Laporan Aktualisasi Igo

LAPORAN AKTUALISASI
PELATIHAN DASAR CPNS
OPTIMALISASI PENYIMPANAN ARSIP SURAT
SECARA DIGITAL MELALUI GOOGLE DRIVE PADA
DINAS PEMBERDAYAAN MASYARAKAT DAN PEMERINTAHAN DESA
PROVINSI KALIMANTAN TIMUR
Disusun oleh:
IGO FEBRIANSYAH, S.STP
199802072020081003
C1 / I
KALIMANTAN TIMUR
PELATIHAN DASAR CALON PEGAWAI NEGERI SIPIL GOLONGAN III BAGI

PURNA PRAJA INSTITUT PEMERINTAHAN DALAM NEGERI ANGKATAN XXVII
GELOMBANG I TAHUN 2021
PUSAT PENGEMBANGAN SUMBER DAYA MANUSIA

KEMENTERIAN DALAM NEGERI
REGIONAL BANDUNG
LEMBAR PERSETUJUAN
RANCANGAN AKTUALISASI
Pelatihan Dasar CPNS Golongan III Bagi Purna Praja
Institut Pemerintahan Dalam Negeri Angkatan XXVII
Kelas C1 Gelombang I Tahun 2021
JUDUL : Optimalisasi Penyimpanan Arsip Surat

Secara Digital Melalui Google Drive
pada Dinas Pemberdayaan Masyarakat
dan Pemerintahan Desa Provinsi
Kalimantan Timur
NAMA : IGO FEBRIANSYAH, S.STP
NIP : 199802072020081003
PANGKAT,GOLONGAN/ : Penata Muda, III/a
RUANG
SATUAN KERJA : Seksi Penataan Administrasi Desa Dan
Kekurahan Bidang Pemerintahan Desa
Dan Kelurahan Dinas Pemberdayaan
Masyarakat Dan Pemerintahan Desa
Provinsi Kalimantan Timur
Disetujui dapat diimplementasikan pada tahap Habituasi, untuk

selanjutnya diujikan dalam Evaluasi Pelaksanaan Aktualisasi yang
dilaksanakan pada Tanggal … ……. 2021 di Pusat Pengembangan
Sumber Daya Manusia Regional Bandung.
Sumedang, 21 April 2021

Coach,
Penguji,
Ranti Sofiantini, S.Si, M.AP Neta Siti Mutiwati, S.Sos, M.AP

LEMBAR PENGESAHAN
LAPORAN AKTUALISASI
Pelatihan Dasar CPNS Golongan III Bagi Purna Praja
Institut Pemerintahan Dalam Negeri Angkatan XXVII
Kelas C1 Gelombang I Tahun 2021
JUDUL : Optimalisasi Penyimpanan Arsip Surat

Secara Digital Melalui Google Drive
pada Dinas Pemberdayaan Masyarakat
dan Pemerintahan Desa Provinsi
Kalimantan Timur
NAMA : IGO FEBRIANSYAH, S.STP
NIP : 199802072020081003
PANGKAT,GOLONGAN/ : Penata Muda, III/a
RUANG
SATUAN KERJA : Seksi Penataan Administrasi Desa Dan
Kekurahan Bidang Pemerintahan Desa
Dan Kelurahan Dinas Pemberdayaan
Masyarakat Dan Pemerintahan Desa
Disahkan berdasarkan hasil Evaluasi Pelaksanaan Aktualisasi yang

dilaksanakan pada Tanggal 2021 di Pusat Pengembangan Sumber
Daya Manusia Regional Bandung.
Sumedang, 18 Juni 2021
Koordinator Pengembangan Kompetensi
Penguji,
Jabatan Fungsional, Pelaksana, Kepala
Daerah, Wakil Kepala Daerah, DPRD
dan Lurah
Dra. Mimi Mintarti, M.Ap Neta Siti Mutiwati, S.Sos, M.AP
Kepala Pusat Pengembangan

Sumber Daya Manusia
Regional Bandung,
2
KATA PENGANTAR
Assalamu’alaikum warahmatullahi wabarakatuh.
Puji syukur penulis panjatkan kepada ALLAH SWT, Tuhan Yang Maha
Esa, atas segala rahmat, hidayah dan anugerahnya penulis dapat
menyelesaikan rancangan aktualisasi dengan judul, “OPTIMALISASI
PENYIMPANAN ARSIP SURAT SECARA DIGITAL MELALUI GOOGLE
DRIVE PADA DINAS PEMBERDAYAAN MASYARAKAT DAN
PEMERINTAHAN DESA PROVINSI KALIMANTAN TIMUR” sebagai salah
satu syarat menyelesaikan Pelatihan Dasar Calon Pegawai Negeri Sipil
Golongan III Purna Praja IPDN Angkatan ke 27 Regional Bandung tepat
pada waktunya.
Penyusunan rancangan aktualisasi ini tentunya tidak terlepas dari
pihak-pihak yang turut membantu dan membimbing serta memberikan
dukungan, motivasi dan do’a kepada penulis. Maka dengan segala
kerendahan penulis mengucapkan terima kasih dan penghargaan yang
sebesar-besarnya kepada:
1. Bapak Drs. H. Yudia Ramli, M. Si selaku Kepala PPSDM

Kementerian Dalam Negeri Regional Bandung;
2. Ibu Ranti Sofiantini, S.Si, M.AP selaku coach yang membimbing
penulis dalam menyusun rancangan aktualisasi;
3. Ibu Neta Siti Mutiwati, S.Sos, M.Ap, selaku penguji penulis dalam
ujian Rancangan Aktualisasi dan Laporan Aktualisasi.
4. Bapak Drs. Dakwan Diny selaku Mentor dan Kepala Seksi
Penataan Administrasi Desa dan Kelurahan Bidang Pemerintahan
i
Desa dan Kelurahan Dinas Pemberdayaan Masyarakat dan
Pemerintahan Desa Provinsi Kalimantan Timur;
5. Dinas Pemberdayaan Masyarakat dan Pemerintahan Desa Provinsi
Kalimantan Timur khususnya Bidang Pemerintahan Desa dan
Kelurahan Seksi Penataan Administrasi Desa dan Kelurahan yang
telah memberikan kesempatan serta dukungan kepada penulis
untuk mengikuti Pelatihan Dasar Calon Pegawai Negeri Sipil
Golongan III di Pusat Pengembangan Sumber Daya Manusia
Regional Bandung;
6. Saudara kelas C-1 Gelombang I dan saudara bimbingan yaitu
kelompok II atas segala cerita dan kebersamaan yang telah kita
lewati selama ini;
7. Semua pihak yang telah membantu penulis dalam penyusunan
rancangan aktualisasi ini yang tidak dapat penulis sebutkan satu
persatu, semoga Allah SWT memberikan keberkahan kepada kita
semua, Amin ya rabbal alamin.
Tak terlewatkan ucapan syukur dan terimakasih penulis haturkan
kepada orang yang telah memberikan cinta dan kasih sayang dalam
kesederhanaannya namun tak dapat terukur dengan apapun, kedua orang
tuaku, ayahanda Saipul Bahri dan Ibunda Maryati yang telah melahirkan,
mendidik dan membesarkan serta mengiringi dengan do’a dan ridho yang
tiada terputus sepanjang hembusan nafasnya. Adikku tersayang Fikri
Noor Fadillah dan Nurin Medina Putri yang telah memberikan dukungan
dan mengajarkan penulis arti kesabaran dan kedewasaan layaknya
seorang kakak yang baik, serta seluruh sanak saudara dan keluarga
besar yang selalu memberikan dukungan serta menggantungkan harapan
yang besar kepada penulis untuk dapat terus menjadi manusia yang baik,
berkualitas dan bermanfaat.
ii
Penulis menyadari bahwa rancangan aktualisasi ini masih jauh dari
kesempurnaan karena kesempurnaan hanya milik ALLAH SWT, oleh
karena itu dengan segala kerendahan hati penulis mengharapkan
berbagai saran dan masukan yang membangun untuk perbaikan dimasa
yang akan datang.
Akhir kata, penulis berharap semoga rancangan aktualisasi ini
dapat bermanfaat bagi kita semua terutama untuk meningkatkan kualitas
keilmuan kita semua dan senantiasa mendapatkan ridho dari Tuhan Yang
Maha Kuasa.
Terima kasih.
Wassalamu’alaikum warahmatullahi wabarakatuh.
Samarinda, Juni 2021

Penulis,
IGO FEBRIANSYAH, S,STP
iii
DAFTAR ISI
Halaman
HALAMAN JUDUL (COVER DALAM)
LEMBAR PERSETUJUAN
LEMBAR PENGESAHAN
KATA PENGANTAR ............................................................................ i
DAFTAR ISI .......................................................................................... iv
DAFTAR GAMBAR .............................................................................. vi
DAFTAR TABEL .................................................................................. vii
BAB I PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang ..................................................................... 1
1.2 Tujuan, Manfaat dan Ruang Lingkup ................................... 4
1.3 Profil Instansi ........................................................................ 5
1.4 Identifikasi Masalah dalam Pelaksanaan Tugas
dan alternatif Solusi ............................................................. 11
1.5 Rancangan Aktualisasi ........................................................ 18
1.6 Framework Rancangan Aktualisasi ..................................... 39
1.7 Jadwal Rancangan Aktualisasi ............................................ 40
BAB II REALISASI TARGET AKTUALISASI
2.1 Melakukan Konsultasi dengan Kepala Seksi
Penataan Administrasi Desa dan Kelurahan Selaku
Mentor Terkait dengan Digitalisasi Arsip Surat
di Bidang Pemdeskel............................................................ 41
2.2 Menyiapkan dan Menyusun Bahan Terkait Digitalisasi
Arsip Surat............................................................................ 46
2.3 Perancangan Digitalisasi Arsip Surat menggunakan

iv
Google Drive......................................................................... 51
2.4 Pendistribusian ID atau Link Google Drive kepada
setiap Seksi di Bidang Pemdeskel, khususnya staff
di setiap seksi di Bidang Pemdeskel.................................... 56
2.5 Pelaksanaan Uji Coba Terhadap Digitalisasi Arsip
Surat dan Evaluasi Terhadap Pelaksanaan
dan Hasil Rancangan Aktualisasi......................................... 60
2.6 Kontroling, Monitoring, Evaluasi, dan Pelaporan.................. 64
2.7 Kendala yang dihadapi dan solusi........................................ 69
BAB III PENUTUP
3.1 Kesimpulan........................................................................... 70
3.2 Saran..................................................................................... 71
DAFTAR PUSTAKA
LAMPIRAN-LAMPIRAN
PROFIL PENULIS
v
DAFTAR GAMBAR
Halaman
Gambar 1.1. SOTK Dinas Pemberdayaan Masyarakat Dan
Pemerintahan Desa Provinsi Kalimantan Timur....……………………. 11
vi
DAFTAR TABEL
Halaman
Tabel 1.1 Analisa USG (Urgency, Seriousness,

dan Growth) ….……………………………………………..... 13
Tabel 1.2 Metode SWOT untuk Mencari Alternatif
Penyelesaian Masalah ……………………………………….. 14
Tabel1.3 Rancangan Aktualiasi ………………………………………… 19
Tabel 1.4 Jadwal Rancangan Aktualisasi ………………………………. 40
vii
BAB I
1.1 Latar Belakang
Aparatur Sipil Negara atau ASN menurut undang-undang No 5
Tahun 2014 tentang Aparatur Sipil Negara adalah profesi bagi pegawai
negeri sipil dan pegawai pemerintah dengan perjanjian kerja yang bekerja
pada instansi pemerintah. Tugas dan fungsi ASN yaitu sebagai pelaksana
kebijakan publik sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-
undangan, sebagai pelayan publik, dan sebagai perekat dan pemersatu
bangsa. Dalam menyelenggarakan tugas tersebut, dibutuhkan ASN yang
profesional, berkualitas, serta memenuhi standar kompetensi sehingga
mampu untuk melaksanakan tugasnya secara efektif dan efisien.
Menurut Undang – undang Nomor 5 Tahun 2014 tentang ASN
untuk membentuk ASN yang profesional dan berintegritas, diperlukan
adanya Pendidikan dan Pelatihan Dasar, seperti yang tercantum dalam
Peraturan LAN RI Nomor 1 Tahun 2021 tentang Pelatihan Dasar Calon
Pegawai Negeri Sipil (Latsar CPNS). Oleh karena itu diperlukan ASN yang
dapat mengaktualisasikan dan menghabituasi kode etik dan Nilai - nilai
dasar ASN yaitu Akuntabilitas, Nasionalisme, Etika Publik, Komitmen
mutu dan Anti korupsi yang disingkat ANEKA, terutama dalam melakukan
pelayanan publik.
Pelaksanaan pelayanan publik saat ini sangat dipengaruhi oleh
perkembangan teknologi pada era Revolusi Industry 4.0 yang terjadi
secara global. Arus globalisasi mendorong Indonesia untuk menyesuaikan
dengan perkembangan teknologi yang terjadi, karena cepat atau lambat
akan mempengaruhi segala aspek kehidupan manusia seperti
1
pemenuhan pelayanan kepada penduduk/masyarakat. Menindaklanjuti
perkembangan teknologi yang semakin pesat, pemerintah harus aktif
dalam melakukan pembaharuan pelayanan yang berbasis teknologi, oleh
karena itu para ASN dituntut dapat memahami dan bisa mengoperasikan
segala bentuk Ilmu Pengetahuan dan Teknologi.
Keterampilan ASN dibidang IT (Ilmu Teknologi) merupakan suatu
kebutuhan yang menjadi kewajiban dalam diri setiap ASN, sehingga
dengan keterampilan mengoperasikan IT dapat menunjang produktifitas
kinerja ASN yang berdampak kepada capaian hasil kinerja sebuah
organisasi ataupun Instansi. Dalam hal pelayanan publik juga
membutuhkan pemanfaatan IT tersebut, karena dengan memanfaatkan
IT, pelayanan publik dapat berjalan dengan baik, cepat dan tepat
sehingga setiap ASN wajib untuk terampil dalam memanfaatkan IT.
Dalam pelaksanaan orientasi tugas atau magang yang dilakukan
oleh penulis mulai dari bulan September 2020 di Dinas Pemberdayaan
Masyarakat dan Pemerintahan Desa Provinsi Kalimantan Timur tepatnya
di Bidang Pemerintahan Desa dan Kelurahan Seksi Penataan
Administrasi Desa dan Kelurahan, serta berdasarkan hasil koordinasi dan
konsultasi penulis dengan Kepala Seksi Penataan Administrasi Desa dan
Kelurahan mengenai isu atau masalah yang terjadi, terdapat beberapa isu
atau masalah yang terjadi, yaitu belum optimalnya penyimpanan arsip
surat masuk dan surat keluar di bidang pemerintahan desa dan kelurahan,
belum adanya digitalisasi buku tamu di Bidang Pemerintahan Desa dan
Kelurahan, dan belum optimalnya koordinasi antara Pemerintah Provinsi
dengan Pemerintah Kabupaten dan Pemerintah Desa terkait data-data
yang diminta oleh Pemerintah Pusat.
2
Namun berdasarkan hasil konsultasi dan koordinasi penulis dengan
Kepala Seksi Penataan Administrasi Desa dan Kelurahan selaku atasan
langsung sekaligus mentor penulis, maka dipilihlah satu masalah yang
akan diselesaikan yaitu masalah belum optimalnya penyimpanan arsip
surat masuk dan surat keluar di bidang pemerintahan desa dan kelurahan,
yang dimana selama ini dalam penyimpanan arsip surat dari tahun ke
tahun masih belum optimal karena penyimpanan arsip surat masih
dilakukan secara manual, yaitu arsip surat disimpan pada kardus dan
diletakkan dibawah meja atau diatas lemari yang mana apabila itu
dilakukan secara terus menerus akan mengakibatkan penumpukan arsip
surat diruangan. Apabila penyimpanan arsip surat masih disimpan di
dalam kardus, maka sangat beresiko arsip surat tersebut akan tercecer,
hilang bahkan rusak dimakan oleh rayap, serta kita akan merasa kesulitan
untuk mencari arsip surat lama yang apabila sewaktu-waktu diperlukan,
karena kita harus membongkar lagi kardus arsip surat yang sudah
menumpuk tersebut, yang dimana menurut pandangan penulis ini sangat
tidak efektif dan efisien. Oleh karena itu dari masalah tersebut penulis
membentuk sebuah rancangan aktualisasi guna memecahkan masalah
tersebut.
Berdasarkan kondisi dan masalah yang terjadi, penulis melihat hal
tersebut dapat diatasi dan diselesaikan dengan menerapkan nilai-nilai
dasar ASN, yaitu ANEKA, yang kemudian diangkat kedalam sebuah
Rancangan Aktualisasi yang berjudul “Optimalisasi Penyimpanan Arsip
Surat Secara Digital Melalui Google Drive pada Dinas Pemberdayaan
Masyarakat dan Pemerintahan Desa Provinsi Kalimantan Timur”.
3
1.2 Tujuan, Manfaat dan Ruang Lingkup
1.2.1 Tujuan
Sesuai dengan latar belakang masalah yang telah disampaikan
diatas, penyusunan rancangan aktualisasi ini bertujuan untuk :
a. Untuk Memudahkan penyimpanan arsip surat masuk dan surat keluar
sehingga lebih optimal, efektif dan efisien.
b. Untuk Menghindari resiko terjadinya arsip surat yang tercecer, hilang,
dan rusak, serta menghindari penumpukan arsip surat di ruangan kerja
c. Untuk Memudahkan dalam mencari arsip surat yang lama apabila
sewaktu-waktu diperlukan kembali.
d. Untuk Mengetahui keterkaitan antara kegiatan yang diusulkan dengan
nilai ANEKA dan substansi mata pelatihan Manajemen ASN, WOG dan
Pelayanan Publik.
e. Untuk Mengetahui keterkaitan antara visi, misi, dan nilai organisasi
dengan hasil kegiatan dari isu yang diangkat
1.2.2 Manfaat
Adapun manfaat yang dapat diperoleh dari penyusunan rancangan
aktualisasi ini adalah sebagai berikut :
a. Penyimpanan arsip surat masuk dan surat keluar dapat lebih mudah,
optimal, efektif dan efisien.
b. Tidak ada arsip surat yang tercecer, hilang maupun rusak, dan tidak
terjadi penumpukan arsip surat di ruangan kerja.
4
c. Mencari arsip surat yang lama yang diperlukan kembali dapat lebih
mudah.
1.2.3 Ruang Lingkup Kegiatan Aktualisasi
Penulis membatasi ruang lingkup dalam pelaksanaan kegiatan
aktualisasi yaitu pada Dinas Pemberdayaan Masyarakat dan
Pemerintahan Desa Provinsi Kalimantan Timur, tepatnya di Bidang
Pemerintahan Desa dan Kelurahan, yang berfokus pada kegiatan
optimalisasi penyimpanan arsip surat masuk dan surat keluar secara
digital, dan proses kegiatan aktualisasi ini dilaksanakan selama Off
Campus yaitu 30 hari kerja.
1.3 Profil Instansi
1.3.1 Visi dan Misi Instansi
Visi dari Dinas Pemberdayaan Masyarakat dan Pemerintahan
Desa Provinsi Kalimantan Timur adalah “Terwujudnya Masyarakat Desa
dan Kelurahan di Kalimantan Timur Yang Mandiri dan sejahtera“.
Misi dari Dinas Pemberdayaan Masyarakat dan Pemerintahan
Desa Provinsi Kalimantan Timur adalah Mengembangkan kemauan dan
kemampuan masyarakat untuk berperan aktif dalam pembangunan,
sehingga secara berharap masyarakat mampu membangun diri dan
lingkungan secara mandiri, melalui :
1. Mewujudkan tatakelola pemerintahan yang baik di desa dan
kelurahan secara optimal.
2. Meningkatkan kualitas lembaga kemasyarakatan di desa dan
kelurahan.
5
3. Mengembangkan usaha ekonomi masyarakat melalui pemanfaatan
potensi perekonomian desa/kelurahan secara optimal.
4. Mewujudkan masyarakat desa & kelurahan yg mampu mengelola
potensi SDA lokal dengan memanfaatkan TTG berwawasan
lingkungan.
5. Mewujudkan koordinasi, integrasi, dan sinkronisasi pemberdayaan
masyarakat dan pemerintahan desa / kelurahan.
1.3.2 Tugas Pokok dan Fungsi
Berdasarkan Peraturan Gubernur Kalimantan Timur Nomor 62
Tahun 2016 Tentang Susunan Organisasi, Tugas, Fungsi, Dan Tata Kerja
Dinas Pemberdayaan Masyarakat Dan Pemerintahan Desa Provinsi
Kalimantan Timur, Bidang Pemerintahan Desa dan Kelurahan mempunyai
tugas melaksanakan Bidang Pemerintahan Desa mempunyai tugas pokok
melaksanakan penyiapan bahan perumusan kebijakan, koordinasi,
pembinaan, bimbingan, pengendalian pengembangan dan administrasi
desa, pengembangan kelembagaan dan kapasitas desa. Untuk
menyelengarakan tugas pokok sebagaimana dimaksud, Bidang
Pemerintahan Desa dan Kelurahan mempunyai fungsi :
a. Penyiapan bahan perumusan kebijakan pengembangan dan
administrasi desa, kelembagaan, kapasitas desa dan Kelurahan;
b. Penyiapan bahan koordinasi perencanaan program pengembangan
dan administrasi desa, kelembagaan, kapasitas desa dan Kelurahan;
c. Penyiapan bahan pembinaan, bimbingan, pengendalian,
pengembangan dan administrasi desa dan Kelurahan;
6
d. Penyiapan bahan pembinaan, bimbingan, pengendalian,
pengembangan kelembagaan dan kapasitas desa dan Kelurahan; dan
e. Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh atasan sesuai dengan
bidang tugas dan fungsinya.
Bidang Pemerintahan Desa dan Kelurahan juga memilki tugas :
a. Melaksanakan pengkajian pengembangan program Bidang
Pemerintahan desa/kampung dan Kelurahan.
b. Melakukan pembinaan penyelenggaraan pemerintahan desa/ kampung
dan kelurahan.
c. Memberikan bimbingan teknis dan pelatihan bagi aparatur
pemerintahan desa/kampung dan kelurahan, berkenaan dengan
manajemen pemerintahan desa/kampung dan kelurahan, Penguatan
Kapasitas Sekretaris Desa.
d. Pengelolaan keuangan Desa/Kampung (ADD/ADK), Bimtek Sistem
Informasi Keuangan Desa, administrasi desa/kampung dan kelurahan,
penyusunan Peraturan Desa/Kampung, serta laporan
pertanggungjawaban penyelenggaraan pemerintahan desa/kampung
dan kelurahan.
e. Fasilitasi penetapan dan penegasan batas desa, serta fasilitasi tanah
kas desa.
f. Fasilitasi Pengelolaan Aset Desa.
g. Sosialisasi Peraturan Gubernur Tentang Bantuan Keuangan
Pemerintahan Desa
7
h. Sosialisasi Regulasi Tentang Pemerintahan Desa
i. Lomba Desa dan Kelurahan
j. Fasilitasi Penataan Kode Desa dan Kelurahan
k. Fasilitasi Pemilihan Kepala Desa
l. Fasilitasi pembentukan, penghapusan, penggabungan desa/kampung
dan perubahan status desa menjadi kelurahan.
m. Memberikan pelayanan data yang berkaitan dengan pengembangan
Desa/Kampung dan Kelurahan, serta data pengelolaan keuangan
Desa/Kampung.
Seksi Penataan, Administrasi Desa dan Kelurahan mempunyai
tugas pokok dan fungsi:
a. Merencana kegiatan Seksi Penataan dan Administrasi Desa dan
Kelurahan berdasarkan tugas, permasalahan dan kebijakan sesuai
dengan renstra dinas sebagai pedoman dalam pelaksanaan tugas;
b. Membagi tugas kepada bawahan untuk menghimpun bahan rencana
kegiatan dari seksi sebagai bahan penyusunan rencana kerja dinas;
c. Membimbing bawahan dengan cara memberikan petunjuk dan arahan
sebagai langkah pembinaan;
d. Memeriksa dan memonitor tugas bawahan dalam rangka menilai
kinerja bawahan;
e. Mengumpulkan dan mengolah bahan pedoman pembinaan dan
fasilitasi penataan dan administrasi desa dan kelurahan sesuai dengan
program kerja Seksi agar pelaksanaan kegiatan berjalan lancar;

8
f. Melakukan pembinaan dan fasilitasi penataan, perkembangan dan
administrasi desa dan kelurahan sesuai dengan jadwal kegiatan yang
telah ditentukan untuk kelancaran pelaksanaan kegiatan;
g. Melakukan konsultasi dan koordinasi program penataan,
perkembangan dan administrasi desa dan kelurahan sesuai dengan
program kerja seksi agar fasilitasi ke kabupaten/kota berjalan efektif
dan efisien;
h. Melaksanakan monitoring, evaluasi dan pelaporan kegiatan penataan,
perkembangan dan administrasi desa dan kelurahan ke
Kabupaten/Kota sesuai dengan jadwal kegiatan yang telah ditentukan
untuk memastikan tercapainya target dan sasaran yang telah
ditentukan;
i. Mengidentifikasi dan menginventarisasi permasalahan penataan,
perkembangan dan administrasi desa dan kelurahan sesuai dengan
ketentuan yang berlaku sebagai pedoman kegiatan selanjutnya dan
upaya pemecahan masalah;
j. Mengevaluasi pelaksanaan kegiatan Seksi Penataan dan Administrasi
Desa dan Kelurahan berdasarkan rencana kerja dan realisasinya untuk
mengetahui tingkat pencapaian program;
k. Melaporkan hasil pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai bahan
pertanggungjawaban kepada atasan; dan
l. Melaksanakan tugas kedinasan lainnya yang diberikan atasan baik
secara lisan maupun tertulis sesuai tugas dan fungsinya untuk
9
kelancaran pelaksanaan tugas.
1.3.3 Struktur Organisasi
Berdasarkan Peraturan Gubernur Kalimantan Timur Nomor 62 Tahun
2016 Tentang Susunan Organisasi, Tugas, Fungsi, Dan Tata Kerja Dinas
Pemberdayaan Masyarakat Dan Pemerintahan Desa Provinsi Kalimantan
Timur, Struktur Organisasi Dinas Pemberdayaan Masyarakat Dan
Pemerintahan Desa Provinsi Kalimantan Timur adalah sebagai berikut :
Gambar 1.1
SOTK Dinas Pemberdayaan Masyarakat Dan Pemerintahan Desa

10
Sumber : https://dpmpd.kaltimprov.go.id
1.4 Identifikasi Masalah dalam Pelaksanaan Tugas dan Alternatif
Solusi
Berdasarkan hasil konsultasi dan koordinasi penulis dengan
Kepala Seksi Penataan Administrasi Desa dan Kelurahan selaku mentor
penulis serta berdasarkan hasil pelaksanaan orientasi tugas atau magang
yang dilakukan oleh penulis mulai dari bulan September 2020 di Dinas
Pemberdayaan Masyarakat dan Pemerintahan Desa Provinsi Kalimantan
Timur tepatnya di Bidang Pemerintahan Desa dan Kelurahan Seksi
Penataan Administrasi Desa dan Kelurahan, terdapat beberapa isu atau
masalah yang terjadi yang menjadi kendala sampai saat ini yaitu antara
lain:
1. Belum optimalnya penyimpanan arsip surat masuk dan surat keluar di
Bidang Pemerintahan Desa dan Kelurahan
11
2. Belum adanya digitalisasi buku tamu di Bidang Pemerintahan Desa dan
Kelurahan
3. Belum optimalnya Koordinasi antara Pemerintah Provinsi dengan
Pemerintah Kabupaten dan Pemerintah Desa terkait data-data yang
diminta oleh Pemerintah Pusat
Ketiga masalah yang ada di atas kemudian dianalisa untuk
menemukan masalah pokok yang menjadi isu prioritas dengan
menggunakan metode USG (Urgency, Seriously & Growth), yang mana
masalah pokok tersebut akan diangkat dan dicarikan alternatif solusi.
Metode USG adalah salah satu alat yang digunakan untuk menentukan
urutan prioritas isu yang akan diselesaikan dalam rancangan aktualisasi.
Metode ini digunakan dengan menentukan tingkat urgensi, keseriusan dan
perkembangan isu dengan menentukan angka skala (1 s.d 5). Isu yang
memiliki skor tertinggi merupakan isu utama yang harus diselesaikan.
Penentuan isu atau masalah utama dapat dilihat pada tabel analisa USG
berikut :
Tabel 1.1
Analisa USG (Urgency, Seriousness, dan Growth)
Kriteria Total Skala

No Masalah Pokok
U S G Skor Prioritas
12
1. Belum optimalnya
penyimpanan arsip surat masuk
dan surat keluar di bidang 4 4 4 12 I
pemerintahan desa dan
kelurahan
2. Belum adanya digitalisasi buku
tamu di Bidang Pemerintahan 2 1 2 5 III
Desa dan Kelurahan
3. Belum optimalnya Koordinasi
antara Pemerintah Provinsi
dengan Pemerintah Kabupaten
dan Pemerintah Desa terkait
data-data yang diminta oleh 3 2 3 8 II
Pemerintah Pusat
Sumber: Hasil Olahan Penulis
Keterangan:
Angka 5: Sangat Besar
Angka 4: Besar
Angka 3: Sedang
Angka 2: Kecil
Angka 1: Sangat Kecil
Berdasarkan tabel diatas, telah ditemukan isu/masalah pokok yang
menjadi prioritas yaitu belum optimalnya penyimpanan arsip surat masuk
dan surat keluar di bidang pemerintahan desa dan kelurahan, yang dalam
pelaksanaannya masih dilakukan secara manual yaitu dengan menyimpan
arsip surat didalam kardus arsip dan disimpan dibawah meja atau di atas
lemari yang dimana menurut penulis itu masih belum optimal, kurang
efektif dan efisien karena memakan tempat.
Dari isu atau masalah yang diangkat tersebut, penulis mencoba
mencari dan memberikan alternatif solusi untuk menyelesaikan masalah
yang terjadi yaitu dengan menggunakan metode SWOT (Strength,
13
Weakness, Opportunity, Threat). Didalam metode SWOT ini terdapat 2
faktor yaitu faktor internal (Kekuatan dan Kelemahan) dan faktor eksternal
(Peluang dan Ancaman), yang kemudian dituangkan kedalam bentuk
tabel sebagai berikut :
Tabel 1.2
Metode SWOT untuk Mencari Alternatif Penyelesaian Masalah
(S) (W)
1. Staf Bidang yang 1. Penyimpanan arsip
menguasai Ilmu surat yang belum
SW Teknologi (IT) dan optimal, masih bersifat

(Internal)
Komputer manual
OT 2. Sarana prasarana 2. Arsip surat yang
(Eksternal) seperti komputer dan suka tercecer, hilang
koneksi internet yang bahkan rusak serta
mendukung sulit dicari apabila itu
arsip surat yang lama
(O) Strategi (SO) Strategi (WO)
1. Perkembangan 1. Staf Bidang yang 1. Memanfaatkan
teknologi yang menguasai IT kemajuan teknologi
semakin maju yang memanfaatkan media dalam melakukan
dapat mempermudah Google Drive untuk penyimpanan arsip
setiap pekerjaan melakukan digitalisasi surat agar lebih optimal
2. Adanya media penyimpanan arsip 2. Memanfaatkan
penyimpanan data surat media Google Drive
secara digital, seperti 2. Menggunakan untuk menyimpan arsip
14
Google Drive sarana prasarana yang surat agar tidak mudah
mendukung dalam tercecer, hilang atau
memanfaatkan rusak.
kemajuan teknologi
agar pekerjaan dapat
lebih mudah, efektif
dan efisien
(T) Strategi (ST) Strategi (WT)
1. Setiap minggu selalu 1. Staf bidang yang 1. Mengoptimalkan lagi
ada surat yang masuk ahli IT membuat penyimpanan arsip
dari luar atau surat alternatif penyimpanan agar arsip surat yang
keluar yang terhadap arsip surat masuk dan keluar
didistribusikan yang yang masuk dan keluar setiap minggunya
selalu membutuhkan setiap minggunya. dapat tersimpan
penyimpanan terhadap 2. Menggunakan dengan baik.
arsipnya. sarana prasara yang 2. Memperbaiki tata
2. Akan terjadi mendukung untuk cara penyimpanan
penumpukan berkas meminimalisir arsip agar tidak mudah
terjadinya penumpukan tercecer, hilang rusak,
berkas di ruangan serta menghindari
kerja. terjadinya penumpukan
berkas di ruangan
kerja.
Sumber: Hasil Olahan Penulis
Berdasarkan tabel diatas, dapat ditemukan beberapa strategi
penyelesaian terhadap isu atau masalah yang terjadi, yaitu antara lain:
15
- Strategi (SO)
1. Staf Bidang yang menguasai IT memanfaatkan media Google Drive
untuk melakukan digitalisasi penyimpanan arsip surat
2. Menggunakan sarana prasarana yang mendukung dalam
memanfaatkan kemajuan teknologi agar pekerjaan dapat lebih
mudah, efektif dan efisien
- Strategi (WO)
1. Memanfaatkan kemajuan teknologi dalam melakukan penyimpanan
arsip surat agar lebih optimal
2. Memanfaatkan media Google Drive untuk menyimpan arsip surat
agar tidak mudah tercecer, hilang atau rusak.
- Strategi (ST)
1. Staf bidang yang ahli IT membuat alternatif penyimpanan terhadap
arsip surat yang masuk dan keluar setiap minggunya.
2. Menggunakan sarana prasara yang mendukung untuk meminimalisir
terjadinya penumpukan berkas di ruangan kerja.
- Strategi (WT)
1. Mengoptimalkan lagi penyimpanan arsip agar arsip surat yang
masuk dan keluar setiap minggunya dapat tersimpan dengan baik.
2. Memperbaiki tata cara penyimpanan arsip agar tidak mudah
tercecer, hilang rusak, serta menghindari terjadinya penumpukan
berkas di ruangan kerja.
16
Berdasarkan beberapa strategi yang telah didapat menggunakan
metode SWOT diatas dalam upaya menyelesaikan isu atau masalah yang
terjadi, penulis memilih satu strategi yang penulis anggap paling efektif
yang akan menjadi gagasan dalam menyelesaikan isu atau masalah yang
terjadi, yang kemudian strategi tersebut difokuskan kedalam beberapa
kegiatan dan tahapan kegiatan guna menyelesaikan masalah tersebut.
Strategi yang dipakai penulis adalah strategi SO yaitu Staf Bidang yang
menguasai IT memanfaatkan media Google Drive untuk melakukan
digitalisasi penyimpanan arsip surat, yang dengan kata lain strategi
tersebut bisa disebut digitalisasi penyimpanan arsip surat menggunakan
Google Drive.
17
1.5 Rancangan Aktualiasi
RANCANGAN AKTUALISASI
Unit Kerja : Dinas Pemberdayaan Masyarakat dan Pemerintahan Desa Provinsi Kalimantan Timur,
Bidang Pemerintahan Desa dan Kelurahan, Seksi Penataan administrasi Desa dan
Kelurahan
Identifikasi Isu : 1. Belum optimalnya penyimpanan arsip surat masuk dan surat keluar di bidang
pemerintahan desa dan kelurahan
2. Belum adanya digitalisasi buku tamu di Bidang Pemerintahan Desa dan Kelurahan
3. Belum optimalnya Koordinasi antara Pemerintah Provinsi dengan Pemerintah Kabupaten
dan Pemerintah Desa terkait data-data yang diminta oleh Pemerintah Pusat
Isu yang Diangkat : Belum optimalnya penyimpanan arsip surat masuk dan surat keluar di bidang
Gagasan Pemecagan Isu : Digitalisasi Penyimpanan arsip surat menggunakan Google Drive
18
Tabel 1.3
Rancangan Aktualiasi
No. Kegiatan Tahapan Kegiatan Output/ Hasil Keterkaitan Kontribusi Penguatan Nilai
Substansi Mata Terhadap Visi Misi Organisasi
Pelatihan Organisasi
(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7)
1. Melakukan konsultasi a.Menghadap ke Terlaksananya a. Akuntabilitas Kegiatan konsultasi Dalam kegiatan

dengan Kepala Seksi ruangan Kasi PADK konsultasi dengan Melaporkan dengan pimpinan ini, penulis
Penataan Administrasi dan meminta waktu Pimpinan dan rancangan berkontribusi pada mengaitkannya
Desa dan Kelurahan untuk melakukan mendapatkan aktualisasi visi dan misi yaitu dengan nilai atau
selaku mentor terkait konsultasi arahan serta secara objektif, misi kelima prinsip dalam
dengan digitalisasi arsip b.Mengajukan usulan persetujuan yaitu jujur, Mewujudkan pencapaian Good
surat di Bidang Pemdeskel pembuatan tentang rancangan transparan dan koordinasi, Governance,
penyimpanan arsip aktualisasi untuk tanggung integrasi, dan yaitu adanya nilai
surat secara digital pembuatan jawab,serta sinkronisasi akuntabilitas
digitalisasi arsip Penulis pemberdayaan dan sifat
surat meminta masyarakat dan transparansi
petunjuk pemerintahan desa /
kepada kelurahan.
pimpinan terkait
rancangan
aktualisasi
b. Nasionalisme
Adanya rasa
menghormati
19
kepada
pimpinan dalam
melakukan
konsultasi
c. Etika Publik
dimana penulis
meminta
arahan dari
pimpinan
dengan sopan
d. Komitmen
Mutu
Melaksanakan
kegiatan
konsultasi
secara efektif
dan efisien
e. Anti Korupsi
Melaksanakan
kegiatan
konsultasi
secara jujur,
isiplin dan
tanggung jawab
f. Manajemen
ASN
konsultasi
dilakukan
20
sesuai dengan
kode etik ASN,
yaitu jujur,
tanggung
jawab, hormat,
sopan, efektif
dan efisien
g. Pelayanan
Publik
kegiatan
dilakukan
sesuai dengan
prinsip
pelayanan
publik, yaitu
transparan,
partisipatif,
responsif,
akuntabel,
efektif dan
efisien
h. Whole of
Government
Konsultasi
sebagai bentuk
koordinasi
antara bawahan
dengan atasan
21
dan adanya
asas dalam
implementasi
WOG yaitu
asas
akuntabilitas,
professional,
keterbukaan,
efektif dan
efisien
2. Menyiapkan dan a. Menyiapkan bahan - Bahan rancangan a. Akuntabilitas Kegiatan Dalam

menyusun bahan terkait digitalisasi berupa aktualisasi yang Dalam Menyiapkan dan pelaksanaan
digitalisasi arsip surat draft atau arsip surat sudah siap melaksanakan menyusun bahan kegiatan ini,
b. Memisahkan arsip - arsip surat yang proses terkait digitalisasi dikaitkan dengan
surat berdasarkan sudah Menyiapkan arsip surat ini nilai atau prinsip
kategori surat masuk diklasifikasikan dan menyusun berkontribusi pada dalam mencapai
dan surat keluar berdasarkan bahan terkait visi dan misi yaitu Good
serta kategori kategori digitalisasi arsip misi kelima Governance,
masing-masing seksi - adanya file pdf surat dilakukan Mewujudkan yaitu adanya
di bidang pemdeskel arsip surat yang dengan penuh koordinasi, akuntabilitas
c. Melakukan Scanning telah discanning tanggung jawab integrasi, dan serta efektifitas
arsip surat dan - terlaksananya dan sesuai sinkronisasi dan efisiensi
mengobah format laporan dan dengan pemberdayaan
surat menjadi file pdf konsultasi yang tujuan/target masyarakat dan
d. Melaporkan dan baik dengan yang diinginkan pemerintahan desa /
melakukan konsultasi pimpinan/mentor b. Nasionalisme kelurahan.
lanjutan dengan Kegiatan ini
22
pimpinan/mentor dilakukan
secara
jujur,kerja
keras, disiplin,
dan konsultasi
dilakukan
dengan sikap
hormat
c. etika publik
Dalam
berkonsultasi
dengan
pimpinan
dilakukan
dengan rasa
hormat dan
sopan
d. komitmen
mutu
Konsultasi
dilakukan
dengan efektif
dan efisien,
serta
menyiapkan
dan menyusun
bahan terkait
digitalisasi arsip
23
surat dilakukan
dengan teliti
e. Anti Korupsi
Kegiatan
dilakukan
secara jujur,
disiplin dan
tanggung jawab
f. Manajemen
ASN
Kegiatan
Menyiapkan
dan menyusun
bahan terkait
digitalisasi arsip
surat dilakukan
sesuai dengan
kode etik ASN
yaitu jujur,
tanggung
jawab, disiplin,
cermat, hormat
dan sopan
efektif dan
efisien
g. Pelayanan
Publik
Kegiatan
24
dilakukan
sesuai dengan
prinsip
pelayanan
publik, yaitu
akuntabel,
transparan,
responsif,
mudah, efektif
dan efisien
h. WOG
Kegiatan
dilakukan
sesuai dengan
asas
implementasi
WOG, yaitu
asas
akuntabilitas,
professional,
keterbukaan,
efektif dan
efisien
3. Perancangan Digitalisasi a. Membuat akun - Terbentuknya a. Akuntabilitas Kegiatan Dalam
Arsip Surat menggunakan Google Drive dan akun Google Pembuatan ID Perancangan Digital pelaksanaan
Google Drive membuat folder Drive dan folder atau Link Arsip Surat ini kegiatan ini,
berdasarkan kategori arsip surat dilakukan berkontribusi pada dikaitkan dengan
arsip surat berdasarkan dengan rasa visi dan misi yaitu nilai dan prinsip
25
b. Diskusi dengan kategori penuh misi kelima dalam mencapai
pimpinan/mentor - Terlaksananya tanggung jawab Mewujudkan Good
terkait akun Google diskusi dengan dan transparan koordinasi, Governanve,
Drive yang dibuat Pimpinan/Mentor b. Nasionalisme integrasi, dan yaitu adanya
c. Pembuatan Link atau terkait akun Kegiatan sinkronisasi akuntabiltas
ID Google Drive Google Drive perancangan pemberdayaan berupa tanggung
yang dibuat dan dilakukan masyarakat dan jawab dalam
mendapatkan secara jujur, pemerintahan desa / kegiatan dan
persetujuan. tanggung kelurahan. transparansi
- Terbentuknya jawab,kepentin
nya ID Link gan bersama
Google Drive c. Etika Publik
yang siap dipakai Kegiatan
Diskusi dengan
pimpinan ini
dilakukan
dengan sopan
sehingga
komunikasi
dengan
pimpinan dapat
berjalan dengan
baik
d. Komitmen
Mutu
Dalam kegiatan
perancangan
dibuat dengan
26
inovasi
digitalisasi
(Google Drive)
dan Kontrol
dalam
pembuatan ID
atau Link
e. Anti Korupsi
Kegiatan
perancangan
dilakukan
secara jujur,
disiplin dan
tanggung jawab
f. Manajemen
ASN
Kegiatan
perancangan
dilakukan
sesuai dengan
kode etik ASN,
yaitu cermat,
disiplin, jujur,
tanggung
jawab, efektif
dan efesien
g. Pelayanan
Publik
27
Kegiatan
perancangan
dilakukan
sesuai dengan
prinsip
pelayanan
publik yaitu
akuntabel,
transparan,
responsif,
mudah, efektif
dan efisien
h. WOG
Kegiatan
perancangan
dilakukan
sesuai asas
implementasi
WOG yaitu
asas
akuntabilitas,
professional,
keterbukaan,
efektif dan
efisien
4. Pendistribusian ID atau a. Menyiapkan bahan - Tersedianya a. Akuntabilitas Kegiatan Dalam
Link Google Drive kepada edaran hasil bahan edaran Kegiatan Pendistribusian ID pelaksanaan
setiap Seksi di Bidang digitalisasi arsip surat kepada setiap pendistribusian atau Link Google kegiatan ini
28
Pemdeskel, khususnya berupa ID atau Link seksi di Bidang dilakukan Drive kepada setiap dikaitkan dengan
staff di setiap seksi Google Drive yang Pemdeskel secara jujur, Seksi di Bidang nilai atau prinsip
siap pakai - Terlaksananya tanggung Pemdeskel, dalam mencapai
b. Berkoordinasi koordinasi yang jawab, khususnya staff di Good
dengan baik dengan kerjelasan setiap seksi ini Governance,
pimpinan/mentor Pimpinan/Mentor target, adil dan berkontribusi pada yaitu adanya
terkait cara atau terkait cara atau transparan visi dan misi yaitu Keadilan,
teknis dalam teknis b. Nasionalisme misi kelima transparansi,
pendistribusian ID pendistribusian Kegiatan Mewujudkan serta Efektif dan
atau link Google ID atau link pendistribusian koordinasi, Efisien dalam
Drive arsip surat Google Drive ini dilakukan integrasi, dan pelaksanaannya
kepada setiap seksi arsip surat secara hormat, sinkronisasi
di bidang Pemdeskel kepada setiap adil, jujur, pemberdayaan
c. Melakukan seksi di bidang amanah dan masyarakat dan
pendistribusian atau Pemdeskel tanggung jawab pemerintahan desa /
pembagian ID atau - Terlaksananya c. Etika Publik kelurahan.
Link Google Drive pendistribusian Koordinasi
terkait digitalisasi ID Link Google dilakukan
arsip surat Drive dengan rasa
sopan dan
ramah sehingga
koordinasi
dapat berjalan
dengan baik
dan pada
proses
pendistribusian
juga dilakukan
29
dengan sopan
dan ramah
d. Komitmen
Mutu
Pembuatan
bahan edaran
ini dilakukan
dengan cermat
dan tepat
sehingga
penyampaian
informasi jelas
dan dapat
dipahami
semua orang,
dan bisa juga
membuat
bahan edaran
ID atau link
Google Drive
dengan Inovasi
yakni berupa
print out atau
leaflet
e. Anti Korupsi
Pendistribusian
ID atau Link
dilakukan
30
secara adil dan
terbuka
f. Manajemen
ASN
Kegiatan
pendistribusian
ini dilakukan
sesuai dengan
kode etik ASN,
yaitu tanggung
jawab, jujur,
cermat, disiplin,
hormat, sopan,
efektif dan
efisien
g. Pelayanan
Publik
Kegiatan
pendistribusian
ini dilakukan
sesuai dengan
prinsip
pelayanan
publik, yaitu
transparan,
tidak
diskriminatif,
mudah, adil,
31
akuntabel
h. Whole of
Government
Dalam
pendistribusian
ID atau Link
Google Drive
terdapat
koordinasi
diantara
penulis,
pimpinan, serta
setiap kepala
seksi dan staf di
seksi atau di
Bidang.
5. Pelaksanaan uji coba a. Meminta staf di - Terlaksananya a. Akuntabilitas Kegiatan Dalam
terhadap digitalisasi arsip setiap seksi di bidang penginputan dan Dengan Pelaksanaan uji pelaksanaan
surat pemdeskel untuk penyimpanan pelaksanaan coba terhadap kegiatan ini,
memasukan atau semua arsip kegiatan uji digitalisasi arsip dikaitkan dengan
mengupload data surat setiap seksi coba dan surat dan evaluasi nilai atau prinsip
surat ke Google di Bidang evaluasi, terhadap dalam mencapai
Drive melalui ID atau Pemdeskel penulis pelaksanaan dan Good
Link yang telah secara sinkron, bertanggung hasil rancangan Governance yaitu
diberikan baik dan rapi jawab apabila aktualisasi ini adanya
b. Meminta tanggapan, didalam Google terdapat berkontribusi pada Akuntabilitas,
kritik atau saran Drive kendala visi dan misi yaitu transparansi,
terkait Rancangan - Tertampungnya b. Nasionalisme misi kelima partisipasi,
32
Aktualisasi yang berbagai Kegiatan uji Mewujudkan efektif dan
telah dilaksanakan tanggapan, coba ini koordinasi, efisien
saran, dan kritik dilaksanakan integrasi, dan
terkait digitalisasi dengan sinkronisasi
arsip surat kerjasama, dan pemberdayaan
musyawarah masyarakat dan
sehingga kritik pemerintahan desa /
dan saran yang kelurahan.
diberikan
bersifat
membangun
dan
memperbaiki
sistem agar
berjalan
semakin baik
c. Etika Publik
Permintaan
pelaksanaan uji
coba kepada
setiap staf di
setiap seksi
dilakukan
secara ramah
dan sopan
d. Komitmen
Mutu
Pelaksanaan uji
33
coba dilakukan
secara efektif
dan efisien
e. Anti Korupsi
Kegiatan uji
coba dilakukan
secara jujur
disiplin dan adil
f. Manajemen
ASN
Kegiatan uji
coba dilakukan
sesuai dengan
kode etik ASN
yaitu jujur,
tanggung
jawab, cermat,
efektif dan
efisien
g. Pelayanan
publik
Kegiatan uji
coba dilakukan
sesuai dengan
prinsip
pelayanan
publik, yaitu
akuntabel, adil,
34
transparan,
partisipatif,
efektif dan
efisien
h. Whole of
government
Dalam proses
ujicoba dan
pelaksanaan,
penulis beserta
para staf setiap
seksi
bekerjasama
dan
berkoordinasi
agar terdapat
sinkronisasi
data
6. Kontroling, Monitoring, a. Memonitor serta - Terlaksananya a. Akuntabilitas Kegiatan Dalam
evaluasi, dan pelaporan melakukan kontroling kegiatan monitor Kegiatan ini Kontroling, evaluasi, pelaksanaan
terhadap jalannya dan kontroling dilakukan dan pelaporan ini kegiatan ini,
pelaksanaan yang baik secara jujur, berkontribusi pada dikaitkan dengan
digitalisasi arsip surat terhadap adil dan visi dan misi yaitu nilai atau prinsip
di Bidang Pemdeskel jalannya tanggung jawab misi kelima dalam mencapai
b. Melakukan evaluasi digitalisasi arsip b. Nasionalisme Mewujudkan Good
terhadap jalannya surat di bidang Kegiatan ini koordinasi, Governance yaitu
pelaksanaan Pemdeskel dilakukan integrasi, dan adanya
digitalisasi dan - Adanya evaluasi secara jujur, sinkronisasi Akuntabilitas,
35
menindaklanjuti apa terhadap amanah, non pemberdayaan transparansi,
yang menjadi jalannya kegiatan diskriminatif, masyarakat dan partisipasi,
tanggapan, kritik digitalisasi dan saling pemerintahan desa / efektif dan
maupun saran adanya tindak menghargai kelurahan. efisien
c. melaporkan hasil dari lanjut terhadap dan tanggung
kegiatan digitalisasi apa yang jawab
arsip surat serta menjadi c. Etika Publik
hasil evaluasi tanggapan, kritik Kegiatan ini
pelaksanaan maupun saran dilakukan
digitalisasi kepada - adanya laporan secara sopan,
pimpinan/mentor kepada hormat dan
pimpinan/mentor cermat
terkait dengan d. Komitmen
hasil dari Mutu
kegiatan Kegiatan ini
digitalisasi arsip dilakukan
surat serta hasil secara efektif
dari evaluasi dan efisien
pelaksanaan e. Anti Korupsi
digitalisasi Kegiatan ini
dilakukan
secara jujur ,
disiplin dan adil
f. Manajemen
ASN
Kegiatan ini
dilakukan
36
sesuai dengan
kode etik ASN
yaitu jujur,
bertanggung
jawab, disiplin,
cermat dan
menyampaikan
informasi
secara benar
g. Pelayanan
Publik
Kegiatan ini
dilakukan
sesuai dengan
prinsip
pelayanan
publik, yaitu
transparan,
responsif, tidak
diskriminatif,
mudah,
akuntabel,
efektif dan
efisien
h. WOG
Kegiatan ini
dilakukan
sesuai dengan
37
asas
implementasi
WOG, yaitu
asas
akuntabilitas,
keterbukaan,
professional,
efektif dan
efisien serta
saling
koordinasi.
Sumber : Hasil Olahan Penulis
38
1.6 Framework Rancangan Aktualisasi
KERANGKA PIKIR RANCANGAN AKTUALISASI
IDENTIFIKASI ISU ISU YANG DIANGKAT GAGASAN PEMECAHAN ISU
FOKUS : IDE KREATIF :

PERUMUSAN ISU : Digitalisasi penyimpanan arsip surat
OPTIMALISASI PENYIMPANAN ARSIP Berdasarkan hasil analisis USG, ditemukan menggunakan Google Drive
SURAT SECARA DIGITAL MELALUI
urutan isu prioritas/masalah utama (Hasil Analisis SWOT)
GOOGLE DRIVE PADA DINAS
berdasarkan skor tertinggi, yaitu :
PEMBERDAYAAN MASYARAKAT DAN
1. Belum optimalnya penyimpanan arsip surat
PEMERINTAHAN DESA PROVINSI
masuk dan surat keluar di bidang
KALIMANTAN TIMUR
2. Belum optimalnya Koordinasi antara KEGIATAN :
Pemerintah Provinsi dengan Pemerintah
Kabupaten dan Pemerintah Desa terkait 1. Perencanaan : Melakukan konsultasi dengan
data-data yang diminta oleh Pemerintah Kepala Seksi Penataan Administrasi Desa
Pusat
IDENTIFIKASI ISU : dan Kelurahan selaku mentor terkait dengan
3. Belum adanya digitalisasi buku tamu di
Bidang Pemerintahan Desa dan Kelurahan digitalisasi arsip surat di Bidang Pemdeskel
1. Belum optimalnya penyimpanan arsip 2. Pengorganisasian : Menyiapkan dan
surat masuk dan surat keluar di menyusun bahan terkait digitalisasi arsip surat
bidang pemerintahan desa dan 3. Pelaksanaan : Perancangan Digitalisasi Arsip
kelurahan
Surat menggunakan Google Drive
2. Belum adanya digitalisasi buku tamu ISU TERPILIH :
di Bidang Pemerintahan Desa dan 4. Pelaksanaan : Pendistribusian ID atau Link
Belum optimalnya penyimpanan arsip surat Google Drive kepada setiap Seksi di Bidang
Kelurahan
3. Belum optimalnya Koordinasi antara masuk dan surat keluar di bidang Pemdeskel, khususnya staff di setiap seksi
Pemerintah Provinsi dengan pemerintahan desa dan kelurahan 5. Pelaksanaan : Pelaksanaan uji coba terhadap
Pemerintah Kabupaten dan 39
digitalisasi arsip surat
Pemerintah Desa terkait data-data 6. Kontroling, Monitoring, evaluasi, dan
yang diminta oleh Pemerintah Pusat
pelaporan
1.7 Jadwal Rancangan Aktualisasi
Tabel 1.4
Jadwal Rancangan Aktualisasi
Pelaksanaan ( 26 April – 18 Juni 2021)

No Kegiatan Minggu ke-1 Minggu ke-2 Minggu ke-3 Minggu ke-4 Minggu ke-5 Minggu ke-6
(26-30 April) (17-21 Mei) (24-28 Mei) (31 Mei- 4Juni) (7-11 Juni) (14-18 Juni)
1 Melakukan konsultasi dengan
Kepala Seksi Penatan Administrasi
Desa dan Kelurahan selaku mentor
terkait dengan digitalisasi arsip
surat di Bidang Pemdeskel
2 Menyiapkan dan menyusun
bahan terkait digitalisasi arsip
surat
3 Perancangan Digitalisasi Arsip
Surat menggunakan Google
Drive
4 Pendistribusian ID atau Link
Google Drive kepada setiap
Seksi di Bidang Pemdeskel,
khususnya staff di setiap seksi
5 Pelaksanaan uji coba terhadap
40
digitalisasi arsip surat dan evaluasi
terhadap pelaksanaan dan hasil
rancangan aktualisasi
6 Kontroling, Monitoring, evaluasi,
dan pelaporan
Sumber : Hasil Olahan Penulis
41
BAB II
REALISASI TARGET AKTUALISASI
2.1 Melakukan Konsultasi dengan Kepala Seksi Penataan
Administrasi Desa dan Kelurahan Selaku Mentor Terkait
dengan Digitalisasi Arsip Surat di Bidang Pemdeskel
2.1.1 Deskripsi Kegiatan
Penulis melaksanakan kegiatan konsultasi dengan atasan selaku
mentor pada hari selasa tanggal 27 April 2021, yang dimana sebelumnya
penulis telah menyiapkan bahan untuk menghadap yaitu berupa print out
Rancangan Aktualisasi yang telah dibuat penulis. Selanjutnya penulis
meminta izin kepada atasan untuk menghadap ke ruangannya dan
meminta waktu untuk melakukan konsultasi terkait rancangan aktualisasi.
Penulis kemudian menjelaskan kepada atasan selaku mentor
terkait permasalahan yang diangkat oleh penulis yaitu penyimpanan arsip
surat di bidang pemdeskel yang sampai sekarang menurut penulis
penyimpanannya masih belum optimal, dikarenakan selama ini dalam
penyimpanan arsip surat dari tahun ke tahun masih dilakukan secara
manual, yaitu arsip surat disimpan pada kardus dan diletakkan dibawah
meja atau diatas lemari yang mana apabila itu dilakukan secara terus
menerus akan mengakibatkan penumpukan arsip surat diruangan. Apabila
penyimpanan arsip surat masih disimpan di dalam kardus, maka sangat
beresiko arsip surat tersebut akan tercecer, hilang bahkan rusak dimakan
oleh rayap, serta kita akan merasa kesulitan untuk mencari arsip surat
41
lama yang apabila sewaktu-waktu diperlukan, karena kita harus
membongkar lagi kardus arsip surat yang sudah menumpuk tersebut,
yang dimana menurut pandangan penulis ini sangat tidak efektif dan
efisien.
Dari masalah tersebut penulis kemudian mengajukan usulan
kepada atasan terkait penyelesaian masalah yang diangkat, usulan
tersebut berupa pembuatan penyimpanan arsip surat secara digital
melalui media Google Drive agar penyimpanan arsip surat dapat optimal
dan mudah untuk ditemukan, mengingat pula zaman yang sudah semakin
modern dan serba menggunakan teknologi. Kemudian atasan penulis pun
menyetujui usulan yang diajukan oleh penulis dan mengarahkan penulis
untuk melanjutkan kegiatan sesuai dengan rancangan yang telah dibuat.
2.1.2 Aktualisasi Substansi Nilai-Nilai Dasar PNS Pada Kegiatan
Pada kegiatan konsultasi dengan Kepala Seksi Penataan
Administrasi Desa dan Kelurahan selaku mentor terkait dengan digitalisasi
arsip surat di Bidang Pemdeskel, substansi nilai-nilai dasar PNS yang
dapat diaktualisasikan dalam kegiatan ini adalah :
a. Akuntabilitas, dalam pelaksanaan kegiatan ini terdapat beberapa nilai
akuntabilitas yang diterapkan oleh penulis, yaitu antara lain sikap
transparan, jujur dan tanggung jawab dalam melakukan konsultasi
dengan atasan atau mentor. Dalam mengajukan usulan kepada atasan,
penulis melakukannya dengan sikap transparan atau terbuka tanpa ada
yang disembunyikan, dalam berkonsultasi pun penulis melakukannya
42
dengan jujur dan menceritakan yang sebenar-benarnya, serta semua
yang penulis usulkan dan sampaikan kepada atasan bisa
dipertanggungjawabkan. Dampak apabila nilai tersebut tidak terapkan
pada kegiatan ini, maka kegiatan konsultasi ini tidak akan dapat
berjalan dengan baik dan lancar, karena tidak adanya kejujuran,
transparansi maupun tanggung jawab.
b. Nasionalisme, adanya rasa hormat terhadap atasan merupakan nilai
dari nasionalisme yang diterapkan oleh penulis pada kegiatan ini, yang
dimana dalam menghadap dan melakukan konsultasi dengan atasan,
penulis menanamkan rasa hormat kepada mentor selaku atasan
penulis, mengingat pula adanya perbedaan umur antara penulis dan
atasan yang dimana atasan penulis memiliki umur yang lebih tua
daripada penulis, sehingga rasa hormat wajib dilakukan. Dampak
apabila rasa hormat tidak diterapkan adalah kegiatan konsultasi tidak
akan berjalan dengan lancar karena tidak menghormati atasan.
c. Etika Publik, Penulis menerapkan nilai sopan, yaitu sopan dalam
menghadap, berbicara, berkonsultasi, maupun menyampaikan sesuatu
kepada atasan terkait usulan penyimpanan arsip surat secara digital, itu
semua penulis lakukan agar kegiatan konsultasi dapat berjalan lancar.
Dampak apabila nilai sopan tidak diterapkan adalah atasan akan
merasa terganggu ketika penulis melakukan konsultasi dengan atasan,
karena penulis tidak menjaga etika.
43
d. Komitmen Mutu, dalam melaksanakan kegiatan ini penulis menerapkan
nilai efektif dan efisien, terutama dalam berkonsultasi dan
menyampaikan usulan kepada atasan, yang dimana dilakukan secara
efektif dan efisien, seperti efisiensi dalam memanfatkan waktu yang ada
untuk berkonsultasi dengan atasan, dan tidak memakan waktu yang
lama karena atasan pun masih memiliki pekerjan lain, sehingga
efisiensi waktu harus dilakukan, efektif dalam menyampaikan usulan, to
the point, tanpa basa basi membahas hal yang tidak berhubungan
dengan kegiatan. Dampak apabila efektif dan efisien tidak dilakukan
pda kegiatan ini adalah konsultasi akan memakan waktu yang lama dan
menganggu kegiatan yang lainnya.
e. Anti Korupsi, nilai dari anti korupsi yang diterapkan penulis adalah sikap
jujur dan disiplin. Dalam melakukan konsultasi penulis menyampaikan
usulan secara jujur kepada atasan tanpa ada yang dilebih-lebihkan
sedikitpun. Penulis juga disiplin dalam menghadap kepada atasan
dengan cara menjaga dan memperhatikan etika. Dampak apabila tidak
menerapkan sikap jujur dan disiplin adalah akan berpengaruh kepada
kegiatan yang akan dilakukan selanjutnya dan akan mengacaukannya.
2.1.3 Aktualisasi Substansi Kedudukan dan Peran PNS Dalam NKRI
Pada Kegiatan
Pada kegiatan konsultasi dengan Kepala Seksi Penataan
Administrasi Desa dan Kelurahan selaku mentor terkait dengan digitalisasi
44
arsip surat di Bidang Pemdeskel, Substansi Kedudukan dan Peran PNS
Dalam NKRI yang dapat diaktualisasikan dalam kegiatan ini adalah :
a. Penerapan Whole of Government (WOG), dalam melakukan kegiatan
konsultasi, penulis menerapkan koordinasi yang baik antara penulis
dan atasan terkait usulan penyimpanan arsip surat secara digital, yang
dimana dalam penyampaian usulan, penulis berkoordinasi dengan
atasan mengenai kegiatan apa saja yang akan dilakukan penulis
kedepannya. Dampak apabila tidak adanya koordinasi yang baik antara
penulis dan atasan adalah akan terjadi miss komunikasi karena
kurangnya koordinasi dengan atasan.
b. Manajemen ASN, bentuk dari manajemen ASN yang diterapkan pada
kegiatan ini adalah melakukan konsultasi dan mengajukan usulan
kepada atasan dengan jujur, penuh tanggung jawab, hormat dan sopan
yang dimana itu merupakan bagian dari kode etik ASN. Dampak
apabila hal tersebut tidak dilakukan adalah kegiatan konsultasi tidak
akan berjalan dengan baik dan lancar.
c. Pelayanan Publik, bentuk pelayanan publik yang diterapkan penulis
pada kegiatan konsultasi ini adalah melakukan konsultasi secara
transparan atau terbuka dan responsif, yang mana dalam
menyampaikan usulan kepada atasan bersifat terbuka tanpa ada yang
ditutup-tutupi, serta responsif dalam berkonsultasi, merespon
pertanyaan yang diberikan oleh atasan sehingga terjadi komunikasi dua
arah yang baik dengan atasan. Dampak apabila tidak transparan dan
45
responsif dalam kegiatan ini adalah konsultasi tidak akan berjalan
dengan lancar.
2.2 Menyiapkan dan Menyusun Bahan Terkait Digitalisasi Arsip
Surat
Penulis melaksanakan kegiatan kedua dari rancangan aktualisasi
pada tanggal 17-21 Mei 2021 yaitu kegiatan menyiapkan dan menyusun
bahan terkait digitalisasi arsip surat, yang dimana dalam pelaksanaan
kegiatan ini hal pertama yang dilakukan oleh penulis adalah menyiapkan
bahan yang akan digunakan dalam proes digitalisasi, bahan itu berupa
draft atau arsip surat tahun 2021, baik itu surat masuk maupun surat
keluar yang ada di bidang pemdeskel. Setelah semua draft terkumpul,
penulis kemudian memisahkan atau mengkategorikan arsip surat tersebut
berdasarkan kategori surat masuk dan surat keluar, dan kemudian dipisah
lagi berdasarkan kategori masing-masing seksi yang ada di bidang
pemdeskel, yaitu seksi Penataan Administrasi Desa dan Kelurahan
(PADK), seksi Kapasitas Desa dan Kelurahan (KDK), dan seksi
Kewenangan Keuangan Aset Desa (KKAD).
Setelah memisahkan arsip surat berdasarkan masing-masing
kategori, penulis kemudian melakukan proses scanning terhadap arsip
surat tersebut menggunakan aplikasi yang bernama Cam Scanner dan
mengubah format file arsip surat tersebut kedalam bentuk pdf agar lebih
mudah untuk dibuka yang kemudian seua file arsip surat yang sudah
46
diubah menjadi pdf penulis simpan dilaptop penulis . Selanjutnya penulis
melaporkan kepada atasan terkait kegiatan yang telah dilakukan serta
melakukan konsultasi lanjutan dengan atasan/mentor untuk meminta
arahan. Atasan selaku mentor penulis kemudian mengarahkan penulis
agar melanjutkan pada kegiatan yangs selanjutnya.
Pada kegiatan menyiapkan dan menyusun bahan terkait digitalisasi
arsip surat, substansi nilai-nilai dasar PNS yang dapat diaktualisasikan
dalam kegiatan ini adalah :
a. Akuntabiltas, nilai yang diterapkan penulis pada kegiatan ini adalah nilai
tanggung jawab, transaparan, dan jujur, yang dimana dalam
menyiapkan bahan terkait digitalisasi, penulis bertanggung jawab
terhadap arsip surat tersebut dan jangan sampai ada arsip yang hilang,
dan dalam proses scanning pun penulis bertanggung jawab terhadap
kegiatan yang dilakukan. Dalam kegiatan menyiapkan bahan pun
penulis bersikap transparan dan terbuka yang mana kegiatan yang
dilakukan oleh penulis diketahui oleh staf yang ada di bidang
pemdeskel. Dalam melaporkan kepada atasan dan konsultasi penulis
pun bersikap jujur dan transaparan kepada atasan terkait kegiatan
yang dilakukan. Dampak apabila nilai tanggung jawab, jujur dan
transparan tidak dilakukan pada kegiatan ini adalah kegiatan tidak
dapat berjalan dengan baik.
47
b. Nasionalisme, nilai yang diterapkan oleh penulis pada kegiatan ini
adalah nilai bersunggung-sungguh, kerja keras, disiplin, dan rasa saling
menghormati. Dalam menyiapkan bahan terkait digitalisasi, penulis
bersungguh-sungguh dalam melakukan kegiatan agar hasil yang
didapatkan maksimal, penulis juga bekerja keras dalam menyiapkan
bahan yang semula arsip surat tersebut masih berantakan dan belum
disusun. Penulis juga bersikap disiplin dalam melaksanakan kegiatan
menyiapkan bahan digitalisasi dengan tetap mentaati aturan yang ada
sehingga hasilnya dapat baik. Dalam melaporkan kegiatan dan
berkonsultasi dengan atasan, penulis menerapkan rasa hormat kepada
atasan. Dampak apabila nilai-nilai tersebut diatas tidak diterapkan pada
kegiatan ini, kegiatan tidak akan berjalan dengan baik.
c. Etika Publik, nilai dari etika publik yang diterapkan oleh penulis pada
kegiatan ini adalah nilai cermat dan sopan. Penulis dengan cermat
menyiapkan bahan bahan yang akan digunakan dalam digitalisasi arsip
surat, cermat dalam proses memisahkan arsip surat serta cermat pada
proses scanning. Kemudian dalam melaporkan kegiatan kepada atasan
dan melakukan konsultasi, penulis bersikap sopan terhadap
atasan/mentor. Dampak apabila nilai cermat dan sopan tidak dilakukan,
kegiatan akan berjalan tidak lancar.
d. Komitmen Mutu, pada kegiatan ini penulis menerapkan nilai efektif dan
efisien, nilai teliti serta inovatif. Dalam kegiatan menyiapkan bahan dan
memisahkan arsip surat, penulis melakukannya secara teliti, serta
efektif dan efisien. Kemudian pada proses scanning, penulis
48
menerapkan nilai inovatif yaitu melakukan scanning dengan inovasi
menggunakan media aplikasi Cam Scanner agar lebih mudah.
Selanjutnya dalam melaporkan kegiatan dan konsultasi dengan atasan,
penulis melakukannya secara efektif dan efisien dengan cara langsung
to the point menyampaikan hal yang ingin disampaikan tanpa basa basi
dan tidak mebmbuang-buang waktu. Dampak apabila nilai ini tidak
dilakukan adalah kegiatan akan berjalan tidak efektif.
e. Anti Korupsi, nilai yang diterapkan oleh penulis pada kegiatan ini adalah
nilai kerja keras, jujur, disiplin, dan nilai sopan. Penulis bekerja keras
dalam menyiapkan bahan yang semula arsip surat tersebut masih
berantakan dan belum disusun. Penulis juga bersikap disiplin dalam
melaksanakan kegiatan tanpa menganggu orang orang diruangan
yang juga sedang bekerja. Dalam melaporkan kepada atasan dan
konsultasi penulis pun bersikap jujur kepada atasan terkait kegiatan
yang dilakukan, serta bersikap sopan ketika menghadap. Dampak
apabila nilai kerja keras, disiplin, jujur dan sopan tidak dilakukan pada
kegiatan ini adalah kegiatan tidak dapat berjalan dengan baik.
Pada Kegiatan
Pada kegiatan menyiapkan dan menyusun bahan terkait digitalisasi
arsip surat, Substansi Kedudukan dan Peran PNS Dalam NKRI yang
49
a. Penerapan Whole of Government (WOG), pada kegiatan ini penerapan
WOG yang dilakukan penulis adalah berkoordinasi dengan staf di
bidang pemdeskel terkait dengan bahan yang perlu disiapkan dalam
proses digitalisasi yaitu berupa arsip surat, yang mana penulis meminta
arsip surat yang ada kepada setiap staf. Penulis melakukan koordinasi
yang baik dengan atasan dalam bentuk pelaporan dan konsultasi
dengan atasan terkait kegiatan yang dilakukan. Dalam melaksanakan
kegiatan, penulis juga menerapkan asas-asas dalam implementasi
WOG, yaitu asas Akuntabilitas, Profesional, keterbukaan, efektif dan
efisien. Dampak apabila WOG tidak diterapkan terutama dalam hal
koordinasi, kegiatan tidak akan berjalan dengan lancar.
b. Manajemen ASN, bentuk dari manajemen ASN yang diterapkan oleh
penulis pada kegiatan ini adalah penulis menyiapkan bahan digitalisasi
secara jujur, disiplin, bertanggung jawab, dan cermat, serta sopan
dalam melaporkan kegiatan dan konsultasi dengan atasan selaku
mentor, yang dimana itu semua merupakan bagian dari kode etik ASN.
Dampak apabila hal tersebut tidak dilakukan adalah kegiatan yang
dilakukan ini tidak akan berjalan dengan baik dan lancar.
pada kegiatan menyiapkan bahan digitalisasi ini adalah menyiapkan
bahan secara akuntabel, transparan, efektif dan efisien, serta pada
kegiatan pelaporan kepada atasan dan kosultasi dilakukan pula secara
transparan dan responsif, yang mana dalam pelaporan kepada atasan
bersifat terbuka tanpa ada yang ditutup-tutupi, serta responsif dalam
50
berkonsultasi, sehingga terjadi komunikasi dua arah yang baik dengan
atasan, yang dimana semua yang diterapkan tersebut merupakan
prinsip dalam pelayanan publik. Dampak apabila tidak akuntabel,
transparan, responsif, efektif dan efisien dalam kegiatan ini adalah
kegiatan tidak akan berjalan dengan lancar.
2.3 Perancangan Digitalisasi Arsip Surat menggunakan Google
Drive
Kegiatan perancangan digitalisasi arsip surat menggunakan Google
Drive dilakukan oleh penulis mulai hari senin tanggal 24 mei 2021, penulis
memulainya dengan membuat akun Google Drive dengan menggunakan
akun Google yang baru dibuat dan baru didaftarkan oleh penulis. Setelah
akun Google Drive selesai dibuat, kemudian penulis membuat beberapa
folder di dalam Google Drive tersebut , yng man folder tersebut
merupakan folder kategori surat, yaitu surat masuk dan surat keluar, serta
folder 3 seksi yang ada di bidang pemdeskel, yaitu seksi PADK, KKAD,
KDK.
Setelah akun Google Drive selesai dibuat beserta folder di
dalamnya, penulis selanjutnya kembali menghadap ke ruangan atasan
selaku mentor penulis untuk melaporkan bahwa akun Google Drive telah
dibuat denga nada beberapa folder didalamya. Atasan atau mentor
penulis kemudian menyetujui terkait akun Google Drive yang telah dibuat
oleh penulis, dan mengarahkan untuk melanjutkan kegiatan selanjutnya.
51
Selajutnya, setelah mendapatkan persetujuan dari atasan, penulis
kemudian membuat link dari akun Google Drive tersebut yang mana link
tersebut sudah ada dan tersedia pada bagian atas halaman web ketika
kita membuka akun Google Drive. Kemudian link dari akun Google Drive
inilah yang nantinya akan dibagikan atau didistribusikan penulis kepada
staff yang ada dibidang pemdeskel.
Pada kegiatan perancangan digitalisasi arsip surat menggunakan
Google Drive, substansi nilai-nilai dasar PNS yang dapat diaktualisasikan
dalam kegiatan ini adalah :
a. Akuntabiltas, nilai dari akuntabilitas yang diterapkan oleh penulis pada
kegiatan ini adalah tanggung jawab, jujur, dan transparan. Dalam
pembuatan akun Google Drive beserta linknya, penulis bersikap
bertanggung jawab, karena akun dan link Google Drive yang dibuat
oleh penulis nantinya yang akan digunakan oleh semua staff dalam
menyimpan arsip surat, penulis juga bersikap transparan atau terbuka
dalam pebuatan akun dan link Google Drive karena semua staff di
bidang pemdeskel nantinya akan mengetahui akun dan link tersebut.
Ketika menghadap kepada atasan, penulis juga bersikap transparan
dan jujur dalam melaporkan kegiatan yang telah dilakukan. Dampak
apabila tanggung jawab, jujur, dan transparan tidak dilakukan pada
kegiatan ini adalah kegiatan akan berjalan kurang baik.
52
b. Nasionalisme, nilai dari nasionalisme yang diterapkan oleh penulis pada
kegiatan ini adalah nilai jujur, tanggung jawab, kepentingan bersama
dan rasa saling mengormati. Pada kegiatan pembuatan akun Google
Drive beserta linknya, penulis bersikap bertanggung jawab, karena
akun dan link Google Drive yang dibuat oleh penulis nantinya yang
akan digunakan oleh semua staff dalam menyimpan arsip surat, dan
pembuatan akun Google Drive ini adalah untuk kepentingan bersama.
Ketika menghadap kepada atasan, penulis juga bersikap jujur dalam
melaporkan kegiatan yang telah dilakukan, serta bersikap hormat
kepada atasan. Dampak apabila tanggung jawab, jujur, kepentingan
bersama dan rasa hormat tidak diterapkan pada kegiatan ini adalah
kegiatan akan berjalan kurang baik.
c. Etika Publik, dalam pelaksanan kegiatan ini, nilai dari etika publik yang
diterapkan oleh penulis adalah nilai cermat dan sopan. Dalam kegiatan
pembuatan akun Google Drive beserta linknya, penulis bersikap
cermat dalam pembuatannya sehingga dapat menghindari kesalahan.
Kemudian ketika menghadap kepada atasan, penulis juga bersikap
sopan dalam melaporkan kegiatan yang telah dilakukan. Dampak
apabila cermat dan sopan tidak diterapkan pada kegiatan ini adalah
kegiatan akan berjalan kurang lancar.
d. Komitmen Mutu, nilai dari komitmen mutu yang diterapkan oleh penulis
pada kegiatan ini adalah nilai efektif dan efisien serta inovasi. Dalam
melaksanakan kegiatan ini mulai dari pembuatan akun Google Drive
sampai menhadap ke atasan untuk melapor, penulis melakukannya
53
secara efektif dan efisien sehingga hasil yang diperoleh sesuai dengan
yang diinginkan. Inovasi yang dimaksud disini adalah penulis
menggunakan media Google Drive untuk mempermudah penyimpanan
arsip surat yang mana itu merupakan suatu inovasi dengan
memanfaatkan teknologi. Dampak apabila kegiatan yang dilakukan
tidak secara efektif dan efisien dan tanpa inovasi, kegiatan akan
berjalan tidak lancar atau kurang baik.
e. Anti Korupsi, nilai yang diterapkan oleh penulis pada kegiatan ini adalah
tanggung jawab, jujur, disiplin dan sopan. Dalam pembuatan akun
Google Drive beserta linknya, penulis bersikap bertanggung jawab,
karena akun dan link Google Drive yang dibuat oleh penulis nantinya
yang akan digunakan oleh semua staff dalam menyimpan arsip surat,
penulis juga bersikap disiplin dalam melaksanakan kegiatan tanpa
menganggu orang orang diruangan yang juga sedang bekerja. Ketika
menghadap kepada atasan, penulis juga bersikap jujur dalam
melaporkan kegiatan yang telah dilakukan, serta bersikap sopan dalam
melaporkan kegiatan yang telah dilakukan. Dampak apabila nilai-nilai
tersebu tidak diterapkan pada kegiatan ini adalah kegiatan akan
berjalan kurang lancar.
54
Pada Kegiatan
Pada kegiatan perancangan digitalisasi arsip surat menggunakan
Google Drive, Substansi Kedudukan dan Peran PNS Dalam NKRI yang
WOG yang dilakukan penulis adalah ketika menghadap dan
melaporkan kegiatan kepada atasan, penulis menjalin koordinasi yang
baik dengan atasan selaku mentor penulis terkait kegiatan yang
dilalukan. Dalam melaksanakan kegiatan, penulis juga menerapkan
asas-asas dalam implementasi WOG, yaitu asas Akuntabilitas,
Profesional, keterbukaan, efektif dan efisien. Dampak apabila WOG
tidak diterapkan terutama dalam hal koordinasi, kegiatan tidak akan
berjalan dengan lancar.
penulis pada kegiatan ini adalah penulis membuat akun Google Drive
secara jujur, disiplin, bertanggung jawab, dan cermat, serta sopan
dalam melaporkan kegiatan kepada atasan selaku mentor, yang
dimana itu semua merupakan bagian dari kode etik ASN. Dampak
apabila hal tersebut tidak dilakukan adalah kegiatan yang dilakukan ini
tidak akan berjalan dengan baik dan lancar.
pada kegiatan pembuatan akun Google Drive adalah akuntabel,
55
transparan, efektif dan efisien, serta pada kegiatan pelaporan kepada
atasan dilakukan pula secara transparan dan responsif, yang mana
dalam pelaporan kepada atasan bersifat terbuka tanpa ada yang
ditutup-tutupi, serta responsif dalam berkomunikasi, sehingga terjadi
komunikasi dua arah yang baik dengan atasan, yang dimana semua
yang diterapkan tersebut merupakan prinsip dalam pelayanan publik.
Dampak apabila tidak akuntabel, transparan, responsif, efektif dan
efisien dalam kegiatan ini adalah kegiatan tidak akan berjalan dengan
lancar.
2.4 Pendistribusian ID atau Link Google Drive kepada setiap Seksi
di Bidang Pemdeskel, khususnya staff di setiap seksi di Bidang
Pemdeskel
Kegiatan ini dilaksanakan oleh penulis pada minggu ke-4, yaitu pada
tanggal 31 mei s/d 4 juni 2021. Adapun tahapan kegiatan yang dilakukan
oleh penulis terkait dengan pendistribusian ID dan link Google Drive yang
pertama adalah penulis menyiapkan bahan edaran hasil digitalisasi arsip
surat yaitu dengan cara melakukan print out terhadap link Google Drive
beserta ID atau email dan password akun Google Drive yang telah dibuat
dan siap untuk dipakai.
Setelah bahan edaran selesai diprint, penulis kemudian menghadap
ke ruangan atasan untuk melakukan koordinasi dengan atasan selaku
mentor penulis terkait dengan cara atau teknis dalam pendistribusian link
56
Google Drive kepada setiap staff di setiap seksi di bidang pemdeskel.
Atasan penulis pun memberi arahan kepada penulis untuk memperbanyak
print out link Google Drive tersebut dan kemudian langsung dibagi dan
dijelaskan ke setiap staff. Penulis juga memberi saran agar pembagian
link juga dilakukan melalui chat whatsapp, agar apabila file suratnya ada
di handphone staff, mereka langsung bisa mengupload ke Google Drive
menggunakan handphone. Hal itupun disetujui oleh atasan. Setelah
selesai menghadap kepada atasan terkait tenknis pendistribusian, penulis
kemudian melakukan pendistribusian atau pembagian link Google Drive
kepada staff yang ada di bidang pemdeskel.
Pada kegiatan pendistribusian ID atau Link Google Drive kepada
setiap seksi di bidang pemdeskel, khususnya staff di setiap seksi di
bidang pemdeskel, substansi nilai-nilai dasar PNS yang dapat
diaktualisasikan dalam kegiatan ini adalah :
kegiatan ini adalah tanggung jawab, jujur, transparan, adil dan
kejelasan target. Dalam menyiapkan bahan edaran, penulis bersikap
jujur dan bertanggung jawab terhadap bahan edaran tersebut, karena
nantinya akan digunakan oleh semua staff di bidang pemdeskel. Ketika
menghadap atasan untuk koordinasi, penulis juga bersikap jujur,
tanggun jawab, dan transparan atau terbuka. Ketika proses
pendistribusian, penulis juga bersikap jujur, tanggung jawab, transparan
57
serta kejelasan terhadap target yang ingin dibagikan link. Dampak
apabila nilai-nilai dari akuntabilitas tersebut tidak dilakukan, maka
kegiatan ini akan berjalan kurang lancar.
b. Nasionalisme, penulis menerapkan nilai jujur dan tanggungj awab
dalam melakukan kegiatan ini, penulis juga bersikap hormat kepada
atasan ketika menghadap dan berkoordinasi, serta dalam
pendistribusian link, penulis melakukannya secara adil, jujur, a,manah
dan tanggung jawab. Dampak apabila nilai tersebut tidak diterapkan,
c. Etika Publik, penulis menerapkan nilai cermat dalam menyiapkan bahan
edaran yang akan dibagikan, penulis juga bersikapsopan ketika
menghadap dan berkoordinasi dengan atasan, kemudian ketika
pendistribusian, penulis melakukannya secara ramah dan sopan.
Dampak apabila nilai tersebut tidak diterapkan dengan baik ,maka
d. Komitmen Mutu, nilai yang diterapkan leh penulis pada kegiatan ini
adalah cermat, efektif dan efisien, mulai dari menyiapkan bahan
edaran, menghadap sampai pendistribusian. Dampak apabila nilai
tersebut tidak diterapkan, kegiatan akan berjalan kurang lancar.
e. Anti Korupsi, nilai anti korupsi yang diterapkan oleh penulis pada
kegiatan ini adalah kerja keras, jujur, disiplin, sopan, adil dan terbuka.
Dalam menyiapkan bahan penulis mekukannya dengan jujur, kerja
keras, disiplin. Kemudin dalam menghadap dan koordinasi, penulis
58
melakukanya secara sopan, dan pada kegiatan distribusi, penuis
membagikannya secara adil dan transparan. Dampak apabila nilai
tersebut tidak diterapkan, maka kegiatan akan berjalan kurang lancar.
Pada Kegiatan
Pada kegiatan pendistribusian ID atau Link Google Drive kepada
setiap seksi di bidang pemdeskel, khususnya staff di setiap seksi di
bidang pemdeskel, Substansi Kedudukan dan Peran PNS Dalam NKRI
yang dapat diaktualisasikan dalam kegiatan ini adalah :
WOG yang dilakukan penulis adalah ketika menghadap kepada atasan,
penulis menjalin koordinasi yang baik dengan atasan selaku mentor
penulis terkait teknis pendistribusian, serta ketika pendistribusian link
Google Drive, penulis juag membangun koordinasi yang baik dengan
para staff. Dalam melaksanakan kegiatan, penulis juga menerapkan
asas-asas dalam implementasi WOG, yaitu asas Akuntabilitas,
Profesional, keterbukaan, efektif dan efisien. Dampak apabila WOG
tidak diterapkan terutama dalam hal koordinasi, kegiatan tidak akan
berjalan dengan lancar.
penulis pada kegiatan ini adalah penulis menyiapkan bahan edaran dan
pendistribusian secara jujur, disiplin, bertanggung jawab, dan cermat,
efektif dan efisien serta sopan dalam menghadap dan berkoordinasi
59
dengan atasan selaku mentor, yang dimana itu semua merupakan
bagian dari kode etik ASN. Dampak apabila hal tersebut tidak dilakukan
adalah kegiatan yang dilakukan ini tidak akan berjalan dengan baik dan
lancar.
pada kegiatan menyiapkan bahan edaran dan penditribusian link
Google Drive adalah adanya akuntabel, transparan, mudah, efektif dan
efisien, serta ketika menghadap dan berkoordinasi dengan atasan
dilakukan pula secara transparan dan responsif, yang mana dalam
koordinasi kepada atasan bersifat terbuka tanpa ada yang ditutup-
tutupi, serta responsif dalam berkomunikasi, sehingga terjadi
komunikasi dua arah yang baik dengan atasan, serta ketika
pendistribusian penulis melakukannya secara adil dan tidak
diskriminatif, yang dimana semua yang diterapkan tersebut merupakan
prinsip dalam pelayanan publik. Dampak apabila tidak akuntabel,
transparan, responsif, mudah, adil serta efektif dan efisien dalam
kegiatan ini adalah kegiatan tidak akan berjalan dengan lancar.
2.5 Pelaksanaan Uji Coba Terhadap Digitalisasi Arsip Surat dan
Evaluasi Terhadap Pelaksanaan dan Hasil Rancangan
Aktualisasi
Kegiatan ini dilaksanakan oleh penulis pada minggu ke-5, yaitu
mulai tanggal 7-11 juni 2021, yang pada awalnya sebelum meminta staff
60
untuk menguji coba menyimpan arsip surat menggunakan Google Drive,
penulis terlebih dahulu melakukan uji coba sendiri. Setelah berhasil
melakukan uji coba, penulis kemudian meminta staff di setiap seksi di
bidang pemdeskel untuk memasukkan atau mengupload arsip surat yang
telah di scanning ke dalam akun Google Drive melalui link dan ID yang
telah diberikan oleh penulis.
Setelah proses uji coba memasukkan arsip surat ke Google Drive
telah selesai dilaksanakan,, penulis kemudian meminta respon dari staff
terkait rancangan aktualisasi yang telah dilaksanakan oleh penulis, baik itu
berupa tanggapan, kritik, maupun saran. Dari keseluruhan ada 3 staff di
bidang pemdeskel, mereka semua memberikan respon dan tanggapan
yang positif terhadap penyimpanan arsip surat secara digital ini, menurut
mereka ini sangat membantu dan memudahkan dalam menyimpan dan
mencari arsip surat, karena hanya perlu membuka folder di Google Drive.
Mereka juga menganggap ini merupakan suatu inovasi mengingat
sekarang serba menggunakan teknologi, dan mereka berharap dan
menyarankan agar penyimpanan seperti ini dapat terus digunakan selama
beberapa tahun kedepan.
Pada kegiatan pelaksanaan uji coba terhadap digitalisasi arsip
surat dan evaluasi terhadap pelaksanaan dan hasil rancangan aktualisasi,
substansi nilai-nilai dasar PNS yang dapat diaktualisasikan dalam
kegiatan ini adalah :
61
kegiatan ini adalah Tanggung jawab, adil, kejelasan target, dan
partisipatif. Penulis bertanggung jawab dan bersikap partisipatif dalam
pelaksanaan proses uji coba memasukkan arsip surat ke Google Drive,
berhasil atau tidak, karena penulislah yang membuat akun tersebut.
Dalam kegiatan mengupload arsip dan permintaan tanggapan, saran
maupun kritik, penulis bersikap adil, dan kejelasan target karena semua
staff wajib melakukan uji coba. Dampak apabila hal tersebut tidak
dilakukan adalah kegiatan yang dilakukan ini tidak akan berjalan
dengan baik dan lancar.
b. Nasionalisme, adanya rasa hormat, kerjasama, adil dan tidak
diskriminatif pada kegiatan uji coba mengupload arsip surat ke Google
Drive, penulis bekerjasama dengan staff untuk meminta uji coba
Google Drive dengan tetap menghormati staff tersebut. Penulis
bersikap adil dan tidak diskriminatif atau tidak pilih-pilih, dalam hal ini
setiap staff berhak melakukan uji coba. Pada kegiatan meminta
tanggapan, kritik dan saran, penulis melakukannya secara
musyawarah, tidak memaksakan kehendak serta menghargai pendapat
orang lain. Dampak apabila nilai tersebut tidak diterapkan, kegiatan
akan berjalan kurang lancar.
c. Etika Publik, penulis menerapkan nilai sopan dan hormat dalam
kegiatan ini, yang mana dalam meminta staff untuk melakukan uji coba
dan meminta tanggapan, kritik serta saran dari staff, penulis
62
melakukannya secara sopan dan menghormati. Dampak apabila nilai
tersebut tidak diterapkan, maka kegiatan akan berjalan kurang lancar.
d. Komitmen mutu, dalam kegiatan ini, penulis menerapkan sikap efektif
dan efisien terkait meminta staff untuk melakukan uji coba dan meminta
tanggapan, kritik serta saran dari staff. Dampak apabila nilai tersebut
tidak diterapkan, maka kegiatan akan berjalan kurang baik dan lancar.
kegiatan ini adalah nilai jujur, disiplin, adil, dan berani. Dalam kegiatan
terkait meminta staff untuk melakukan uji coba untuk mengupload arsip
surat ke Google Drive, penulis bersikap jujur, disiplin dan adil, ketika
meminta tanggapan, kritik serta saran dari staff, penulis juga bersikap
adil dan berani. Dampak apabila hal tersebut tidak dilakukan adalah
kegiatan yang dilakukan ini tidak akan berjalan dengan baik dan lancar.
Pada Kegiatan
Pada kegiatan pelaksanaan uji coba terhadap digitalisasi arsip
surat dan evaluasi terhadap pelaksanaan dan hasil rancangan aktualisasi,
Substansi Kedudukan dan Peran PNS Dalam NKRI yang dapat
WOG yang dilakukan oleh penulis adalah berkoordinasi dengan baik
dengan setiap staff di bidang pemdeskel, terkait uji coba dan meminta
saran, kritik dan tanggapan. Dampak apabila WOG tidak diterapkan
63
terutama dalam hal koordinasi, kegiatan tidak akan berjalan dengan
lancar.
penulis pada kegiatan ini adalah penulis meminta staff untuk melakukan
uji coba mengupload arsip surat ke Google Drive secara jujur,
bertanggung jawab, dan cermat, efektif dan efisien serta sopan dalam
meminta saran, kritik dan tanggapan kepada setiap staff, yang dimana
itu semua merupakan bagian dari kode etik ASN. Dampak apabila hal
tersebut tidak dilakukan adalah kegiatan yang dilakukan ini tidak akan
berjalan dengan baik dan lancar.
pada kegiatan uji coba mengupload arsip surat ke Google Drive adalah
adanya akuntabel, adil, transparan, partisipatif, efektif dan efisien, serta
ketika meminta saran, kritik dan tanggapan kepada setiap staff
dilakukan pula secara partisipatif dan responsif, yang dimana semua
yang diterapkan tersebut merupakan prinsip dalam pelayanan publik.
Dampak apabila tidak akuntabel, adil, transparan, partisipatif, efektif
dan efisien dalam kegiatan ini adalah kegiatan tidak akan berjalan
dengan lancar.
2.6 Kontroling, Monitoring, Evaluasi, dan Pelaporan
Kegiatan ini dilaksanakan oleh penulis pada minggu ke-6, yaitu
mulai tanggal 14-18 juni 2021, yang mana ini merupakan kegiatan akhir
64
dari rancangan aktualisasi yang dibuat oleh penulis. Tahap yang pertama
pada kegiatan ini adalah penulis emonitor serta melakukan kontroling
terhadap jalannya pelaksanaan digitalisasi arsip surat di Bidang
Pemdeskel, penulis terus mengingatkan dan meminta kepada setiap staff
agar tetap mengupload arsip surat yang masuk dan keluar ke akun
Google Drive yang diberikan oleh penulis. Setelah itu penulis melakukan
evaluasi terhadap jalannya pelaksanaan digitalisasi dan menindaklanjuti
apa yang menjadi tanggapan, kritik maupun saran. Hasil dari kegiatan
evaluasi terhadap jalannya pelaksanaan digitalisasi adalah
pelaksanaannya berjalan dengan lancar, dari tahap kegiatan awal yaitu
kegiatan mengajukan usulan kepada atasan, menyiapkan segala bahan
yang diperlukan, membuat akun Google Drive, pendistribusian link,
pelaksanaan uji coba hingga akhir yaitu monitoring dan kontroling
semuanya berjalan baik dengan minim kendala atau hambatan, dan para
staff pun masih selalu mengupload ke Google Drive. Karena respon dari
setiap staff terkait digitalisasi ini bersifat positif, mulai dari tanggapan,
saran, maupun ktitik, tindak lanjutnya adalah tetap konsisten dalam
menjalankan penyimpanan arsip surat secara digital ini.
Penulis selanjutnya menghadap ke ruangan atasan selaku mentor
penulis untuk melaporkan hasil darikegiatan digitalisasi penyimpanan
arsip surat serta hasil dari evaluasi pelaksanaannya kepada atasan atau
mentor, yang mana hasilnya aalah berjalan dengan baik dan lancar.
65
Pada kegiatan kontroling, monitoring, evaluasi, dan pelaporan,
substansi nilai-nilai dasar PNS yang dapat diaktualisasikan dalam
kegiatan ini adalah :
kegiatan ini adalah jujur, adil, tranparan dan tanggung jawab. Penulis
bertanggung jawab untuk melakukan monitoring, kontroling kegiatan
digitalisasi dan evaluasi, karena hasilnya nanti akan dilaporkan kepada
atasan. Penulis juga bersikap jujur dan adil dalam melakukan
monitoring, kontroling dan dan evaluasi, serta dalam pelaporan penulis
bersikap jujur dan transparan atau terbuka kepada atasan. Dampak
apabila nilai tersebut tidak diterapkan, maka kegiatan akan berjalan
kurang lancar.
b. Nasionalisme, adanya nilai atau rasa saling menghormati, tidak
diskriminatif, saling menghargai. Dalam melakukan tahap monitoring,
kontroling kegiatan digitalisasi dan evaluasi, penulis melakukannya
secara hormat, tidak diskriminatif serta saling menghargai, dan dalam
pelaporan kepada atasan, penulis melakukannya denga sling
menghormati kepada atasan. Dampak apabila hal tersebut tidak
dilakukan adalah kegiatan yang dilakukan ini tidak akan berjalan
dengan baik dan lancar.
c. Etika Publik, penulis menerapkan nilai Cermat dan sopan, yang mana
dalam melakukan monitoring, kontroling kegiatan digitalisasi dan
66
evaluasi, penulis melakukannya dengan cermat. Penulis juga bersikap
dengan sopan ketika melakukan monitoring, kontroling, dan pelaporn
kepada atasan. Dampak apabila nilai tersebut tidak diterapkan,
d. Komitmen mutu, dalam kegiatan ini, penulis menerapkan sikap efektif
dan efisien terkait dalam melakukan monitoring, kontroling kegiatan
digitalisasi, evaluasi, serta pelaporan kepada atasan. Dampak apabila
hal tersebut tidak dilakukan adalah kegiatan yang dilakukan ini tidak
akan berjalan dengan baik dan lancar.
kegiatan ini adalah nilai disiplin, jujur, tanggung jawab, sopan dan adil,
Dalam melakukan monitoring, kontroling kegiatan digitalisasi, dan
evaluasi, penulis bersikap disiplin, jujur, tanggung jawab dan adil.
Penulis juga bersikap sopan ketika melakukan monitoring, kontroling
kepada staff, serta pelaporan kepada atasan. Dampak apabila nilai
tersebut tidak diterapkan, maka kegiatan akan berjalan kurang baik dan
lancar.
Pada Kegiatan
Pada kegiatan kontroling, monitoring, evaluasi, dan pelaporan,
Substansi Kedudukan dan Peran PNS Dalam NKRI yang dapat
67
WOG yang dilakukan oleh penulis adalah berkoordinasi dengan baik
dengan setiap staff di bidang pemdeskel, terkait monitoring dan
kontroling terhadap pelaksanaan digitalisasi penyimpanan arsip surat.
Penulis juga berkoordinasi dengan baik kepada atasan dalam hal
pelaporan hasil dari kegiatan yang dilakukan oleh penulis. Penulis juga
menerapkan sikap Akuntabilitas, professional, serta efektif dan efisien
yang merupakan asas-asas dalam implementasi WOG. Dampak
apabila WOG tidak diterapkan terutama dalam hal koordinasi, kegiatan
tidak akan berjalan dengan lancar.
penulis pada kegiatan ini adalah penulis melakukan monitoring,
kontroling kegiatan digitalisasi secara jujur, bertanggung jawab, efektif
dan efisien, cermat dalam melakukan evaluasi, serta sopan dalam
menghadap kepada atasan untuk melaporkan hasil kegiatan, yang
dimana itu semua merupakan bagian dari kode etik ASN. Dampak
apabila hal tersebut tidak dilakukan adalah kegiatan yang dilakukan ini
tidak akan berjalan dengan baik dan lancar.
pada kegiatan kontroling, monitoring kegiatan digitalisasi, dan evaluasi
adalah adanya akuntabel, tidak diskriminatif, mudah,efektif dan efisien,
serta dalam pelaporan kepada atasan, penulis melakukannya secara
transparan dan responsif, yang dimana semua yang diterapkan
tersebut merupakan prinsip dalam pelayanan publik. Dampak apabila
68
hal tersebut tidak diterapkan, maka kegiatan akan berjalan kurang baik
dan lancar.
2.7 Kendala yang Dihadapi dan Solusi
Dari keseluruhan 6 kegiatan yang dilaksanakan oleh penulis terkait
optimaisasi penyimpanan arsip surat secara digital menggunakan media
Google Drive, penulis hanya mengalami satu kendala, yaitu kendala pada
kegiatan ke 2 terkait dengan menyiapkan dan menyusun bahan terkait
digitalisasi arsip surat, yang mana kendalanya adalah dalam menyiapkan
bahan, arsip surat tahun 2021 masih belum tertata rapi, karena posisi
beberapa arsip surat ada yang di meja penulis, beberapa arsip surat ada
juga yang di meja staf yang lain dan bercampur antara surat masuk dan
surat keluar. Solusi yang diambil oleh penulis adalah meminta izin kepada
staf yang ada di bidang pemdeskel untuk meminjam semua arsip surat
tahun 2021 yang ada di meja mereka uyang kemudian penulis kumpulkan
menjadi satu, sehingga penulis lebih mudah dan cepat dalam menyiapkan
bahan digitalisasi, yang nantinya akan penulis pilah-pilah atau pisahkan
berdasarkan kategori surat.
69
BAB III
PENUTUP
3.1 Kesimpulan
Kegiatan aktualisasi yang dilakukan oleh penulis yaitu berupa
optimalisasi penyimpanan arsip surat secara digital menggunakan media
Google drive pada Bidang Pemerintahan Desa dan Kelurahan di Dinas
Pemberdayaan Masyarakat dan Pemerintahan Desa yang dilaksanakan
oleh penulis selama kegiatan off campus mulai dari tanggal 26 Mei 2021
sampai dengan 18 Juni 2021 bisa disimpulkan berjalan dengan lancar dan
baik, karena dalam proses pelaksanaannya mulai dari tahapan kegiatan
awal hingga akhir berjalan dengan lancar dan minim akan kendala dan
hambatan.
Kegiatan aktualisasi ini juga mampu membentuk pribadi penulis
atau ASN menjadi lebih baik lagi dengan selalu memegang teguh serta
menerapkan nilai-nilai dasar ASN dan ANEKA serta peran dan kedudukan
ASN sebagai pedoman dalam bersikap di lingkungan kerja maupun di
masyarakat. Berdasarkan analisis dampak yang ada pada Bab II, maka
dapat diperoleh kesimpulan bahwa apabila nilai-nilai dasar profesi ASN
dan ANEKA serta peran dan kedudukan ASN tidak diterapkan maka
output yang dihasilkan dalam suatu kegiatan akan berjalan kurang
optimal, bahkan dapat berdampak kegiatan tidak terlaksana.
70
3.2 Saran
Berdasarkan kesimpulan di atas, terkait kegiatan digitalisasi
penyimpanan arsip surat menggunakan Google Drive, maka penulis
memberikan beberapa saran sebagai berikut:
1. Penulis berharap dan menyarankan kepada setiap staff di bidang
Pemdeskel agar dapat terus melanjutkan penyimpanan arsip surat
secara digital ke akun Google Drive yang telah dibuat oleh penulis,
bukan hanya untuk tahun ini saja, tetapi juga untuk tahun tahun
berikutnya, sehingga penyimpanannya menjadi lebih efektif dan
efisien serta mudah untuk dicari.
2. Penulis menyarankan kepada setiap staff agar lebih tertib lagi dalam
mengarsipkan surat dan merapikan hardcopy surat yang mask
maupun keluar, apabila ada surat yang masuk atau keluar pada hari
itu, segera disimpan dengan rapi dan langsung di upload ke Google
Drive pada hari itu juga, agar tidak lupa.
3. Penulis menyarankan kepada semua yang ada di bidang pemdeskel
baik atasan maupun bawahan, baik ASN maupun Non ASN agar
dapat menerapkan nilai-nilai dasar ASN dan ANEKA serta peran dan
kedudukan ASN dalam aktivitas sehari-hari, baik itu di lingkungan
kerja maupun di masyarakat, yang mana nilai-nilai tersebut dapat
meningkatkan pribadi dan kualitas diri kita menjadi lebih baik lagi.
71
DAFTAR PUSTAKA
A. Peraturan Perundang-Undangan
Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 5 Tahun 2014 tentang

Aparatur Sipil Negara
Peraturan LAN RI Nomor 1 Tahun 2021 tentang Pelatihan Dasar Calon

Pegawai Negeri Sipil (Latsar CPNS)
Peraturan Gubernur Kalimantan Timur Nomor 62 Tahun 2016 Tentang

Susunan Organisasi, Tugas, Fungsi, Dan Tata Kerja Dinas
Pemberdayaan Masyarakat Dan Pemerintahan Desa Provinsi
Kalimantan Timur
B. Lain-lain
Renstra Dinas Pemberdayaan Masyarakat dan Pemerintahan Desa

Provinsi Kalimantan Timur 2019-2023
https://dpmpd.kaltimprov.go

Laporan Aktualisasi Igo

Diunggah oleh

Informasi Dokumen

Deskripsi Asli:

Judul Asli

Hak Cipta

Format Tersedia

Bagikan dokumen Ini

Bagikan atau Tanam Dokumen

Opsi Berbagi

Apakah menurut Anda dokumen ini bermanfaat?

Apakah konten ini tidak pantas?

Hak Cipta:

Format Tersedia

Laporan Aktualisasi Igo

Diunggah oleh

Hak Cipta:

Format Tersedia

LAPORAN AKTUALISASI

PELATIHAN DASAR CPNS

OPTIMALISASI PENYIMPANAN ARSIP SURAT

SECARA DIGITAL MELALUI GOOGLE DRIVE PADA

DINAS PEMBERDAYAAN MASYARAKAT DAN PEMERINTAHAN DESA

PROVINSI KALIMANTAN TIMUR

PELATIHAN DASAR CALON PEGAWAI NEGERI SIPIL GOLONGAN III BAGI

PUSAT PENGEMBANGAN SUMBER DAYA MANUSIA

JUDUL : Optimalisasi Penyimpanan Arsip Surat

Disetujui dapat diimplementasikan pada tahap Habituasi, untuk

Sumedang, 21 April 2021

Ranti Sofiantini, S.Si, M.AP Neta Siti Mutiwati, S.Sos, M.AP

JUDUL : Optimalisasi Penyimpanan Arsip Surat

Disahkan berdasarkan hasil Evaluasi Pelaksanaan Aktualisasi yang

Dra. Mimi Mintarti, M.Ap Neta Siti Mutiwati, S.Sos, M.AP

Kepala Pusat Pengembangan

Assalamu’alaikum warahmatullahi wabarakatuh.

Esa, atas segala rahmat, hidayah dan anugerahnya penulis dapat

menyelesaikan rancangan aktualisasi dengan judul, “OPTIMALISASI

PENYIMPANAN ARSIP SURAT SECARA DIGITAL MELALUI GOOGLE

DRIVE PADA DINAS PEMBERDAYAAN MASYARAKAT DAN

PEMERINTAHAN DESA PROVINSI KALIMANTAN TIMUR” sebagai salah

satu syarat menyelesaikan Pelatihan Dasar Calon Pegawai Negeri Sipil

Golongan III Purna Praja IPDN Angkatan ke 27 Regional Bandung tepat

Penyusunan rancangan aktualisasi ini tentunya tidak terlepas dari

pihak-pihak yang turut membantu dan membimbing serta memberikan

dukungan, motivasi dan do’a kepada penulis. Maka dengan segala

kerendahan penulis mengucapkan terima kasih dan penghargaan yang

1. Bapak Drs. H. Yudia Ramli, M. Si selaku Kepala PPSDM

Tak terlewatkan ucapan syukur dan terimakasih penulis haturkan

kesederhanaannya namun tak dapat terukur dengan apapun, kedua orang

tiada terputus sepanjang hembusan nafasnya. Adikku tersayang Fikri

dan mengajarkan penulis arti kesabaran dan kedewasaan layaknya

besar yang selalu memberikan dukungan serta menggantungkan harapan

berkualitas dan bermanfaat.

kesempurnaan karena kesempurnaan hanya milik ALLAH SWT, oleh

karena itu dengan segala kerendahan hati penulis mengharapkan

berbagai saran dan masukan yang membangun untuk perbaikan dimasa

yang akan datang.

Akhir kata, penulis berharap semoga rancangan aktualisasi ini

dapat bermanfaat bagi kita semua terutama untuk meningkatkan kualitas

Wassalamu’alaikum warahmatullahi wabarakatuh.

Samarinda, Juni 2021

IGO FEBRIANSYAH, S,STP

KATA PENGANTAR ............................................................................ i

DAFTAR ISI .......................................................................................... iv

DAFTAR GAMBAR .............................................................................. vi

DAFTAR TABEL .................................................................................. vii

1.1 Latar Belakang ..................................................................... 1

1.2 Tujuan, Manfaat dan Ruang Lingkup ................................... 4

1.3 Profil Instansi ........................................................................ 5

1.4 Identifikasi Masalah dalam Pelaksanaan Tugas

dan alternatif Solusi ............................................................. 11

1.5 Rancangan Aktualisasi ........................................................ 18

1.6 Framework Rancangan Aktualisasi ..................................... 39

1.7 Jadwal Rancangan Aktualisasi ............................................ 40

BAB II REALISASI TARGET AKTUALISASI

2.1 Melakukan Konsultasi dengan Kepala Seksi

Penataan Administrasi Desa dan Kelurahan Selaku

Mentor Terkait dengan Digitalisasi Arsip Surat

2.2 Menyiapkan dan Menyusun Bahan Terkait Digitalisasi

2.3 Perancangan Digitalisasi Arsip Surat menggunakan