TUGAS KULIAH MANAJEMEN ORGANISASI

PERANCANGAN STRUKTUR ORGANISASI

PABRIK ASAM ASETAT

OLEH :
JULPRIADI SARAGAIH (100423026)

P R O G R A M S T U DI S1 E K S T E N S I
DEPARTEMEN TEKNIK INDUSTRI
F A K U L T A S T E K N I K
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
M E D A N
2 0 1 1
 PERANCANGAN STRUKTUR ORGANISASI HOTEL

A. Latar Belakang
Seiring dengan perkembangan jumlah penduduk yang sangat pesat
membuat jumlah kebutuhan pangan juga meningkat. Peningkatan ini bersifat
sangat signifikan sehingga sulit diikuti oleh perkembangan pabrik manufaktur
dengan proses pengerjaan tradisional. Sebab itu perlu dibangun pabrik manufaktur
modern yang dengan teknologi canggih untuk memenuhi kebutuhan tersebut.
Pabrik manufaktur yang canggih memiliki beberapa kelebihan
dibandingkan dengan pabrik manufaktur tradisional. Baik dari segi modal, tenaga
kerja, alat-alat yang digunakan, dan teknologi. Dengan perbedaan tersebut akan
mempengaruhi kapasitas dan kualitas produksi produk yang tinggi dan standar.
Untuk menjalankan pabrik tersebut dibutuhkan jumlah tenaga kerja yang
tidak sedikit dan berkemampuan tinggi. Dengan jumlah tenaga kerja tersebut
dibutuhkan pengorganisasian yang baik agar pabrik tersebut dapat berjalan dengan
baik. Manajemen organisasi yang terarah akan membuat pabrik manufaktur
tersebut dapat berjalan sebagaimana mestinya. Perkembangan dari pabrik
manufaktur juga dipengaruhi oleh pengorganisasian yang baik.
Dengan pengorganisasian yang baik maka tenaga kerja dapat melakukan
pekerjaannya sesuai dengan tugasnya yang terstruktur. Para pekerja tidak akan
merasa bingung dalam melakukan pekerjaannya karena pekerja hanya melakukan
tugas yang benar-benar jelas dan tidak ada tugas yang seharusnya dilakukan dan
tidak ada beberapa pekerja yang melakukan tugas yang dapat dikerjakan oleh satu
orang.
Oleh karena itu maka harus dibuat stuktur organisasi yang baik untuk
menunjang keberhasilan dari pabrik manufaktur.
B. Deskripsi
1. Lingkungan
Pabrik manufaktur penghasil asam asetat merupakan perusahaan kimia
yang bergerak di bidang makanan. Dalam proses operasi pabrik ini, akan
menghasilkan limbah dalam jumlah yang sangat besar. Dan limbah yang
dihasilkan tergolong ke dalam limbah yang beracun jika dibiarkan dalam jangka
panjang dapat mencemari lingkungan.
Tempat pembangunan pabrik adalah di daerah perkebunan tempat
penanaman bahan baku. Hal ini dikarenakan untuk meminimalisasi biaya
transportasi dari tempat sumber bahan baku ke tempat pengolahan asam asetat.
Tempat produksi juga diupayakan agar dekat dengan pelabuhan. Ini juga
diupayakan agar mempermudah proses pengapalan dalam ekspor di luar negeri.
Hal ini harus dipertimbangkan dengan seksama.

2. Teknologi
Teknologi yang digunakan dalam pabrik manufaktur ini adalah teknologi
modern. Hal ini dilakukan agar mengurangi jumlah tenaga kerja. Dengan
teknologi yang tinggi akan mengurangi jumlah tenaga kerja baik dari tenaga kerja
yang bekerja untuk memproduksi maupun tenaga kerja pengawasan yang
berfungsi untuk mengawaki kinerja operator.
Dari segi informasi, teknologi yang digunakan harus berbasis
komputerisasi. Hal ini digunakan untuk mempermudah dan mempercepat proses
pengiriman data. Dengan basis komputerisasi juga akan mengurangi terjadinya
kesalahan yang dapat terjadi karena kelalaian manusia dan pengawasan yang lebih
mudah. Jadi untuk mengawasi kegiatan produksi yang dilakukan oleh operator.
Jadi untuk beberapa unit produksi cukup diawasi oleh satu orang dengan
menggunakan CCTV. Sistem kerja dari mesin juga automatic system yang
langsung disambungkan dengan panel instrumen di ruang panel. Jadi untuk
mengawasi mesin yang berjalan maka operator tidak perlu ke lapangan cukup
dengan pengawasan di ruang panel. Segala sesuatu proses penjalanan mesin cukup
dilakukan secara otomatis dari ruang panel.
4. Birokrasi Penginapan
Pabrik asam asetat ini direncanakan berbentuk perseroan terbatas. Untuk
memperlancar jalannya perusahaan, perlu dibuat struktur organisasi perusahaan
sehingga pembagian tugas dan wewenang dari karyawan dapat dilaksanakan
dengan baik. Jenjang-jabatan organisasi perusahaan adalah sebagai berikut:
a. Direktur utama
b. Direktur
c. Kepala bagian
d. Kepala seksi
e. Kepala shift
f. Pegawai dan operator
Dalam struktur organisasi perusahaan, setiap bawahan hanya mempunyai
satu garis tanggung jawab kepada atasannya dan setiap atasan hanya memiliki satu
garis komando kepada bawahannya. Tanggung jawab, tugas serta wewenang
tertinggi terletak pada pucuk pimpinan yang terdiri dari direktur utama dan
direktur yang disebut dengan dewan direksi. Sedangkan kekuasaan tertinggi
berada pada rapat anggota tahunan. Struktur organisasi perusaan disajikan dalam
bentuk diagram.
Perincian jumlah dan tingkat pendidikan karyawan adalah sebagai berikut:
a. Direktur
1) Direktur Utama
Tugas : melaksanakan fungsi pimpinan tertinggi perusahaan,
memimpin semua kegiatan pabrik secara keseluruhan,
menerapkan system kera dan arah kebijaksanaan
perusahaan serta bertanggung jawab terhadap
kelangsungan pabrik
Pendidikan : Sarjana Teknik Industri (minimal S-1)
Jumlah : 1 orang
 2) Direktur Teknik dan Produksi
Tugas : memimpin pelaksanaan kegiatan pabrik yang berhubungan
dengan bidang produksi, teknik, pengembangan,
pemeliharaan peralatan dan laboratorium.
Pendidikan : Sarjana Teknik Kimia (minimal S-1)
Jumlah : 1 orang
Direktur teknik dan produksi dibantu oleh 3 kepala bagian.

3) Direktur keuangan dan administrasi

Tugas : bertanggung jawab terhadap masalah-masalah pabrik yang
berhubungan dengan administrasi, personalia, keuangan,
pemasaran, hubungan masyarakat, keamananan,
keselamatan kerja dan hal umum lainnya.
Pendidikan : Sarjana Teknik Indutri (minimal S-1)
Jumlah : 1 orang
Direktur keuangan dan administrasi dibantu oleh 3 kepala bagian.

b. Kepala Bagian
1) Kepala Bagian Proses Produksi dan Utilitas
Tugas : bertanggung jawab atas jalannya operasi pabrik sehari-hari
serta menjalanka kelangsungan proses produksi dan
penyediaan utilitas
Pendidikan : Sarjana Teknik Kimia Industri
Jumlah : 1 orang
Kepala bagian produksi membawahi dua kepala seksi, yaitu:
a) Kepala seksi proses
b) Kepala seksi utilitas.
2) Kepala bagian teknik, listrik dan instrumentasi
Tugas : bertanggung jawab terhadap pengolahan pabrik teknis
yang meliputi pemeliharaaan alat, bengkel, gudang dan
perlengkapannya serta fasilitas penunjang kegiatan
produksi
Pendidikan : sarjana mekanik industri
Jumlah : 1 orang
Kepala bagian teknik membawahi 2 kepala seksi yaitu:
a) Kepala seksi listrik dan instrumentasi
b) Kepala seksi pemeliharaan dan bengkel

3) Kepala Bagian Peneltian, Pengembangan dan Pengendalian Mutu

Tugas : memimpun aktivitas laboratorium, pengendalian mutu,
penelitian dan pengembangan
Pendidikan : Sarjana Teknik Kimia
Jumlah : 1 orang
Kepala bagian penelitian dan pengembangan membawahi 2 kepala seksi,
yaitu:
a) Kepala seksi laboratorium
b) Kepala seksi penelitian dan pengembangan.

4) Kepala Bagian Keuangan dan Pemasaran

Tugas : memimpin pengelolaan bidang keuangan dan pemasaran,
termasuk penjualan bahan baku, bahan pembantu dan
penjualan hasil.
Pendidikan : Sarjana Teknik Industri
Jumlah : 1 orang
Kepala bagian penelitian dan pengembangan membawahi 2 kepala seksi,
yaitu:
a) Kepala Seksi Keuangan
b) Kepala Seksi Pemasaran
 5) Kepala Bagian Administrasi
Tugas : Mengelola bidang yang berhubungan dengan administrasi
pabrik, personalia dan tata usaha
Pendidikan : Sarjana Teknik Industri
Jumlah : 1 orang
Kepala bagian penelitian dan pengembangan membawahi 2 kepala seksi,
yaitu:
a) Kepala Seksi Personalia
b) Kepala Seksi Tata Usaha

6) Kepala Bagian Umum

Tugas : Memimping langsung serta memantau kelancaran proses
produksi.
Pendidikan : Sarjana Teknik Kimia Industri
Jumlah : 1 orang
Kepala Bagian Umum membawahi 2 Kepala Seksi, yaitu:
a) Kepala Seksi Humas dan Keamanan
b) Kepala Seksi Kesehatan dan Keselamatan Kerja

c. Kepala Seksi dan Karyawan

1) Kepala Seksi Proses
Tugas : Memimpin langsung serta memantau kelancaran proses
produksi
Pendidikan : Sarjana Teknik Kimia
Jumlah : 1 orang
Bawahan : - 4 orang kepala shift (D III Teknik Mesin)
- 40 orang operator (STM)
2) Kepala Seksi Proses
Tugas : bertanggung jawab terhadap penyediaan air, steam, bahan
bakar, dan udara tekan baik untuk proses maupun
instrumentasi.
Pendidikan : Sarjana Teknik Kimia
Jumlah : 1 orang
Bawahan : - 4 orang kepala shift (D III Teknik Mesin)
- 20 orang operator (STM Mesin)

3) Kepala Seleksi Pemeliharaan dan Bengkel

Tugas : Bertanggung jawab terhadap kegiaiatan perawatan dan
penggantian alat-alat serta fasilitas pendukungnya
Pendidikan : Sarjana Teknik Mesin
Jumlah : 1 orang
Bawahan : - 4 orang kepala shift (D III Teknik Mesin)
- 8 orang operator (STM Mesin)

4) Kepala Seksi Listrik dan Instrumentasi

Tugas : Bertanggung jawab terhadap penyediaan listrik serta alat-
alat instrumentasi
Pendidikan : Sarjana Teknik Elektro
Jumlah : 1 orang
Bawahan : - 4 orang kepala shift (D III Teknik Elektro)
- 8 orang operator (STM Listrik)
-
5) Kepala Seleksi Penelitian dan Pengembangan
Tugas : Mengkoordinasi kegiatan-kegiatan yang berhubungan
dengan peningkatan produksi dan efisiensi proses secara
keseluruhan.
Pendidikan : Sarjana Teknik Industri
Jumlah : 1 orang
 Bawahan : - 2 orang S1 Teknik Kimia.

6) Kepala Seksi Laboratorium dan Pengendalian Mutu

Tugas : menyelenggarakan pemantauan hasil (mutu) dan
pengolahan limbah
Pendidikan : Sarjana Teknik Kimia
Jumlah : 1 orang
Bawahan : - 4 orang kepala shift (S1 Teknik Kimia)
- 8 orang operator (D III Teknik Kimia)

7) Kepala Seksi Keuangan

Tugas : Bertanggung jawab terhadap pembukuan serta hal-hal
yang berkaitan dengan keuangan perusahaan
Pendidikan : Sarjana Akuntansi Managemen
Jumlah : 1 orang
Bawahan : - 2 orang staff I (D III Akuntansi)
- 4 orang staff I (SMEA)

C. Struktur Organisasi Hotel

Organisasi merupakan suatu alat untuk mencapai tujuan. Struktur
organisasi secara keseluruhan menceminkan pola hubungan yang tetap,
mempunyai pola interaksi tertentu dan mencerminkan cara kordinasinya. Dalam
struktur organisasi masing-masing bertanggung jawab sendiri-sendiri. Pembagian
kerja ini dimaksudkan untuk menyederhanakan keanekaragaman dari kegiatannya.
Adapun bagan atau gambar struktur organisasi dari Hotel yang akan
dirancang adalah sebagai berikut :
 Board of Directores

Manager

Executive Assistant
Manager

Marketing Chief Food &

Duty Room Chief Chief Laundry
& Sales Personal & Beverage
Manager Division Engineer Accountant Manager
Promotion Security Division

Food &
Front Office House Food Accounting Laundry
Beverage
Manager Keeping Production Department Department
Service

Bar

Recep- Reser- Infor- Floor Public Linen

Chasier
tion vation mation Section Area Section Restaurant

Room
Room Room Service
Supervisor Supervisor
Banquet

Room Boy Houseman

Gambar Struktur Organisasi Hotal

D. Tugas dan Tanggung Jawab Bagian Operasional Hotel
Adapun tugas dan tanggung jawab setiap bagian operasional hotel adalah
sebagai berikut :
1. Board of Director
Adalah pemilik hotel yang bertugas memilih atau mengangkat orang
(General Manager) untuk bertugas mengawasi aktivitas perusahaan.
2. General Manager
Adalah sebagai pimpinan tertinggi dalam struktur organisasi Hotel. General
Manager harus mempertanggungjawabkan semua kegiatan operasional hotel
kepada Board of Director. Dalam kegiatan operasional General Manager
tersebut dibantu oleh beberapa kepala bagian operasional, antara lain:
3. Executive Assistant Manager
Tugas dan tanggung jawab:
a) Menerima usulan dari head department/kepala bagian untuk dievaluasi
kemudian disampaikan kepada General Manager.
b) Memberikan pengarahan kepada tiap kepala bagian tentang tugas dan
partisipasinya terhadap hotel.
c) Menjalankan tugas coaking dan conseling pada kepala bagian atau first
line supervisor terutama room, laundry, engineering dan personal
untuk mencapai target yang diharapkan.
4. Duty Manager
Tugas dan tanggung jawab :
1) Mewakili general manager dalam berhubungan dengan tamu dan berperan
sebagai acting public relation.
2) Memeriksa dan menjalankan operasional hotel pada malam hari atupun
pada hari-hari tertentu sesuai dengan penugasan sehingga kegiatan
operasional hotel dapat berjalan dengan lancar.
5. Marketing and Sales Promotion Manager
Tugas dan tanggung jawab :
1) Mengadakan penelitian tentang masukan atau saran-saran yang diberikan
para tamu untuk menjadikan hotel lebih maju dan mengerti tentang
kebutuhan yang diperlukan oleh tamu hotel.
2) Memberikan entertainment yang bermutu untuk memberikan kenyamanan
bagi tamu hotel.
3) Mempromosikan hotel.
Tanggung jawab: Bertanggung jawab secara langsung kepada general
manager.
6. Room Devision
Terdiri dari :
a) House Keeping Manager
Tugas dan tanggung jawab:
Menjaga kebersihan hotel, baik dalam hotel ataupun di halaman hotel.
Penataan ruangan yang disesuaikan dengan model yang berkembang.
Mengawasi kesopanan dan kerapian pakaian seragam karyawan yang
termasuk dalam pengawasannya.
 Floor Section
Tugas dan tanggung jawab:
 Room Boy : Bertugas melaksanakan pembersihan, merapikan dan
melengkapi kebutuhan tamu di kamar (seperti sabun mandi, handuk,
dan keperluan-keperluan lain)
 Room Supervisor : Bertugas melaksanakan pengawasan terhadap
proses pekerjaan yang dilaksanakan oleh Room boy.
 Public Area
Tugas dan tanggung jawab :
 Houseman : Bertugas melaksanakan pembersihan, merapikan dan
melengkapi kebutuhan ruangan umum.
 Room Supervisor : Bertugas melaksanakan pengawasan terhdap
proses pekerjaan yang dilaksanakan oleh Houseman
  Linen Section
Tugas dan tanggung jawab:
Bertanggung jawab atas penyimpanan, penyediaan, kelengkapan,
kebersihan dan kerapihan seluruh jenis-jenis linan yang dibutuhkan untuk
keperluan operasional Hotel; selain itu, bagian ini juga memberikan
masukan-masukan ataupun saran-saran tentang kualitas jenis linan yang
akan dibeli.
b) Front Office Manager
Tugas dan tanggung jawab:
Memimpin tentang kelancaran operasional menyangkut reservation, check in
dan check out procedure, penitipan barang, informasi, operator telepon, serta
transportasi.
 Reception atau Front Office, bertugas dalam pelayanan Check-in dan
Check-out tamu
 Reservation Service, bertugas dalam pelayanan pemesanan kamar
 Information Service, bertugas dalam pelayanan informasi
 Chasier, bertugas dalam mengurus masalah administrasi tamu.
7. Chief Personal and Security
Tugas dan tanggung jawab :
Bertugas dalam menjaga ketertiban dan keamanan baik untuk tamu hotel
maupun karyawan hotel serta mengawasi pergantian atau pembebanan tugas.
chief personal and security bertanggung jawab atas kondisi kerja ataupun
prestasi kerja karyawan hotel.
8. Chief Engineer
Tugas dan tanggung jawab :
Bertugas dalam perawatan dan perbaikan sistem tata cahaya, kelistrikan,
power, semua mesin dan kendaraan milik hotel sebagai pendukung kegiatan
operasional.
9. Food and Beverage Division
Tugas dan tanggung jawab:
Melakukan pengawasan langsung terhadap head waiter dan chief cook, yang
bertanggung jawab atas kegiatan operasional hotel dalam bidang produksi
makanan, minuman, serta kualitas ataupun mutu pelayanan.
Terdiri dari :
 Food Production
Tugas dan tanggung jawab :
 Pengendalian Produksi Makanan : bertugas dalam perkiraan produksi,
putaran menu, record penjualan makanan, standard hasil pengolahan,
standard resep makanan, standard ukuran porsi makanan.
 Pengendalian Produksi Minuman : bertugas dalam perkiraan produksi,
record penjualan minuman, standard hasil pengolahan minuman,
standard resep minuman, standar ukuran porsi minuman.
 Pengendalian Biaya Makanan dan Minuman : bertugas dalam analisis
pendapatan dan pengeluaran, penetapan harga, pencegahan terhadap
bahan yang terbuang, pencegahan kecurangan, manajemen informasi.
 Food and Beverage Service
Tugas dan tanggung jawab :
 Bar , menyediakan minuman dengan menu berbagai macam soft
drink, cocktail, snack, yang diiringi dengan hiburan live music.
 Restaurant, bertugas dalam memberikan pelayanan makanan dan
minuman kepada tamu dengan sajian layaknya restoran.
 Room Service, Jasa pelayanan makanan dan minuman yang dapat
diantar ke kamar selama 24 (dua puluh empat) jam nonstop.
 Banquet, bertugas dalam memberikan pelayanan makanan dan
minuman kepada tamu dengan konsep pesta dan jamuan.
10. Chief Accountant
Tugas dan tanggung jawab :
Bertugas dan bertanggungjawab atas kegiatan operasional di bagian
accounting department yang menyangkut administrasi kantor dan membuat
laporan keuangan atau anggaran yang dibutuhkan untuk membiayai
operasional hotel.
11. Laundry Manager
Tugas dan tanggung jawab :
Bertugas dan bertanggung jawab atas kelancaran kerja di laundry department
yang memberikan pelayanan dalam bidang cucian, baik cucian dari tamu
hotel maupun yang bukan merupakan tamu hotel.