BAB I

PENDAHULUAN

A. Identifikasi Masalah

Dalam penulisan skripsi ini identifikasi masalahnya sebagai berikut :

1. Pencatatan data Penyimpanan Surat di PT. Abcde masih Manual.

2. Proses Pencarian data Surat di PT. Abcde sering salah.

3. Dalam penyampaian laporan dokumentasi belum efisien dan efektif.

4. Masih sering kesulitan dalam pencarian data surat.

5. Dalam penginputan data dokumentasi belum sesuai dengan kebutuhan

karyawan dalam memberikan data dokumentasi belum akurat kepada

pimpinan.

B. Latar Belakang

Pada perkembangan sistem dokumentasi di PT. Abcde masih sangat

sederhana sekali, Proses data dokumentasi masih berupa dokumen surat yang

berbentuk manual sehingga data mudah rusak dan hilang. Proses pencarian

surat yang membutukan waktu lama. Juga dalam pemeliharaan dokumentasi

masih di lakukan satu tahun sekali untuk bakcup datanya sehinggan admin

sangat kesulitan sekali dalam mencari data ketika pimpinan meminta data

dokumentasi.

Dalam rangka meningkatkan kualitas kinerja penyelenggaraan baik dalam hal

pelayanan publik sebagaimana diatur dalam keputusan Menteri tanggal 10

1
 2

Juli 2003 tentang Pedoman Umum Penyelenggaraan Pelayanan Pubik dan

kinerja organisasi satuan kerja di Lingkungan PT. Abcde diharapkan dapat

memberikan pelayanan yang sebaik-baiknya dengan berorientasi pada

kebutuhan dan kepuasan penerima pelayanan sehingga dapat meningkatkan

daya saing dalam memberikan pelayanan publik. Pengawasan atas pelayanan

publik di lingkungan PT. Abcde dilaksanakan oleh PT. Abcde sebagai unit

kerja pengawasan terhadap satuan kerja pelayanan yang berada di lingkungan

PT. Abcde. Kendala yang ada pada pihak PT. Abcde masih menggunakan

penginputan data Surat secara manual dan belum tersimpan secara terpadu

dalam database. Surat yang dihasilkan tidak dapat dengan mudah diakses oleh

para Operator khususnya .Surat yang dihasilkan tidak dapat didistribusikan

dengan cepat terutama kepada Operator. Seiring dengan perkembangannya

teknologi informasi dalam rangka meningkatkan pelayanan penginputan data

Surat pada PT. Abcde salah satu kegiatan yang dilakukan Instansi adalah

selalu mendukung sistem secara komputerisasi.

Diharapkan dengan dibuatnya sistem ini dapat mempermudah serta

mempercepat penyelesaian kegiatan penelusuran data Surat sehingga

mencapai hasil yang optimal. Berdasarkan kondisi di atas, maka penulis

berupaya untuk membuat suatu sistem yang dapat bermanfaat bagi sebagian

aktivitas perusahaan sehari-hari. Untuk itu, Tugas Akhir/Skripsi yang

berjudul “Dokumentasi Pada PT. Abcde” dapat menjadi sebuah sarana

pendukung dalam memecahkan beberapa masalah pada kegiatan Instansi

sehari-hari.
 3

Bedasarkan latar belakang masalah yang diambil dalam penulisan

tugas akhir Sistem Informasi Pengolahan Data Arsip dan Dokumentasi pada

PT. Abcde akan di batasi yaitu sebagai berikut :

1. Data berkas surat yang digunakan untuk proses penyimpanan setiap berkas

2. Data surat masuk untuk menyimpan setiap surat yang masuk.

3. Data surat keluar berfungsi untuk meyimpan setiap surat yang keluar

kedalam sistem

4. Arsip surat untuk membuat arsip setiap surat yang masuk dan keluar yang

nantinya akan di simpan kedalam database.

5. Bahasa pemrograman dengan java dekstop Standart Edition Jdk, databases

dengan menggunakan Mysql versi 1.8.0, laporan menggunakan Jasper

Report, untuk operating system menggunakan windows 7 6 bit

C. Rumusan Masalah

Adapun tujuan dari penulis Tugas akhir ini adalah sebagai berikut:

1. Bagi Penulis

a. Untuk memenuhi salah satu syarat kelulusan strata satu (S1), Teknik

Informatika Fakultas Teknik, Matematika dan IPA.

b. Menerapkan ilmu - ilmu yang diperoleh selama kuliah.

c. Mengetahui kondisi dan masalah sebenarnya yang terjadi di dunia kerja.

d. Untuk memperkenalkan gambaran umum perusahaan yang diperlukan

mahasiswa dalam memasuki dunia kerja yang sesuai dengan bidangnya dan

sebagai pengalaman kerja.

2. Bagi Universitas
 4

a. Mengetahui kemampuan mahasiswa dalam menguasai materi pelajaran

yang diperoleh di bangku kuliah.

b. Mengetahui kemampuan mahasiswa dalam menerapkan ilmunya dan

sebagai bahan evaluasi.

c. Memberikan gambaran tentang kesiapan mahasiswa dalam menghadapi

dunia kerja yang sebenarnya.

3. Bagi PT. Abcde

a. Agar dapat menunjang program sumber daya manusia yang berkualitas,

serta membantu perusahaan dalam menyiapkan tenaga kerja yang

berpengalaman di bidangmya.

b. Agar memudahkan pihak PT. Abcde dalam mencari data surat yang

tersimpan.

Dapat membuat suatu komputerisasi yang efektifitas dan efisiensi sehingga

memudahkan pihak Instansi dan penguna (user) dalam mengolah data serta

menginput data surat statis menurut jenis surat dan tempat letaknya.

D. Tujuan Penelitian

Dalam penulisan tugas akhir ini sendiri lima bab, dalam setiap bab

menjelaskan secara garis besar penulisan sebagai berikut :

BAB I : PENDAHULUAN

BAB II : LANDASAN TEORI, PENELITIAN YANG RELEVAN DAN

KERANGKA BERPIKIR

BAB III : METODOLOGI PENELITIAN

 5

BAB IV : ANALISA SISTEM BERJALAN DAN SISTEM YANG

DIUSULKAN

BAB V: SIMPULAN DAN SARAN

E. Kegunaan Penelitian

Berkaitan dengan permasalahan di atas pokok perumusan masalah yang dapat

diambil adalah :

1. Bagaimana Proses pencarian data surat masih sulit ditemukan karena

masih dilakukan pencatatan secara manual?

2. Apakah dalam Pendataan Surat pada PT. Abcde belum tersimpan secara

terpadu dalam database?

3. Apakah pada pihak PT. Abcde dapat meningkatkan kinerja yaitu dengan

cara menindak lanjuti penginputan pendataan Surat Statis menurut jenis

Surat dan Penempatannya?

4. Apakah data akan tersusun rapi ketika disampaikan kepada pimpinan?

5. Apakah Sistem akan lebih mudah digunakan karena sudah menggunakan

aplikasi dengan java dan mysql?

F. Sistematika Penulisan

Berdasarkan perumusan masalah maka tujuannya adalah untuk :

1. Untuk Mengetahui Membuat model rancangan sistem informasi

penyimpanan dan pengolahan data Surat statis pada PT. Abcde.

 6

2. Untuk Mengindetifikasi membuat database sebagai tempat penampungan

data surat agar tidak mudah hilang.

3. Untuk menganalisa dalam merancang design untuk menyesuaiakan

aplikasi yang akan dibuat.

Untuk merancang proses pencarian data agar mempermudah dalam proses

pencarian data.