OFFICE LAYOUT / TAT RUANG

KANTOR

1. Uraian dan Contoh

Administrasi merupakan suatu kegiatan yang diterapkan untuk mengatur suatu organisasi .
Administrasi berperan penting dalam suatu unit bisnis atau dalam suatu perushaan. Setiap organisasi
perushaan ataupun perkantor yang memiliki struktur organisasi akan berjalan dengan baik , jika
menerapkan kegiatan administrasi untuk menjalankan aktivitas usahanya. Secara etimologi , istilah
administrasi berasal dari bahasa latin yaitu “ Ad” dan “ministrate” yang berarti pemberi jasa atau bantuan.
Pengertian lain mengatakan bahwa , kata administrasi dalam bahasa inggris yaitu “ administration” yang
berarti “to serve” yang artinya melayani dengan sebaik- baiknya. Dengan adanya administrasi , maka
semua aktivitas dalam perusahaan dapat terekam dengan baik dan apabila dibutuhkan sewaktu-waktu
hasil penyimpanan dapat dikeluarkan kembali.

a. Definisi Administrasi
Istilah administrasi sudah dikenal sejak lama . Berikut beberapa definisi administrasi menurut
para ahli:
1) Ulbert
Administrasi dalam arti sempit adalah sebagai persiapan sistematis dan pencatatan data
serta informasi baik secara internal maupun eksternal untuk tujuan memberikan
informasi dan membuatnya lebih mudah untuk memulihkan sebagian atau seluruhnya.
2) George Terry
Ialah proses pengendalian , pengendalian pekerjaan, dan pengorganisasian kerja dan
memobilisasi bagi mereka yang menerapkannya untuk tujuan tertentu.
3) William Leffingwell dan Edwin Robinson
Ialah cabang dari manajemen yang berkaitan dengan pelaksanaan pekerjaan kantor yang
efisien, kapan dan dimana pekerjaan itu harus dilakukan.
4) Evans
Ialah fungsi yang berkaitan dengan manajemen dan arah semua tahap operasi perusahaan
dalam bahan pengelolaan informasi, komunikasi , dan memori organisasi
5) Simon
Ialah sebagai kegiatan kelompok yang mengadakan kerjasama untuk menyelesaiakan
tugas bersama-sama.
6) Dimock dan G.O Dimock
Ialah bagian dari administrasi publik yang memiliki bidang yang lebih luas , yang
merupakan studi tentang bagaimana lembaga-lembaga mulai dari keluarga untuk percaya
bangsa-bangsa disusun, digerakan dan dikemudikan.
7) Jonh M.Pfiffer dan Robert V
Ialah proses yang berkaitan dengan pelaksanaan kebijakan-kebijakan pemerintah,
keterampilan bimbingan dan teknik-teknik yang tidak terbatas jumlahnya, memberikan
arah dan tujuan untuk mencoba sejumlah orang.
8) Prof. Dr.Prajudi Atmosudirdjo
Ialah melakukan fungsi bantuan pemerintah berarti pemerintah (pejabat) tidak dapat
memenuhi tugas-tugas tanpa administrasi negara.
 9) Sondang P.Siagian
Ialah proses secara keseluruhan dalam bentuk kerja sama antara dua orang atau lebih
menurut rasionalitas tertentu untuk mencapai tujuan yang lelah ditetapkan sebelumnya.
10) Wijana
Ialah kombinasi dari semua negara biaya terendah dan tinggi menjalanka pemerintahan
dan polisi pelaksanaan.
11) FX. Soedjadi
Ialah kegiatan prosedur usaha kantor (catatan, mengetik , menggandakan dan
sebagainya).
12) Soewarno Handayaningrat
Ialah administrasi yang meliputi catatan , korespondensi, pembukuan ringan , ketik
mengetik , sehingga agenda teknis dan administratif.

Dari beberapa pengertian diatas dapat dikatakan bahwa secara umum administrasi dikenal
sebagai suatu kegiatan serta usaha yang berhubungan dengan penyelenggaraan kebijaksanaan guna
menuju pada sebuah maksud atau tujuan . dapat disimpulkan pengertian administrasi secara sempit
yaitu suatu aktivitas yang meliputi proses pencatatan, pengiriman surat , pembukuan ringan
termasuk didalamnya meliputi proses pengetikan agenda serta berbagai macam aktivitas lain yang
berhubungan dengan masalah teknis ketatausahaan .

b. Ciri-Ciri Aministrasi
Ciri-ciri pokok tersebut, yaitu:
1) Kerja sama
2) Pembagian tugas
3) Tujuan
4) Terdiri dari sekelompok orang
5) Administrasi berupa kegiatan yang runtut dalam suatu proses

c. Fungsi Administrasi
Fungsi administrasi dalam perusahaan memiliki peranan yang cukup penting.
Proses administrasi dikenal memiliki beberapa fungsi , yaitu:
1) Secara umum
Adapun fungsi secara umum ialah:
a) Planning (Perencanaan)
Ialah penyusunan perencanaan kegiatan administrasi seperti pengumpulan data ,
pengelolaan data , penyusunan perencanaan.
b) Organizing (Pengorganisasian)
Ialah aktivitas menyusun dan membentuk hubungan-hubungan kerja antara
orang-orang sehingga terwujud suatu kesatuan usaha dalam mencapai tujuan-
tujuan yang telah ditetapkan
c) Staffing
Ialah salah satu fungsi dari manajemen yang menyusun personalia pada suatu
organisasi mulai dari merekrut tenaga kerja , pengembangannya sampai dengan
usaha untuk setiap tenaga petugas memeberi daya guna yang maksimal kepada
orghanisasi.
d) Directing (Pengarahan atau bimbingan)
ialah yang berhubungan dengan usaha memberi bimbingan , saran ,
 perintah , untuk tugas yang dilaksanakan dengan baik dan benar-benar tertuju
dari yang telah ditetapkan semula.
e) Coordinating
Ialah untuk melakukan sejumlah kegiatan agar berjalan dengan baik dengan
menghindari terjadinya kekacauan , percekcokan , kekosongan kegiatan yang
dilakukan dengan menghubungkan , menyatukan dan menyelaraskan pekerjaan
bawahan sehingga terdapat kerja sama yang terarah dalam usaha untuk
mencapai tujuan organisasi.
f) Reporting
Manajemen yang berada pada penyampaian perkembangan atau hasil dari
kegiatan dengan pemberian keterangan dari tugas dan fungsi para pejabat yang
lebih tinggi baik memperoleh gambaran tentang pelaksanaan tugas orang yang
memberi laporan.
g) Budgetting
Ialah suatu kegiatan yang mengelola dan perencanaan yang berkelanjutan
mengenai keuangan atau anggaran.
2) Dalam keuangan
Proses administrasi memiliki fungsi diantaranya dalam keuangan. Yaitu :
a) Fungsi mencari dana
Yakni untuk mencari modal perusahaan (dana) . tujuan melakukan pencarian dana
ini yaitu sebagai modal belanja usaha-usaha yang akan dijalankan.
b) Fungsi investasi
Pengelolaan dana kedalam aktiva-aktiva yang akan digunakan untuk berusaha
mencapai tujuan termasuk dalam fungsi investasi keuangan. Ada dua macam
kepuusan investasi dalam perusahaan secara garis besar, yaitu:
 Investasi jangka pendek
Investasi ini meliputi investasi dalam kas , persediaan , piutang dan
lainnya.
 Investasi jangka panjang
Investasi ini meliputi gedung , tanah , peralatan produksi , kendaraan dan
lainnya.
c) Fungsi pembagian laba
Pada hakikatnya bisa dimasukkan didalam fungsi mencari dana (modal usaha).
Dalam hal ini berarti bahwa diusahakan adanya dana (modal usaha) yang ebrasal
dari dalam perusahaan itu sendiri yang dimanfaatkan untuk melakukan
pengembangan usaha-usaha dalam suatu perusahaan.
d) Fungsi pembelanjaan
Suatu kegiatan menggunakan dana baik dana milik sendiri maupun dana dari luar
yang diperuntukkan untuk membiayai seluruh kegiatan perusahaan.

d. Tujuan Administrasi
Ada beberapa tujuan lain administrasi keuangan sebagai berikut:
 Mengelola penerimaan maupun pengeliuaran organisasi atau lembaga secara baik dan
benar.
 Melakukan pengefektivan adanya pemanfaatanuang sehingga dapat
dikendalikan dan dikoordinasikan dengan baik dan tepat.
 Bertujuan untuk melakukan minimalisasi adanya kekeliruan dalam pembuatan laporan
keuangan suatu organisasi atau lembaga.
e. Unsur-Unsur Administrasi
Menurut The Liang Gie ,administrasi memiliki 8 unsur yaitu:
1) Organisasi = kelompok orang-orang
2) Manajemen = menggerakan dan mengerahkan fasilitas kerja
3) Komunikasi = menyampaiakn warta dari satu pihak ke pihak yang lainnya
4) Kepegawaian = mengatur dan mengurus tenaga kerja yang diperlukan
5) Keuangan = mengelola segi perbelanjaan dalam usaha
6) Perbekalan = mengadakan , mengatur, mendaftar, memlihara benda-benda perlengkapan
dalam usaha kerja
7) Tata usaha = menghimpun, mencatat , mengolah , menggandakan , mengirim dan
menyimpan keterangan yang diperlukan
8) Hubungan masyarakat (humas) = hubungan baik yang diciptakan dari masyarakat
terhadap usha kerja

f. Jenis Kerja Administrasi

Proses administrasi meliputi jenis-jenis kerjanya secara riil maksudnya hasil kerjanya itu bisa
dilihat dan bisa dipakai untuk menentukan kebijaksanaan organisasi. Berikut jenis- jenis kerja
administrasi:
 Akuntansi/keuangan
 Laporan penjualan
 Inventori
 Rekam medis

g. Jenis-Jenis Administrasi
Istilah lain dari administrasi secara sempit yakni dinamakan Tata Usaha. Ada beberapa jenis
administrasi , yaitu sebagai berikut:
1) Administrasi lingkungan
2) Administrasi Publik
3) Administrasi Pembangunan