MTLHP KAB. KEEROM (SDH Edit) Finish

PROVINSI KAB/KOTA ASPEK/SUB ASPEK
Papua Keerom KEBIJAKAN TND KA

Ditetapkan 1 0
Audit 2017 1 0
MTLHP 2018 0 0
MTLHP 2019 0 0
Draft 0 0
MTLHP 2018 0 0
MTLHP 2019 0 0
Sesuai 0 0
UU No. 43 Tahun 2009 0 0
PP No. 28 Tahun 2012 0 0
Peraturan Kepala ANRI 0 0
Persetujuan Ka. ANRI
PROGRAM
Program Penyusunan Kebijakan
Program Pembinaan
Program Pengelolaan Arsip Statis
Program Pengelolaan Arsip Inaktif
Pelaksanaan Pembinaan
Pelaksanaan Pengelolaan Arsip Vital
PENGOLAHAN ARSIP INAKTIF

Menyimpan Arsip Inaktif
Menyusun Daftar Arsip Inaktif
Daftar Arsip Sesuai Standar
Nilai Audit 2017
Nilai MTLHP 2018
Nilai MTLHP 2019
PENYUSUTAN
Pemindahan Arsip Inaktif
Pemusnahan Arsip Inaktif
Penyerahan Arsip Statis
PENGELOLAAN ARSIP STATIS
NILAI PENGAWASAN 25.24

Audit 2017 21.43
MTLHP 2018 3.81
MTLHP 2019 0.00
JRA KP JRA KU JRA NKNK JRA SUB SKKAD SUSUT PAI VITAL
0 0 0 0 0 0 0 0
0 0 0 0 0 0 0 0
0 0 0 0 0 0 0 0
0 0 0 0 0 0 0 0
1 1 1 1 0 0 0 0
1 1 1 1 0 0 0 0
0 0 0 0 0 0 0 0
0 0 0 0 0
0 0 0 0 0
0 0 0 0 0
0 0 0 0 0
0 0 0 0
DATA PELAKSANA PENGAWASAN KEARSIPAN DAERAH
Pemerintahan Daerah : Provinsi

Nama Provinsi : Papua
Ibukota Provinsi : Jayapura
Nama LKD Provinsi : Dinas Perpustakaan dan Arsip Daerah
Nama Kadis. DKP Provinsi : xxx
Nama Sekretaris Daerah : xxx
DATA OBYEK PENGAWASAN KEARSIPAN
Pemerintahan Daerah : Kabupaten
Nama Kabupaten/Kota : Keerom
Kepala Daerah Bupati
Ka
Lembaga Kearsipan Daerah (LKD) : Dinas Perpustakaan dan Kearsipan
Alamat : Jln. Protokol Kampung Yuwanain Arso II Distrik Arso
Nama Kepala Lembaga : Petrus Solossa, SE., M.Si
Dasar Hukum Pembentukan LKD : Peraturan Bupati Keerom Nomor 03 Tahun 2017 Tentang
Tugas Kedudukan, Susunan Organisasi, Tugas dan Fungsi
serta Tata Kerja Perangkat Dinas Daerah Kabupaten
Dasar Hukum Susunan Organisasi : Tuliskan
Keerom Peraturan tentang Kedudukan dan Susunan
dan Tata Kerja (SOTK) LKD Organisasi, Fungsi dan Tugas serta Tata Kerja Perangkat
Daerah
Pasal tentang Struktur Organisasi : Pasal .... Peraturan Bupati/Walikota
LKD
Dasar Hukum Uraian Tugas Jabatan : Peraturan Bupati Keerom Nomor 31 Tahun 2008 Tentang
Dinas Daerah Tugas Pokok dan Fungsi Kantor Perpustakaan, Arsip dan
Dokumentasi Kabupaten Keerom
Pasal tentang Tugas Pokok LKD) Pasal .... Peraturan Bupati/Walikota
Tugas LKD : Melaksanakan ...
Fungsi LKD a Tuliskan fungsi LKD

b
c
d
e
f
g
h
Susunan Organisasi a Kepala Dinas

b Sekretaris
c Bidang
d Bidang
e Bidang
f Bidang
JUMLAH PENCIPTA ARSIP BINAAN LKD (akan terisi dari Formulir F.7 Kelembagaan)
OPD
Pemerintahan Desa/Sebutan Lain
BUMD 0
Perusahaan Swasta 0
Organisasi Kemasyarakatan 0
DATA TIM AUDIT KEARSIPAN

Keputusan Gub ttg Pembentukan
Tim Pengawas Audit Eksternal
Surat Perintah/Tugas Tim Pengawas Surat Perintah Kepala Dinas Perpustakaan dan Arsip
Daerah Provinsi Papua [Nomor], [Tanggal ] tentang
Melaksanakan Audit Kearsipan di Keerom.
Tgl. Pelaksanaan Audit : xx s.d. xx xxxx 2019

###
Ketua : xxx
Anggota : xxx
Anggota : xxx
Anggota : ###
Anggota : ###
UJI PETIK OPD

Nama OPD 1.
2.
FORMULIR F.1.1
ASPEK KETAATAN TERHADAP PERATURAN PERUNDANG-UNDANGAN BIDANG
KEARSIPAN DALAM PENETAPAN KEBIJAKAN KEARSIPAN
KABUPATEN/KOTA
Kabupaten/Kota : Keerom
Nomenklatur LKD : Dinas Perpustakaan dan Kearsipan

###
TP
TATA NASKAH DINAS TEMUAN / KONDISI FAKTUAL
AUDIT 2017 TLHP 2018 TLHP 2019

YA/ VARIABEL SKOR LEVEL SKOR LEVEL SKOR
ADA TIDAK
1. Legalitas/Penetapan V 10 10 0 0 ###
(Sebutkan produk kebijakan terkait, jika pada Poin 1 di atas

dinyatakan YA/ADA)
Peraturan Bupati Keerom Nomor 5 tahun 2011 Tentang Pedoman Peraturan Bupati Keerom Nomor 5 tahun 2011 Tentang Pedoman Tata Naskah Dinas di Lingkungan Pemerintah Kabupaten Keerom,
Tata Naskah Dinas di Lingkungan Pemerintah Kabupaten Keerom ditetapkan pada tanggal 26 Oktober 2011,
ditetapkan pada tanggal 26 Oktober 2011

ditetapkan pada tanggal 26 Oktober 2011 Lampiran II angka 28 Undang-Undang Nomor 12 Tahun 2011 tentang Pembentukan Peraturan Perundang-Undangan, mengamanatkan bahwa dasar hukum diawali dengan kata Mengingat.
Dasar hukum memuat:
a. Dasar kewenangan pembentukan peraturan perundang-undangan; dan
D
2. Ketaatan Pada Peraturan/Standar/Pedoman Kearsipan: b.
a Peraturan perundang-undangan yang memerintahkan pembentukan perundang-undangan.
(Poin 2.1., 2.2., dan 2.3. di bawah ini, dibuktikan dengan l
pencantuman di dalam dasar hukum yang diawali dengan kata Kebijakan
a tentang tata naskah dinas dimaksud agar mencantumkan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 T
"Mengingat" pada kebijakan yang telah ditetapkan) m
Kebijakan tentang tata naskah dinas dimaksud agar mencantumkan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 T
B
d
2.1. Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang V 10 0 0 0 0 0 ###
a
e
Kearsipan s
l
a
B
u
r
2.2. Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang V 10 0 0 0 0 0 Level 0
e
m
Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 h
l
tentang Kearsipan u
u
s
k
m
B
e
u
2.3. Peraturan Kepala ANRI Nomor 2 Tahun 2014 tentang V 10 0 0 0 0 0 Level 0
e
m
s
Pedoman Tata Naskah Dinas. s
lu
y
e
u
a
a
3. Substansi Pada Materi Muatan: s
m
in
(Poin 3.1. s.d. Poin 3.12. di bawah ini, dibuktikan dengan u
g
adanya pencantuman secara eksplisit di dalam materi muatan a
s
rd
pada kebijakan yang telah ditetapkan) ii
e
s
k
a
3.1. Naskah Dinas Arahan ru
w
1o
)a
e
a
m
l
3.1.1. Naskah Dinas Pengaturan ik
Ke
B
i
e
o
n
a
b
3.1.1.1 Peraturan V 10 10 0 0 ### rm
d
bd
i
e
e
a B
jIn
3.1.1.2. Petunjuk Pelaksanaan/ Petunjuk V 10 0 0 0 0 0 Level n
s0
a
k
e
g
Teknis k
d
o
ial
a
h
u
a
n
m
u
n
3.1.1.3. Instruksi V 10 10 0 0 r
s
e
m
k
u
i
tn
fa
3.1.1.4. Surat Edaran V 10 10 0 0 e
d
ts
n
a
A
a
te
3.1.2. Naskah Dinas Penetapan (Keputusan) V 10 10 0 0 a
"s
L
V 0 0 inaM
u
3.1.3. Naskah Dinas Penugasan (Surat Perintah) 10 10 g
e
m
a
n
p
iT
3.2. Naskah Dinas Korespondensi Belum sesuai igarekomendasi
ri
t
3.2.1. Naskah Dinas Korespondensi Intern V 10 10 0 0 r
n
a
###
a
g
n
e
a
3.2.2. Naskah Dinas Korespondensi Ekstern V 10 10 0 0 tk
N
P
a
o
"
e
s
m
r
k
3.3. Naskah Dinas Khusus Agar
p
a
e memuat ketentuan naskah dinas khusus, berupa:
a
ta
3.3.1. Surat Perjanjian V 10 10 0 0 n
h
###
d
u
d
ra
D
a
3.3.2. Surat Kuasa V 10 10 0 0 ia
n
k
s
n
V e
3.3.3. Berita Acara 10 10 0 0 iaK
b
s
i
e
3.3.4. Surat Keterangan V 10 10 0 0 j
p
s
a
3.3.5. Surat Pengantar V 10 10 0 0 e
lk
b
a
a
V 0 0 n
3.3.6. Pengumuman 10 10 g
A
a
t
N
i
e
R
3.4. Laporan V 10 10 0 0 ###m
In
a
t
V 0 0 n
3.5. Telaah Staf 10 10 ### a
N
a
o
n
m
g
3.6. Pengaturan Format Naskah Dinas V 10 10 0 0 ### d
o
irT
3.7. Pembuatan Naskah Dinas m
a
a
t
2
k
V 0 0 a
3.7.1. Persyaratan Pembuatan 10 10 ### s
T
u
a
N
3.7.2. Penomoran Naskah Dinas V 10 10 0 0 d
a
h
,
s
u
3.7.3. Penggunaan Kertas V 10 10 0 0 k
n
b
a
V 0 0 e
3.7.4. Penggunaan Amplop 10 10 h
2
l
0
u
3.7.5. Penggunaan Tinta 10 10 0 0 D
1
V m
4
i
V 0 0 n
3.7.6. Ketentuan Jarak Spasi 10 10 m
ta
e
s
e
3.7.7. Ketentuan Jenis Huruf V 10 10 0 0 m
n
u
ts
3.7.8. Ketentuan Ukuran Huruf V 10 10 0 0 a
e
a
t
b
n
3.7.9. Kata Penyambung Perpindahan Halaman V 10 10 0 0 g
a
k
g
e
a
P
3.7.10. Penentuan Batas/Ruang Tepi V 10 10 0 0 te
i
e
m
d
3.7.11. Nomor Halaman V 10 10 0 0 n
a
o
t
n
m
3.7.12. Tembusan V 10 10 0 0 u
a
a
n
0 0 n
3.7.13. Lampiran V 10 10 t
e
T
m
3.7.14. Penggunaan Logo Lembaga/ Lambang Negara V 10 10 0 0 r
a
e
ts
n
e
a
3.7.15. Pengaturan Paraf pada Naskah Dinas V 10 10 0 0 g
b
e
N
u
3.7.16. Pengaturan Penggunaan Cap Dinas V 10 10 0 0 n
a
t
a
s
i
3.7.17. Perubahan Naskah Dinas V 10 10 0 0 d
k
i
a
j
3.7.18. Pembatalan Naskah Dinas V 10 10 0 0 h
e
a
n
t
D
3.7.19. Ralat Naskah Dinas V 10 10 0 0 ii
a
s
n
s
3.8. Pengamanan Naskah Dinas ,Dalam pengamanan naskah dinas agar memuat ketentuan berupa: Penentuan kategori klasifikasi keamanan dan akses naskah dinas dan perlakukan terhadap naskah dinas berdasarkan klasifikasi keamanan
a dan akses, beru
n
s
B
a
3.8.1. Penentuan Kategori Klasifikasi Keamanan dan V 10 0 0 0 0 0 ### ,b
e
s
e
Akses Naskah Dinas k
ll
m
a
u
u
e
3.8.2. Perlakuan terhadap Naskah Dinas Berdasarkan h
n
m
m
Klasifikasi Keamanan dan Akses g
d
m
a
B
im
s
e 0
3.8.2.1. Pemberian Kode Derajat Klasifikasi V 10 0 0 0 0 0 Level n
e
e
n
a
Keamanan dan Akses a
ls
c
n
s
a
u
u
B
tn 0
3.8.2.2. Pemberian Nomor Seri V 10 0 0 0 0 0 Level m
a
a
e
k
t
Pengamanan dan Security Printing ra
lia
u
s
m
n
B
u
h
3.8.2.3. Pembuatan dan Pengawasan V 10 0 0 0 0 0 Level k 0
e
r
m
a
a
b
Naskah Dinas yang Bersifat ls
ne
n
a
Rahasia ,
:u
k
h
s
a
w
m
o
e
b
a
U
ie
3.9. Kewenangan dalam Penandatanganan Naskah Dinas m
Agar
s
:n memuat ketentuan kewenangan dalam penandatangan naskah dinas, berupa: Kewenangan penandatanganan naskah dinas, Pendelegasian wewenang penandatanganan naskah dinas (a.n., u.b., plh.)
rd
s
e
u
3.9.1. Kewenangan Penandatangan Naskah Dinas V 10 10 0 0 ### u
rn
e
a
N
a
p
e
n
a
is
da
3.9.2. Pelimpahan Wewenang Penandatanganan V 10 10 0 0 g
s
k
u
:
a
-
k
Naskah Dinas (a.n., u.b., plt., plh.) o
a
rs
a
U
,
im
h
ne
Agar memuat ketentuan pengendalian naskah dinas masuk
3.10. Pengendalian Naskah Dinas Masuk d
e
k
p
a
d
V 0 0 n
ro
e
3.10.1. Penerimaan 10 10 ### in
t
d
e
m
g
n
u
(berikan tanda √ minimal 2 (dua) pada kolom a
k
a
e
n
N
s
s
o
checklist di bawah ini, jika poin 3.10.1 dinyatakan n
j
YA/ADA) ### iuom
d
a
m
k
ea
ro
• Sangat Rahasia (SR) V ### r
a
n
s
p
h
d
i
e
4
a
• Rahasia (R) V ### l
a
3
n
a
s
• Terbatas (T) V ### k
a
T
i
s
d
a
• Biasa (B) V ### a
h
a
n
lu
3.10.2. Pencatatan V 10 10 0 0 a
n
a
a
h
V 0 0 n
3.10.3. Pengarahan 10 10 2
/
0
n
V 0 0 p
3.10.4. Penyampaian 10 10 a
0
e
s
9
tk
3.11. Pengendalian Naskah Dinas Keluar Agar
u memuat ketentuan pengendalian naskah dinas keluar, berupa: Pencatatan naskah dinas keluar Sangat Rahasia (SR), Rahasia (R), Terbatas (T), Biasa (B). (sekurang-kurangnya 2 (dua) kategori), Penggandaan,
t
a
n
e
h
3.11.1. Pencatatan V 10 10 0 0 ### jn
u
t
d
(berikan tanda √ minimal 2 (dua) pada kolom k
ia
checklist di bawah ini, jika poin 3.11.1 dinyatakan n
t
g
a
YA/ADA) ### e
s
k
K
n
• Sangat Rahasia (SR) V ### e
y
ia
s
• Rahasia (R.) V ### r
n
,
s
g
V i
• Terbatas (T) ### ,m
p
a
e
• Biasa (B) V ### ,m
n
3.11.2. Penggandaan V 10 0 0 0 0 0 Level ,B 0
u
,
a
e
tP
3.11.3. Pengiriman V 10 10 0 0 l
e
ru
k
3.11.4. Penyimpanan V 10 10 0 0 a
e
m
t
b
iu
3.12. Penggunaan Sarana Pencatatan Naskah Dinas V 10 10 0 0 ### s
jr
e
a
(berikan tanda √ minimal 1 (satu) pada kolom checklist di n
k
s
a
bawah ini, jika poin 3.12 dinyatakan YA/ADA) ### u
n
P
a
e
• Buku Agenda Naskah Dinas Masuk/Keluar V ### ipm
e
o
• Kartu Kendali rkroi
e
n
k
• Takah
tk
a
o
• Agenda Elektronik th
m
a
e
N
u
Catatan Pengawas: n
o
m
k
d
o
e
ra
b
is
i
j2
8
a
k
T
a
a
n
h
p
u
n
e
l
2
a
0
k
TGL PELAKSANAAN xx s.d. xx xxxx 2019 550 460 0 0 1
s
2
a
PELAKSANA ### 83.64 83.64 83.64 n
a
t
### BAIK BAIK BAIK e
a
n
NILAI VARIABEL 550 t
a
y
NILAI AUDIT 460 83.64% n
a
g
n
MTLHP 2018 0 0.00% 83.64% g
P
MTLHP 2019 0 0.00% e
h
l
a
ra
k
u
s
a
d
n
ia
a
p
n
e
d
U
o
STATUS / KATEGORI REKOMENDASI BAIK
FORMULIR F.1.2
KABUPATEN/KOTA
:
:
ketentuan peraturan perundang-undangan kearsipan yang berlaku.
KLASIFIKASI ARSIP TEMUAN / KONDISI FAKTUAL

ADA TIDAK Belum sesuai rekomendasi
1. Legalitas/Penetapan V 10 0 0 0 0 0 ###
(Sebutkan produk kebijakan terkait, jika pada Poin 1 di atas Pemerintahan Daerah Keerom belum menetapkan kebijakan tentang Klasifikas
dinyatakan YA/ADA)
Tuliskan Peraturan Bupati/Walikota disini ! Lampiran II Angka 28 Undang-Undang Nomor 12 Tahun 2011 tentang Pembe
Dasar hukum memuat:
a. Dasar kewenangan pembentukan peraturan perundang-undangan; dan
b. Peraturan perundang-undangan yang memerintahkan pembentukan perund
ditetapkan pada tanggal
Diundangkan pada tanggal
2. Ketaatan Pada Peraturan/Standar/Pedoman Kearsipan:

(Poin 2.1., 2.2., dan 2.3. di bawah ini, dibuktikan dengan
pencantuman dalam dasar hukum yang diawali dengan kata
"Mengingat" pada kebijakan yang telah ditetapkan) Kebijakan tentang klasifikasi arsip dimaksud agar menc
B
2.1. Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang 10 0 0 0 0 e
###
Kearsipan l
u
B
2.2. Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang 10 0 0 0 0 m
e
Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 l
tentang Kearsipan s
u
e
m
B
2.3. Peraturan Kepala ANRI Nomor 19 Tahun 2012 tentang 10 0 0 0 0 s
e
Pedoman Penyusunan Klasifikasi Arsip. u
s
l
a
e
u
3. Substansi Pada Materi Muatan: iBab III Huruf B Angka 1 Lampiran Peraturan Kepala ANRI Nomor 19 Tahun 20
s
m
3.1. Klasifikasi Arsip dikelompokan berdasarkan Fungsi dan u
r
Tugas Pokok Pencipta Arsip a
s
Materi muatan Kebijakan tentang klasifikasi arsip dimak
e
i
e
k
3.1.1 Fungsi Fasilitatif 10 0 0 0 s
###
o
r
u
m
3.2.1 Fungsi Substantif 10 0 0 0 e
a
e
ik
Belum sesuai rekomendasi
n
3.2 Skema Klasifikasi Menggambarkan Tahapan Pelaksanaan 10 0 0 0 0 ###o
d
Kegiatan (perencanaan, persiapan, pelaksanaan, dan rm III huruf B angka 4.a lampiran Perka ANRI Nomor 19 Tahun 2012 tentang
Bab
a
evaluasi). e III Huruf B Angka 4.b Lampiran Peraturan Kepala ANRI Nomor 19 Tahun 2
Bab
s
n
k
i
3.3. Skema Klasifikasi Disusun dalam Bentuk Berjenjang d
o
Skema klasifikasi arsip agar memuat jenjang Pokok mas
a
m
3.3.1 Pokok Masalah 10 0 0 0 ### s
e
i
n
3.3.2 Sub Masalah 10 0 0 0 d
a
3.3.3 Sub-Sub Masalah 10 0 0 0
s
sub-sub masalah.
3.4 Skema Klasifikasi iSusunan skema klasifikasi arsip agar memuat Nama ata
3.4.1 Nama atau Judul Fungsi 10 0 0 0 ###
3.4.2 Nama Kegiatan 10 0 0 0
3.4.3 Nama Transaksi-Transaksi Kegiatan 10 0 0 0

3.5 Sistem Kode Klasifikasi 10 0 0 0 ###
(berikan tanda √ pada kolom checklist di bawah ini, jika Belum menggunakan Sistem Kode Klasifikasi, baik berupa Huruf, Angka, atau
pada poin 3.5 temuannya adalah : YA/ADA)
• Angka
• Huruf
• Kombinasi Angka dan Huruf

Bab III Huruf D Lampiran Peraturan KepalaANRI Nomor 19 Tahun 2012 tentan
3.6 Teknik Penulisan Klasifikasi Arsip Teknis penulisan skema klasifikasi arsip agar memuat K
3.6.1 Kode Klasifikasi 10 0 0 0 ###
3.6.2 Judul Pokok Masalah 10 0 0 0
3.6.3 Sub Masalah 10 0 0 0
3.6.4 Sub-Sub Masalah 10 0 0 0

3.7 Jenis Arsip pada Klasifikasi arsip selaras dengan jenis 10 0 0 0 ###
arsip pada Jadwal Retensi Arsip (JRA) yang berlaku
Berdasarkan verifikasi terhadap jenis arsip, ditemukan bahwa jenis arsip pada K
(Poin 3.7. di atas dibuktikan dengan adanya kesamaan/ Bab I huruf A Lampiran Perka ANRI Nomor 19 Tahun 2012 tentang Pedoman P
kesesuaian antara jenis arsip yang tercantum di dalam
klasifikasi arsip dengan jenis arsip yang tercantum di
dalam JRA. Jika terdapat ketidaksesuaian antara jenis
arsip yang tercantum di dalam klasifikasi arsip dengan
jenis arsip yang tercantum di dalam JRA maka Poin 3.7.
di atas harus dinyatakan "Tidak")
Catatan Pengawas:
TGL PELAKSANAAN xx s.d. xx xxxx 2019 190 0 0 0

PELAKSANA ### 0.00 0.00 0.00
### BURUK BURUK BURUK
NILAI VARIABEL 190
NILAI AUDIT 0 0.00%
MTLHP 2018 0 0.00% 0.00%
MTLHP 2019 0 0.00%
STATUS / KATEGORI REKOMENDASI BURUK
FORMULIR F.1.3
KABUPATEN/KOTA
:
:
ketentuan peraturan perun
SISTEM KLASIFIKASI KEAMANAN DAN AKSES ARSIP DINAMIS TEMUAN / KONDIS

ADA TIDAK Belum sesuai rekom

dinyatakan YA/ADA)
Tuliskan Peraturan Bupati/Walikota disini !

diundangkan pada tanggal
2. Ketaatan Pada Peraturan/Standar/Pedoman Kearsipan

(Poin 2.1., 2.2., dan 2.3. di bawah ini, dibuktikan dengan
pencantuman di dalam dasar hukum yang diawali dengan kata
"Mengingat" pada kebijakan yang telah ditetapkan) Kebijakan tentang S
2.1. Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang 10 0 0 0 ###

Kearsipan
2.2. Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang 10 0 0 0
Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009
tentang Kearsipan
2.3. Peraturan Kepala ANRI Nomor 17 Tahun 2011 tentang 10 0 0 0

Pedoman Pembuatan Sistem Klasifikasi Keamanan dan
Akses Arsip Dinamis.
3. Substansi Pada Materi Muatan:
(Poin 3.1. s.d. Poin 3.4.7. di bawah ini, dibuktikan dengan

adanya pencantuman secara eksplisit di dalam materi muatan
pada kebijakan yang telah ditetapkan) penentuan klasifikasi tingk
Belum sesuai rekom
3.1. Penentuan Klasifikasi Keamanan (sekurang-kurangnya 2 10 0 0 0 ###
(dua) tingkat/derajat)
(berikan tanda √ minimal 2 (dua) pada kolom checklist di

bawah ini, jika temuan pada poin 3.1. di atas adalah :
YA/ADA) ###
• Sangat Rahasia
• Rahasia
• Terbatas
• Biasa/Terbuka
3.2. Penggolongan Pengguna yang Berhak Mengakses Arsip

Dinamis Kebijakan tentang S
3.2.1. Pengguna yang Berhak di Lingkungan Internal 10 0 0 0 ###
3.2.2. Pengguna yang Berhak di Lingkungan Eksternal 10 0 0 0

dan
penyampaian
3.3. Pengamanan Fisik Maupun Informasi Arsip Dinamis
sesuai Tingkat Klasifikasi
3.3.1. Penyimpanan 10 0 0 0 ###
3.3.2. Penyampaian 10 0 0 0
3.4. Daftar Arsip Dinamis berdasarkan Klasifikasi Keamanan dan

dan Akses Arsip Dinamis Daftar Arsip Dinam
3.4.1. Nomor 10 0 0 0 ###

3.4.2. Kode Klasifikasi 10 0 0 0
3.4.3. Jenis Arsip 10 0 0 0
3.4.4. Klasifikasi Keamanan 10 0 0 0
3.4.5. Hak Akses 10 0 0 0
3.4.6. Dasar Pertimbangan 10 0 0 0
3.4.7. Unit Pengolah 10 0 0 0

Belum sesuai rekom
3.5 Jenis Arsip pada Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses 10 0 0 0 ###
Arsip Dinamis (lihat Poin 3.4.3. di atas) selaras dengan
jenis arsip pada Klasifisikasi Arsip yang berlaku
Poin 3.5. di atas dibuktikan dengan adanya kesamaan/kesesuaian

antara jenis arsip yang tercantum pada Daftar Arsip Dinamis
Berdasarkan Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip Dinamis dengan
jenis arsip yang tercantum di dalam Klasifikasi Arsip. Jika terdapat
ketidaksesuaian antara jenis arsip yang tercantum pada Daftar Arsip
Poin 3.5. di atas dibuktikan dengan adanya kesamaan/kesesuaian
antara jenis arsip yang tercantum pada Daftar Arsip Dinamis
Berdasarkan Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip Dinamis dengan
jenis arsip yang tercantum di dalam Klasifikasi Arsip. Jika terdapat
ketidaksesuaian antara jenis arsip yang tercantum pada Daftar Arsip
Dinamis Berdasarkan Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip Dinamis
dengan jenis arsip yang tercantum di dalam Klasifikasi Arsip maka Poin
3.5. di atas harus dinyatakan "Tidak".
Catatan Pengawas:

PELAKSANA ### 0.00 0.00 0.00
NILAI VARIABEL 170
NILAI AUDIT 0 0.00%
MTLHP 2018 0 0.00% 0.00%
MTLHP 2019 0 0.00%
FORMULIR F.1.4
KABUPATEN/KOTA
:
:
JADWAL RETENSI ARSIP (JRA)
YA/ AUDIT 2017 TLHP 2018 TLHP 2019

ADA TIDAK VARIABEL SKOR LEVEL SKOR LEVEL SKOR
1. JRA Fasilitatif (Kepegawaian) Pemerintah Daera
1.1. Legalitas/Penetapan V 10 0 2 5 0 0 ###
(Sebutkan produk kebijakan terkait, jika pada Poin 1.1. di

atas dinyatakan YA/ADA)

1.2. Ketaatan Pada Peraturan/Standar/Pedoman Kearsipan:

B
1.2.1. Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang 10 0 2 5 0 ### e
Kearsipan l
0 2 5 0 Level B
u2
1.2.2. Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 10
tentang Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 e
m
Tahun 2009 tentang Kearsipan l
u
s
B
m
e2
1.2.3. Peraturan Bersama Kepala ANRI dan Kepala 10 0 2 5 0 Level
e
s
BKN Nomor 08 Tahun 2012 dan Nomor 15 ls
Tahun 2012 tentang Pedoman Retensi Arsip u
u
e
a
Kepegawaian, PNS, dan Pejabat Negara. m
s
i
u
s
a
Belum sesuai rerekomendasi
1.2.4. Mendapat Persetujuan Kepala Arsip Nasional 10 0 0 0 0 ### ie
Republik Indonesia s
k
u
ro
(Poin 1.2.4. di atas dibuktikan dengan adanya
a
e
m
Surat Persetujuan dari Kepala Arsip Nasional
ik
e
Republik Indonesia)
o
n
rm
d
1.3. Substansi Pada Materi Muatan:
e
Belum sesuai a krekomendasi
1.3.1. Format (Nomor Urut, Jenis/Series Arsip, Retensi 10 0 2 5 0 ### n
s
Keterangan/Nasib Akhir) o
d
i
m
Belum sesuai arekomendasi
e
s
1.3.2. Retensi arsip dan keterangan (nasib akhir) 10 0 2 5 0 ### n
i
dalam JRA ditentukan berdasarkan pedoman d
retensi arsip urusan kepegawaian PNS dan a
pejabat negara yang ditetapkan oleh Kepala s
ANRI i
1.3.3. Retensi Arsip dinyatakan dalam bentuk Angka 10 0 2 5 0 ###
atau Kalimat Pernyataan Closed File
Catatan Pengawas:
2. JRA Fasilitatif (Keuangan) Pemerintah Daera

2.1. Legalitas/Penetapan V 10 0 2 5 0 0 ###
(Sebutkan produk kebijakan terkait, jika Poin 2.1 di atas

dinyatakan YA/ADA)

2.2. Ketaatan Pada Peraturan/Standar/Pedoman Kearsipan
B
2.2.1. Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang 10 0 2 5 0 ###
e
Kearsipan l
B
u
2.2.2. Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 10 0 2 5 0 Level 2
e
m
tentang Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 l
Tahun 2009 tentang Kearsipan u
s
m
e
s
s
u
e
a
s
i
B
2.2.3. Peraturan Kepala ANRI Nomor 28 Tahun 2016 10 0 2 5 0 Level
e2
tentang Perubahan Kedua atas Peraturan l
Kepala ANRI Nomor 06 Tahun 2013 tentang u
Pedoman Retensi Arsip Keuangan.
Belum sesuai mrekomendasi
2.2.4. Mendapat Persetujuan Kepala Arsip Nasional 10 0 0 0 0 ###
(Poin 2.2.4. di atas dibuktikan dengan adanya e
Surat Persetujuan dari Kepala Arsip Nasional s
Republik Indonesia) u
a
2.3 Substansi Pada Materi Muatan: i
2.3.1. Format (Nomor Urut, Jenis/Series Arsip, Retensi 10 0 2 5 0 ###r
Keterangan/Nasib Akhir) e
Belum sesuai krekomendasi
o
2.3.2 Retensi arsip dan keterangan (nasib akhir) 10 0 2 5 0 ###m
dalam JRA ditentukan berdasarkan pedoman e
retensi arsip urusan keuangan yang ditetapkan n
oleh Kepala ANRI d
a
Belum sesuai srekomendasi
2.3.3 Retensi Arsip dinyatakan dalam bentuk Angka 10 0 2 5 0 ###
i
atau Kalimat Pernyataan Closed File
Catatan Pengawas:
3. JRA Fasilitatif (Non Kepegawaian - Non Keuangan) Pemerintah Daera

3.1 Legalitas/Penetapan V 10 0 2 5 0 0 ###
(Sebutkan produk kebijakan terkait, jika Poin 3.1. di atas

dinyatakan YA/ADA)

3.2 Ketaatan Pada Peraturan/Standar/Pedoman Kearsipan

B
3.2.1 Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang 10 0 2 5 0 ### e
Kearsipan l
B
u
3.2.2 Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 10 0 2 5 0 Level 2
e
m
s
B
m
e
3.2.3 Peraturan Kepala ANRI tentang Pedoman 10 0 2 5 0 Level 2
e
s
Retensi Arsip (sesuai urusan fasilitatif non ls
u
kepegawaian - non keuangan). u
e
a
m
s
i
Belum sesuai u rekomendasi
3.2.4 Mendapat Persetujuan Kepala Arsip Nasional 10 0 0 0 0 ###
a
r
e
i
(Poin 3.2.4. di atas dibuktikan dengan adanya
s
k
Surat Persetujuan dari Kepala Arsip Nasional
u
ro
Republik Indonesia)
a
e
m
ik
e
3.3 Substansi Pada Materi Muatan:
o
n
Belum sesuai rm rekomendasi
3.3.1 Mengatur Retensi Arsip Urusan Fasilitatif 10 0 2 5 0 ### d
Belum sesuai e arekomendasi
k
n
s
3.3.2 Format (Nomor Urut, Jenis/Series Arsip, Retensi 10 0 2 5 0 ### o
d
i
Keterangan/Nasib Akhir) m
a
Belum sesuai e srekomendasi
3.3.3 Merujuk pada Fungsi-Fungsi Kegiatan 10 0 2 5 0 ### n
i
Organisasi d
a
3.3.4 Retensi arsip dinyatakan dalam bentuk Angka 10 0 2 5 0 ###
atau Kalimat Pernyataan Closed File i
3.3.5 Retensi arsip dan keterangan (nasib akhir) 10 0 2 5 0 ###
dalam JRA ditentukan berdasarkan pedoman
retensi arsip sesuai urusan yang ditetapkan
oleh Kepala ANRI
Catatan Pengawas:
4. JRA Substantif Pemerintah Daerah

4.1 Legalitas/Penetapan V 10 0 2 5 0 0 ###
(Sebutkan produk kebijakan terkait, jika Poin 4.1. di atas

dinyatakan YA/ADA)

4.2 Ketaatan Pada Peraturan/Standar/Pedoman Kearsipan

B
4.2.1 Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang 10 0 2 5 0 ### e
Kearsipan l
B
u
4.2.2 Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 10 0 2 5 0 Level 2
e
m
s
m
e
B
4.2.3 Peraturan Kepala ANRI tentang Pedoman 10 0 2 5 0 Level s2
e
Retensi Arsip (sesuai urusan substantif). s
lu
Belum sesuai e arekomendasi
u
4.2.4 Mendapat Persetujuan Kepala Arsip Nasional 10 0 0 0 0 ### s
i
m
Republik Indonesia u
(Poin 4.2.4. di atas dibuktikan dengan adanya a
r
s
Surat Persetujuan dari Kepala Arsip Nasional i
e
Republik Indonesia) k
s
ro
u
e
m
a
4.3 Substansi Pada Materi Muatan:
k
e
i
Belum sesuai orekomendasi
4.3.1 Mengatur Retensi Arsip Urusan Substantif 10 0 2 5 0 ### n
Belum sesuai rm drekomendasi
2 5 0 a
e
4.3.2 Format (Nomor Urut, Jenis/Series Arsip, Retensi 10 0 ###
n
s
k
Keterangan/Nasib Akhir) Belum sesuai d iorekomendasi
4.3.3 Merujuk pada Fungsi-Fungsi Kegiatan 10 0 2 5 0 ### a
m
Organisasi s
e
Belum sesuai n irekomendasi
4.3.4 Retensi arsip dinyatakan dalam bentuk Angka 10 0 2 5 0 ### d
atau Kalimat Pernyataan Closed File a
4.3.5 Retensi arsip dan keterangan (nasib akhir) 10 0 2 5 0 ### i
dalam JRA ditentukan berdasarkan pedoman
retensi arsip sesuai urusan yang ditetapkan
oleh Kepala ANRI
Informasi tambahan: Jika poin 4.3.5. di atas

dinyatakan "YA, maka berikan tanda V pada
kolom checklist di bawah ini sesuai persentase
urusan substantif yang sudah ditetapkan dalam
JRA berdasarkan retensi arsip sesuai urusan
0,01 s.d 25%.
25,01% s.d 50%.
50,01% s.d 75%.
75,01% s.d 100%.
Catatan Pengawas:

PELAKSANA ### 0.00 44.44 44.44
NILAI VARIABEL 360
NILAI AUDIT 0 0.00%
MTLHP 2018 160 44.44% 44.44%
MTLHP 2019 0 0.00%
FORMULIR F.1.5
KABUPATEN/KOTA
:
:
PEDOMAN PENYUSUTAN ARSIP TEMUAN / KON

YA/ VARIABEL SKOR LEVEL SKOR LEVEL SKOR Pemerintah Daer
ADA TIDAK Belum sesuai rek
agar menetapkan kebi

dinyatakan YA/ADA)


(Poin 2.1.1. s.d. Poin 2.3.2. di bawah ini, dibuktikan dengan
pada kebijakan yang telah ditetapkan) Pasal 66 Peraturan Pe
2.1. Prosedur Pemusnahan
2.1.1. Pembentukan Panitia Penilai 10 0 0 0 ###
2.1.2. Penyeleksi Arsip 10 0 0 0
2.1.3. Pembuatan Daftar Arsip Usul Musnah 10 0 0 0
2.1.4. Penilaian oleh Panitia Penilai 10 0 0 0
2.1.5. Permintaan Persetujuan dari Pimpinan Pencipta 10 0 0 0

Arsip (bagi arsip yang retensi sekurang- e. permintaan persetuj
kurangnya 10 tahun harus mendapatkan
persetujuan tertulis dari Kepala ANRI) f. penetapan arsip yan
2.1.6. Penetapan Arsip yang akan Dimusnahkan 10 0 0 0
2.1.7. Pelaksanaan Pemusnahan Arsip 10 0 0 0
2.2. Penetapan Pemusnahan Arsip dengan Retensi dibawah 10 0 0 0 ###

10 Tahun oleh pimpinan SKPD setelah mendapat:
2.2.1. pertimbangan tertulis dari Panitia Penilai Arsip 10 0 0 0

2.2.2. persetujuan tertulis dari Bupati/Walikota 10 0 0 0
2.3. Penetapan Pemusnahan Arsip dengan Retensi sekurang- 10 0 0 0 ###

kurangnya 10 Tahun oleh Bupati/Walikota setelah
mendapat:
2.3.1. pertimbangan tertulis dari Panitia Penilai Arsip 10 0 0 0
2.3.2. persetujuan tertulis dari Kepala ANRI 10 0 0 0
Catatan Pengawas:

PELAKSANA ### 0.00 0.00 0.00
NILAI VARIABEL 140
NILAI AUDIT 0 0.00%
MTLHP 2018 0 0.00% 0.00%
MTLHP 2019 0 0.00%
FORMULIR F.1.6
KABUPATEN/KOTA
:
:
PEDOMAN PENGELOLAAN ARSIP INAKTIF TEMUAN / KOND

YA/ VARIABEL SKOR LEVEL SKOR LEVEL SKOR Pemerintah Daera
ADA TIDAK Belum sesuai rekomen
(Sebutkan produk kebijakan terkait, jika pada Poin 1 di atas agar menetapkan kebij
dinyatakan YA/ADA)


pada kebijakan yang telah ditetapkan) Pasal 44 Ayat (1) Perat
2.1. Asas Penataan Arsip Inaktif:

Kebijakan tentang Ped
2.1.1. Prinsip Asal - Usul 10 0 0 0 ###
2.1.2. Prinsip Aturan Asli 10 0 0 0
2.2. Pelaksanaan penataan arsip inaktif
2.2.1. Pengaturan Fisik Arsip 10 0 0 0 ###

2.2.2. Pengelolaan Informasi Arsip 10 0 0 0
2.2.3. Penyusunan Daftar Arsip Inaktif 10 0 0 0

Belum sesuai rekomen
2.3. Penyimpanan Arsip Inaktif 10 0 0 0 ###
2.4. Format Daftar Arsip Inaktif Dalam ketentuan forma
2.4.1. Pencipta Arsip 10 0 0 0 ###
2.4.2. Unit Pengolah 10 0 0 0
2.4.3. Nomor Arsip 10 0 0 0
2.4.4. Kode Klasifikasi 10 0 0 0
2.4.5. Uraian Informasi Arsip 10 0 0 0
2.4.6. Kurun Waktu 10 0 0 0
2.4.7. Jumlah 10 0 0 0
2.4.8. Keterangan 10 0 0 0
keterangan.
Catatan Pengawas:

PELAKSANA ### 0.00 0.00 0.00
NILAI VARIABEL 150
NILAI AUDIT 0 0.00%
MTLHP 2018 0 0.00% 0.00%
MTLHP 2019 0 0.00%
FORMULIR F.1.7
KABUPATEN/KOTA
:
:
PEDOMAN PENGELOLAAN ARSIP VITAL TEMUAN / KONDISI FAKTUAL

YA/ VARIABEL SKOR LEVEL SKOR LEVEL SKOR Pemerintah Daerah Keerom belum menetapkan
ADA TIDAK Belum sesuai rekomendasi
Pemerintahan Daerah Keerom agar menetapkan kebijakan ten

dinyatakan YA/ADA)

Lampiran II Angka 28 Undang-Undang Nomor 12 Tahun 2011
diundangkan pada tanggal Dasar hukum memuat:
a. Dasar kewenangan pembentukan peraturan perundang-un
2. Ketaatan Pada Peraturan/Standar/Pedoman Kearsipan: b. Peraturan perundang-undangan yang memerintahkan pem
(Poin 2.1., 2.2., dan 2.3. di bawah ini, dibuktikan dengan dalam dasar hukum yang diawali dengan kata "Mengingat"
pencantuman dalam dasar hukum yang diawali dengan kata
"Mengingat" pada kebijakan yang telah ditetapkan)
2.1. Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang 10 0 0 0 ###

Kearsipan
2.2. Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang 10 0 0 0

Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009
tentang Kearsipan
2.3. Peraturan Kepala ANRI Nomor 6 Tahun 2005 tentang 10 0 0 0

Pedoman Perlindungan, Pengamanan, dan Penyelamatan
Dokumen/Arsip Vital Negara.

pada kebijakan yang telah ditetapkan) ###
3.1. Identifikasi Arsip Vital
3.1.1. Analisis Organisasi 10 0 0 0 ###
3.1.2. Pendataan 10 0 0 0
3.1.3. Pengolahan Hasil Pendataan 10 0 0 0
3.1.4. Penentuan Arsip Vital 10 0 0 0
3.1.5. Penyusunan Daftar Arsip Vital 10 0 0 0
3.2. Pelindungan dan Pengamanan
3.2.1. Metode pelindungan 10 0 0 0 ###
3.2.2. Pengamanan Fisik Arsip 10 0 0 0
3.2.3. Pengamanan Informasi Arsip 10 0 0 0

3.3. Penyelamatan dan pemulihan 10 0 0 0 ###
3.4. Tanggung jawab pemeliharaan arsip vital 10 0 0 0 ###
Pasal 50 Ayat (3) Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 201
3.5. Daftar Arsip Vital memuat
3.5.1. Nomor 10 0 0 0 ###
3.5.2. Jenis Arsip 10 0 0 0
3.5.3. Unit Kerja 10 0 0 0
3.5.4. Kurun Waktu 10 0 0 0
3.5.5 Media 10 0 0 0
3.5.6. Jumlah 10 0 0 0
3.5.7. Jangka Simpan 10 0 0 0
3.5.8. Metode Perlindungan 10 0 0 0
3.5.9. Lokasi Simpan 10 0 0 0
3.5.10. Keterangan 10 0 0 0
Catatan Pengawas:
PELAKSANA ### 0.00 0.00 0.00
NILAI VARIABEL 240
NILAI AUDIT 0 0.00%
MTLHP 2018 0 0.00% 0.00%
MTLHP 2019 0 0.00%
FORMULIR F.2
ASPEK PROGRAM KEARSIPAN
LEMBAGA KEARSIPAN KABUPATEN/KOTA
PROGRAM KEARSIPAN
YA/ AUDIT 2017 TLHP 2018 TLHP 2019

ADA TIDAK VARIABEL SKOR LEVEL SKOR LEVEL SKOR
1. Penyusunan Program Kearsipan (Pendanaan) Belum sesuai rekomendasi
1.1. Program Perumusan dan Penyempurnaan Kebijakan V 10 0 0 0 0 ###
Kearsipan
Jika poin 1.1. di atas dinyatakan "TIDAK", sebutkan Tata Naskah Dinas,
KEBIJAKAN APA SAJA YANG BELUM DIPROGRAMKAN
UNTUK DIBUAT ATAU DISEMPURNAKAN
1. Tata Naskah Dinas V Tata Naskah Dinas,

2. Klasifikasi Arsip V Klasifikasi Arsip,
3. - Jadwal Retensi Arsip Kepegawaian V JRA Fasilitatif Kepegawaian,
- Jadwal Retensi Arsip Keuangan V JRA Fasilitatif Keuangan,
- Jadwal Retensi Arsip Non Kepegawaian-Non Keuangan V JRA Fasilitatif Non Kepegawaian-Non Keuangan,
- Jadwal Retensi Arsip Substantif V JRA Substantif,
4. Sistek Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip Dinamis; V Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip Din
5. Pedoman Pengelolaan arsip inaktif; V Pedoman Pengelolaan Arsip Inaktif,
6. Pedoman Penyusutan Arsip; V Pedoman Penyusutan Arsip,
7. Pedoman Pengelolaan/Program Arsip Vital. V Pedoman Pengelolaan/Program Arsip Vital,
1.2 Program Pembinaan Kearsipan

B
1.2.1 Koordinasi Penyelenggaraan Kearsipan V 10 0 0 0 0 ###
e
B
l 0
1.2.2 Penyusunan Pedoman Kearsipan V 10 0 0 0 0 Level
e
u
B
lm0
1.2.3 Pemberian Bimbingan, Supervisi, dan Konsultasi V 10 0 0 0 0 Level
e
u
Pelaksanaan Kearsipan
1.2.4 Penyusunan pedoman kearsipan 10 0 lm
s
u
e
B
1.2.5 Sosialisasi Kearsipan V 10 10 2 0 0 m
s
s
e
e
B
lu
1.2.6 Pendidikan dan Pelatihan Kearsipan V 10 10 2 0 0 s
s
e
a
u
e
B
u
lm
1.2.7 Perencanaan, Pemantauan, dan Evaluasi V 10 10 0 0 0 i
s
e
a
u
1.3. Program Pengelolaan Arsip Statis lu
ir
m
s
a
u
e
B
1.3.1 Akuisisi Arsip Statis V 10 10 0 0 0 ### is
m
rk
s
e
1.3.2 Pengolahan Arsip Statis V 10 10 0 0 0 le
B
o
u
rk
s
s
e
m
a
u
e
B
u
1.3.3 Preservasi Arsip Statis V 10 0 0 0 0 Level io
lm
e0
k
s
e
m
a
u
n
B
1.3.4 Layanan Arsip Statis V 10 0 0 0 0 Level o
lu
ie
m
rd 0
s
e
m
a
u
n
a
e
lm
1.4. Program Pengelolaan Arsip Inaktif ire
d
s
k
s
u
n
a
e
B
1.4.1 Pengelolaan Arsip Inaktif dengan Retensi V 10 10 0 0 0 ### i
o
u
m
d
rk
s
s
e
Sekurang-kurangnya 10 Tahun m
a
a le
iie
o
u
s
k
s
m
a
u
n
e
B
i
1.4.2 Pemeliharaan Arsip Inaktif dengan Retensi V 10 10 0 0 0 iro
u
e m
d
s
e
m
a
Sekurang-kurangnya 10 Tahun n
a
e
lu
Pemeliharaan Arsip Inaktif dengan Retensi Sekurang-kurangnya 1
ie
d
rk
s
s
a
u
B
n
V 0 0 0 a
e
i 0
1.4.3 Penyusutan Inaktif Arsip dengan Retensi 10 0 Level iro
m
e
d
Sekurang-kurangnya 10 Tahun k
s
m
lu
a
e
i
o
e
rk
s
u
s
m
a
1.5. Program Pengawasan Kearsipan Internal 0 0 ### n
e
m
iie
o
d
k
Belum
s sesuai rekomendasi
m
n
a
o
u
s
1.6. Program Penghargaan Kearsipan V 10 0 0 0 0 ### e
rd
s
m
a
e
n
a
e
is
ie
d
s
k
1.7. Program Penyediaan, Pengembangan, atau Pemeliharaan V 10 10 0 0 0 ### n
u
a
i
o
Prasarana dan Sarana Kearsipan rd
a
s
m
a
ie
e
s
k
n
ir
o
2. Pelaksanaan Pembinaan Kearsipan terhadap d
m
e
a
B
2.1. SKPD dan Penyelenggara Pemerintahan Daerah V 10 10 0 0 0 ### e
k
s
e
n
o
B
2.2. Pemerintahan Desa V 10 10 2 0 0 lid
m
e
u
a
B
e
lm
2.3. Organisasi Kemasyarakatan V 10 0 0 0 0 Level s 0
e
n
u
B
ild
2.4. Perusahaan daerah (BUMD) Kabupaten/Kota V 10 10 0 0 0 m
s
e
u
a
e
B
lm
2.5. Perusahaan Swasta berskala Kabupaten/Kota V 10 10 0 0 0 s
s
s
e
u
ie
3. Pelaksanaan Program Arsip Vital lu
m
s
s
a
u
e
B
u
3.1. Identifikasi V 10 0 0 0 0 ### i
m
s
s
e
a
e
B
3.2. Pelindungan dan Pengamanan V 10 0 0 0 0 Level ilu
r 0
s
s
e
a
u
3.3. Penyelamatan dan Pemulihan V 10 0 0 0 0 Level le
B
uir 0
m
k
s
e
a
u
e
uiro
lm
s
k
m
a
u
e
io
em
rs
s
Informasi Tambahan: k
m
n
e
o
u
e
rd
s
k
s
Implementasi Program ANRI: m
a
n
a
e
u
io
ed
k
s
m
a
n
a
(berikan tanda √ pada kolom checklist di bawah ini, sesuai iie
o
u
rd
s
kondisi faktual pada obyek pengawasan) m
a
n
a
e
iie
rd
s
k
1. Aplikasi Sistem Informasi Kearsipan Statis: n
a
e
i
o
d
rk
s
• Diberikan V m
P
a
e
i
o
e
V s
k
m
• Difungsikan n
m
i
o
e
d
2. Aplikasi Sistem Informasi Kearsipan Dinamis: m
ra
n
e
i
d
s
• Diberikan V n
n
P
a
i
td
e
s
• Difungsikan V a
m
a
ie
h
s
ra
i
in
Catatan Pengawas: n
tD
a
1 e
h
r
a
a
n
h
2 D
K
a
e
re
r
a
TGL PELAKSANAAN xx s.d. xx xxxx 2019 250 120 0 0 o
h
PELAKSANA ### 48.00 48.00 48.00 m
K
m
e
e
rl
a
o
l
m
u
NILAI VARIABEL 250
NILAI AUDIT 120 48.00%
MTLHP 2018 0 0.00% 48.00%
MTLHP 2019 0 0.00%
STATUS REKOMENDASI BURUK
FORMULIR F.3
ASPEK PENGOLAHAN ARSIP INAKTIF
DENGAN RETENSI SEKURANG-KURANGNYA 10 TAHUN
PENGOLAHAN ARSIP INAKTIF DENGAN RETENSI

SEKURANG-KURANGNYA 10 TAHUN
Seluruh pertanyaan di bawah ini berlaku juga untuk pengelolaan arsip dengan retensi di AUDIT 2017 TLHP 2018 TLHP 2019
bawah 10 (sepuluh) tahun yang telah dilaksanakan oleh lembaga kearsipan daerah VARIABEL SKOR LEVEL SKOR LEVEL SKOR
selaku unit kearsipan I di kabupaten/kota sebelum tanggal 27 Februari 2012.
TEMUAN/KONDISI FAKTUAL
JIKA MENYIMPAN
ARSIP INAKTIF,
Jika LKD Kabupaten/Kota selaku Unit Kearsipan I sebagai obyek Berikan ANGKA 1 pada
pengawasan TIDAK MENYIMPAN ARSIP INAKTIF sebagaimana V kolom di samping
0 Belum sesuai rekomendasi
dimaksud, maka berikan tanda V pada kotak checklist di samping ini !
YA/
ADA TIDAK
1 PENGGUNAAN
1.1. Penggunaan arsip inaktif diperuntukkan bagi
kepentingan: 0
1.1.1. Pemerintahan/Pengguna Internal 10 0 0 0 0
0
1.1.2. Masyarakat/Publik 10 0 0 0 0
0
1.2 Penggunaan arsip inaktif dilaksanakan berdasarkan sistem 10 0 0 0 0
klasifikasi keamanan dan akses arsip dinamis.
Jika Pemerintah Kabupaten/Kota

tidak menetapkan / tidak memiliki kebijakan
tentang Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses
Arsip Dinamis, maka Poin 1.2.
harus dinyatakan "TIDAK".
2 PEMELIHARAAN
2.1. Penataan arsip inaktif dilakukan berdasarkan:

0
2.1.1. asas asal usul 10 0 0 0 0
asas yang dilakukan untuk menjaga arsip tetap
terkelola dalam satu kesatuan pencipta arsip
(provenance), tidak dicampur dengan arsip yang
berasal dari pencipta arsip lain, sehingga arsip dapat
melekat pada konteks penciptaannya.
0
2.1.2. asas aturan asli. 10 0 0 0 0
ditata sesuai dengan pengaturan aslinya (original
order) atau sesuai dengan pengaturan ketika arsip
masih digunakan untuk pelaksanaan kegiatan
pencipta arsip.
2.2. Melaksanakan kegiatan penataan arsip inaktif untuk

memudahkan penemuan kembali:
0
2.2.1. Pengaturan fisik arsip 10 0 0 0 0
0
2.2.2. Pengolahan informasi arsip 10 0 0 0 0
0
2.2.3 Penyusunan daftar arsip inaktif 10 0 0 2 0 5
Jika Poin 2.2.3. di atas dinyatakan "TIDAK", maka
pada Poin 2.2.4. di bawah ini juga harus dinyatakan
"TIDAK"
0
2.2.4. Penyusunan daftar arsip inaktif memenuhi 10 0 0 2 0 5
ketentuan peraturan perundang-undangan:
Berikan tanda V pada kolom checklist di bawah ini,
sesuai komponen pada daftar arsip inaktif yang telah
disusun oleh Unit Kearsipan I (LKD Kabupaten/Kota),
jika komponen di bawah ini TIDAK TERPENUHI
SELURUHNYA maka Poin 2.2.4. di atas harus
dinyatakan "TIDAK"
2.2.4.1. pencipta arsip
2.2.4.2. unit pengolah
2.2.4.3. nomor arsip
2.2.4.4. kode klasifikasi
2.2.4.5. uraian informasi arsip
2.2.4.6. kurun waktu
2.2.4.7. jumlah
2.2.4.8. keterangan
informasi tambahan : Jika point 2.2.4.4. di atas

dinyatakan "YA", maka berikan tanda V pada kolom
checklist di bawah ini sesuai kondisi faktual
● dilakukan terhadap sebagian daftar arsip inaktif

yang dimiliki.
● dilakukan terhadap seluruh daftar arsip inaktif
yang dimiliki. Ya Tidak
0
2.3. Penyimpanan arsip inaktif dilakukan terhadap arsip 10 0 0 2 0 5
inaktif yang sudah didaftar dalam daftar arsip inaktif.
informasi tambahan (Jika poin 3. di atas dinyatakan
"YA", maka berikan tanda V pada kolom checklist
sesuai kondisi faktual):
● dilakukan terhadap sebagian arsip inaktif yang

berada di Unit Kearsipan I (LKD
Kabupaten/Kota)
● dilakukan terhadap seluruh arsip inaktif yang
berada di Unit Kearsipan I (LKD
Kabupaten/Kota)
Catatan Pengawas:
i
PELAKSANA ### 0.00 0.00 0.00
NILAI VARIABEL 100
NILAI AUDIT 0 0.00%
MTLHP 2018 0 0.00% 0.00%
MTLHP 2019 0 0.00%
FORMULIR F.4
ASPEK PENYUSUTAN ARSIP
Kabupaten/Kota : Keerom Dinas Perpus

sesuai ketent
PENYUSUTAN ARSIP TEMUAN

1. PEMINDAHAN ARSIP INAKTIF DENGAN RETENSI SEKURANG- VARIABEL SKOR LEVEL SKOR LEVEL SKOR
KURANGNYA 10 (SEPULUH) TAHUN Belum sesua
SKPD/Penyelenggara Pemerintahan Daerah melakukan V 10 0 0 0 0 0 Level 0
pemindahan arsip inaktif dengan retensi sekurang-kurangya 10
(sepuluh) tahun kepada LKD Kabupaten/Kota
Belum sesua
1.1 Pemindahan arsip inaktif dilaksanakan dengan 10 0 0 0
memperhatikan bentuk dan media arsip.
1.2. Pemindahan arsip inaktif dilaksanakan melalui kegiatan:
1.2.1 Penyeleksian arsip inaktif 10 0 0 0
1.2.2 Pembuatan daftar arsip inaktif yang dipindahkan 10 0 0 0
1.2.3 Penataan arsip inaktif yang akan dipindahkan 10 0 0 0

Belum sesua
1.3. Pemindahan arsip dari pencipta arsip di lingkungan satuan 10 0 0 0
kerja pemerintah daerah atau penyelenggara pemerintahan
daerah kabupaten/kota ke Unit Kearsipan I (LKD Pasal 61 huru
Kabupaten/Kota) dilakukan terhadap arsip yang memiliki
retensi sekurang-kurangnya 10 (sepuluh) tahun sesuai JRA.
(Jika Pemerintah Kabupaten/Kota tidak menetapkan/ tidak

memiliki JRA sesuai jenis arsip yang dipindahkan, maka Poin
1.3. harus dinyatakan "Tidak").
informasi tambahan : Jika poin 1.3 di atas dinyatakan

"YA", maka berikan tanda V pada kolom checklist di
bawah ini sesuai kondisi faktual.
Agar
● dilakukan terhadap sebagian arsip yang
dipindahkan
● dilakukan terhadap seluruh arsip yang
dipindahkan.
Belum sesua
1.4. Pemindahan arsip dari pencipta arsip di lingkungan 10 0 0 0
satuan kerja pemerintah daerah atau penyelenggara Pasal 63 ayat
pemerintahan daerah kabupaten/kota ke Unit Kearsipan I
(LKD Kabupaten/Kota) dilakukan terhadap arsip yang
telah melewati retensi arsip aktif sesuai JRA.
(Jika Pemerintah Kabupaten/Kota tidak menetapkan/ tidak

memiliki JRA sesuai jenis arsip yang dipindahkan, maka Poin
1.4. harus dinyatakan "Tidak").
informasi tambahan: Jika poin 1.4. di atas dinyatakan

"YA", maka berikan tanda V pada kolom checlist di
bawah ini sesuai kondisi faktual.
Agar
● dilakukan terhadap sebagian arsip yang
dipindahkan.
● dilakukan terhadap seluruh arsip yang

dipindahkan. Dalam pelaks
Belum sesua
1.5. Dalam pelaksanaan pemindahan arsip disertai dengan 10 0 0 0
berita acara pemindahan arsip Pasal 63 ayat
(jika Poin 1.5 dinyatakan "Tidak", maka Poin 1.6. dan Poin
1.7. berikutnya juga harus dinyatakan "Tidak").
Belum sesua
1.6. Berita acara pemindahan arsip telah ditandatangani oleh 10 0 0 0
Pimpinan Unit Pengolah/Unit Kerja sebagai pihak yang Pasal 63 ayat
memindahkan
Belum sesua
1.7. Berita acara pemindahan arsip telah ditandatangani oleh 10 0 0 0
Pimpinan Unit Kearsipan I (LKD Kabupaten/Kota) sebagai Pasal 63 ayat
pihak yang menerima
Belum sesua
1.8. Dalam pelaksanaan pemindahan arsip disertai dengan 10 0 0 0
daftar arsip inaktif yang dipindahkan. Pasal 63 ayat
Belum sesua
1.9. Daftar arsip inaktif yang dipindahkan telah 10 0 0 0
ditandatangani oleh Pimpinan Unit Pengolah/Unit Kerja Pasal 63 ayat
sebagai pihak yang memindahkan
Belum sesua
1.10. Daftar arsip inaktif yang dipindahkan telah 10 0 0 0
ditandatangani oleh Pimpinan Unit Kearsipan I (LKD Pasal 63 ayat
Kabupaten/Kota) sebagai pihak yang menerima
informasi tambahan: berikan tanda V pada kolom checklist

di bawah ini sesuai kondisi faktual.
● Pemindahan arsip ke Unit Kearsipan I (LKD

Kabupaten/Kota) dilaksanakan oleh sebagian arsip di
lingkungan satuan kerja pemerintah daerah dan
penyelenggara pemerintahan daerah kabupaten/kota.
● Pemindahan arsip ke Unit Kearsipan I (LKD

Kabupaten/Kota) dilaksanakan oleh seluruh arsip di
lingkungan satuan kerja pemerintah daerah dan
penyelenggara pemerintahan daerah kabupaten/kota.
2. PEMUSNAHAN ARSIP
Pertanyaan di bawah ini hanya diberlakukan terhadap pemusnahan

arsip yang dilaksanakan setelah 27 Februari 2012
Belum sesua
2.1. LKD Kabupaten/Kota selaku Unit Kearsipan I V 10 0 0 0 0 0 Level 0
Pemerintahan Daerah Kabupaten/Kota melaksanakan jo. Pasal 164
pemusnahan arsip
(Jika LKD Kabupaten/Kota selaku Unit Kearsipan I

Pemerintahan Daerah Kabupaten/Kota dinyatakan "Tidak"
melaksanakan pemusnahan arsip, maka seluruh Poin
terkait pemusnahan arsip dibawah ini harus dinyatakan
"Tidak")
2.2. Pemusnahan arsip dilaksanakan melalui prosedur sebagai Dinas Perpu

berikut:
Belum sesua
2.2.1. Membentuk panitia penilai arsip 10 0 0 0
Belum sesua
2.2.2. Pembentukan panitia penilai arsip ditetapkan 10 0 0 0
oleh pimpinan pencipta arsip
Belum sesua
2.2.3. Terdapat Pimpinan LKD Kabupaten/Kota selaku 10 0 0 0
Pimpinan Unit Kearsipan I Pemerintahan Daerah
Kabupaten/Kota sebagai Ketua merangkap
Anggota dalam unsur panitia penilai arsip
Belum sesua
2.2.4. Terdapat Pimpinan Unit Pengolah/Unit Kerja 10 0 0 0
yang arsipnya akan dimusnahkan sebagai
Anggota dalam unsur panita penilai arsip
Belum sesua
2.2.5. Terdapat Arsiparis atau Pegawai yang 10 0 0 0
mempunyai tugas dan tanggungjawab di bidang jo. Bab III hur
pengelolaan arsip (jika belum memiliki Arsiparis)
sebagai Anggota dalam unsur panitia penilai
arsip
Selanjutnya be
Belum sesua
2.2.6. Dilakukan penyeleksian arsip yang akan 10 0 0 0
dimusnahkan
Belum sesua
2.2.7. Membuat daftar arsip usul musnah 10 0 0 0
(dibuktikan dengan adanya daftar arsip usul
musnah)
musnah)
Belum sesua
2.2.8. Dilakukan penilaian oleh panitia penilai arsip 10 0 0 0
(dibuktikan dengan adanya notulen rapat penitia
penilai pemusnahan arsip pada saat melakukan
penilaian dan surat pertimbangan dari panitia
penilai kepada pimpinan Pencipta Arsip)
Belum sesua
2.2.9 Melakukan permintaan persetujuan 10 0 0 0
pemusnahan arsip sesuai ketentuan: Persetujuan
Persetujuan
● (dibuktikan dengan adanya persetujuan tertulis Persetujuan
dari Bupati atau Walikota, jika arsip yang
dimusnahkan memiliki retensi di bawah 10 jo. Pasal 163
(sepuluh) tahun).
● (dibuktikan dengan adanya persetujuan tertulis
dari Kepala ANRI, jika arsip yang dimusnahkan
memiliki retensi sekurang-kurangnya 10 (sepuluh)
tahun).
● (dibuktikan dengan adanya persetujuan tertulis
dari Kepala ANRI jika arsip yang dimusnahkan
belum tercantum di dalam JRA).
Belum sesua
2.2.10. Terdapat penetapan arsip yang akan 10 0 0 0
dimusnahkan Penetapan o
● (dibuktikan dengan adanya penetapan oleh Penetapan o
Pimpinan SKPD atau penyelenggara pemerintahan Penetapan o
daerah kabupaten/kota pencipta arsip, jika arsip
yang akan dimusnahkan memiliki retensi di
bawah 10 (sepuluh) tahun).
● (dibuktikan dengan adanya penetapan oleh

Bupati/Walikota, jika arsip yang akan
dimusnahkan memiliki retensi sekurang-
kurangnya 10 (sepuluh) tahun).
● (dibuktikan dengan adanya penetapan oleh

Bupati/Walikota (pimpinan pencipta arsip) jika
arsip yang dimusnahkan belum tercantum di
dalam JRA).
agar dilakuka
Belum sesua
2.2.11. Pelaksanaan pemusnahan arsip dilakukan 10 0 0 0
secara total sehingga fisik dan informasi arsip
musnah dan tidak dapat dikenali
Belum sesua
2.2.12. Pelaksanaan pemusnahan arsip disaksikan oleh 10 0 0 0
sekurang-kurangnya 2 (dua) pejabat dari unit
hukum dan/atau pengawasan.
Belum sesua
2.2.13. Pelaksanaan pemusnahan arsip disertai dengan 10 0 0 0
penandatanganan berita acara yang memuat
daftar arsip yang dimusnahkan
Belum sesua
2.2.14. Berita acara dan daftar arsip yang dimusnahkan 10 0 0 0
ditembuskan kepada Kepala ANRI.
Belum sesua
2.3. Menyimpan arsip yang tercipta dalam pelaksanaan 10 0 0 0
pemusnahan arsip dan memperlakukannya sebagai arsip jo. Pasal 78 a
vital a. keputusan
jo. Pasal 78 a
3. PENYERAHAN ARSIP STATIS

Belum sesua
3.1. Lembaga Kearsipan Daerah (LKD) Kabupaten/Kota selaku V 10 0 0 0 0 0 Level 0
Unit Kearsipan I Pemerintahan Daerah Kabupaten/Kota
menyerahkan arsip statisnya kepada LKD
Kabupaten/Kota
Keterangan: LKD Kabupaten/Kota selaku Unit Kearsipan

I pada Pemerintahan Daerah Kabupaten/Kota menyimpan
arsip inaktif dengan retensi sekurang-kurangnya 10 tahun
yang berasal dari SKPD dan penyelenggara pemerintahan
kabupaten/kota, arsip yang dikelola tersebut juga harus
diserahkan kepada LKD Kabupaten/Kota itu sendiri
setelah habis masa retensinya dan berketerangan
permanen sesuai JRA atau dikategorikan sebagai arsip
statis.
setelah habis masa retensinya dan berketerangan
permanen sesuai JRA atau dikategorikan sebagai arsip
statis.
3.2. Penyerahan arsip statis dari LKD Kabupaten/Kota selaku

Unit Kearsipan I Pemerintahan Daerah Kabupaten/Kota Dinas Perpu
kepada LKD Kabupaten/Kota dilaksanakan melalui
prosedur sebagai berikut:
Belum sesua
3.2.1. Dilakukan penyeleksian dan pembuatan daftar 10 0 0 0
arsip usul serah oleh Unit Kearsipan I (LKD
Kabupaten/Kota)

serah)
Belum sesua
3.2.2. Dilakukan penilaian oleh panitia penilai arsip 10 0 0 0
terhadap arsip usul serah
(dibuktikan dengan adanya notulen rapat panitia

penilai arsip pada saat melakukan penilaian,
atau adanya surat pertimbangan dari panitia
penilai arsip yang menyatakan bahwa arsip yang
diusulkan untuk diserahkan telah memenuhi
syarat untuk diserahkan)
Belum sesua
3.2.3. Melakukan pemberitahuan akan menyerahkan 10 0 0 0
arsip statis kepada Kepala LKD Kabupaten/Kota
disertai dengan pernyataan bahwa arsip yang
diserahkan autentik, terpercaya, utuh, dan dapat
digunakan
Belum sesua
3.2.4. Dilakukan verifikasi dan mendapatkan 10 0 0 0
persetujuan dari Kepala LKD Kabupaten/Kota
(dibuktikan dengan adanya surat persetujuan

dari Kepala LKD Kabupaten/Kota)
Belum sesua
3.2.5. Dilakukan penetapan arsip yang akan 10 0 0 0
diserahkan oleh pimpinan pencipta arsip jo. Pasal 84 a
(Bupati/Walikota)
(dibuktikan dengan adanya keputusan tentang

penetapan pelaksanaan penyerahan arsip arsip
statis oleh Bupati/Walikota)
Belum sesua
3.2.6. Pelaksanaan serah terima arsip statis disertai 10 0 0 0
dengan berita acara penyerahan arsip statis
(dibuktikan dengan adanya berita acara

penyerahan arsip statis)
Belum sesua
3.2.7. Pelaksanaan serah terima arsip statis disertai 10 0 0 0
dengan daftar arsip statis yang diserahkan
(dibuktikan dengan adanya daftar arsip statis

yang diserahkan)
Belum sesua
3.3. Menyimpan arsip yang tercipta dari pelaksanaan 10 0 0 0
penyerahan arsip statis dan memperlakukannya sebagai jo. Pasal 81 a
arsip vital
Catatan Pengawas:
1
5
5

PELAKSANA ### 0.00 0.00 0.00
NILAI VARIABEL 380
NILAI AUDIT 0 0.00%
MTLHP 2018 0 0.00% 0.00%
MTLHP 2019 0 0.00%
FORMULIR F.5
ASPEK PENGELOLAAN ARSIP STATIS
LEMBAGA KEARSIPAN
Ke
Kabupaten/Kota : Keerom Dinas Perpusta
PENGELOLAAN ARSIP STATIS

VARIABEL SKOR LEVEL SKOR TEMUAN/KONDISI
LEVEL SKOR FAKTUA
Jika Lembaga Kearsipan Daerah Kab/Kota TIDAK MENYIMPAN D

ARSIP STATIS, maka BERIKAN TANDA V PADA KOLOM Jika menyimpan arsip i
statis, berikan ANGKA 1 Dinas
n
Perpusta
CHECKLIST/KOTAK DI SAMPING INI ! pada kolom di samping
V 0 a
Dinas Perpusta
s
See Also Penyerahan
Dinas Perpusta
P
I. AKUISISI ARSIP STATIS YA TIDAK e
Namun belum m
r
p
1. Lembaga kearsipan daerah kabupaten/kota V 10 0 0 0 u
s
melaksanakan akuisisi arsip statis terhadap SKPD t
kabupaten/kota dan penyelenggara pemerintahan daerah a
kabupaten/kota k
1) Pasal 59 aya
a
a
Jika Poin 1 di atas dinyatakan "Ya", maka berikan tanda √ 2) Pasal 90 aya
n
pada kolom checklist di bawah ini sesuai kondisi faktual: 3) Pasal 143 ay
d
4) Arsip yang d
a
n
● akuisisi arsip statis dilakukan terhadap sebagian satuan V SKPD/Penyelen
K
kerja perangkat daerah kabupaten/kota dan sebagian SKPD
e
penyelenggara pemerintahan daerah kabupaten/kota. a
seluruh SKPD/P
r
s
i
● akuisisi arsip statis dilakukan terhadap seluruh satuan V p
a
kerja perangkat daerah kabupaten/kota dan n
penyelenggara pemerintahan kabupaten/kota. Pemerintah des
s
e
2. Lembaga kearsipan daerah kabupaten/kota V 10 0 0 0 b
melaksanakan akuisisi arsip statis terhadap pemerintah a
Pemerintah des
g
desa atau dengan nama lain yang sejenis. a
i
Jika Poin 2 di atas dinyatakan "YA", maka berikan tanda L

V pada kolom checklist di bawah ini sesuai kondisi e
faktual: m
b
a
● akuisisi arsip statis dilakukan terhadap sebagian g
a
pemerintahan desa atau nama lain yang sejenisnya.
K
e
a
● akuisisi arsip statis dilakukan terhadap seluruh r
pemerintahan desa atau dengan nama lain yang sBadan Usaha M
sejenisnya. i
p
a
3. Lembaga kearsipan daerah kabupaten/kota V 10 0 0 0 n
melaksanakan akuisisi arsip statis terhadap perusahaan D
daerah (BUMD) kabupaten/kota. a
e
r
Jika Poin 3 di atas dinyatakan "Ya", maka berikan tanda √ a
pada kolom checklist di bawah ini sesuai kondisi faktual: h
K
e
e
● akuisisi arsip statis dilakukan terhadap sebagian r
perusahaan daerah (BUMD) kabupaten/kota. o
m
,
● akuisisi arsip statis dilakukan terhadap seluruh b

perusahaan daerah (BUMD) kabupaten/kota. e
l
u
m
4. Lembaga kearsipan daerah kabupaten/kota V 10 0 0 0 m
melaksanakan akuisisi arsip statis terhadap perusahaan e
swasta daerah kabupaten/kota. l
a
k
V 0 0 s
5. Lembaga kearsipan daerah kabupaten/kota 10 0 a
melaksanakan akuisisi arsip statis terhadap organisasi n
politik tingkat daerah kabupaten/kota. a
k
a
6. Lembaga kearsipan daerah kabupaten/kota V 10 0 0 0 n
melaksanakan akuisisi arsip statis terhadap organisasi k
kemasyarakatan tingkat daerah kabupaten/kota. e
g
i
a
7. Lembaga kearsipan daerah kabupaten/kota V 10 0 0 0 t
melaksanakan akuisisi arsip statis terhadap tokoh a
Perseorangan/T
n
daerah tingkat daerah kabupaten/kota.
p
e
n
g
Lembaga kearsipan daerah kabupaten/kota
melaksanakan akuisisi arsip statis terhadap tokoh
daerah tingkat daerah kabupaten/kota. Dinas Perpusta
Dalam melakuk
8. Akuisisi arsip statis dilaksanakan melalui prosedur Dinas Perpus
sebagai berikut:
8.1. Melaksanakan monitoring terhadap fisik arsip V 10 0 0 0

dan daftar arsip statis
8.2. Melakukan verifikasi terhadap daftar arsip statis V 10 0 0 0

oleh LKD Kabupaten/Kota, meliputi: Pasal 91 ayat (1
jo. Bab IV huruf
berikan tanda V pada kolom checklist di bawah
ini sesuai kondisi faktual, jika salah satu atau
keduanya dilakukan maka Poin 8.2. di atas harus
dinyatakan "YA" : belum melakuk
● Verifikasi secara langsung (pencipta arsip yang belum melakuk

arsipnya diakuisisi telah memiliki JRA)
● Verifikasi secara tidak langsung (pencipta arsip

yang arsipnya diakuisisi belum/tidak memiliki
JRA)
8.3. Menetapkan status arsip statis oleh LKD V 10 0 0 0

Kabupaten/Kota belum terdapat
8.4. Persetujuan untuk menyerahkan oleh pencipta V 10 0 0 0

arsip
8.5. Penetapan arsip statis yang diserahkan oleh V 10 0 0 0

pimpinan pencipta arsip (khusus untuk arsip
yang berasal dari pemerintahan daerah
ditetapkan oleh Bupati/Walikota)
8.6. Terdapat berita acara serah terima arsip statis V 10 0 0 0

dalam pelaksanaan akuisisi arsip statis
8.7. Terdapat tanda tangan Kepala LKD V 10 0 0 0

Kabupaten/Kota pada berita acara serah terima
arsip statis yang diakuisisi
8.8. Terdapat tanda tangan pimpinan pencipta arsip, V 10 0 0 0

perseorangan, atau pihak yang mewakili pada
berita acara serah terima arsip statis yang
diakuisisi
8.9. Terdapat daftar arsip statis yang diserahkan V 10 0 0 0

dalam pelaksanaan akuisisi arsip statis jo. Bab IV huruf
8.10. Terdapat arsip yang diserahkan dalam pelaksanaan V 10 0 0 0

akuisisi arsip statis
8.11. Terdapat riwayat sejarah administrasi arsip yang V 10 0 0 0

diserahkan dalam pelaksanaan akuisisi arsip belum terdapat
belum terdapat
keterangan: riwayat sejarah administrasi arsip
memuat informasi singkat mengenai pencipta arsip
termasuk pembentukan dan perkembangan organisasi,
pihak atau pimpinan/pejabat yang terlibat, serta
program-programnya sehingga mampu menceritakan
informasi arsip tersebut
Dinas Perpusta
Dinas Perpusta
II. PENGOLAHAN ARSIP STATIS Dinas Perpusta
1. Pengolahan arsip statis dilaksanakan berdasarkan:

1.1. Asas asal-usul V 10 0 0 0
terkelola dalam satu kesatuan pencipta arsip belum berdasar
(provenance), tidak dicampur dengan arsip yang
berasal dari pencipta arsip lain, sehingga arsip
dapat melekat pada konteks penciptaannya.
1.2. Asas aturan asli V 10 0 0 0

asas yang dilakukan untuk menjaga arsip tetap Dinas Perpusta
ditata sesuai dengan pengaturan aslinya (original Dinas Perpusta
order) atau sesuai dengan pengaturan ketika
arsip masih digunakan untuk pelaksanaan
kegiatan pencipta arsip.
1.3. Standar deskripsi arsip statis V 10 0 0 0

ketentuan dasar dalam mendeskripsikan/ Dinas Perpusta
merekam informasi arsip statis. Daftar Arsip Sta
2. LKD Kabupaten/Kota menyusun sarana bantu temu V 10 0 0 0

balik arsip statis berupa daftar arsip statis 1) Pasal 97 aya
Jika Poin 2. dinyatakan "TIDAK", maka Poin 3.di bawah ini Format daftar a
juga harus dinyatakan "TIDAK". inventaris arsip
3. Format daftar arsip statis yang disusun sesuai ketentuan V 10 0 0 0

pada Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia
Nomor 27 Tahun 2011 tentang Pedoman Penyusunan
Sarana Bantu Penemuan Kembali Arsip Statis:
Format daftar arsip statis yang disusun sesuai ketentuan
pada Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia
Nomor 27 Tahun 2011 tentang Pedoman Penyusunan
Sarana Bantu Penemuan Kembali Arsip Statis:
Jika poin 3. di atas dinyatakan "TIDAK", maka berikan

tanda X pada kolom checklist di bawah ini sesuai
komponen YANG TIDAK TERDAPAT pada format daftar
arsip statis yang telah disusun oleh LKD Kabupaten/Kota
Judul Daftar Ars
3.1. Judul Daftar Arsip Statis x
3.2. Kata Pengantar x
3.3. Daftar Isi x
3.4. Uraian Deskripsi Arsip
3.4.1. Nomor arsip x
3.4.2. Bentuk redaksi x
3.4.3. Isi Ringkas x
3.4.4. kurun waktu penciptaan x
3.4.5. tingkat perkembangan x
3.4.6. jumlah x
3.4.7. kondisi arsip x
3.5. Penutup x
Telah menyusu
Telah menyusu
Belum sesuai
balik arsip statis berupa inventaris arsip statis Pasal 97 ayat (2
Jika Poin 4. dinyatakan "Tidak", maka Poin 5. di bawah ini

juga harus dinyatakan "TIDAK" Format Inventa
5. Format inventaris arsip statis yang disusun sesuai V 10 0 0 0

ketentuan pada Peraturan Kepala Arsip Nasional Agar menyusun
Republik Indonesia Nomor 27 Tahun 2011 tentang Bab IV huruf A
Pedoman Penyusunan Sarana Bantu Penemuan Kembali
Arsip Statis:
Jika poin 5 di atas dinyatakan "TIDAK", maka berikan

komponen YANG TIDAK TERDAPAT pada format inventaris
5.1. Judul Inventaris Arsip x
5.2. Kata Pengantar x
5.3. Daftar Isi x
5.4. Pendahuluan x
5.5. Uraian Deskripsi x
5.6. Daftar Pustaka x
5.7. Lampiran x
5.8. Penutup x
Belum sesuai
balik arsip statis berupa guide arsip statis
Jika Poin 6. dinyatakan "TIDAK", maka Poin 7. di bawah format Guide ar

ini juga harus dinyatakan "TIDAK" 1) Pasal 97 aya
7. Format guide arsip statis yang disusun sesuai ketentuan V 10 0 0 0

pada Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia dalam melaksa
Nomor 27 Tahun 2011 tentang Pedoman Penyusunan Bab IV huruf A
Sarana Bantu Penemuan Kembali Arsip Statis: Dinas Perpusta
Jika poin 7 di atas dinyatakan "TIDAK", maka berikan

komponen YANG TIDAK TERDAPAT pada format guide
7.1. Judul Judul,
7.2. Kata pengantar Kata pengan
7.3. Daftar isi Daftar isi,
7.4. Pendahuluan Pendahulua
7.5. Daftar Pustaka Daftar Pusta

7.6. Uraian Isi Guide Arsip (khazanah dan/atau Uraian Isi G
tema)
7.7. Indeks Indeks,
7.8 Daftar Singkatan Daftar Singk

Dinas Perpusta
III. PRESERVASI ARSIP STATIS a. penyimpanan
1) Pasal 98 aya
1. Preservasi Preventif YA TIDAK 1) Pasal 98 aya
2) Pasal 98 aya
1.1. Penyimpanan Dinas Perpus
Belum sesuai
1.1.1. Arsip statis disimpan pada depot arsip statis V 10 0 0 0
(bangunan yang dirancang khusus untuk 3) Bab III huruf
memenuhi kebutuhan pelestarian terhadap arsip 3) Bab III huruf
yang tersimpan di dalamnya). c. belum dilakuk
Belum sesuai
1.1.2. Melaksanakan pemantauan secara berkala satu V 10 0 0 0
minggu sekali terhadap suhu pada ruang
penyimpanan arsip
Belum sesuai
1.1.3. Melaksanakan pemantauan secara berkala satu V 10 0 0 0
minggu sekali terhadap kelembapan pada ruang
penyimpanan arsip
1.1.4. Menggunakan rak arsip yang cukup kuat V 10 0 0 0

menahan beban arsip
1.1.5. Rak arsip dalam keadaan bersih V 10 0 0 0
1.1.6. Jarak aman antara lantai dan rak terbawah 85- V 10 0 0 0

150mm (8,5-15cm) 7) Bab III huruf
1.1.7. Arsip tidak disimpan di bagian atas rak, karena V 10 0 0 0

berdekatan dengan lampu dan untuk
menghindarkan kemungkinan adanya tetesan air 8) Bab III huruf
dari alat penyembur api yang rusak atau atap
yang bocor
1.1.8. Rak diberi label yang jelas sesuai dengan isi V 10 0 0 0

sehingga dapat dengan mudah mengatur
khazanah arsip.
1.1.9. Selalu meletakan boks/container arsip di rak, V 10 0 0 0

tidak di lantai.
1.1.10. Pada saat menangani arsip tidak diperbolehkan V 10 0 0 0

makan, minum, merokok. 11) Bab III huru
Belum sesuai
1.1.11. Pada saat arsip dibawa ke ruang baca V 10 0 0 0
menggunakan troli atau peralatan khusus
sehingga aman. 12) Bab III huru
1.1.12. Terdapat publikasi atau poster yang terpasang di V 10 0 0 0

ruang baca tentang tata cara menangani arsip
dengan baik, sehingga dapat diketahui oleh 13) Bab III huru
pengguna arsip.
1.1.13. Akses terhadap ruang penyimpanan dibatasi V 10 0 0 0

hanya pada petugas penyimpanan/pejabat yang Dinas Perpusta
berwenang. Pihak lain yang akan masuk ke
ruang penyimpanan harus mendapat izin dari 1) Pasal 98 aya
pejabat berwenang.
1) Pasal 98 aya
1.2. Pengendalian Hama Terpadu (PHT) Dinas Perpus
1.2.1. Dilakukan inspeksi/survei terhadap bangunan V 10 0 0 0

(bagian dalam, struktur luar dan sekitarnya, Bab III huruf c a
peralatan) minimal dua kali dalam setahun
1.2.2. Dilakukan survei terhadap kondisi fisik arsip V 10 0 0 0

minimal dua kali dalam setahun Bab III huruf c a
1.2.3. Jendela dan pintu ruang penyimpanan arsip V 10 0 0 0

tertutup rapat Bab III huruf c a
1.2.4. Menutup lubang/celah di dalam bangunan yang V 10 0 0 0

memungkinkan masuknya hama perusak dari Bab III huruf c a
luar
1.2.5. Terdapat Zona Bebas Tanaman minimal 30 cm di V 10 0 0 0
sekitar bangunan untuk menghindari serangga Bab III huruf c a
masuk
1.2.6. Secara berkala dilakukan pembersihan minimal V 10 0 0 0

dua kali dalam setahun terhadap fasilitas tempat Bab III huruf C a
penyimpanan arsip secara menyeluruh
1.2.7. Secara berkala dilakukan pembersihan minimal V 10 0 0 0

dua kali dalam setahun terhadap arsip dan boks secara berk
dari debu, menggunakan sikat halus/kuas, bulb, g. belum melak
spon, vacuum cleaner (dengan filter yang lembut
contohnya nylon). debu dibersihkan dari arah
tengah ke sisi luar.
1.2.8. Seleksi arsip yang baru masuk (hasil akuisisi) V 10 0 0 0

untuk memastikan bahwa arsip bebas dari jamur Bab III huruf C a
dan serangga
Seleksi arsip yang baru masuk (hasil akuisisi)
untuk memastikan bahwa arsip bebas dari jamur
dan serangga
Dinas Perpusta
1.3. Reproduksi Arsip Dinas Perpus
Belum sesuai
1.3.1. LKD Kabupaten/Kota melakukan reproduksi V 10 0 0 0
arsip melalui penggandaan arsip ke dalam satu 1) Pasal 98 aya
jenis atau media yang sama atau dengan cara 2) Pasal 98 aya
alih media ke media yang berbeda 3) Bab III huruf
3) Bab III huruf
Belum sesuai
1.3.2. Reproduksi dilaksanakan oleh orang yang V 10 0 0 0
mempunyai keahlian dalam mereproduksi 4) Bab III huruf
Belum sesuai
1.3.3. Reproduksi dilakukan sesuai standar, supaya V 10 0 0 0
reproduksi bertahan lama bila di simpan. 5) Bab III huruf
Belum sesuai
1.3.4. Memilih bahan dasar dan alat perekaman atau V 10 0 0 0
alat reproduksi yang baik/berkualitas tinggi dan 6) Bab III huruf
baru.
Belum sesuai
1.3.5. Memilih bahan-bahan yang lebih aman, mudah V 10 0 0 0
diakses dan format yang digunakan tidak cepat 7) Bab III huruf
tua/usang.
Belum sesuai
1.3.6. Menyimpan hasil reproduksi terpisah dengan V 10 0 0 0
arsip asli; 8) Bab III huruf
Dinas Perpusta
Dinas Perpusta
1.4. Perencanaan Menghadapi Bencana (Disaster Planning) Dinas Perpusta
1.4.1. Menyiapkan dan merawat perlengkapan yang V 10 0 0 0

diperlukan ketika bencana a. belum menyi
1.4.2. Melakukan pelatihan bagi tim penanganan V 10 0 0 0

bencana b. belum melak
1.4.3. Melakukan sosialisasi disaster plan V 10 0 0 0

c. belum melak
2. Preservasi Kuratif 1) Bab III huruf
1) Bab III huruf
Keterangan: Tindakan preservasi kuratif dilaksanakan
oleh LKD Kabupaten/Kota terhadap arsip yang Dinas Perpusta
mulai/sudah mengalami kerusakan fisik. Dinas Perpus
Belum sesuai
2.1. Seluruh proses perbaikan arsip tidak akan V 10 0 0 0
menghilangkan, mengurangi, menambah, dan
merubah nilai arsip sebagai alat bukti sehingga 1) Pasal 98 aya
keaslian arsip terjaga 1) Pasal 98 aya
Belum sesuai
2.2. Arsip-arsip statis dijadwalkan untuk dilakukan V 10 0 0 0
perbaikan dan perawatan dengan segera setelah 2) Bab IV huruf
terjadi kerusakan b. belum melak
Belum sesuai
2.3. Seluruh proses perbaikan tidak akan merusak V 10 0 0 0
atau melemahkan arsip sehingga aman bagi c. belum melak
arsip (reversible) 4) Bab IV huruf
Belum sesuai
2.4. Upaya penggantian bahan yang hilang dari arsip V 10 0 0 0
menggunakan bahan yang sama atau mirip 5) Bab IV huruf
dengan yang asli 5) Bab IV huruf
Belum sesuai
2.5. Mendokumentasikan proses perbaikan arsip baik V 10 0 0 0
sebelum dan sesudah perbaikan 6) Bab IV huruf
Belum sesuai
2.6. Perbaikan arsip dilakukan oleh ahli perbaikan V 10 0 0 0
arsip yang terlatih yang memiliki pengetahuan 7) Bab IV huruf
tentang teknik perbaikan arsip dan kesadaran
akan pentingnya memelihara keutuhan suatu
arsip tanpa melupakan segi keindahan
Dinas Perpusta
IV. AKSES ARSIP STATIS YA TIDAK Dinas Perpusta
Dinas Perpusta
1. LKD Kabupaten/Kota menerapkan prinsip akses dan Dinas Perpusta
layanan arsip statis berupa: 1) Bab II Lampi
1.1. Ketersediaan sarana bantu penemuan kembali V 10 0 0 0

arsip statis (finding aids). a. belum mener
1.2. Kondisi fisik dan informasi arsip statis yang akan V 10 0 0 0

diakses dan diberikan kepada pengguna arsip 2) Bab II huruf A
statis dalam keadaan baik
1.3. Akses arsip statis dilaksanakan secara wajar, V 10 0 0 0

dengan pelayanan paling mendasar, tanpa biaya, - akses arsip st
kecuali dinyatakan lain/diatur dengan PNBP 4) Bab II huruf A
(Pendapatan Negara Bukan Pajak) 4) Bab II huruf A
1.4. Ketersedian akses arsip statis dilakukan melalui V 10 0 0 0

prosedur yang jelas (transparan) kepada semua 5) Bab II huruf A
pengguna arsip statis tanpa membedakan
(diskriminasi) apapun kebangsaannya, latar
belakang, usia, kualifikasi atau kepentingan
penelitiannya
Belum sesuai
2. Terdapat pemberian jasa konsultasi penelusuran arsip V 10 0 0 0
statis
Terdapat pemberian jasa konsultasi penelusuran arsip
statis Bab IV huruf A
Belum sesuai
3. Kegiatan penggunaan dan peminjaman arsip statis di V 10 0 0 0
ruang baca dalam berbagai bentuk dan media Bab IV huruf A
Belum sesuai
4. Terdapat pemberian referensi atau bacaan lain yang V 10 0 0 0
dapat mendukung penelitian pengguna arsip statis Bab IV huruf A
5. Pengguna dapat memanfaatkan seluruh fasilitas layanan V 10 0 0 0

arsip yang tersedia, baik arsip kertas maupun non - Bab IV huruf A
kertas f. belum tersedi
Belum sesuai
6. Tersedia jasa reproduksi arsip baik untuk arsip kertas V 10 0 0 0
maupun non - kertas g. belum tersed
Belum sesuai
7. Tersedia jasa transliterasi, transkripsi, alih bahasa dalam V 10 0 0 0
bahasa indonesia, bahasa daerah (nusantara) maupun
dalam bahasa asing
8. Terdapat mekanisme layanan langsung V 10 0 0 0

Bab IV huruf B
keterangan: pemberian layanan arsip statis kepada
pengguna arsip yang datang ke lembaga kearsipan.
Belum sesuai
9. Terdapat mekanisme layanan tidak langsung V 10 0 0 0
Bab IV huruf B
keterangan: layanan arsip statis kepada pengguna arsip

yang tidak datang ke lembaga kearsipan tetapi melalui
korespondensi (konvensional, elektronik), faksimili,
telepon, atau bentuk komunikasi elektronik lainnya. Dinas Perpusta
Dinas Perpusta
Namun belum m
V. DAFTAR PENCARIAN ARSIP (DPA) YA TIDAK 1) Pasal 60 (3)
Belum sesuai
1. LKD Kabupaten/Kota membuat DPA terhadap arsip statis V 10 0 0 0
yang belum diserahkan ke LKD Kabupaten/Kota Pasal 4 ayat (1)
2. LKD Kabupaten/Kota membuat DPA melalui tata cara:
2.1. pembentukan tim pembuatan dan pengumuman V 10 0 0 0

DPA
2.2. analisis konteks pengelolaan arsip V 10 0 0 0
2.3. verifikasi arsip yang dicari V 10 0 0 0
2.4. konfirmasi LKD Kabupaten/Kota kepada V 10 0 0 0

pencipta arsip
2.5. pembuatan DPA V 10 0 0 0
3. LKD Kabupaten/Kota mengumumkan DPA kepada publik V 10 0 0 0

melalui media cetak dan/atau media elektronik 2) Pasal 94 aya
belum mengum
Dinas Perpusta
VI. SISTEM INFORMASI KEARSIPAN NASIONAL (SIKN) DAN
JARINGAN INFORMASI KEARSIPAN NASIONAL (JIKN) YA TIDAK Dinas Perpusta
Belum sesuai
1. LKD Kabupaten/Kota telah menjadi simpul jaringan pada V 10 0 0 0
JIKN 2) Pasal 116 ay
2. LKD Kabupaten/Kota melaksanakan tugas dan tanggung V 10 0 0 0

jawabnya sebagai simpul jaringan pada JIKN Dinas Perpusta
CATATAN PENGAWAS :

PELAKSANA ### 0.00 0.00 0.00
NILAI VARIABEL 840
NILAI AUDIT 0 0.00%
MTLHP 2018 0 0.00% 0.00%
MTLHP 2019 0 0.00%
FORMULIR F.6
ASPEK SDM KEARSIPAN
LEMBAGA KEARSIPAN
SDM KEARSIPAN TEMUAN/KO

YA TIDAK VARIABEL SKOR LEVEL SKOR LEVEL SKOR
1. Pejabat Struktural Dinas Perpustaka
1.1. V 10 10 0 0
Lembaga Kearsipan Dipimpin oleh Pejabat Struktural Pasal 147 Peratu
1.2. Dalam Pelaksanaan Fungsi dan Tugasnya, Pimpinan

Lembaga Kearsipan Bertanggungjawab Terhadap: Pasal 148 ayat (1
1.2.1 Perencanaan V 10 10 0 0
1.2.2 Penyusunan Program V 10 10 0 0
1.2.3 Pengaturan Kegiatan Kearsipan V 10 10 0 0
1.2.4 Pengendalian Pelaksanaan Kegiatan Kearsipan V 10 10 0 0
1.2.5. Pengelolaan Sumber Daya Kearsipan V 10 10 0 0
1.2.6. Monitoring dan Evaluasi V 10 10 0 0
1.3. Kompetensi Pimpinan LKD Kabupaten/Kota V 10 0 0 0 0 Level 0
Berikan tanda V pada salah satu kolom checklist di Pasal 21 ayat (4)
bawah ini sesuai kompetensi yang dimiliki oleh
Pimpinan Lembaga Kearsipan Daerah Kabupaten/Kota, Sarjana non ke
jika tidak ada yang sesuai dengan kolom checklist di
bawah ini maka Poin 1.3. di atas harus dinyatakan agar memenuhi
"TIDAK"
Pimpinan Lemba
Sarjana (strata satu/S1) Bidang Kearsipan,
• atau
• Sarjana (strata satu/S1) Selain Bidang V

Kearsipan dan Telah Mengikuti Serta Lulus
Pendidikan dan Pelatihan Teknis Kearsipan bagi
Pejabat Struktural Kearsipan
2. Arsiparis/Pegawai dengan Sebutan Lain yang Memiliki

Kompetensi sebagai Arsiparis
Jika LKD Kabupaten/Kota sebagai obyek pengawasan tidak D

JIKA MEMILIKI i
memiliki Arsiparis, maka berikan tanda V pada kolom ARSIPARIS, BERIKAN belum memiliki A
n
checklist/kotak di samping ini! ANGKA 1 PADA KOTAK Dalam
a keduduka
DI SAMPING
V 0 sDinas Perpustaka
P
2.1. Kedudukan Hukum: e
Dalam keduduka
r
B
p
2.1.1. Mandiri V 10 0 0 0 0 e
Level
u 0
sl
tu
2.1.2. Independen V 10 0 0 0 a Pasal 152 Per
4)
m
k menutup peng
b.
a melakukan pen
c.
2.2. Kewenangan: - belum memilik
a
s
n
e
2.2.1 Memiliki Kewenangan Kearsipan V 10 0 0 0
s
d
2.3. Tugas Pokok Arsiparis u
a
n
a
2.3.1 Pengelolaan Arsip Dinamis V 10 0 0 0 iK
2.3.2. Pengelolaan Arsip Statis V e
10 0 0 0 r
a
re
2.3.3. Pembinaan Kearsipan V 10 0 0 0 s
k
i
2.3.4. Pengolahan dan Penyajian Arsip menjadi Informasi V 10 0 0 0 o
p
m
a
n
e
2.3.5. Hanya melaksanakan tugas pokok kearsipan V 10 0 0 0 n
s
d
e
2.4. Kompetensi Kompentensi Ars
a
b
Belum sesuai asrekomendasi
2.4.1. Diklat Penciptaan/Pengangkatan Arsiparis V 10 0 0 0 g
Belum sesuai airekomendasi
2.5. Sertifikasi Kearsipan V 10 0 0 0 i
L
(Berikan tanda √ pada salah satu kolom checklist di bawah e
ini sesuai kondisi faktual Arsiparis pada Lembaga Kearsipan m
Daerah Kabupaten/Kota, jika tidak ada yang sesuai dengan b
Pasal 26 ayat (1)
kolom checklist di bawah ini maka Poin 2.5. di atas harus a
g
dinyatakan "Tidak") a
K
e
a
r
s
i
p
a
n
D
• Sebagian Sudah Mengikuti Sertifikasi
Kompetensi
• Seluruhnya Sudah Mengikuti Sertifikasi

Kompetensi
2.6. Kenaikan Jabatan/Karir melalui uji kompetensi/Angka V 10 0 0 0
Kredit agar menerapkan
2.7. Pembinaan Kearsipan yang Diikuti: Pasal 11 ayat (1)
2.7.1. Sosialisasi/Workshop V 10 0 0 0
2.7.2. Bimbingan Teknis V 10 0 0 0
3. Pengelola Arsip
Jika LKD Kabupaten/Kota sebagai obyek pengawasan tidak
JIKA MEMILIKI
memiliki Pengelola Arsip, maka berikan tanda V pada ARSIPARIS, BERIKAN
kolom checklist/kotak di samping ini! ANGKA 1 PADA KOTAK
DI SAMPING 0
tidak memiliki pen
3.1. Kompetensi
3.1.1 Diklat Teknis kearsipan V 10 10 0 0
Berikan tanda V pada salah satu kolom checklist di

bawah ini sesuai kondisi faktual Pengelola Arsip dan seluruh peng
pada Lembaga Kearsipan Daerah Kabupaten/Kota,
jika tidak ada yang sesuai dengan kolom checklist di
bawah ini maka Poin 3.1. di atas harus dinyatakan Pasal 21 ayat (1)
"TIDAK"
• Sebagian Sudah Mengikuti Diklat
• Seluruhnya Sudah Mengikuti Diklat V
3.2. Penugasan
3.2.1 Hanya Melaksanakan Penugasan Kearsipan V 10 10 0 0
Informasi Tambahan:
DATA SDM KEARSIPAN PADA LEMBAGA KEARSIPAN DAERAH

KABUPATEN/KOTA:
Isi kolom jumlah di bawah ini sesuai kondisi faktual pada LKD Kabupaten/Kota
sebagai obyek pengawasan
1 Pejabat Struktural Pada LKD:
1.1. Jumlah Pejabat Struktural Yang Membidangi Urusan 4 Orang

Kearsipan Pada Lembaga Kearsipan Daerah
Kabupaten/Kota (Eselon III dan IV selain Kepala LKD)
1.2. Jumlah Pejabat Struktural Yang Membidangi Urusan 3 Orang

Kearsipan Pada Lembaga Kearsipan Daerah
Kabupaten/Kota (Eselon III dan IV selain Kepala LKD)
Yang Telah Mengikuti Pendidikan dan Pelatihan
Kearsipan Bagi Pejabat Struktural Bidang Kearsipan
2 Arsiparis Pada LKD:
2.1. Jumlah keseluruhan Arsiparis pada LKD 0 Orang
2.2. Arsiparis Terampil pada LKD:
2.2.1. Arsiparis Pelaksana 0 Orang
2.2.2. Arsiparis Pelaksana Lanjutan 0 Orang
2.2.3. Arsiparis Penyelia 0 Orang
2.3. Arsiparis Ahli pada LKD:
2.3.1. Arsiparis Pertama 0 Orang
2.3.2. Arsiparis Muda 0 Orang
2.3.3. Arsiparis Madya 0 Orang
2.3.4. Arsiparis Utama 0 Orang
2.4. Pendidikan Arsiparis pada LKD:
2.4.1. S2 0 Orang
2.4.2. S1/D4 Kearsipan 0 Orang
2.4.3. S1 Selain Kearsipan 0 Orang
2.4.4. D3 Kearsipan 0 Orang
2.4.5. D3 Selain Kearsipan 0 Orang
2.5. Rekrutmen Arsiparis pada LKD:

2.5.1. Impasing 0 Orang
2.5.2. Diklat Penciptaan/Pengangkatan 0 Orang
2.5.3. Pendidikan Formal Kearsipan 0 Orang
3 Pengelola Arsip Pada LKD:
3.1. Pengelola Arsip (Fungsional Umum PNS) Pada LKD
3.1.1. Gol II/setara 2 Orang
3.1.2. Gol III/setara 1 Orang
3.1.3. Gol IV/setara 2 Orang
3.2. Pendidikan Pengelola Arsip Pada LKD:
3.2.1. S1/D4 Kearsipan 0 Orang
3.2.2. S1 Selain Kearsipan 1 Orang
3.2.3. D3 Kearsipan 0 Orang
3.2.4. D3 Selain Kearsipan 1 Orang
3.2.5. SLTA 2 Orang
3.3. Jumlah Pengelola Arsip (kontrak/tidak Tetap) pada 4 Orang

LKD
DATA SDM KEARSIPAN DI LINGKUNGAN PEMERINTAH KABUPATEN/KOTA:

Isi kolom jumlah di bawah ini sesuai kondisi faktual pada Pemerintah
Kabupaten/Kota sebagai obyek pengawasan
1 Jumlah keseluruhan Arsiparis di Lingkungan 0 Orang

Pemkab/Pemkot
2 Arsiparis Terampil di Lingkungan Pemkab/Pemkot:
2.2.1.Arsiparis Pelaksana 0 Orang
2.2.2.Arsiparis Pelaksana Lanjutan 0 Orang
2.2.3.Arsiparis Penyelia 0 Orang
3 Arsiparis Ahli di Lingkungan Pemkab/Pemkot:
2.3.1.Arsiparis Pertama 0 Orang
2.3.2.Arsiparis Muda 0 Orang
2.3.3.Arsiparis Madya 0 Orang
2.3.4. Arsiparis Utama 0 Orang
CATATAN PENGAWAS :

PELAKSANA ### 39.13 39.13 39.13
NILAI VARIABEL 230
MTLHP 2018 0 0.00% 39.13%
MTLHP 2019 0 0.00%
FORMULIR F.7
ASPEK KELEMBAGAAN
LEMBAGA KEARSIPAN DAERAH KABUPATEN/KOTA
YA/
1. Pembentukan ADA TIDAK
1.1. Lembaga kearsipan daerah Kabupaten/Kota dibentuk V

berdasarkan peraturan perundang-undangan yang
berlaku di Pemerintahan Daerah Kabupaten/Kota
Peraturan Daerah Kabupaten Keerom Nomor 06 Tahun 2016

Tentang Pembentukan dan Susunan Perangkat Daerah Kabupaten
Keerom
Peraturan Bupati Keerom Nomor 03 Tahun 2017 Tentang Tugas

Kedudukan, Susunan Organisasi, Tugas dan Fungsi serta Tata Kerja
Perangkat Dinas Daerah Kabupaten Keerom
Tuliskan Peraturan tentang Kedudukan dan Susunan Organisasi,

Fungsi dan Tugas serta Tata Kerja Perangkat Daerah
Peraturan Bupati Keerom Nomor 31 Tahun 2008 Tentang Tugas
Pokok dan Fungsi Kantor Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi
Kabupaten Keerom
1.2. Lembaga kearsipan daerah Kabupaten/Kota berbentuk V
Kantor/Badan/Dinas
1.3. Tingkat Eselonering
1.3.1. Eselon II V
1.3.2. Eselon III V
1.3.3. Eselon IV V
1.4. Lembaga kearsipan daerah Kabupaten/Kota mempunyai

fungsi :
1.4.1 Fungsi Kearsipan saja

1.4.2. Fungsi kearsipan dan fungsi lainnya V
2. Kewajiban melaksanakan pengelolaan arsip statis yang diterima dari :
2.1. Satuan Kerja Perangkat Daerah (SKPD) kabupaten/kota V
2.2. penyelenggara pemerintahan daerah kabupaten/kota V
2.3. desa atau yang disebut dengan nama lain V
2.4. perusahaan V
2.5. organisasi politik V

2.6. organisasi kemasyarakatan V
2.7. perseorangan V
3. Tugas
3.1. melaksanakan pengelolaan arsip inaktif yang memiliki V

retensi sekurang-kurangnya 10 tahun yang berasal dari
SKPD Kabupaten/Kota dan penyelenggara pemerintahan
daerah kabupaten/kota
3.2. pembinaan kearsipan terhadap pencipta arsip di V

lingkungan daerah kabupaten/kota.
4. Fungsi
4.1. Pembinaan kearsipan V
4.2. Pengelolaan arsip statis V
5. Tanggung Jawab
5.1. Sebagai SKPD
5.1.1 pengelolaan arsip aktif V
5.1.2 pengelolaan arsip inaktif yang memiliki retensi di V

bawah 10 tahun
pengelolaan sumber daya manusia kearsipan
5.1.3 untuk kepentingan SKPD sendiri. V
5.2. Sebagai Lembaga Kearsipan
5.2.1. Pengelolaan back-up arsip vital daerah V
5.2.2. Pengelolaan arsip inaktif milik daerah yang V

berasal dari seluruh SKPD dengan retensi 10
tahun atau lebih
5.2.3. Pengelolaan pengelolaan arsip statis V
5.2.4. Pembinaan ke setiap SKPD Kab/Kota, BUMD V

Kab/Kota, Organisasi Politik dan Organisasi
Masa dan Kelurahan/Desa
Pembinaan ke setiap SKPD Kab/Kota, BUMD
Kab/Kota, Organisasi Politik dan Organisasi
Masa dan Kelurahan/Desa
5.2.5. Pengembangan sumber daya pendukung V

kearsipan meliputi: kelembagaan, sumber daya
manusia, prasarana dan sarana, serta
kesisteman.
Informasi Tambahan:
(Sebutkan dalam bentuk angka, jumlah pencipta arsip pada kolom di bawah ini,
sesuai kondisi faktual di lingkungan Kabupaten/Kota sebagai obyek pengawasan):
1. Jumlah SKPD/OPD/Penyelenggara Pemerintah Kabupaten/Kota 38
2. Jumlah Pemerintah Desa/Kelurahan/Sebutan Lain 102
3. Jumlah BUMD Kabupaten/Kota 0
4. Jumlah Perusahaan Swasta Kabupaten/Kota 0
5. Jumlah Organisasi Kemasyarakatan Kabupaten/Kota 0
CATATAN PENGAWAS :
TGL PELAKSANAAN
PELAKSANA ###
###
NILAI VARIABEL 220
MTLHP 2018 0 0.00% 59.09%
MTLHP 2019 0 0.00%
STATUS REKOMENDASI KURANG
TEMUAN/K

TIDAK VARIABEL SKOR LEVEL SKOR LEVEL SKOR
10 10 0 0
10 10 0 0
L
e
m
b
a
g
a
K
Belum sesuai erekomendas
10 0 0 0 0 Level
a 0
r
s
i
p
a
n
D
P
e
r
B
a
10 10 0 0 0 Level
te 0
u
B
0 0 0 lr
10 10 Levele 0
u
a
B
lm
n
10 0 0 0 0 Level
e 0
u
tlm
10 0 0 0 0 Levels
e 0
u
e
r
m
s
B
s
k
10 0 0 0 0 Levelu0
a
e
iB
s
s
10 0 0 0 0 Level la
t 0
e
u
i
B
10 0 0 0 0 Level ls
a0
m
p
e
u
e
ir
lm
a
m
P
s
e
u
b
e
iB
rrek
e
10 0 0 0 0 Level m0
s
e
s
n
o
a
tr
tle
k
u
m
s
u
e
u
s
o
u
a
e
e
k
rk
u
m
in
a
s
a
o
a
e
n
d
n
0 0 u
m
10 10 in
s
ra
a
L
te
d
e
s
ieen
ra
s
k
irm
d
e
s
u
b
o
k
raa
k
ia
am
0 0 e
g
is
10 10 io
e
k
a
ti
m
B
n
10 10 0 0 0 Level o0
e
rpK
d
m
e
len
e
a
e
a
m
d
u
k
s
rb
n
a
m
o
iesd
s
i
m
n
a
p
tis
10 10 0 0 e
s
a
u
e
n
n
0 0 i
k
10 10 s
d
a
D
u
a
n
a
a
s
e
L
10 10 0 0 ire
a
m
P
h
re
b
B
a
e
rK
10 0 0 0 0 Levelg
e 0
k
a
e
a
0 0 0 lB
toe 0
10 0 Level e
u
u
r
m
K
ro
lm
e
e
a
m
u
a
n
n
,r
m
B
s
d
10 10 0 0 0 Level s 0
tb
e
a
i
e
0 0 ls
es
p
s
10 10 rl
a
e
u
k
iun
s
m
a
a
m
i
u
iD
t
B
10 10 0 0 0 Level
e0
l
u
m
s
e
s
u
a
i
r
e
k
o
m
e
n
d
a
s
i
220 130 0 0
59.09 59.09 59.09
KURANG KURANG KURANG
59.09%
KURANG
FORMULIR F.8
ASPEK PRASARANA DAN SARANA KEARSIPAN
LEMBAGA KEARSIPAN
Penanggungjawab : Dinas Perpustakaan dan Kearsipan
Nama Penanggungjawab : Petrus Solossa, SE., M.Si
PRASARANA DAN SARANA KEARSIPAN

VARIABEL SKOR LEVEL SKOR LEVEL SKOR
Jika Lembaga Kearsipan Daerah Kabupaten/Kota belum memiliki
gedung, maka berikan checklist pada kolom checklist di samping !
Jika LKD telah
memiliki Gedung
Depo, berikan
YA/ ANGKA 1 pada kolom
di samping
ADA TIDAK 1
1. GEDUNG
###
1.1. Tersedia sistem pengairan (drainage) yang baik V 10 10 0 0
###
1.2. Tersedia sarana transportasi yang mudah dijangkau. V 10 10 0 0
###
1.3. Terbebas dari vegetasi (tumbuhan atau tanaman) yang V 10 10 0 0
dapat berkontribusi terhadap peningkatan kelembapan
sehingga menyebabkan risiko datangnya serangga dan
mikroorganisme yang dapat merusak arsip
###
1.4. Jauh dari area lembap, rawa, laut, sungai atau area V 10 10 0 0
rentan banjir
###
1.5. Jauh dari area industri yang menghasilkan debu atau zat V 10 10 0 0
kontaminasi lainnya
###
1.6. Jauh dari aliran listrik tegangan tinggi, pembangkit listrik V 10 10 0 0
tenaga nuklir atau bangunan yang menyimpan bahan
mudah terbakar dan meledak
###
1.7. Diluar area terminal, bandara, stasiun, pelabuhan atau V 10 10 0 0
daerah dengan lalu lintas berintensitas tinggi dengan
risiko kebisingan dan pencemaran udara
###
1.8. Diluar pusat area komersial dan industri V 10 10 0 0
2. RUANGAN
2.1. Ruang kerja Jika memiliki,

berikan ANGKA 1
2.1.1. Terdapat ruang administrasi v pada kotak di 1
berfungsi sebagai penunjang kegiatan samping
administrasi umum pegawai
###
2.1.1.1. Ruang pimpinan V 10 10 0 0
###
2.1.1.2. Ruang fungsional 10 0 0 0 0
###
2.1.1.3. Ruang rapat 10 0 0 0 0
###
2.1.2. Ruang transit V 10 0 0 0 0
berfungsi sebagai ruangan untuk menerima arsip-
arsip hasil akuisisi maupun arsip yang akan
diolah atau dipreservasi
###
2.1.3. Ruang pengolahan arsip V 10 10 0 0 0
###
2.1.4. Ruang restorasi/preservasi arsip V 10 0 0 0 0
ruang yang difungsikan sebagai tempat untuk
merawat/memperbaiki arsip yang mulai/telah
mengalami kerusakan fisik
2.2. Ruang penyimpanan

###
2.2.1. Memiliki ruang penyimpanan arsip inaktif V 10 0 0 0 0
(records center)
###
2.2.1.1. ruang penyimpanan arsip inaktif V 10 0 0 0
(records center) dilengkapi dengan ###
pintu keluar darurat
###
2.2.1.2. ruang penyimpanan arsip inaktif V 10 0 0 0
(records center) tidak dibangun/tidak ###
berada di bawah tanah (basement)
###
2.2.1.3. tidak ada area kerja pada ruang V 10 0 0 0
penyimpanan arsip inaktif (records ###
center)
###
2.2.1.4. terdapat pembatasan akses masuk ke V 10 0 0 0
ruang penyimpanan arsip inaktif ###
(records center)
###
2.2.2. Memiliki ruang penyimpanan arsip statis V 10 0 0 0 0
###
2.2.2.1. ruang penyimpanan arsip statis V 10 0 0 0
dilengkapi dengan pintu keluar ###
darurat
###
2.2.2.2. ruang penyimpanan arsip statis tidak V 10 0 0 0
dibangun/tidak berada di bawah ###
tanah (basement)
###
penyimpanan arsip statis ###
###
ruang penyimpanan arsip statis ###
###
2.2.3. Memiliki ruang penyimpanan arsip vital V 10 0 0 0 0
###
2.2.3.1. ruang penyimpanan arsip vital V 10 0 0 0
dilengkapi dengan pintu keluar ###
darurat
###
2.2.3.2. ruang penyimpanan arsip vital tidak 10 0 0 0
dibangun/ tidak berada di bawah ###
tanah (basement)
###
penyimpanan arsip vital ###
###
ruang penyimpanan arsip vital ###
2.3. Terdapat ruang publik yang terdiri dari:

###
2.3.1. Ruang pelayanan (ruang petugas layanan) V 10 0 0 0 0
###
2.3.2. Ruang pameran V 10 0 0 0 0
###
2.3.3. Ruang baca V 10 0 0 0 0
PERALATAN DI RUANG PENYIMPANAN ARSIP

###
3.1. Memiliki sistem peringatan kebakaran (fire alarm system) V 10 0 0 0 0
###
3.2. Memiliki alat pendeteksi asap (smoke detection) V 10 0 0 0 0
###
3.3. Memiliki hydrant dan/atau tabung pemadam kebakaran V 10 0 0 0 0
(APAR)
###
3.4. Memiliki CCTV (Closed Circuit Television) termasuk di V 10 0 0 0 0
ruang penyimpanan arsip
###
3.5. Memiliki rak arsip yang sesuai ketentuan peraturan V 10 0 0 0 0
perundang-undangan
Jika terdapat arsip yang tidak ditempatkan pada rak yang

sesuai seperti di bawah ini maka Poin 3.5 di atas harus
dinyatakan "TIDAK".
dan berikan tanda X pada kolom checklist di bawah ini jika
jenis arsip tidak ditempatkan pada rak yang sesuai
● Rak untuk jenis arsip kertas yakni rak besi anti V

karat
● Rak untuk jenis arsip kertas berupa arsip peta X

yakni laci besi anti karat
● Rak untuk jenis arsip foto yakni rak besi anti X

karat
● Rak untuk jenis arsip film yakni rak besi anti X

karat
● Rak untuk jenis arsip video yakni rak kayu (rak X

non magnetis)
● Rak untuk jenis arsip rekaman suara yakni rak X

kayu (rak non magnetis)
###
3.6. Memiliki Container/boks arsip yang sesuai ketentuan V 10 0 0 0 0
peraturan perundang-undangan
Jika terdapat arsip yang tidak ditempatkan pada
container/boks yang sesuai seperti di bawah ini maka Poin
6 di atas harus dinyatakan "TIDAK"
dan berikan tanda V pada kolom checklist di bawah ini jika
jenis arsip tidak ditempatkan pada container/boks yang
sesuai)
● Container untuk jenis arsip kertas yakni boks X
bebas asam
● Container untuk jenis arsip kertas berupa arsip X
peta yakni tabung atau laci sesuai ukuran
● Container untuk jenis arsip foto yakni amplop (1 X

amplop berisi 1 lembar foto) dan dimasukan
pada boks bebas asam
● Container untuk jenis arsip film yakni can X
polypropylene, polyethylene atau polycarbonate.
● Container untuk jenis arsip video yakni sesuai X
container aslinya (bahan plastik non PVC)
● Container untuk jenis arsip rekaman suara X
yakni sesuai container aslinya (bahan plastik
non PVC)
Catatan Pengawas:
Gedung yang di miliki Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Keerom
masih bersifat Pinjam dan Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Keerom
Tahun 2018 sudah Memasukan Pengadaan Rak Arsip Jenis Arsip KertasYakni Rak
Besi Anti Karat.
PELAKSANA ### 26.32 26.32 26.32
NILAI VARIABEL 380
MTLHP 2018 0 0.00% 26.32%
MTLHP 2019 0 0.00%
RISALAH HASIL AUDIT KEARSIPAN SEMENTARA
DINAS PERPUSTAKAAN DAN KEARSIPAN KEEROM
TAHUN 2017
Berdasarkan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan (Lembaran

Negara Republik Indonesia Tahun 2009 Nomor 152, Tambahan Lembaran Negara
Republik Indonesia Nomor 5071), Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang
Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan (Lembaran
Republik Indonesia Nomor 5286), dan Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik
Indonesia Nomor 38 Tahun 2015 tentang Pedoman Pengawasan Kearsipan (Berita
Negara Republik Indonesia Tahun 2015 Nomor 1547), Arsip Nasional Republik
Indonesia melalui Pemerintah Provinsi Papua telah melaksanakan Monitoring Tindak
Lanjut Hasil Pengawasan Kearsipan terhadap Pemerintah Keerom yang dilaksanakan
dari tanggal xx s.d. xx xxxx 2019.
Kegiatan Monitorit Tindak Lanjut Hasil Pengawasan Kearsipan dilaksanakan dengan

menggunakan metode pengisian formulir, wawancara dan pengamatan langsung,
dengan temuan sementara sebagai berikut:
1 ASPEK KETAATAN TERHADAP PERATURAN PERUNDANG-UNDANGAN
1.1. TATA NASKAH DINAS

1)
2) Kebijakan tentang tata naskah dinas dimaksud agar mencantumkan
3) Muatan materi kebijakan tentang tata naskah dinas dimaksud agar memuat
4)
5)
6)
7)
8)
9)
10)
11)
12) Dalam pengamanan naskah dinas agar memuat ketentuan berupa:
13)
14)
15) Agar memuat ketentuan pengendalian naskah dinas keluar, berupa:
16)
1.2. KLASIFIKASI ARSIP

1) Pemerintahan Daerah Keerom agar menyusun menetapkan kebijakan
tentang Klasifikasi Arsip di lingkungannya.
2)
3)
4)
5)
6)
7)
8)
9)
1.3. SISTEM KLASIFIKASI KEAMANAN DAN AKSES ARSIP DINAMIS

1) Pemerintahan Daerah Keerom agar menyusun dan menetapkan kebijakan
tentang Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip Dinamis yang berlaku
di lingkungannya
2)
3)
4)
5)
6)
7)
1.4. JADWAL RETENSI ARSIP (JRA)

a. JRA Fasilitatif (Kepegawaian)
1) Pemerintah Daerah Keerom agar menetapkan jadwal retensi tentang JRA
2)
3)
4)
5)
6)
b. JRA Fasilitatif (Keuangan)

2)
3)
4)
5)
6)
c. JRA Fasilitatif (Non Kepegawaian - Non Keuangan)

2)
3)
4)
5)
6)
7)
8)
d. JRA Substantif
2)
3)
4)
5)
6)
7)
8)
1.5. PEDOMAN PENYUSUTAN ARSIP

1) Pemerintah Daerah Keerom belum menetapkan pedoman penyusutan arsip
2)
3)
4)
1.6. PEDOMAN PENGOLAHAN ARSIP INAKTIF

1) Pemerintah Daerah Keerom belum menetapkan pedoman pengelolaan arsip
2)
3)
4)
5)
1.7. PEDOMAN PENGELOLAAN/PROGRAM ARSIP VITAL

1) Pemerintah Daerah Keerom belum menetapkan pedoman
2)
3)
4)
5)
6)
7)
2 ASPEK PROGRAM KEARSIPAN

1)
2)
3)
4)
5)
6)
7)
8)
3 ASPEK PENGOLAHAN ARSIP INAKTIF
a. Penggunaan Arsip Inaktif

1)
2)
3)
b. Pemeliharaan Arsip Inaktif

1)
2) Dinas Perpustakaan dan Kearsipan sebagai Lembaga Kearsipan Daerah
yang juga selaku Unit Kearsipan I pada Pemerintahan Keerom agar
melaksanakan Pengaturan fisik arsip, Pengolahan informasi arsip,
Penyusunan daftar arsip inaktif dalam kegiatan penataan arsip inaktif untuk
memudahkan penemuan kembali arsip.
3) Dinas Perpustakaan dan Kearsipan selaku Unit Kearsipan I pada
Pemerintahan Daerah Keerom dalam menyusun daftar arsip inaktif, agar
memuat kolom: pencipta arsip, unit pengolah, nomor arsip, kode
klasifikasi, uraian informasi arsip, kurun waktu, jumlah, keterangan
4)
4 ASPEK PENYUSUTAN ARSIP

a. Pemindahan Arsip Inaktif
1) Pemerintah Daerah Keerom agar melakukan pemindahan arsip inaktif
dengan retensi sekurang-kurangnya 10 (sepuluh) tahun dari seluruh
OPD/Penyelenggara Pemerintahan di lingkungannya kepada Dinas
Perpustakaan dan Kearsipan sesuai dengan peraturan perundang-
undangan kearsipan yang berlaku.
2)
3)
4)
5)
6)
7)
8)
9)
10)
11)
b. Pemusnahan Arsip Inaktif

1) Pemerintah Daerah Keerom agar melakukan pemusnahan arsip inaktif
sesuai dengan peraturan perundang-undangan kearsipan yang berlaku.
2)
3)
4)
5)
6)
7)
8)
9)
10)
11)
12)
13)
14)
15)
16)
c. Penyerahan Arsip Statis
1) Dinas Perpustakaan dan Kearsipan selaku Lembaga Kearsipan Daerah
(LKD) Pemerintah Daerah Keerom yang juga berperan sebagai Unit
Kearsipan I, agar menyerahkan arsip statisnya kepada Lembaga Kearsipan
Daerah (LKD) Pemerintah Daerah Keerom
2)
3)
4)
5)
6)
7)
8)
9)
5 ASPEK PENGELOLAAN ARSIP STATIS

Dinas Perpustakaan dan Kearsipan selaku Lembaga Kearsipan Daerah agar
melakukan pengelolaan arsip statis.
a. Akuisisi Arsip Statis

1)
2)
3)
4)
5)
6)
7)
8)
9)
10)
11)
12)
13)
14)
15)
16)
17)
18)
b. Pengolahan Arsip Statis

1)
2)
3)
4)
5)
6)
7)
c. Preservasi Arsip Statis
Preservasi Preventif
Penyimpanan
1)
2)
3)
4)
5)
6)
7)
8)
9)
10)
11)
12)
13)
Pengendalian Hama Terpadu (PHT)

1)
2)
3)
4)
5)
6)
7)
8)
Reproduksi Arsip
1)
2)
3)
4)
5)
Perencanaan Menghadapi Bencana (Disaster Planning)

1)
Preservasi Kuratif
1)
2)
3)
4)
5)
6)
d. Akses Arsip Statis

1)
2)
3)
4)
5)
6)
7)
8)
9)
e. Daftar Pencarian Arsip (DPA)

1)
2)
f. SIKN - JIKN
1)
2)
6 ASPEK SUMBER DAYA MANUSIA KEARSIPAN

a. Pejabat Struktural
1)
2)
3) Pimpinan Lembaga Kearsipan Daerah Keerom agar memenuhi kompetensi
sesuai peraturan perundang-undangan yang berlaku
b. Arsiparis
1)
2)
3)
4) Arsiparis Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Keerom agar memenuhi
5) Arsiparis Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Keerom agar memperoleh
7)
c. Pengelola Arsip
1)
2)
7 ASPEK KELEMBAGAAN
8 ASPEK PRASARANA DAN SARANA KEARSIPAN
Tempat, Tanggal
Mengetahui:
Penanggung Jawab
Penyelenggara Kearsipan
Dinas Perpustakaan dan Kearsipan
Kepala, Ketua Tim Audit Kearsipan,
Petrus Solossa, SE., M.Si xxx
LAPORAN
PENGAWASAN KEARSIPAN
MONITORING TINDAK LANJUT

HASIL PENGAWASAN KEARSIPAN
PADA PEMERINTAH DAERAH KEEROM
Oleh :
Tim Pengawas Kearsipan Eksternal
Provinsi Papua
DINAS PERPUSTAKAAN DAN KEARSIPAN

PEMERINTAH PROVINSI PAPUA
2019
BAB I
PENDAHULUAN
1.1. Latar Belakang
Penyelenggaraan kearsipan adalah keseluruhan kegiatan meliputi kebijakan,

pembinaan kearsipan, dan pengelolaan arsip dalam suatu sistem kearsipan
nasional yang didukung oleh sumber daya manusia, prasarana dan sarana, serta
sumber daya lainnya.[1] Penyelenggaraan kearsipan bertujuan menjamin terciptanya
arsip dari kegiatan yang dilakukan oleh lembaga negara, pemerintah daerah,
lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan,
maupun perseorangan, menjamin ketersediaan arsip yang autentik dan terpercaya
sebagai alat bukti yang sah, menjamin terwujudnya pengelolaan arsip yang andal
dan pemanfaatan arsip sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan,
menjamin pelindungan kepentingan negara dan hak-hak keperdataan rakyat
melalui pengelolaan dan pemanfaatan arsip yang autentik dan terpercaya,
mendinamiskan penyelenggaraan kearsipan nasional sebagai suatu sistem yang
komprehensif dan terpadu, menjamin keselamatan dan keamanan arsip sebagai
bukti pertanggungjawaban dalam kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan
bernegara, menjamin keselamatan aset nasional dalam bidang ekonomi, sosial,
politik, budaya, pertahanan, serta keamanan sebagai identitas dan jati diri bangsa,
dan meningkatkan kualitas pelayanan publik dalam pengelolaan dan pemanfaatan
arsip yang autentik dan terpercaya. [2]
Pasal 6 ayat (3) Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan

menegaskan bahwa penyelenggaraan kearsipan kabupaten/kota menjadi tanggung
jawab pemerintahan daerah kabupaten/kota dan dilaksanakan oleh lembaga
kearsipan kabupaten/kota. Lebih lanjut, dalam Pasal 16 ayat (3) huruf c dan Pasal
16 ayat (4) ditegaskan bahwa lembaga kearsipan salah satunya terdiri atas arsip
daerah kabupaten/kota. Arsip daerah kabupaten/kota wajib dibentuk oleh
pemerintahan daerah kabupaten/kota.
Sebagai upaya untuk mendorong lembaga kearsipan kabupaten/kota agar

menyelenggarakan kearsipan sesuai dengan prinsip, kaidah, standar kearsipan,
dan peraturan perundangan yang berlaku perlu dilakukan pengawasan secara
komprehensif.
Tim Pengawas Kearsipan Daerah Provinsi Papua yang dibentuk oleh Gubernur
Papua melaksanakan audit kearsipan eksternal terhadap Pemerintahan Daerah
Keerom melalui Dinas Perpustakaan dan Kearsipan, untuk menilai
penyelenggaraaan kearsipan yang telah dilakukan dan memberikan rekomendasi
perbaikan untuk meningkatkan penyelenggaraan kearsipan di Keerom.
1.2. Dasar Hukum

1. Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan;
2. Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang-
Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan;
3. Peraturan Kepala ANRI Nomor 38 Tahun 2015 tentang Pedoman
Pengawasan;
4 Keputusan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 32 Tahun 2016
tentang Instrumen Audit Kearsipan;
5 ;
6 Surat Perintah Kepala Dinas Perpustakaan dan Arsip Daerah Provinsi Papua
[Nomor], [Tanggal ] tentang Melaksanakan Audit Kearsipan di Keerom.
1.3. Maksud dan Tujuan
Maksud dan tujuan dilaksanakannya kegiatan monitoring tindak lanjut hasil

pengawasan kearsipan terhadap Pemerintahan Daerah Keerom adalah:
1 Mendapatkan gambaran yang utuh tentang kondisi penyelenggaraan
kearsipan di Pemerintahan Daerah Keerom melalui Dinas Perpustakaan dan
Kearsipan Keerom.
2 Mengawasi penyelenggaraan kearsipan agar dapat berjalan sesuai peraturan
perundangan dibidang kearsipan yang berlaku.
1.4. Ruang Lingkup dan Sistematika Laporan
Ruang lingkup tindak lanjut hasil pengawasan kearsipan terhadap Pemerintahan

Daerah Keerom melalui Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Keerom meliputi aspek
ketaatan terhadap peraturan perundang-undangan bidang kearsipan dalam
penetapan kebijakan kearsipan, aspek program kearsipan, aspek pengelolaan arsip
inaktif, aspek ketertiban pelaksanaan penyusutan arsip, aspek pengelolaan arsip
statis, aspek sumber daya manusia kearsipan, aspek kelembagaan, aspek
prasarana dan sarana.
Sistematika laporan audit kearsipan eksternal terhadap Pemerintahan Daerah

Keerom melalui Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Keerom sebagai berikut:
Bab I Pendahuluan, memuat latar belakang, dasar pelaksanaan, maksud dan

tujuan, ruang lingkup dan sistematika laporan;
Bab II Pelaksanaan, memuat waktu, tempat, petugas pelaksana, bentuk

pelaksanaan, dan biaya;
Bab III Pembahasan;
Bab IV Penutup.
BAB II
PELAKSANAAN
2.1. Waktu
Kegiatan monitoring tindak lanjut hasil pengawasan kearsipan dalam rangka
pengawasan penyelenggaraan kearsipan terhadap Pemerintahan Daerah Keerom
melalui Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Keerom dilaksanakan pada tanggal xx
s.d. xx xxxx 2019.
2.2. Tempat
Kegiatan monitoring tindak lanjut hasil pengawasan kearsipan terhadap
Pemerintahan Daerah Keerom dilaksanakan di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan
Keerom di Jln. Protokol Kampung Yuwanain Arso II Distrik Arso, serta uji petik pada
records center dan Keerom.
2.3. Petugas Pelaksana

Adapun tim pengawas yang melaksanakan kegiatan audit kearsipan eksternal
terhadap Pemerintahan Daerah Keerom terdiri dari:
1. xxx selaku Ketua Tim
2. xxx selaku Anggota Tim
2.4. Bentuk Pelaksanaan

Bentuk pelaksanaan kegiatan monitoring tindak lanjut hasil pengawasan kearsipan
terhadap Pemerintahan Daerah Keerom dilakukan dengan berbagai tahapan
sebagai berikut:
1. Persiapan Kegiatan Persiapan pelaksanaan kegiatan dilakukan dengan
penyusunan Rencana Kerja Audit (RKA) Kearsipan dan korespondensi melalui
pengiriman surat pemberitahuan kepada Dinas Perpustakaan dan Kearsipan
Keerom.
Pelaksanaan Kegiatan Pelaksanaan kegiatan dilakukan dengan 2 (dua)

2. metode sebagai berikut:
a. Wawancara
Wawancara dilakukan dengan mengajukan pertanyaan dari formulir audit.
Responden wawancara adalah Pejabat Strutural, Arsiparis, dan
Fungsional Umum/Staf di lingkungan Dinas Perpustakaan dan Kearsipan,
dan Keerom. Beberapa unsur yang perlu mendapat penjelasan adalah
aspek ketaatan terhadap peraturan perundang-undangan bidang
kearsipan dalam penetapan kebijakan kearsipan yang meliputi tata
naskah dinas termasuk pengurusan naskah dinas, klasifikasi arsip, sistem
klasifikasi keamanan dan akses arsip dinamis, jadwal retensi arsip,
pedoman pengelolaan arsip inaktif, pedoman penyusutan arsip, dan
pedoman pengelolaan arsip vital. Selain itu dilakukan juga terhadap aspek
program kearsipan, aspek pengelolaan arsip inaktif, aspek ketertiban
pelaksanaan penyusutan arsip, aspek pengelolaan arsip statis, aspek
sumber daya manusia kearsipan, aspek kelembagaan, dan aspek
prasarana dan sarana. .
b. Pengamatan Langsung
Dalam tahapan ini dilakukan kegiatan pengamatan langsung sebagai
upaya validasi pengisian formulir audit kearsipan, untuk melihat kondisi
faktual pengelolaan arsip pada Dinas Perpustakaan dan Kearsipan
Keerom dan melihat hasil pelaksanaan pembinaan kearsipan Dinas
Perpustakaan dan Kearsipan Keerom terhadap dan di lingkungan
Keerom.
3. Penyusunan Laporan
Sebagai salah satu bentuk pemenuhan pertanggungjawaban pelaksanaan
kegiatan audit kearsipan eksternal terhadap Pemerintahan Daerah Keerom,
maka dilakukan penyusunan laporan kegiatan ini yang dilakukan setelah
kegiatan selesai dilaksanakan.
Selain disusun dalam laporan ini, tim pengawas yang melaksanakan kegiatan
audit kearsipan eksternal terhadap Pemerintahan Daerah Keerom
sebagaimana tersebut pada Sub Bab 2.3. laporan ini, juga akan menyusun
Laporan Audit Kearsipan Eksternal (LAKE).
2.5. Biaya
Biaya yang dikeluarkan dalam rangka pelaksanaan kegiatan audit kearsipan
eksternal terhadap Pemerintahan Daerah Keerom dibebankan pada anggaran dana
dekonsentrasi Tahun 2017.
BAB III
PEMBAHASAN
Kegiatan monitoring tindak lanjut hasil pengawasan kearsipan pada Pemerintahan

Daerah Keerom berdasarkan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan
(Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2009 Nomor 152, Tambahan Lembaran
Negara Republik Indonesia Nomor 5071), Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012
tentang Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan
(Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2012 Nomor 53, Tambahan Lembaran
Negara Republik Indonesia Nomor 5286), dan Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik
Indonesia melalui Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Papua telah
melaksanakan audit kearsipan terhadap Pemerintah Daerah Keerom yang dilaksanakan
Hasil temuan sementara adalah:


1)
2) Kebijakan tentang tata naskah dinas dimaksud agar mencantumkan
3) Muatan materi kebijakan tentang tata naskah dinas dimaksud agar
4) memuat ketentuan naskah dinas pengaturan, berupa: Petunjuk
5) Pelaksanaan/Petunjuk Teknis,
6)
7)
8)
9)
10)
11)
12) Dalam pengamanan naskah dinas agar memuat ketentuan berupa:
13) Penentuan Kategori Klasifikasi Keamanan dan Akses Naskah Dinas dan
14) Perlakukan terhadap naskah dinas berdasarkan klasifikasi keamanan dan
akses,memuat
15) Agar berupa:ketentuan
Pemberian Kode Derajat
pengendalian Klasifikasi
naskah dinasKeamanan dan Akses,
keluar, berupa:
16) Pemberian Nomor Seri Pengamanan dan Security Printing, Pembuatan
dan Pengawasan Naskah Dinas yang Bersifat Rahasia
1) Pemerintahan Daerah Keerom agar menyusun menetapkan kebijakan
2)
3)
4)
5)
6)
7)
8)
9)

1) Pemerintahan Daerah Keerom agar menyusun dan menetapkan
2)
3)
4)
5)
6)
7)

2)
3)
4)
5)
6)

2)
3)
4)
5)
6)

2)
3)
4)
5)
6)
7)
8)
d. JRA Substantif
1) Pemerintah Daerah Keerom agar menetapkan jadwal retensi tentang JRA S
2)
3)
4)
5)
6)
7)
8)

1) Pemerintah Daerah Keerom belum menetapkan pedoman penyusutan
2) arsip sesuai peraturan perundang-undangan kearsipan yang berlaku.
3)
4)

1) Pemerintah Daerah Keerom belum menetapkan pedoman pengelolaan
2)
3)
4)
5)

1) Pemerintah Daerah Keerom belum menetapkan pedoman
2)
3)
4)
5)
6)
7)

1)
2)
3)
4)
5)
6)
7)
8)

1)
2)
3)

1)
3) yang
Dinasjuga selaku Unitdan
Perpustakaan Kearsipan
KearsipanI pada Pemerintahan
selaku Keerom
Unit Kearsipan agar
I pada
melaksanakan Pengaturan fisik arsip, Pengolahan informasi
4) Pemerintahan Daerah Keerom dalam menyusun daftar arsip inaktif, agararsip,
Penyusunan
memuat kolom: daftar arsip inaktif
pencipta arsip, dalam kegiatan nomor
unit pengolah, penataan arsip
arsip, inaktif
kode
untuk memudahkan
klasifikasi, uraian penemuan kembali arsip.
informasi arsip, kurun waktu, jumlah, keterangan
1) Pemerintah Daerah Keerom agar melakukan pemindahan arsip inaktif
2) dengan retensi sekurang-kurangnya 10 (sepuluh) tahun dari seluruh
3) OPD/Penyelenggara Pemerintahan di lingkungannya kepada Dinas
4) Perpustakaan dan Kearsipan sesuai dengan peraturan perundang-
5) undangan kearsipan yang berlaku.
6)
7)
8)
9)
10)
11)

1) Pemerintah Daerah Keerom agar melakukan pemusnahan arsip inaktif
sesuai dengan peraturan perundang-undangan kearsipan yang berlaku.
2)
3)
4)
5)
6)
7)
8)
9)
10)
11)
12)
13)
14)
15)
16)

1) Dinas Perpustakaan dan Kearsipan selaku Lembaga Kearsipan Daerah
2)
3)
4)
5)
6)
7)
8)
9)

Dinas Perpustakaan dan Kearsipan selaku Lembaga Kearsipan Daerah agar melakuka

1)
2)
3)
4)
5)
6)
7)
8)
9)
10)
11)
12)
13)
14)
15)
16)
17)
18)

1)
2)
3)
4)
5)
6)
7)

Penyimpanan
1)
2)
3)
4)
5)
6)
7)
8)
9)
10)
11)
12)
13)
Pengendalian Hama Terpadu (PHT)

1)
2)
3)
4)
5)
6)
7)
8)
Reproduksi Arsip
1)
2)
3)
4)
5)
Perencanaan Menghadapi Bencana (Disaster Planning)

1)
Preservasi Kuratif
1)
2)
3)
4)
5)
6)

1)
2)
3)
4)
5)
6)
7)
8)
9)

1)
2)
f. SIKN - JIKN
1)
2)

1)
2)
3) Pimpinan Lembaga Kearsipan Daerah Keerom agar memenuhi
b. Arsiparis
1)
2)
3)
4) Arsiparis Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Keerom agar memenuhi
7)
c. Pengelola Arsip
1)
2)
7 ASPEK KELEMBAGAAN
1)
2)
3)
4)
5)
6)
7)
8)

1)
2)
3)
4)
5)
6)
7)
8)
9)
10)
11) Agar memiliki ruang transit
12)
13) Agar memiliki ruang restorasi/preservasi arsip
14) Gedung depo agar memiliki ruang ruang penyimpanan arsip inaktif
15) Ruang ruang penyimpanan arsip inaktif agar dilengkapi dengan pintu keluar
16) agar tidak dibangun/tidak berada di bawah tanah (basement)
17) agar tidak ada area kerja pada ruang penyimpanan arsip inaktif (records
18) agar terdapat pembatasan akses masuk ke ruang penyimpanan arsip inaktif
19) Gedung depo agar memiliki ruang ruang penyimpanan arsip statis
20) Ruang ruang penyimpanan arsip statis agar dilengkapi dengan pintu keluar
21) agar tidak dibangun/tidak berada di bawah tanah (basement)
22) agar tidak ada area kerja pada ruang penyimpanan arsip statis
23) agar terdapat pembatasan akses masuk ke ruang penyimpanan arsip statis
24) Gedung depo agar memiliki ruang ruang penyimpanan arsip vital
25) Ruang ruang penyimpanan arsip vital agar dilengkapi dengan pintu keluar
26)
27) agar tidak ada area kerja pada ruang penyimpanan arsip vital
28) agar terdapat pembatasan akses masuk ke ruang penyimpanan arsip vital
29)
30)
31) Ruang penyimpanan agar dilengkapi dengan peralatan rak yang sesuai media
32) Ruang penyimpanan agar dilengkapi dengan peralatan container/boks arsip
BAB IV
PENUTUP
Demikian laporan ini disusun untuk dapat dipergunakan sebagaimana mestinya.
Mengetahui:
Penanggung Jawab
Pengawasan Kearsipan Daerah
Provinsi Papua
xxx
LAPORAN
MONITORING TINDAK LANJUT

HASIL PENGAWASAN KEARSIPAN
Oleh :
Provinsi Papua

2019
araan kearsipan adalah keseluruhan kegiatan meliputi kebijakan,
kearsipan, dan pengelolaan arsip dalam suatu sistem kearsipan
ng didukung oleh sumber daya manusia, prasarana dan sarana, serta
a lainnya.[1] Penyelenggaraan kearsipan bertujuan menjamin terciptanya
kegiatan yang dilakukan oleh lembaga negara, pemerintah daerah,
endidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan,
seorangan, menjamin ketersediaan arsip yang autentik dan terpercaya
t bukti yang sah, menjamin terwujudnya pengelolaan arsip yang andal
aatan arsip sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan,
pelindungan kepentingan negara dan hak-hak keperdataan rakyat
ngelolaan dan pemanfaatan arsip yang autentik dan terpercaya,
kan penyelenggaraan kearsipan nasional sebagai suatu sistem yang
sif dan terpadu, menjamin keselamatan dan keamanan arsip sebagai
nggungjawaban dalam kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan
menjamin keselamatan aset nasional dalam bidang ekonomi, sosial,
ya, pertahanan, serta keamanan sebagai identitas dan jati diri bangsa,
katkan kualitas pelayanan publik dalam pengelolaan dan pemanfaatan
autentik dan terpercaya. [2]
yat (3) Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan

n bahwa penyelenggaraan kearsipan kabupaten/kota menjadi tanggung
erintahan daerah kabupaten/kota dan dilaksanakan oleh lembaga
abupaten/kota. Lebih lanjut, dalam Pasal 16 ayat (3) huruf c dan Pasal
ditegaskan bahwa lembaga kearsipan salah satunya terdiri atas arsip
bupaten/kota. Arsip daerah kabupaten/kota wajib dibentuk oleh
an daerah kabupaten/kota.
paya untuk mendorong lembaga kearsipan kabupaten/kota agar

garakan kearsipan sesuai dengan prinsip, kaidah, standar kearsipan,
an perundangan yang berlaku perlu dilakukan pengawasan secara
sif.
was Kearsipan Daerah Provinsi Papua yang dibentuk oleh Gubernur

aksanakan audit kearsipan eksternal terhadap Pemerintahan Daerah
melalui Dinas Perpustakaan dan Kearsipan, untuk menilai
araaan kearsipan yang telah dilakukan dan memberikan rekomendasi
ntuk meningkatkan penyelenggaraan kearsipan di Keerom.
g-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan;
ran Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang-
g Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan;
ran Kepala ANRI Nomor 38 Tahun 2015 tentang Pedoman
wasan;
usan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 32 Tahun 2016
g Instrumen Audit Kearsipan;
Perintah Kepala Dinas Perpustakaan dan Arsip Daerah Provinsi Papua

r], [Tanggal ] tentang Melaksanakan Audit Kearsipan di Keerom.
n tujuan dilaksanakannya kegiatan monitoring tindak lanjut hasil

n kearsipan terhadap Pemerintahan Daerah Keerom adalah:
patkan gambaran yang utuh tentang kondisi penyelenggaraan
pan di Pemerintahan Daerah Keerom melalui Dinas Perpustakaan dan
pan Keerom.
wasi penyelenggaraan kearsipan agar dapat berjalan sesuai peraturan
angan dibidang kearsipan yang berlaku.
gkup dan Sistematika Laporan
up tindak lanjut hasil pengawasan kearsipan terhadap Pemerintahan

rom melalui Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Keerom meliputi aspek
hadap peraturan perundang-undangan bidang kearsipan dalam
kebijakan kearsipan, aspek program kearsipan, aspek pengelolaan arsip
k ketertiban pelaksanaan penyusutan arsip, aspek pengelolaan arsip
k sumber daya manusia kearsipan, aspek kelembagaan, aspek
an sarana.
laporan audit kearsipan eksternal terhadap Pemerintahan Daerah

alui Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Keerom sebagai berikut:
endahuluan, memuat latar belakang, dasar pelaksanaan, maksud dan

uan, ruang lingkup dan sistematika laporan;
elaksanaan, memuat waktu, tempat, petugas pelaksana, bentuk

laksanaan, dan biaya;
embahasan;
enutup.
BAB II
PELAKSANAAN
onitoring tindak lanjut hasil pengawasan kearsipan dalam rangka

n penyelenggaraan kearsipan terhadap Pemerintahan Daerah Keerom
as Perpustakaan dan Kearsipan Keerom dilaksanakan pada tanggal xx
2019.
onitoring tindak lanjut hasil pengawasan kearsipan terhadap

an Daerah Keerom dilaksanakan di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan
ln. Protokol Kampung Yuwanain Arso II Distrik Arso, serta uji petik pada
ter dan Keerom.
pengawas yang melaksanakan kegiatan audit kearsipan eksternal

emerintahan Daerah Keerom terdiri dari:
ksanaan kegiatan monitoring tindak lanjut hasil pengawasan kearsipan

emerintahan Daerah Keerom dilakukan dengan berbagai tahapan
kut:
pan Kegiatan Persiapan pelaksanaan kegiatan dilakukan dengan
sunan Rencana Kerja Audit (RKA) Kearsipan dan korespondensi melalui
man surat pemberitahuan kepada Dinas Perpustakaan dan Kearsipan
m.
anaan Kegiatan Pelaksanaan kegiatan dilakukan dengan 2 (dua)

e sebagai berikut:
awancara
awancara dilakukan dengan mengajukan pertanyaan dari formulir audit.
esponden wawancara adalah Pejabat Strutural, Arsiparis, dan
ngsional Umum/Staf di lingkungan Dinas Perpustakaan dan Kearsipan,
n Keerom. Beberapa unsur yang perlu mendapat penjelasan adalah
pek ketaatan terhadap peraturan perundang-undangan bidang
arsipan dalam penetapan kebijakan kearsipan yang meliputi tata
skah dinas termasuk pengurusan naskah dinas, klasifikasi arsip, sistem
asifikasi keamanan dan akses arsip dinamis, jadwal retensi arsip,
doman pengelolaan arsip inaktif, pedoman penyusutan arsip, dan
doman pengelolaan arsip vital. Selain itu dilakukan juga terhadap aspek
ogram kearsipan, aspek pengelolaan arsip inaktif, aspek ketertiban
laksanaan penyusutan arsip, aspek pengelolaan arsip statis, aspek
mber daya manusia kearsipan, aspek kelembagaan, dan aspek
asarana dan sarana. .
engamatan Langsung
alam tahapan ini dilakukan kegiatan pengamatan langsung sebagai
aya validasi pengisian formulir audit kearsipan, untuk melihat kondisi
ktual pengelolaan arsip pada Dinas Perpustakaan dan Kearsipan
eerom dan melihat hasil pelaksanaan pembinaan kearsipan Dinas
erpustakaan dan Kearsipan Keerom terhadap dan di lingkungan
eerom.
ai salah satu bentuk pemenuhan pertanggungjawaban pelaksanaan

an audit kearsipan eksternal terhadap Pemerintahan Daerah Keerom,
dilakukan penyusunan laporan kegiatan ini yang dilakukan setelah
an selesai dilaksanakan.
disusun dalam laporan ini, tim pengawas yang melaksanakan kegiatan

earsipan eksternal terhadap Pemerintahan Daerah Keerom
aimana tersebut pada Sub Bab 2.3. laporan ini, juga akan menyusun
n Audit Kearsipan Eksternal (LAKE).
dikeluarkan dalam rangka pelaksanaan kegiatan audit kearsipan

rhadap Pemerintahan Daerah Keerom dibebankan pada anggaran dana
asi Tahun 2017.
BAB III
PEMBAHASAN
monitoring tindak lanjut hasil pengawasan kearsipan pada Pemerintahan

berdasarkan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan
ra Republik Indonesia Tahun 2009 Nomor 152, Tambahan Lembaran
Indonesia Nomor 5071), Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012
naan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan
ra Republik Indonesia Tahun 2012 Nomor 53, Tambahan Lembaran
Indonesia Nomor 5286), dan Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik
r 38 Tahun 2015 tentang Pedoman Pengawasan Kearsipan (Berita
k Indonesia Tahun 2015 Nomor 1547), Arsip Nasional Republik
ui Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Papua telah
udit kearsipan terhadap Pemerintah Daerah Keerom yang dilaksanakan
d. xx xxxx 2019.
n sementara adalah:
TAATAN TERHADAP PERATURAN PERUNDANG-UNDANGAN
N DALAM PENETAPAN KEBIJAKAN KEARSIPAN
NASKAH DINAS
ebijakan tentang tata naskah dinas dimaksud agar mencantumkan

uatan materi kebijakan tentang tata naskah dinas dimaksud agar
emuat ketentuan naskah dinas pengaturan, berupa: Petunjuk
elaksanaan/Petunjuk Teknis,
alam pengamanan naskah dinas agar memuat ketentuan berupa:

enentuan Kategori Klasifikasi Keamanan dan Akses Naskah Dinas dan
erlakukan terhadap naskah dinas berdasarkan klasifikasi keamanan dan
ses,memuat
gar berupa:ketentuan
Pemberian Kode Derajat
pengendalian Klasifikasi
naskah dinasKeamanan dan Akses,
keluar, berupa:
emberian Nomor Seri Pengamanan dan Security Printing, Pembuatan
n Pengawasan Naskah Dinas yang Bersifat Rahasia
FIKASI ARSIP
emerintahan Daerah Keerom agar menyusun menetapkan kebijakan
M KLASIFIKASI KEAMANAN DAN AKSES ARSIP DINAMIS

emerintahan Daerah Keerom agar menyusun dan menetapkan
AL RETENSI ARSIP (JRA)
RA Fasilitatif (Kepegawaian)
emerintah Daerah Keerom agar menetapkan jadwal retensi tentang JRA
RA Fasilitatif (Keuangan)
RA Fasilitatif (Non Kepegawaian - Non Keuangan)

RA Substantif
emerintah Daerah Keerom agar menetapkan jadwal retensi tentang JRA S
MAN PENYUSUTAN ARSIP

emerintah Daerah Keerom belum menetapkan pedoman penyusutan
sip sesuai peraturan perundang-undangan kearsipan yang berlaku.
MAN PENGOLAHAN ARSIP INAKTIF

emerintah Daerah Keerom belum menetapkan pedoman pengelolaan
MAN PENGELOLAAN/PROGRAM ARSIP VITAL
emerintah Daerah Keerom belum menetapkan pedoman
OGRAM KEARSIPAN
NGOLAHAN ARSIP INAKTIF
nas Perpustakaan dan Kearsipan sebagai Lembaga Kearsipan Daerah

ng juga
nas selaku Unitdan
Perpustakaan Kearsipan
Kearsipan I pada Pemerintahan
selaku Keerom
Unit Kearsipan agar
I pada
elaksanakan Pengaturan fisik arsip, Pengolahan informasi
emerintahan Daerah Keerom dalam menyusun daftar arsip inaktif, agararsip,
enyusunan
emuat kolom: daftar arsip inaktif
pencipta arsip, dalam kegiatan nomor
unit pengolah, penataan arsip
arsip, inaktif
kode
tuk memudahkan
asifikasi, uraian penemuan kembali arsip.
informasi arsip, kurun waktu, jumlah, keterangan
NYUSUTAN ARSIP
emerintah Daerah Keerom agar melakukan pemindahan arsip inaktif

ngan retensi sekurang-kurangnya 10 (sepuluh) tahun dari seluruh
PD/Penyelenggara Pemerintahan di lingkungannya kepada Dinas
erpustakaan dan Kearsipan sesuai dengan peraturan perundang-
dangan kearsipan yang berlaku.
emerintah Daerah Keerom agar melakukan pemusnahan arsip inaktif

suai dengan peraturan perundang-undangan kearsipan yang berlaku.
nas Perpustakaan dan Kearsipan selaku Lembaga Kearsipan Daerah
NGELOLAAN ARSIP STATIS

ustakaan dan Kearsipan selaku Lembaga Kearsipan Daerah agar melakuka
enyimpanan
engendalian Hama Terpadu (PHT)
eproduksi Arsip
erencanaan Menghadapi Bencana (Disaster Planning)

Pencarian Arsip (DPA)
MBER DAYA MANUSIA KEARSIPAN
mpinan Lembaga Kearsipan Daerah Keerom agar memenuhi
siparis Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Keerom agar memenuhi

siparis Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Keerom agar memperoleh
siparis Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Keerom agar memperoleh
LEMBAGAAN
ASARANA DAN SARANA KEARSIPAN

memiliki ruang transit
memiliki ruang restorasi/preservasi arsip
g depo agar memiliki ruang ruang penyimpanan arsip inaktif

ruang penyimpanan arsip inaktif agar dilengkapi dengan pintu keluar
dak dibangun/tidak berada di bawah tanah (basement)
dak ada area kerja pada ruang penyimpanan arsip inaktif (records
erdapat pembatasan akses masuk ke ruang penyimpanan arsip inaktif
g depo agar memiliki ruang ruang penyimpanan arsip statis

ruang penyimpanan arsip statis agar dilengkapi dengan pintu keluar
dak dibangun/tidak berada di bawah tanah (basement)
dak ada area kerja pada ruang penyimpanan arsip statis
erdapat pembatasan akses masuk ke ruang penyimpanan arsip statis
g depo agar memiliki ruang ruang penyimpanan arsip vital

ruang penyimpanan arsip vital agar dilengkapi dengan pintu keluar
dak ada area kerja pada ruang penyimpanan arsip vital

erdapat pembatasan akses masuk ke ruang penyimpanan arsip vital
penyimpanan agar dilengkapi dengan peralatan rak yang sesuai media

penyimpanan agar dilengkapi dengan peralatan container/boks arsip
BAB IV
PENUTUP
poran ini disusun untuk dapat dipergunakan sebagaimana mestinya.
Tempat, dan tanggal

Tim Pengawas Kearsipan
xxx (Ketua)
xxx (Anggota)
xxx (Anggota)
(Anggota)
(Anggota)
- 79 -
BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan menyatakan

bahwa penyelenggaraan kearsipan bertujuan untuk menjamin terciptanya arsip,
ketersediaan arsip yang autentik dan terpercaya, terwujudnya pengelolaan arsip
yang andal, pelindungan kepentingan negara dan hak-hak keperdataan,
keselamatan dan keamanan arsip, keselamatan aset nasional dan mendinamiskan
penyelenggaraan kearsipan nasional, serta meningkatkan kualitas pelayanan
publik.
Agar tujuan tersebut dapat tercapai, maka diperlukan penyelenggaraan

kearsipan yang sesuai dengan prinsip, kaidah dan standar kearsipan. Untuk
menjamin bahwa pencipta arsip baik tingkat pusat maupun tingkat daerah
menyelenggarakan kearsipan sesuai dengan peraturan perundang-undangan perlu
dilaksanakan pengawasan kearsipan. Tanggung jawab pengawasan kearsipan
merupakan tanggung jawab Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) sebagai
penyelenggara kearsipan nasional.
Monitoring Tindak Lanjut Hasil Pengawasan adalah tahapan proses kegiatan

pengawasan kearsipan terhadap penyelengaraan kearsipan pada lembaga
kearsipan daerah provinsi/kabupaten/kota yang telah dilakukan dengan monitoring
tindak lanjut hasil audit kearsipan yang menilai kesesuaian prinsip, kaidah, dan
standar kearsipan dalam aspek-aspek penyelengaraan kearsipan yang melahirkan
rekomendasi untuk ditindak lanjuti oleh obyek pengawasan guna terwujudnya
penyelenggaraan kearsipan yang memenuhi prinsip, kaidah, dan standar kearsipan.
Monitoring Tindak Lanjut Hasil Pengawasan Kearsipan Pemerintahan Daerah

Keerom dilaksanakan oleh Gubernur Provinsi Papua yang mendapat
pendelegasian kewenangan dari Kepala ANRI.
Monitoring Tindak Lanjut Hasil Pengawasan Kearsipan dilaksanakan oleh Tim

Pengawas Kearsipan Daerah yang dibentuk oleh Gubernur Papua, yang secara
operasional dilaksanakan oleh Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Papua.
Monitoring Tindak Lanjut Hasil Pengawasan Kearsipan pada Pemerintahan

Daerah Keerom dilaksanakan melalui Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Keerom
sebagai penanggung jawab penyelenggaraan kearsipan di lingkungan
Pemerintahan Daerah Keerom.
Monitoring Tindak Lanjut Hasil Pengawasan Kearsipan di Pemerintahan
Daerah Keerom meliputi audit terhadap penetapan kebijakan kearsipan,
pembinaan kearsipan dan pengelolaan arsip di lingkungan Pemerintahan Daerah
Keerom. Hal ini dilakukan untuk lebih meningkatkan mutu penyelenggaraan
kearsipan di Pemerintahan Daerah Keerom dalam rangka mencapai tujuan
penyelenggaraan kearsipan nasional.
- 80 -
B. Dasar Hukum
a. Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan;
b. Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang-

c. Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 38 Tahun 2015

tentang Pedoman Pengawasan Kearsipan;
d. ;
e. Surat Perintah Kepala Dinas Perpustakaan dan Arsip Daerah Provinsi Papua
[Nomor], [Tanggal ] tentang Melaksanakan Audit Kearsipan di Keerom..
C. Maksud dan Tujuan
Maksud dari pelaksanaan Monitoring Tindak Lanjut Hasil Pengawasan

Kearsipan adalah untuk menilai kesesuaian antara prinsip, kaidah, dan standar
kearsipan sebagaimana diatur dalam peraturan perundang-undangan kearsipan
dengan
kearsipan di lingkungan Pemerintahan Daerah Keerom. penyelenggaraan
Tujuan pelaksanaan Monitoring Tindak Lanjut Hasil Pengawasan Kearsipan

adalah untuk menciptakan tertib Arsip dalam rangka transparansi dan akuntabilitas
penyelenggaraan pemerintahan serta penyelamatan Arsip sebagai memori kolektif
bangsa di lingkungan pemerintahan Daerah Keerom.
D. Ruang Lingkup
Ruang lingkup kegiatan Monitoring Tindak Lanjut Hasil Pengawasan Kearsipan

pada Pemerintahan Daerah Keerom, meliputi:
1. Aspek Ketaatan Terhadap Peraturan Perundang-Undangan Bidang Kearsipan

dalam Penetapan Kebijakan Kearsipan, yaitu pengujian dan verifikasi terhadap
kebijakan kearsipan yang diberlakukan di lingkungan Pemerintahan Daerah
Keerom dan peraturan lain yang berkaitan dengan kearsipan yang digunakan
sebagai acuan dalam melaksanakan kegiatan kearsipan di lingkungan
Pemerintahan Daerah Keerom.
2. Aspek Program Kearsipan, yaitu pengujian dan verifikasi terhadap program

kearsipan yang dilaksanakan di lingkungan Pemerintahan Daerah Keerom yang
meliputi:
a. Penyusunan program kearsipan (Pendanaan Program Kearsipan)
b. Pelaksanaan pembinaan kearsipan
c. Pelaksanaan program arsip vital
3. Aspek Pengolahan Arsip Inaktif, yaitu pengujian dan verifikasi terhadap proses
pengelolaan arsip inaktif yang dilaksanakan mulai dari kegiatan pemindahan dari
unit pengolah, penataan arsip inaktif, dan penyusunan daftar arsip inaktif.
- 81 -
4. Aspek Penyusutan Arsip, yaitu pengujian dan verifikasi terhadap kegiatan

ketertiban pelaksanaan penyusutan arsip, mulai dari kegiatan pemindahan,
pemusnahan, dan penyerahan arsip statis.
5. Aspek Pengelolaan Arsip Statis, yaitu pengujian dan verifikasi terhadap kegiatan
kearsipan mulai dari akuisisi arsip statis, pengolahan arsip statis, preservasi
arsip statis dan layanan arsip statis.
6. Aspek Sumber Daya Manusia Kearsipan, yaitu pengujian dan verifikasi terhadap
pejabat struktural, arsiparis, dan pengelola arsip atas tanggung jawab,
kedudukan hukum, kewenangan, dan kompetensi.
7. Aspek Kelembagaan, yaitu pengujian dan verifikasi terhadap pembentukan

lembaga kearsipan dan unit kearsipan, tingkat eselonering, fungsi dan tugas,
serta kewajiban melaksanakan pengelolaan arsip inaktif dan statis, serta
pembinaan kearsipan di lingkungan Pemerintahan Daerah Keerom.
8. Aspek Prasarana dan Sarana Kearsipan, yaitu pengujian dan verifikasi terhadap
prasarana dan sarana kearsipan yang digunakan dalam pengelolaan arsip.
E. Penilaian Hasil Pengawasan Kearsipan
Berdasarkan hasil audit kearsipan diberikan penilaian atas penyelenggaraan

kearsipan pada obyek pengawasan sebagai berikut:
1. Nilai 91 s.d 100 dengan kategori “sangat baik”
2. Nilai 76 s.d 90 dengan kategori “baik”

3. Nilai 61 s.d 75 dengan kategori “cukup”
4. Nilai 51 s.d 60 dengan kategori “kurang”
5. Nilai dibawah atau sama dengan 50 dengan kategori “buruk”
F. Kondisi Umum Obyek Pengawasan
Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Keerom merupakan Organisasi Perangkat

Daerah di lingkungan Pemerintahan Daerah Keerom yang mempunyai tugas
membantu Bupati dalam penyelenggaraan pemerintahan daerah dalam bidang
arsip dan perpustakaan.
Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Keerom dibentuk berdasarkan Peraturan

Bupati Keerom Nomor 03 Tahun 2017 Tentang Tugas Kedudukan, Susunan
Organisasi, Tugas dan Fungsi serta Tata Kerja Perangkat Dinas Daerah Kabupaten
Keerom yang dijabarkan lebih lanjut dalam Tuliskan Peraturan tentang Kedudukan
dan Susunan Organisasi, Fungsi dan Tugas serta Tata Kerja Perangkat Daerah dan
Peraturan Bupati Keerom Nomor 31 Tahun 2008 Tentang Tugas Pokok dan Fungsi
Kantor Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Kabupaten Keerom.
- 82 -
Berdasarkan Pasal .... Peraturan Bupati/Walikota menyatakan bahwa Dinas

Perpustakaan dan Kearsipan Keerom mempunyai tugas pokok Melaksanakan ....
Untuk menyelenggarakan tugas pokok tersebut, Dinas Perpustakaan dan

Kearsipan Keerom menyelenggarakan fungsi:
a. Tuliskan fungsi LKD
b. 0
c. 0
d. 0
e. 0
Susunan organisasi Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Keerom tertuang

dalam Pasal .... Peraturan Bupati/Walikota yaitu:
a. Kepala Dinas
b. Sekretaris
c. Bidang
d. Bidang
e. Bidang
f. Bidang
Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Keerom mempunyai tanggung jawab untuk

melaksanakan pengelolaan arsip yang berasal dari pencipta arsip tingkat
Kabupaten dan melaksanakan pembinaan terhadap OPD/penyelenggara
pemerintahan daerah, pemerintahan desa/sebutan lain, 0 BUMD, 0 perusahaan
swasta berskala Kabupaten, dan 0 organisasi kemasyakaratan Keerom.
- 83 -
G. Pelaksana
Monitoring Tindak Lanjut Hasil Pengawasan Kearsipan dilaksanakan oleh Tim

Pengawas Kearsipan Daerah Provinsi Papua pada tanggal xx s.d. xx xxxx 2019
berdasarkan Surat Perintah Kepala Dinas Perpustakaan dan Arsip Daerah Provinsi
Papua [Nomor], [Tanggal ] tentang Melaksanakan Audit Kearsipan di Keerom.,
dengan susunan tim sebagai berikut:
1. xxx (Ketua)
2. xxx (Anggota)
3. xxx (Anggota)
4. (Anggota)
5. (Anggota)
LAPORAN
AUDIT KEARSIPAN EKSTERNAL

Oleh :
Provinsi Papua

2017
BAB I
PENDAHULUAN
1.1. Latar Belakang
Penyelenggaraan kearsipan adalah keseluruhan kegiatan meliputi kebijakan,

pembinaan kearsipan, dan pengelolaan arsip dalam suatu sistem kearsipan
nasional yang didukung oleh sumber daya manusia, prasarana dan sarana, serta
sumber daya lainnya.[1] Penyelenggaraan kearsipan bertujuan menjamin terciptanya
arsip dari kegiatan yang dilakukan oleh lembaga negara, pemerintah daerah,
lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan,
maupun perseorangan, menjamin ketersediaan arsip yang autentik dan terpercaya
sebagai alat bukti yang sah, menjamin terwujudnya pengelolaan arsip yang andal
dan pemanfaatan arsip sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan,
menjamin pelindungan kepentingan negara dan hak-hak keperdataan rakyat
melalui pengelolaan dan pemanfaatan arsip yang autentik dan terpercaya,
mendinamiskan penyelenggaraan kearsipan nasional sebagai suatu sistem yang
komprehensif dan terpadu, menjamin keselamatan dan keamanan arsip sebagai
bukti pertanggungjawaban dalam kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan
bernegara, menjamin keselamatan aset nasional dalam bidang ekonomi, sosial,
politik, budaya, pertahanan, serta keamanan sebagai identitas dan jati diri bangsa,
dan meningkatkan kualitas pelayanan publik dalam pengelolaan dan pemanfaatan
arsip yang autentik dan terpercaya. [2]
Pasal 6 ayat (3) Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan

menegaskan bahwa penyelenggaraan kearsipan kabupaten/kota menjadi tanggung
jawab pemerintahan daerah kabupaten/kota dan dilaksanakan oleh lembaga
kearsipan kabupaten/kota. Lebih lanjut, dalam Pasal 16 ayat (3) huruf c dan Pasal
16 ayat (4) ditegaskan bahwa lembaga kearsipan salah satunya terdiri atas arsip
daerah kabupaten/kota. Arsip daerah kabupaten/kota wajib dibentuk oleh
pemerintahan daerah kabupaten/kota.
Sebagai upaya untuk mendorong lembaga kearsipan kabupaten/kota agar

menyelenggarakan kearsipan sesuai dengan prinsip, kaidah, standar kearsipan,
dan peraturan perundangan yang berlaku perlu dilakukan pengawasan secara
komprehensif.
Tim Pengawas Kearsipan Daerah Provinsi Papua yang dibentuk oleh Gubernur
Papua melaksanakan audit kearsipan eksternal terhadap Pemerintahan Daerah
Keerom melalui Dinas Perpustakaan dan Kearsipan, untuk menilai
penyelenggaraaan kearsipan yang telah dilakukan dan memberikan rekomendasi
perbaikan untuk meningkatkan penyelenggaraan kearsipan di Keerom.
1.2. Dasar Hukum

1. Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan;
2. Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang-
3. Peraturan Kepala ANRI Nomor 38 Tahun 2015 tentang Pedoman
Pengawasan;
4 Keputusan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 32 Tahun 2016
tentang Instrumen Audit Kearsipan;
5 ;
6 Surat Perintah Kepala Dinas Perpustakaan dan Arsip Daerah Provinsi Papua
[Nomor], [Tanggal ] tentang Melaksanakan Audit Kearsipan di Keerom.
1.3. Maksud dan Tujuan
Maksud dan tujuan dilaksanakannya kegiatan audit kearsipan eksternal terhadap

Pemerintahan Daerah Keerom adalah:
1 Mendapatkan gambaran yang utuh tentang kondisi penyelenggaraan
kearsipan di Pemerintahan Daerah Keerom melalui Dinas Perpustakaan dan
Kearsipan Keerom.
2 Mengawasi penyelenggaraan kearsipan agar dapat berjalan sesuai peraturan
perundangan dibidang kearsipan yang berlaku.
1.4. Ruang Lingkup dan Sistematika Laporan
Ruang lingkup audit kearsipan eksternal terhadap Pemerintahan Daerah Keerom

melalui Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Keerom meliputi aspek ketaatan
terhadap peraturan perundang-undangan bidang kearsipan dalam penetapan
kebijakan kearsipan, aspek program kearsipan, aspek pengelolaan arsip inaktif,
aspek ketertiban pelaksanaan penyusutan arsip, aspek pengelolaan arsip statis,
aspek sumber daya manusia kearsipan, aspek kelembagaan, aspek prasarana dan
sarana.
Sistematika laporan audit kearsipan eksternal terhadap Pemerintahan Daerah

Keerom melalui Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Keerom sebagai berikut:
Bab I Pendahuluan, memuat latar belakang, dasar pelaksanaan, maksud dan

tujuan, ruang lingkup dan sistematika laporan;
Bab II Pelaksanaan, memuat waktu, tempat, petugas pelaksana, bentuk

pelaksanaan, dan biaya;
Bab III Pembahasan;
Bab IV Penutup.
BAB II
PELAKSANAAN
2.1. Waktu
Kegiatan audit kearsipan eksternal dalam rangka pengawasan penyelenggaraan
kearsipan terhadap Pemerintahan Daerah Keerom melalui Dinas Perpustakaan dan
Kearsipan Keerom dilaksanakan pada tanggal xx s.d. xx xxxx 2019.
2.2. Tempat
Kegiatan audit kearsipan eksternal terhadap Pemerintahan Daerah Keerom
dilaksanakan di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Keerom di Jln. Protokol
Kampung Yuwanain Arso II Distrik Arso, serta uji petik pada records center dan
Keerom.
2.3. Petugas Pelaksana

Adapun tim pengawas yang melaksanakan kegiatan audit kearsipan eksternal
terhadap Pemerintahan Daerah Keerom terdiri dari:
1. xxx selaku Ketua Tim
2.4. Bentuk Pelaksanaan

Bentuk pelaksanaan kegiatan audit kearsipan eksternal terhadap Pemerintahan
Daerah Keerom dilakukan dengan berbagai tahapan sebagai berikut:
1. Persiapan Kegiatan Persiapan pelaksanaan kegiatan dilakukan dengan

penyusunan Rencana Kerja Audit (RKA) Kearsipan dan korespondensi melalui
pengiriman surat pemberitahuan kepada Dinas Perpustakaan dan Kearsipan
Keerom.
Pelaksanaan Kegiatan Pelaksanaan kegiatan dilakukan dengan 2 (dua)

2. metode sebagai berikut:
a. Wawancara
Wawancara dilakukan dengan mengajukan pertanyaan dari formulir audit.
Responden wawancara adalah Pejabat Strutural, Arsiparis, dan
Fungsional Umum/Staf di lingkungan Dinas Perpustakaan dan Kearsipan,
dan Keerom. Beberapa unsur yang perlu mendapat penjelasan adalah
aspek ketaatan terhadap peraturan perundang-undangan bidang
kearsipan dalam penetapan kebijakan kearsipan yang meliputi tata
naskah dinas termasuk pengurusan naskah dinas, klasifikasi arsip, sistem
klasifikasi keamanan dan akses arsip dinamis, jadwal retensi arsip,
pedoman pengelolaan arsip inaktif, pedoman penyusutan arsip, dan
pedoman pengelolaan arsip vital. Selain itu dilakukan juga terhadap aspek
program kearsipan, aspek pengelolaan arsip inaktif, aspek ketertiban
pelaksanaan penyusutan arsip, aspek pengelolaan arsip statis, aspek
sumber daya manusia kearsipan, aspek kelembagaan, dan aspek
prasarana dan sarana. .
b. Pengamatan Langsung
Dalam tahapan ini dilakukan kegiatan pengamatan langsung sebagai
upaya validasi pengisian formulir audit kearsipan, untuk melihat kondisi
faktual pengelolaan arsip pada Dinas Perpustakaan dan Kearsipan
Keerom dan melihat hasil pelaksanaan pembinaan kearsipan Dinas
Perpustakaan dan Kearsipan Keerom terhadap dan di lingkungan
Keerom.
3. Penyusunan Laporan
Sebagai salah satu bentuk pemenuhan pertanggungjawaban pelaksanaan
kegiatan audit kearsipan eksternal terhadap Pemerintahan Daerah Keerom,
maka dilakukan penyusunan laporan kegiatan ini yang dilakukan setelah
kegiatan selesai dilaksanakan.
Selain disusun dalam laporan ini, tim pengawas yang melaksanakan kegiatan
audit kearsipan eksternal terhadap Pemerintahan Daerah Keerom
sebagaimana tersebut pada Sub Bab 2.3. laporan ini, juga akan menyusun
Laporan Audit Kearsipan Eksternal (LAKE).
2.5. Biaya
Biaya yang dikeluarkan dalam rangka pelaksanaan kegiatan audit kearsipan
eksternal terhadap Pemerintahan Daerah Keerom dibebankan pada anggaran dana
dekonsentrasi Tahun 2017.
BAB III
PEMBAHASAN
Kegiatan audit kearsipan eksternal pada Pemerintahan Daerah Keerom

berdasarkan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan (Lembaran
Indonesia melalui Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Papua telah
melaksanakan audit kearsipan terhadap Pemerintah Daerah Keerom yang dilaksanakan
Hasil temuan sementara adalah:


1) Pemerintahan Daerah Keerom telah menetapkan kebijakan tentang Tata
Naskah Dinas di lingkungannya, sebagaimana tertuang di dalam
Peraturan
2) Dalam Bupati
dasar Keerom
hukum yang Nomor
diawali 5dengan
tahun 2011 Tentang Pedoman
kata "Mengingat" pada Tata
Naskah Dinas
kebijakan di Lingkungan
tentang Tata NaskahPemerintah Kabupatentersebut
Dinas sebagaimana Keerom,diditetapkan
atas,
pada
belum tanggal 26 Oktober
mencantumkan: 2011, ditetapkan
Undang-Undang pada
Nomor tanggal
43 Tahun26 Oktober
2009
3) Kebijakan tentang Tata Naskah Dinas sebagaimana dimaksud, belum 2011.
tentang
Kearsipan, Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang
memuat ketentuan mengenai jenis naskah dinas arahan, berupa: ,
4) Pelaksanaan Undang-Undang Nomor
petunjuk pelaksanaan/petunjuk teknis,43
, , Tahun
, 2009 tentang Kearsipan,
Peraturan Kepala ANRI Nomor 2 Tahun 2014 tentang Pedoman Tata
Naskah Dinas.
5)
6)
7)
8)
9)
10) #REF!
11) Belum memuat ketentuan pengamanan naskah dinas, mengenai: a.
12)
13)
14) Kebijakan tentang Tata Naskah Dinas sebagaimana dimaksud, belum
15)

1) Pemerintahan Daerah Keerom belum menetapkan kebijakan tentang
2)
3)
4)
5)
6)
7)
8)
9)

2)
3)
4)
5)
6)
7)

1) Pemerintahan Daerah Keerom belum menetapkan kebijakan tentang JRA
2)
3)
4)
5)
6)

2)
3)
4)
5)
6)

2)
3)
4)
5)
6)
7)
8)
d. JRA Substantif
Substantif di lingkungannya.
2)
3)
4)
5)
6)
7)
8)

2)
3)
4)

Pedoman Pengelolaan/Program Arsip Vital di lingkungannya.
2)
3)
4)
5)

2)
3)
4)
5)
6)
7)

1) Pemerintahan Daerah Keerom melalui Dinas Perpustakaan dan Kearsipan
pada tahun 2016 sudah menyusun: b. Program Pembinaan Kearsipan,
berupa:
2) Dinas Sosialisasi Kearsipan,Pendidikan
Perpustakaan dan Kearsipan sebagai dan Pelatihan
Lembaga Kearsipan Daerah
Kearsipan,Perencanaan, Pemantauan, dan Evaluasi. c. Program Pengelolaan
3) Arsip
DinasStatis, berupa: dan
Perpustakaan Akuisisi Arsip Statis,Pengolahan
Kearsipan sebagai LembagaArsip Statis,d.
Kearsipan Program
Daerah
Pengelolaan Arsip Inaktif , berupa: Pengelolaan Arsip Inaktif
Keerom belum melaksanakan program arsip vital, berupa: a. identifikasi dengan Retensi
arsip
Sekurang-kurangnya
vital, 10
b. perlindunganARSIP Tahun
dan pengamanan,Pemeliharaan Arsip Inaktif dengan
arsip vital, c. penyelamatan danRetensi
3 ASPEK PENGOLAHAN
Sekurang-kurangnya INAKTIF
pemulihan (recovery) 10 Tahun
arsip vital., g. Program Penyediaan, Pengembangan,
atau Pemeliharaan Prasarana dan Sarana Kearsipan Namun belum
menyusun: a. Program Perumusan dan Penyempurnaan Kebijakan Kearsipan,
a. Penggunaan
tentang: Tata Arsip
NaskahInaktif
Dinas, Klasifikasi Arsip, JRA Kepegawaian, JRA
1)
Keuangan, JRA Non Kepegawaian-Non Keuangan, JRA Substantif, Sistem
Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip Dinamis, Pedoman Penyusutan Arsip
Pedoman
2) Pengolahan Arsip Inaktif, Pedoman Pengelolaan/Program Arsip
Vital, b. Program Pembinaan Kearsipan, mengenai: Koordinasi
b. Penyelenggaraan
Pemeliharaan Arsip Kearsipan,Penyusunan
Inaktif Pedoman Kearsipan,Pemberian
Bimbingan, Supervisi, dan Konsultasi Pelaksanaan Kearsipan, c. Program
1)
Pengelolaan Arsip Statis, mengenai: Preservasi Arsip Statis, Layanan Arsip
Statis, d. Program Pengelolaan Arsip Inaktif , mengenai: Penyusutan Inaktif
2)
Arsip dengan Retensi Sekurang-kurangnya 10 Tahun, f. Program
Penghargaan Kearsipan
3)
### #REF!
### #REF!
6)

2)
3)
4)
5)
6)
### #REF!
### #REF!
7)
### #REF!
### #REF!

2)
3) 0
4) 0
5)
6) 0
7) 0
8) 0
9) 0
10)
11) 0
12) 0
13) 0
14)

2)
3) 0
4) 0
5) 0
6) 0
7) 0
8) 0
9) 0

Dinas Perpustakaan dan Kearsipan sebagai Lembaga Kearsipan Daerah Keerom, bel
### #REF!
### #REF!
### #REF!
### #REF!
### #REF!
### #REF!
### #REF!
### #REF!
### #REF!
### #REF!
### #REF!
### #REF!
### #REF!
### #REF!
### #REF!
### #REF!
### #REF!
### #REF!

### #REF!
### #REF!
### #REF!
3) Belum menyusun sarana bantu penemuan kembali arsip statis berupa

Inventaris Arsip Statis
Guide Arsip Statis
### #REF!
### Keerom,
#REF! terkait dengan Preservasi Preventif dalam Penyimpanan Arsip,
### belum
#REF! melaksanakan preservasi preventif, berupa: a. penyimpanan arsip
### statis
#REF!belum dilakukan pada depot arsip statis (bangunan yang dirancang
### khusus
#REF! untuk memenuhi kebutuhan pelestarian terhadap arsip yang
tersimpan di dalamnya) b. belum melaksanakan pemantauan secara
### #REF!
berkala satu minggu sekali terhadap suhu pada ruang penyimpanan arsip.
### #REF!
c. belum dilakukan pemantauan secara berkala satu minggu sekali
### #REF!
terhadap kelembapan pada ruang penyimpanan arsip. k. belum
### menggunakan
#REF! troli atau peralatan khusus sehingga aman saat arsip
### dibawa
#REF! ke ruang baca
### #REF!
### #REF!
### #REF!
### #REF!
### #REF!
### Keerom,
#REF! sudah melaksanakan preservasi preventif terhadap arsip statis
### dalam
#REF! Pengendalian Hama Terpadu (PHT) sesuai ketentuan peraturan
### yang
#REF!berlaku.
### #REF!
### #REF!
### #REF!
### #REF!
### #REF!
### Keerom,
#REF! belum melaksanakan preservasi preventif terhadap arsip statis
### dalam
#REF! Reproduksi Arsip, berupa: a. belum melakukan penggandaan arsip
### ke dalam satu jenis atau media yang sama atau dengan cara alih media
#REF!
ke media yang berbeda., b. belum melakukan reproduksi arsip yang
### #REF!
hanya dilakukan oleh orang yang mempunyai keahlian dalam
### #REF!
mereproduksi c. belum melakukan reproduksi arsip sesuai standar (agar
arsip hasil reproduksi dapat bertahan lama bila di simpan). d. belum
### #REF!
melakukan reproduksi arsip dengan cara memilih bahan dasar dan alat
4) Dinas Perpustakaan
perekaman atau alat dan Kearsipan
reproduksi sebagai
yang Lembaga tinggi
baik/berkualitas Kearsipan Daerah
dan baru. e.
### belum
#REF! melakukan reproduksi arsip dengan cara memilih bahan-bahan
### yang
#REF!lebih aman serta mudah diakses dan/atau format yang digunakan
tidak cepat tua/usang. f. belum menyimpan arsip hasil reproduksi
(terpisah
Preservasi dengan arsip asli).
Kuratif
### #REF!
### #REF!
### #REF!
### #REF!
### #REF!
### #REF!

### #REF!
### Keerom,
#REF! agar menerapkan prinsip akses dan layanan arsip statis, berupa:
### a. belum menerapkan prinsip akses dan layanan arsip statis(- tersedianya
#REF!
### #REF! bantu penemuan kembali arsip statis (finding aids)., , - akses arsip
sarana
statis secara wajar (tanpa biaya, kecuali dinyatakan lain/diatur dengan
Pendapatan Negara Bukan Pajak/PNBP)., ) b. belum terdapat pemberian
### #REF!
jasa konsultasi penelusuran arsip statis., c. belum dilakukan kegiatan
### #REF!
penggunaan dan peminjaman arsip statis di ruang baca dalam berbagai
### #REF!
bentuk dan media., d. belum terdapat pemberian referensi atau bacaan
### lain
#REF!yang dapat mendukung penelitian pengguna arsip statis., , f. belum
### tersedia
#REF! jasa reproduksi arsip baik untuk arsip kertas maupun non kertas.,
### g.
#REF!
belum tersedia jasa transliterasi/transkripsi/alih bahasa (dalam bahasa
### indonesia,
#REF! bahasa daerah/nusantara, maupun dalam bahasa asing).
### #REF!
### #REF!


### #REF!
### #REF!
### #REF!
### #REF!
### #REF!
### #REF!
f. SIKN - JIKN
### Dinas Perpustakaan dan Kearsipan sebagai Lembaga Kearsipan Daerah
### #REF!

1) Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Keerom sebagai Lembaga Kearsipan
2)
3) Pimpinan Lembaga Kearsipan Daerah Keerom belum memenuhi
b. Arsiparis
2) Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Keerom telah mengangkat fungsional
### #REF!
### #REF!
3) Kompentensi Arsiparis pada Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Keerom
4) Kenaikan jabatan/karir Arsiparis pada Dinas Perpustakaan dan Kearsipan
### #REF!
### #REF!
6) Arsiparis pada Dinas Perpustakaan dan Kearsipan belum mengikuti
c. Pengelola Arsip
1)
2) Pemerintah Daerah Keerom telah memiliki pengelola arsip pada Dinas

Perpustakaan dan Kearsipan Keerom, dan seluruh pengelola arsip sudah
### memiliki
#REF! kompetensi yang diperoleh melalui pendidikan dan pelatihan
teknis kearsipan.
7 ASPEK KELEMBAGAAN
1) Pemerintahan Daerah Keerom telah membentuk lembaga kearsipan daerah
2) Lembaga Kearsipan Daerah Keerom berbentuk Dinas.
3) Lembaga Kearsipan Daerah Keerom memiliki tingkat eselonering II.Lembaga
5) Peraturan terkait pembentukan Lembaga Kearsipan Daerah Keerom, belum
7)
8)

1) Pemerintah Daerah Keerom dalam hal ini Dinas Perpustakaan dan Kearsipan
2) Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Keerom sudah terdapat ruang kerja,
3) Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Keerom 1) telah terdapat ruang
4) Depot arsip Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Keerom tidak terdapat ruang
5) Ruang Penyimpanan arsip pada Dinas Perpustakaan dan Kearsipan tidak
6) Depot arsip statis pada Dinas Perpustakaan dan Kearsipan tidak

BAB IV
PENUTUP
Demikian laporan ini disusun untuk dapat dipergunakan sebagaimana mestinya.
Mengetahui:
Penanggung Jawab
Pengawasan Kearsipan Daerah
Provinsi Papua
xxx
LAPORAN
AUDIT KEARSIPAN EKSTERNAL

Oleh :
Provinsi Papua

2017
araan kearsipan adalah keseluruhan kegiatan meliputi kebijakan,
kearsipan, dan pengelolaan arsip dalam suatu sistem kearsipan
ng didukung oleh sumber daya manusia, prasarana dan sarana, serta
a lainnya.[1] Penyelenggaraan kearsipan bertujuan menjamin terciptanya
kegiatan yang dilakukan oleh lembaga negara, pemerintah daerah,
endidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan,
seorangan, menjamin ketersediaan arsip yang autentik dan terpercaya
t bukti yang sah, menjamin terwujudnya pengelolaan arsip yang andal
aatan arsip sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan,
pelindungan kepentingan negara dan hak-hak keperdataan rakyat
ngelolaan dan pemanfaatan arsip yang autentik dan terpercaya,
kan penyelenggaraan kearsipan nasional sebagai suatu sistem yang
sif dan terpadu, menjamin keselamatan dan keamanan arsip sebagai
nggungjawaban dalam kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan
menjamin keselamatan aset nasional dalam bidang ekonomi, sosial,
ya, pertahanan, serta keamanan sebagai identitas dan jati diri bangsa,
katkan kualitas pelayanan publik dalam pengelolaan dan pemanfaatan
autentik dan terpercaya. [2]
t (3) Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan

n bahwa penyelenggaraan kearsipan kabupaten/kota menjadi tanggung
rintahan daerah kabupaten/kota dan dilaksanakan oleh lembaga
abupaten/kota. Lebih lanjut, dalam Pasal 16 ayat (3) huruf c dan Pasal
ditegaskan bahwa lembaga kearsipan salah satunya terdiri atas arsip
upaten/kota. Arsip daerah kabupaten/kota wajib dibentuk oleh
an daerah kabupaten/kota.
aya untuk mendorong lembaga kearsipan kabupaten/kota agar

garakan kearsipan sesuai dengan prinsip, kaidah, standar kearsipan,
an perundangan yang berlaku perlu dilakukan pengawasan secara
sif.
was Kearsipan Daerah Provinsi Papua yang dibentuk oleh Gubernur

ksanakan audit kearsipan eksternal terhadap Pemerintahan Daerah
alui Dinas Perpustakaan dan Kearsipan, untuk menilai
araaan kearsipan yang telah dilakukan dan memberikan rekomendasi
ntuk meningkatkan penyelenggaraan kearsipan di Keerom.
g-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan;
ran Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang-
g Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan;
ran Kepala ANRI Nomor 38 Tahun 2015 tentang Pedoman
wasan;
usan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 32 Tahun 2016
g Instrumen Audit Kearsipan;
Perintah Kepala Dinas Perpustakaan dan Arsip Daerah Provinsi Papua

r], [Tanggal ] tentang Melaksanakan Audit Kearsipan di Keerom.
n tujuan dilaksanakannya kegiatan audit kearsipan eksternal terhadap

an Daerah Keerom adalah:
patkan gambaran yang utuh tentang kondisi penyelenggaraan
pan di Pemerintahan Daerah Keerom melalui Dinas Perpustakaan dan
pan Keerom.
wasi penyelenggaraan kearsipan agar dapat berjalan sesuai peraturan
angan dibidang kearsipan yang berlaku.
gkup dan Sistematika Laporan
up audit kearsipan eksternal terhadap Pemerintahan Daerah Keerom

as Perpustakaan dan Kearsipan Keerom meliputi aspek ketaatan
raturan perundang-undangan bidang kearsipan dalam penetapan
earsipan, aspek program kearsipan, aspek pengelolaan arsip inaktif,
tiban pelaksanaan penyusutan arsip, aspek pengelolaan arsip statis,
er daya manusia kearsipan, aspek kelembagaan, aspek prasarana dan
laporan audit kearsipan eksternal terhadap Pemerintahan Daerah

alui Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Keerom sebagai berikut:
endahuluan, memuat latar belakang, dasar pelaksanaan, maksud dan

uan, ruang lingkup dan sistematika laporan;
elaksanaan, memuat waktu, tempat, petugas pelaksana, bentuk

laksanaan, dan biaya;
embahasan;
enutup.
BAB II
PELAKSANAAN
dit kearsipan eksternal dalam rangka pengawasan penyelenggaraan

erhadap Pemerintahan Daerah Keerom melalui Dinas Perpustakaan dan
eerom dilaksanakan pada tanggal xx s.d. xx xxxx 2019.
dit kearsipan eksternal terhadap Pemerintahan Daerah Keerom

n di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Keerom di Jln. Protokol
uwanain Arso II Distrik Arso, serta uji petik pada records center dan
pengawas yang melaksanakan kegiatan audit kearsipan eksternal

emerintahan Daerah Keerom terdiri dari:
ksanaan kegiatan audit kearsipan eksternal terhadap Pemerintahan

rom dilakukan dengan berbagai tahapan sebagai berikut:
pan Kegiatan Persiapan pelaksanaan kegiatan dilakukan dengan

sunan Rencana Kerja Audit (RKA) Kearsipan dan korespondensi melalui
man surat pemberitahuan kepada Dinas Perpustakaan dan Kearsipan
m.
anaan Kegiatan Pelaksanaan kegiatan dilakukan dengan 2 (dua)

e sebagai berikut:
awancara
awancara dilakukan dengan mengajukan pertanyaan dari formulir audit.
esponden wawancara adalah Pejabat Strutural, Arsiparis, dan
ngsional Umum/Staf di lingkungan Dinas Perpustakaan dan Kearsipan,
n Keerom. Beberapa unsur yang perlu mendapat penjelasan adalah
pek ketaatan terhadap peraturan perundang-undangan bidang
arsipan dalam penetapan kebijakan kearsipan yang meliputi tata
skah dinas termasuk pengurusan naskah dinas, klasifikasi arsip, sistem
asifikasi keamanan dan akses arsip dinamis, jadwal retensi arsip,
doman pengelolaan arsip inaktif, pedoman penyusutan arsip, dan
doman pengelolaan arsip vital. Selain itu dilakukan juga terhadap aspek
ogram kearsipan, aspek pengelolaan arsip inaktif, aspek ketertiban
laksanaan penyusutan arsip, aspek pengelolaan arsip statis, aspek
mber daya manusia kearsipan, aspek kelembagaan, dan aspek
asarana dan sarana. .
engamatan Langsung
alam tahapan ini dilakukan kegiatan pengamatan langsung sebagai
aya validasi pengisian formulir audit kearsipan, untuk melihat kondisi
ktual pengelolaan arsip pada Dinas Perpustakaan dan Kearsipan
eerom dan melihat hasil pelaksanaan pembinaan kearsipan Dinas
erpustakaan dan Kearsipan Keerom terhadap dan di lingkungan
eerom.
ai salah satu bentuk pemenuhan pertanggungjawaban pelaksanaan

an audit kearsipan eksternal terhadap Pemerintahan Daerah Keerom,
dilakukan penyusunan laporan kegiatan ini yang dilakukan setelah
an selesai dilaksanakan.
disusun dalam laporan ini, tim pengawas yang melaksanakan kegiatan

earsipan eksternal terhadap Pemerintahan Daerah Keerom
aimana tersebut pada Sub Bab 2.3. laporan ini, juga akan menyusun
n Audit Kearsipan Eksternal (LAKE).
dikeluarkan dalam rangka pelaksanaan kegiatan audit kearsipan

rhadap Pemerintahan Daerah Keerom dibebankan pada anggaran dana
asi Tahun 2017.
BAB III
PEMBAHASAN
atan audit kearsipan eksternal pada Pemerintahan Daerah Keerom

dang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan (Lembaran
Indonesia Tahun 2009 Nomor 152, Tambahan Lembaran Negara
sia Nomor 5071), Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang
dang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan (Lembaran
k Indonesia Tahun 2012 Nomor 53, Tambahan Lembaran Negara
sia Nomor 5286), dan Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik
r 38 Tahun 2015 tentang Pedoman Pengawasan Kearsipan (Berita
k Indonesia Tahun 2015 Nomor 1547), Arsip Nasional Republik
ui Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Papua telah
udit kearsipan terhadap Pemerintah Daerah Keerom yang dilaksanakan
d. xx xxxx 2019.
n sementara adalah:
TAATAN TERHADAP PERATURAN PERUNDANG-UNDANGAN
N DALAM PENETAPAN KEBIJAKAN KEARSIPAN
NASKAH DINAS
emerintahan Daerah Keerom telah menetapkan kebijakan tentang Tata
askah Dinas di lingkungannya, sebagaimana tertuang di dalam
eraturan
alam dasarBupati Keerom
hukum yang Nomor
diawali 5dengan
tahun 2011 Tentang Pedoman
kata "Mengingat" pada Tata
askah
bijakanDinas di Lingkungan
tentang Tata NaskahPemerintah Kabupatentersebut
Dinas sebagaimana Keerom,diditetapkan
atas,
da
lum tanggal 26 Oktober
mencantumkan: 2011, ditetapkan
Undang-Undang pada
Nomor tanggal
43 Tahun26 Oktober
2009
ebijakan tentang Tata Naskah Dinas sebagaimana dimaksud, belum 2011.
tentang
earsipan, Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang
emuat ketentuan mengenai jenis naskah dinas arahan, berupa: ,
elaksanaan Undang-Undang Nomor
tunjuk pelaksanaan/petunjuk teknis,43
, , Tahun
, 2009 tentang Kearsipan,
eraturan Kepala ANRI Nomor 2 Tahun 2014 tentang Pedoman Tata
askah Dinas.
REF!
elum memuat ketentuan pengamanan naskah dinas, mengenai: a.
ebijakan tentang Tata Naskah Dinas sebagaimana dimaksud, belum
FIKASI ARSIP
emerintahan Daerah Keerom belum menetapkan kebijakan tentang
M KLASIFIKASI KEAMANAN DAN AKSES ARSIP DINAMIS

AL RETENSI ARSIP (JRA)

RA Fasilitatif (Kepegawaian)
emerintahan Daerah Keerom belum menetapkan kebijakan tentang JRA
RA Fasilitatif (Keuangan)
RA Fasilitatif (Non Kepegawaian - Non Keuangan)
RA Substantif
ubstantif di lingkungannya.
MAN PENYUSUTAN ARSIP

MAN PENGOLAHAN ARSIP INAKTIF

edoman Pengelolaan/Program Arsip Vital di lingkungannya.
MAN PENGELOLAAN/PROGRAM ARSIP VITAL
OGRAM KEARSIPAN
intahan Daerah Keerom melalui Dinas Perpustakaan dan Kearsipan
ahun 2016 sudah menyusun: b. Program Pembinaan Kearsipan,
: Sosialisasi Kearsipan,Pendidikan
Perpustakaan dan Kearsipan sebagai dan Pelatihan
pan,Perencanaan, Pemantauan, dan Evaluasi. c. Program Pengelolaan
Statis, berupa: dan
Perpustakaan Akuisisi Arsip Statis,Pengolahan
Kearsipan sebagai LembagaArsip Statis,d.
Kearsipan Program
Daerah
olaan Arsip Inaktif , berupa: Pengelolaan Arsip Inaktif
m belum melaksanakan program arsip vital, berupa: a. identifikasidengan Retensi
arsip
ang-kurangnya 10
. perlindunganARSIP Tahun
dan pengamanan,Pemeliharaan Arsip Inaktif dengan
arsip vital, c. penyelamatan danRetensi
NGOLAHAN
ang-kurangnya INAKTIF
han (recovery) 10 Tahun
arsip vital., g. Program Penyediaan, Pengembangan,
emeliharaan Prasarana dan Sarana Kearsipan Namun belum
sun: a. Program Perumusan dan Penyempurnaan Kebijakan Kearsipan,
unaan
g: Tata Arsip
NaskahInaktif
Dinas, Klasifikasi Arsip, JRA Kepegawaian, JRA
gan, JRA Non Kepegawaian-Non Keuangan, JRA Substantif, Sistem
kasi Keamanan dan Akses Arsip Dinamis, Pedoman Penyusutan Arsip
man Pengolahan Arsip Inaktif, Pedoman Pengelolaan/Program Arsip
b. Program Pembinaan Kearsipan, mengenai: Koordinasi
enggaraan
haraan Arsip Kearsipan,Penyusunan
Inaktif Pedoman Kearsipan,Pemberian
gan, Supervisi, dan Konsultasi Pelaksanaan Kearsipan, c. Program
olaan Arsip Statis, mengenai: Preservasi Arsip Statis, Layanan Arsip
d. Program Pengelolaan Arsip Inaktif , mengenai: Penyusutan Inaktif
engan Retensi Sekurang-kurangnya 10 Tahun, f. Program
argaan Kearsipan
REF!
REF!
NYUSUTAN ARSIP
dahan Arsip Inaktif
REF!
REF!
REF!
REF!

nas Perpustakaan dan Kearsipan selaku Unit Kearsipan I pada
NGELOLAAN ARSIP STATIS

ustakaan dan Kearsipan sebagai Lembaga Kearsipan Daerah Keerom, bel
si Arsip Statis
REF!
REF!
REF!
REF!
REF!
REF!
REF!
REF!
REF!
REF!
REF!
REF!
REF!
REF!
REF!
REF!
REF!
REF!
lahan Arsip Statis

REF!
REF!
REF!
elum menyusun sarana bantu penemuan kembali arsip statis berupa

ventaris Arsip Statis
elum menyusun sarana bantu penemuan kembali arsip statis berupa
uide Arsip Statis
REF!
vasi Arsip Statis
vasi Preventif
eerom, terkait dengan Preservasi Preventif dalam Penyimpanan Arsip,
REF!
lum melaksanakan preservasi preventif, berupa: a. penyimpanan arsip
REF!
REF!belum dilakukan pada depot arsip statis (bangunan yang dirancang
atis
usus untuk memenuhi kebutuhan pelestarian terhadap arsip yang
REF!
simpan di dalamnya) b. belum melaksanakan pemantauan secara
REF!
rkala satu minggu sekali terhadap suhu pada ruang penyimpanan arsip.
REF!
belum dilakukan pemantauan secara berkala satu minggu sekali
REF!
hadap kelembapan pada ruang penyimpanan arsip. k. belum
REF!
enggunakan troli atau peralatan khusus sehingga aman saat arsip
REF!
bawa ke ruang baca
REF!
REF!
REF!
REF!
REF!
eerom, sudah melaksanakan preservasi preventif terhadap arsip statis
REF!
lam Pengendalian Hama Terpadu (PHT) sesuai ketentuan peraturan
REF!
REF!berlaku.
ng
REF!
REF!
REF!
REF!
REF!
eerom, belum melaksanakan preservasi preventif terhadap arsip statis
REF!
lam Reproduksi Arsip, berupa: a. belum melakukan penggandaan arsip
REF!
dalam satu jenis atau media yang sama atau dengan cara alih media
REF!
media yang berbeda., b. belum melakukan reproduksi arsip yang
REF!
nya dilakukan oleh orang yang mempunyai keahlian dalam
REF!
ereproduksi c. belum melakukan reproduksi arsip sesuai standar (agar
sip hasil reproduksi dapat bertahan lama bila di simpan). d. belum
REF!
elakukan reproduksi arsip dengan cara memilih bahan dasar dan alat
nas Perpustakaan
rekaman atau alat dan Kearsipan
reproduksi sebagai
yang Lembaga tinggi
baik/berkualitas Kearsipan Daerah
dan baru. e.
REF!
lum melakukan reproduksi arsip dengan cara memilih bahan-bahan
REF!
ng lebih aman serta mudah diakses dan/atau format yang digunakan
ak cepat tua/usang. f. belum menyimpan arsip hasil reproduksi
rpisah
vasi dengan arsip asli).
Kuratif
REF!
REF!
REF!
REF!
REF!
REF!
REF!
REF! agar menerapkan prinsip akses dan layanan arsip statis, berupa:
eerom,
belum menerapkan prinsip akses dan layanan arsip statis(- tersedianya
REF!
REF! bantu penemuan kembali arsip statis (finding aids)., , - akses arsip
rana
atis secara wajar (tanpa biaya, kecuali dinyatakan lain/diatur dengan
endapatan Negara Bukan Pajak/PNBP)., ) b. belum terdapat pemberian
REF!
sa konsultasi penelusuran arsip statis., c. belum dilakukan kegiatan
REF!
nggunaan dan peminjaman arsip statis di ruang baca dalam berbagai
REF!
ntuk dan media., d. belum terdapat pemberian referensi atau bacaan
REF!
n yang dapat mendukung penelitian pengguna arsip statis., , f. belum
REF!
sedia jasa reproduksi arsip baik untuk arsip kertas maupun non kertas.,
REF!
belum tersedia jasa transliterasi/transkripsi/alih bahasa (dalam bahasa
donesia, bahasa daerah/nusantara, maupun dalam bahasa asing).
REF!
REF!
REF!
Pencarian Arsip (DPA)


REF!
REF!
REF!
REF!
REF!
REF!
JIKN
REF!
MBER DAYA MANUSIA KEARSIPAN
nas Perpustakaan dan Kearsipan Keerom sebagai Lembaga Kearsipan
mpinan Lembaga Kearsipan Daerah Keerom belum memenuhi
ris
nas Perpustakaan dan Kearsipan Keerom telah mengangkat fungsional
REF!
REF!
ompentensi Arsiparis pada Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Keerom
enaikan jabatan/karir Arsiparis pada Dinas Perpustakaan dan Kearsipan
REF!
REF!
enaikan jabatan/karir Arsiparis pada Dinas Perpustakaan dan Kearsipan
siparis pada Dinas Perpustakaan dan Kearsipan belum mengikuti
emerintah Daerah Keerom telah memiliki pengelola arsip pada Dinas

erpustakaan dan Kearsipan Keerom, dan seluruh pengelola arsip sudah
emiliki kompetensi yang diperoleh melalui pendidikan dan pelatihan
REF!
knis kearsipan.
LEMBAGAAN
intahan Daerah Keerom telah membentuk lembaga kearsipan daerah
ga Kearsipan Daerah Keerom berbentuk Dinas.
ga Kearsipan Daerah Keerom memiliki tingkat eselonering II.Lembaga
Perpustakaan dan Kearsipan sebagai Lembaga Kearsipan Daerah
ran terkait pembentukan Lembaga Kearsipan Daerah Keerom, belum

ASARANA DAN SARANA KEARSIPAN

intah Daerah Keerom dalam hal ini Dinas Perpustakaan dan Kearsipan
Perpustakaan dan Kearsipan Keerom sudah terdapat ruang kerja,
Perpustakaan dan Kearsipan Keerom 1) telah terdapat ruang
arsip Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Keerom tidak terdapat ruang
Penyimpanan arsip pada Dinas Perpustakaan dan Kearsipan tidak
arsip statis pada Dinas Perpustakaan dan Kearsipan tidak

BAB IV
PENUTUP
poran ini disusun untuk dapat dipergunakan sebagaimana mestinya.
Tempat, dan tanggal

Tim Pengawas Kearsipan
xxx (Ketua)
xxx (Anggota)
xxx (Anggota)
(Anggota)
(Anggota)
BAB II
URAIAN HASIL MONITORING TINDAK LANJUT HASIL PENGAWASAN KEARSIPAN EKSTERNAL TERHADAP PEMERINTAHAN DAERAH
KEEROM
TINDAK LANJUT TINGKAT

ASPEK/SUB REKOMENDASI PASCA STATUS REKOMENDASI PASCA
KONDISI FAKTUAL REKOMENDASI OBYEK PERKEM
ASPEK MONITORIING 2018
TINDAK LANJUT MONITORING 2019
PENGAWASAN BANGAN
1. ASPEK KETAATAN TERHADAP PERATURAN PERUNDANG-UNDANGAN KEARSIPAN DALAM PENETAPAN KEBIJAKAN KEARSIPAN
1.1. Tata Naskah 1) Pemerintahan Daerah
Dinas Keerom telah menetapkan
kebijakan tentang Tata
Naskah Dinas di
lingkungannya, sebagaimana
tertuang di dalam Peraturan
Bupati Keerom Nomor 5
tahun 2011 Tentang
Pedoman Tata Naskah
Dinas di Lingkungan
Pemerintah Kabupaten
Keerom, ditetapkan pada
tanggal 26 Oktober 2011,
ditetapkan pada tanggal 26
Oktober 2011.
1.2. Klasifikasi Arsip 1) Pemerintahan Daerah Pemerintahan Daerah Pemerintahan Daerah Level 0 Pemerintahan Daerah
Keerom belum menetapkan Keerom agar menetapkan Keerom agar menetapkan Keerom agar menyusun
kebijakan tentang Klasifikasi kebijakan tentang kebijakan tentang menetapkan kebijakan
Arsip di lingkungannya. Klasifikasi Arsip yang Klasifikasi Arsip di tentang Klasifikasi Arsip di
berlaku di lingkungannya, lingkungannya. lingkungannya.
sesuai dengan ketentuan
peraturan perundang-
undangan kearsipan yang
berlaku.
1.3. Sistem 1) Pemerintahan Daerah Pemerintahan Daerah Pemerintahan Daerah Level 0 Belum sesuai Pemerintahan Daerah
Klasifikasi Keerom belum menetapkan Keerom agar menetapkan Keerom agar menyusun rekomendasi Keerom agar menyusun dan
Keamanan dan kebijakan tentang Sistem kebijakan tentang Sistem dan menetapkan menetapkan kebijakan
Akses Arsip Dinamis Klasifikasi Keamanan dan Klasifikasi Keamanan dan kebijakan tentang Sistem tentang Sistem Klasifikasi
Akses Arsip Dinamis di Akses Arsip Dinamis yang Klasifikasi Keamanan dan Keamanan dan Akses Arsip
lingkungannya. berlaku di lingkungannya, Akses Arsip Dinamis yang Dinamis yang berlaku di
sesuai dengan yang berlaku di lingkungannya. lingkungannya
diatur dalam 1) Pasal 40
Ayat (4) Undang-Undang
Nomor 43 Tahun 2009
tentang Kearsipan
mengamanatkan bahwa
untuk mendukung
pengelolaan arsip dinamis
yang efektif dan efisien
pencipta arsip membuat
Tata Naskah Dinas,
Klasifikasi Arsip, Jadwal
Retensi Arsip, serta
Sistem Klasifikasi
Keamanan dan Akses
Arsip Dinamis.
2) Pasal 32 Ayat (3)
Peraturan Pemerintah
Nomor 28 Tahun 2012
tentang Pelaksanaan
Undang-Undang Nomor
43 Tahun 2009 tentang
Kearsipan,
mengamanatkan bahwa:
Tata Naskah Dinas,
1.4. Jadwal Retensi
Arsip (JRA)
a. JRA Kepegawaian 1) Pemerintahan Daerah Pemerintah Daerah Pemerintah Daerah Level 0 Belum sesuai Pemerintah Daerah Keerom
Keerom belum menetapkan Keerom agar menetapkan Keerom agar menetapkan rekomendasi agar menetapkan jadwal
kebijakan tentang JRA jadwal retensi tentang jadwal retensi tentang JRA retensi tentang JRA
Fasilitatif (Kepegawaian) di JRA Kepegawaian Kepegawaian berdasarkan Kepegawaian berdasarkan
lingkungannya. berdasarkan peraturan peraturan perundang- peraturan perundang-
perundang-undangan undangan kearsipan yang undangan kearsipan yang
kearsipan yang berlaku. berlaku. berlaku.
b. JRA Keuangan 1) Pemerintahan Daerah Pemerintah Daerah Pemerintah Daerah Level 0 0 Pemerintah Daerah Keerom
Keerom belum menetapkan Keerom agar menetapkan Keerom agar menetapkan agar menetapkan jadwal
kebijakan tentang JRA jadwal retensi arsip jadwal retensi tentang JRA retensi tentang JRA
Fasilitatif (Keuangan) di tentang JRA Keuangan, Kepegawaian berdasarkan Keuangan berdasarkan
c. JRA Non 1) Pemerintahan Daerah Pemerintah Daerah Pemerintah Daerah Level 0 0 Pemerintah Daerah Keerom
Kepegawaian - Non Keerom belum menetapkan Keerom agar menetapkan Keerom agar menetapkan agar menetapkan jadwal
Keuangan kebijakan tentang JRA jadwal retensi tentang jadwal retensi tentang JRA retensi tentang JRA Non
Fasilitatif (Non Kepegawaian JRA Fasilitatif Non Kepegawaian berdasarkan Kepegawaian-Non
- Non Keuangan) di Keuangan - Non peraturan perundang- Keuangan berdasarkan
lingkungannya. Kepegawaian, undangan kearsipan yang peraturan perundang-
berdasarkan peraturan berlaku. undangan kearsipan yang
perundang-undangan berlaku.
kearsipan yang berlaku.
d. JRA Substantif 1) Pemerintahan Daerah Pemerintah Daerah Pemerintah Daerah Level 0 0 Pemerintah Daerah Keerom
Keerom belum menetapkan Keerom agar menetapkan Keerom agar menetapkan agar menetapkan jadwal
Substantif di lingkungannya. urusan substantif Substantif berdasarkan Substantif berdasarkan
berdasarkan peraturan peraturan perundang- peraturan perundang-
1.5. Pedoman 1) Pemerintahan Daerah Pemerintahan Daerah Pemerintah Daerah Level 0 Belum sesuai Pemerintah Daerah Keerom
Penyusutan Arsip Keerom belum menetapkan Keerom agar menetapkan Keerom belum rekomendasi belum menetapkan
kebijakan tentang kebijakan mengenai menetapkan pedoman pedoman penyusutan arsip
penyusutan arsip di pedoman penyusutan penyusutan arsip sesuai sesuai peraturan
lingkungannya. arsip. peraturan perundang- perundang-undangan
undangan kearsipan yang kearsipan yang berlaku.
berlaku.
1.6. Pedoman 1) Pemerintahan Daerah Pemerintah Daerah Pemerintah Daerah Level 0 Belum sesuai Pemerintah Daerah Keerom
Pengelolaan Arsip Keerom belum menetapkan Keerom agar menetapkan Keerom belum rekomendasi belum menetapkan
Inaktif kebijakan tentang Pedoman kebijakan tentang menetapkan pedoman pedoman pengelolaan arsip
Pengelolaan Arsip Inaktif di Pedoman Pengelolaan pengelolaan arsip inaktif inaktif sesuai peraturan
lingkungannya. Arsip Inaktif di sesuai peraturan perundang-undangan
lingkungannya, sesuai perundang-undangan kearsipan yang berlaku.
ketentuan peraturan kearsipan yang berlaku.
perundang-undangan
Pengelolaan/ Keerom belum menetapkan Keerom agar menetapkan Keerom belum rekomendasi belum menetapkan
Program Arsip Vital kebijakan tentang Pedoman kebijakan tentang menetapkan pedoman pedoman
Pengelolaan/Program Arsip Pedoman program/pengelolaan arsip program/pengelolaan arsip
Vital di lingkungannya. Pengelolaan/Program vital sesuai peraturan vital sesuai peraturan
Arsip Vital di perundang-undangan perundang-undangan
lingkungannya, sesuai kearsipan yang berlaku. kearsipan yang berlaku.
ketentuan peraturan
perundang-undangan
2. PROGRAM KEARSIPAN
1) Pemerintahan Daerah Pemerintahan Daerah Pemerintahan Daerah Sesuai
Keerom melalui Dinas Keerom melalui Dinas Keerom melalui Dinas rekomendasi
Perpustakaan dan Kearsipan Perpustakaan dan Perpustakaan dan
pada tahun 2016 sudah Kearsipan, agar Kearsipan agar
menyusun: b. Program menyusun: a. Program memprogramkan
Pembinaan Kearsipan, Perumusan dan penyusunan atau
berupa: Sosialisasi Penyempurnaan penyempurnaan kebijakan
Kearsipan,Pendidikan dan Kebijakan Kearsipan, kearsipan yang belum
Pelatihan tentang: Tata Naskah dimiliki, berupa: Tata
Kearsipan,Perencanaan, Dinas, Klasifikasi Arsip, Naskah Dinas, Klasifikasi
Pemantauan, dan Evaluasi. JRA Kepegawaian, JRA Arsip, JRA Fasilitatif
c. Program Pengelolaan Keuangan, JRA Non Kepegawaian, JRA
Arsip Statis, berupa: Akuisisi Kepegawaian-Non Fasilitatif Keuangan, JRA
Arsip Statis,Pengolahan Keuangan, JRA Fasilitatif Non
Arsip Statis,d. Program Substantif, Sistem Kepegawaian-Non
Pengelolaan Arsip Inaktif , Klasifikasi Keamanan dan Keuangan, JRA
berupa: Pengelolaan Arsip Akses Arsip Dinamis, Substantif, Sistem
Inaktif dengan Retensi Pedoman Penyusutan Klasifikasi Keamanan dan
Sekurang-kurangnya 10 Arsip Pedoman Akses Arsip Dinamis,
Tahun ,Pemeliharaan Arsip Pengolahan Arsip Inaktif, Pedoman Pengelolaan
Inaktif dengan Retensi Pedoman Arsip Inaktif, Pedoman
Sekurang-kurangnya 10 Pengelolaan/Program Penyusutan Arsip,
Tahun , g. Program Arsip Vital, b. Program Pedoman
Penyediaan, Pembinaan Kearsipan, Pengelolaan/Program
Pengembangan, atau mengenai: Koordinasi Arsip Vital,
Pemeliharaan Prasarana dan Penyelenggaraan
Sarana Kearsipan Namun Kearsipan,Penyusunan
belum menyusun: a. Pedoman
Program Perumusan dan Kearsipan,Pemberian
Penyempurnaan Kebijakan Bimbingan, Supervisi, dan
Kearsipan, tentang: Tata Konsultasi Pelaksanaan
2) Dinas Perpustakaan dan Dinas Perpustakaan dan Pemerintahan Daerah
Kearsipan sebagai Lembaga Kearsipan sebagai Keerom melalui Dinas
Kearsipan Daerah Keerom Lembaga Kearsipan Perpustakaan dan
belum melaksanakan Daerah Keerom agar Kearsipan agar
kegiatan pembinaan melaksanakan kegiatan memprogramkan
kearsipan terhadap: a. , b. , pembinaan kearsipan pembinaan kearsipan,
c. organisasi terhadap: a. , b. , c. berupa: Koordinasi
kemasyarakatan, d. , e. di organisasi Penyelenggaraan
lingkungannya. kemasyarakatan, d. , e. di Kearsipan Penyusunan
lingkungannya. Pedoman Kearsipan
Pemberian Bimbingan,
Supervisi, dan Konsultasi
Sosialisasi Kearsipan
Pendidikan dan Pelatihan
Kearsipan Perencanaan,
Pemantauan, dan
Evaluasi
Pemerintahan Daerah
Keerom melalui Dinas
Perpustakaan dan
Kearsipan agar
memprogramkan
pengelolaan arsip statis,
berupa: Akuisisi Arsip
Statis Pengolahan Arsip
Statis Preservasi Arsip
Statis Layanan Arsip Statis
Pemerintahan Daerah
Perpustakaan dan
Kearsipan agar
memprogramkan
pengelolaan arsip inaktif,
berupa: Pengelolaan Arsip
Inaktif dengan Retensi
Sekurang-kurangnya 10
Tahun Pemeliharaan
Arsip Inaktif dengan
Retensi Sekurang-
kurangnya 10 Tahun
Penyusutan Inaktif Arsip
dengan Retensi Sekurang-
kurangnya 10 Tahun
Pemerintahan Daerah 0
Perpustakaan dan
Kearsipan agar
memprogramkan
pemberian penghargaan
kearsipan
Dinas Perpustakaan dan Dinas Perpustakaan dan 0

Kearsipan sebagai Lembaga Kearsipan sebagai
Kearsipan Daerah Keerom Lembaga Kearsipan
belum melaksanakan Daerah Keerom agar
kegiatan pembinaan melaksanakan kegiatan
kearsipan terhadap: a. , b. , pembinaan kearsipan
c. organisasi terhadap: a. , b. , c.
kemasyarakatan, d. , e. di organisasi
lingkungannya. kemasyarakatan, d. , e. di
lingkungannya.
Dinas Perpustakaan dan Dinas Perpustakaan dan Pemerintahan Daerah

program arsip vital, berupa: melaksanakan program melaksanakan pembinaan
a. identifikasi arsip vital, b. arsip vital berupa: a. kearsipan terhadap: SKPD
perlindungan dan identifikasi arsip vital, b. dan Penyelenggara
pengamanan arsip vital, c. perlindungan dan Pemerintahan Daerah
penyelamatan dan pengamanan arsip vital, c. Pemerintahan Desa
pemulihan (recovery) arsip penyelamatan dan Organisasi
vital. pemulihan (recovery) Kemasyarakatan
arsip vital. di Perusahaan daerah
lingkungannya. (BUMD) Kabupaten/Kota
Perusahaan Swasta
berskala Kabupaten/Kota
3. PENGOLAHAN ARSIP INAKTIF

Dinas Perpustakaan dan Dinas Perpustakaan dan Dinas Perpustakaan dan
Kearsipan sebagai Lembaga Kearsipan sebagai Kearsipan sebagai
Kearsipan Daerah juga Lembaga Kearsipan Lembaga Kearsipan
selaku Unit Kearsipan I pada Daerah juga selaku Unit Daerah juga selaku Unit
Pemerintahan Daerah Kearsipan I pada Kearsipan I pada
Keerom, belum melakukan Pemerintahan Daerah Pemerintahan Daerah
pengolahan arsip inaktif Keerom, agar melakukan Keerom, telah melakukan
dengan retensi sekurang- pengolahan arsip inaktif pengolahan arsip inaktif
kurangnya 10 (sepuluh) dengan retensi sekurang- dengan retensi sekurang-
tahun yang berasal dari kurangnya 10 (sepuluh) kurangnya 10 (sepuluh)
SKPD dan penyelenggara tahun yang berasal dari tahun yang berasal dari
pemerintahan daerah di SKPD dan penyelenggara SKPD dan penyelenggara
lingkungan Pemerintahan pemerintahan daerah di pemerintahan daerah di
Daerah Keerom lingkungan Pemerintahan lingkungan Pemerintahan
Daerah Keerom Daerah Keerom
a. Penggunaan Arsip 1)
Inaktif
2)
b. Pemeliharaan 1)
Arsip Inaktif
2) Belum sesuai Dinas Perpustakaan dan
rekomendasi Kearsipan sebagai
yang juga selaku Unit
Kearsipan I pada
Pemerintahan Keerom agar
melaksanakan Pengaturan
fisik arsip, Pengolahan
informasi arsip,
Penyusunan daftar arsip
inaktif dalam kegiatan
penataan arsip inaktif untuk
memudahkan penemuan
kembali arsip.

rekomendasi Kearsipan selaku Unit
Kearsipan I pada
Pemerintahan Daerah
Keerom dalam menyusun
daftar arsip inaktif, agar
memuat kolom: pencipta
arsip, unit pengolah,
nomor arsip, kode
klasifikasi, uraian informasi
arsip, kurun waktu, jumlah,
keterangan
4) Belum sesuai
rekomendasi
4. PENYUSUTAN ARSIP
a. Pemindahan 1) Dinas Perpustakaan dan Pemerintah Daerah Pemerintah Daerah Level 0 Belum sesuai Pemerintah Daerah Keerom
Kearsipan sebagai Lembaga Keerom agar melakukan Keerom agar melakukan rekomendasi agar melakukan
Kearsipan Daerah yang juga pemindahan arsip inaktif pemindahan arsip inaktif pemindahan arsip inaktif
selaku Unit Kearsipan I pada dengan retensi sekurang- dengan retensi sekurang- dengan retensi sekurang-
Pemerintahan Keerom belum kurangnya 10 (sepuluh) kurangnya 10 (sepuluh) kurangnya 10 (sepuluh)
melaksanakan pemindahan tahun dari seluruh tahun dari seluruh tahun dari seluruh
arsip inaktif dengan retensi OPD/Penyelenggara OPD/Penyelenggara OPD/Penyelenggara
sekurang-kurangnya 10 Pemerintahan di Pemerintahan di Pemerintahan di
tahun dari lingkungannya kepada lingkungannya kepada lingkungannya kepada
OPD/Penyelenggara Dinas Perpustakaan dan Dinas Perpustakaan dan Dinas Perpustakaan dan
Pemerintahan Keerom Kearsipan sesuai dengan Kearsipan sesuai dengan Kearsipan sesuai dengan
peraturan perundang- peraturan perundang- peraturan perundang-
undangan kearsipan yang undangan kearsipan yang undangan kearsipan yang
berlaku. berlaku. berlaku.
2)
3)
4) 0
5) 0
6) 0
7) 0
8) 0
9) 0
10) 0
11) 0
b. Pemusnahan 1) Dinas Perpustakaan dan Dinas Perpustakaan dan Pemerintah Daerah Level 0 Belum sesuai Pemerintah Daerah Keerom
Kearsipan sebagai Lembaga Kearsipan sebagai Keerom agar melakukan rekomendasi agar melakukan
Kearsipan Daerah yang juga Lembaga Kearsipan pemusnahan arsip inaktif pemusnahan arsip inaktif
selaku Unit Kearsipan I Daerah yang juga selaku sesuai dengan peraturan sesuai dengan peraturan
Keerom belum Unit Kearsipan I Keerom perundang-undangan perundang-undangan
melaksanakan pemusnahan agar melakukan kearsipan yang berlaku. kearsipan yang berlaku.
arsip. pemusnahan arsip
sebagaimana yang diatur
dalam ketentuan
berlaku.
2) 0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
3) 0
c. Penyerahan 1) Dinas Perpustakaan dan Dinas Perpustakaan dan Dinas Perpustakaan dan Dinas Perpustakaan dan
Kearsipan selaku Unit Kearsipan selaku Unit Kearsipan selaku Kearsipan selaku Lembaga
Kearsipan I pada Kearsipan I pada Lembaga Kearsipan Kearsipan Daerah (LKD)
Pemerintahan Daerah Pemerintahan Daerah Daerah (LKD) Pemerintah Pemerintah Daerah Keerom
Keerom, belum Keerom, agar melakukan Daerah Keerom yang juga yang juga berperan sebagai
menyerahkan arsip statisnya penyerahan arsip berperan sebagai Unit Unit Kearsipan I, agar
kepada Dinas Perpustakaan statisnya kepada Dinas Kearsipan I, agar menyerahkan arsip
dan Kearsipan sebagai Perpustakaan dan menyerahkan arsip statisnya kepada Lembaga
Lembaga Kearsipan Daerah Kearsipan sebagai statisnya kepada Kearsipan Daerah (LKD)
Keerom. Lembaga Kearsipan Lembaga Kearsipan Pemerintah Daerah Keerom
Daerah Keerom. Daerah (LKD) Pemerintah
Daerah Keerom
2) 0
0
0
0
0
0
0
Dinas Perpustakaan dan 0 0 Dinas Perpustakaan dan
Kearsipan Pemerintah Kearsipan Pemerintah
Daerah Keerom selaku Daerah Keerom selaku Unit
Unit Kearsipan I, agar Kearsipan I, agar
menyimpan arsip yang menyimpan arsip yang
tercipta dalam tercipta dalam pelaksanaan
pelaksanaan pemusnahan pemusnahan arsip dan
arsip dan memperlakukannya sebagai
memperlakukannya arsip vital
sebagai arsip vital
5. PENGELOLAAN ARSIP STATIS

1) Dinas Perpustakaan dan Dinas Perpustakaan dan Dinas Perpustakaan dan Dinas Perpustakaan dan
Kearsipan sebagai Lembaga Kearsipan sebagai Kearsipan selaku Kearsipan selaku Lembaga
Kearsipan Daerah Keerom, Lembaga Kearsipan Lembaga Kearsipan Kearsipan Daerah agar
belum melaksanakan Daerah Keerom, agar Daerah agar melakukan melakukan pengelolaan
kegiatan pengelolaan arsip melaksanakan kegiatan pengelolaan arsip statis. arsip statis.
statis. pengelolaan arsip statis
sebagaimana
diamanatkan peraturan
perundang-undangan
a. Akuisisi Arsip 1) Dinas Perpustakaan dan Dinas Perpustakaan dan

Statis Kearsipan sebagai Lembaga Kearsipan sebagai
Kearsipan Daerah Keerom, Lembaga Kearsipan
Dinas Perpustakaan dan Dalam melakukan akuisisi
b. Pengolahan Arsip 1) Dinas Perpustakaan dan Dinas Perpustakaan dan

2) Kearsipan
Dinas Daerah Keerom,
Perpustakaan dan Lembaga
Dinas Kearsipan dan
Perpustakaan
Belum menyusun sarana Agar menyusun sarana
Belum menyusun sarana Dalam menyusun format
c. Preservasi
Preventif
Penyimpanan Arsip 1) Dinas Perpustakaan dan Dinas Perpustakaan dan
Pengandalian Hama 2) Dinas Perpustakaan dan

Terpadu / PHT Kearsipan sebagai Lembaga
Kearsipan Daerah Keerom,
Reproduksi Arsip 3) Dinas Perpustakaan dan Dinas Perpustakaan dan
Dinas Perpustakaan dan Dinas Perpustakaan dan
d. Presevasi Kuratif 1) Dinas Perpustakaan dan Dinas Perpustakaan dan
e. Akses Arsip Statis 1) Dinas Perpustakaan dan Dinas Perpustakaan dan

f. Daftar Pencarian 1) Dinas Perpustakaan dan Dinas Perpustakaan dan
Arsip (DPA) Kearsipan sebagai Lembaga Kearsipan sebagai
Dinas Perpustakaan dan Dinas Perpustakaan dan
g. SIKN dan JIKN 1) Dinas Perpustakaan dan Dinas Perpustakaan dan
6. SUMBER DAYA MANUSIA KEARSIPAN

a. Struktural 1) Dinas Perpustakaan dan
Kearsipan Keerom sebagai
telah mengangkat pejabat
Kepala Lembaga Kearsipan
Daerah
2)
3) Pimpinan Lembaga Pimpinan Lembaga Belum sesuai Pimpinan Lembaga
Kearsipan Daerah Keerom Kearsipan Daerah Keerom rekomendasi Kearsipan Daerah Keerom
belum memenuhi agar memenuhi agar memenuhi kompetensi
persyaratan kompetensi kompetensi sesuai sesuai peraturan
sebagaimana diamanatkan peraturan perundang- perundang-undangan yang
dalam peraturan perundang- undangan yang berlaku berlaku
undangan yang berlaku
yakni Sarjana (strata
satu/S1) bidang kearsipan,
atau Sarjana (strata satu/S1)
selain bidang kearsipan
namun telah mengikuti serta
lulus Pendidikan dan
Pelatihan Teknis Kearsipan
bagi Pejabat Struktural
Kearsipan.
b. Arsiparis 1) Dinas Perpustakaan dan Arsiparis Dinas

Kearsipan Keerom telah Perpustakaan dan
mengangkat fungsional Kearsipan Keerom dalam
arsiparis sebanyak 0 orang. kedudukan hukum agar
Dalam kedudukan hukum, Mandiri dan Independen
kewenangan, dan tugas
2)
3)
4) Kompentensi Arsiparis pada Arsiparis Dinas Belum sesuai Arsiparis Dinas
5) Arsiparis Dinas Belum sesuai Arsiparis Dinas
6) Kenaikan jabatan/karir Arsiparis Dinas Belum sesuai Arsiparis Dinas
Arsiparis pada Dinas
c. Pengelola Arsip Pemerintah Daerah Keerom

telah memiliki pengelola
arsip pada Dinas
Perpustakaan dan Kearsipan
Keerom, dan seluruh
pengelola arsip sudah
memiliki kompetensi yang
diperoleh melalui pendidikan
dan pelatihan teknis
kearsipan.
7. KELEMBAGAAN
1) Pemerintahan Daerah
Keerom telah membentuk
lembaga kearsipan daerah
sebagaimana tertuang dalam
Peraturan Bupati Keerom
Nomor 03 Tahun 2017
Tentang Tugas Kedudukan,
Susunan Organisasi, Tugas
dan Fungsi serta Tata Kerja
Perangkat Dinas Daerah
Kabupaten Keerom.
2) Lembaga Kearsipan Daerah

Keerom berbentuk Dinas.
Dinas Perpustakaan dan Lembaga Kearsipan
Kearsipan sebagai Lembaga Daerah Keerom agar
Kearsipan Daerah Keerom memiliki fungsi kearsipan
menyelenggarakan fungsi sesuai dengan peraturan
kearsipan dan fungsi lainnya. perundang-undangan
yang berlaku.
Peraturan terkait Pemerintahan Daerah Lembaga Kearsipan
pembentukan Lembaga Keerom perlu Daerah Keerom agar
Kearsipan Daerah Keerom, menetapkan kebijakan melaksanakan kewajiban
belum memuat ketentuan yang mengatur pengelolaan arsip statis
mengenai kewajiban pembentukan organisasi yang diterima dari :
Lembaga Kearsipan Daerah kearsipan di lingkungan Satuan Kerja Perangkat
dalam melaksanakan pemerintahan daerah Daerah (SKPD)
pengelolaan arsip statis yang Keerom meliputi kabupaten/kota,
diterima dari , , desa atau pengaturan mengenai penyelenggara
yang disebut dengan nama kewajiban, tugas, fungsi, pemerintahan daerah
lain, perusahaan, organisasi dan tanggung jawab kabupaten/kota, desa atau
politik, organisasi dalam penyelenggaraan yang disebut dengan
kemasyarakatan, kearsipan di tingkat nama lain, perusahaan,
perseorangan di lingkungan daerah provinsi dan organisasi politik,
Keerom. kabupaten/kota sesuai organisasi
dengan peraturan kemasyarakatan,
perundang-undangan perseorangan
Peraturan terkait Peraturan terkait Lembaga Kearsipan

pembentukan Lembaga pembentukan Lembaga Daerah Keerom agar
Kearsipan Daerah Keerom, Kearsipan Daerah melaksanakan tugas:
belum memuat ketentuan Keerom, agar memuat melaksanakan
mengenai tugas Lembaga ketentuan mengenai pengelolaan arsip inaktif
Kearsipan Daerah untuk tugas Lembaga Kearsipan yang memiliki retensi
melaksanakan pengelolaan Daerah untuk sekurang-kurangnya 10
arsip inaktif yang memiliki melaksanakan tahun yang berasal dari
retensi sekurang-kurangnya pengelolaan arsip inaktif SKPD Kabupaten/Kota
10 tahun yang berasal dari yang memiliki retensi dan penyelenggara
SKPD Kabupaten/Kota dan sekurang-kurangnya 10 pemerintahan daerah
penyelenggara pemerintahan tahun yang berasal dari kabupaten/kota,
daerah kabupaten/kota, SKPD Kabupaten/Kota pembinaan kearsipan
dan penyelenggara terhadap pencipta arsip di
pemerintahan daerah lingkungan daerah
kabupaten/kota, kabupaten/kota.
Lembaga Kearsipan
Daerah Keerom agar
melaksanakan fungsi:
Pembinaan kearsipan,
Pengelolaan arsip statis
Peraturan terkait Peraturan terkait Dinas Perpustakaan dan
pembentukan Lembaga pembentukan Lembaga Kearsipan sebagai
Kearsipan Daerah Keerom, Kearsipan Daerah Lembaga Kearsipan
belum memuat ketentuan Keerom, agar memuat Daerah pada
mengenai tanggung jawab ketentuan mengenai Pemerintahan Daerah
Lembaga Kearsipan Daerah tanggung jawab Lembaga Keerom agar
untuk melaksanakan Kearsipan Daerah untuk melaksanakan tanggung
pengelolaan back-up arsip melaksanakan jawab: Pengelolaan back-
vital daerah, pengelolaan pengelolaan back-up up arsip vital daerah,
arsip inaktif milik daerah arsip vital daerah, Pengelolaan arsip inaktif
yang berasal dari seluruh pengelolaan arsip inaktif milik daerah yang berasal
SKPD yang memiliki retensi milik daerah yang berasal dari seluruh SKPD dengan
sekurang-kurangnya 10 dari seluruh SKPD yang retensi 10 tahun atau
tahun, , , memiliki retensi sekurang- lebih, Pengelolaan
kurangnya 10 tahun, , , pengelolaan arsip statis,
Pembinaan ke setiap
SKPD Kab/Kota, BUMD
Kab/Kota, Organisasi
Politik dan Organisasi
Masa dan
Kelurahan/Desa,
Pengembangan sumber
daya pendukung
kearsipan meliputi:
kelembagaan, sumber
daya manusia, prasarana
dan sarana, serta
kesisteman.
8. PRASARANA DAN SARANA KEARSIPAN

1) Pemerintah Daerah Keerom
dalam hal ini Dinas
sebagai Unit Kearsipan I
sudah memiliki gedung.
Gedung tersebut memiliki
sistem pengairan (drainage)
yang baik, tersedia sarana
transportasi yang mudah
dijangkau, terbebas dari
vegetasi (tumbuhan atau
tanaman) yang dapat
berkontribusi terhadap
peningkatan kelembapan
sehingga menyebabkan
risiko datangnya serangga
dan mikroorganisme yang
dapat merusak arsip, jauh
dengan area lembap (rawa,
laut, sungai, atau area rentan
banjir), jauh dengan area
industri yang menghasilkan
debu atau zat kontaminasi
lainnya, tidak berada di
dalam area dengan lalu
lintas berintensitas tinggi
dengan risiko kebisingan dan
pencemaran udara
(terminal/bandara/stasiun/pel
abuhan),
2)
3)
4)
5)
6)
Dinas Perpustakaan dan Gedung depo agar

Kearsipan Keerom sudah memiliki ruang
terdapat ruang kerja, berupa: administrasi, berupa:
ruang pimpinan, ruang Ruang pimpinan, Ruang
pengolahan arsip, Namun fungsional, Ruang rapat
belum terdapat ruang
fungsional, ruang rapat.
ruang transit arsip, ruang
restorasi/preservasi arsip.
Agar memiliki ruang transit Belum sesuai Agar memiliki ruang transit
rekomendasi
Agar memiliki ruang Belum sesuai Agar memiliki ruang

restorasi/preservasi arsip rekomendasi restorasi/preservasi arsip
Dinas Perpustakaan dan Depot arsip Dinas Gedung depo agar Belum sesuai Gedung depo agar memiliki
Kearsipan Keerom 1) telah Perpustakaan dan memiliki ruang ruang rekomendasi ruang ruang penyimpanan
terdapat ruang penyimpanan Kearsipan Keerom agar penyimpanan arsip inaktif arsip inaktif
arsip inaktif (records center). memiliki ruang
Ruang penyimpanan penyimpanan arsip inaktif
tersebut namun tidak ruang penyimpanan arsip
dilengkapi pintu keluar statis ruang penyimpanan
darurat, berada di bawah arsip vital sesuai dengan
tanah (basement), terdapat ketentuan peraturan
area kerja pada ruang perundang-undangan
penyimpanan, tidak terdapat kearsipan yang berlaku.
pembatasan akses masuk ke
ruang penyimpanan. 1) Belum sesuai Ruang ruang penyimpanan
agar tidak dibangun/tidak Belum sesuai agar tidak dibangun/tidak
agar tidak ada area kerja Belum sesuai agar tidak ada area kerja
agar terdapat pembatasan Belum sesuai agar terdapat pembatasan
Gedung depo agar Belum sesuai Gedung depo agar memiliki
memiliki ruang ruang rekomendasi ruang ruang penyimpanan
penyimpanan arsip statis arsip statis
Belum sesuai Ruang ruang penyimpanan
penyimpanan arsip vital arsip vital
Ruang ruang Belum sesuai Ruang ruang penyimpanan
Depot arsip Dinas Depot arsip Dinas Gedung depo agar
Perpustakaan dan Kearsipan Perpustakaan dan memiliki ruang publik,
Keerom tidak terdapat ruang Kearsipan Keerom agar berupa: Ruang pelayanan
publik terdapat ruang pelayanan (ruang petugas layanan),
(ruang petugas layanan), Ruang pameran, Ruang
agar terdapat ruang baca
pameran, agar terdapat
ruang baca,
Ruang Penyimpanan arsip Ruang penyimpanan Gedung depo agar dimiliki

pada Dinas Perpustakaan pada Dinas Perpustakaan peralatan di ruang
dan Kearsipan tidak dan Kearsipan Keerom penyimpanan, berupa:
dilengkapi dengan peralatan agar melengkapi sarana Sistem peringatan
berupa : sistem peringatan pengamanan dan kebakaran (fire alarm
kebarakaran (fire alarm penyelamatan arsip di system), Alat pendeteksi
system), alat pendeteksi ruang penyimpanan, asa (smoke detection),
asap (smoke detection), seperti: sistem peringatan hydrant dan/atau tabung
hydrant dan/atau tabung kebakaran (fire alarm pemadan kebakaran
pemadam kebakaran system), alat pendeteksi (APAR), Closed Circuit
(APAR), CCTV (Closed asap (smoke detection), Television (CCTV)
Circuit Television), rak arsip hydrant dan/atau tabung
yang sesuai ketentuan pemadam kebakaran
perundang-undangan (APAR), CCTV (Closed
kearsipan yang berlaku Circuit Television).
Ruang penyimpanan Ruang penyimpanan agar Belum sesuai Ruang penyimpanan agar
pada Dinas Perpustakaan dilengkapi dengan rekomendasi dilengkapi dengan peralatan
dan Kearsipan Keerom peralatan rak yang sesuai rak yang sesuai media
agar menggunakan rak media arsip, berupa: Rak arsip, berupa: Rak untuk
penyimpanan arsip sesuai untuk jenis arsip kertas jenis arsip kertas yakni rak
dengan jenis arsip, yakni rak besi anti karat, besi anti karat, Rak untuk
seperti: rak besi tidak anti Rak untuk jenis arsip jenis arsip kertas berupa
karat untuk jenis arsip kertas berupa arsip peta arsip peta yakni laci besi
kertas, laci besi tidak anti yakni laci besi anti karat, anti karat, Rak untuk jenis
karat untuk jenis arsip Rak untuk jenis arsip foto arsip foto yakni rak besi anti
kertas berbentuk peta, rak yakni rak besi anti karat, karat, Rak untuk jenis arsip
besi tidak anti karat untuk Rak untuk jenis arsip film film yakni rak besi anti karat,
jenis arsip foto. rak besi yakni rak besi anti karat, Rak untuk jenis arsip video
tidak anti karat untuk jenis Rak untuk jenis arsip yakni rak kayu (rak non
arsip film, tidak video yakni rak kayu (rak magnetis), Rak untuk jenis
menggunakan rak kayu non magnetis), Rak untuk arsip rekaman suara yakni
(rak non magnetis) untuk jenis arsip rekaman suara rak kayu (rak non magnetis)
jenis arsip video, tidak yakni rak kayu (rak non
menggunakan rak kayu magnetis)
(rak non magnetis) untuk
jenis arsip rekaman
suara.
Depot arsip statis pada Depot arsip Dinas Ruang penyimpanan agar Belum sesuai Ruang penyimpanan agar
Dinas Perpustakaan dan Perpustakaan dan dilengkapi dengan rekomendasi dilengkapi dengan peralatan
Kearsipan tidak Kearsipan Keerom agar peralatan container/boks container/boks arsip yang
menggunakan menggunakan arsip yang sesuai media sesuai media arsip, berupa:
container/boks arsip sesuai container/boks arsip arsip, berupa: Container Container untuk jenis arsip
ketentuan peraturan sesuai dengan jenis arsip, untuk jenis arsip kertas kertas yakni boks bebas
perundang-undangan, yaitu: seperti: container/boks yakni boks bebas asam, asam, Container untuk
container/boks bebas asam bebas asam untuk jenis Container untuk jenis jenis arsip kertas berupa
untuk jenis arsip kertas, arsip kertas, tabung atau arsip kertas berupa arsip arsip peta yakni tabung atau
tabung atau laci sesuai laci sesuai ukuran untuk peta yakni tabung atau laci laci sesuai ukuran,
ukuran untuk jenis arsip jenis arsip kertas sesuai ukuran, Container Container untuk jenis arsip
kertas berbentuk peta, berbentuk peta, amplop (1 untuk jenis arsip foto yakni foto yakni amplop (1 amplop
amplop (1 amplop berisi 1 amplop berisi 1 lembar amplop (1 amplop berisi 1 berisi 1 lembar foto) dan
lembar foto) dan dimasukan foto) dan dimasukan pada lembar foto) dan dimasukan pada boks
pada boks bebas asam boks bebas asam untuk dimasukan pada boks bebas asam, Container
untuk jenis arsip foto, can jenis arsip foto, can bebas asam, Container untuk jenis arsip film yakni
(polypropylene, polyethylene (polypropylene, untuk jenis arsip film yakni can polypropylene,
atau polycarbonate) untuk polyethylene atau can polypropylene, polyethylene atau
jenis arsip film, container asli polycarbonate) untuk jenis polyethylene atau polycarbonate., Container
(bahan plastik non PVC) arsip film, container asli polycarbonate., Container untuk jenis arsip video yakni
untuk jenis arsip video, (bahan plastik non PVC) untuk jenis arsip video sesuai container aslinya
container asli (bahan plastik untuk jenis arsip video, yakni sesuai container (bahan plastik non PVC),
non PVC) untuk jenis arsip container asli (bahan aslinya (bahan plastik non Container untuk jenis arsip
rekaman suara. plastik non PVC) untuk PVC), Container untuk rekaman suara yakni sesuai
jenis arsip rekaman jenis arsip rekaman suara container aslinya (bahan
suara. yakni sesuai container plastik non PVC)
aslinya (bahan plastik non
PVC)
RISALAH HASIL AUDIT KEARSIPAN SEMENTARA
DINAS PERPUSTAKAAN DAN KEARSIPAN KEEROM
TAHUN 2017
Berdasarkan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan (Lembaran

Indonesia melalui Pemerintah Provinsi Papua telah melaksanakan audit kearsipan
terhadap Pemerintah Keerom yang dilaksanakan dari tanggal xx s.d. xx xxxx 2019.
Kegiatan audit kearsipan eksternal dilaksanakan dengan menggunakan metode

pengisian formulir, wawancara dan pengamatan langsung, dengan temuan sementara
sebagai berikut:

1) Pemerintahan Daerah Keerom telah menetapkan kebijakan tentang Tata
Naskah Dinas di lingkungannya, sebagaimana tertuang di dalam Peraturan
Bupati Keerom Nomor 5 tahun 2011 Tentang Pedoman Tata Naskah Dinas
di Lingkungan Pemerintah Kabupaten Keerom, ditetapkan pada tanggal 26
Oktober 2011, ditetapkan pada tanggal 26 Oktober 2011.
2) Dalam dasar hukum yang diawali dengan kata "Mengingat" pada kebijakan
tentang Tata Naskah Dinas sebagaimana tersebut di atas, belum
mencantumkan: Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan,
Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang-
Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, Peraturan Kepala ANRI
Nomor 2 Tahun 2014 tentang Pedoman Tata Naskah Dinas.

memuat ketentuan mengenai jenis naskah dinas arahan, berupa: , petunjuk
pelaksanaan/petunjuk teknis, , , ,
4)
5)
6)
7)
8)
9)
10) #REF!
11) Belum memuat ketentuan pengamanan naskah dinas, mengenai: a.

Penentuan kategori klasifikasi keamanan dan akses naskah dinas. b.
Perlakuan terhadap naskah dinas berdasarkan klasifikasi keamanan dan
akses naskah dinas, berupa: pemberian kode derajat klasifikasi keamanan
dan akses, pemberian nomor seri pengamanan dan security printing,
pembuatan dan pengawasan naskah dinas yang bersifat rahasia
12)
13)

mengatur ketentuan mengenai Pengendalian Naskah Dinas Keluar,
berupa: , penggandaan, ,
15)

Klasifikasi Arsip di lingkungannya.
2)
3)
4)
5)
6)
7)
8)
9)
1) Pemerintahan Daerah Keerom belum menetapkan kebijakan tentang Sistem

Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip Dinamis di lingkungannya.
2)
3)
4)
5)
6)
7)

Fasilitatif (Kepegawaian) di lingkungannya.
2)
3)
4)
5)
6)

Fasilitatif (Keuangan) di lingkungannya.
2)
3)
4)
5)
6)

Fasilitatif (Non Kepegawaian - Non Keuangan) di lingkungannya.
2)
3)
4)
5)
6)
7)
8)
d. JRA Substantif

Substantif di lingkungannya.
2)
3)
4)
5)
6)
7)
8)

penyusutan arsip di lingkungannya.
2)
3)
4)

Pedoman Pengelolaan Arsip Inaktif di lingkungannya.
2)
3)
4)
5)

Pedoman Pengelolaan/Program Arsip Vital di lingkungannya.
2)
3)
4)
5)
6)
7)

1) Pemerintahan Daerah Keerom melalui Dinas Perpustakaan dan Kearsipan
pada tahun 2016 sudah menyusun: b. Program Pembinaan Kearsipan,
berupa: Sosialisasi Kearsipan,Pendidikan dan Pelatihan
Kearsipan,Perencanaan, Pemantauan, dan Evaluasi. c. Program
Pengelolaan Arsip Statis, berupa: Akuisisi Arsip Statis,Pengolahan Arsip
Statis,d. Program Pengelolaan Arsip Inaktif , berupa: Pengelolaan Arsip
Inaktif dengan Retensi Sekurang-kurangnya 10 Tahun ,Pemeliharaan Arsip
Inaktif dengan Retensi Sekurang-kurangnya 10 Tahun , g. Program
Penyediaan, Pengembangan, atau Pemeliharaan Prasarana dan Sarana
Kearsipan Namun belum menyusun: a. Program Perumusan dan
Penyempurnaan Kebijakan Kearsipan, tentang: Tata Naskah Dinas,
Klasifikasi Arsip, JRA Kepegawaian, JRA Keuangan, JRA Non
Kepegawaian-Non Keuangan, JRA Substantif, Sistem Klasifikasi Keamanan
dan Akses Arsip Dinamis, Pedoman Penyusutan Arsip Pedoman
Pengolahan Arsip Inaktif, Pedoman Pengelolaan/Program Arsip Vital, b.
Program Pembinaan Kearsipan, mengenai: Koordinasi Penyelenggaraan
Kearsipan,Penyusunan Pedoman Kearsipan,Pemberian Bimbingan,
Supervisi, dan Konsultasi Pelaksanaan Kearsipan, c. Program Pengelolaan
Arsip Statis, mengenai: Preservasi Arsip Statis, Layanan Arsip Statis, d.
Program Pengelolaan Arsip Inaktif , mengenai: Penyusutan Inaktif Arsip
dengan Retensi Sekurang-kurangnya 10 Tahun, f. Program Penghargaan
Kearsipan

Keerom belum melaksanakan kegiatan pembinaan kearsipan terhadap: a. ,
b. , c. organisasi kemasyarakatan, d. , e. di lingkungannya.

Keerom belum melaksanakan program arsip vital, berupa: a. identifikasi
arsip vital, b. perlindungan dan pengamanan arsip vital, c. penyelamatan
dan pemulihan (recovery) arsip vital.
Dinas Perpustakaan dan Kearsipan sebagai Lembaga Kearsipan Daerah juga selaku
1)
2)
1)
2)
3)
6)

yang juga selaku Unit Kearsipan I pada Pemerintahan Keerom belum
melaksanakan pemindahan arsip inaktif dengan retensi sekurang-kurangnya
10 tahun dari OPD/Penyelenggara Pemerintahan Keerom
2)
3)
4)
5)
6)
7)

yang juga selaku Unit Kearsipan I Keerom belum melaksanakan
pemusnahan arsip.
2)
3) 0
4) 0
5)
6) 0
7) 0
8) 0
9) 0
10)
11) 0
12) 0
13) 0
14)

Pemerintahan Daerah Keerom, belum menyerahkan arsip statisnya kepada
Dinas Perpustakaan dan Kearsipan sebagai Lembaga Kearsipan Daerah
Keerom.
2)
3) 0
4) 0
5) 0
6) 0
7) 0
8) 0
9) 0
Dinas Perpustakaan dan Kearsipan sebagai Lembaga Kearsipan Daerah Keerom,

belum melaksanakan kegiatan pengelolaan arsip statis.

Keerom, sudah melaksanakan prosedur akuisisi terhadap arsip statis,
berupa: , , , agar terdapat persetujuan untuk menyerahkan arsip statis dari
pencipta arsip., agar terdapat penetapan arsip statis yang diserahkan dari
pimpinan pencipta arsip (Bupati untuk arsip yang berasal dari Pemerintahan
Daerah), , , berita acara serah terima arsip statis yang diakuisisi belum
ditandangani oleh pihak yang menyerahkan, , , belum terdapat riwayat
sejarah administrasi arsip yang diakuisisi. (Riwayat sejarah administrasi
arsip memuat informasi singkat mengenai pencipta arsip termasuk
pembentukan dan perkembangan organisasi, pihak atau pimpinan/pejabat
yang terlibat, serta program-programnya sehingga mampu menceritakan
informasi arsip tersebut).Namun belum melakukan prosedur akuisisi
terhadap arsip statis, berupa: belum melakukan monitoring terhadap fisik
arsip dan daftar arsip statis., belum melakukan verifikasi secara langsung
atau tidak langsung terhadap daftar arsip statis dari pencipta arsip yang
telah memiliki JRA, belum terdapat penetapan status arsip statis oleh
Lembaga Kearsipan Daerah., belum terdapat persetujuan untuk
menyerahkan arsip statis dari pencipta arsip., belum terdapat penetapan
arsip statis yang diserahkan dari pimpinan pencipta arsip (Bupati untuk arsip
yang berasal dari Pemerintahan Daerah), , , , , , agar terdapat riwayat
b. Pengolahan Arsip Statisarsip yang diakuisisi. (Riwayat sejarah administrasi
sejarah administrasi
1) Dinas
arsip Perpustakaan dan Kearsipan
memuat informasi sebagai Lembaga
singkat mengenai penciptaKearsipan Daerah
arsip termasuk
pembentukan dan perkembangan organisasi, pihak atau pimpinan/pejabat
2) Dinas Perpustakaan
yang terlibat, dan Kearsipan sebagai
serta program-programnya Lembaga
sehingga Kearsipan
mampu Daerah
menceritakan
informasi arsip tersebut).
4) Belum menyusun sarana bantu penemuan kembali arsip statis berupa Guide

Preservasi Kuratif

Keerom, agar menerapkan prinsip akses dan layanan arsip statis, berupa: a.
belum menerapkan prinsip akses dan layanan arsip statis(- tersedianya
sarana bantu penemuan kembali arsip statis (finding aids)., , - akses arsip
statis secara wajar (tanpa biaya, kecuali dinyatakan lain/diatur dengan
Pendapatan Negara Bukan Pajak/PNBP)., ) b. belum terdapat pemberian
jasa konsultasi penelusuran arsip statis., c. belum dilakukan kegiatan
penggunaan dan peminjaman arsip statis di ruang baca dalam berbagai
bentuk dan media., d. belum terdapat pemberian referensi atau bacaan lain
yang dapat mendukung penelitian pengguna arsip statis., , f. belum tersedia
jasa reproduksi arsip baik untuk arsip kertas maupun non kertas., g. belum
tersedia jasa transliterasi/transkripsi/alih bahasa (dalam bahasa indonesia,
bahasa daerah/nusantara, maupun dalam bahasa asing).
f. SIKN - JIKN
Dinas Perpustakaan dan Kearsipan sebagai Lembaga Kearsipan Daerah

Keerom belum menjadi simpul jaringan pada Jaringan Informasi Kearsipan
Nasional (JIKN).
1) Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Keerom sebagai Lembaga Kearsipan

Daerah telah mengangkat pejabat Kepala Lembaga Kearsipan Daerah
2)
3) Pimpinan Lembaga Kearsipan Daerah Keerom belum memenuhi
persyaratan kompetensi sebagaimana diamanatkan dalam peraturan
perundang-undangan yang berlaku yakni Sarjana (strata satu/S1) bidang
kearsipan, atau Sarjana (strata satu/S1) selain bidang kearsipan namun
telah mengikuti serta lulus Pendidikan dan Pelatihan Teknis Kearsipan bagi
Pejabat Struktural Kearsipan.
b. Arsiparis

Keerom belum memiliki Arsiparis.
2) Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Keerom telah mengangkat fungsional
3) Kompentensi Arsiparis pada Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Keerom
6) Arsiparis pada Dinas Perpustakaan dan Kearsipan belum mengikuti
c. Pengelola Arsip
1)
2) Pemerintah Daerah Keerom telah memiliki pengelola arsip pada Dinas

Perpustakaan dan Kearsipan Keerom, dan seluruh pengelola arsip sudah
memiliki kompetensi yang diperoleh melalui pendidikan dan pelatihan teknis
kearsipan.
7 ASPEK KELEMBAGAAN
1) Pemerintahan Daerah Keerom telah membentuk lembaga kearsipan daerah

sebagaimana tertuang dalam Peraturan Bupati Keerom Nomor 03 Tahun
2017 Tentang Tugas Kedudukan, Susunan Organisasi, Tugas dan Fungsi
serta Tata Kerja Perangkat Dinas Daerah Kabupaten Keerom.
2) Lembaga Kearsipan Daerah Keerom berbentuk Dinas.
3) Lembaga Kearsipan Daerah Keerom memiliki tingkat eselonering

Keerom menyelenggarakan fungsi kearsipan dan fungsi lainnya.
memuat ketentuan mengenai kewajiban Lembaga Kearsipan Daerah dalam
melaksanakan pengelolaan arsip statis yang diterima dari , , desa atau yang
disebut dengan nama lain, perusahaan, organisasi politik, organisasi
kemasyarakatan, perseorangan di lingkungan Keerom.

memuat ketentuan mengenai tugas Lembaga Kearsipan Daerah untuk
melaksanakan pengelolaan arsip inaktif yang memiliki retensi sekurang-
kurangnya 10 tahun yang berasal dari SKPD Kabupaten/Kota dan
penyelenggara pemerintahan daerah kabupaten/kota,
7)
8)

memuat ketentuan mengenai tanggung jawab Lembaga Kearsipan Daerah
untuk melaksanakan pengelolaan back-up arsip vital daerah, pengelolaan
arsip inaktif milik daerah yang berasal dari seluruh SKPD yang memiliki
retensi sekurang-kurangnya 10 tahun, , ,
1) Pemerintah Daerah Keerom dalam hal ini Dinas Perpustakaan dan

Kearsipan sebagai Unit Kearsipan I sudah memiliki gedung. Gedung
tersebut memiliki sistem pengairan (drainage) yang baik, tersedia sarana
transportasi yang mudah dijangkau, terbebas dari vegetasi (tumbuhan atau
tanaman) yang dapat berkontribusi terhadap peningkatan kelembapan
sehingga menyebabkan risiko datangnya serangga dan mikroorganisme
yang dapat merusak arsip, jauh dengan area lembap (rawa, laut, sungai,
atau area rentan banjir), jauh dengan area industri yang menghasilkan debu
atau zat kontaminasi lainnya, tidak berada di dalam area dengan lalu lintas
berintensitas tinggi dengan risiko kebisingan dan pencemaran udara
(terminal/bandara/stasiun/pelabuhan),
2) Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Keerom sudah terdapat ruang kerja,

berupa: ruang pimpinan, ruang pengolahan arsip, Namun belum terdapat
ruang fungsional, ruang rapat. ruang transit arsip, ruang restorasi/preservasi
arsip.
3) Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Keerom 1) telah terdapat ruang
penyimpanan arsip inaktif (records center). Ruang penyimpanan tersebut
namun tidak dilengkapi pintu keluar darurat, berada di bawah tanah
(basement), terdapat area kerja pada ruang penyimpanan, tidak terdapat
4) Depot arsip Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Keerom tidak terdapat
ruang publik
5) Ruang Penyimpanan arsip pada Dinas Perpustakaan dan Kearsipan tidak

dilengkapi dengan peralatan berupa : sistem peringatan kebarakaran (fire
alarm system), alat pendeteksi asap (smoke detection), hydrant dan/atau
tabung pemadam kebakaran (APAR), CCTV (Closed Circuit Television), rak
arsip yang sesuai ketentuan perundang-undangan kearsipan yang berlaku
6) Depot arsip statis pada Dinas Perpustakaan dan Kearsipan tidak

menggunakan container/boks arsip sesuai ketentuan peraturan perundang-
undangan, yaitu: container/boks bebas asam untuk jenis arsip kertas,
tabung atau laci sesuai ukuran untuk jenis arsip kertas berbentuk peta,
amplop (1 amplop berisi 1 lembar foto) dan dimasukan pada boks bebas
asam untuk jenis arsip foto, can (polypropylene, polyethylene atau
polycarbonate) untuk jenis arsip film, container asli (bahan plastik non PVC)
untuk jenis arsipTempat,
video, Tanggal
container asli (bahan plastik non PVC) untuk jenis
Mengetahui:
arsip rekaman suara.
Penanggung Jawab
Penyelenggara Kearsipan
Dinas Perpustakaan dan Kearsipan
Kepala, Ketua Tim Audit Kearsipan,
Petrus Solossa, SE., M.Si xxx

BAB II
URAIAN HASIL PENGAWASAN KEARSIPAN EKSTERNAL TERHADAP PEMERINTAHAN DAERAH
KEEROM
ASPEK/SUB
KONDISI FAKTUAL PEMENUHAN STANDAR CATATAN AUDIT REKOMENDASI
ASPEK
1. ASPEK KETAATAN TERHADAP PERATURAN PERUNDANG-UNDANGAN KEARSIPAN DALAM PENETAPAN KEBIJAKAN
KEARSIPAN
1.1. Tata Naskah 1) Pemerintahan Daerah Keerom 1) Pasal 40 ayat (4)
Dinas telah menetapkan kebijakan Undang-Undang Nomor
tentang Tata Naskah Dinas di 43 Tahun 2009 tentang
lingkungannya, sebagaimana Kearsipan
tertuang di dalam Peraturan Bupati mengamanatkan bahwa
Keerom Nomor 5 tahun 2011 untuk mendukung
Tentang Pedoman Tata Naskah pengelolaan arsip dinamis
Dinas di Lingkungan Pemerintah yang efektif dan efisien
Kabupaten Keerom, ditetapkan pencipta arsip membuat
pada tanggal 26 Oktober 2011, tata naskah dinas,
ditetapkan pada tanggal 26 klasifikasi arsip, jadwal
Oktober 2011. retensi arsip, serta sistem
klasifikasi keamanan dan
akses arsip.
2) Pasal 32 ayat (3)
Nomor 28 Tahun 2012
tentang Pelaksanaan
Undang-Undang Nomor
Kearsipan
mengamanatkan bahwa
tata naskah dinas,
klasifikasi arsip, serta
sistem klasifikasi
keamanan dan akses
arsip ditetapkan oleh
pimpinan pencipta arsip
berdasarkan pedoman
yang ditetapkan oleh
Kepala ANRI.
2) Dalam dasar hukum yang diawali Lampiran II angka 28 Kebijakan tentang Tata
dengan kata "Mengingat" pada Undang-Undang Nomor Naskah Dinas
kebijakan tentang Tata Naskah 12 Tahun 2011 tentang Pemerintahan Daerah
Dinas sebagaimana tersebut di Pembentukan Peraturan Keerom, dalam dasar
atas, belum mencantumkan: Perundang-Undangan, hukum yang diawali dengan
Undang-Undang Nomor 43 Tahun mengamanatkan bahwa kata "Mengingat", agar
2009 tentang Kearsipan, Peraturan dasar hukum diawali mengacu dan
Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 dengan kata Mengingat. mencantumkan: Undang-
tentang Pelaksanaan Undang- Dasar hukum memuat: Undang Nomor 43 Tahun
Undang Nomor 43 Tahun 2009 a. Dasar kewenangan 2009 tentang Kearsipan,
tentang Kearsipan, Peraturan pembentukan peraturan Peraturan Pemerintah
Kepala ANRI Nomor 2 Tahun 2014 perundang-undangan; Nomor 28 Tahun 2012
tentang Pedoman Tata Naskah dan tentang Pelaksanaan
Dinas. b. Peraturan perundang- Undang-Undang Nomor 43
undangan yang Tahun 2009 tentang
memerintahkan Kearsipan, Peraturan
pembentukan perundang- Kepala ANRI Nomor 2
undangan. Tahun 2014 tentang
Pedoman Tata Naskah
Dinas.
3) Kebijakan tentang Tata Naskah 1) Bab I huruf A Lampiran Kebijakan tentang Tata
Dinas sebagaimana dimaksud, Peraturan Kepala ANRI Naskah Dinas
belum memuat ketentuan Nomor 2 Tahun 2014 Pemerintahan Daerah
mengenai jenis naskah dinas tentang Pedoman Tata Keerom agar memuat
arahan, berupa: , petunjuk Naskah Dinas, ketentuan jenis naskah
pelaksanaan/petunjuk teknis, , , , mengamanatkan bahwa: dinas, mengenai: , petunjuk
Naskah dinas arahan pelaksanaan/petunjuk
adalah naskah dinas yang teknis, , , , , .
memuat kebijakan pokok
atau kebijakan
pelaksanaan yang harus
dipedomani dan
dilaksanakan dalam
penyelenggaraan tugas
dan kegiatan setiap
lembaga yang berupa
produk hukum yang
bersifat pengaturan
penetapan dan
penugasan. 2) Bab I huruf
A angka 1 Lampiran
Peraturan Kepala ANRI
Nomor 2 Tahun 2014,
Naskah dinas yang
4) bersifat pengaturan terdiri
` 5) dari : peraturan, petunjuk
6) pelaksanaan, instruksi,
7) dan surat edaran. 3) Bab I
8) huruf A angka 2 Lampiran
Peraturan Kepala ANRI
9)
Nomor 2 Tahun 2014
tentang Pedoman Tata
Naskah Dinas,
mengamanatkan bahw:
Naskah dinas penetapan
dituangkan dalam bentuk
keputusan. Pengertian
Keputusan adalah naskah
dinas yang memuat
kebijakan yang memuat
kebijakan yang bersifat
menetapkan, tidak bersifat
mengatur, dan
merupakan pelaksanaan
10( Belum memuat ketentuan Bab III Lampiran Agar memuat ketentuan
pengamanan naskah dinas, Peraturan Kepala ANRI mengenai a. Penentuan
mengenai: a. Penentuan kategori Nomor 2 Tahun 2014 kategori klasifikasi
klasifikasi keamanan dan akses tentang Pedoman Tata keamanan dan akses
naskah dinas. b. Perlakuan Naskah Dinas, naskah dinas. b. Perlakuan
terhadap naskah dinas mengamanatkan bahwa: terhadap naskah dinas
berdasarkan klasifikasi keamanan Pengamananan naskah berdasarkan klasifikasi
dan akses naskah dinas, berupa: dinas melalui: penentuan keamanan dan akses
pemberian kode derajat klasifikasi kategori klasifikasi naskah dinas, berupa:
keamanan dan akses, pemberian keamanan dan akses pemberian kode derajat
nomor seri pengamanan dan naskah dinas dan klasifikasi keamanan dan
security printing, pembuatan dan perlakuan terhadap akses, pemberian nomor
pengawasan naskah dinas yang naskah dinas seri pengamanan dan
bersifat rahasia berdasarkan klasifikasi security printing, pembuatan
keamanan dan akses. dan pengawasan naskah
dinas yang bersifat rahasia
11)
12)
13) Kebijakan tentang Tata Naskah Bab V huruf B angka 2 Kebijakan tentang
Dinas sebagaimana dimaksud, lampiran Perka ANRI Pemerintahan Daerah
belum mengatur ketentuan Nomor 2 Tahun 2014 Keerom agar memuat
mengenai Pengendalian Naskah tentang Pedoman Tata ketentuan mengenai ,
Dinas Keluar, berupa: , Naskah Dinas , penggandaan, , , sesuai
penggandaan, , mengamanatkan bahwa dengan ketentuan peraturan
pengendalian naskah perundang-undangan
dinas keluar dilaksanakan kearsipan yang berlaku.
melaui tahapan sebagai
berikut: pencatatan,
penggandaan,
pengiriman,
penyimpanan.
14)
1.2. Klasifikasi Arsip 1) Pemerintahan Daerah Keerom 1) Pasal 40 Ayat (4) Pemerintahan Daerah
belum menetapkan kebijakan Undang-Undang Nomor Keerom agar menetapkan
tentang Klasifikasi Arsip di 43 Tahun 2009 tentang kebijakan tentang Klasifikasi
lingkungannya. Kearsipan Arsip yang berlaku di
mengamanatkan bahwa lingkungannya, sesuai
untuk mendukung dengan ketentuan peraturan
pengelolaan arsip dinamis perundang-undangan
yang efektif dan efisien kearsipan yang berlaku.
Tata Naskah Dinas,
Sistem Klasifikasi
Keamanan dan Akses
Arsip Dinamis.
Nomor 28 Tahun 2012
tentang Pelaksanaan
Undang-Undang Nomor
Kearsipan,
Tata Naskah Dinas,
Klasifikasi Arsip, serta
Sistem Klasifikasi
Keamanan dan Akses
Arsip Dinamis ditetapkan
oleh pimpinan pencipta
arsip berdasarkan
pedoman yang ditetapkan
1.3. Sistem 1) Pemerintahan Daerah Keerom 1) Pasal 40 Ayat (4) Pemerintahan Daerah
Klasifikasi belum menetapkan kebijakan Undang-Undang Nomor Keerom agar menetapkan
Keamanan dan tentang Sistem Klasifikasi 43 Tahun 2009 tentang kebijakan tentang Sistem
Akses Arsip Dinamis Keamanan dan Akses Arsip Kearsipan Klasifikasi Keamanan dan
Dinamis di lingkungannya. mengamanatkan bahwa Akses Arsip Dinamis yang
untuk mendukung berlaku di lingkungannya,
pengelolaan arsip dinamis sesuai dengan yang diatur
yang efektif dan efisien dalam 1) Pasal 40 Ayat (4)
pencipta arsip membuat Undang-Undang Nomor 43
Tata Naskah Dinas, Tahun 2009 tentang
Klasifikasi Arsip, Jadwal Kearsipan mengamanatkan
Retensi Arsip, serta bahwa untuk mendukung
Sistem Klasifikasi pengelolaan arsip dinamis
Keamanan dan Akses yang efektif dan efisien
Arsip Dinamis. pencipta arsip membuat
2) Pasal 32 Ayat (3) Tata Naskah Dinas,
Peraturan Pemerintah Klasifikasi Arsip, Jadwal
Nomor 28 Tahun 2012 Retensi Arsip, serta Sistem
tentang Pelaksanaan Klasifikasi Keamanan dan
Undang-Undang Nomor Akses Arsip Dinamis.
43 Tahun 2009 tentang 2) Pasal 32 Ayat (3)
Kearsipan, Peraturan Pemerintah
mengamanatkan bahwa: Nomor 28 Tahun 2012
Tata Naskah Dinas, tentang Pelaksanaan
Klasifikasi Arsip, serta Undang-Undang Nomor 43
Sistem Klasifikasi Tahun 2009 tentang
Keamanan dan Akses Kearsipan, mengamanatkan
Arsip Dinamis ditetapkan bahwa: Tata Naskah Dinas,
oleh pimpinan pencipta Klasifikasi Arsip, serta
arsip berdasarkan Sistem Klasifikasi
pedoman yang ditetapkan Keamanan dan Akses Arsip
1.4. Jadwal Retensi
Arsip (JRA)
a. JRA Kepegawaian 1) Pemerintahan Daerah Keerom 1) Pasal 40 Ayat (4) Pemerintah Daerah Keerom
belum menetapkan kebijakan Undang-Undang Nomor agar menetapkan jadwal
tentang JRA Fasilitatif 43 Tahun 2009 tentang retensi tentang JRA
(Kepegawaian) di lingkungannya. Kearsipan Kepegawaian berdasarkan
mengamanatkan bahwa peraturan perundang-
untuk mendukung undangan kearsipan yang
pengelolaan arsip dinamis berlaku.
Tata Naskah Dinas,
Sistem Klasifikasi
Keamanan dan Akses
Arsip Dinamis.
Nomor 28 Tahun 2012
tentang Pelaksanaan
Undang-Undang Nomor
Kearsipan,
Tata Naskah Dinas,
Sistem Klasifikasi
Keamanan dan Akses
arsip berdasarkan
b. JRA Keuangan 1) Pemerintahan Daerah Keerom 1) Pasal 40 Ayat (4) Pemerintah Daerah Keerom
tentang JRA Fasilitatif (Keuangan)
43 Tahun 2009 tentang retensi arsip tentang JRA
di lingkungannya. Kearsipan Keuangan, berdasarkan
Tata Naskah Dinas,
Sistem Klasifikasi
Keamanan dan Akses
Arsip Dinamis.
Nomor 28 Tahun 2012
tentang Pelaksanaan
Undang-Undang Nomor
Kearsipan
Tata Naskah Dinas,
Sistem Klasifikasi
Keamanan dan Akses
arsip berdasarkan
c. JRA Non 1) Pemerintahan Daerah Keerom 1) Pasal 40 Ayat (4) Pemerintah Daerah Keerom
Kepegawaian - Non belum menetapkan kebijakan Undang-Undang Nomor agar menetapkan jadwal
Keuangan tentang JRA Fasilitatif (Non 43 Tahun 2009 tentang retensi tentang JRA
Kepegawaian - Non Keuangan) di Kearsipan Fasilitatif Non Keuangan -
lingkungannya. mengamanatkan bahwa Non Kepegawaian,
untuk mendukung berdasarkan peraturan
pengelolaan arsip dinamis perundang-undangan
yang efektif dan efisien kearsipan yang berlaku.
Tata Naskah Dinas,
Sistem Klasifikasi
Keamanan dan Akses
Arsip Dinamis.
Nomor 28 Tahun 2012
tentang Pelaksanaan
Undang-Undang Nomor
Kearsipan
Tata Naskah Dinas,
Sistem Klasifikasi
Keamanan dan Akses
arsip berdasarkan
d. JRA Substantif 1) Pemerintahan Daerah Keerom 1) Pasal 40 Ayat (4) Pemerintah Daerah Keerom
tentang JRA Substantif di 43 Tahun 2009 tentang retensi arsip urusan
lingkungannya. Kearsipan substantif berdasarkan
Tata Naskah Dinas,
Sistem Klasifikasi
Keamanan dan Akses
Arsip Dinamis.
Nomor 28 Tahun 2012
tentang Pelaksanaan
Undang-Undang Nomor
Kearsipan,
Tata Naskah Dinas,
Sistem Klasifikasi
Keamanan dan Akses
arsip berdasarkan
2)
3)
4)
5)
6)
7)
8)
1.5. Pedoman 1) Pemerintahan Daerah Keerom 1) Pasal 128 ayat (3) Pemerintahan Daerah
Penyusutan Arsip belum menetapkan kebijakan Peraturan Pemerintah Keerom agar menetapkan
tentang penyusutan arsip di Nomor 28 Tahun 2012 kebijakan mengenai
lingkungannya. tentang Pelaksanaan pedoman penyusutan arsip.
Undang-Undang Nomor
Kearsipan
mengamanatkan bahwa,
dalam rangka
melaksanakan fungsi dan
tugas sebagaimana
dimaksud pada ayat (1)
dan ayat (2) unit
kearsipan menyiapkan
rancangan kebijakan
kearsipan untuk
ditetapkan oleh pimpinan
pencipta arsip.
Lebih lanjut pada Pasal
132 ayat (2) ditegaskan
bahwa, unit kearsipan
pemerintahan kabupaten/
kota di bentuk secara
berjenjang terdiri atas:
a. unit kearsipan I
sebagai unit kearsipan
Pemerintah Daerah
kabupaten/ kota yang
dilaksanakan oleh
lembaga kearsipan
daerah kabupaten/ kota;
2)
3)
4)
1.6. Pedoman 1) Pemerintahan Daerah Keerom Pasal 128 Ayat (3) Pemerintah Daerah Keerom
Pengelolaan Arsip belum menetapkan kebijakan Peraturan Pemerintah agar menetapkan kebijakan
Inaktif tentang Pedoman Pengelolaan Nomor 28 Tahun 2012 tentang Pedoman
Arsip Inaktif di lingkungannya. tentang Pelaksanaan Pengelolaan Arsip Inaktif di
Undang-Undang Nomor lingkungannya, sesuai
43 Tahun 2009 tentang ketentuan peraturan
Kearsipan perundang-undangan
mengamanatkan bahwa, kearsipan yang berlaku.
dalam rangka
melaksanakan fungsi dan
tugas sebagaimana
dan ayat (2) unit
kearsipan menyiapkan
rancangan kebijakan
kearsipan untuk
ditetapkan oleh pimpinan
pencipta arsip.
Lebih lanjut pada Pasal
132 ayat (2) ditegaskan
bahwa, unit kearsipan
pemerintahan kabupaten/
kota di bentuk secara
berjenjang terdiri atas:
a. unit kearsipan I
sebagai unit kearsipan
Pemerintah Daerah
kabupaten/ kota yang
dilaksanakan oleh
lembaga kearsipan
daerah kabupaten/ kota;
2)
3)
4)
5)
1.7. Pedoman 1) Pemerintahan Daerah Keerom 1) Pasal 56 Ayat (1) Pemerintahan Daerah
Pengelolaan/ belum menetapkan kebijakan Undang-Undang Nomor Keerom agar menetapkan
Program Arsip Vital tentang Pedoman 43 Tahun 2009 tentang kebijakan tentang Pedoman
Pengelolaan/Program Arsip Vital di Kearsipan Pengelolaan/Program Arsip
lingkungannya. mengamanatkan bahwa Vital di lingkungannya,
Lembaga negara, sesuai ketentuan peraturan
pemerintahan daerah, perundang-undangan
perguruan tinggi negeri, kearsipan yang berlaku.
serta BUMN dan/atau
BUMD wajib membuat
program arsip vital; 2)
Pasal 50 ayat (4)
Nomor 28 Tahun 2012
tentang Pelaksanaan
Undang-Undang Nomor
Kearsipan,
Ketentuan lebih lanjut
mengenai program arsip
vital ditetapkan oleh
pimpinan pencipta arsip
berdasarkan pedoman
Kepala ANRI
2)
3)
4)
5)
6)
7)
1) Pemerintahan Daerah Keerom Pasal 160 Ayat (3) Pemerintahan Daerah
melalui Dinas Perpustakaan dan Peraturan Pemerintah Keerom melalui Dinas
Kearsipan pada tahun 2016 sudah Nomor 28 Tahun 2012 Perpustakaan dan
menyusun: b. Program tentang Pelaksanaan Kearsipan, agar menyusun:
Pembinaan Kearsipan, berupa: Undang-Undang Nomor a. Program Perumusan dan
Sosialisasi Kearsipan,Pendidikan 43 Tahun 2009 tentang Penyempurnaan Kebijakan
dan Pelatihan Kearsipan, Kearsipan, tentang: Tata
Kearsipan,Perencanaan, mengamanatkan bahwa: Naskah Dinas, Klasifikasi
Pemantauan, dan Evaluasi. c. Pendanaan Arsip, JRA Kepegawaian,
Program Pengelolaan Arsip Statis, penyelenggaraan JRA Keuangan, JRA Non
berupa: Akuisisi Arsip kearsipan sebagaimana Kepegawaian-Non
Statis,Pengolahan Arsip Statis,d. dimaksud pada ayat (1) Keuangan, JRA Substantif,
Program Pengelolaan Arsip dan ayat (2) meliputi Sistem Klasifikasi
Inaktif , berupa: Pengelolaan Arsip pendanaan untuk: a. Keamanan dan Akses Arsip
Inaktif dengan Retensi Sekurang- perumusan dan Dinamis, Pedoman
kurangnya 10 penetapan kebijakan b. Penyusutan Arsip Pedoman
Tahun ,Pemeliharaan Arsip Inaktif pembinaan kearsipan c. Pengolahan Arsip Inaktif,
dengan Retensi Sekurang- pengelolaan arsip d. Pedoman
kurangnya 10 Tahun , g. Program penelitian dan Pengelolaan/Program Arsip
Penyediaan, Pengembangan, atau pengembangan e. Vital, b. Program
Pemeliharaan Prasarana dan pengembangan sumber Pembinaan Kearsipan,
Sarana Kearsipan Namun belum daya manusia f. mengenai: Koordinasi
menyusun: a. Program Perumusan penyelenggaraan Penyelenggaraan
dan Penyempurnaan Kebijakan pendidikan dan pelatihan Kearsipan,Penyusunan
Kearsipan, tentang: Tata Naskah kearsipan g. penyediaan Pedoman
Dinas, Klasifikasi Arsip, JRA jaminan kesehatan h. Kearsipan,Pemberian
Kepegawaian, JRA Keuangan, tambahan tunjangan Bimbingan, Supervisi, dan
JRA Non Kepegawaian-Non sumber daya kearsipan, Konsultasi Pelaksanaan
Keuangan, JRA Substantif, Sistem dan i. penyediaan Kearsipan, c. Program
Klasifikasi Keamanan dan Akses prasarana dan sarana. Pengelolaan Arsip Statis,
Arsip Dinamis, Pedoman mengenai: Preservasi
2) Dinas Perpustakaan dan Pasal 11 Ayat (3) Dinas Perpustakaan dan
Kearsipan sebagai Lembaga Peraturan Pemerintah Kearsipan sebagai
Kearsipan Daerah Keerom belum Nomor 28 Tahun 2012 Lembaga Kearsipan Daerah
melaksanakan kegiatan tentang Pelaksanaan Keerom agar melaksanakan
pembinaan kearsipan terhadap: Undang-Undang Nomor kegiatan pembinaan
a. , b. , c. organisasi 43 Tahun 2009 tentang kearsipan terhadap: a. , b. ,
kemasyarakatan, d. , e. di Kearsipan, c. organisasi
lingkungannya. mengamanatkan bahwa: kemasyarakatan, d. , e. di
Lembaga Kearsipan lingkungannya.
Daerah Kabupaten/Kota
bertanggung jawab
melakukan pembinaan
kearsipan terhadap
pencipta arsip di
lingkungan daerah
kabupaten/kota.
Selanjutnya pada
penjelasan Pasal 11 Ayat
(3) menyatakan bahwa
yang dimaksud dengan
“pencipta arsip di
lingkungan
kabupaten/kota” adalah
satuan kerja perangkat
daerah, penyelenggara
pemerintahan,
pemerintahan desa,
organisasi
kemasyarakatan, dan
perusahaan daerah
kabupaten/kota dan desa
3) Dinas Perpustakaan dan Pasal 50 Ayat (2) Dinas Perpustakaan dan
Kearsipan Daerah Keerom belum Nomor 28 Tahun 2012 Lembaga Kearsipan Daerah
melaksanakan program arsip vital, tentang Pelaksanaan Keerom agar melaksanakan
berupa: a. identifikasi arsip vital, b. Undang-Undang Nomor program arsip vital berupa:
perlindungan dan pengamanan 43 Tahun 2009 tentang a. identifikasi arsip vital, b.
arsip vital, c. penyelamatan dan Kearsipan, perlindungan dan
pemulihan (recovery) arsip vital. mengamanatkan bahwa: pengamanan arsip vital, c.
Program arsip vital penyelamatan dan
meliputi: a.Identifikasi; b. pemulihan (recovery) arsip
Pelindungan dan vital. di lingkungannya.
Pengamanan; dan c.
Penyelamatan dan
Pemulihan

Dinas Perpustakaan dan 1) Pasal 29 Peraturan Dinas Perpustakaan dan
Kearsipan sebagai Lembaga Pemerintah Nomor 28 Kearsipan sebagai
Kearsipan Daerah juga selaku Unit Tahun 2012 tentang Lembaga Kearsipan Daerah
Kearsipan I pada Pemerintahan Pelaksanaan Undang- juga selaku Unit Kearsipan I
Daerah Keerom, belum melakukan Undang Nomor 43 Tahun pada Pemerintahan Daerah
pengolahan arsip inaktif dengan 2009 tentang Kearsipan, Keerom, agar melakukan
retensi sekurang-kurangnya 10 mengamanatkan bahwa: pengolahan arsip inaktif
(sepuluh) tahun yang berasal dari (1) Pengelolaan arsip dengan retensi sekurang-
SKPD dan penyelenggara sebagaimana dimaksud kurangnya 10 (sepuluh)
pemerintahan daerah di dalam Pasal 4 ayat (1) tahun yang berasal dari
lingkungan Pemerintahan Daerah huruf c terdiri atas: a. SKPD dan penyelenggara
Keerom pengelolaan arsip pemerintahan daerah di
dinamis; dan b. lingkungan Pemerintahan
pengelolaan arsip statis. Daerah Keerom
(2) Pengelolaan arsip
dinamis dilakukan
terhadap arsip vital, arsip
aktif, dan arsip inaktif. 2)
Pasal 164 Peraturan
Pemerintah Nomor 28
Tahun 2012 tentang
Petunjuk Pelaksanaan
Undang-Undang tentang
Kearsipan
mengamanatkan bahwa
Pengelolaan arsip di
bawah 10 (sepuluh) tahun
yang telah dilaksanakan
oleh lembaga kearsipan
daerah selaku unit
kearsipan I di provinsi
Inaktif
2)
b. Pemeliharaan 1)
Arsip Inaktif
2)
3)
4)
4. PENYUSUTAN ARSIP
a. Pemindahan 1) Dinas Perpustakaan dan Pasal 61 Huruf b Pemerintah Daerah Keerom
Kearsipan sebagai Lembaga Peraturan Pemerintah agar melakukan
Kearsipan Daerah yang juga Nomor 28 Tahun 2012 pemindahan arsip inaktif
selaku Unit Kearsipan I pada tentang Pelaksanaan dengan retensi sekurang-
Pemerintahan Keerom belum Undang-Undang Nomor kurangnya 10 (sepuluh)
melaksanakan pemindahan arsip 43 Tahun 2009 tentang tahun dari seluruh
inaktif dengan retensi sekurang- Kearsipan, OPD/Penyelenggara
kurangnya 10 tahun dari mengamanatkan bahwa: Pemerintahan di
OPD/Penyelenggara Pemindahan arsip inaktif lingkungannya kepada
Pemerintahan Keerom yang memiliki retensi Dinas Perpustakaan dan
sekurang-kurangnya 10 Kearsipan sesuai dengan
(sepuluh) tahun dilakukan peraturan perundang-
dari pencipta arsip di undangan kearsipan yang
lingkungan satuan kerja berlaku.
pemerintah daerah atau
penyelenggara
pemerintahan daerah
kabupaten/kota ke
lembaga kearsipan
daerah kabupaten/kota.
2)
3)
4)
5)
6)
7)
b. Pemusnahan 1) Dinas Perpustakaan dan Pasal 65 Ayat (1) Dinas Perpustakaan dan
Kearsipan Daerah yang juga Nomor 28 Tahun 2012 Lembaga Kearsipan Daerah
selaku Unit Kearsipan I Keerom tentang Pelaksanaan yang juga selaku Unit
belum melaksanakan pemusnahan Undang-Undang Nomor Kearsipan I Keerom agar
arsip. 43 Tahun 2009 tentang melakukan pemusnahan
Kearsipan, arsip sebagaimana yang
mengamanatkan bahwa: diatur dalam ketentuan
Pemusnahan arsip peraturan perundang-
sebagaimana dimaksud undangan kearsipan yang
dalam Pasal 56 huruf b, berlaku.
menjadi tanggung jawab
pimpinan pencipta arsip.
jo. Pasal 164 Peraturan
Pemerintah Nomor 28
Tahun 2012 tentang
Pelaksanaan Undang-
Undang Nomor 43 Tahun
2009 tentang Kearsipan,
Pengelolaan arsip di
bawah 10 (sepuluh) tahun
yang telah dilaksanakan
oleh lembaga kearsipan
daerah selaku unit
kearsipan I di provinsi
atau kabupaten/kota
sebelum berlakunya
Peraturan Pemerintah ini
menjadi tanggung jawab
lembaga kearsipan
2)
3)
4)
5)
c. Penyerahan 1) Dinas Perpustakaan dan Pasal 84 ayat (4) Dinas Perpustakaan dan
Kearsipan selaku Unit Kearsipan I Peraturan Pemerintah Kearsipan selaku Unit
pada Pemerintahan Daerah Nomor 28 Tahun 2012 Kearsipan I pada
Keerom, belum menyerahkan arsip tentang Pelaksanaan Pemerintahan Daerah
statisnya kepada Dinas Undang-Undang Nomor Keerom, agar melakukan
Perpustakaan dan Kearsipan 43 Tahun 2009 tentang penyerahan arsip statisnya
sebagai Lembaga Kearsipan Kearsipan kepada Dinas Perpustakaan
Daerah Keerom. mengamanatkan bahwa dan Kearsipan sebagai
Pelaksanaan penyerahan Lembaga Kearsipan Daerah
arsip statis yang memiliki Keerom.
retensi sekurang-
kurangnya 10 (sepuluh)
tahun menjadi tanggung
jawab lembaga kearsipan
2)
1) Dinas Perpustakaan dan 1) Pasal 59 ayat (2) Dinas Perpustakaan dan
Kearsipan sebagai Lembaga Undang-Undang Nomor Kearsipan sebagai
Kearsipan Daerah Keerom, belum 43 Tahun 2009 tentang Lembaga Kearsipan Daerah
melaksanakan kegiatan Kearsipan menegaskan Keerom, agar
pengelolaan arsip statis. bahwa pengelolaan arsip melaksanakan kegiatan
statis meliputi akuisisi pengelolaan arsip statis
arsip statis, pengolahan sebagaimana diamanatkan
arsip statis, preservasi peraturan perundang-
arsip statis, dan akses undangan kearsipan yang
arsip statis. 2) Pasal 90 berlaku.
ayat (1) huruf c Peraturan
Pemerintah Nomor 28
Tahun 2012 tentang
Pelaksanaan Undang-
2009 tentang Kearsipan
mengamanatkan bahwa
pengelolaan arsip statis
wajib dilakukan oleh
lembaga kearsipan
kabupaten/kota. 3) Pasal
143 ayat (2) Peraturan
Pemerintah Nomor 28
Tahun 2012 tentang
Pelaksanaan Undang-
mengamanatkan bahwa
lembaga kearsipan
daerah kabupaten/kota
wajib melaksanakan
a. Akuisisi Arsip 1) Dinas Perpustakaan dan 1) Pasal 59 ayat (2) Dinas Perpustakaan dan
Statis Kearsipan sebagai Lembaga Undang-Undang Nomor Kearsipan sebagai
Kearsipan
2) Dinas Daerah Keerom,
Perpustakaan dan telah 43 Pasal
1) Tahun92 2009 tentang
Peraturan Lembaga
Dalam Kearsipan
melakukan Daerah
akuisisi
b. Pengolahan Arsip 1) Dinas Perpustakaan dan Pasal 96 Peraturan Dinas Perpustakaan dan
Statis Kearsipan sebagai Lembaga Pemerintah Nomor 28 Kearsipan sebagai
Kearsipan
Perpustakaan dan telah Tahun
1) 2012
Pasal tentang
97 ayat (2) Lembaga
Dinas Kearsipan Daerah
Perpustakaan dan
3) Belum menyusun sarana bantu 2) Bab IV huruf A angka Agar menyusun sarana
4) Belum menyusun sarana bantu 1) Pasal 97 ayat (2) Dalam menyusun format
c. Preservasi
Preventif
Penyimpanan Arsip 1) Dinas Perpustakaan dan 1) Pasal 98 ayat (1) Dinas Perpustakaan dan
Pengandalian Hama 2) Dinas Perpustakaan dan 1) Pasal 98 ayat (1)
Terpadu / PHT Kearsipan sebagai Lembaga Peraturan Pemerintah
Reproduksi Arsip Kearsipan
Perpustakaan dan sudah Nomor
1) Pasal2898Tahun 2012
ayat (1) Dinas Perpustakaan dan
4) Dinas Perpustakaan dan 1) Pasal 98 ayat (1) Dinas Perpustakaan dan
d. Presevasi Kuratif 1) Dinas Perpustakaan dan 1) Pasal 98 ayat (1) Dinas Perpustakaan dan
e. Akses Arsip Statis 1) Dinas Perpustakaan dan 1) Bab II Lampiran Dinas Perpustakaan dan
f. Daftar Pencarian 1) Dinas Perpustakaan dan 1) Pasal 60 (3) Undang- Dinas Perpustakaan dan
Arsip (DPA) Kearsipan sebagai Lembaga Undang Nomor 43 Tahun Kearsipan sebagai
Kearsipan
2) Dinas Daerah Keerom
Perpustakaan dan belum 2009
1) tentang
Pasal 60 (3)Kearsipan
Undang- Lembaga
Dinas Kearsipan Daerah
Perpustakaan dan
g. SIKN dan JIKN 1) Dinas Perpustakaan dan 1) Pasal 14 ayat (2) Dinas Perpustakaan dan

a. Struktural 1) Dinas Perpustakaan dan Pasal 147 Peraturan
Kearsipan Keerom sebagai Pemerintah Nomor 28
Lembaga Kearsipan Daerah telah Tahun 2012 tentang
mengangkat pejabat Kepala Pelaksanaan Undang-
Lembaga Kearsipan Daerah Undang Nomor 43 Tahun
menegaskan bahwa
sumber daya manusia
kearsipan terdiri atas
pejabat struktural di
bidang kearsipan,
arsiparis dan fungsional
umum di bidang
kearsipan.
2)
3) Pimpinan Lembaga Kearsipan Pasal 21 ayat (4) Pimpinan Lembaga
Daerah Keerom belum memenuhi Peraturan Pemerintah Kearsipan Daerah Keerom
persyaratan kompetensi Nomor 28 Tahun 2012 agar memenuhi persyaratan
sebagaimana diamanatkan dalam tentang Pelaksanaan kompetensi sebagaimana
peraturan perundang-undangan Undang-Undang Nomor diamanatkan dalam
yang berlaku yakni Sarjana (strata 43 Tahun 2009 tentang peraturan perundang-
satu/S1) bidang kearsipan, atau Kearsipan undangan yang berlaku
Sarjana (strata satu/S1) selain mengamanatkan bahwa yakni Sarjana (strata
bidang kearsipan namun telah pendidikan dan pelatihan satu/S1) bidang kearsipan,
mengikuti serta lulus Pendidikan teknis kearsipan pimpinan atau Sarjana (strata
dan Pelatihan Teknis Kearsipan unit kearsipan dan satu/S1) selain bidang
bagi Pejabat Struktural Kearsipan. lembaga kearsipan diikuti kearsipan dan telah
oleh kepala unit kearsipan mengikuti Pendidikan dan
atau kepala lembaga Pelatihan Teknis Kearsipan
kearsipan yang akan atau bagi Pejabat Struktural
telah menduduki jabatan Kearsipan.
serta pejabat struktural di
bidang kearsipan;
b. Arsiparis 1) Dinas Perpustakaan dan Pasal 147 Peraturan Dinas Perpustakaan dan
Kearsipan sebagai Lembaga Pemerintah Nomor 28 Kearsipan sebagai
Kearsipan Daerah Keerom belum Tahun 2012 tentang Lembaga Kearsipan Daerah
memiliki Arsiparis. Pelaksanaan Undang- Keerom agar mengangkat
Undang Nomor 43 Tahun Arsiparis dalam rangka
2009 tentang Kearsipan penyelenggaraan kearsipan
menegaskan bahwa di lingkungannya.
sumber daya manusia
kearsipan terdiri atas
pejabat struktural di
bidang kearsipan,
arsiparis dan fungsional
umum di bidang
kearsipan;
2) Dinas Perpustakaan dan 1) Pasal 147 Peraturan Dalam kedudukan hukum,

3) Kompentensi Arsiparis pada Dinas Pasal 26 ayat (1) dan (2) Pemerintah Daerah Keerom
4) Kenaikan jabatan/karir Arsiparis Pasal 157 ayat (2) Pemerintah Daerah Keerom
5) Kenaikan jabatan/karir Arsiparis Pasal 157 ayat (2) Pemerintah Daerah Keerom
6) Arsiparis pada Dinas Pasal 11 ayat (1) Pemerintah Daerah Keerom
c. Pengelola Arsip 1)
2) Pemerintah Daerah Keerom telah Pasal 21 ayat (1), (2) dan
memiliki pengelola arsip pada (3) Peraturan Pemerintah
Dinas Perpustakaan dan Nomor 28 Tahun 2012
Kearsipan Keerom, dan seluruh tentang Pelaksanaan
pengelola arsip sudah memiliki undang-Undang Nomor
kompetensi yang diperoleh melalui 43 Tahun 2009 tentang
pendidikan dan pelatihan teknis Kearsipan
kearsipan. mengamanatkan: (1)
pendidikan dan pelatihan
teknis kearsipan
dilaksanakan untuk
mencapai persyaratan
kompetensi teknis dalam
jabatan yang mempunyai
fungsi, tugas dan
tanggungjawab dalam
melaksanakan kegiatan
kearsipan; (2) Pendidikan
kearsipan terdiri atas a.
Pendidikan dan pelatihan
teknis kearsipan terdiri
atas pendidikan dan
pelatihan teknis kearsipan
pengelola arsip; dan b.
Pendidikan dan pelatihan
teknis kearsipan pimpinan
unit kearsipan dan
lembaga kearsipan. (3)
pendidikan dan pelatihan
teknis kearsipan
7. KELEMBAGAAN
1) a) Pemerintahan Daerah Keerom 1) Pasal 24 ayat (2)
telah membentuk lembaga Undang-Undang Nomor
kearsipan daerah sebagaimana 43 Tahun 2009 tentang
tertuang dalam Peraturan Bupati Kearsipan
Keerom Nomor 03 Tahun 2017 mengamanatkan bahwa
Tentang Tugas Kedudukan, pemerintahan daerah
Susunan Organisasi, Tugas dan kabupaten/kota wajib
Fungsi serta Tata Kerja Perangkat membentuk arsip daerah
Dinas Daerah Kabupaten Keerom. kabupaten/kota. 2) Pasal
b) Lembaga Kearsipan Daerah 143 ayat (1) Peraturan
Keerom berbentuk Dinas. c) Pemerintah Nomor 28
Lembaga Kearsipan Daerah Tahun 2012 tentang
Keerom memiliki tingkat Pelaksanaan Undang-
eselonering II.Lembaga Kearsipan Undang Nomor 43 Tahun
Daerah Keerom memiliki tingkat 2009 tentang Kearsipan
eselonering III.Lembaga Kearsipan menegaskan bahwa
Daerah Keerom memiliki tingkat Pemerintahan daerah
eselonering IV. d) Dinas kabupaten/kota wajib
Perpustakaan dan Kearsipan membentuk lembaga
sebagai Lembaga Kearsipan kearsipan daerah
Daerah Keerom kabupaten/kota yang
menyelenggarakan fungsi melaksanakan tugas
kearsipan dan fungsi lainnya. pemerintahan di bidang
kearsipan pemerintahan
daerah kabupaten/kota. 3)
Pasal 2 Peraturan Kepala
ANRI Nomor 30 Tahun
2016 tentang Pedoman
Nomenklatur Perangkat
Daerah Urusan
Pemerintah Bidang
2) a) Peraturan terkait pembentukan Pasal 24 ayat (4) Undang- Pemerintahan Daerah
Lembaga Kearsipan Daerah Undang Nomor 43 Tahun Keerom perlu menetapkan
Keerom, belum memuat ketentuan 2009 tentang Kearsipan kebijakan yang mengatur
mengenai kewajiban Lembaga mengamanatkan bahwa pembentukan organisasi
Kearsipan Daerah dalam arsip daerah kearsipan di lingkungan
melaksanakan pengelolaan arsip kabupaten/kota pemerintahan daerah
statis yang diterima dari , , desa sebagaimana dimaksud Keerom meliputi pengaturan
atau yang disebut dengan nama pada ayat (1) wajib mengenai kewajiban, tugas,
lain, perusahaan, organisasi politik, melaksanakan fungsi, dan tanggung jawab
organisasi kemasyarakatan, pengelolaan arsip statis dalam penyelenggaraan
perseorangan di lingkungan yang diterima dari satuan kearsipan di tingkat daerah
Keerom. kerja perangkat daerah provinsi dan kabupaten/kota
kabupaten/ kota dan sesuai dengan peraturan
penyelenggara perundang-undangan
pemerintahan daerah kearsipan yang berlaku.
kabupaten/kota, desa
atau yang disebut dengan
nama lain, perusahaan,
organisasi politik,
organisasi
kemasyarakatan, dan
perseorangan.
b) Peraturan terkait pembentukan Pasal 143 ayat (3)

Lembaga Kearsipan Daerah Peraturan Pemerintah
Keerom, belum memuat ketentuan Nomor 28 Tahun 2012
mengenai tugas Lembaga tentang Pelaksanaan
Kearsipan Daerah untuk Undang-Undang Nomor
melaksanakan pengelolaan arsip 43 Tahun 2009 tentang
inaktif yang memiliki retensi Kearsipan
sekurang-kurangnya 10 tahun mengamanatkan bahwa
yang berasal dari SKPD lembaga kearsipan
Kabupaten/Kota dan daerah kabupaten/kota
penyelenggara pemerintahan mempunyai tugas
daerah kabupaten/kota, c) melaksanakan
pengelolaan arsip inaktif
yang memiliki retensi
sekurang-kurangnya 10
(sepuluh) tahun yang
berasal dari satuan kerja
perangkat daerah provinsi
dan penyelenggara
pemerintahan daerah
provinsi dan pembinaan
kearsipan pada pencipta
arsip di lingkungan
daerah provinsi dan
lembaga kearsipan
d) e) Peraturan terkait
pembentukan Lembaga Kearsipan
Daerah Keerom, belum memuat
ketentuan mengenai tanggung
jawab Lembaga Kearsipan Daerah
untuk melaksanakan pengelolaan
back-up arsip vital daerah,
pengelolaan arsip inaktif milik
daerah yang berasal dari seluruh
SKPD yang memiliki retensi
sekurang-kurangnya 10 tahun, , ,

1) Pemerintah Daerah Keerom dalam
hal ini Dinas Perpustakaan dan
Kearsipan sebagai Unit Kearsipan
I sudah memiliki gedung. Gedung
tersebut memiliki sistem pengairan
(drainage) yang baik, tersedia
sarana transportasi yang mudah
dijangkau, terbebas dari vegetasi
(tumbuhan atau tanaman) yang
dapat berkontribusi terhadap
peningkatan kelembapan sehingga
menyebabkan risiko datangnya
serangga dan mikroorganisme
yang dapat merusak arsip, jauh
dengan area lembap (rawa, laut,
sungai, atau area rentan banjir),
jauh dengan area industri yang
menghasilkan debu atau zat
kontaminasi lainnya, tidak berada
di dalam area dengan lalu lintas
berintensitas tinggi dengan risiko
kebisingan dan pencemaran udara
(terminal/bandara/stasiun/pelabuh
an),
2) Dinas Perpustakaan dan Pasal 16 ayat (2) huruf a

Kearsipan Keerom sudah terdapat Peraturan Kepala Arsip
ruang kerja, berupa: ruang Nasional Republik
pimpinan, ruang pengolahan Indonesia Nomor 31
arsip, Namun belum terdapat Tahun 2015 tentang
ruang fungsional, ruang rapat. Pedoman Pembentukan
ruang transit arsip, ruang Depot Arsip,
restorasi/preservasi arsip. mengamanatkan bahwa
ruang kerja sebagaimana
huruf a, terdiri atas ruang
administrasi yang
berfungsi sebagai
penunjang kegiatan
administrasi umum
pegawai yang meliputi
ruang pimpinan, ruang
fungsional, ruang rapat,
dan ruang sanitasi
pegawai Pasal 16 ayat (2)
huruf b Peraturan Kepala
Arsip Nasional Republik
Indonesia Nomor 31
Tahun 2015 tentang
Pedoman Pembentukan
Depot Arsip,
mengamanatkan bahwa
ruang kerja sebagaimana
huruf a, terdiri atas ruang
transit yang berfungsi
3) Dinas Perpustakaan dan 1) Pasal 16 ayat (3) huruf Depot arsip Dinas
Kearsipan Keerom 1) telah a Peraturan Kepala Arsip Perpustakaan dan
terdapat ruang penyimpanan arsip Nasional Republik Kearsipan Keerom agar
inaktif (records center). Ruang Indonesia Nomor 31 memiliki ruang
penyimpanan tersebut namun Tahun 2015 tentang penyimpanan arsip inaktif
tidak dilengkapi pintu keluar Pedoman Pembentukan ruang penyimpanan arsip
darurat, berada di bawah tanah Depot Arsip, menegaskan statis ruang penyimpanan
(basement), terdapat area kerja bahwa ruang arsip vital sesuai dengan
pada ruang penyimpanan, tidak penyimpanan ketentuan peraturan
terdapat pembatasan akses masuk sebagaimana dimaksud perundang-undangan
ke ruang penyimpanan. 1) belum pada ayat (1) huruf b, kearsipan yang berlaku.
terdapat ruang penyimpanan arsip terdiri atas ruang
inaktif (records center), 2) telah penyimpanan arsip inaktif
terdapat ruang penyimpanan arsip (record centre) 2) Pasal
statis. Ruang penyimpanan 17 huruf c Peraturan
tersebut namun ruang Kepala Arsip Nasional
4) Depot arsip Dinas Perpustakaan Pasal 22 huruf a Depot arsip Dinas
dan Kearsipan Keerom tidak Peraturan Kepala Arsip Perpustakaan dan
terdapat ruang publik Nasional Republik Kearsipan Keerom agar
Indonesia Nomor 31 terdapat ruang pelayanan
Tahun 2015 tentang (ruang petugas layanan),
Pedoman Pembentukan agar terdapat ruang
Depot Arsip, menegaskan pameran, agar terdapat
bahwa ruang publik pada ruang baca,
Depot Arsip sebagaimana
dimaksud dalam Pasal 13
huruf c meliputi ruang
pelayanan. Pasal 22 huruf
b Peraturan Kepala Arsip
Nasional Republik
Indonesia Nomor 31
Tahun 2015 tentang
Pedoman Pembentukan
Depot Arsip, menegaskan
bahwa ruang publik pada
dimaksud dalam Pasal 13
huruf c meliputi ruang
pameran. Pasal 22 huruf c
Peraturan Kepala Arsip
Nasional Republik
Indonesia Nomor 31
Tahun 2015 tentang
Pedoman Pembentukan
Depot Arsip, menegaskan
bahwa ruang publik pada
5) Ruang Penyimpanan arsip pada Pasal 34 huruf a Ruang penyimpanan pada
Dinas Perpustakaan dan Peraturan Kepala Arsip Dinas Perpustakaan dan
Kearsipan tidak dilengkapi dengan Nasional Republik Kearsipan Keerom agar
peralatan berupa : sistem Indonesia Nomor 31 melengkapi sarana
peringatan kebarakaran (fire alarm Tahun 2015 tentang pengamanan dan
system), alat pendeteksi asap Pedoman Pembentukan penyelamatan arsip di ruang
(smoke detection), hydrant Depot Arsip, menegaskan penyimpanan, seperti:
dan/atau tabung pemadam bahwa prasarana sistem peringatan
kebakaran (APAR), CCTV (Closed pelindungan, penjagaan kebakaran (fire alarm
Circuit Television), rak arsip yang dan kontrol sebagaimana system), alat pendeteksi
sesuai ketentuan perundang- dimaksud dalam Pasal 23 asap (smoke detection),
undangan kearsipan yang berlaku ayat (1) huruf k, dilakukan hydrant dan/atau tabung
dengan sistem peringatan pemadam kebakaran
kebakaran (Fire Alarm (APAR), CCTV (Closed
System). Pasal 34 huruf b Circuit Television). Ruang
Peraturan Kepala Arsip penyimpanan pada Dinas
Nasional Republik Perpustakaan dan
Indonesia Nomor 31 Kearsipan Keerom agar
Tahun 2015 tentang menggunakan rak
Pedoman Pembentukan penyimpanan arsip sesuai
Depot Arsip, menegaskan dengan jenis arsip, seperti:
bahwa prasarana rak besi tidak anti karat
pelindungan, penjagaan untuk jenis arsip kertas, laci
dan kontrol sebagaimana besi tidak anti karat untuk
dimaksud dalam Pasal 23 jenis arsip kertas berbentuk
ayat (1) huruf k, dilakukan peta, rak besi tidak anti
dengan pendeteksi asap karat untuk jenis arsip foto.
(Smoke Detection). Pasal rak besi tidak anti karat
34 huruf c Peraturan untuk jenis arsip film, tidak
Kepala Arsip Nasional menggunakan rak kayu (rak
Republik Indonesia non magnetis) untuk jenis
6) Depot arsip statis pada Dinas Tabel 2. Kolom ke 3 Depot arsip Dinas
Perpustakaan dan Kearsipan tidak juncto Bab III huruf A. Perpustakaan dan
menggunakan container/boks arsip Angka 3.b.2) Lampiran Kearsipan Keerom agar
sesuai ketentuan peraturan Peraturan Kepala Arsip menggunakan
perundang-undangan, yaitu: Nasional Republik container/boks arsip sesuai
container/boks bebas asam untuk Indonesia Nomor 23 dengan jenis arsip, seperti:
jenis arsip kertas, tabung atau laci Tahun 2011 tentang container/boks bebas asam
sesuai ukuran untuk jenis arsip Pedoman Preservasi untuk jenis arsip kertas,
kertas berbentuk peta, amplop (1 Arsip Statis menegaskan tabung atau laci sesuai
amplop berisi 1 lembar foto) dan bahwa Container untuk ukuran untuk jenis arsip
dimasukan pada boks bebas asam jenis arsip kertas yakni kertas berbentuk peta,
untuk jenis arsip foto, can boks bebas asam, amplop (1 amplop berisi 1
(polypropylene, polyethylene atau Container untuk jenis lembar foto) dan dimasukan
polycarbonate) untuk jenis arsip arsip kertas berupa arsip pada boks bebas asam
film, container asli (bahan plastik peta yakni tabung atau untuk jenis arsip foto, can
non PVC) untuk jenis arsip video, laci sesuai ukuran, (polypropylene,
container asli (bahan plastik non Container untuk jenis polyethylene atau
PVC) untuk jenis arsip rekaman arsip foto yakni amplop (1 polycarbonate) untuk jenis
suara. amplop berisi 1 lembar arsip film, container asli
foto) dan boks bebas (bahan plastik non PVC)
asam dan bebas lignin, untuk jenis arsip video,
Container untuk jenis container asli (bahan plastik
arsip film yakni can non PVC) untuk jenis arsip
polypropylene, rekaman suara.
polyethylene atau
polycarbonate, Container
untuk jenis arsip video
yakni sesuai container
PVC), dan Container
untuk jenis arsip rekaman
REKAPITULASI NILAI HASIL MONITORING TLHP
LEMBAGA KEARSIPAN DAERAH KABUPATEN XXX
TAHUN 2018
LAKE 2017 MONITORING 2018

NO ASPEK/SUB ASPEK Std
Nilai % Kategori Nilai % Kategori
KETAATAN TERHADAP PERATURAN

1
PERUNDANG-UNDANGAN
1.1 Tata Naskah Dinas 550 0 0 Buruk 108 20 Buruk
1.2. Klasifikasi Arsip 190 0 0 Buruk 0 0 Buruk
Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip
1.3. 170 0 0 Buruk 0 0 Buruk
Dinamis
1.4. Jadwal Retensi Arsip 360 0 0 Buruk #REF! ### #REF!
1.5. Pedoman Penyusutan Arsip 140 0 0 Buruk 0 0 Buruk
1.6. Pedoman Pegelolaan Arsip Inaktif 150 0 0 Buruk 28 19 Buruk
1.7. Pedoman Pengelolaan Arsip Vital 240 0 0 Buruk 0 0 Buruk
Total Nilai Ketaatan Peraturan Perundang-
1800 0 0 Buruk #REF! ### #REF!
Undangan
2 PROGRAM KEARSIPAN 240 0 0 Buruk 0 0 Buruk
3 100 0 0 Buruk 0 0 Buruk
KETERTIBAN PELAKSANAAN PENYUSUTAN
4 370 0 0 Buruk 0 0 Buruk
ARSIP
5 PENGELOLAAN ARSIP STATIS 840 0 0 Buruk 0 0 Buruk
6 SDM KEARSIPAN 230 0 0 Buruk 0 0 Buruk
7 KELEMBAGAAN 220 0 0 Buruk 0 0 Buruk
8 PRASARANA DAN SARANA KEARSIPAN 380 0 0 Buruk 0 0 Buruk
TOTAL 4180 0 0 BURUK #REF! ### #REF!
Jumlah Nilai Keseluruhan (LAKE+Monitoring) #REF! Kategori #REF!
KETERANGAN KATEGORI
91 s,d. 100 SANGAT BAIK
76 s,d, 90 BAIK
61 s,d, 75 CUKUP
51 s,d, 60 KURANG
0 s,d, 50 BURUK
REKAPITULASI PEROLEHAN NILAI AUDIT KEARSIPAN EKSTERNAL
TAHUN 2017
Nilai Nilai Sub

NO ASPEK/SUB ASPEK %
Standar Aspek
(1) (2) (3) (4) (5) = (4)/(3) X100
1 KETAATAN PERATURAN PERUNDANG-UNDANGAN
1.1 Tata Naskah Dinas 550 460 83.64

1.2. Klasifikasi Arsip 190 0 0.00
Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip
1.3. 170 0 0.00
Dinamis
1.4. Jadwal Retensi Arsip 360 0 0.00
1.5. Pedoman Penyusutan Arsip 140 0 0.00
1.6. Pedoman Pegelolaan Arsip Inaktif 150 0 0.00
1.7. Pedoman Pengelolaan Arsip Vital 240 0 0.00
Total Nilai Ketaatan Peraturan Perundang-Undangan 1800 460 25.56
2. PROGRAM KEARSIPAN 250 120 48.00

3. 0 0 #DIV/0!
4. KETERTIBAN PELAKSANAAN PENYUSUTAN ARSIP 380 0 0.00
5. PENGELOLAAN ARSIP STATIS 840 0 0.00
6. SDM KEARSIPAN 230 90 39.13
7. KELEMBAGAAN 220 130 59.09
8. PRASARANA DAN SARANA KEARSIPAN 380 100 26.32
TOTAL 4100 900 21.95
KATEGORI PEROLEHAN NILAI: BURUK

Keterangan Kategori:
91 s.d 100 (sangat baik)
76 s.d 90 (kategori baik)
61 s.d 75 (cukup)
51 s.d 60 (kurang)
0 s.d 50 (buruk)
BAB III
KESIMPULAN
Berdasarkan uraian hasil pengawasan pada bab sebelumnya, dapat

disimpulkan bahwa penyelenggaraan kearsipan pada Pemerintahan Daerah
Keerom secara keseluruhan memperoleh nilai sebesar [kolom (5) pada tabel]
atau "Buruk".
Adapun hasil penilaian untuk setiap aspek adalah sebagai berikut:
Nilai Nilai
No. Aspek Nilai (%) Sebutan
Standar Perolehan
(5) =
(1) (2) (3) (4) (6)
(4)/(3)x100
1 Ketaatan terhadap Peraturan 1800 460 26 Buruk
Perundang-undangan bidang
kearsipan dalam penetapan
kebijakan kearsipan
2 Program Kearsipan 250 120 48 Buruk
3 Pengolahan Arsip Inaktif 0 0 #DIV/0! #DIV/0!
Dengan Retensi Sekurang-
kurangnya 10 Tahun
4 Penyusutan Arsip 380 0 0 Buruk
5 Pengelolaan Arsip Statis 840 0 0 Buruk
6 SDM Kearsipan 230 90 39 Buruk
7 Kelembagaan 220 130 59 Kurang
8 Prasarana dan Sarana 380 100 26 Buruk
Kearsipan
Total 4100 900 22 Buruk
Berdasarkan hasil penilaian tersebut agar pejabat yang bertanggungjawab

pada Pemerintahan Daerah Keerom dapat menindaklanjuti rekomendasi yang
telah kami sampaikan khususnya pada aspek-aspek yang memperoleh penilaian
belum baik.
Tempat, Tgl.
Mengetahui: Sekretariat Daerah Provinsi Papua, KEPALA Dinas Perpustakaan dan
xxx xxx
BAB III
KESIMPULAN
Berdasarkan uraian hasil monitoring tindak lanjut pada bab sebelumnya, dapat disimpulkan
bahwa penyelenggaraan kearsipan pada Pemerintahan Daerah Kabupaten xxx pada tahun 2018
mengalami peningkatan sebesar [kolom (8)] dari nilai tahun 2017 sebesar [kolom (5)] atau
kategori [kolom (6)], sehingga secara keseluruhan memperoleh nilai sebesar [kolom (10)] atau
kategori [kolom (11)].
LAKE 2017 MTLHP

TOTAL KATE-
NO ASPEK/SUB ASPEK STD %
KATE- NILAI GORI
NILAI % NILAI %
GORI
(9) =
(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (10) (11)
(4)+(7)
1 Ketaatan terhadap Peraturan
Perundang-undangan
1.1 Tata Naskah Dinas 550 0 0 Buruk 108 19.64 108 20 Buruk
1.2 Klasifikasi Arsip 190 0 0 Buruk 0 0 0 0 Buruk
1.3 Sistem Klasifikasi Keamanan dan 170 0 0 Buruk 0 0 0 0 Buruk
Akses Arsip Dinamis
1.4 Jadwal Retensi Arsip 360 0 0 Buruk #REF! ### #REF! ### #REF!
1.5 Pedoman Penyusutan Arsip 140 0 0 Buruk 0 0 0 0 Buruk
1.6 Pedoman Pegelolaan Arsip Inaktif 150 0 0 Buruk 28 18.67 28 19 Buruk
1.7 Pedoman Pengelolaan Arsip Vital 240 0 0 Buruk 0 0 0 0 Buruk
Total Nilai Ketaatan terhadap
1800 0 0 Buruk #REF! ### #REF! ### #REF!
2 Program Kearsipan 240 0 0 Buruk 0 0 0 0 Buruk
3 Pengolahan Arsip Inaktif Dengan 100 0 0 Buruk 0 0 0 0 Buruk
Retensi Sekurang-kurangnya 10
Tahun
4 Ketertiban Pelaksanaan Penyusutan 370 0 0 Buruk 0 0 0 0 Buruk
Arsip
5 Pengelolaan Arsip Statis 840 0 0 Buruk 0 0 0 0 Buruk
6 SDM Kearsipan 230 0 0 Buruk 0 0 0 0 Buruk
7 Kelembagaan 220 0 0 Buruk 0 0 0 0 Buruk
8 Prasarana dan Sarana Kearsipan 380 0 0 Buruk 0 0 0 0 Buruk
JUMLAH 4180 0 0 Buruk #REF! ### #REF! ### #REF!
Berdasarkan hasil penilaian tersebut agar pejabat yang bertanggungjawab pada

Pemerintahan Daerah Kabupaten xxx dapat menindaklanjuti rekomendasi yang telah kami
sampaikan khususnya pada aspek-aspek yang memperoleh penilaian belum baik.
Mengetahui: xxx,
Sekretariat Daerah xxx
Provinsi xxx Provinsi xxx
xxx xxx
BAB II
URAIAN HASIL MONITORING TINDAK LANJUT HASIL PENGAWASAN KEARSIPAN EKSTERNAL TERHADAP PEMERINTAHAN DAERAH
KEEROM
TINDAK LANJUT TINGKAT

ASPEK/SUB REKOMENDASI PASCA STATUS REKOMENDASI PASCA
KONDISI FAKTUAL REKOMENDASI OBYEK PERKEM
ASPEK MONITORIING 2018 TINDAK LANJUT MONITORING 2019
PENGAWASAN BANGAN
1. ASPEK KETAATAN TERHADAP PERATURAN PERUNDANG-UNDANGAN KEARSIPAN DALAM PENETAPAN KEBIJAKAN KEARSIPAN
1.1. Tata Naskah 1) Pemerintahan Daerah
Dinas Keerom telah menetapkan
kebijakan tentang Tata
Naskah Dinas di
lingkungannya, sebagaimana
tertuang di dalam Peraturan
Bupati Keerom Nomor 5
tahun 2011 Tentang
Pedoman Tata Naskah
Dinas di Lingkungan
Pemerintah Kabupaten
Keerom, ditetapkan pada
tanggal 26 Oktober 2011,
ditetapkan pada tanggal 26
Oktober 2011.
2) Dalam dasar hukum yang Kebijakan tentang Tata Kebijakan tentang tata Level 0 Belum sesuai Kebijakan tentang tata
diawali dengan kata Naskah Dinas naskah dinas dimaksud Level 0 rekomendasi naskah dinas dimaksud
"Mengingat" pada kebijakan Pemerintahan Daerah agar mencantumkan Level 0 agar mencantumkan
tentang Tata Naskah Dinas Keerom, dalam dasar Undang-Undang Nomor Undang-Undang Nomor 43
sebagaimana tersebut di hukum yang diawali 43 Tahun 2009 tentang Tahun 2009 tentang
atas, belum mencantumkan: dengan kata "Mengingat", Kearsipan, Peraturan Kearsipan Peraturan
Undang-Undang Nomor 43 agar mengacu dan Pemerintah Nomor 28 Pemerintah Nomor 28
Tahun 2009 tentang mencantumkan: Undang- Tahun 2012 tentang Tahun 2012 tentang
Kearsipan, Peraturan Undang Nomor 43 Tahun Pelaksanaan Undang- Pelaksanaan Undang-
Pemerintah Nomor 28 Tahun 2009 tentang Kearsipan, Undang Nomor 43 Tahun Undang Nomor 43 Tahun
2012 tentang Pelaksanaan Peraturan Pemerintah 2009 tentang Kearsipan, 2009 tentang Kearsipan
Undang-Undang Nomor 43 Nomor 28 Tahun 2012 Peraturan Kepala ANRI Peraturan Kepala ANRI
Tahun 2009 tentang tentang Pelaksanaan Nomor 2 Tahun 2014 Nomor 2 Tahun 2014
Kearsipan, Peraturan Kepala Undang-Undang Nomor tentang Pedoman Tata tentang Pedoman Tata
ANRI Nomor 2 Tahun 2014 43 Tahun 2009 tentang Naskah Dinas. dalam Naskah Dinas. dalam dasar
tentang Pedoman Tata Kearsipan, Peraturan dasar hukum yang di awali hukum yang di awali
Naskah Dinas. Kepala ANRI Nomor 2 dengan kata "Mengingat" dengan kata "Mengingat"
Tahun 2014 tentang
Pedoman Tata Naskah
Dinas.
3) Kebijakan tentang Tata Kebijakan tentang Tata Muatan materi kebijakan Level 0 Belum sesuai Muatan materi kebijakan
Naskah Dinas sebagaimana Naskah Dinas tentang tata naskah dinas rekomendasi tentang tata naskah dinas
dimaksud, belum memuat Pemerintahan Daerah dimaksud agar memuat dimaksud agar memuat
ketentuan mengenai jenis Keerom agar memuat ketentuan naskah dinas ketentuan naskah dinas
naskah dinas arahan, ketentuan jenis naskah pengaturan, berupa: pengaturan, berupa:
berupa: , petunjuk dinas, mengenai: , Petunjuk Petunjuk
pelaksanaan/petunjuk teknis, petunjuk Pelaksanaan/Petunjuk Pelaksanaan/Petunjuk
,,, pelaksanaan/petunjuk Teknis, Teknis,
teknis, , , , , .
4)
` 5)
6)
7)
8)
9)
10) Belum memuat ketentuan Agar memuat ketentuan Dalam pengamanan Level 0 Belum sesuai Dalam pengamanan naskah
pengamanan naskah dinas, mengenai a. Penentuan naskah dinas agar Level 0 rekomendasi dinas agar memuat
mengenai: a. Penentuan kategori klasifikasi memuat ketentuan Level 0 ketentuan berupa:
kategori klasifikasi keamanan dan akses berupa: Penentuan Level 0 Penentuan Kategori
keamanan dan akses naskah naskah dinas. b. kategori klasifikasi Klasifikasi Keamanan dan
dinas. b. Perlakuan terhadap Perlakuan terhadap keamanan dan akses Akses Naskah Dinas dan
naskah dinas berdasarkan naskah dinas naskah dinas dan Perlakukan terhadap
klasifikasi keamanan dan berdasarkan klasifikasi perlakukan terhadap naskah dinas berdasarkan
akses naskah dinas, berupa: keamanan dan akses naskah dinas berdasarkan klasifikasi keamanan dan
pemberian kode derajat naskah dinas, berupa: klasifikasi keamanan dan akses, berupa: Pemberian
klasifikasi keamanan dan pemberian kode derajat akses, berupa: Pemberian Kode Derajat Klasifikasi
akses, pemberian nomor seri klasifikasi keamanan dan kode derajat klasifikasi Keamanan dan Akses,
pengamanan dan security akses, pemberian nomor keamanan dan akses, Pemberian Nomor Seri
printing, pembuatan dan seri pengamanan dan Pemberian nomor seri Pengamanan dan Security
pengawasan naskah dinas security printing, pengamanan dan security Printing, Pembuatan dan
yang bersifat rahasia pembuatan dan printing, Pembuatan dan Pengawasan Naskah Dinas
pengawasan naskah pengawasan naskah dinas yang Bersifat Rahasia
dinas yang bersifat yang bersifat rahasia
rahasia
11)
12)
13) Kebijakan tentang Tata Kebijakan tentang Agar memuat ketentuan Level 0 Belum sesuai Agar memuat ketentuan
Naskah Dinas sebagaimana Pemerintahan Daerah pengendalian naskah rekomendasi pengendalian naskah dinas
dimaksud, belum mengatur Keerom agar memuat dinas keluar, berupa: keluar, berupa:
ketentuan mengenai ketentuan mengenai , Pencatatan naskah dinas Penggandaan,
Pengendalian Naskah Dinas penggandaan, , , sesuai keluar Sangat Rahasia
Keluar, berupa: , dengan ketentuan (SR), Rahasia (R),
penggandaan, , peraturan perundang- Terbatas (T), Biasa (B).
undangan kearsipan yang (sekurang-kurangnya 2
berlaku. (dua) kategori),
Penggandaan,
14)
1.2. Klasifikasi Arsip 1) Pemerintahan Daerah Pemerintahan Daerah Pemerintahan Daerah Level 0 Level 0 Pemerintahan Daerah
Keerom belum menetapkan Keerom agar menetapkan Keerom agar menetapkan Keerom agar menyusun
kebijakan tentang Klasifikasi kebijakan tentang kebijakan tentang menetapkan kebijakan
Arsip di lingkungannya. Klasifikasi Arsip yang Klasifikasi Arsip di tentang Klasifikasi Arsip di
berlaku di lingkungannya, lingkungannya. lingkungannya.
berlaku.
2) Kebijakan tentang
klasifikasi arsip dimaksud
agar mencantumkan
dalam dasar hukum yang
di awali dengan kata
"Mengingat"
3)
4) Skema klasifikasi agar
menggambarkan tahapan
pelaksanaan kegiatan
(perencanaan, persiapan,
pelaksanaan, dan
evaluasi).
5)
6)
7)
8)
9)
1.3. Sistem 1) Pemerintahan Daerah Pemerintahan Daerah Pemerintahan Daerah Level 0 Belum sesuai Pemerintahan Daerah
Klasifikasi Keerom belum menetapkan Keerom agar menetapkan Keerom agar menyusun rekomendasi Keerom agar menyusun dan
Keamanan dan kebijakan tentang Sistem kebijakan tentang Sistem dan menetapkan menetapkan kebijakan
Akses Arsip Dinamis Klasifikasi Keamanan dan Klasifikasi Keamanan dan kebijakan tentang Sistem tentang Sistem Klasifikasi
Akses Arsip Dinamis di Akses Arsip Dinamis yang Klasifikasi Keamanan dan Keamanan dan Akses Arsip
lingkungannya. berlaku di lingkungannya, Akses Arsip Dinamis yang Dinamis yang berlaku di
sesuai dengan yang berlaku di lingkungannya. lingkungannya
diatur dalam 1) Pasal 40
Ayat (4) Undang-Undang
Nomor 43 Tahun 2009
tentang Kearsipan
mengamanatkan bahwa
untuk mendukung
pengelolaan arsip dinamis
Tata Naskah Dinas,
Sistem Klasifikasi
Keamanan dan Akses
Arsip Dinamis.
Nomor 28 Tahun 2012
tentang Pelaksanaan
Undang-Undang Nomor
Kearsipan,
Tata Naskah Dinas,
2)
3)
4)
5)
6)
7)
1.4. Jadwal Retensi
Arsip (JRA)
a. JRA Kepegawaian 1) Pemerintahan Daerah Pemerintah Daerah Pemerintah Daerah Level 0 Belum sesuai Pemerintah Daerah Keerom
kebijakan tentang JRA jadwal retensi tentang jadwal retensi tentang JRA retensi tentang JRA
Fasilitatif (Kepegawaian) di JRA Kepegawaian Kepegawaian berdasarkan Kepegawaian berdasarkan
2) Kebijakan tentang Jadwal

Retensi Arsip Fasilitatif
Kepegawaian dimaksud
agar mencantumkan
Undang-Undang Nomor
Kearsipan Peraturan
Pemerintah Nomor 28
Tahun 2012 tentang
Pelaksanaan Undang-
2009 tentang Kearsipan,
Nomor 28 Tahun 2012
tentang Pelaksanaan
Undang-Undang Nomor
Kearsipan dalam dasar
hukum yang di awali
dengan kata "Mengingat"
3) Kebijakan tentang JRA

Fasilitatif Kepegawaian
Keerom, agar mendapat
persetujuan JRA dari
Kepala ANRI.
4) Dalam penyusunan format
JRA Fasilitatif
Kepegawaian agar
disusun sesuai format
penyusunan JRA, yang
terdiri atas Nomor Urut,
Jenis/Series Arsip,
Retensi, dan
Keterangan/Nasib Akhir,
sebagaimana diatur dalam
ketentuan peraturan
perundang-undangan
kearsipan yang berlaku
5) Penentuan retensi dan

keterangan/nasib akhir
dalam JRA Fasilitatif
Kepegawaian Keerom,
agar mengacu pada
pedoman retensi arsip
urusan kepegawaian yang
ditetapkan oleh Kepala
ANRI.
6) Pernyataan close file

Kepegawaian Keerom,
agar dinyatakan dalam
bentuk Angka atau
Kalimat Pernyataan Close
File.
b. JRA Keuangan 1) Pemerintahan Daerah Pemerintah Daerah Pemerintah Daerah Level 0 Belum sesuai Pemerintah Daerah Keerom
Fasilitatif (Keuangan) di tentang JRA Keuangan, Kepegawaian berdasarkan Keuangan berdasarkan
Keuangan dimaksud agar
mencantumkan Undang-
Nomor 28 Tahun 2012
tentang Pelaksanaan
Undang-Undang Nomor
Kearsipan, Peraturan
Pemerintah Nomor 28
Tahun 2012 tentang
Pelaksanaan Undang-
"Mengingat"

Fasilitatif Keuangan
Keerom, agar mendapat
persetujuan JRA dari
Kepala ANRI.
JRA Fasilitatif Keuangan
agar disusun sesuai
format penyusunan JRA,
yang terdiri atas Nomor
Urut, Jenis/Series Arsip,
Retensi, dan
ketentuan peraturan
perundang-undangan
kearsipan yang berlaku
Keuangan Keerom, agar
mengacu pada pedoman
retensi arsip urusan
keuangan yang ditetapkan
oleh Kepala ANRI.

dinyatakan dalam bentuk
Angka atau Kalimat
Pernyataan Close File.
c. JRA Non 1) Pemerintahan Daerah Pemerintah Daerah Pemerintah Daerah Level 0 Belum sesuai Pemerintah Daerah Keerom
Kepegawaian - Non Keerom belum menetapkan Keerom agar menetapkan Keerom agar menetapkan rekomendasi agar menetapkan jadwal
Keuangan kebijakan tentang JRA jadwal retensi tentang jadwal retensi tentang JRA retensi tentang JRA Non
Fasilitatif (Non Kepegawaian JRA Fasilitatif Non Kepegawaian berdasarkan Kepegawaian-Non
- Non Keuangan) di Keuangan - Non peraturan perundang- Keuangan berdasarkan
lingkungannya. Kepegawaian, undangan kearsipan yang peraturan perundang-
berdasarkan peraturan berlaku. undangan kearsipan yang
perundang-undangan berlaku.
Non Kepegawaian - Non
Keuangan dimaksud agar
Nomor 28 Tahun 2012
tentang Pelaksanaan
Undang-Undang Nomor
Kepala ANRI tentang
Pedoman Retensi Arsip
(sesuai urusan fasilitatif
non kepegawaian - non
keuangan). dalam dasar
hukum yang di awali
dengan kata "Mengingat"

Fasilitatif Non
Kepegawaian-Non
mendapat persetujuan
JRA dari Kepala ANRI.
4) Agar mengatur retensi
arsip urusan Fasilitatif Non
Kepegawaian - Non
Keuangan sesuai dengan
ketentuan peraturan
perundang-undangan
yang berlaku.
JRA Fasilitatif Non
Kepegawaian-Non
Keuangan agar disusun
sesuai format penyusunan
JRA, yang terdiri atas
Nomor Urut, Jenis/Series
Arsip, Retensi, dan
ketentuan peraturan
perundang-undangan
kearsipan yang berlaku."
6) Penyusunan JRA
Fasilitatif Non
Kepegawaian-Non
Keuangan agar merujuk
pada fungsi-fungsi
kegiatan organisasi
urusan fasilitatif non
kepegawaian-non
keuangan

dalam JRA Fasilitatif Non
Kepegawaian-Non
dinyatakan dalam bentuk
Angka atau Kalimat
Pernyataan Close File.
dalam JRA Fasilitatif Non
Kepegawaian-Non
mengacu pada pedoman
retensi arsip urusan
fasilitatif non kepegawaan-
non keuangan yang
ditetapkan oleh Kepala
ANRI.
d. JRA Substantif 1) Pemerintahan Daerah Pemerintah Daerah Pemerintah Daerah Level 0 Belum sesuai Pemerintah Daerah Keerom
Substantif di lingkungannya. urusan substantif Substantif berdasarkan Substantif berdasarkan
berdasarkan peraturan peraturan perundang- peraturan perundang-

Retensi Arsip Substantif
dimaksud agar
Nomor 28 Tahun 2012
tentang Pelaksanaan
Undang-Undang Nomor
Kepala ANRI tentang
Pedoman Retensi Arsip
(sesuai urusan substantif).
"Mengingat"
3)
4) Agar mengatur retensi
arsip urusan Substantif
undangan yang berlaku.
JRA Substantif agar
disusun sesuai format
penyusunan JRA, yang
terdiri atas Nomor Urut,
Jenis/Series Arsip,
Retensi, dan
ketentuan peraturan
perundang-undangan
kearsipan yang berlaku."
6) Penyusunan JRA
Substantif agar merujuk
pada fungsi-fungsi
kegiatan organisasi
urusan substantif
dalam JRA Substantif
Keerom, agar dinyatakan
dalam bentuk Angka atau
Kalimat Pernyataan Close
File.
dalam JRA Substantif
Keerom, agar mengacu
pada pedoman retensi
arsip urusan substantif
Kepala ANRI.
Penyusutan Arsip Keerom belum menetapkan Keerom agar menetapkan Keerom belum rekomendasi belum menetapkan
kebijakan tentang kebijakan mengenai menetapkan pedoman pedoman penyusutan arsip
penyusutan arsip di pedoman penyusutan penyusutan arsip sesuai sesuai peraturan
lingkungannya. arsip. peraturan perundang- perundang-undangan
undangan kearsipan yang kearsipan yang berlaku.
berlaku.
2)
3)
4)
1.6. Pedoman 1) Pemerintahan Daerah Pemerintah Daerah Pemerintah Daerah Level 0 Belum sesuai Pemerintah Daerah Keerom
Pengelolaan Arsip Keerom belum menetapkan Keerom agar menetapkan Keerom belum rekomendasi belum menetapkan
Inaktif kebijakan tentang Pedoman kebijakan tentang menetapkan pedoman pedoman pengelolaan arsip
Pengelolaan Arsip Inaktif di Pedoman Pengelolaan pengelolaan arsip inaktif inaktif sesuai peraturan
lingkungannya. Arsip Inaktif di sesuai peraturan perundang-undangan
lingkungannya, sesuai perundang-undangan kearsipan yang berlaku.
ketentuan peraturan kearsipan yang berlaku.
perundang-undangan
2)
3)
4)
5)
Pengelolaan/ Keerom belum menetapkan Keerom agar menetapkan Keerom belum rekomendasi belum menetapkan
Program Arsip Vital kebijakan tentang Pedoman kebijakan tentang menetapkan pedoman pedoman
Pengelolaan/Program Arsip Pedoman program/pengelolaan arsip program/pengelolaan arsip
Vital di lingkungannya. Pengelolaan/Program vital sesuai peraturan vital sesuai peraturan
Arsip Vital di perundang-undangan perundang-undangan
lingkungannya, sesuai kearsipan yang berlaku. kearsipan yang berlaku.
ketentuan peraturan
perundang-undangan
2)
3)
4)
5)
6)
7)
1) Pemerintahan Daerah Pemerintahan Daerah Pemerintahan Daerah Sesuai
Keerom melalui Dinas Keerom melalui Dinas Keerom melalui Dinas rekomendasi
Perpustakaan dan Kearsipan Perpustakaan dan Perpustakaan dan
pada tahun 2016 sudah Kearsipan, agar Kearsipan agar
menyusun: b. Program menyusun: a. Program memprogramkan
Pembinaan Kearsipan, Perumusan dan penyusunan atau
berupa: Sosialisasi Penyempurnaan penyempurnaan kebijakan
Kearsipan,Pendidikan dan Kebijakan Kearsipan, kearsipan yang belum
Pelatihan tentang: Tata Naskah dimiliki, berupa: Tata
Kearsipan,Perencanaan, Dinas, Klasifikasi Arsip, Naskah Dinas, Klasifikasi
Pemantauan, dan Evaluasi. JRA Kepegawaian, JRA Arsip, JRA Fasilitatif
c. Program Pengelolaan Keuangan, JRA Non Kepegawaian, JRA
Arsip Statis, berupa: Akuisisi Kepegawaian-Non Fasilitatif Keuangan, JRA
Arsip Statis,Pengolahan Keuangan, JRA Fasilitatif Non
Arsip Statis,d. Program Substantif, Sistem Kepegawaian-Non
Pengelolaan Arsip Inaktif , Klasifikasi Keamanan dan Keuangan, JRA
berupa: Pengelolaan Arsip Akses Arsip Dinamis, Substantif, Sistem
Inaktif dengan Retensi Pedoman Penyusutan Klasifikasi Keamanan dan
Sekurang-kurangnya 10 Arsip Pedoman Akses Arsip Dinamis,
Tahun ,Pemeliharaan Arsip Pengolahan Arsip Inaktif, Pedoman Pengelolaan
Inaktif dengan Retensi Pedoman Arsip Inaktif, Pedoman
Sekurang-kurangnya 10 Pengelolaan/Program Penyusutan Arsip,
Tahun , g. Program Arsip Vital, b. Program Pedoman
Penyediaan, Pembinaan Kearsipan, Pengelolaan/Program
Pengembangan, atau mengenai: Koordinasi Arsip Vital,
Pemeliharaan Prasarana dan Penyelenggaraan
Sarana Kearsipan Namun Kearsipan,Penyusunan
belum menyusun: a. Pedoman
Program Perumusan dan Kearsipan,Pemberian
Penyempurnaan Kebijakan Bimbingan, Supervisi, dan
Kearsipan, tentang: Tata Konsultasi Pelaksanaan
kegiatan pembinaan melaksanakan kegiatan memprogramkan
kearsipan terhadap: a. , b. , pembinaan kearsipan pembinaan kearsipan,
c. organisasi terhadap: a. , b. , c. berupa: Koordinasi
kemasyarakatan, d. , e. di organisasi Penyelenggaraan
lingkungannya. kemasyarakatan, d. , e. di Kearsipan Penyusunan
lingkungannya. Pedoman Kearsipan
Pemberian Bimbingan,
Supervisi, dan Konsultasi
Sosialisasi Kearsipan
Pendidikan dan Pelatihan
Kearsipan Perencanaan,
Pemantauan, dan
Evaluasi
Perpustakaan dan
Kearsipan agar
memprogramkan
pengelolaan arsip statis,
berupa: Akuisisi Arsip
Statis Pengolahan Arsip
Statis Preservasi Arsip
Statis Layanan Arsip Statis
Perpustakaan dan
Kearsipan agar
memprogramkan
pengelolaan arsip inaktif,
berupa: Pengelolaan Arsip
Inaktif dengan Retensi
Sekurang-kurangnya 10
Tahun Pemeliharaan
Arsip Inaktif dengan
Retensi Sekurang-
kurangnya 10 Tahun
Penyusutan Inaktif Arsip
dengan Retensi Sekurang-
kurangnya 10 Tahun
5) Pemerintahan Daerah Sesuai

Keerom melalui Dinas rekomendasi
Perpustakaan dan
Kearsipan agar
memprogramkan
pemberian penghargaan
kearsipan
6) Dinas Perpustakaan dan Dinas Perpustakaan dan

Kearsipan sebagai Lembaga Kearsipan sebagai
belum melaksanakan Daerah Keerom agar
kegiatan pembinaan melaksanakan kegiatan
kearsipan terhadap: a. , b. , pembinaan kearsipan
c. organisasi terhadap: a. , b. , c.
kemasyarakatan, d. , e. di organisasi
lingkungannya. kemasyarakatan, d. , e. di
lingkungannya.
program arsip vital, berupa: melaksanakan program melaksanakan pembinaan
a. identifikasi arsip vital, b. arsip vital berupa: a. kearsipan terhadap: SKPD
perlindungan dan identifikasi arsip vital, b. dan Penyelenggara
pengamanan arsip vital, c. perlindungan dan Pemerintahan Daerah
penyelamatan dan pengamanan arsip vital, c. Pemerintahan Desa
pemulihan (recovery) arsip penyelamatan dan Organisasi
vital. pemulihan (recovery) Kemasyarakatan
arsip vital. di Perusahaan daerah
lingkungannya. (BUMD) Kabupaten/Kota
Perusahaan Swasta
berskala Kabupaten/Kota

Dinas Perpustakaan dan Dinas Perpustakaan dan Dinas Perpustakaan dan
Kearsipan sebagai Lembaga Kearsipan sebagai Kearsipan sebagai
Kearsipan Daerah juga Lembaga Kearsipan Lembaga Kearsipan
selaku Unit Kearsipan I pada Daerah juga selaku Unit Daerah juga selaku Unit
Pemerintahan Daerah Kearsipan I pada Kearsipan I pada
Keerom, belum melakukan Pemerintahan Daerah Pemerintahan Daerah
pengolahan arsip inaktif Keerom, agar melakukan Keerom, telah melakukan
dengan retensi sekurang- pengolahan arsip inaktif pengolahan arsip inaktif
kurangnya 10 (sepuluh) dengan retensi sekurang- dengan retensi sekurang-
tahun yang berasal dari kurangnya 10 (sepuluh) kurangnya 10 (sepuluh)
SKPD dan penyelenggara tahun yang berasal dari tahun yang berasal dari
pemerintahan daerah di SKPD dan penyelenggara SKPD dan penyelenggara
lingkungan Pemerintahan pemerintahan daerah di pemerintahan daerah di
Daerah Keerom lingkungan Pemerintahan lingkungan Pemerintahan
Daerah Keerom Daerah Keerom
Inaktif
2)
b. Pemeliharaan 1)
Arsip Inaktif
rekomendasi Kearsipan sebagai
yang juga selaku Unit
Kearsipan I pada
Pemerintahan Keerom agar
melaksanakan Pengaturan
fisik arsip, Pengolahan
informasi arsip,
Penyusunan daftar arsip
inaktif dalam kegiatan
penataan arsip inaktif untuk
memudahkan penemuan
kembali arsip.

rekomendasi Kearsipan selaku Unit
Kearsipan I pada
Pemerintahan Daerah
Keerom dalam menyusun
daftar arsip inaktif, agar
memuat kolom: pencipta
arsip, unit pengolah,
nomor arsip, kode
klasifikasi, uraian informasi
arsip, kurun waktu, jumlah,
keterangan
4) Belum sesuai
rekomendasi
4. PENYUSUTAN ARSIP
a. Pemindahan 1) Dinas Perpustakaan dan Pemerintah Daerah Pemerintah Daerah Level 0 Belum sesuai Pemerintah Daerah Keerom
Kearsipan sebagai Lembaga Keerom agar melakukan Keerom agar melakukan rekomendasi agar melakukan
Kearsipan Daerah yang juga pemindahan arsip inaktif pemindahan arsip inaktif pemindahan arsip inaktif
selaku Unit Kearsipan I pada dengan retensi sekurang- dengan retensi sekurang- dengan retensi sekurang-
Pemerintahan Keerom belum kurangnya 10 (sepuluh) kurangnya 10 (sepuluh) kurangnya 10 (sepuluh)
melaksanakan pemindahan tahun dari seluruh tahun dari seluruh tahun dari seluruh
arsip inaktif dengan retensi OPD/Penyelenggara OPD/Penyelenggara OPD/Penyelenggara
sekurang-kurangnya 10 Pemerintahan di Pemerintahan di Pemerintahan di
tahun dari lingkungannya kepada lingkungannya kepada lingkungannya kepada
OPD/Penyelenggara Dinas Perpustakaan dan Dinas Perpustakaan dan Dinas Perpustakaan dan
Pemerintahan Keerom Kearsipan sesuai dengan Kearsipan sesuai dengan Kearsipan sesuai dengan
peraturan perundang- peraturan perundang- peraturan perundang-
undangan kearsipan yang undangan kearsipan yang undangan kearsipan yang
berlaku. berlaku. berlaku.
2)
3)
4)
5)
6)
7)
8)
9)
10)
11)
b. Pemusnahan 1) Dinas Perpustakaan dan Dinas Perpustakaan dan Pemerintah Daerah Level 0 Belum sesuai Pemerintah Daerah Keerom
Kearsipan sebagai Lembaga Kearsipan sebagai Keerom agar melakukan rekomendasi agar melakukan
Kearsipan Daerah yang juga Lembaga Kearsipan pemusnahan arsip inaktif pemusnahan arsip inaktif
selaku Unit Kearsipan I Daerah yang juga selaku sesuai dengan peraturan sesuai dengan peraturan
Keerom belum Unit Kearsipan I Keerom perundang-undangan perundang-undangan
melaksanakan pemusnahan agar melakukan kearsipan yang berlaku. kearsipan yang berlaku.
arsip. pemusnahan arsip
sebagaimana yang diatur
dalam ketentuan
berlaku.
2)
3)
4)
5)
6)
7)
8)
9)
10)
11)
12)
13)
14)
15)
16)
c. Penyerahan 1) Dinas Perpustakaan dan Dinas Perpustakaan dan Dinas Perpustakaan dan Dinas Perpustakaan dan
Kearsipan selaku Unit Kearsipan selaku Unit Kearsipan selaku Kearsipan selaku Lembaga
Kearsipan I pada Kearsipan I pada Lembaga Kearsipan Kearsipan Daerah (LKD)
Pemerintahan Daerah Pemerintahan Daerah Daerah (LKD) Pemerintah Pemerintah Daerah Keerom
Keerom, belum Keerom, agar melakukan Daerah Keerom yang juga yang juga berperan sebagai
menyerahkan arsip statisnya penyerahan arsip berperan sebagai Unit Unit Kearsipan I, agar
kepada Dinas Perpustakaan statisnya kepada Dinas Kearsipan I, agar menyerahkan arsip
dan Kearsipan sebagai Perpustakaan dan menyerahkan arsip statisnya kepada Lembaga
Lembaga Kearsipan Daerah Kearsipan sebagai statisnya kepada Kearsipan Daerah (LKD)
Keerom. Lembaga Kearsipan Lembaga Kearsipan Pemerintah Daerah Keerom
Daerah Keerom. Daerah (LKD) Pemerintah
Daerah Keerom
2)
3)
4)
5)
6)
7)
8)
9)

1) Dinas Perpustakaan dan Dinas Perpustakaan dan Dinas Perpustakaan dan Dinas Perpustakaan dan
Kearsipan sebagai Lembaga Kearsipan sebagai Kearsipan selaku Kearsipan selaku Lembaga
Kearsipan Daerah Keerom, Lembaga Kearsipan Lembaga Kearsipan Kearsipan Daerah agar
belum melaksanakan Daerah Keerom, agar Daerah agar melakukan melakukan pengelolaan
kegiatan pengelolaan arsip melaksanakan kegiatan pengelolaan arsip statis. arsip statis.
statis. pengelolaan arsip statis
sebagaimana
diamanatkan peraturan
perundang-undangan
a. Akuisisi Arsip 1) Dinas Perpustakaan dan Dinas Perpustakaan dan

2) Kearsipan Daerah Keerom, Lembaga Kearsipan
3)
4)
5)
6)
7)
8) Dinas Perpustakaan dan Dalam melakukan akuisisi
9)
10)
11)
12)
13)
14)
15)
16)
17)
18)
b. Pengolahan Arsip 1) Dinas Perpustakaan dan Dinas Perpustakaan dan

2) Kearsipan Daerah Keerom,
Dinas Perpustakaan dan Lembaga Kearsipan dan
Dinas Perpustakaan
3)
4) Belum menyusun sarana Agar menyusun sarana
5)
6) Belum menyusun sarana Dalam menyusun format
7)
c. Preservasi
Preventif
Penyimpanan Arsip 1) Dinas Perpustakaan dan Dinas Perpustakaan dan
2)
3)
4)
5)
6)
7)
8)
9)
10)
11)
12)
13)
Pengandalian Hama 1) Dinas Perpustakaan dan

Terpadu / PHT Kearsipan sebagai Lembaga
2) Kearsipan Daerah Keerom,
3)
4)
5)
6)
7)
8)
Reproduksi Arsip 1) Dinas Perpustakaan dan Dinas Perpustakaan dan

2)
3)
4)
5)
6)
d. Presevasi Kuratif 1) Dinas Perpustakaan dan Dinas Perpustakaan dan

2)
3)
4)
5)
6)
e. Akses Arsip Statis 1) Dinas Perpustakaan dan Dinas Perpustakaan dan

2)
3)
4)
5)
6)
7)
8)
9)
f. Daftar Pencarian 1) Dinas Perpustakaan dan Dinas Perpustakaan dan

Arsip (DPA) Kearsipan sebagai Lembaga Kearsipan sebagai
2) Kearsipan Daerah Keerom Lembaga Kearsipan
g. SIKN dan JIKN 1) Dinas Perpustakaan dan Dinas Perpustakaan dan

2)

a. Struktural 1) Dinas Perpustakaan dan
Kearsipan Keerom sebagai
telah mengangkat pejabat
Kepala Lembaga Kearsipan
Daerah
2)
3) Pimpinan Lembaga Pimpinan Lembaga Belum sesuai Pimpinan Lembaga
Kearsipan Daerah Keerom Kearsipan Daerah Keerom rekomendasi Kearsipan Daerah Keerom
belum memenuhi agar memenuhi agar memenuhi kompetensi
persyaratan kompetensi kompetensi sesuai sesuai peraturan
sebagaimana diamanatkan peraturan perundang- perundang-undangan yang
dalam peraturan perundang- undangan yang berlaku berlaku
undangan yang berlaku
yakni Sarjana (strata
satu/S1) bidang kearsipan,
atau Sarjana (strata satu/S1)
selain bidang kearsipan
namun telah mengikuti serta
lulus Pendidikan dan
Pelatihan Teknis Kearsipan
bagi Pejabat Struktural
Kearsipan.
b. Arsiparis 1) Dinas Perpustakaan dan Arsiparis Dinas

Kearsipan Keerom telah Perpustakaan dan
mengangkat fungsional Kearsipan Keerom dalam
arsiparis sebanyak 0 orang. kedudukan hukum agar
Dalam kedudukan hukum, Mandiri dan Independen
kewenangan, dan tugas
2)
3)
4) Kompentensi Arsiparis pada Arsiparis Dinas Belum sesuai Arsiparis Dinas
5) Arsiparis Dinas Belum sesuai Arsiparis Dinas
6) Kenaikan jabatan/karir Arsiparis Dinas Belum sesuai Arsiparis Dinas
Arsiparis pada Dinas
c. Pengelola Arsip Pemerintah Daerah Keerom

telah memiliki pengelola
arsip pada Dinas
Keerom, dan seluruh
pengelola arsip sudah
memiliki kompetensi yang
diperoleh melalui pendidikan
kearsipan.
7. KELEMBAGAAN
Keerom telah membentuk
lembaga kearsipan daerah
sebagaimana tertuang dalam
Peraturan Bupati Keerom
Nomor 03 Tahun 2017
Tentang Tugas Kedudukan,
Susunan Organisasi, Tugas
dan Fungsi serta Tata Kerja
Perangkat Dinas Daerah
Kabupaten Keerom.
2) Lembaga Kearsipan Daerah

Keerom berbentuk Dinas.
Dinas Perpustakaan dan Lembaga Kearsipan
Kearsipan sebagai Lembaga Daerah Keerom agar
Kearsipan Daerah Keerom memiliki fungsi kearsipan
menyelenggarakan fungsi sesuai dengan peraturan
kearsipan dan fungsi lainnya. perundang-undangan
yang berlaku.
Peraturan terkait Pemerintahan Daerah Lembaga Kearsipan
pembentukan Lembaga Keerom perlu Daerah Keerom agar
Kearsipan Daerah Keerom, menetapkan kebijakan melaksanakan kewajiban
belum memuat ketentuan yang mengatur pengelolaan arsip statis
mengenai kewajiban pembentukan organisasi yang diterima dari :
Lembaga Kearsipan Daerah kearsipan di lingkungan Satuan Kerja Perangkat
dalam melaksanakan pemerintahan daerah Daerah (SKPD)
pengelolaan arsip statis yang Keerom meliputi kabupaten/kota,
diterima dari , , desa atau pengaturan mengenai penyelenggara
yang disebut dengan nama kewajiban, tugas, fungsi, pemerintahan daerah
lain, perusahaan, organisasi dan tanggung jawab kabupaten/kota, desa atau
politik, organisasi dalam penyelenggaraan yang disebut dengan
kemasyarakatan, kearsipan di tingkat nama lain, perusahaan,
perseorangan di lingkungan daerah provinsi dan organisasi politik,
Keerom. kabupaten/kota sesuai organisasi
dengan peraturan kemasyarakatan,
perundang-undangan perseorangan
Peraturan terkait Peraturan terkait Lembaga Kearsipan

pembentukan Lembaga pembentukan Lembaga Daerah Keerom agar
Kearsipan Daerah Keerom, Kearsipan Daerah melaksanakan tugas:
belum memuat ketentuan Keerom, agar memuat melaksanakan
mengenai tugas Lembaga ketentuan mengenai pengelolaan arsip inaktif
Kearsipan Daerah untuk tugas Lembaga Kearsipan yang memiliki retensi
melaksanakan pengelolaan Daerah untuk sekurang-kurangnya 10
arsip inaktif yang memiliki melaksanakan tahun yang berasal dari
retensi sekurang-kurangnya pengelolaan arsip inaktif SKPD Kabupaten/Kota
10 tahun yang berasal dari yang memiliki retensi dan penyelenggara
SKPD Kabupaten/Kota dan sekurang-kurangnya 10 pemerintahan daerah
penyelenggara pemerintahan tahun yang berasal dari kabupaten/kota,
daerah kabupaten/kota, SKPD Kabupaten/Kota pembinaan kearsipan
dan penyelenggara terhadap pencipta arsip di
pemerintahan daerah lingkungan daerah
kabupaten/kota, kabupaten/kota.
Lembaga Kearsipan
Daerah Keerom agar
melaksanakan fungsi:
Pembinaan kearsipan,
Pengelolaan arsip statis
Peraturan terkait Peraturan terkait Dinas Perpustakaan dan
pembentukan Lembaga pembentukan Lembaga Kearsipan sebagai
Kearsipan Daerah Keerom, Kearsipan Daerah Lembaga Kearsipan
belum memuat ketentuan Keerom, agar memuat Daerah pada
mengenai tanggung jawab ketentuan mengenai Pemerintahan Daerah
Lembaga Kearsipan Daerah tanggung jawab Lembaga Keerom agar
untuk melaksanakan Kearsipan Daerah untuk melaksanakan tanggung
pengelolaan back-up arsip melaksanakan jawab: Pengelolaan back-
vital daerah, pengelolaan pengelolaan back-up up arsip vital daerah,
arsip inaktif milik daerah arsip vital daerah, Pengelolaan arsip inaktif
yang berasal dari seluruh pengelolaan arsip inaktif milik daerah yang berasal
SKPD yang memiliki retensi milik daerah yang berasal dari seluruh SKPD dengan
sekurang-kurangnya 10 dari seluruh SKPD yang retensi 10 tahun atau
tahun, , , memiliki retensi sekurang- lebih, Pengelolaan
kurangnya 10 tahun, , , pengelolaan arsip statis,
Pembinaan ke setiap
SKPD Kab/Kota, BUMD
Kab/Kota, Organisasi
Politik dan Organisasi
Masa dan
Kelurahan/Desa,
Pengembangan sumber
daya pendukung
kearsipan meliputi:
kelembagaan, sumber
daya manusia, prasarana
dan sarana, serta
kesisteman.

1) Pemerintah Daerah Keerom
dalam hal ini Dinas
sebagai Unit Kearsipan I
sudah memiliki gedung.
Gedung tersebut memiliki
sistem pengairan (drainage)
yang baik, tersedia sarana
transportasi yang mudah
dijangkau, terbebas dari
vegetasi (tumbuhan atau
tanaman) yang dapat
berkontribusi terhadap
peningkatan kelembapan
sehingga menyebabkan
risiko datangnya serangga
dan mikroorganisme yang
dapat merusak arsip, jauh
dengan area lembap (rawa,
laut, sungai, atau area rentan
banjir), jauh dengan area
industri yang menghasilkan
debu atau zat kontaminasi
lainnya, tidak berada di
dalam area dengan lalu
lintas berintensitas tinggi
dengan risiko kebisingan dan
pencemaran udara
(terminal/bandara/stasiun/pel
abuhan),
2)
3)
4)
5)
6)
Dinas Perpustakaan dan Gedung depo agar
Kearsipan Keerom sudah memiliki ruang
terdapat ruang kerja, berupa: administrasi, berupa:
ruang pimpinan, ruang Ruang pimpinan, Ruang
pengolahan arsip, Namun fungsional, Ruang rapat
belum terdapat ruang
fungsional, ruang rapat.
ruang transit arsip, ruang
restorasi/preservasi arsip.
Agar memiliki ruang transit Belum sesuai Agar memiliki ruang transit
rekomendasi
Agar memiliki ruang Belum sesuai Agar memiliki ruang

restorasi/preservasi arsip rekomendasi restorasi/preservasi arsip
Dinas Perpustakaan dan Depot arsip Dinas Gedung depo agar Belum sesuai Gedung depo agar memiliki
Kearsipan Keerom 1) telah Perpustakaan dan memiliki ruang ruang rekomendasi ruang ruang penyimpanan
terdapat ruang penyimpanan Kearsipan Keerom agar penyimpanan arsip inaktif arsip inaktif
arsip inaktif (records center). memiliki ruang
Ruang penyimpanan penyimpanan arsip inaktif
tersebut namun tidak ruang penyimpanan arsip
dilengkapi pintu keluar statis ruang penyimpanan
darurat, berada di bawah arsip vital sesuai dengan
tanah (basement), terdapat ketentuan peraturan
area kerja pada ruang perundang-undangan
penyimpanan, tidak terdapat kearsipan yang berlaku.
pembatasan akses masuk ke
ruang penyimpanan. 1) Belum sesuai Ruang ruang penyimpanan
penyimpanan arsip statis arsip statis
Belum sesuai Ruang ruang penyimpanan
penyimpanan arsip vital arsip vital
Ruang ruang Belum sesuai Ruang ruang penyimpanan
Depot arsip Dinas Depot arsip Dinas Gedung depo agar
Perpustakaan dan Kearsipan Perpustakaan dan memiliki ruang publik,
Keerom tidak terdapat ruang Kearsipan Keerom agar berupa: Ruang pelayanan
publik terdapat ruang pelayanan (ruang petugas layanan),
(ruang petugas layanan), Ruang pameran, Ruang
agar terdapat ruang baca
pameran, agar terdapat
ruang baca,
Ruang Penyimpanan arsip Ruang penyimpanan Gedung depo agar dimiliki
pada Dinas Perpustakaan pada Dinas Perpustakaan peralatan di ruang
dan Kearsipan tidak dan Kearsipan Keerom penyimpanan, berupa:
dilengkapi dengan peralatan agar melengkapi sarana Sistem peringatan
berupa : sistem peringatan pengamanan dan kebakaran (fire alarm
kebarakaran (fire alarm penyelamatan arsip di system), Alat pendeteksi
system), alat pendeteksi ruang penyimpanan, asa (smoke detection),
asap (smoke detection), seperti: sistem peringatan hydrant dan/atau tabung
hydrant dan/atau tabung kebakaran (fire alarm pemadan kebakaran
pemadam kebakaran system), alat pendeteksi (APAR), Closed Circuit
(APAR), CCTV (Closed asap (smoke detection), Television (CCTV)
Circuit Television), rak arsip hydrant dan/atau tabung
yang sesuai ketentuan pemadam kebakaran
perundang-undangan (APAR), CCTV (Closed
kearsipan yang berlaku Circuit Television).
Ruang penyimpanan Ruang penyimpanan agar Belum sesuai Ruang penyimpanan agar
pada Dinas Perpustakaan dilengkapi dengan rekomendasi dilengkapi dengan peralatan
dan Kearsipan Keerom peralatan rak yang sesuai rak yang sesuai media
agar menggunakan rak media arsip, berupa: Rak arsip, berupa: Rak untuk
penyimpanan arsip sesuai untuk jenis arsip kertas jenis arsip kertas yakni rak
dengan jenis arsip, yakni rak besi anti karat, besi anti karat, Rak untuk
seperti: rak besi tidak anti Rak untuk jenis arsip jenis arsip kertas berupa
karat untuk jenis arsip kertas berupa arsip peta arsip peta yakni laci besi
kertas, laci besi tidak anti yakni laci besi anti karat, anti karat, Rak untuk jenis
karat untuk jenis arsip Rak untuk jenis arsip foto arsip foto yakni rak besi anti
kertas berbentuk peta, rak yakni rak besi anti karat, karat, Rak untuk jenis arsip
besi tidak anti karat untuk Rak untuk jenis arsip film film yakni rak besi anti karat,
jenis arsip foto. rak besi yakni rak besi anti karat, Rak untuk jenis arsip video
tidak anti karat untuk jenis Rak untuk jenis arsip yakni rak kayu (rak non
arsip film, tidak video yakni rak kayu (rak magnetis), Rak untuk jenis
menggunakan rak kayu non magnetis), Rak untuk arsip rekaman suara yakni
(rak non magnetis) untuk jenis arsip rekaman suara rak kayu (rak non magnetis)
jenis arsip video, tidak yakni rak kayu (rak non
menggunakan rak kayu magnetis)
(rak non magnetis) untuk
jenis arsip rekaman
suara.
Depot arsip statis pada Depot arsip Dinas Ruang penyimpanan agar Belum sesuai Ruang penyimpanan agar
Dinas Perpustakaan dan Perpustakaan dan dilengkapi dengan rekomendasi dilengkapi dengan peralatan
Kearsipan tidak Kearsipan Keerom agar peralatan container/boks container/boks arsip yang
menggunakan menggunakan arsip yang sesuai media sesuai media arsip, berupa:
container/boks arsip sesuai container/boks arsip arsip, berupa: Container Container untuk jenis arsip
ketentuan peraturan sesuai dengan jenis arsip, untuk jenis arsip kertas kertas yakni boks bebas
perundang-undangan, yaitu: seperti: container/boks yakni boks bebas asam, asam, Container untuk
container/boks bebas asam bebas asam untuk jenis Container untuk jenis jenis arsip kertas berupa
untuk jenis arsip kertas, arsip kertas, tabung atau arsip kertas berupa arsip arsip peta yakni tabung atau
tabung atau laci sesuai laci sesuai ukuran untuk peta yakni tabung atau laci laci sesuai ukuran,
ukuran untuk jenis arsip jenis arsip kertas sesuai ukuran, Container Container untuk jenis arsip
kertas berbentuk peta, berbentuk peta, amplop (1 untuk jenis arsip foto yakni foto yakni amplop (1 amplop
amplop (1 amplop berisi 1 amplop berisi 1 lembar amplop (1 amplop berisi 1 berisi 1 lembar foto) dan
lembar foto) dan dimasukan foto) dan dimasukan pada lembar foto) dan dimasukan pada boks
pada boks bebas asam boks bebas asam untuk dimasukan pada boks bebas asam, Container
untuk jenis arsip foto, can jenis arsip foto, can bebas asam, Container untuk jenis arsip film yakni
(polypropylene, polyethylene (polypropylene, untuk jenis arsip film yakni can polypropylene,
atau polycarbonate) untuk polyethylene atau can polypropylene, polyethylene atau
jenis arsip film, container asli polycarbonate) untuk jenis polyethylene atau polycarbonate., Container
(bahan plastik non PVC) arsip film, container asli polycarbonate., Container untuk jenis arsip video yakni
untuk jenis arsip video, (bahan plastik non PVC) untuk jenis arsip video sesuai container aslinya
container asli (bahan plastik untuk jenis arsip video, yakni sesuai container (bahan plastik non PVC),
non PVC) untuk jenis arsip container asli (bahan aslinya (bahan plastik non Container untuk jenis arsip
rekaman suara. plastik non PVC) untuk PVC), Container untuk rekaman suara yakni sesuai
jenis arsip rekaman jenis arsip rekaman suara container aslinya (bahan
suara. yakni sesuai container plastik non PVC)
PVC)
BAB III
KESIMPULAN
Berdasarkan uraian hasil monitoring tindak lanjut pada bab sebelumnya, dapat disimpulkan bahwa
penyelenggaraan kearsipan pada Pemerintahan Daerah Kabupaten xxx pada tahun 2019 mengalami
peningkatan sebesar [kolom (10)] dari nilai tahun 2018 sebesar [kolom (5)+(8)], sehingga secara keseluruhan
memperoleh nilai sebesar [kolom (12)] atau kategori [kolom (13)].
LAKE 2017 MTLHP 2018 MTLHP 2019

TOTAL
NO ASPEK/SUB ASPEK STD %
KATE- NILAI
NILAI % NILAI % NILAI %
GORI
(11) =
(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9) (10) (4)+(7)+ (12)
(9)
1 Ketaatan terhadap Peraturan
Perundang-undangan
1.1 Tata Naskah Dinas 550 460 84 Baik 0 0 0 0 460 84
1.2 Klasifikasi Arsip 190 0 0 Buruk 0 0 0 0 0 0
1.3 Sistem Klasifikasi Keamanan dan 170 0 0 Buruk 0 0 0 0 0 0
Akses Arsip Dinamis
1.4 Jadwal Retensi Arsip 360 0 0 Buruk 160 44.444 0 0 160 44
1.5 Pedoman Penyusutan Arsip 140 0 0 Buruk 0 0 0 0 0 0
1.6 Pedoman Pegelolaan Arsip Inaktif 150 0 0 Buruk 0 0 0 0 0 0
1.7 Pedoman Pengelolaan Arsip Vital 240 0 0 Buruk 0 0 0 0 0 0
Total Nilai Ketaatan terhadap
1800 460 26 Buruk 160 8.89 0 0.00 620 34
2 Program Kearsipan 250 120 48 Buruk 0 0 0 0 120 48
3 Pengolahan Arsip Inaktif Dengan 100 0 0 Buruk 0 0 0 0 0 0
Retensi Sekurang-kurangnya 10
Tahun
4 Ketertiban Pelaksanaan Penyusutan 380 0 0 Buruk 0 0 0 0 0 0
Arsip
5 Pengelolaan Arsip Statis 840 0 0 Buruk 0 0 0 0 0 0
6 SDM Kearsipan 230 90 39 Buruk 0 0 0 0 90 39
7 Kelembagaan 220 130 59 Kurang 0 0 0 0 130 59
8 Prasarana dan Sarana Kearsipan 380 100 26 Buruk 0 0 0 0 100 26
JUMLAH 4200 900 21.43 Buruk 160 4 0 0.00 1060 25
Berdasarkan hasil penilaian tersebut agar pejabat yang bertanggungjawab pada Pemerintahan Daerah
Kabupaten xxx dapat menindaklanjuti rekomendasi yang telah kami sampaikan khususnya pada aspek-aspek
yang memperoleh penilaian belum baik.
Mengetahui: xxx,
Sekretariat Daerah xxx
Provinsi xxx Provinsi xxx
xxx xxx
BAB III
KESIMPULAN
ng tindak lanjut pada bab sebelumnya, dapat disimpulkan bahwa

intahan Daerah Kabupaten xxx pada tahun 2019 mengalami
tahun 2018 sebesar [kolom (5)+(8)], sehingga secara keseluruhan
kategori [kolom (13)].
spek adalah sebagai berikut:
KATE-
GORI
(13)
Baik
Buruk
Buruk
Buruk
Buruk
Buruk
Buruk
Buruk
Buruk
Buruk
Buruk
Buruk
Buruk
Kurang
Buruk
BURUK
agar pejabat yang bertanggungjawab pada Pemerintahan Daerah

mendasi yang telah kami sampaikan khususnya pada aspek-aspek
xxx,
xxx
Provinsi xxx
xxx

MTLHP KAB. KEEROM (SDH Edit) Finish

Diunggah oleh

Informasi Dokumen

Judul Asli

Hak Cipta

Format Tersedia

Bagikan dokumen Ini

Bagikan atau Tanam Dokumen

Opsi Berbagi

Apakah menurut Anda dokumen ini bermanfaat?

Apakah konten ini tidak pantas?

Hak Cipta:

Format Tersedia

MTLHP KAB. KEEROM (SDH Edit) Finish

Diunggah oleh

Hak Cipta:

Format Tersedia

PROVINSI KAB/KOTA ASPEK/SUB ASPEK

Papua Keerom KEBIJAKAN TND KA

PENGOLAHAN ARSIP INAKTIF

PENGELOLAAN ARSIP STATIS

NILAI PENGAWASAN 25.24

Pemerintahan Daerah : Provinsi

Fungsi LKD a Tuliskan fungsi LKD

Susunan Organisasi a Kepala Dinas

DATA TIM AUDIT KEARSIPAN

Tgl. Pelaksanaan Audit : xx s.d. xx xxxx 2019

UJI PETIK OPD

Nomenklatur LKD : Dinas Perpustakaan dan Kearsipan

Alamat : Jln. Protokol Kampung Yuwanain Arso II Distrik Arso

AUDIT 2017 TLHP 2018 TLHP 2019

(Sebutkan produk kebijakan terkait, jika pada Poin 1 di atas

ditetapkan pada tanggal 26 Oktober 2011

KLASIFIKASI ARSIP TEMUAN / KONDISI FAKTUAL

2. Ketaatan Pada Peraturan/Standar/Pedoman Kearsipan:

3.4.1 Nama atau Judul Fungsi 10 0 0 0 ###

3.4.2 Nama Kegiatan 10 0 0 0

3.4.3 Nama Transaksi-Transaksi Kegiatan 10 0 0 0

• Kombinasi Angka dan Huruf

3.6.1 Kode Klasifikasi 10 0 0 0 ###

3.6.2 Judul Pokok Masalah 10 0 0 0

3.6.3 Sub Masalah 10 0 0 0

3.6.4 Sub-Sub Masalah 10 0 0 0

TGL PELAKSANAAN xx s.d. xx xxxx 2019 190 0 0 0

SISTEM KLASIFIKASI KEAMANAN DAN AKSES ARSIP DINAMIS TEMUAN / KONDIS

AUDIT 2017 TLHP 2018 TLHP 2019

(Sebutkan produk kebijakan terkait, jika pada Poin 1 di atas

Tuliskan Peraturan Bupati/Walikota disini !

ditetapkan pada tanggal

2. Ketaatan Pada Peraturan/Standar/Pedoman Kearsipan

2.1. Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang 10 0 0 0 ###

2.3. Peraturan Kepala ANRI Nomor 17 Tahun 2011 tentang 10 0 0 0

3. Substansi Pada Materi Muatan:

(Poin 3.1. s.d. Poin 3.4.7. di bawah ini, dibuktikan dengan

(berikan tanda √ minimal 2 (dua) pada kolom checklist di

3.2. Penggolongan Pengguna yang Berhak Mengakses Arsip

3.2.1. Pengguna yang Berhak di Lingkungan Internal 10 0 0 0 ###

3.2.2. Pengguna yang Berhak di Lingkungan Eksternal 10 0 0 0

3.3.1. Penyimpanan 10 0 0 0 ###

3.4. Daftar Arsip Dinamis berdasarkan Klasifikasi Keamanan dan

3.4.1. Nomor 10 0 0 0 ###

3.4.3. Jenis Arsip 10 0 0 0

3.4.4. Klasifikasi Keamanan 10 0 0 0

3.4.5. Hak Akses 10 0 0 0

3.4.6. Dasar Pertimbangan 10 0 0 0

3.4.7. Unit Pengolah 10 0 0 0

Poin 3.5. di atas dibuktikan dengan adanya kesamaan/kesesuaian

TGL PELAKSANAAN xx s.d. xx xxxx 2019 170 0 0 0

JADWAL RETENSI ARSIP (JRA)

YA/ AUDIT 2017 TLHP 2018 TLHP 2019

(Sebutkan produk kebijakan terkait, jika pada Poin 1.1. di

Tuliskan Peraturan Bupati/Walikota disini !

ditetapkan pada tanggal

1.2. Ketaatan Pada Peraturan/Standar/Pedoman Kearsipan:

2. JRA Fasilitatif (Keuangan) Pemerintah Daera

(Sebutkan produk kebijakan terkait, jika Poin 2.1 di atas

Tuliskan Peraturan Bupati/Walikota disini !

ditetapkan pada tanggal

3. JRA Fasilitatif (Non Kepegawaian - Non Keuangan) Pemerintah Daera

(Sebutkan produk kebijakan terkait, jika Poin 3.1. di atas