ROSES PEMANTAUAN

Ketika jadwal kerja telah dipublikasi dan proyek mulai berjalan, perhatian harus difokuskan pada
kemajuan progres.

Hal diatas membutuhkan monitoring tentang apa yang terjadi, perkembangan pencapaian jadwal
dan revisi rencana dan jadwal jika dibutuhkan agar proyek dapat terlaksana sesuai target

Proses monitoring terdiri dari langkah-langkah berikut:

1.      Memantau kemajuan. Langkah ini sering disebut pengukuran kemajuan, atau
memperbarui jadwal. Hal ini terutama proses pengumpulan data rinci pada pekerjaan, maka
pengolahan dalam sistem komputer atau petunjuk untuk sampai pada representasi akurat dari
status pekerjaan saat ini. Memantau kemajuan sesuai dengan Langkah 3 dan 4 dari Proyek
Pengendalian Siklus (lihat Bab 1 untuk definisi dan ilustrasi dari Proyek Pengendalian Siklus).
2.      Membandingkan kemajuan untuk tujuan. Kemajuan aktual pada pekerjaan
dibandingkan dengan kemajuan yang direncanakan dalam jadwal semula. Ini adalah Langkah 5
dari Siklus Proyek Pengendalian dan terdiri dari menampilkan data yang dikumpulkan pada
langkah memperbarui. Tim proyek menggunakan informasi ini untuk membuat keputusan
tentang tindakan masa depan.
3.      Mengambil tindakan korektif. Pada tahap akhir ini, manajer proyek mengoreksi masalah
jadwal berdasarkan semua informasi yang tersedia. Personil dan peralatan yang dikerahkan untuk
melaksanakan rencana baru untuk menyelesaikan pekerjaan.

Kunci Elemen Komunikasi

Pertama-tama, fungsi pengendalian tergantung pada komunikasi yang baik di lokasi konstruksi.
Seorang manajer proyek yang benar-benar memantau dan membandingkan, dan kemudian
memutuskan suatu tindakan untuk memperbaiki kekurangan, tapi tanpa partisipasi dari
subkontraktor, pengawas, dan anggota lain dari tim proyek, mungkin dapat mengalami
kegagalan.

Dalam pelaksanaan suatu proyek, suatu ketika dapat menyimpang dari rencana, maka
pengawasan dan pengendalian proyek sangat diperlukan agar kejadian-kejadian yang
menghambat tercapainya tujuan proyek dapat segera diselesaikan dengan baik.

Pengawasan (supervising) adalah suatu proses pengevaluasian atau perbaikan terhadap

pelaksanaan kegiatan dengan pedoman pada standar dan peraturan yang berlaku dengan
bertujuan agar hasil dari kegiatan tersebut sesuai dengan perencanaan proyek.

Pengendalian (controlling) adalah usaha yang sistematis untuk menentukan standart yang sesuai
dengan sasaran perencanaan, merancang system informasi, membandingkan pelaksanaan dengan
standart, menganalisis kemungkinan adanya penyimpangan antara pelaksanaan dan standart,
kemungkinan mengambil tindakan perbaikan yang diperlukan agar sumber daya digunakan
secara efektif dan efisien dalam rangka mencapai sasaran.

Bertitik tolak pada definisi-definisi diatas, maka proses pengawasan dan pengendalian proyek
dapat diuraikan menjadi langkah-langkah sebagai berikut:

1. Menentukan sasaran.
2. Menentukan standart dan criteria sebagai acuan dalam rangka mencapai sasaran.
3. Merancang atau menyusun system informasi, pemantauan, dan laporan hasil pelaksanaan
pekerjaan.
4. Mengumpulkan data info hasil implementasi (pelaksanaan dari apa yang telah
direncanakan).
5. Pelaksanaan pekerjaan sesuai dengan perencanaan.
6. Mengkaji dan menganalisa hasil pekerjaan dengan standart, criteria, dan sasaran yang
telah ditentukan.

Setelah mengetahui prosesnya, langkah berikutnya adalah mengidentifikasi unsur-unsur

pengawasan dan pengendalian yang juga merupakan sasaran proyek yaitu:

1.      Pengawasan dan pengendalian biaya proyek (cost control).

2.      Pengawasan dan pengendalian mutu proyek (quality control).

3.      Pengawasan dan pengendalian waktu proyek (time control).

FRAME WORK & TANGGUNG JAWAB

•      Melakukan kontrol terhadap proyek dan memastikan bahwa target tercapai tergantung pada
monitoring scr reguler, mengetahui apa yg terjadi, dan menghitung pencapaian kerja berdasarkan
target
•      Jika terdapat ketidaksesuaian antara rencana dan kondisi aktual maka dibutuhkan
perencanaan ulang untuk membawa proyek kembali ke target atau target harus direvisi
•      Pada pelaksanaannya, manajer harus menghindari 4 hal yakni : delay pada tanggal target,
ketidakseusaian kualitas, fungsionalitas yg tidak mencukupi, biaya jika melebihi target
•      Tanggung jawab keseluruhan untuk memastikan tercapainya target proyek  adalah
tergantung pada peran dari Project Steering Commitee atau Project Board.
•      Tanggung jawab sehari-hari ada pada project manajer dan untuk lingkup yg lebih kecil ada
pada Team Leader
•      Pelaporan bisa berbentuk tertulis, lisan atau informal
•      Team Leader yg efektif atau project manager akan berinteraksi dengan anggota tim dan
berdiskusi mengenai permasalahan-permasalahan yang ada, dan pelaporan secara informal
terhadap perkembangan proyek harus dikombinasikan dengan pelaporan secara formal sesuai
prosedur
•       Assesment progress dibuat berdasarkan informasi yang dikumpulkan pada interval waktu
yang reguler atau waktu yang spesifik.
•      Checkpoint untuk mengontrol proyek dilakukan secara reguler atau sesuai even yg spesifik
 
MENGUMPULKAN DATA
•      Manajer harus mem-breakdown aktivitas yang panjang ke dalam tugas-tugas yang dpt
dikontrol pada durasi waktu satu atau dua minggu.
•      Hal yang penting adalah mendapatkan informasi tentang aktivitas yang telah diselesaikan
dan berapa banyak pekerjaan yang belum diselesaikan.
•      Jika ada produk yang berseri, penyelesaian secara parsial dari aktivitas lebih mudal
diperkirakan.

KESIMPULAN
Monitoring dan Controling merupakan suatu tindakan yang saling timbal balik  jadi saat kita
melakukan tugas monitoring proyek pasti kita juga akan melakukan tugas controling terhadap
proyek yang sedang kita jalankan.