RANCANGAN AKTUALISASI

OPTIMALISASI INFORMASI PROSES MUTASI

MELALUI DIGITALISASI INFORMASI
BERUPA APLIKASI CHATBOT WHATSAPP HALO BKD
DI BADAN KEPEGAWAIAN DAERAH
PROVINSI SUMATERA SELATAN

DISUSUN OLEH :

M. TIO NOVANSYAH LANANG, S.STP.

B3.4.20

PELATIHAN DASAR CALON PEGAWAI NEGERI SIPIL

GOLONGAN III ANGKATAN XXVII
TAHUN ANGGARAN 2021

KEMENTERIAN DALAM NEGERI

PUSAT PENGEMBANGAN SUMBER DAYA MANUSIA
REGIONAL BUKITTINGGI
2021
 LEMBAR PERSETUJUAN
EVALUASI RANCANGAN AKTUALISASI

PELATIHAN DASAR CPNS ANGKATAN XXVII

PUSAT PENGEMBANGAN SUMBER DAYA MANUSIA
KEMENTERIAN DALAM NEGERI REGIONAL BUKITTINGGI
TAHUN 2021

NAMA : M. TIO NOVANSYAH LANANG, S.STP

NIP : 19971128 202008 1 002
INSTANSI : PEMERINTAH PROVINSI SUMATERA SELATAN
NDH : B3.4.20

JUDUL AKTUALISASI
“OPTIMALISASI INFORMASI PROSES MUTASI
MELALUI DIGITALISASI INFORMASI
BERUPA APLIKASI CHATBOT WHATSAPP HALO BKD
DI BADAN KEPEGAWAIAN DAERAH
PROVINSI SUMATERA SELATAN”

Disetujui untuk disampaikan pada Evaluasi Pelaksanaan Aktualisasi Pelatihan

Dasar Angakatan XXVII Pusat Pengambangan Sumber Daya Manusia
Kementerian Dalam Negeri Regional Bukittiggi tahun 2021

Bukittinggi, April 2021

Menyetujui,
Coach Mentor

ANGGY REONAL, S.STP CLAUDIA DISGATERA, S.E., M.M

NIP. 19901010 201406 1 001 NIP. 19890626 201101 2 011

Mengetahui,
Koordinator Pelatihan

DEFRIMEN, S.Pd, M.Si

NIP. 19740902 200801 1 001
 LEMBAR PENGESAHAN
EVALUASI RANCANGAN AKTUALISASI

PELATIHAN DASAR CPNS ANGKATAN XXVII

PUSAT PENGEMBANGAN SUMBER DAYA MANUSIA
KEMENTERIAN DALAM NEGERI REGIONAL BUKITTINGGI
TAHUN 2021

NAMA : M. TIO NOVANSYAH LANANG, S.STP.

NIP : 19971128 202008 1 002
INSTANSI : PEMERINTAH PROVINSI SUMATERA SELATAN
NDH : B3.4.20

JUDUL AKTUALISASI
“OPTIMALISASI INFORMASI PROSES MUTASI
MELALUI DIGITALISASI INFORMASI
BERUPA APLIKASI CHATBOT WHATSAPP HALO BKD
DI BADAN KEPEGAWAIAN DAERAH
PROVINSI SUMATERA SELATAN”

Telah diseminarkan dan disempurnakan berdasarkan masukan dari Evaluator,

Coach dan Mentor pada tanggal 23 April 2021

Bukittinggi, April 2021

Menyetujui,
Coach Evaluator

ANGGY REONAL, S.STP Drs. KHALID EFENDI.,M.Pd

NIP. 19901010 201406 1 001 NIP. 19621219 198210 1 001

Mengetahui,
Koordinator Pelatihan

DEFRIMEN, S.Pd., M.Si

NIP. 19740902 200801 1 001
 KATA PENGANTAR

Puji syukur penulis panjatkan kehadirat Allah SWT., yang telah

memberikan hidayah, rahmat, dan karunia-Nya sehingga penulis dapat

menyelesaikan Laporan Aktualisasi Digitalisasi Informasi Proses Mutasi Berbasis

Aplikasi di Badan Kepegawaian Daerah Provinsi Sumatera Selatan sebagai salah

satu syarat kelulusan Diklat Prajabatan CPNS Angkatan XXVII Tahun 2021.

Dalam melaksanakan kegiatan aktualisasi ini, penulis banyak

mendapatkan bimbingan, bantuan, dan dukungan dari banyak pihak sehingga

laporan ini dapat diseliesaikan dengan sempurna. Oleh karena itu, penulis

mengucapkan terima kasih kepada:

1. Bapak Defrimen, S.Pd., M.Si. selaku Koordinator Pelatihan PPSDM

Kemendagri Regional Bukittinggi;

2. Bapak Timan, S.Pd., M.Si selaku Kepala Bidang Mutasi dan Promosi

3. Bapak Anggy Reonal, S.STP selaku Coach yang telah membimbing dengan

sabar dan memberikan saran-saran perbaikan sehingga laporan rencangan

aktualisasi ini dapat diselesaikan dengan sempurna;

4. Bapak dan Ibu Widyaswara yang telah memberikan ilmunya yang sangat

bermanfaat yang akan kami terapkan dalam melaksanakan tugas;

i
5. Ibu Claudia Disgatera, S.E., M.M selaku Mentor yang telah memberikan

dukungan dan masukan kepada penulis dalam menyusun rancangan

aktualisasi ini;

6. Bapak/Ibu Panitia Pelaksana Diklat CPNS Angkatan XXVII di PPSDM

Kemendagri Regional Bukittinggi Tahun 2021

7. Orang tua yang selalu memberikan support dan do’a kepada penulis dalam

meyelesaian laporan rancangan aktualisasi ini;

8. Teman-Teman Diklat Angkatan XXVII terutama Kelompok 4 Yang Telah

banyak memberikan masukan, Motivasi, dan semangat Kepada Penulis.

Penulis menyadari bahwa dalam penyusunan laporan rencangan

aktualisasi ini masih jauh dari kesempurnaan, karena terbatasnya kemampuan dan

pengetahuan penulis. Oleh karena itu, penulis sangat mengharapkan saran dan

kritik yang membangun dari semua pihak untuk perbaikan laporan rancangan

aktualisasi ini agar bisa bermanfaat bagi orang banyak.

Palembang, April 2021

Penulis,

M. Tio Novansyah Lanang, S.STP.

ii
 DAFTAR ISI

Halaman Judul

Lembar Persetujuan

Lembar Pengesahan

Kata Pengantar........................................................................................................i

Daftar Isi.................................................................................................................ii

Daftar Tabel............................................................................................................iii

BAB I PENDAHULUAN

A. Latar Belakang............................................................................................1

B. Visi dan Misi..............................................................................................5

C. Nilai-nilai Organisasi……………………………………………………..5

D. Role Model……………………………………………………………….5

BAB II IDENTIFIKASI ISU DAN PENETAPAN GAGASAN

A. Identifikasi Isu…………………………………………………………….6

B. Penetapan Gagasan………………………………………………………..9

BAB III RANCANGAN AKTUALISASI

Rancangan Aktualisasi………………………………………………………..11
 DAFTAR TABEL

Tabel 1 AKPL.........................................................................................................8

Tabel 2 Penentuan Penyebab Isu…………………………………………………9

Tabel 3 Rancangan Aktualisasi.............................................................................11

 BAB I
PENDAHULUAN

A. LATAR BELAKANG

Sejak bulan Maret 2020 Virus corona terkonfirmasi masuk ke Indonesia. Melihat
besarnya dampak virus corona dan semakin hari semakin berkembang di Indonesia dan
terus memunculkan angka kasus yang lebih besar perharinya mengakibatkan munculnya
kekhawatiran di masyarakat. Pemerintah selaku pembuat keputusan berupaya untuk dapat
terus menekan angka penyebaran virus dengan memberikan kebijakan work from home
atau bekerja dari rumah kepada para pekerja khususnya secara berkala kepada aparatur
sipil negara. Hal tersebut tidak dapat secara penuh diterapkan sebab di bidang-bidang
tertentu pada pemerintahan terutama yang masih harus memberikan pelayanan langsung
masih harus bekerja aktif memberikan pelayanan. Disisi ini ASN dituntut untuk
memberikan pengabdian dan cerminan jiwa bela negaranya dengan tetap masuk kekantor
dan mengorbankan waktu WFH-nya ditengah pandemik corona ini.

Membahas cerminan jiwa bela negara sejalan dengan hal tersebut bersumber dari
kompasiana.com yang membahas 5 persepsi buruk masyarakat terhadap citra pelayanan
PNS, isu ini bertolak belakang dengan harapan masyarakat terhadap kinerja, fungsi dan
tugas PNS sebagai pelayan masyarakat, ditambah dengan adanya keadaan pandemi
corona yang semakin membuat citra buruk sisi PNS jika tanpa bentuk pelayanan
maksimal kepada masyarakat. Bertolak belakang dengan hal ini di sisi lain, bekerja
sebagai Pegawai Negeri Sipil (PNS) masih tetap menjadi impian sebagian besar angkatan
kerja di Indonesia, namun mimpi ini seringkali tidak dibarengi dengan kesadaran bahwa
saat diangkat menjadi seorang PNS seseorang bertanggungjawab untuk menjadi "pelayan
masyarakat" hingga maksimal umur yang ditentukan oleh undang-undang. Kenyataan
bahwa PNS adalah pelayan masyarakat atau pelayan publik masih belum bisa diterima
secara utuh oleh sebagian PNS yang telah bertugas di instansi penyelenggara pelayanan
publik. Masih banyak dari PNS yang menganggap bahwa dirinya adalah orang yang
sangat berkuasa atas jabatannya tersebut.

1
 Salah satu fungsi PNS ialah sebagai Pelayan Publik sebagaimana tertuang pada
Pasal 10 huruf b Undang-Undang No. 5 Tahun 2014 tentang ASN dan salah satu tugas
ASN dimana PNS juga termasuk di dalamnya adalah memberikan pelayanan publik yang
profesional dan berkualitas (Pasal 11 huruf b). Pelayan Publik harus memahami betul
fungsi dan tugasnya yaitu sebagai pelayan publik dan memberikan pelayanan publik yang
profesional dan berkualitas, bukannya malah minta dilayani oleh masyarakat dengan
meminta imbalan atas pelayanan yang diberikan. Itulah sebab dalam aplikasinya, tidak
cukup hanya dengan memberikan rasa puas dan perhatian terhadap pelanggan saja, lebih
dari itu adalah bagaimana cara PNS mengubah paradigma pelayanan publik yang buruk
dengan memberikan respon yang mencerminkan integritas PNS atas keinginan
masyarakat, sehingga bisa menciptakan kesan positif di masyarakat.

PNS yang bekerja dalam suatu organisasi terkhusus organisasi pemerintah

terkhususnya melihat keadaan saat ini ditengah pandemic harus bekerja dengan memiliki
tujuan untuk penyejahteraan masyarakat. Upayanya dapat berupa menjalankan program-
program organisasi yang telah direncanakan sebaik mungkin. Terdapat dua bagian
organisasi yaitu organisasi pemerintah yang memberikan pelayanan langsung ke pada
masyarakat dan ada yang memberikan pelayanan secara tidak langsung dengan kebijakan
kebijakannya. Hal mendasar berjalannya program tersebut tidak lepas dari kegiatan
pengadministrasian yang efektif dan efisien. Kegiatan administrasi bukanlah hal sepele
hanya berupa pengetikan, pencatatan dan surat menyurat. Walaupun kegiatan terlihat
mudah, akan tetapi apabila pengolahannya tidak sungguh-sungguh maka keseluruhan
program organisasi akan mengalami keterhambatan. Untuk itu kegiatan administrasi harus
dilaksanakan dengan sebaik-baiknya. Selain itu untuk mendukung hal tersebut sebuah
organisasi agar bisa memberikan Excellent Service, maka instansi harus memiliki SDM
PNS/ASN yang handal, dan memiliki jiwa “pelayanan” dan memahami konsep pelayanan
prima berdampingan dengan nilai-nilai ANEKA (Akuntabilitas, Nasionalisme, Etika
Publik, Komitmen Mutu, Serta Anti Korupsi) yang telah diberikan pembekalan selama
pelatihan CPNS yang diharapkan mampu menjadi bekal untuk seluruh ASN dalam
melaksanakan Tugasnya.

2
 Salah satu organisasi yang melaksanakan penyelenggaraan pelayanan
pemerintahan secara langsung di Indonesia adalah Badan Kepegawaian Daerah Provinsi
Sumatera Selatan. Instansi yang secara langung memberikan pelayan kepada publik dalam
hal ini pegawai negeri sipil yang bekerja di lingkungan Provinsi Sumatera Selatan. BKD
adalah organisasi yang sangat rentan dengan citra buruk akan pelayanan yang diberikan.
Pada era globalisasi organisasi pemerintah juga dituntut untuk memberikan pelayanan
prima baik dalam segi kualitas, aspiratif, efisien, efektif, bertanggung jawab, akurat dan
terukur. Terlebih dalam kondisi pandemic semua kegiatan sebisa mungkin dialihkan
sebisa mungkin mengurangi tatap muka dan beralih dalam bentuk virtual memanfaatkan
teknologi informasi. Kenyataannya yang ada pada bidang mutasi dan promosi di Badan
Kepegawaian Daerah Sumatera Selatan masih sering dijumpai pengaju layanan mutasi
yang bertindak emosional disebabkan oleh kurangnya informasi yang diperoleh mengenai
apa saja syarat untuk mengajukan pindah instansi, bagaimana alur prosesnya, berkas yang
hilang atau terselip dan masalah pengadministrasian yang lainnya sehingga persoalan ini
sering kali memicu keributan antara pemberi layanan dan pengaju mutasi, sebab telah
termindset oleh pengaju mutasi bahwa BKD mempersulit dan membelit pelayanan proses
mutasi.

Sumatera Selatan memiliki luas daerah seluas 91.592,43 km3 dengan jumlah
15.346 PNS di lingkungan Pemerintah Provinsi Sumatera Selatan serta PNS yang ada di
17 Kabupaten/Kota dan perlu dihimpun secara keseluruhan pemindahan pegawai oleh
pemerintah Provinsi Sumatera Selatan yaitu Badan Kepagawaian Daerah. Memperhatikan
luasnya wilayah Pemerintahan Provinsi Sumatera Selatan, di tengah wabah virus corona
ini Badan Kepegawaian Daerah Provinsi Sumatera Selatan selaku organisasi pemerintah
yang menjalankan tugasnya dalam pelayanan memanejerial pegawai yang ada di Sumatera
Selatan, BKD juga perlu melakukan pengembangan diri dengan beradaptasi dengan
kemajuan informasi dan teknologi yang ada untuk meningkatkan kualitas pelayanan serta
menerapkan social distancing namun melihat fasilitas dan kesiapan BKD agaknya akan
memakan waktu untuk penerapan layanan online. Paradigma pengaju mutasi atas
pemindahan pegawai yang dipersulit dan berbelit-belit dan menyalahkan pemberi layanan
mutasi perlu dirubah dengan konsep akuntabilitas dan transparan antara badan
kepegawaian daerah provinsi sumatera selatan dan pengaju mutasi dengan memanfaatkan
sarana terknologi yang ada.
3
1. Tujuan

Aktualisasi nilai-nilai dasar ASN tersebut dilakukan bertujuan untuk :

a. Menerapkan nilai-nilai dasar ASN dalam menjalankan tugasnya sesuai dengan
peran.
b. Menyelidiki dampak yang terjadi apabila nilai-nilai dasar ASN tidak diterapkan
dalam pelaksanaan kegiatan pemecahan isu.
c. Agar peserta Latsar dapat belajar mengemban tanggung jawab sebagai abdi negara
yang pada umumnya melayani masyarakat.
d. Bertujuan untuk memecahkan masalah yang terjadi di Badan Kepegawaian Daerah
Provinsi Sumatera Selatan mengenai penyampaian informasi terkait mutasi kepada
pengaju mutasi.
e. Diharapkan memberikan rasa puas kepada pengaju mutasi dengan diberikan
kemudahan untuk mendapatkan informasi terkait proses mutasi.

2. Manfaat
Manfaat aktualisasi ini antara lain :
a. Penulis
1) Membiasakan dalam mengaktualisasikan nilai-nilai ASN dalam melaksanakan
tugas.
2) Guna memenuhi salah satu syarat mendapatkan sertifikat Latsar
b. Instansi

Meningkatkan mutu pelayanan terhadap masyarakat

c. Masyarakat (Pengaju Mutasi)

Kepuasan pengaju mutasi akan terpenuhi karena diberikannya kemudahan untuk

mendapatkan informasi terhadap proses mutasi yang dilakukannya.
3. Sasaran
Sasaran dari aktualisasi tersebut ialah :
a. Mendapatkan kepercayaan dari masyarakat terhadap kinerja pegawai BKD
b. Meningkatkan kualitas peserta latsar agar menjadi seorang ASN yang berintegritas
tinggi dan bertanggung jawab terhadap tugas yang diberikan.

4
B. VISI DAN MISI ORGANISASI
Visi :
“ Terwujudnya Pelayanan Kepegawaian yang Profesional”
Misi :
“Mewujudkan Pelayanan Prima”
1. Meningkatkan kualitas Sumber Daya Manusia.
2. Membenahi Sarana dan Prasarana.
3. Menentukan Prosedur dalam bekerja yang lebih mengutamakan kepuasan
masyarakat.

C. NILAI-NILAI ORGANISASI
Nilai-nilai organisasi yang berkaitan langsung dengan visi dan misi di atas adalah :
1. Profesional, berarti menyelesaikan tugas dengan baik, tuntas sesuai dengan
keahlian yang dimiliki.
2. Inovatif, usaha dengan mendayahgunakan pemikiran dan kemampuan dalam
menghasilkan suatu karya dengan tujuan untuk menciptakan keefektifan serta
peningkatan akuntabilitas kinerja.
3. Akuntabel, dapat mempertanggungjawabkan tugas dengan baik mulai dari proses
hingga hasil akhirnya.
4. Integritas, mengutamakan perilaku disiplin pengabdian,

D. ROLE MODEL
Proses pelaksanaan aktualisasi ini, penulis sangat meneladani mentor sekaligus atasan
langsung penulis yaitu Ibu Claudia Disgatera, S.E., M.M. selaku Kepala Sub Bidang
Pemindahan, Pemberhentian, dan Penetapan Pensiun BKD Provinsi Sumatera Selatan.
Berdasarkan pertimbangan yang dilakukan, antara lain :
1. Karena Ibu Claudia Disgatera, S.E., M.M. memiliki jiwa kepemimpinan yang
tinggi serta mampu memberikan teladan bagaimana mengayomi seseorang dan
bertanggung jawab terhadap tugas yang diberikan.
2. Karena Ibu Claudia Disgatera, S.E., M.M. selaku mentor Penulis yang dalam
prosesnya selalu membimbing dalam melaksanakan aktualisasi ini, dikarenakan
5
 beliau mempunyai rasa kepedulian untuk membimbing penulis dalam
menyelesaikan aktualisasi ini.

BAB II
IDENTIFIKASI ISU DAN PENETAPAN GAGASAN

A. IDENTIFIKASI ISU

1. Perumusan Isu
Isu yang diangkat dalam perencanaan aktualisasi ini adalah belum optimalnya
pemberian layanan informasi mutasi kepada PNS yang mengajukan pindah
2. Alasan Pemilihan Isu

Sehubungan dengan pandemi covid-19 ini yang berdampak langsung kepada

pelayanan yang diberikan kepada masyarakat sesuai dengan Isu permasalahan yang sudah

disebutkan di atas tentunya diambil berdasarkan hasil pengamatan penulis selama

melaksanakan orientasi Perumusan dan penetapan isu yang berkualitas sebaiknya

menggunakan alat bantu penetapan kriteria kualitas isu. Alat bantu penetapan kriteria yang

dimaksud, misalnya dapat menggunakan kriteria isu dengan melihat dari nilai aktual,

kekhalayakan, problematik, dan kelayakan isu tersebut untuk dibahas dan dicarikan

pemecahan masalahnya.

Berangkat dari isu yang disebutkan di atas, penulis mengangkat isu yang paling penting
untuk dilakukan pemecahan masalahnya yaitu belum optimalnya pengelolaan arsip dan
pemberian layanan informasi proses mutasi di bidang mutasi Badan Kepegawaian
Daerah Provinsi Sumatera Selatan berdasarkan pada:

1. Aktual (Isu tersebut benar-benar terjadi dan sedang hangat dibicarakan)

Merbaknya virus corona menghambat pekerjaan sehingga sebagian pengaju mutasi

hanya menghubungi via smartphone. Selain itu banyaknya kegiatan lain yang perlu

dilakukan contohnya administrasi terutama berkas keluar-masuk mutasi pegawai di

6
 bidang mutasi Badan Provinsi Sumatera Selatan setiap harinya yang masih ditulis

manual, menyebabkan lokasi berkas kadang tidak diketahui bahkan terkadang

berkas hilang.

2. Kekhalayakan (Isu menyangkut hajat hidup orang banyak) :

Kurang optimalnya pengelolaan berkas mutasi keluar-masuk dalam kegiatan

administrasi di bidang mutasi BKD Provinsi Sumatera Selatan berdampak pada

kurang nyamannya komunikasi antara pegawai pelayan mutasi dan pegawai yang

mengajukan pelayanan mutasi kepegawaian.

3. Problematik (Isu yang memiliki dimensi masalah yang kompleks, sehingga perlu

dicarikan solusinya):

Dengan tidak optimalnya pemberian informasi, pelayanan mutasi serta pengelolaan

berkas keluar-masuk di bidang mutasi dan promosi BKD Provinsi Sumsel maka

akan berdampak pada pelayanan yang kurang optimal. Contohnya karna tidak

terdeteksinya keberadaan berkas masuk-keluar sering terjadinya kehilangan yang

akan menghambat pada pelayanan kebutuhan pegawai. Yang paling buruk adalah

adanya ketidaknyamanan dari pegawai yang melakukan urusan karna harus

menunggu kepastian dan keberadaan surat yang akhirnya berdampak munculnya

stigma negatif dan serta menurunkan kepercayaan atas kinerja pegawai BKD

Provinsi Sumsel

4. Kelayakan (Isu yang masuk akal dan realistis serta relevan untuk dimuculkan

inisiatif pemecahan masalahnya) :

Dengan belum optimalnya pengelolaan pemberian pelayanan konsultasi dan

pemberian informasi serta pengelolaan berkas keluar-masuk di bidang mutasi dan

7
 promosi BKD Provinsi Sumsel , maka solusi yang diberikan adalah dengan

memanfaatkan teknologi yaitu mendigitalisasi penyebaran informasi, pemberian

pelayanan konsultasi dan pengarsipan. Mendigitalisasi proses informasi berkas

mutasi sangatlah relevan dengan isu yang ada. Sehingga isu tersebut mendapatkan

pemecahan masalah yang belum optimal menjadi lebih optimal.

Berdasarkan pengamatan selama orientasi di BKD Provinsi Sumatera Selatan

khususnya di Sub Bidang Mutasi, penulis mengidentifikasi 3 isu :

Tabel 1

No Isu Aktual A K P L Jumlah Prioritas

1. Minimnya Jumlah
SDM Sub Bidang 3 3 4 3 13 II
Mutasi dalam
memberikan
pelayanan
2. Belum Optimalnya
Fasilitas 3 3 3 2 11 III
pendukung
kegiatan pelayanan
3. Belum Optimalnya
Layanan Pemberian 4 4 4 4 16 I
Informasi Mutasi

Sumber: Olahan Penulis

Keterangan :
Angka 5 : sangat gawat/mendesak/cepat
Angka 4 : gawat/mendesak/cepat
Angka 3 : cukup gawat/mendesak/cepat
Angka 2 : kurang gawat/mendesak/cepat
Angka 1 : tidak gawat/mendesak/cepat

3. Dampak Jika Isu Tidak Segera Dipecahkan

Berikut dampak yang dikhawatirkan jika isu tersebut tidak segera diselesaikan :

1. Menumpuknya jumlah antrian pelayanan di bidang mutasi

2. Terhambatnya pegawai mutasi untuk menyelesaikan tugas yang lain karena

meningkatnya jumlah antrian pelayanan

8
 3. Terganggunya privasi dari pihak pegawai bidang mutasi karena sering di

hubungi nomor yang tidak dikenal.

B.PENETAPAN GAGASAN

1. Identifikasi Penyebab Isu

Setelah melakukan analisis, dengan cara melihat beberapa keadaan di lapangan

penyebab isu tersebut ialah :

1. Belum optimalnya pengadministrasian berkas mutasi, yang menyebabkan

kesulitan memberikan informasi kepada pengaju mutase mengenai posisi dan

status berkas yang diajukan.

2. Adanya keterbatasan pelayanan yang diberikan pegawai di tengah wabah

virus corona, yang berdampak kepada terhambatnya proses pelayanan.

3. Belum adanya fasilitas secara online dalam kegiatan mutasi PNS,

mengingat di era revolusi 4.0 ini sangat dibutuhkannya teknologi untuk

mempermudah pekerjaan.

Penulis memilih untuk menetapkan isu dengan alat bantu USG (Urgency,

Seriousness, Growth) dengan menetapkan berdasarkan:

Tabel 2
Penentuan Penyebab Isu

No Isu Aktual Urgency Seriouness Growth Jumlah Prioritas

1. Belum optimalnya
pengadministrasian 3 3 4 10 II
berkas mutasi
2. Adanya
keterbatasan 3 3 3 9 III
pelayanan yang
diberikan pegawai
di tengah wabah
virus corona
9
 3. Belum adanya
fasilitas secara 4 4 4 13 I
online dalam
kegiatan mutasi
PNS

Sumber: Olahan Penulis

Berdasarkan Tabel USG diatas, dapat diketahui bahwa isu yang paling mendesak

dan harus segera diselesaikan adalah Belum optimalnya pemberian informasi pelayanan

mutasi selama WFH di bidang mutasi Badan Kepegawaian Daerah Provinsi Sumatera

Selatan.

2. Penetapan Gagasan

Isu yang diangkat dalam rancangan aktualisasi tersebut adalah belum

optimalnya pemberian informasi pelayanan mutasi jarak jauh.

Penyebab :

Belum adanya fasilitas secara online dalam kegiatan mutasi PNS

Gagasan Aktualisasinya :

Digitalisasi informasi berupa Aplikasi Chatbot Whatsapp HALO BKD

Judul :

Optimalisasi Informasi Proses Mutasi melalui digitalisasi informasi berupa Aplikasi

Chatbot Whatsapp HALO BKD di Badan Kepegawaian Daerah Provinsi Sumatera

Selatan.

10
 BAB III
RANCANGAN AKTUALISASI

Rancangan aktualisasi perlu dilakukan berdasarkan aktualisasi nilai-nilai dasar PNS di

unit kerja penulis, untuk lebih jelasnya rancangan aktualisasi tersebut dapat dilihat pada
table di bawah ini :
Tabel 3
Rancangan Aktualisasi

Unit Kerja : BKD Provinsi Sumatera Selatan

Isu yang diangkat : Belum optimalnya pemberian informasi pelayanan mutasi
Gagasan Pemecahan : Digitalisasi informasi berupa Aplikasi Chatbot Whatsapp HALO BKD.

Keterkaitan Kontribusi
Penguatan
No Tahapan Substansi Terhadap
Kegiatan Output/Hasil Nilai
. Kegiatan Mata Visi – Misi
Organisasi
Pelatihan Organisasi
1 2 3 4 5 6 7
1. Pengajuan/ 1. Berkonsultasi 1. Output: Dokumentasi dan Akuntabilitias Mewujudkan Komunikasi
permohonan dengan mentor catatan konsultasi Yaitu visi BKD dengan atasan
izin untuk sekaligus Hasil: Terdapat informasi mencerminkan pelayanan merupakan nilai
melakukan kasubbid yang menentukan sikap kepegawaian kerjasama
aktualisasi Mutasi Langkah awal kegiatan bertanggung yang dengan top
aktualisasi jawab, professional manajer
kejelasan
2. Membuat 2. Output: Konsep surat izin target dan Cerminan dari
konsep surat Hasil: Terbentuknya konsep tindakan nilai antusias
izin surat izin partisipatif
pelaksanaan terhadap tugas
kegiatan yang staf mutasi
11
 akan
dilaksanakan Etika Publik
Dalam
3. Permintaan 3. Output: Surat izin yang sudah permohonan
surat izin ditanda tangani permintaan izin
pelaksanaan Hasil: Terbentuknya surat izin kepada atasan
aktualisasi untuk melaksanakan saya akan
Aplikasi aktualisasi Aplikasi menggunakan
Chatbot HALO Chatbot HALO BKD etika yang baik
BKD dan sopan saat
menyampaikan
gagasan
2. Pembuatan 1. Membuat 1.Output:Konsep Aplikasi Anti Korupsi Mewujudkan Meningkatkan
konten rancangan Chatbot Perancangan visi pelayanan efisiensi dan
Aplikasi publik dan keefektifan
aplikasi desain/konsep Hasil: Terbentuknya
Chatbot Halo pemberian pelayanan di
Chatbot aplikasi rancangan dan
BKD sesuai layanan yang organisasi serta
WhatsApp Chatbot konsep aplikasi dengan aturan prima memunculkan
halo BKD Chatbot yang ada ide kreatif di
organisasi
2. Membangun 2.Output:Aplikasi Chatbot Komitmen Merupakan
aplikasi Halo BKD Mutu cerminan nilai
Chatbot Hasil: Terciptanya aplikasi Bekerja sama professional,
WhatsApp Chatbot HALO dengan bidang antusias dan
informasi BKD INKA membuat prima
Aplikasi
proses mutasi
Chatbot Halo
BKD agar bisa
3. Mengidentifik 3.Output:Screenshot digunakan
asi proses tampilan aplikasi secara efektif
output yang Chatbot Halo BKD dan efisien
akan Hasil: Terdapat hasil
dihasilkan tampilan aplikasi
sistem Chatbot Halo BKD
aplikasi
3. Melakukan 1. Mempersiapk 1. Output:Daftar Anti Korupsi Mewujudkan Menumbuhkan
Uji coba an peralatan Peralatan Menentukan Visi tingakat
waktu kepegawaian keprofesionalita
aplikasi pendukung Hasil: Terbentuknya rincian
sosialisasi di yang san dalam
Chatbot daftar peralatan yang
Bidang Mutasi professional organisasi dan
WhatsApp dibutuhkan saat pegawai dan misi responsible
Halo BKD 2. Sosialisasi ke sedang tidak pelayanan dalam
teman sejawat 2.Output:Dokumentasi ada yang prima, menjalankan
pegawai sosialisasi dikerjakan memunculkan tugas,
Bidang Penggunaan Aplikasi pegai yang mengandung
Mutasi. Chatbot Halo BKD Etika Publik inovatif nilai manah, dan
Hasil: Tersosialisasikannya Mensosialisasi professional.
penggunaan dari kan Aplikasi
tersebut
Aplikasi Chatbot
dengan sopan
Halo BKD serta
3. Simulasi menerima
penggunaan 3.Output:Dokumentasi masukan dan
aplikasi penggunaan aplikasi saran
Chatbot Halo BKD

12
 Hasil: Terealisasikannya
Aplikasi Chatbot
Halo BKD

4. Evaluasi 1. Melakukan 1.Output:Informasi trial and Nasionalisme Mewujudkan Melakukan

aplikasi chross check error pada aplikasi Rasa cinta Visi cross check
pada tanah air kepegawaian ulang terhadap
Chatbot terhadap error Hasil: Terdapat informasi
denan yang aplikasi
WhatsApp aplikasi kesalahan trial and
memberikan professional mengandung
HALO error aplikasi pelayan terbaik dan misi nilai jujur dan
BKD sewaktu-waktu saat untuk mewujudkan prima
digunakan pengguna pelayanan
layanan yang prima
2. Mengumpulk 2.Output:Informasi tingkat pemerintah
an data kepuasan pengguna
kepuasan aplikasi Akuntabilitas
penggunaan Hasil: Terdapat informasi Pembuatan
Laporan
aplikasi mengenai seberapa evaluasi
Chatbot besar tingkat penggunaan
kepuasan pengguna Aplikasi
Chatbot Halo
dan tingkat
BKD dengan
keberhasilan data yang
aktualisasi benar dan
dapat
3. Membuat dipertanggung
3.Output:Laporan evaluasi
laporan atas jawabkan
penggunaan
evaluasi
aplikasi Chatbot
penggunaan
aplikasi Halo BKD
Hasil: Terdapat data
laporan Evaluasi
penggunaan
aplikasi Chatbot
Halo BKD

13
14