artikel
Tata Kelola Barang Persediaan di Rumah Sakit:
Permasalahan dan Solusi
I
nstitusi kesehatan, utamanya yang
bergelut langsung dalam pelayanan
kesehatan kepada masyarakat,
diwajibkan untuk memenuhi standar
pelayanan yang sangat ketat.
Kegagalan dalam memenuhi standar
pelayanan berakibat pada menurunnya
tingkat kepercayaan konsumen, bahkan
lebih buruk lagi, dapat mengakibatkan
tutupnya pelayanan dan memberikan
kerugian finansial yang amat besar. Salah
satu aspek dalam standar pelayanan
kesehatan yang wajib dipenuhi adalah
obat, instrumen kesehatan, dan bahan
medis habis pakai, yang kesemuanya
masuk ke dalam kategori barang
persediaan.
Obat dan bahan medis habis pakai
yang kadarluarsa juga instrumen
alat kesehatan yang malfungsi akan
berkaitan erat dengan nyawa pasien.
Oleh karenanya, bagi institusi pelayanan
kesehatan, tata kelola barang persediaan
yang efektif merupakan hal utama.
Perputaran barang persediaan dalam
10
satu institusi pelayanan kesehatan,
utamanya rumah sakit amat besar dan
kompleks. Dalam satu tahun anggaran,
kurang lebih 40% dari porsi anggaran
rumah sakit dipergunakan untuk alokasi
obat dan bahan medis habis pakai, belum
lagi ditambah dengan bahan persediaan
non-medis (Sheetharaman et al., 2010).
Berdasarkan hasil audit dari Aparat
Pengawas Intern Pemerintah (APIP)
maupun Badan Pemeriksa Keuangan
(BPK) RI, beberapa kendala teknis yang
dihadapi rumah sakit dalam tata kelola
persediaan dan alternatif pemecahannya
antara lain:
Manajemen data yang lemah
Masalah utama pada kebanyakan
rumah sakit terkait pengelolaan barang
persediaan adalah akurasi pencatatan.
Padahal, kebijakan perencanaan dan
pembelian barang persediaan yang
tepat untuk menghasilkan manajemen
persediaan yang lebih efektif, efisien,
dan ekonomis, sangat dipengaruhi oleh
INFORWAS • EDISI I • TAHUN 2019
pencatatan yang akurat. Berdasarkan
kebijakan akuntansi Kementerian
Kesehatan RI, pencatatan persediaan
pada seluruh satuan kerja menggunakan
metode perpetual, dimana pencatatan
atas transaksi persediaan baik terhadap
mutasi pemasukan maupun pengeluaran
dilaksanakan setiap waktu. Namun
demikian, pada sebagian satuan kerja,
metode tersebut tidak berjalan secara
optimal. Banyak petugas yang tidak tertib
dalam melakukan pencatatan mutasi
keluar dan masuk barang, baik dengan
menggunakan kartu persediaan maupun
melalui aplikasi. Terlebih lagi di rumah
sakit, dimana petugas di gudang induk
maupun di depo harus memberikan
pelayanan farmasi, sekaligus melakukan
pencatatan pada kartu persediaan dan
aplikasi.
Hampir seluruh rumah sakit utamanya
yang berbentuk Badan Layanan Umum
(BLU) memiliki aplikasi persediaan
internal yang sudah secara otomatis
terhubung dengan billing system. Namun
demikian, rumah sakit tersebut tetap
harus melakukan pencatatan barang
persediaan ke dalam Aplikasi Persediaan
Kementerian Keuangan. Hal tersebut lah
yang banyak menyebabkan beberapa
rumah sakit melakukan pencatatan
persediaan secara gelondongan,
sehingga pada saat penyusunan laporan
keuangan, beban persediaan menjadi
tidak dapat diyakini kewajarannya.
Selain belum optimalnya bridging
aplikasi persediaan, permasalahan
lainnya adalah perbedaan nomenklatur
pencatatan nama barang untuk satu
item barang yang sama oleh petugas
pencatat. Sebagai contoh, obat
Paracetamol 500 mg dengan merek
dagang Panadol oleh satu petugas
dicatat dengan nama generiknya,
INFORWAS • EDISI I • TAHUN 2019
namun petugas yang lain mencatat
dengan merek dagangnya. Begitu juga
dengan nomenklatur volume, untuk
satu jenis obat yang sama, ada petugas
yang mencatat dengan satuan kardus
dan ada yang mencatat dengan satuan
botol, padahal dalam satu kardus bisa
berisi lebih dari satu botol. Hal tersebut
menimbulkan banyaknya duplikasi
nomenklatur obat yang sama dalam
aplikasi persediaan.
Pengakuan transaksi dalam mutasi
barang persediaan yang tidak sinkron
dengan kebijakan yang telah ditetapkan
juga menjadi kelemahan dalam
manajemen data persediaan. Sebagai
contoh, adanya barang persediaan yang
baru didistribusi dari gudang induk ke
depo maupun ke tempat pelayanan
sudah dianggap sebagai pemakaian,
walaupun oleh gudang induk masih
tersimpan dan belum digunakan
untuk pelayanan. Demikian juga pada
beberapa pelayanan tertentu seperti di
ruang operasi, barang persediaan yang
dipakai belum dapat dihitung jumlah
dan jenisnya sampai dengan prosedur
pelayanan selesai, dengan demikian,
tidak seluruh barang persediaan yang
telah disediakan pada saat operasi
terpakai. Akan tetapi, umumnya barang
persediaan tersebut telah tercatat
seluruhnya sebagai pemakaian.
Permasalahan berikutnya pada
manajemen data persediaan adalah
beberapa jenis transaksi, seperti retur,
diskon, bonus, residu, hibah, maupun
konsinyasi belum seluruhnya tercatat.
Padahal, tidak tercatatnya transaksi-
transaksi tersebut sangat berpotensi
pada penyalahgunaan barang yang
berujung pada kerugian negara.
Pada akhirnya, manajemen data
persediaan yang tidak akurat membuat
11
artikel
para pemangku kebijakan tidak
mengetahui jumlah riil dan kondisi
dari barang persediaan yang dimiliki.
Dengan demikian, pembelian barang
bisa jadi membengkak karena rumah
sakit takut barang persediaan yang
dimiliki sudah habis, padahal ternyata
barang tersebut masih banyak tersimpan
di gudang, dan bahkan sebagian sudah
menjadi usang. Atau sebaliknya, karena
merasa persediaan barang masih banyak
tersimpan maka rumah sakit tidak
melakukan pembelian barang sehingga
barang tersebut menjadi tidak tersedia
untuk pelayanan. Barang yang berlebih
dan usang menjadi pemborosan yang
luar biasa bagi beban operasional rumah
sakit, sementara kekosongan barang
menjadi citra yang buruk bagi pelayanan.
Lalu solusi apa yang paling relevan
untuk kondisi saat ini? Hal yang
terpenting adalah melakukan reviu secara
periodik atas jumlah dan kondisi barang
persediaan. Pastikan bahwa seluruh
petugas gudang, setiap selesai bertugas,
selalu mengisi kartu persediaan
dengan tepat sesuai dengan transaksi
barang yang telah dilakukan. Tentunya
update kartu persediaan tersebut
harus secara berkala di supervisi oleh
penanggungjawab gudang atau ruangan
setiap hari pada akhir periode pelayanan.
Saat ini rumah sakit menggunakan sistem
remunerasi, dimana kinerja pegawai
juga dinilai dari kualitas pekerjaannya.
Kepatuhan dan ketepatan petugas
farmasi dalam mengisi kartu persediaan
atau melaporkan transaksi persediaan
yang dilakukan, dapat menjadi salah
satu kriteria penilaian kinerja pegawai,
untuk memotivasi pegawai melakukan
pelaporan persediaan secara berkala
dengan akurat. Barang persediaan
pada suatu rumah sakit tentunya bisa
12
mencapai ribuan item, karenanya perlu
dibuat prioritas dalam melakukan reviu
persediaan secara berkala. Barang
dengan nilai ekonomi tinggi, zat/obat/
bahan terlarang, dan obat yang cepat
perputarannya tentunya menjadi prioritas
untuk direviu kondisinya secara berkala.
Disamping reviu berkala, Sistem
Informasi Rumah Sakit (SIMRS) memiliki
peran yang sangat penting karena
dapat meminimalkan kesalahan,
mempercepat pengumpulan data,
dan menyederhanakan semua proses
manajemen persediaan. Setiap unit
yang melakukan transaksi barang
persediaan harus memiliki akses data
persediaan ke SIMRS sesuai dengan
kewenangannya. Sebagai contoh; unit
penyimpan seperti gudang logistik dan
gudang medik memiliki kewenangan
untuk melakukan transaksi penambahan
barang persediaan dan pengeluaran
barang melalui distribusi; unit pengusul
kebutuhan barang seperti bagian
pengadaan memiliki wewenang untuk
memantau transaksi pemakaian,
pembelian, dan saldo yang ada pada
setiap gudang, sehingga pengusulan
kebutuhan dapat akurat; dan unit
pengawas data seperti instalasi Sistem
Informasi Rumah Sakit (SIRS) memiliki
wewenang melakukan pemantauan atas
pengisian data dan ketepatan sistem
dalam mengolah data, serta melakukan
cleaning data apabila ditemukan
transaksi yang tidak logis atau tidak tepat.
Menu dari aplikasi persediaan SIMRS juga
diharapkan terus berkembang, sehingga
nantinya sistem dapat melakukan
perencanaan pengadaan, analisa
kebutuhan, dan analisa lainnya yang
dibutuhkan dalam penyusunan kebijakan
di rumah sakit secara otomatis. Namun,
dalam waktu dekat ini, yang terpenting
INFORWAS • EDISI I • TAHUN 2019
adalah rumah sakit diharapkan mampu
membuat sistem bridging aplikasi
persediaan dengan SIMRS, sehingga
laporan keuangan yang dibuat sesuai
dengan Standar Akuntansi Pemerintah
(SAP) dapat menyajikan kondisi riil
persediaan di rumah sakit.
Sulitnya menyusun pola perencanaan
yang tepat
Perencanaan dan proyeksi yang
matang diperlukan agar stok tidak
mengalami kekosongan atau juga
terjadi kelebihan stok pada gudang.
Permasalahan yang sering terjadi
adalah usulan kebutuhan dari user
atau unit yang memerlukan barang,
tidak disertai dengan perhitungan
yang tepat. Hal tersebut disebabkan
karena; unit pengusul tidak memiliki
data trend pemakaian dan kondisi
riil persediaan yang akurat; tidak
dilakukannya klasifikasi persediaan
berdasarkan tingkat penggunaannya
(fast moving dan slow moving) maupun
berdasarkan kepentingan klinisnya (vital,
essensial, non-essensial); perhitungan
Lead Time (LT) tidak tepat atau belum
diperhitungkan sama sekali. LT saat ini
cenderung lebih lama karena pengadaan
melalui e-catalogue melayani pemesanan
untuk seluruh wilayah di Indonesia,
sehingga antrian pesanan obat semakin
panjang. Ditambah lagi apabila status
pesanan menjadi “locked” karena
keterlambatan pembayaran sebelumnya;
kurangnya kepatuhan tenaga kesehatan
dalam peresepan sesuai formularium
nasional dan rumah sakit sehingga
kebutuhan obat jadi sulit diprediksi;
dan kompetensi pegawai pada masing-
masing unit yang memerlukan barang
dalam melakukan perhitungan kebutuhan
tidak sama.
INFORWAS • EDISI I • TAHUN 2019
Salah satu alternatif perbaikan
yang dapat mengatasi permasalahan
pada perencanaan adalah dengan
membangun sistem IT yang
mengintegrasikan data pelayanan
kepada pasien dengan kebutuhan
barang persediaan, atau yang dalam
literasi disebut sebagai sistem berbasis
nilai. Dengan demikian, rumah sakit
dapat mengukur apakah persediaan
yang dibeli kembali, berimbang dengan
persediaan yang telah dikeluarkan dalam
pemberian pelayanan.
Alternatif perbaikan berikutnya
adalah dengan menetapkan tanggung
jawab tim secara jelas. Setiap orang
yang terlibat dalam manajemen
persediaan rumah sakit, mulai dari unit
perencanaan, pelayanan, pembelian,
dan penyimpanan, harus memiliki
pemahaman yang kuat dan seragam
tentang peran nya dalam tim dan apa
kontribusi yang dapat mereka berikan
terhadap manajemen inventaris yang
sukses. Penguatan kompetensi dan
sosialisasi juga terus diperlukan agar
setiap petugas yang terlibat dalam
manajemen persediaan bisa memiliki
kompetensi yang serupa. Untuk petugas
kesehatan, pengawasan oleh komite
medik terhadap kepatuhan peresepan
sesuai dengan formularium nasional
dan formularium rumah sakit harus terus
dievaluasi. Apabila formularium yang
sudah tersedia dinilai tidak sesuai lagi,
maka segera lakukan revisi formularium
agar dapat memudahkan petugas
perencana.
Alternatif solusi selanjutnya adalah
dengan menganalisis penggunaan Vs.
frekuensi pemesanan sesering mungkin.
Rasio ini sangat membantu untuk
menciptakan manajemen inventaris
rumah sakit yang efisien. Rumah sakit
13
artikel
harus yakin bahwa mereka tahu berapa
banyak barang tertentu yang dipesan per
minggu, bulan, atau kuartal dibandingkan
dengan berapa banyak barang yang telah
digunakan dalam jangka waktu yang
sama. Jika angka tidak cocok, rumah sakit
dapat memiliki situasi di mana mereka
memiliki produk terlalu sedikit atau terlalu
banyak. Membuat penyesuaian berkala
pada pola pemesanan berdasarkan hasil
analisis ini adalah praktik terbaik.
Pembelian persediaan yang tidak
terpusat
Fungsi pembelian dalam institusi
layanan kesehatan seperti rumah sakit
tentunya telah melekat pada unit tertentu,
seperti Unit Layanan Pengadaan (ULP)
dan pejabat pengadaan, dengan tujuan
untuk meningkatkan efisiensi, efektivitas,
dan keekonomisan rumah sakit. Akan
tetapi, karena layanan kesehatan adalah
unik, dimana sangat berpengaruh pada
nyawa manusia, maka ada beberapa
pengadaan yang harus dipenuhi dengan
segera. Permasalahannya, pengadaan
langsung yang bersifat cito tersebut
tidak melalui pejabat pengadaan,
namun dipesan sendiri oleh unit yang
membutuhkan. Biasanya, setelah
administrasi penagihan lengkap unit
tersebut baru menagihkan kepada
keuangan dan melaporkan kepada
pejabat pengadaan. Akibatnya barang
persediaan tersebut datang langsung
ke unit yang memesan dan transaksi
penambahan barang dari pembelian
tidak tercatat ke dalam SIMRS. Ada
kalanya pembelian barang tersebut
baru dilaporkan setelah barang habis
terpakai, sehingga laporan keuangan dan
laporan barang menjadi tidak balance.
Kondisi tersebut terjadi terus-menerus
dan terakumulasi, sehingga banyak
14
transaksi persediaan yang sudah menjadi
beban belum tercatat sebagai utang dan
agar laporan keuangan balance maka
dilakukan pencatatan pada koreksi lain-
lain.
Supervisi dari atasan langsung atau
biasa disebut dengan pengawasan
melekat adalah kunci utama mengatasi
permasalahan ini. Kebijakan internal dan
Standar Prosedur Operasional (SPO)
untuk pengadaan tentunya telah disusun,
baik itu untuk pengadaan langsung,
lelang, maupun penunjukkan langsung.
Selanjutnya tinggal bagaimana atasan
langsung dari masing-masing unit
dibantu oleh Satuan Pengawas Intern
(SPI) memastikan bahwa pelaksanaan
pembelian barang persediaan telah
berjalan sesuai dengan kebijakan dan
prosedur yang berlaku. Akan lebih
baik lagi, apabila dalam SIMRS sistem
persediaan telah terintegrasi dengan
sistem pengadaan barang. Sehingga, unit
yang membutuhkan persediaan hanya
bisa melakukan pemesanan barang
lewat SIMRS dan approval diberikan
oleh pejabat pengadaan dan PPK
setelah dilakukan analisa kebutuhan riil
persediaan melalui SIMRS.
Tatakelola penyimpanan Gudang yang
kurang memadai
Tujuan dari tatakelola gudang adalah
agar barang yang tersimpan tetap dalam
keadaan baik dan distribusi barang
dapat dilakukan secara tepat waktu dan
tepat jumlah. Permasalahan yang terjadi,
kebanyakan gudang penyimpanan
belum layak. Di beberapa tempat
bahkan gudang penyimpanan obat ada
yang bocor, lembab, tidak didukung
sirkulasi udara yang memadai, diletakkan
langsung di lantai (tanpa pallet), tidak
pernah diukur suhunya, aksesnya
INFORWAS • EDISI I • TAHUN 2019
terbuka, dan pengelompokan barangnya
tidak tertata. Dengan demikian, banyak
barang yang berpotensi rusak, hilang,
dan kadarluarsa. Selain itu, kebanyakan
gudang yang ada, belum dilengkapi
dengan pemadam kebakaran yang
memadai dan alarm yang dapat
memberitahukan adanya awal kebakaran.
Hal utama yang menjadi kunci
penyelesaian masalah tersebut adalah
komitmen pimpinan untuk menyediakan
tempat penyimpanan permanen yang
layak (luas dan design bangunan
memadai). Selanjutnya Alternatif
perbaikan yang perlu dilakukan untuk
mengatasi permasalahan tersebut
adalah dengan memperbaiki pengaturan
tata ruang dan penyusunan stok. Tata
ruang yang baik tentunya memberikan
kemudahan petugas untuk bergerak
dengan mempertimbangkan arah
arus penerimaan dan pengeluaran
barang, memiliki sirkulasi udara yang
baik, mudah dibersihkan, terbebas dari
banjir, terbebas dari hama maupun
binatang pengganggu, didukung
penempatan rak dan pallet yang tepat,
memiliki akses terbatas (hanya orang
yang memiliki wewenang mencatat
keluar masuk barang persediaan yang
bisa memasuki ruangan penyimpanan),
serta dilengkapi dengan pencegah
kebakaran. Sementara, penyusunan
stok yang baik telah memperhatikan
penempatan stok dengan prinsip
First In First Out, penggunaan lemari
khusus untuk menyimpan narkotika
dan persediaan yang mahal, menyusun
persediaan dengan penanganan khusus
(mudah dipengaruhi cahaya, temperatur,
kontaminasi bakteri) pada tempat yang
sesuai, menyusun persediaan dalam rak
yang telah diberikan nomor kode, dan
melakukan rotasi stok untuk menghindari
INFORWAS • EDISI I • TAHUN 2019
kadarluarsa. Setelah memperbaiki
pengaturan tata ruang dan penyusunan
stok, pemantauan dan evaluasi atas
kepatuhan petugas gudang dalam
menjaga kebersihan serta keamanan
gudang menjadi faktor penting yang
harus diperhatikan.
Industri pelayanan kesehatan saat
ini menghadapi tekanan yang konstan
dan tanpa henti untuk memenuhi tujuan
yang saling bertentangan seperti
mengeluarkan biaya yang rendah sambil
mempertahankan dan meningkatkan
kualitas layanan. Perbaikan atas
manajemen persediaan adalah satu solusi
tercepat untuk mengatasi tantangan
tersebut. Saat ini pilihan ada pada kita,
memperbaiki sistem tata kelola atau terus
merugi?
Referensi
1. Biro Keuangan dan Barang Milik
Negara Sekretariat Jenderal
Kemenkes RI, 2016. Petunjuk Teknis
Bridging Aplikasi Persediaan
Kementerian Kesehatan.
2. World Health Organization, 2011.
Introduction to Medical Equipment
Inventory Management. Medical
Device Technical Series.
3. A. Sheetharaman, John Rudolph R.,
A.S. Saravanan, 2010. The Changing
Role of Accounting in the Health
Care Industry. Research Journal of
Business Management. 4 (2): 91-102.
4. Maurice D. Cavitt, 2010. Evaluating
Obselete Inventory Policies in a
Hospital’s Supply Chain. Digital
Commons@University of Nebraska-
Lincoln.
Penulis:
1. Dede Sunardi, SH, MM (Auditor Ahli Madya)
2. Lisa Angelia, SKM, MTD (Auditor Ahli Muda)
15