A.

Latar Belakang

Aparatur Sipil Negara atau ASN menurut undang-undang No 5

Tahun 2014 tentang Aparatur Sipil Negara adalah profesi bagi pegawai

negeri sipil dan pegawai pemerintah dengan perjanjian kerja yang bekerja

pada instansi pemerintah. Tugas dan fungsi ASN yaitu sebagai pelaksana

kebijakan publik sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-

undangan, sebagai pelayan publik, dan sebagai perekat dan pemersatu

bangsa. Dalam menyelenggarakan tugas tersebut, dibutuhkan ASN yang

profesional, berkualitas, serta memenuhi standar kompetensi sehingga

mampu untuk melaksanakan tugasnya secara efektif dan efisien.

Menurut Undang – undang Nomor 5 Tahun 2014 tentang ASN

untuk membentuk ASN yang profesional dan berintegritas, diperlukan

adanya Pendidikan dan Pelatihan Dasar, seperti yang tercantum dalam

Peraturan LAN RI Nomor 1 Tahun 2021 tentang Pelatihan Dasar Calon

Pegawai Negeri Sipil (Latsar CPNS). Oleh karena itu diperlukan ASN yang

dapat mengaktualisasikan dan menghabituasi kode etik dan Nilai - nilai

dasar ASN yaitu Akuntabilitas, Nasionalisme, Etika Publik, Komitmen

mutu dan Anti korupsi yang disingkat ANEKA, terutama dalam melakukan

pelayanan publik.

Pelaksanaan pelayanan publik saat ini sangat dipengaruhi oleh

perkembangan teknologi pada era Revolusi Industry 4.0 yang terjadi

secara global. Arus globalisasi mendorong Indonesia untuk menyesuaikan

dengan perkembangan teknologi yang terjadi, karena cepat atau lambat

akan mempengaruhi segala aspek kehidupan manusia seperti

1
pemenuhan pelayanan kepada penduduk/masyarakat. Menindaklanjuti

perkembangan teknologi yang semakin pesat, pemerintah harus aktif

dalam melakukan pembaharuan pelayanan yang berbasis teknologi, oleh

karena itu para ASN dituntut dapat memahami dan bisa mengoperasikan

segala bentuk Ilmu Pengetahuan dan Teknologi.

Keterampilan ASN dibidang IT (Ilmu Teknologi) merupakan suatu

kebutuhan yang menjadi kewajiban dalam diri setiap ASN, sehingga

dengan keterampilan mengoperasikan IT dapat menunjang produktifitas

kinerja ASN yang berdampak kepada capaian hasil kinerja sebuah

organisasi ataupun Instansi. Dalam hal pelayanan publik juga

membutuhkan pemanfaatan IT tersebut, karena dengan memanfaatkan

IT, pelayanan publik dapat berjalan dengan baik, cepat dan tepat

sehingga setiap ASN wajib untuk terampil dalam memanfaatkan IT.

Dalam pelaksanaan orientasi tugas atau magang yang dilakukan

oleh penulis mulai dari bulan September 2020 di Dinas Pemberdayaan

Masyarakat dan Pemerintahan Desa Provinsi Kalimantan Timur tepatnya

di Bidang Pemerintahan Desa dan Kelurahan Seksi Penataan

Administrasi Desa dan Kelurahan, serta berdasarkan hasil koordinasi dan

konsultasi penulis dengan Kepala Seksi Penataan Administrasi Desa dan

Kelurahan mengenai isu atau masalah yang terjadi, terdapat beberapa isu

atau masalah yang terjadi, yaitu belum optimalnya penyimpanan arsip

surat masuk dan surat keluar di bidang pemerintahan desa dan kelurahan,

belum adanya digitalisasi buku tamu di Bidang Pemerintahan Desa dan

Kelurahan, dan belum optimalnya koordinasi antara Pemerintah Provinsi

2
dengan Pemerintah Kabupaten dan Pemerintah Desa terkait data-data

yang diminta oleh Pemerintah Pusat.

Namun berdasarkan hasil konsultasi dan koordinasi penulis dengan

Kepala Seksi Penataan Administrasi Desa dan Kelurahan selaku atasan

langsung sekaligus mentor penulis, maka dipilihlah satu masalah yang

akan diselesaikan yaitu masalah belum optimalnya penyimpanan arsip

surat masuk dan surat keluar di bidang pemerintahan desa dan kelurahan,

yang dimana selama ini dalam penyimpanan arsip surat dari tahun ke

tahun masih belum optimal karena penyimpanan arsip surat masih

dilakukan secara manual, yaitu arsip surat disimpan pada kardus dan

diletakkan dibawah meja atau diatas lemari yang mana apabila itu

dilakukan secara terus menerus akan mengakibatkan penumpukan arsip

surat diruangan. Apabila penyimpanan arsip surat masih disimpan di

dalam kardus, maka sangat beresiko arsip surat tersebut akan tercecer,

hilang bahkan rusak dimakan oleh rayap, serta kita akan merasa kesulitan

untuk mencari arsip surat lama yang apabila sewaktu-waktu diperlukan,

karena kita harus membongkar lagi kardus arsip surat yang sudah

menumpuk tersebut, yang dimana menurut pandangan penulis ini sangat

tidak efektif dan efisien. Oleh karena itu dari masalah tersebut penulis

membentuk sebuah rancangan aktualisasi guna memecahkan masalah

tersebut.

Berdasarkan kondisi dan masalah yang terjadi, penulis melihat hal

tersebut dapat diatasi dan diselesaikan dengan menerapkan nilai-nilai

dasar ASN, yaitu ANEKA, yang kemudian diangkat kedalam sebuah

3
Rancangan Aktualisasi yang berjudul “Optimalisasi Penyimpanan Arsip

Surat Secara Digital Melalui Google Drive pada Dinas Pemberdayaan

Masyarakat dan Pemerintahan Desa Provinsi Kalimantan Timur”.

B. Tujuan, Manfaat dan Ruang Lingkup

1. Tujuan

Sesuai dengan latar belakang masalah yang telah disampaikan

diatas, penyusunan rancangan aktualisasi ini bertujuan untuk :

a. Untuk Memudahkan penyimpanan arsip surat masuk dan surat

keluar sehingga lebih optimal, efektif dan efisien.

b. Untuk Menghindari resiko terjadinya arsip surat yang tercecer,

hilang, dan rusak, serta menghindari penumpukan arsip surat di

ruangan kerja

c. Untuk Memudahkan dalam mencari arsip surat yang lama apabila

sewaktu-waktu diperlukan kembali.

d. Untuk Mengetahui keterkaitan antara kegiatan yang diusulkan

dengan nilai ANEKA dan substansi mata pelatihan Manajemen

ASN, WOG dan Pelayanan Publik.

e. Untuk Mengetahui keterkaitan antara visi, misi, dan nilai organisasi

dengan hasil kegiatan dari isu yang diangkat

2. Manfaat

Adapun manfaat yang dapat diperoleh dari penyusunan rancangan

aktualisasi ini adalah sebagai berikut :

4
 a. Penyimpanan arsip surat masuk dan surat keluar dapat lebih optimal,

mudah, efektif dan efisien.

b. Tidak ada arsip surat yang tercecer, hilang maupun rusak, dan tidak

terjadi penumpukan arsip surat di ruangan kerja.

c. Mencari arsip surat yang lama yang diperlukan kembali dapat lebih

mudah.

3. Ruang Lingkup Kegiatan Aktualisasi

Penulis membatasi ruang lingkup dalam pelaksanaan kegiatan

aktualisasi yaitu pada Dinas Pemberdayaan Masyarakat dan

Pemerintahan Desa Provinsi Kalimantan Timur, tepatnya di Bidang

Pemerintahan Desa dan Kelurahan, yang berfokus pada kegiatan

optimalisasi penyimpanan arsip surat masuk dan surat keluar secara

digital, dan proses kegiatan aktualisasi ini dilaksanakan selama Off

Campus yaitu 30 hari kerja.

C. Profil Instansi

1. Visi dan Misi Instansi

Visi dari Dinas Pemberdayaan Masyarakat dan Pemerintahan

Desa Provinsi Kalimantan Timur adalah “Terwujudnya Masyarakat

Desa dan Kelurahan di Kalimantan Timur Yang Mandiri dan

sejahtera“.

Misi dari Dinas Pemberdayaan Masyarakat dan Pemerintahan

Desa Provinsi Kalimantan Timur adalah Mengembangkan kemauan

dan kemampuan masyarakat untuk berperan aktif dalam

5
pembangunan, sehingga secara berharap masyarakat mampu

membangun diri dan lingkungan secara mandiri, melalui :

1. Mewujudkan tatakelola pemerintahan yang baik di desa dan

kelurahan secara optimal.

2. Meningkatkan kualitas lembaga kemasyarakatan di desa dan

kelurahan.

3. Mengembangkan usaha ekonomi masyarakat melalui

pemanfaatan potensi perekonomian desa/kelurahan secara

optimal.

4. Mewujudkan masyarakat desa & kelurahan yg mampu mengelola

potensi SDA lokal dengan memanfaatkan TTG berwawasan

lingkungan.

5. Mewujudkan koordinasi, integrasi, dan sinkronisasi pemberdayaan

masyarakat dan pemerintahan desa / kelurahan.

2. Tugas Pokok dan Fungsi

Berdasarkan Peraturan Gubernur Kalimantan Timur Nomor 62

Tahun 2016 Tentang Susunan Organisasi, Tugas, Fungsi, Dan Tata

Kerja Dinas Pemberdayaan Masyarakat Dan Pemerintahan Desa

Provinsi Kalimantan Timur, Bidang Pemerintahan Desa dan Kelurahan

mempunyai tugas melaksanakan Bidang Pemerintahan Desa

mempunyai tugas pokok melaksanakan penyiapan bahan perumusan

kebijakan, koordinasi, pembinaan, bimbingan, pengendalian

pengembangan dan administrasi desa, pengembangan kelembagaan

dan kapasitas desa. Untuk menyelengarakan tugas pokok

6
sebagaimana dimaksud, Bidang Pemerintahan Desa dan Kelurahan

mempunyai fungsi :

a. Penyiapan bahan perumusan kebijakan pengembangan dan

administrasi desa, kelembagaan, kapasitas desa dan Kelurahan;

b. Penyiapan bahan koordinasi perencanaan program pengembangan

dan administrasi desa, kelembagaan, kapasitas desa dan

Kelurahan;

c. Penyiapan bahan pembinaan, bimbingan, pengendalian,

pengembangan dan administrasi desa dan Kelurahan;

d. Penyiapan bahan pembinaan, bimbingan, pengendalian,

pengembangan kelembagaan dan kapasitas desa dan Kelurahan;

dan

e. Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh atasan sesuai dengan

bidang tugas dan fungsinya.

Bidang Pemerintahan Desa dan Kelurahan juga memilki tugas :

a. Melaksanakan pengkajian pengembangan program Bidang

Pemerintahan desa/kampung dan Kelurahan.

b. Melakukan pembinaan penyelenggaraan pemerintahan desa/

kampung dan kelurahan.

c. Memberikan bimbingan teknis dan pelatihan bagi aparatur

pemerintahan desa/kampung dan kelurahan, berkenaan dengan

manajemen pemerintahan desa/kampung dan kelurahan,

Penguatan Kapasitas Sekretaris Desa.

7
d. Pengelolaan keuangan Desa/Kampung (ADD/ADK), Bimtek Sistem

Informasi Keuangan Desa, administrasi desa/kampung dan

kelurahan, penyusunan Peraturan Desa/Kampung, serta laporan

pertanggungjawaban penyelenggaraan pemerintahan

desa/kampung dan kelurahan.

e. Fasilitasi penetapan dan penegasan batas desa, serta fasilitasi

tanah kas desa.

f. Fasilitasi Pengelolaan Aset Desa.

g. Sosialisasi Peraturan Gubernur Tentang Bantuan Keuangan

Pemerintahan Desa

h. Sosialisasi Regulasi Tentang Pemerintahan Desa

i. Lomba Desa dan Kelurahan

j. Fasilitasi Penataan Kode Desa dan Kelurahan

k. Fasilitasi Pemilihan Kepala Desa

l. Fasilitasi pembentukan, penghapusan, penggabungan

desa/kampung dan perubahan status desa menjadi kelurahan.

m. Memberikan pelayanan data yang berkaitan dengan

pengembangan Desa/Kampung dan Kelurahan, serta data

pengelolaan keuangan Desa/Kampung.

Seksi Penataan, Administrasi Desa dan Kelurahan mempunyai

tugas pokok dan fungsi:

a. Merencana kegiatan Seksi Penataan dan Administrasi Desa dan

Kelurahan berdasarkan tugas, permasalahan dan kebijakan sesuai

dengan renstra dinas sebagai pedoman dalam pelaksanaan tugas;

8
b. Membagi tugas kepada bawahan untuk menghimpun bahan

rencana kegiatan dari seksi sebagai bahan penyusunan rencana

kerja dinas;

c. Membimbing bawahan dengan cara memberikan petunjuk dan

arahan sebagai langkah pembinaan;

d. Memeriksa dan memonitor tugas bawahan dalam rangka menilai

kinerja bawahan;

e. Mengumpulkan dan mengolah bahan pedoman pembinaan dan

fasilitasi penataan dan administrasi desa dan kelurahan sesuai

dengan program kerja Seksi agar pelaksanaan kegiatan berjalan

lancar;

f. Melakukan pembinaan dan fasilitasi penataan, perkembangan dan

administrasi desa dan kelurahan sesuai dengan jadwal kegiatan

yang telah ditentukan untuk kelancaran pelaksanaan kegiatan;

g. Melakukan konsultasi dan koordinasi program penataan,

perkembangan dan administrasi desa dan kelurahan sesuai dengan

program kerja seksi agar fasilitasi ke kabupaten/kota berjalan efektif

dan efisien;

h. Melaksanakan monitoring, evaluasi dan pelaporan kegiatan

penataan, perkembangan dan administrasi desa dan kelurahan ke

Kabupaten/Kota sesuai dengan jadwal kegiatan yang telah

ditentukan untuk memastikan tercapainya target dan sasaran yang

telah ditentukan;

9
 i. Mengidentifikasi dan menginventarisasi permasalahan penataan,

perkembangan dan administrasi desa dan kelurahan sesuai dengan

ketentuan yang berlaku sebagai pedoman kegiatan selanjutnya dan

upaya pemecahan masalah;

j. Mengevaluasi pelaksanaan kegiatan Seksi Penataan dan

Administrasi Desa dan Kelurahan berdasarkan rencana kerja dan

realisasinya untuk mengetahui tingkat pencapaian program;

k. Melaporkan hasil pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai bahan

pertanggungjawaban kepada atasan; dan

l. Melaksanakan tugas kedinasan lainnya yang diberikan atasan baik

secara lisan maupun tertulis sesuai tugas dan fungsinya untuk

kelancaran pelaksanaan tugas.

3. Struktur Organisasi

Berdasarkan Peraturan Gubernur Kalimantan Timur Nomor 62 Tahun

2016 Tentang Susunan Organisasi, Tugas, Fungsi, Dan Tata Kerja Dinas

Pemberdayaan Masyarakat Dan Pemerintahan Desa Provinsi Kalimantan

Timur, Struktur Organisasi Dinas Pemberdayaan Masyarakat Dan

Pemerintahan Desa Provinsi Kalimantan Timur adalah sebagai berikut :

10
 Gambar 1.1
SOTK Dinas Pemberdayaan Masyarakat Dan Pemerintahan Desa
Provinsi Kalimantan Timur

Sumber : https://dpmpd.kaltimprov.go.id

D. Identifikasi Masalah dalam Pelaksanaan Tugas dan Alternatif

Solusi

Berdasarkan hasil konsultasi dan koordinasi penulis dengan

Kepala Seksi Penataan Administrasi Desa dan Kelurahan selaku mentor

penulis serta berdasarkan hasil pelaksanaan orientasi tugas atau magang

yang dilakukan oleh penulis mulai dari bulan September 2020 di Dinas

Pemberdayaan Masyarakat dan Pemerintahan Desa Provinsi Kalimantan

Timur tepatnya di Bidang Pemerintahan Desa dan Kelurahan Seksi

11
Penataan Administrasi Desa dan Kelurahan, terdapat beberapa isu atau

masalah yang terjadi yang menjadi kendala sampai saat ini yaitu antara

lain:

1. Belum optimalnya penyimpanan arsip surat masuk dan surat keluar di

Bidang Pemerintahan Desa dan Kelurahan

2. Belum adanya digitalisasi buku tamu di Bidang Pemerintahan Desa dan

Kelurahan

3. Belum optimalnya Koordinasi antara Pemerintah Provinsi dengan

Pemerintah Kabupaten dan Pemerintah Desa terkait data-data yang

diminta oleh Pemerintah Pusat

Ketiga masalah yang ada di atas kemudian dianalisa untuk

menemukan masalah pokok yang menjadi isu prioritas dengan

menggunakan metode USG (Urgency, Seriously & Growth), yang mana

masalah pokok tersebut akan diangkat dan dicarikan alternatif solusi.

Metode USG adalah salah satu alat yang digunakan untuk menentukan

urutan prioritas isu yang akan diselesaikan dalam rancangan aktualisasi.

Metode ini digunakan dengan menentukan tingkat urgensi, keseriusan dan

perkembangan isu dengan menentukan angka skala (1 s.d 5). Isu yang

memiliki skor tertinggi merupakan isu utama yang harus diselesaikan.

Penentuan isu atau masalah utama dapat dilihat pada tabel analisa USG

berikut :

12
 Tabel 1.1
Analisa USG (Urgency, Seriousness, dan Growth)

Kriteria Total Skala

No Masalah Pokok
U S G Skor Prioritas
1. Belum optimalnya
penyimpanan arsip surat masuk
dan surat keluar di bidang 4 4 4 12 I
pemerintahan desa dan
kelurahan
2. Belum adanya digitalisasi buku
tamu di Bidang Pemerintahan 2 1 2 5 III
Desa dan Kelurahan
3. Belum optimalnya Koordinasi
antara Pemerintah Provinsi
dengan Pemerintah Kabupaten
dan Pemerintah Desa terkait
data-data yang diminta oleh 3 2 3 8 II
Pemerintah Pusat

Sumber: Hasil Olahan Penulis

Keterangan:
Angka 5: Sangat Besar
Angka 4: Besar
Angka 3: Sedang
Angka 2: Kecil
Angka 1: Sangat Kecil

Berdasarkan tabel diatas, telah ditemukan isu/masalah pokok yang

menjadi prioritas yaitu belum optimalnya penyimpanan arsip surat masuk

dan surat keluar di bidang pemerintahan desa dan kelurahan, yang dalam

pelaksanaannya masih dilakukan secara manual yaitu dengan menyimpan

arsip surat didalam kardus arsip dan disimpan dibawah meja atau di atas

lemari yang dimana menurut penulis itu masih belum optimal, kurang

efektif dan efisien karena memakan tempat.

13
 Dari isu atau masalah yang diangkat tersebut, penulis mencoba

mencari dan memberikan alternatif solusi untuk menyelesaikan masalah

yang terjadi yaitu dengan menggunakan metode SWOT (Strength,

Weakness, Opportunity, Threat). Didalam metode SWOT ini terdapat 2

faktor yaitu faktor internal (Kekuatan dan Kelemahan) dan faktor eksternal

(Peluang dan Ancaman), yang kemudian dituangkan kedalam bentuk

tabel sebagai berikut :

Tabel 1.2

Metode SWOT untuk Mencari Alternatif Penyelesaian Masalah

(S) (W)

1. Staf Bidang yang 1. Penyimpanan arsip

menguasai Ilmu surat yang belum

SW Teknologi (IT) dan optimal, masih bersifat

(Internal)
Komputer manual

2. Sarana prasarana 2. Arsip surat yang

OT seperti komputer dan suka tercecer, hilang

(Eksternal) koneksi internet yang bahkan rusak serta

mendukung sulit dicari apabila itu

arsip surat yang lama

(O) Strategi (SO) Strategi (WO)

1. Perkembangan 1. Staf Bidang yang 1. Memanfaatkan

teknologi yang menguasai IT kemajuan teknologi

semakin maju yang memanfaatkan media dalam melakukan

dapat mempermudah Google Drive untuk penyimpanan arsip

14
setiap pekerjaan melakukan digitalisasi surat agar lebih optimal

2. Adanya media penyimpanan arsip 2. Memanfaatkan

penyimpanan data surat media Google Drive

secara digital, seperti 2. Menggunakan untuk menyimpan arsip

Google Drive sarana prasarana yang surat agar tidak mudah

mendukung dalam tercecer, hilang atau

memanfaatkan rusak.

kemajuan teknologi

agar pekerjaan dapat

lebih mudah, efektif

dan efisien

(T) Strategi (ST) Strategi (WT)

1. Setiap minggu selalu 1. Staf bidang yang 1. Mengoptimalkan lagi

ada surat yang masuk ahli IT membuat penyimpanan arsip

dari luar atau surat alternatif penyimpanan agar arsip surat yang

keluar yang terhadap arsip surat masuk dan keluar

didistribusikan yang yang masuk dan keluar setiap minggunya

selalu membutuhkan setiap minggunya. dapat tersimpan

penyimpanan terhadap 2. Menggunakan dengan baik.

arsipnya. sarana prasara yang 2. Memperbaiki tata

2. Akan terjadi mendukung untuk cara penyimpanan

penumpukan berkas meminimalisir arsip agar tidak mudah

terjadinya penumpukan tercecer, hilang rusak,

berkas di ruangan serta menghindari

15
 kerja. terjadinya penumpukan

berkas di ruangan

kerja.

Sumber: Hasil Olahan Penulis

Berdasarkan tabel diatas, dapat ditemukan beberapa strategi

penyelesaian terhadap isu atau masalah yang terjadi, yaitu antara lain:

- Strategi (SO)

1. Staf Bidang yang menguasai IT memanfaatkan media Google Drive

untuk melakukan digitalisasi penyimpanan arsip surat

2. Menggunakan sarana prasarana yang mendukung dalam

memanfaatkan kemajuan teknologi agar pekerjaan dapat lebih

mudah, efektif dan efisien

- Strategi (WO)

1. Memanfaatkan kemajuan teknologi dalam melakukan penyimpanan

arsip surat agar lebih optimal

2. Memanfaatkan media Google Drive untuk menyimpan arsip surat

agar tidak mudah tercecer, hilang atau rusak.

- Strategi (ST)

1. Staf bidang yang ahli IT membuat alternatif penyimpanan terhadap

arsip surat yang masuk dan keluar setiap minggunya.

2. Menggunakan sarana prasara yang mendukung untuk meminimalisir

terjadinya penumpukan berkas di ruangan kerja.

16
- Strategi (WT)

1. Mengoptimalkan lagi penyimpanan arsip agar arsip surat yang

masuk dan keluar setiap minggunya dapat tersimpan dengan baik.

2. Memperbaiki tata cara penyimpanan arsip agar tidak mudah

tercecer, hilang rusak, serta menghindari terjadinya penumpukan

berkas di ruangan kerja.

Berdasarkan beberapa strategi yang telah didapat menggunakan

metode SWOT diatas dalam upaya menyelesaikan isu atau masalah yang

terjadi, penulis memilih satu strategi yang penulis anggap paling efektif

yang akan menjadi gagasan dalam menyelesaikan isu atau masalah yang

terjadi, yang kemudian strategi tersebut difokuskan kedalam beberapa

kegiatan dan tahapan kegiatan guna menyelesaikan masalah tersebut.

Strategi yang dipakai penulis adalah strategi SO yaitu Staf Bidang yang

menguasai IT memanfaatkan media Google Drive untuk melakukan

digitalisasi penyimpanan arsip surat, yang dengan kata lain strategi

tersebut bisa disebut digitalisasi penyimpanan arsip surat menggunakan

Google Drive.

17
E. Rancangan Aktualiasi

RANCANGAN AKTUALISASI

Unit Kerja : Dinas Pemberdayaan Masyarakat dan Pemerintahan Desa Provinsi Kalimantan Timur,
Bidang Pemerintahan Desa dan Kelurahan, Seksi Penataan administrasi Desa dan
Kelurahan
Identifikasi Isu : 1. Belum optimalnya penyimpanan arsip surat masuk dan surat keluar di bidang
pemerintahan desa dan kelurahan
2. Belum adanya digitalisasi buku tamu di Bidang Pemerintahan Desa dan Kelurahan
3. Belum optimalnya Koordinasi antara Pemerintah Provinsi dengan Pemerintah Kabupaten
dan Pemerintah Desa terkait data-data yang diminta oleh Pemerintah Pusat
Isu yang Diangkat : Belum optimalnya penyimpanan arsip surat masuk dan surat keluar di bidang
pemerintahan desa dan kelurahan
Gagasan Pemecahan Isu : Digitalisasi penyimpanan arsip surat menggunakan Google Drive.

18
 Tabel 1.3
Rancangan Aktualiasi
No. Kegiatan Tahapan Kegiatan Output/ Hasil Keterkaitan Kontribusi Penguatan Nilai
Substansi Mata Terhadap Visi Misi Organisasi
Pelatihan Organisasi
(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7)

1. Melakukan konsultasi a.Menghadap ke Terlaksananya a. Akuntabilitas Kegiatan konsultasi Dalam kegiatan

dengan Kepala Seksi ruangan Kasi PADK konsultasi dengan Melaporkan dengan pimpinan ini, penulis
Penataan Administrasi dan meminta waktu Pimpinan dan rancangan berkontribusi pada mengaitkannya
Desa dan Kelurahan untuk melakukan mendapatkan aktualisasi visi dan misi yaitu dengan nilai atau
selaku mentor terkait konsultasi arahan serta secara objektif, misi kelima prinsip dalam
dengan digitalisasi arsip b.Mengajukan usulan persetujuan yaitu jujur, Mewujudkan pencapaian Good
surat di Bidang Pemdeskel pembuatan tentang rancangan transparan dan koordinasi, Governance,
penyimpanan arsip aktualisasi untuk tanggung integrasi, dan yaitu adanya nilai
surat secara digital pembuatan jawab,serta sinkronisasi akuntabilitas
digitalisasi arsip Penulis pemberdayaan dan sifat
surat meminta masyarakat dan transparansi
petunjuk pemerintahan desa /
kepada kelurahan.
pimpinan terkait
rancangan
aktualisasi
b. Nasionalisme
Adanya rasa
menghormati
kepada

19
 pimpinan dalam
melakukan
konsultasi
c. Etika Publik
dimana penulis
meminta
arahan dari
pimpinan
dengan sopan
d. Komitmen
Mutu
Melaksanakan
kegiatan
konsultasi
secara efektif
dan efisien
e. Anti Korupsi
Melaksanakan
kegiatan
konsultasi
secara jujur,
isiplin dan
tanggung jawab
f. Manajemen
ASN
konsultasi
dilakukan
sesuai dengan

20
 kode etik ASN,
yaitu jujur,
tanggung
jawab, hormat,
sopan, efektif
dan efisien
g. Pelayanan
Publik
kegiatan
dilakukan
sesuai dengan
prinsip
pelayanan
publik, yaitu
transparan,
partisipatif,
responsif,
akuntabel,
efektif dan
efisien
h. Whole of
Government
Konsultasi
sebagai bentuk
koordinasi
antara bawahan
dengan atasan
dan adanya

21
 asas dalam
implementasi
WOG yaitu
asas
akuntabilitas,
professional,
keterbukaan,
efektif dan
efisien

2. Menyiapkan dan a. Menyiapkan bahan - Bahan rancangan a. Akuntabilitas Kegiatan Dalam

menyusun bahan terkait digitalisasi berupa aktualisasi yang Dalam Menyiapkan dan pelaksanaan
digitalisasi arsip surat draft atau arsip surat sudah siap melaksanakan menyusun bahan kegiatan ini,
b. Memisahkan arsip - arsip surat yang proses terkait digitalisasi dikaitkan dengan
surat berdasarkan sudah Menyiapkan arsip surat ini nilai atau prinsip
kategori surat masuk diklasifikasikan dan menyusun berkontribusi pada dalam mencapai
dan surat keluar berdasarkan bahan terkait visi dan misi yaitu Good
serta kategori kategori digitalisasi arsip misi kelima Governance,
masing-masing seksi - adanya file pdf surat dilakukan Mewujudkan yaitu adanya
di bidang pemdeskel arsip surat yang dengan penuh koordinasi, akuntabilitas
c. Melakukan Scanning telah discanning tanggung jawab integrasi, dan serta efektifitas
arsip surat dan - terlaksananya dan sesuai sinkronisasi dan efisiensi
mengobah format laporan dan dengan pemberdayaan
surat menjadi file pdf konsultasi yang tujuan/target masyarakat dan
d. Melaporkan dan baik dengan yang diinginkan pemerintahan desa /
melakukan konsultasi pimpinan/mentor b. Nasionalisme kelurahan.
lanjutan dengan Kegiatan ini
pimpinan/mentor dilakukan

22
 secara
jujur,kerja
keras, disiplin,
dan konsultasi
dilakukan
dengan sikap
hormat
c. etika publik
Dalam
berkonsultasi
dengan
pimpinan
dilakukan
dengan rasa
hormat dan
sopan
d. komitmen
mutu
Konsultasi
dilakukan
dengan efektif
dan efisien,
serta
menyiapkan
dan menyusun
bahan terkait
digitalisasi arsip
surat dilakukan

23
 dengan teliti
e. Anti Korupsi
Kegiatan
dilakukan
secara jujur,
disiplin dan
tanggung jawab
f. Manajemen
ASN
Kegiatan
Menyiapkan
dan menyusun
bahan terkait
digitalisasi arsip
surat dilakukan
sesuai dengan
kode etik ASN
yaitu jujur,
tanggung
jawab, disiplin,
cermat, hormat
dan sopan
efektif dan
efisien
g. Pelayanan
Publik
Kegiatan
dilakukan

24
 sesuai dengan
prinsip
pelayanan
publik, yaitu
akuntabel,
transparan,
responsif,
mudah, efektif
dan efisien
h. WOG
Kegiatan
dilakukan
sesuai dengan
asas
implementasi
WOG, yaitu
asas
akuntabilitas,
professional,
keterbukaan,
efektif dan
efisien
3. Perancangan Digitalisasi a. Membuat akun - Terbentuknya a. Akuntabilitas Kegiatan Dalam
Arsip Surat menggunakan Google Drive dan akun Google Pembuatan ID Perancangan pelaksanaan
Google Drive membuat folder Drive dan folder atau Link Format Digital Arsip kegiatan ini,
berdasarkan kategori arsip surat dilakukan Surat ini dikaitkan dengan
arsip surat berdasarkan dengan rasa berkontribusi pada nilai dan prinsip
b. Diskusi dengan kategori penuh visi dan misi yaitu dalam mencapai

25
 pimpinan/mentor - Terlaksananya tanggung jawab misi kelima Good
terkait format diskusi dengan dan transparan Mewujudkan Governanve,
digitalisasi yang Pimpinan/Mentor b. Nasionalisme koordinasi, yaitu adanya
dibuat terkait format Kegiatan integrasi, dan akuntabiltas
c. Pembuatan Link atau digitalisasi arsip perancangan sinkronisasi berupa tanggung
ID Google Drive surat dan dilakukan pemberdayaan jawab dalam
mendapatkan secara jujur, masyarakat dan kegiatan dan
persetujuan. tanggung pemerintahan desa / transparansi
- Terbentuknya jawab,kepentin kelurahan.
nya ID Link gan bersama
Google Drive c. Etika Publik
yang siap dipakai Kegiatan
Diskusi dengan
pimpinan ini
dilakukan
dengan sopan
sehingga
komunikasi
dengan
pimpinan dapat
berjalan dengan
baik
d. Komitmen
Mutu
Dalam
membuat
format arsip
surat dibuat

26
 dengan inovasi
digitalisasi
(Google Drive)
dan Kontrol
dalam
pembuatan ID
atau Link
e. Anti Korupsi
Kegiatan
perancangan
dilakukan
secara jujur,
disiplin dan
tanggung jawab
f. Manajemen
ASN
Kegiatan
perancangan
dilakukan
sesuai dengan
kode etik ASN,
yaitu cermat,
disiplin, jujur,
tanggung
jawab, efektif
dan efesien
g. Pelayanan
Publik

27
 Kegiatan
perancangan
dilakukan
sesuai dengn
prinsip
pelayanan
publik yaitu
akuntabel,
transparan,
responsif,
mudah, efektif
dan efisien
h. WOG
Kegiatan
perancangan
dilakukan
sesuai asas
implementasi
WOG yaitu
asas
akuntabilitas,
professional,
keterbukaan,
efektif dan
efisien
4. Pendistribusian ID atau a. Menyiapkan bahan - Tersedianya a. Akuntabilitas Kegiatan Dalam
Link Google Drive kepada edaran hasil bahan edaran Kegiatan Pendistribusian ID pelaksanaan
setiap Seksi di Bidang digitalisasi arsip surat kepada setiap pendistribusian atau Link Google kegiatan ini

28
Pemdeskel, khususnya berupa ID atau Link seksi di Bidang dilakukan Drive kepada setiap dikaitkan dengan
staff di setiap seksi Google Drive yang Pemdeskel secara jujur, Seksi di Bidang nilai atau prinsip
siap pakai - Terlaksananya tanggung Pemdeskel, dalam mencapai
b. Berkoordinasi koordinasi yang jawab, khususnya staff di Good
dengan baik dengan kerjelasan setiap seksi ini Governance,
pimpinan/mentor Pimpinan/Mentor target, adil dan berkontribusi pada yaitu adanya
terkait cara atau terkait cara atau transparan visi dan misi yaitu Keadilan,
teknis dalam teknis b. Nasionalisme misi kelima transparansi,
pendistribusian ID pendistribusian Kegiatan Mewujudkan serta Efektif dan
atau link Google ID atau link pendistribusian koordinasi, Efisien dalam
Drive arsip surat Google Drive ini dilakukan integrasi, dan pelaksanaannya
kepada setiap seksi arsip surat secara hormat, sinkronisasi
di bidang Pemdeskel kepada setiap adil, jujur, pemberdayaan
c. Melakukan seksi di bidang amanah dan masyarakat dan
pendistribusian atau Pemdeskel tanggung jawab pemerintahan desa /
pembagian ID atau - Terlaksananya c. Etika Publik kelurahan.
Link Google Drive pendistribusian Koordinasi
terkait digitalisasi ID Link Google dilakukan
arsip surat Drive dengan rasa
sopan dan
ramah sehingga
koordinasi
dapat berjalan
dengan baik
dan pada
proses
pendistribusian
juga dilakukan

29
 dengan sopan
dan ramah
d. Komitmen
Mutu
Pembuatan
bahan edaran
ini dilakukan
dengan cermat
dan tepat
sehingga
penyampaian
informasi jelas
dan dapat
dipahami
semua orang,
dan bisa juga
membuat
bahan edaran
ID atau link
Google Drive
dengan Inovasi
yakni berupa
print out atau
leaflet
e. Anti Korupsi
Pendistribusian
ID atau Link
dilakukan

30
 secara adil dan
terbuka
f. Manajemen
ASN
Kegiatan
pendistribusian
ini dilakukan
sesuai dengan
kode etik ASN,
yaitu tanggung
jawab, jujur,
cermat, disiplin,
hormat, sopan,
efektif dan
efisien
g. Pelayanan
Publik
Kegiatan
pendistribusian
ini dilakukan
sesuai dengan
prinsip
pelayanan
publik, yaitu
transparan,
tidak
diskriminatif,
mudah, adil,

31
 akuntabel
h. Whole of
Government
Dalam
pendistribusian
ID atau Link
Google Drive
terdapat
koordinasi
diantara
penulis,
pimpinan, serta
setiap kepala
seksi dan staf di
seksi atau di
Bidang.
5. Pelaksanaan uji coba a. Meminta staf di - Terlaksananya a. Akuntabilitas Kegiatan Dalam
terhadap digitalisasi arsip setiap seksi di bidang penginputan dan Dengan Pelaksanaan uji pelaksanaan
surat pemdeskel untuk penyimpanan pelaksanaan coba terhadap kegiatan ini,
memasukan atau semua arsip kegiatan uji digitalisasi arsip dikaitkan dengan
mengupload data surat setiap seksi coba dan surat dan evaluasi nilai atau prinsip
surat ke Google di Bidang evaluasi, terhadap dalam mencapai
Drive melalui ID atau Pemdeskel penulis pelaksanaan dan Good
Link yang telah secara bertanggung hasil rancangan Governance yaitu
diberikan sinkron ,baik dan jawab apabila aktualisasi ini adanya
b. Meminta tanggapan, rapi didalam terdapat berkontribusi pada Akuntabilitas,
kritik atau saran Google Drive kendala visi dan misi yaitu transparansi,
terkait Rancangan - Tertampungnya b. Nasionalisme misi kelima partisipasi,

32
Aktualisasi yang berbagai Kegiatan uji Mewujudkan efektif dan
telah dilaksanakan tanggapan, coba ini koordinasi, efisien
saran, dan kritik dilaksanakan integrasi, dan
terkait digitalisasi dengan sinkronisasi
arsip surat kerjasama, dan pemberdayaan
musyawarah masyarakat dan
sehingga kritik pemerintahan desa /
dan saran yang kelurahan.
diberikan
bersifat
membangun
dan
memperbaiki
sistem agar
berjalan
semakin baik
c. Etika Publik
Permintaan
pelaksanaan uji
coba kepada
setiap staf di
setiap seksi
dilakukan
secara ramah
dan sopan
d. Komitmen
Mutu
Pelaksanaan uji

33
 coba dilakukan
secara efektif
dan efisien
e. Anti Korupsi
Kegiatan uji
coba dilakukan
secara jujur
disiplin dan adil
f. Manajemen
ASN
Kegiatan uji
coba dilakukan
sesuai dengan
kode etik ASN
yaitu jujur,
tanggung
jawab, cermat,
efektif dan
efisien
g. Pelayanan
publik
Kegiatan uji
coba dilakukan
sesuai dengan
prinsip
pelayanan
publik, yaitu
akuntabel, adil,

34
 transparan,
partisipatif,
efektif dan
efisien
h. Whole of
government
Dalam proses
ujicoba dan
pelaksanaan,
penulis beserta
para staf setiap
seksi
bekerjasama
dan
berkoordinasi
agar terdapat
sinkronisasi
data
6. Kontroling, Monitoring, a. Memonitor serta - Terlaksananya a. Akuntabilitas Kegiatan Dalam
evaluasi, dan pelaporan melakukan kontroling kegiatan monitor Kegiatan ini Kontroling, evaluasi, pelaksanaan
terhadap jalannya dan kontroling dilakukan dan pelaporan ini kegiatan ini,
pelaksanaan yang baik secara jujur, berkontribusi pada dikaitkan dengan
digitalisasi arsip surat terhadap adil dan visi dan misi yaitu nilai atau prinsip
di Bidang Pemdeskel jalannya tanggung jawab misi kelima dalam mencapai
b. Melakukan evaluasi digitalisasi arsip b. Nasionalisme Mewujudkan Good
terhadap jalannya surat di bidang Kegiatan ini koordinasi, Governance yaitu
pelaksanaan Pemdeskel dilakukan integrasi, dan adanya
digitalisasi dan - Adanya evaluasi secara jujur, sinkronisasi Akuntabilitas,

35
 menindaklanjuti apa terhadap amanah, non pemberdayaan transparansi,
yang menjadi jalannya kegiatan diskriminatif, masyarakat dan partisipasi,
tanggapan, kritik digitalisasi dan saling pemerintahan desa / efektif dan
maupun saran adanya tindak menghargai kelurahan. efisien
c. melaporkan hasil dari lanjut terhadap dan tanggung
kegiatan digitalisasi apa yang jawab
arsip surat serta menjadi c. Etika Publik
hasil evaluasi tanggapan, kritik Kegiatan ini
pelaksanaan maupun saran dilakukan
digitalisasi kepada - adanya laporan secara sopan,
pimpinan/mentor kepada hormat dan
pimpinan/mentor cermat
terkait dengan d. Komitmen
hasil dari Mutu
kegiatan Kegiatan ini
digitalisasi arsip dilakukan
surat serta hasil secara efektif
dari evaluasi dan efisien
pelaksanaan e. Anti Korupsi
digitalisasi Kegiatan ini
dilakukan
secara jujur ,
disiplin dan adil

f. Manajemen
ASN
Kegiatan ini
dilakukan

36
 sesuai dengan
kode etik ASN
yaitu jujur,
bertanggung
jawab, disiplin,
cermat dan
menyampaikan
informasi
secara benar
g. Pelayanan
Publik
Kegiatan ini
dilakukan
sesuai dengan
prinsip
pelayanan
publik, yaitu
transparan,
responsif, tidak
diskriminatif,
mudah,
akuntabel,
efektif dan
efisien
h. WOG
Kegiatan ini
dilakukan
sesuai dengan

37
 asas
implementasi
WOG, yaitu
asas
akuntabilitas,
keterbukaan,
professional,
efektif dan
efisien serta
saling
koordinasi.
Sumber : Hasil Olahan Penulis

38
 F. Framework Rancangan Aktualisasi
KERANGKA PIKIR RANCANGAN AKTUALISASI
IDENTIFIKASI ISU
FOKUS :
OPTIMALISASI PENYIMPANAN ARSIP
SURAT SECARA DIGITAL MELALUI
GOOGLE DRIVE DI DINAS
PEMBERDAYAAN MASYARAKAT DAN
PEMERINTAHAN DESA PROVINSI
KALIMANTAN TIMUR
IDENTIFIKASI ISU :
1. Belum optimalnya penyimpanan arsip
surat masuk dan surat keluar di
bidang pemerintahan desa dan
kelurahan
2. Belum adanya digitalisasi buku tamu
di Bidang Pemerintahan Desa dan
Kelurahan
3. Belum optimalnya Koordinasi antara
Pemerintah Provinsi dengan
Pemerintah Kabupaten dan
Pemerintah Desa terkait data-data
yang diminta oleh Pemerintah Pusat
ISU YANG DIANGKAT
PERUMUSAN ISU :
Berdasarkan hasil analisis USG, ditemukan
urutan isu prioritas/masalah utama
berdasarkan skor tertinggi, yaitu :
1. Belum optimalnya penyimpanan arsip surat
masuk dan surat keluar di bidang
pemerintahan desa dan kelurahan
2. Belum optimalnya Koordinasi antara
Pemerintah Provinsi dengan Pemerintah
Kabupaten dan Pemerintah Desa terkait
data-data yang diminta oleh Pemerintah
Pusat
3. Belum adanya digitalisasi buku tamu di
Bidang Pemerintahan Desa dan Kelurahan
ISU TERPILIH :
Belum optimalnya penyimpanan arsip surat
masuk dan surat keluar di bidang
pemerintahan desa dan kelurahan
39
GAGASAN PEMECAHAN ISU
IDE KREATIF :
Digitalisasi penyimpanan arsip surat
menggunakan Google Drive
(Hasil Analisis SWOT)
KEGIATAN :
1. Perencanaan : Melakukan konsultasi
dengan Kepala Seksi Penataan
Administrasi Desa dan Kelurahan selaku
mentor terkait dengan digitalisasi arsip
surat di Bidang Pemdeskel
2. Pengorganisasian : Menyiapkan dan
menyusun bahan terkait digitalisasi arsip
surat
3. Pelaksanaan : Perancangan Digitalisasi
Arsip Surat menggunakan Google Drive
4. Pelaksanaan : Pendistribusian ID atau
Link Google Drive kepada setiap Seksi di
Bidang Pemdeskel, khususnya staff di
setiap seksi
5. Pelaksanaan : Pelaksanaan uji coba
terhadap digitalisasi arsip surat
6. Kontroling, Monitoring, evaluasi, dan
pelaporan
G. Jadwal Rancangan Aktualisasi
Tabel 1.4 Jadwal Rancangan Aktualisasi

Pelaksanaan ( 26 April – 18 Juni 2021)

No Kegiatan Minggu ke-1 Minggu ke-2 Minggu ke-3 Minggu ke-4 Minggu ke-5 Minggu ke-6
(26-30 April) (17-21 Mei) (24-28 Mei) (31 Mei- 4Juni) (7-11 Juni) (14-18 Juni)
1 Melakukan konsultasi dengan
Kepala Seksi Penatan Administrasi
Desa dan Kelurahan selaku mentor
terkait dengan digitalisasi arsip
surat di Bidang Pemdeskel
2 Menyiapkan dan menyusun
bahan terkait digitalisasi arsip
surat
3 Perancangan Digitalisasi Arsip
Surat menggunakan Google Drive
4 Pendistribusian ID atau Link
Google Drive kepada setiap Seksi
di Bidang Pemdeskel, khususnya
staff di setiap seksi
5 Pelaksanaan uji coba terhadap
digitalisasi arsip surat dan evaluasi
terhadap pelaksanaan dan hasil
rancangan aktualisasi
6 Kontroling, Monitoring, evaluasi,
dan pelaporan
Sumber : Hasil Olahan Penulis

40