PENGENDALIAN DOKUMEN INTERNAL

No Dokumen
No.Revisi
SOP Tanggal
terbit
Halaman
dr. MILA KUSUMA
UPTD
HERMASTUTI
PUSKESMAS
NIP.197805022007012
BABAKAN
007

Suatu panduan pengendalian dokumen kebijakan sistem

manajemen mutu yang mencakup pembuatan, distribusi,
Pengertian
penggunaan, perubahan dengan mengikuti ketentuan yang diatur
Dalam prosedur ini
Terkendalinya kerahasiaan, proses perubahan, penerbitan,
Tujuan
distribusi dan sirkulasi dokumen kebijakan

Kebijakan Kepala Puskesmas

Pedoman penyusunan dokumen akreditasi fasilitas kesehatan

Referensi Tingkat pertama Direktorat Jendral Bina Upaya Kesehatan
Direktorat Bina Upaya Kehatan Dasar Tahun 2019
Prosedur 1. Identifikasi penyusunan atau perubahan dokumen kebijakan
2. Penyusunan dokumen kebijakan
Kepala Puskesmas bertanggungjawab terhadap pelaksanaan
identifikasi atau perubahan serta penyusunan dokumen
kebijakan.
3. Pengesahan dokumen kebijakan
Kepala Puskesmas mengesahkan dokumen kebijakan.
4. Sosialisasi dokumen kebijakan
Kepala Puskesmas melakukan sosialisasi dokumen kebijakan
kepada seluruh pelaksana supaya dapat diketahui dan
dijalankan.
5. Pencatatan, distribusi dan penarikan dokumen kebijakan
Sekertariat akreditasi bertugas dalam pengendalian dokumen
kebijakan meliputi:
a. Penomoran dokumen kebijakan
b. Pencatatan dalam daftar dokumen eksternal atau internal
c. Menyerahkan dokumen kebijakan kepada pelaksana untuk
menggandakan
d. Mendistribusikan dokumen kebijakan yang sudah diberi
stempel terkendali
e. Menarik dokumen kebijakan lama apabila dokumen ini
adalah dokumen kebijakan pengganti seta mengisi format
usulan penambahan atau penarikan dokumen kebijakan
f. Mengarsipkan dokumen induk yang sudah tidak berlaku
dengan membubuhkan stempel “ kadarluarsa” dan
menyimpan dokumen kebijakan tersebut salam 2 tahun
g. Memusnahkan dokumen kebijakan sesuai dengan waktu
yang telah ditetapkan
6. Penyimpanan dokumen kebijakan
a. Dokumen kebijakan asli (master dokumen kebijakan yang
sudah di nomori dan sudah ditanda tangani) disimpan di
sekertariat tim akreditasi
a. Dokumen kebijakan difotokopi disimpan di masing-masing
unit puskesmas
b. Dokumen kebijakan harus diletakkan ditempat yang mudah
dilihat, diambil dan mudah dibaca oleh pelaksana
7. Penataan dokumen kebijakan
Penataan dokumen kebijakan dikelompokan menurut kelompok
pelayanan
8. Revisi atau perubahan dokumen kebijakan
a. Dilaksanakan setelah proses pengkajian serta mendapat
pengesahan sesuai pejabat yang berwenang
b. Setaip kali revisi seluruh halaman akan mengalami
perubahan
c. Isi revisi atau perubahan harus tercatat pada riwayat
 perubahan dokumen
d. Tanggal terbit dokumen kebijakan ditulis diatas yang
menandatangi
Semua Unit
Unit Terkait
 PENGENDALIAN DOKUMEN
EKSTERNAL
No Dokumen
No.Revisi
SOP
Tanggal terbit
Halaman

UPTD dr. MILA KUSUMA

PUSKESMAS HERMASTUTI

BABAKAN NIP.197805022007012007

Pengendalian dokumen eksternal adalah suatu proses pengolahan

Pengertian dokumen meliputi penomoran, tanggal terbit, catatan tentang
revisi, pemberlakuan dan tanda tangan Kepala Puskesmas
Sebagai acuan pengolahan dan pelaksanaan UKM puskesmas
Tujuan
agar sesuai dengan tujuan dan tahap yang direncanakan
SK Kepala Puskesmas No. Tentang pengolahan dan
Kebijakan
pelaksanaan UKM puskesmas
Permenkes NO.46 Tentang pengolahan dan pelaksanaan UKM
Referensi
puskesmas
1. Alat Tulis Kantor
Prosedur
2. Buku Rekap
1. Petugas melakukan pembuatan rekamanmengumpulkan
dokumen sesuai dengan format – format dokumen
2. Petugas memberikan semua dokumen dan rekaman
Langkah -
kepada sekertaris
Langkah
3. Sekertaris melakukan pengarsipan dokumen dan rekaman
yang meliputi penomoran, tanggal terbit, catatan tentang
revisi, pemberlakukan dan tanda tangan Kepala Puskesmas
 Petugas memberikan
Petugas
dokumen kepada
memngumpulkan
sekertaris
dokumen
Bagan Alir

Sekertaris
mengarsipkan
dokumen dan
rekaman

Hal-hal yang Jika pengendalian dokumen eksternal tidak dilakukan dengan

harus benar, maka pengolahan dan pelaksanaan UKM Puskesmas tidak
diperhatikan maksimal hasil
Unit Terkait Semua jenis program kegiatan UKM
Dokumen Terkait SOP pengolahan dan pelaksanaan UKM Puskesmas

Rekaman Historis Perubahan

Tgl. Mulai
No Yang dirubah Isi Perubahan
diberlakukan