup
subyek, maksud, dan organisasi bahan.

16
 Setelah yakin terhadap isi dan pengorganisasian suatu pesan bisnis,
coba perhatikan gaya penulisannya. Coba yakinkan diri dengan cara
bertanya pada diri sendiri, apakah telah memberikan suatu kesan yang baik
bagi audiens ?. Gunakan kata atau frase yang mampu menghidupkan suatu
pesan sehingga semakin menarik bagi audiens. Pada saat yang sama,
lakukan cek ulang untuk mengetahui apakah pesan-pesan yang disampaikan
sudah jelas, tidak membingungkan, dan mudah dipahami oleh audiens;
apakah informasi penting sudah dinyatakan dan apakah transisi yang
digunakan di antara kalimat dinyatakan secara jelas ?.
Di samping itu, untuk lebih memudahkan audiens menangkap pesan-
pesan komunikator, perlu dibuat judul, sub-sub judul, indentasi, huruf tebal,
garis bawah, huruf miring, huruf berwarna, tabel, gambar, dan sejenisnya.
b. Mengedit Mekanik/Teknis Penulisan
Setelah melakukan pengeditan isi, pengorganisasian, dan gaya
penulisannya, langkah berikutnya adalah melakukan pengeditan dari sudut
mekanik atau teknis penulisan suatu pesan-pesan bisnis yang mencakup
antara lain:
− Susunan kalimat yang digunakan, apakah sudah sesuai dengan kaidah
kebahasaan yang ada, sehingga mudah dipahami dengan baik.
− Penggunaan kapitalisasi secara tepat (perhatikan kata-kata yang harus
ditulis dengan huruf kapital).
− Penulisan tanda baca secara benar (perhatikan penggunaan tanda baca
koma, titik, titik koma, tanda tanya, dan tanda seru).
− Perhatikan makna keutuhan suatu kalimat, sehingga makna suatu kalimat
dapat dipahami dengan mudah.
− Perhatikan terjadinya pengulangan kata yang tidak tepat dalam suatu
kalimat. Hal ini dapat menghilangkan makna suatu pesan-pesan bisnis
yang telah disampaikan.
Kesalahan mekanik dalam penulisan pesan-pesan bisnis akan dapat
mengganggu pemahaman maksud dan tujuan penulisan pesan-pesan bisnis
tersebut, bahkan dapat berdampak pada memudarnya kepercayaan dan citra

17
 suatu organisasi. Di samping itu, terjadinya kesalahan mekanik secara
ekonomis berdampak pada pemborosan waktu, tenaga, dan dana yang
diperlukan untuk memperbaikinya.
c. Mengedit Format dan Layout
Mengedit format dan layout secara keseluruhan merupakan langkah
terakhir dalam pengeditan suatu pesan bisnis. Di samping melakukan
penelaahan terhadap tata bahasa, ejaan, kesalahan-kesalahan tulis, dan
tanda-tanda baca, maka format penulisannya juga tidak boleh diabaikan
begitu saja. Jika format penulisannya menarik, ditata rapi, bersih, tidak
penuh coretan, dan kertas yang digunakan berkualitas baik, maka audiens
akan senang membacanya.
2) Pesan-Pesan Bisnis Lisan
Sebagaimana pesan-pesan bisnis yang disampaikan secara tertulis, pesan-
pesan yang disampaikan dalam bentuk lisan pun memerlukan pengecekan
ulang, perbaikan atau pengeditan (editing) seperlunya, sehingga suatu pesan
bisnis dapat dipahami audiens dengan baik. Pesan-pesan bisnis yang
disampaikan secara lisan antara lain penyampaian pesan-pesan bisnis melalui
rapat/pertemuan bisnis, negoisasi, dan presentasi bisnis. Meskipun pesan-pesan
bisnis tersebut disampaikan secara lisan, namun diperlukan juga kerangka
dasar (outline) tentang substansi pesan-pesan bisnis yang akan disampaikan.
a. Substansi pesan
Langkah pertama dan utama dalam melakukan pengeditan (editing)
pesan-pesan bisnis adalah mengedit substansi pesan yang akan disampaikan
pada audiens.
− Apakah substansi (inti) pesan yang ingin disampaikan telah tercantum di
dalamnya ?
− Apakah data pendukung (tabel, grafik, bagan, gambar, audio,
audiovisual) juga sudah tercantum di dalamnya ?
b. Pengorganisasian pesan
Pengorganisasian pesan-pesan bisnis yang akan disampaikan secara
lisan mencakup tiga poin penting, yaitu:

18
 − Pembuka (misalnya, salam pembuka, perkenalan diri).
− Penyampaian substansi pesan (misalnya, pengantar pesan dilanjutkan
dengan substansi pesan).
− Penutup (misalnya: kesimpulan, saran, rekomendasi, implikasi).
c. Gaya Bahasa
Pada umumnya, penulisan pesan-pesan bisnis yang akan disampaikan
secara lisan cenderung hanya bersifat outline atau garis besarnya saja,
sedangkan penyajian secara lebih rinci (lengkap) dapat disampaikan pada
saat melakukan presentasi.
Gaya bahasa yang digunakan dalam penyajian pesan-pesan bisnis
secara lisan lebih menarik dan dinamis daripada yang berbentuk tertulis
karena cara penyampaiannya yang lebih santai, luwes, dan tidak monoton.
Di samping itu, melalui penyajian secara lisan penerima pesan akan lebih
mudah memahami maksud dan tujuan suatu pesan yang ditunjukkan dengan
penyampaian pesan-pesan secara langsung, pesan-pesan nonverbal yang
didukung dengan tampilan kata, huruf, gambar, bagan, dan tabel dalam
format animasi yang dinamis.

2.3.2 Pemilihan Kata yang Tepat

Pemilihan kata merupakan penggunaan kata-kata tertentu untuk
mencurahkan ide atau pikiran ke dalam sebuah kalimat. Agar pesan yang
terkandung dalam kalimat yang disampaikan kepada orang lain dengan mudah
dapat dimengerti, komunikator harus dapat memilih kata-kata dengan sebaik-
baiknya.
Dalam menyampaikan pesan-pesan bisnis kepada audiens, peran kata
menjadi penting. Penggunaan kata yang sama sekali tidak diketahui atau sangat
asing bagi audiens bukan saja pemborosan atau membuang-buang waktu, tetapi
yang lebih penting dari itu adalah penyampaian maksud/tujuan komunikasi
menjadi terganggu. Oleh karena itu, agar maksud komunikasi dapat tercapai, perlu
diperhatikan beberapa hal berikut ini.

19
A. Pilihlah kata yang sudah dikenal/Familier
Dalam menyampaikan pesan-pesan bisnis, gunakanlah kata-kata yang
sudah dikenal atau familier, umum, dan lazim sehingga mudah dipahami
audiens. Jangan menggunakan kata-kata atau istilah yang nampaknya
mentereng, bombastis, tetapi justru hanya membuat bingung audiens. Oleh
karena itu, diperlukan suatu analisis audiens, terutama untuk mengetahui latar
belakang pendidikan dan pengalaman mereka. Pemahaman yang baik terhadap
audiens akan memberikan pengaruh yang baik bagi proses penyampaian pesan-
pesan bisnis.
B. Pilihlah kata-kata yang singkat
Disamping kata-kata yang familier, komunikator perlu juga memilih
kata-kata yang singkat dalam penyampaian pesan-pesan bisnis. Penggunaan
kata-kata yng singkat, selain efisien, juga mudah dipahami oleh audiens.
Meskipun pemilihan kata yang singkat diperlukan, harus tetap diperhatikan
berbagai kaidah penulisan bahasa yang baik dan benar.
C. Hindari kata-kata yang bermakna ganda
Kata-kata yang memiliki berbagai pengertian harus dihindari dalam
penyampaian pesan-pesan bisnis. Penggunaan kata-kata ganda tersebut akan
dapat mengakibatkan terjadinya penafsiran yang bermacam-macam.
Akibatnya, kemungkinan tidak tercapainya maksud dan tujuan penyampaian
pesan-pesan bisnis. Oleh karena itu, sedapat mungkin gunakan kata yang
memiliki makna yang jelas dan tegas. Di samping itu, perlu juga dilihat
bagaimana kata tersebut digunakan dalam suatu konteks bahasan tertentu.

2.3.3 Membuat Kalimat yang Efektif

Kalimat merupakan sarana untuk menyampaikan pesan kepada orang
lain. Kalimat dapat dibuat untuk memanggil, memarahi, menasihati, menyuruh,
dan memperingatkan seseorang, juga untuk mengemukakan pendapat, dan
mengumumkan sesuatu. Agar pesan yang disampaikan dapat dengan mudah
dimengerti pembaca, kalimat harus disusun secara efektif. Kalimat efektif

20
merupakan bentuk kalimat yang dengan sadar dan sengaja disusun untuk
mencapai daya informasi yang tepat dan baik.
Dalam menyusun suatu kalimat, ada tiga hal yang perlu diperhatikan,
yaitu: (1) kesatuan pikiran, (2) kesatuan susunan, dan (3) kelogisan. Sebagaimana
diketahui bahwa setiap kalimat paling tidak terdiri dari atas subjek dan predikat.
Subjek dalam suatu kalimat akan menjawab pertanyaan “siapa” atau “apa” yang
dilakukan oleh kata kerja dan merupakan topik suatu bahasan atau sesuatu yang
sedang dikatakan dan biasanya berupa kata benda. Untuk dapat mengenali subjek
suatu kalimat, jawablah pertanyaan “siapa” atau “apa” yang dibicarakan oleh
predikat.

21
 BAB III

PENUTUP

3.1 Kesimpulan
Perencanaan pesan-pesan bisnis merupakan suatu langkah strategis bagi
pencapaian tujuan suatu organisasi sevara menyeluruh, dan merupakan salah satu
factor penentu keberhasilan komunikasi. Setelah merencanakan pesan, langkah
selanjutnya menuangkan pesan tersebut. Penyusunan pesan-pesan bisnis meliputi
3 tahap, yaitu :
a. Perencanaan
b. Pengorganisasian
c. Revisi
Secara umum ada 3 tujuan komunikasi bisnis, yaitu :
a. Memberi informasi, adalah memberikan informasi yang berkaitan dengan
dunia bisnis kepada pihak lain.
b. Melakukan persuasi, adalah melakukan persuasi kepada pihak lain agar apa
yang disampaikan dapat dipahami dengan baik dan benar.
c. Melakukan kolaborasi, adalah melakukan kerja sama antara seseorang dengan
orang lain.

3.2 Saran
Beberapa jenis pesan bertujuan memotivasi audiens untuk mau
mengubah perilaku mereka. Akan tetapi, pemberian motivasi ini sering kali
mengalami hambatan. Hal ini disebabkan kecenderungan dari audiens untuk tidak
mau mengubah sesuatu yang ada dengan hal yang baru. Salah satu cara untuk
mengatasinya adalah dengan memberikan argumentasi yang bersifat rasional.
Meskipun pendekatan dengan menggunakan argumentasi ini, merupakan cara
yang baik untuk menarik audiens, perlu juga untuk mencoba menggunakan
pendekatan emosi audiens.

22
 DAFTAR PUSTAKA

Purwanto, Djoko. 2003. Komunikasi Bisnis. Jakarta: Erlangga.

Purwanto, Djoko. 2006. Komunikasi Bisnis. Jakarta: Erlangga.
Purwanto, Djoko. 2011. Komunikasi Bisnis. Jakarta: Erlangga.

23