SOP (Standard Operating Procedures)

SOP (Standard Operating Procedures) baik akan menunjukkan konsistensi hasil kerja, hasil
produk dan proses pelayanan seluruhnya dengan mengacu kepada kemudahan, pelayanan dan
pengaturan yang seimbang.
Tujuan dan manfaat SOP
SOP yang baik haruslah mendasarkan pada tujuan dan manfaat sebagaimana poin- adalah
panduan hasil kerja yang diinginkan serta proses kerja yang harus dilaksanakan. SOP dibuatdan
di dokumentasikan secaratertulis yang memua tprosedur (alur proses) kerja secara rinci dan
sistematis. Alurkerja (prosedur) tersebut haruslah mudah dipahami dan dapat di implementasikan
dengan baik dan konsisten oleh pelaku.Implementasi SOP yang poin berikut dibawah ini:
 Memudahkan proses pemberiantugassertatanggungjawab kepadapegawai yang
menjalankannya.
 Memudahkan proses pemahaman (penguasaantugas) staff secarasistematisdan general.
 Menghindari “error” dalam proses kerja.
 Mempermudahdanmengetahuiterjadinyakegagalan, inefisiensi proses
dalamprosedurkerja, sertakemungkinan-
kemungkinanterjadinyapenyalahgunaankewenanganolehpegawai yang menjalankan.
 Memudahkandalamhal monitoring danmenjalankanfungsikontroldarisetiap proses kerja.
 Menghematwaktudalam program training, karenadalam SOP tersusunsecarasistematis.
Tahapanmembuat SOP

Setelahmengetahuiapaitu SOP dantujuansertamanfaat SOP,

makaselanjutnyaadalahtahapandalammenyusun SOP. Tahapan-
tahapaniniharusdipahamiterlebihdahulusebelummenyusun SOP yang
diinginkan.Berikutadalahtahapan-tahapandalammenyusun SOP:

 Kumpulkaninformasisebanyak-banyaknyamengenai proses
kerjabaikkualitatifmaupunkuantitatif. Hal inibisadenganberdiskusidanmelakukantanya-
jawab (interview) denganKepalaDepartemen yang sedangmenjabatpadaposisi yang
akandibuat SOP.
 Interview dilakukan agar dapatmemahamisecaralebih detail proses kerja yang akandibuat.
  Gunakanperbandingandenganlebihdarisatu proses kerja agar alur proses
kerjamendekatiefektif.
 Gunakansetiapinstrumen yang adadandiperlukanpadasetiap proses kerja (tools, hardware,
software) untuk di masukkankedalam SOP yang akandibuat.
 Catatefisiensiwaktu, biaya (cost) dan energy lainnyauntukkemungkinansistem yang
akandigunakan.
 Sistem yang dipilihdapatsebelumnyadilakukan brain storming
terlebihdahuludenganKepalaDepartemen yang
bersangkutanuntukmenerimapendapatdanmasukan. Brainstrormingjugabisamelibatkan
staff, customer danpihak-pihak lain yang terlibat.
 Buatterlebihdahulu draft bakuuntukdilakukanpembahasandengan team yang ada
(jikamenggunakansistem ISO, ikutiproseduratau proses yang berlaku)
 Lakukanujicobainstrumen yang adadengan draft SOP yang telahmenjalani proses
pembahasan.
 Jikadirasasudahmewakilialur proses yang sesungguhnyasertacukupefektifdanefisien,
makamintapersetujuandaripimpinan, setelahsebelumnyadibuat draft revisi final atas SOP
tersebut.
 Lakukansosialisasisecararesmikepada team terkaittas SOP barutersebut yang akan di
terapkan. Berijangkawaktuuntukpersiapanantarasosialisasidenganwaktupenerapan SOP.
Cara membuat SOP

Langkahterakhiradalahmengetahuicaramembuat SOP denganmenggunakan template sbb:

 Esensidari SOP adalahmudahdipahamidandiaplikasikanolehpegawai yang melaksanakan.

Olehsebabitugunakankaidah “Mudahdibaca, dipahamidandilaksanakan”.
 Tuliskanlangkah demi langkahsecarabertahap.
 Gunakan kata kerjadalamkalimataktif, karenadiharapkanpembaca SOP melakukansesuatu.
Contoh “Kirimanalisake supplier” bukan “Analisisdikirimkepada supplier“
 Gunakankalimatpositifdanhindari kata “tidak“, “jangan“.
 Instruksi kata dibuatsingkat, padatdanmudahdipahami.
 Buatbaganalurnya (flow chart).
 Buatpenjelasan yang dibutuhkan, jikadiperlukan.
 Buatdancantumkandokumenpendukun SOP (form, sheet, SK, dll).
 Cantumkantanggalpembuatan SOP, sertatanggalRevisi (jikaada).
 Cantumkanpetugaspembuat SOP dansiapa yang mengesahkan.
 Cantumkantanggalwaktupelaksanaan.