Adoc - Pub Sistem Informasi Monitoring Dan Evaluasi Kelengkap
Adoc - Pub Sistem Informasi Monitoring Dan Evaluasi Kelengkap
1
Department Biostatistic and Demography, Public Health Faculty, Universitas Indonesia, Depok New Campus,
Depok, 16424, Indonesia.
E-mail: fanni.elfiana@gmail.com
Abstrak
Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit (SIM-RS) merupakan suatu rangkaian kegiatan yang mencakup
semua pelayanan kesehatan (rumah sakit) disemua tingkatan administrasi yang dapat memberikan informasi
kepada pengelola untuk proses manajemen pelayanan kesehatan di rumah sakit. Berdasarkan hasil penelitian
penulis pada kegiatan praktikum kesehatan masyarakat di RS Bogor Medical Center tahun 2013 terkait analisa
mutu kelengkapan dokumen rekam medis, didapatkan permasalahan yakni proses analisis yang masih manual
sehingga kurang efisien waktu. Untuk itu diperlukan rancangan dan pembuatan aplikasi sistem informasi
monitoring dan evaluasi kelengkapan dokumen rekam medis di rumah sakit sebagai alternatif pemecahan
masalah analisis mutu DRM yang efektif dan efisien. Penelitian ini bertujuan untuk membuat aplikasi sistim
informasi monitoring dan evaluasi kelengkapan data dalam dokumen rekam medis rumah sakit tipe C, studi
kasus: Rumah Sakit Bogor Medical Center tahun 2013 yang bermanfaat untuk memperoleh fungsi aplikasi yang
lebih efektif dan efisien digunakan dalam kegiatan analisis monitoring dan evaluasi kelengkapan data dokumen
rekam medis, serta untuk medukung peningkatan kualitas mutu Rumah Sakit. Penelitian ini dilaksanakan di
Rumah Sakit Bogor Medical Center Jl. Pajajaran Indah V No.97 Bogor, pada instalasi rekam medis. Metode
yang digunakan Penelitian yang dilaksanakan bersifat kualitatif observasional. Pada pembuatan aplikasi,
mahasiswa menggunakan teknik perancangan data base dan sistem informasi kesehatan dengan Javascript.
Hasil dari penelitian berupa prototype aplikasi sistem informasi monitoring dan evaluasi kelengkapan dokumen
rekam medis.
Kata Kunci: SIM-RS; Rekam Medis; Monitoring dan Evaluasi; Rancangan Sistem Informasi; Basis Data.
Abstract
Hospital Information System Management (HISM) is a series of activities which include all health services
(hospitals) in all levels of administration that can provide information to managers the management of health
services unit at the hospital. Based on the research results of the authors field work experience in Bogor Hospital
Medical Center at 2013 related to the analysis of the quality of the completed medical records document, it that
found the problems are the analysis processes still manual so timeless efficiency. It required the design and
manufacturing information system application monitoring and evaluation of the completeness of the medical
record documents in hospitals as an alternative to problem solving for analysis DRM quality effective and
efficient. This research aims to create an application for information system monitoring and evaluation data
1
Keyword: HISM; Medical Record; Monitoring and Evaluation; Information System Planning; Data Base.
Pendahuluan
Rekam medis mempunyai pengertian yang sangat luas tidak hanya sekedar kegiatan
pencatatan akan tetapi mempunyai pengertian sebagai satu sistem penyelenggaraan suatu
instalasi/unit kerja. Dalam Peraturan Menteri Kesehatan Nomor 749a/Menkes/Per/XII/1989
dijelaskan bahwa rekam medis adalah berkas yang berisi catatan dan dokumen mengenai
identitas pasien, hasil pemeriksaan, pengobatan, tindakan dan pelayanan lainnya yang
diterima pasien pada sarana kesehatan, baik rawat jalan maupun rawat inap.
Sistem Informasi Manajemen (SIM) merupakan salah satu sumber daya organisasi
untuk mendukung proses pengambilan keputusan pada berbagai tingkat manajemen. Agar
informasi sesuai dengan keperluan manajemen dan manajer, maka haruslah dirancang suatu
SIM-RS yang baik, sehingga dapat menyajikan informasi yang akurat, tepat waktu dan sesuai
kebutuhan guna menunjang proses fungsi-fungsi manajemen dan pengambilan keputusan
dalam memberikan pelayanan kesehatan di Rumah Sakit. (Rustiyanto, 2010)
Pada keputusan MenKes RI No.134/Menkes/SK/IV/78 tentang susunan organisasi dan
tata kerja rumah sakit menyebutkan sub bagian pencatatan medik mempunyai tugas mengatur
pelaksanaan kegiatan pencatatan medik. Dengan adanya keputusan yang telah disebutkan
sebelumnya, terlihat adanya usaha untuk memperbaiki masalah-masalah terkait rekam medis
di rumah sakit dalam memperbaiki recording, reporting, hospital statistics dan lain-lain, yang
dikenal sebagai informasi kesehatan (Hanafiah, & Amir, 1999).
Rumah Sakit Bogor Medical Center merupakan rumah sakit swasta tipe C yang
ditunjang dengan perlengkapan modern dan canggih serta kualitas pelayanan yang terbaik di
Kota Bogor, berkomitment untuk selalu memberikan pelayanan yang profesional, nyaman dan
bersahabat, Adapun visi yang hendak dicapai yaitu menjadi rumah sakit terbaik di Bogor yang
memiliki keunggulan dalam memberikan pelayanan paripurna dengan didukung oleh
teknologi kesehatan terkini, SDM yang profesional, informatif, ramah dan bersahabat. Untuk
2
Tinjauan Teoritis
A. Rumah Sakit
Undang-undang No 44 Tahun 2009 menjelaskan bahwa rumah sakit adalah institusi
pelayanan kesehatan yang menyelenggarakan pelayanan kesehatan perorangan secara
paripurna yang menyediakan pelayanan rawat inap, rawat jalan, dan gawat darurat. Rumah
sakit mempunyai fungsi sebagai:
a. penyelenggaraan pelayanan pengobatan dan pemulihan kesehatan sesuai dengan standar
pelayanan rumah sakit.
b. pemeliharaan dan peningkatan kesehatan perorangan melalui pelayanan kesehatan yang
paripurna tingkat kedua dan ketiga sesuai kebutuhan medis.
c. penyelenggaraan pendidikan dan pelatihan sumber daya manusia dalam rangka
peningkatan kemampuan dalam pemberian pelayanan kesehatan.
3
4
7
Metode Penelitian
Hasil Penelitian
A. Input
Berdasarkan pada wawancara yang dilakukan peneliti, dari segi input masalah yang
ditemukan adalah belum optimalnya kinerja sumber daya manusia (SDM) berdasarkan
standar operasi prosedur (SOP) yang berlaku yaitu pengertian SDM terhadap prosedur analisis
kelengkapan dalam dokumen rekam medis. Ini sesuai dengan masalah pada latar belakang
pendidikan petugas rekam medis di RS. BMC yang berasal dari jenjang D3 rekam medis.
Untuk D3 rekam medis adalah kemampuan profesional sebagai petugas yang dituntut untuk
mampu mengerjakan berbagai pekerjaan lain di instalasi rekam medis seperti assembly, filing,
coding, dan retrieval. Kemampuan SDM dalam optimalisasi jam kerja belum efektif. Hal ini
menjadi masalah karena beban kerja petugas yang sudah cukup banyak tetapi belum didukung
dengan fasilitas penunjang analisis yang efisien dan efektif.
Petugas rekam medis di RS. BMC sudah mengikuti beberapa pelatihan dan sosialisasi,
akan tetapi belum ada pelatihan yang spesifik terkait analisis dokumen rekam medis. Kegiatan
pelatihan ini sebenarnya perlu untuk dilaksanakan agar petugas rekam medis dapat lebih
memahami fungsi dan tujuan pentingnya melakukan kegiatan analisis dokumen rekam medis,
selain itu petugas juga akan mendapatkan pengetahuan yang lebih aktual tentang
perkembangan dalam kegiatan analisis dokumen rekam medis tersebut. seperti dari segi
parameter analisis dan aplikasi penunjang analisis yang mudah dan efektif.
Pengetahuan tentang rekam medis petugas perlu terus diperbarui, untuk menjamin
peningkatan mutu dokumen rekam medis dan kinerja petugas dalam melaksanakan proses
pengolahan sampai dengan pelaporan rekam medis. Petugas rekam medis perlu memiliki
kesadaran dan juga diberikan kesempatan untuk upgrading skill dan pengetahuan rekam
medisnya. Hal ini menjadi tanggung jawab rumah sakit untuk menyediakan sarana pelatihan
dan pembelajaran bagi setiap petugas rekam medis yang bekerja di rumah sakit.
Ketersedian hardware yaitu komputer di instalasi rekam medis RS. BMC sudah cukup,
dimana masing-masing ruangan sudah disediakan komputer. Untuk kegiaan analisis
kelengkapan dokumen rekam medis sendiri sudah tersedia satu komputer. Petugas rekam
10
12
Pembahasan
Dari permasalah yang ditemukan pada kegiatan monitoring dan evaluasi (monev)
kelengkapan dokumen rekam medis pada tahapan input dan proses dan keluaran tersebut,
penulis mengusulkan solusi yaitu prototype sistem monitoring dan evaluasi kelengkapan
dokumen rekam medis rumah sakit yang lebih efektif dan efisien.
Pengembangan sistem informasi merupakan rancangan baru yang didasarkan pada
kebutuhan informasi yang lengkap dan data terintegrasi dengan mempertimbangkan peluang
dan kelayakan pengembangan sistem agar diperoleh efektivitas dan efisiensi dalam suatu
proses kegiatan tertentu dalam hal ini adalah kegiatan monitoring dan evaluasi kelengkapan
dokumen rekam medis. Model basis data yang digunakan dalam pengembangan sistem ini
adalah model basis data hirarki.
Rancangan sistem informasi monev kelengkapan dokumen rekam medis dilakukan
melalui beberapa tahap diantaranya 1) Diagram Konteks 2) Entity Relationship Diagram
(ERD) 3) Data Flow Diagram (DFD) 4) Table Relationship Diagram (TRD) dan 5)
pembuatan interface.
14
Gambar 4. DFD Sistem Informasi Monev Kelengkapan Gambar 5. TRD Sistem Informasi Monev DRM
DRM
Pembuatan interface terdiri dari tampilan menu sistem informasi monitoring dan
evaluasi DRM, pada menu ini terdapat user login yang berfungsi untuk meningkatkan
keamanan penggunaan aplikasi monitoring dan evaluasi kelengkapan DRM, sehingga tidak
semua orang dapat dengan mudah mengakses menu utama. Penggunaan aplikasi ini dapat
disesuaikan dengan kebutuhan masing-masing pengguna. Sebelum masuk ke menu utama
masing-masing pengguna harus masuk mengisi username dan password yang ada pada login
sistem. Menu utama terdiri dari dua menu yaitu ‘Input DRM’ dan ‘Report DRM’. Masing-
masing menu tersebut terdiri lagi dari sub menu pilihan atau pull down menu. Sub menu dari
menu Input DRM yaitu IGD, IC IGD, POLI, IC POLI, NS, IC Ranap, HCU, IR, VK, Ruang
Bayi, OK dan DPJP. Sedangkan sub menu dari menu Report DRM yaitu Tabel dan Diagram.
Struktur lainnya yang ada dalam prototype aplikasi monev kelengkapan DRM adalah
formulir elektronik atau digital (form) monitoring dan evaluasi DRM. Formulir tersebut
terdiri dari form IGD, Poliklinik, HCU, OK, VK dan Ruang Bayi, form Informed Consent
(IC) IGD, IC Poliklinik dan IC untuk Nurse Station (NS) disebut IC Rawat Inap (Ranap),
form Informed refuse (IR) IGD, Poli, maupun NS lainnya, form Nurse Station (NS) dan form
Dokter Penanggung Jawab (DPJP).
Formulir elektronik tersebut dibuat untuk memepermudah user dalam melakukan entri
data yang dibutuhkan untuk proses analisis kelengkapan dokumen rekam medis. interface
15
Gambar 6. Tampilan User Login dan Menu Utama Gambar 7. Form Elektronik IGD, IC IGD, IR, Nurse
Station, dan DPJP
Gambar 8. Output Laporan Analisis IGD, Rekapitulasi Kelengkapan DRM, dan Analisis DPJP per Dokter
17
Kelebihan Kekurangan
1. Penyimpanan Database lebih rapih, teratur, dan 1. Membutuhkan pengembangan lebih lanjut
aman. untuk dapat difungsikan secara lebih optimal
2. Tidak rentan terhadap virus, karena sifat dari 2. Perlu memperhatikan maintenance sistem
aplikasi berbasis java yang robust. yang baik agar aplikasi bisa bertahan lama
3. Sangat mudah dalam pengaksesan data. (longlast application)
Mempercepat proses input sehingga dapat lebih 3. Membutuhkan biaya ekstra diawal penerapan
efisien waktu dan tenaga. aplikasi tersebut terkait pemenuhan fasilitas
4. Dapat menghubungkan komputer klien dan atau alat pendukung seperti kabel dsb.
komputer server dengan menggunakan LAN,
sehingga database selalu up to date.
5. Interface sederhana tetapi menarik dan mudah
dipahami oleh calon pengguna.
6. Instalasi aplikasi yang compatible diseluruh jenis
Operating System (OS).
7. Lebih aplikatif dan efektif sebagai tool dalam
melakukan kegiatan analisis kelengkapan DRM
karena sudah beradaptasi dengan perkembangan
teknologi.
Kesimpulan
Kegiatan analisis kelengkapan dokumen rekam medis di RS. BMC masih mempunyai
kendala yang signifikan yakni keterbatasan program atau software yang digunakan dalam
menyajikan form analisis belum efektif dan tidak mudah digunakan. Gambaran data base
monitoring dan evaluasi kelengkapan data dalam dokumen rekam medis di RS. Bogor
Medical Center tahun 2013 yang dikembangkan berupa tabel data pasien, tabel data dokter,
formulir tabel parameter monitoring dan evaluasi DRM. Data base ini memiliki kelebihan
dari aplikasi analisis pada Software Spread Sheet yaitu fungsi entry data yang lebih efektif,
bentuk formulir yang sederhana dan aplikatif, serta laporan yang tersajikan secara otomatis.
Aplikasi monitoring dan evaluasi kelengkapan data dokumen rekam medis merupakan
pengembangan dari software analisis kelengkapan dokumen rekam medis, dimana dari
aplikasi tersebut telah diperoleh fungsi aplikasi yang lebih efektif dan efisien digunakan
dalam kegiatan analisis monitoring dan evaluasi kelengkapan data dokumen rekam medis.
18
Sistem informasi monitoring dan evaluasi kelengkapan dokumen rekam medis perlu
dikembangkan lebih lanjut agar dapat menampilkan laporan yang menyajikan keseluruhan
data hasil rekapitulasi pada proses kelengkapan dokumen rekam medis, pelatihan dan
sosialisasi yang rutin perlu dilaksanakan untuk mendukung pengetahuan dan kompetensi user
dalam menjalankan aplikasi sistem monitoring dan evaluasi dokumen rekam medis, pada
pengaplikasiannya prototype sistem informasi monitoring dan evaluasi kelengkapan dokumen
rekam medis perlu didukung dengan sarana dan prasarana yang sesuai dengan kebutuhan, dan
dukungan dari IT rumah sakit maupun pihak pengembang sistem diperlukan demi tercapainya
optimalisasi aplikasi.
Daftar Referensi
Al-Bahra bin ladjamuddin. (2004). Konsep Sistem Basis Data dan Impementasinya. Yogyakarta: Graha ilmu.
Arbie, Erwan. (2000). Pengantar Sistem Informasi Manajemen (Edisi Ke-7, Jilid 1). Jakarta: Bina Alumni
Indonesia.
Deek, Fadi P., etc. (2005). Strategic Software Engineering: An Interdiciplinary Approach. New York: Auerbach
Publications.
Depkes RI. (2006). Pedoman Penyelenggaraan dan Prosedur Rekam Medis Rumah Sakit di Indonesia. DEPKES
RI: Jakarta.
Direktorat Jenderal Bina Upaya Kesehatan. (2011). JUKNIS SIRS 2011: Sistem Informasi Rumah Sakit.
Kementerian Kesehatan RI.
Frankle, Nina & Anastasia Gage. (2007). M & E Fundamentals: A Self-Guided Minicourse. U.S Agency for
Internasional Development (USAID)
Hatta, Gemala R. (2010). Manajemen Informasi Kesehatan di Sarana Pelayanan Kesehatan. Jakarta: UI Press
HM, Jogiyanto. (2002), Analisa dan Desain Sistem Informasi. Jakarta: Erlangga.
Huffman, EK. (1994). Health Information Mnagement Physicians Record. Company Berwyn Iilnois
Jacobson, Ivar and Friends. (2011). The Unified Software Development Process. Addison Wesley.
Kadir, A. (2002). Konsep Tuntunan Praktis Basis Data (Edisi Ke-5). Yogyakarta: Andi.
Keputusan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 496/MENKES/SK/IV/2005 tentang Pedoman Audit
Medis di Rumah Sakit. Departemen Kesehatan RI.
Lisa M. Given (Ed.) (2008). The Sage Encyclopedia of Qualitative Research Methods. Sage: Thousand Oaks,
CA, Vol.2, pp.697-‐698.
19
Mawarni, Dian dkk. (2013). Identifikasi Ketidaklengkapan Rekam Medis Pasien Rawat Inap Rumah Sakit
Muhammadiyah Lamongan. Fakultas Kesehatan Masyarakat Universitas Airlangga. Surabaya.
McGregor, John D. (2009). Strategic Software Engineering: Journal Ofobject Technology, ETH Zurich, Chair of
Software Engineering ©JOT: Vol. 8, No. 3, May-June 2009.
Muhyuzir Tafri.D. (2001). Analisa Perancangan Sistem Pengolahan Data (Cetakan Kedua). Jakarta: PT. Elex
Media Komputindo.
Nugroho, Adi. (2002). Analisis dan Perancangan Sistem Informasi dengan Metodelogi Berorientasi Objek,
Informasi, Bandung.
Oetomo, B.S.D. (2002). Perencanaan dan Pembangunan Sistem Informasi (Edisi Ke-3). Yogyakarta: Andi.
Peraturan Menteri Kesehatan No.749a/Menkes/Per/XII/1989 tentang Rekam Medik. Departemen Kesehatan RI.
Keputusan Menteri Kesehatan No. 129/Menkes/SK/II/ Tentang Standar Pelayanan Minimal Tahun 2008.
Departemen Kesehatan RI.
Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia No.012 Tahun 2012 tentang Akreditasi Rumah Sakit.
Departemen Kesehatan RI.
Rustiyanto, Ery. (2010). Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit yang Terintegrasi.Gosyen Publishing:
Yogyakarta. Hal. 19-26, 49-56
Sabarguna, Boy. S,. (2003). Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit. Konsorsium RSI Jateng-DIY.
Sultan, Astina Atikah. (2012). Rancangan Sistem Informasi Rekam Medis Elektronik di Pusat Kesehatan
Mahasiswa Universitas Indonesia (PKM UI). Program Pendidikan Sarjana Fakultas Kesehatan
Masyarakat Universitas Indonesia, Depok.
Wijaya L. (2006). Audit Isi Rekam Medis Dengan Analisis Kuantitatif Dan Kualitatif. Bandung.
Wijaya, Lili. (2003). Materi Pelatihan Manajemen Rekam Medis dan Informasi Kesehatan Analisis Rekam
Medis. Yogyakarta: RS Bethesda
20