BAB II

LANDASAN TEORI
Administrasi adalah seluruh kegiatan, mulai dari pengaturan hingga
pengurusan segala halnya, yang dilakukan untuk mencapai tujuan
bersama. Administrasi tidak bisa dilakukan oleh satu orang saja, karena
membutuhkan kerjasama antar dua orang atau lebih. Dalam hal ini,
administrasi dalam sebuah perusahaan memiliki peranan yang sangat
penting. Berkembangnya sebuah perusahaan juga terdapat campur
tangan dari administrasi yang baik.
Pada PT Warna Warni Media, administrasi juga melakukan berbagai
kegiatan seperti membuat nota, melakukan pendataan barang masuk dan
keluar baik dalam manual maupun digital serta melakukan opname
barang.

2.1 Sistem pendataan stok barang keluar pada gudang

Pada hal ini, PT Warna Warni mempunyai sistem proses pencatatan atau
pendataan stock barang keluar. Dalam sistem ini, penting bagi seorang
administrasi gudang untuk mencatat semua barang yang keluar dari
gudang untuk mengetahui seberapa banyak barang yang keluar dan oleh
siapa barang tersebut diambil. Ini bertujuan untuk menghindari adanya
penyelewengan barang listrik didalam gudang secara terus menerus.
Adapun langkah-langkah yang ada dalam proses pendataan stok barang
ke pada PT Warna adalah sebagai berikut :
1. Tukang datang menemui divisi finance untuk meminta surat
pengadaan guna ditujukan kepada administrasi gudang untuk
meminta barang yang diperlukan oleh tukang tersebut.
2. Administrasi gudang menerima surat tersebut untuk melihat barang
yang tercatat pada surat pengadaan. Lalu administrasi gudang
mengambilkan barang yang sesuai dengan isi dari surat tersebut.
3. Setelah barang diambil, barang diserahkan kepada tukang
tersebut, jika barang sudah diterima, tukang wajib menanda tangani
 surat pengadaan tersebut sebagai bukti bahwa barang yang
diminta telah diterima.
4. Barang yang sudah diterima oleh tukang, administrasi gudang akan
mencatat barang keluar pada sistem pencatatan digital melalui
aplikasi khusus yang dibuat oleh perusahaan.

2.2 Kendala Dalam Pendataan Stok Barang Keluar Dalam Gudang

Listrik PT Warna-Warni
Adapun kendala yang dialami oleh administrasi gudang dalam proses
pencatatan stok barang keluar adalah sebagai berikut :
1. Adanya perbedaan tanggal dalam surat permintaan barang dengan
proses pencatatan digital.
2. Lemahnya koneksi internet yang ada pada ruangan administrasi
gudang, sehingga dapat menyebabkan lambatnya proses
pencatatan stok barang keluar.

2.3 Proses Pencatatan Digital Pada Aplikasi “ERP”

ERP merupakan aplikasi yang diciptakan oleh perusahaan PT Warna
Warni untuk mempermudah administrasi gudang dalam proses
pencatatan keluar masuknya barang dengan sistem digital.
Adapun proses dalam pencatatan pada aplikasi ERP :
1. Buka aplikasi ERP
2. Masukkan akun dan password admin gudang
3. Buka menu Bukti Pengeluaran Barang (BPB), kemudian import file
SPK (Surat Perintah Kerja)dari excel ke dalam aplikasi ERP pada
menu BPB.
4. Lalu masukkan data sesuai dengan barang yang diambil oleh
tukang tersebut.