Modul Kombis 5
Modul Kombis 5
KOMUNIKASI
BISNIS
PESAN TERTULIS: SURAT DAN
MEMO
05
FAKULTAS Program 01210006 1. Bunga Indah Bayunitri, S.E., M.M.,
EKONOMI DAN Studi Akuntansi Ak., CA.
BISNIS S1 2. H. Supriyanto Ilyas, S.E., M.Si.,
Ak., CA.
3. Rina Tresnawati, S.E., M.M.
Abstract Kompetensi
Pada bab ini akan dijelaskan Setelah mengikuti perkuliahan ini
mengenai bagaimana melakukan diharapkan mahasiswa mampu:
komunikasi bisnis melalui pesan 1. Menjelaskan dan memahami
tertulis (surat dan memo). penulisan surat dan memo
2. Mengkonseptualisasi dengan
konteks bisnis secara nyata
3. Meningkatkan kemampuan
teknis menulis surat dan memo
PENGERTIAN SURAT
Suran merupakan saran informasi secara tertulis yang dilakukan oleh suatu pihak dalam
rangka menyampaikan suatu informasi kepada pihak yang lainnya atau dapat juga dikatakan
sebagai media.
Pada zaman sekarang, surat sudah jarang sekali digunakan karena adanya
perkembangan zaman dengan menggunakan alat yang lebih canggih dalam pengiriman surat
sehingga memudahkan orang dalam mengirimkan atau menerima surat secara elektroni serta
informasi yang tertuang dalam surat elektronik tersebut lebih cepat terkirim kepada pihak
yang tertuju.
Menurut Finoza (2009), surat adalah informasi tertulis yang dapat dipergunakan
sebagai alat komunikasi tulis yang dibuat dengan persyaratan tertentu. Sedangkan menurut
Suryani, dkk (2015) surat adalah secarik kertas atau lebih yang berisi percakapan (bahan
komunikasi yang disampaikan oleh seseorang kepada orang lain, baik atas nama pribadi
maupun organisasi/ lembaga/ instansi.
Surat merupakan salah satu alat atau media komunikasi yang menggunakan bahasa
tulisan di atas kertas untuk menyampaikan informasi oleh suatu pihak kepada pihak lain.
Informasi dari surat itu dapat berupa: pemberitahuan, pernyataan, laporan, permintaan,
ataupun perintah.
‘2020 Nama Mata Kuliah dari Modul Biro Akademik dan Pembelajaran
Dengan surat, penulis bisa menyampaikan apa yang diketahui (informasi) atau yang
diinginkannya (persuasi) kepada penerima surat. Dengan adanya surat, kegiatan-
kegiatan kantor akan berjalan dengan baik dan lancar.
Sebagai penyampaian pesan, surat merupakan wakil dari perusahaan atau oran yang
mengirimnya. Tampilan dan isis surat menunjukkan siapa pengirimnya. Surat yang
rapi mengindikasikan pengirimnya juga orang yang cermat dan rapi. Bahasa yang
santun menunjukkan kesopanan penulisnya. Isi surat yang mudah dipahami
mencerminkan tingginya daya nalar dan kecerdasan penulisnya.
Karena bentuknya yang tertulis, surat bisa dijadikan bukti otentik. Bukti otentik ini bisa
dimanfaatkan untuk kepentingan hukum maupun kepentingan historis. Untuk
kepentingan hukum, apabila terjadi gugatan atau untuk menggugat, surat bisa
dijadikan salah satu bukti. Untuk kepentingan histori, surat yang didokumentasikan
dengan baik bisa digunakan untuk melihat perkembangan suatu perusahaan atau
riwayat pribadi.
Karena berisi pesan, surat hampir selalu menuntut adanya tindak lanjut. Tindak lanjut
yang dilakukan tentu harus berdasarkan isi pesan dalam surat. Pada surat perintah,
menuntut orang yang menerima surat untuk bertindak sesuai isi surat. Pada surat
order, menuntut penerima surat untuk mengirim barang sesuai pesanan dalam surat.
Sedangkan pada surat pemberhentian kerja menjadi dasar bagi bagian personalia
suatu perusahaan untuk tidak lagi mempekerjakan orang yang diberhentikan tersebut.
‘2020 Nama Mata Kuliah dari Modul Biro Akademik dan Pembelajaran
Ada beberapa jenis surat, menurur Ramelan (2005) ragam surat tersebut dapat
digolongkan menjadi sebagai berikut:
‘2020 Nama Mata Kuliah dari Modul Biro Akademik dan Pembelajaran
Sedangkan menurut Wijaya (2012), jenis-jenis surat ditinjau dari segi bentuk, isi, dan
bahasa, surat digolongkan menjadi 3 jenis, yaitu surat pribadi, surat dinas, dan surat niaga.
Sedangkan dilihat dari segi pemakaiannya, terpisah menjadi surat pribadi, surat dinas, dan
surat resmi.
1. Surat Pribadi
Merupakan surat yang dibuat seseorang untuk keperluan pribadi, dengan ruang
lingkup korespondensi antara teman maupun keluarga. Memiliki ciri-ciri:
a. Tidak ada kop surat dan nomor surat,
b. Bahasa dan format sesuai dengan keinginan penulis,
c. Salam pembuka dan penutup bervariatif.
2. Surat Dinas
Surat dinas merupakan surat formal yang digunakan dalam ruang lingkup perkantoran,
kedinasan, dan instansi. Informasi yang disampaikan berupa pemberitahuan, laporan,
atau instruksi dari suatu instansi ke instansi lain atau dari instansi kepada
perseorangan maupun sebaliknya. Surat dinas secara umum difungsikan sebagai
bukti sejarah, arsip, maupun sebagai pengambilan keputusan.
3. Surat Niaga
Surat niaga dalam kepentingannya banyak digunakan oleh badan industri dan
usahawan yang bergerak di sektor perdagangan, jual beli, dan jasa. Surat niaga itu
sendiri dapat berupa penawaran, surat penagihan, surat jual beli, atau surat
pengiriman barang. Di beberapa daerah tertentu, surat niaga lebih awam dikenal
dengan nama surat bisnis.
‘2020 Nama Mata Kuliah dari Modul Biro Akademik dan Pembelajaran
‘2020 Nama Mata Kuliah dari Modul Biro Akademik dan Pembelajaran
Menurut Wijaya (2012) secara umum surat khususnya surat formal memiliki susunan
sebagai berikut:
1. Kepala surat (surat resmi).
2. Nomor surat, perihal, dan lampiran (surat resmi).
3. Tanggal, bulan, dan tahun penulisan surat.
4. Alamat surat.
5. Salam pembuka.
6. Kalimat pembuka.
7. Isi surat.
8. Kalimat penutup.
9. Salam penutup.
10. Tanda tangan.
11. Nama pengirim.
12. Cap atau stempel (surat resmi).
13. Tembusan atau cc (surat resmi).
‘2020 Nama Mata Kuliah dari Modul Biro Akademik dan Pembelajaran
Menulis surat bisnis yang efektif adalah merupakan sesuatu keterampilan yang harus
dikuasai oleh pebisnis. Keterampilan menulis merupakan keterampilan yang paling baik dari
keterampilan komunikasi yang harus dikuasai oleh individu ataupun kelompok yang
bergerak dalam bisnis. Surat dan memo adalah hal yang ditulis hampir setiap hari untuk
melancarkan operasi perusahaan.
Ada beberapa alasan mengapa orang menulis surat. Pertama ialah karena ia ingin
berkomunikasi dengan pihak lain di tempat yang berbeda dengan jarak yang relatif jauh.
Kedua, alasan biaya, untuk dapat bertatap muka dan berbicara langsung diperlukan biaya
perjalanan. Apabila pembicaraan dilakukan melalui telepon akan menyebabkan pengeluaran
yang tidak kecil, apalagi waktu yang diperlukan untuk berkomunikasi lama dengan frekuensi
yang tinggi.
Korespondensi dalam dunia bisnis memerlukan format atau bentuk penulisan surat
sesuai dengan standar yang berlaku. Dalam korespondensi bisnis dikenal 3 gaya atau
bentuk penulisan surat yang paling sering digunakan yaitu: full block style, modified block
dan traditional style. Berikut contoh gambaran tentang bentuk-bentuk penulisan surat
tersebut:
Pada bentuk ini setiap awal pengetikan dimulai pada tepi sebelah kiri. Surat
yang disusun dengan gaya ini berspasi tunggal. Contoh:
‘2020 Nama Mata Kuliah dari Modul Biro Akademik dan Pembelajaran
Bandung
8 Agustus 2020
Kepada Yth.
Saudara X
Bandung
Dengan Hormat,
...................................................................................................................................................
...................................................................................................................................................
..................
...................................................................................................................................................
...................................................................................................................................................
..................
Salam,
Bunga Indah B
Tembusan:
-Arsip
‘2020 Nama Mata Kuliah dari Modul Biro Akademik dan Pembelajaran
Bentuk pengetikan surat ini serupa dengan full block style, setiap awal baris
dimuali dari tepi sebelah kiri kecuali penulisan date (tanggal), complementary close
(salam penutup), dan the signature line. Contoh:
Universitas Widyatama
Bandung
8 Agustus 2020
Kepada Yth.
Saudara X
Bandung
Dengan Hormat,
...........................................................................................................................................
...........................................................................................................................................
..................................
...........................................................................................................................................
...................................
Salam,
Bunga Indah B
Tembusan:
-Arsip
‘2020 Nama Mata Kuliah dari Modul Biro Akademik dan Pembelajaran
Pada bentuk surat ini setiap awal paragraph diketik menjorok ke dalam.
Selebihnya sama dengan pengetikan surat dalam bentuk block. Contoh:
Universitas Widyatama
Bandung
8 Agustus 2020
Kepada Yth.
Saudara X
Bandung
Dengan Hormat,
...........................................................................................................................................
....................................................................................................................................................
.........................
...........................................................................................................................................
...................................
...........................................................................................................................................
....................................................................................................................................................
.........................
Salam,
Bunga Indah B
Tembusan:
-Arsip
‘2020 Nama Mata Kuliah dari Modul Biro Akademik dan Pembelajaran
‘2020 Nama Mata Kuliah dari Modul Biro Akademik dan Pembelajaran
Tujuan penulisan memo yakni untuk meminta atau memberikan informasi ataupun
petunjuk pada seseorang yang mengerti/ berpengalaman (Materi.Co.Id, 2020). Fungsi
memo yaitu di gunakan untuk mengingatkan, menegaskan tentang suatu hal maupun
urusan. Adapun isi dari memo berupa permintaan, instruksi, pemberitahuan, saran, pesan,
dan tugas-tugas tertentu (Sora, 2014).
‘2020 Nama Mata Kuliah dari Modul Biro Akademik dan Pembelajaran
1. Kepala Memo
Kepala memo terdiri atas kop memo (pada memo resmi), nama pengirim dan nama
penerima, pastikan anda membuatnya dengan benar dan ini harus ada dalam memo
biar tidak timbul kesalahpahaman.
2. Badan Memo
Badan Memo terdiri atas isi memo,mampu menerangkan dan menceritakan apa
sebetulnya maksud dan tujuan menciptakan dan mengirim memo pada orang yang
dituju secara singkat, padat dan jelas. Namun pastikan orang yang dituju mengerti
maksud dan tujuan anda.
3. Kaki Memo
Kaki memo ini biasanya terdiri atas tandatangan dan nama terang pembuat memo
yang dicantumkan pada bab bawah isi memo (Materi.co.id, 2020).
‘2020 Nama Mata Kuliah dari Modul Biro Akademik dan Pembelajaran
Hal-hal yang harus diperhatikan dalam penulisan memo adalah sebagai berikut
adalah:
‘2020 Nama Mata Kuliah dari Modul Biro Akademik dan Pembelajaran
1. Memo Resmi
Universitas Widyatama
Bandung
MEMO
8 Agustus 2020
Dari:Kaprodi Akuntansi S1
Dimohon untuk para Sekprodi Akuntansi S1 dan Staff mengingatkan para mahasiswa
dalam gerakan Adaptasi Kebiasan Baru dalam menghadapi Pandemi COVID 10 dengan
selalu menggunakan masker, secara rutin mencuci tangan atau gunakan handsanitizer,
melakukan physical distancing, serta jaga kesehatan. Terima kasih.
Kaprodi Akuntansi S1
‘2020 Nama Mata Kuliah dari Modul Biro Akademik dan Pembelajaran
Dari: X
Untuk Y
Minta tolong untuk dikirimkan surat permohonan peminjaman ruangan ke Rektorat dan
jangan lupa untuk isi buku ekspedisinya. Suratnya jangan lupa untuk disalin 3 rangkap
untuk di Fakultas 1 buah, untuk Biro Fasilitas 1 buah, dan untuk arsip Prodi 1 buah.
Tertanda:
‘2020 Nama Mata Kuliah dari Modul Biro Akademik dan Pembelajaran
‘2020 Nama Mata Kuliah dari Modul Biro Akademik dan Pembelajaran