BAB 3

PEMBAHASAN MASALAH
3.1 Objek Penelitian
Penelitian ini dilaksanakan pada kantor dinas ketenagakerjaan provinsi sumatera
utara yang merupakan sebuah intansi pemerintah yang mempunyai tugas
melaksanakan urusan tenaga kerja dan transmigrasi yang menjadi kewenangan
provinsi dan tugas pembantuan kepada daerah provinsi. Yang menjadi objek
penelitian ini adalah sistem manjemen surat. Sistem manajemen surat SPT dan LPD
pada instansi ini memiliki kekurangan dalam aktifitasnya pengelolaan data
perjalanan dinas, masih dilakukan dengan menggunakan aplikasi Ms-Word dan Ms-
Excel, sehingga di dalam menghasilkan seluruh laporan,masih belum akurat dan
relatif lama menyelesaikan laporan yang di hasilkan.

3.2 Permasalahan
3.2.1 Analisis masalah

Analisis permasalahan adalah salah satu tindakan atau metode yang dilakukan
untuk mempelajari dan memahami suatu objek penelitian yang menarik kesimpulan.
Sistem penginputan pertinggalan berkas Laporan perjalanan dinasmelalui sebuah
aplikasi akan menjadi lebih akurat dan lebih cepat supaya tercapainya tujuan utama
dalam pelaporan hasil perjalanan. Dalam pengerjaannya laporan perjalanan Dinas
masih bersifat manual dimana pegawai harus membuat sendiri form pengajuan
perjalanan Dinas secara tertulis. Penggunaan aplikasi disetiap penginputan data,
dapat memaksimalkan waktu agar saat pencarian data yang diinginkan dapat
ditemukan secara mudah. Dinas Ketenagakerjaan Provinsi Sumatra Utara akan lebih
efektif dan efesiendalam melakukan pelapor perjalanan dinas dengan menggunakan
aplikasi secara online.
Permasalahan yang sering terjadi didalam penginputan data perjalanan dinas
pegawai negeri sipil adalah:
1. Banyaknya berkas disposisi perjalanan dinas yang akan dicatat dan
dikumpulkan sehingga dalam pengerjaannya menjadi lama karena harus teliti .
2. Terbatasnya pengalaman dan pengetahuan petugas sehingga harus mulai
belajar dahulu untuk memahami tentangjobdesk yang akan dikerjakan

16
3. Dokumen perjalanan dinas / dokumen perintah tugas dan surat-surat mengenai
perjalanan dinas yang akan diinput kedalam komputer dalam keadaan belum
tersusun dengan benar dan harus benar-benar teliti untuk memilah serta
mendistribusikan dokumen dengan tepat sasaran.
4. Pengumpulan dokumen yang tidak terjadwal dengan tepat.
5. Penugasan kepada PNS masih bersifat lisan.
6. Surat pengantaran dinas masih kurang terdata dengan baik.

17
 18

3.2.2 Analisis prosedur yang berjalan

Adapun prosedur kerja dari sistem yang diamati mengenai Manajemen surat
perintah tugas pegawai negeri sipil di Kantor Dinas Ketenagakerjaan sumut adalah
sebagai berikut.

Gambar 3.1 Sistem manajemen perintah tugas PNS yang sedang berjalan
 19

3.2.3 Diagram Alir Data Prosedur Kerja

1. Masing-masing bagian membuat nota dinas untuk mendapat disposisi atau izin
perjalanan dinas dalam maupun luar kota dari Sekretaris Daerah.
2. Admin SPPD menerima nota dinas dan membuat SPT sesuai dengan nota
dinas yang diajukan dan menyerahkannya kebagian Sekretaris Daerah.
3. Sekretaris Daerah menerima SPT dan melakukan konfirmasi untuk disetujui,
jika SPT tidak disetujui maka pegawai yang bersangkutan tidak dapat
melakukan perjalanan dinas.) Admin SPPD menyiapkan surat.
4. Admin SPPD menyiapkan surat perintah perjalanan dinas berdasarkan SPT
yang telah disetujui oleh Sekretaris Daerah.
5. Pegawai menyerahkan lembar SPPD kepada bendahara perjalanan dinas untuk
mendapatkan anggaran perjalanan dinas.
6. Pegawai menerima surat tugas, surat jalan dan dana perjalanan dinas yang
akan dibawa ke tempat tugas.
7. Jika surat perintah tugas tidak disetujui maka pegawai harus memuat ulang
disposisi yang berlaku pada instansi Dinas ketenagakerjaan Sumatera Utara
3.2 Perancangan Sistem Usulan
Perancangan sistem usulan suatu kegiatan untuk merancang atau membuat dan
membentuk pola-pola tertentu.Suatu tahapan kegiatan yang dilakukan seseorang atau
kelompok dalam merancang atau membuat sistem sebelum sistem dibuat dengan
tujuan sistem yang dibangun sesuai dengan kebutuhan dalam memecahkan atau
dengan kebutuhan pengguna. Diselesaikannya tahapan ini menyangkut
mengkonfigurasi dari komponen-komponen perangkat lunak dan perangkat keras
dari suatu sistem sehingga setelah instalasi dari sistem akan benar-benar memuaskan
rancang bangun yang telah ditetapkan pada akhir analisis sistem memberikan
pengertian bahwa pada desain sistem ada dua kegiatan penting yaitu; kegiatan
menentukan bagaimana sistem akan dikembangkan dan kegiatan yang lain adalah
kegiatan mengkonfigurasi perangkat lunak dan perangkat keras untuk mendapatkan
pemecahan masalah yg maksimal.
 20

Gambar 3.2 Sistem Usulan manajemen pelaporan SPT dan LPD

Analisa sistem yang akan diusulkan Secara umum sistem yang akan diusulkan
pada proses pembuatan Surat Perintah Perjalanan Dinas pada Sekretariat Daerah
Provinsi Sumatra utara dapat digambarkan dalam bentuk flowmap seperti pada
Gambar 3.2
3.2.1 Diagram Alir Data Prosedur Kerja
1. Masing-masing bagian membuat nota dinas untuk mendapat disposisi atau
izin perjalanan dinas dalam maupun luar kota dari Sekretaris Daerah.
2. Admin SPPD menerima nota dinas dan membuat SPT sesuai dengan nota
dinas yang diajukan dan menyerahkannya kebagian Sekretaris Daerah.
 21

3. Admin sekretaris memproses surat tugas jika diterima oleh sekda maka
surat perintah tugas di lanjutkan ke bagian bendahara jika tidak disetujui
kembali mengulang disposisi perjalanan dinas.
4. Selanjutnya bendahara memberikan persetujuan dan biaya penjalanan dinas
kepada pegawai yang bersangkutan.
5. Pegawai mencetak surat perintah tugas dan melakukan tugasnya
6. Setelah melakukan tugasnya pegawai negeri yang bersangkutan membuat
laporan kepada kepala devisi ruangan masing –masing sebagai bukti telah
melaksanakan tugas/perintah.
3.2.1 Pengembangan sistem informasi
Sistem informasi pada Dinas Ketenagakerjaan Sumatra Utara masih
menggunakan sistem manual dan pegawai berupaya merancang sistem dalam
menyimpan informasi data kenaikan pangkat pegawai sehingga sistem tidak dapat
mempermudah pegawai dalam menyimpan data kenaikan pangkat. Rancang diagram
pada suatu sistem ini terdiri atas rancangan use case diagram, activity diagram, dan
class diagram. Berikut ini penjelasan masing-masing diagram tersebut.
3.2.2 Diagram use case
Use casediagram merupakan diagram yang menjelaskan secara umum proses-
proses yang terjadi secara umum dan akan dirancang adapun bentuk yang dirancang
seperti yang terjadi dibawah ini:

Gambar 3.3Use case diagram usulan

 22

Didalam diagram use caseterdapatactor admin, sekretaris daerah,dan pegawai

yang dapat melakukan beberapa proses login untuk mengakses kedalam menu
utama, dimana menu utama dapat melihat surat perintah tugas (SPT) dan surat
perintah perjalanan dinas (SPPD). Beberapa penjelasan skenario dari use case
diagram tersebut.
1. Nama use case diagram : mengelola aktivasi
Pemeran utama : admin SPPD
Bagian awal : login terbuka
Bagian akhir : login menu utama tertutup
Tabel 3.1 Mengelola aktivasi admin
Pemeran Utama Proses Sistem
1. memasukan username dan password 1. Menampilakan validasi pengguna
2. Melihat SPT dan SPPD 2. Melihat,Mengedit dan Menghapus
3.Mengelolah Data Bagian Data SPT dan SPPD.
4. Mengelolah Data Jabatan 3. Admin Log out dari sistem.
5.Mengelolah Data Pegawai
6. Mengelolah Data Kota
7. Admin Log out

Tabel mengelola aktivasi Admin berfungsi sebagai penyimpanan data aktivatas admin
pada saat login/Logout pada sistem yang diusulkan.
2. Nama use case diagram : mengelola aktivasi
Pemeran utama : Sekretaris Daerah ( Sekda )
Bagian awal : login terbuka
Bagian akhir : login menu utama Tertutup
Tabel 3.2 sekda ( sekretaris daerah )
Pemeran Utama Proses Sistem
1. memasukan username dan password 1. Menampilakan validasi pengguna
2. sekda mengelolah verifikasi surat 2. melihat SPT Pegawai dan SPPD
tugas dan laporan tugas Pegawai yang akan disetujui
3.sekda Log out 3. sekda keluar dari sistem .
Tabel mengelola aktivasi sekda berfungsi sebagai penyimpanan data aktivasi sekda pada
 23

saat login/Logout pada sistem yang diusulkan di sistem yang diusulkan.

3. Nama use case diagram : mengelola aktivasi
Pemeran utama : pegawai
Bagian awal : login terbuka
Bagian akhir : logout
Tabel 3.3 Pegawai
Pemeran Utama Proses Sistem
1. memasukan username dan password 1. Menampilakan validasi pengguna
2. mengakses menu penjadwalan 2. melihat jadwal atau tugas
SPT/SPPD. 3. log out dari sistem

Tabel mengelola aktivasi pegawai berfungsi sebagai penyimpanan data aktivasi pegawai
sekda pada saat login/Logout di sistem yang diusulkan.

3.2.3 Activity Diagram

Activity diagram adalah pemodelan yang dilakukan pada suatu sistem yang telah
dirancang dengan tujuan agar lebih mudah memahami, menggambarkan aktivitas
sistem yang berjalan. Activity diagram digunakan sebagai proses login menambah
data, mengedit data, menghapus data, mencari data dan validasi data surat tugas
pegawai .
 24

Login

MenampilkanMenu

MengelolaData Menyetujui
Pegawai SPT/SPPD Mengelola Aktivasi
dan verifikasi

Gambar 3.4Activity diagram login sekda

Pada gambar 3.2 diatas merupakan activity diagram untuk aktor sekda, ketika sekda telah
login ke sistem maka akan muncul tampilan menu yang terdiri dari menu mengelola data
pegawai, mengelola usulan surat tugas pegawai negeri sipil , mengelola aktivasi dan
mengelola verifikasi.

1. Activity diagram yang dapat dilakukan oleh aktor admin ketika telah login
dan Logout pada sistem.

Login

Menampilkan Menu
 Mengelolausulan MengelolaAktivasi
Surat tugas dan verifikasi

Menampilkan form
25
data pegawai
MenampilkanformMenampilkan status pengajuansurat tugas

Gambar 3.5Activity diagram untuk aktor admin

Pada gambar 3.3 diatas merupakan activity diagram untuk aktor admin, ketika admin
telahlogin ke sistem maka akan muncul tampilan menu yang terdiri dari menu menampilkan
form pegawai, mengelola usulan surat tugas pegawai negeri sipil ,mengelola laporan dan
mengelola verifikasi.

2. Aktivitas yang dapat dilakukan oleh aktor pegawai ketika login ke dalam sistem
dapat dilihat pada Gambar 3.4

Login

MenampilkanMenu

MengelolaData Mengelolalaporan perjalanan dinas

Perintah tugas Mengelola Aktivasi
dan verifikasi

Gambar 3.6Activity diagram untuk aktor pegawai

Pada gambar 3.4 diatas merupakan activity diagram untuk aktor admin, ketika admin
telah login ke sistem maka akan muncul tampilan menu yang terdiri dari menu menampilkan
form pegawai, mengelola data surat tugas pegawai negeri sipil ,mengelola laporan
perjalanan dinas dan mengelola verifikasi.
3.3.3. Class Diagram
Class diagram menggambarkan struktur dan hubungan antar objek-objek yang ada
pada sistem.Struktur itu meliputi atribut–atribut dan method-method yang ada pada
masing- masing class.Class diagram pada sistem informasi kenaikan pangkat dapat
dilihat pada gambar 3.5
 26

Gambar 3.7Class Diagram

3.3 Desain dan Hasil
3.3.1 Rancangan Database
Entity Relation
Diagrammerupakanbentukbaganyangmenggunakanrelasidanentitassuatuinformasi.Di
agram relasi entitas dibuat dengan menggunakan persepsi yang terdiri dari
sekumpulan objek dasar yaitu entitas dan hubungan antarentitas .Perancangan sistem
informasi kenaikan pangkat menggunakan entity relationship diagram (ERD) seperti
pada gambar 3.6.
 27

Gambar 3.8 Entity Diagram Relationship

 28

3.3.2 Struktur Tabel

Pada pembuatan program dibutuhkan suatu spesifikasi file yang dimaksudkan
untuk dapat melakukan kegiatan–kegiatan dalam pengaturan pencarian data dan
pembuatan laporan yang dapat memudahkan sistem komputer. Sistem informasi
kepegawaian ini membutuhkan spesifikasi file untuk mempermudah dalam
melakukan kegiatan pemrograman komputer, yang dapat dilihat pada tabel 3.4
sampai tabel 3.6

Tabel 3.4Tabel Pegawai

No Nama Field Type Size Keterangan

1 NIP Varchar 20 No induk pegawai (PrimaryKey)

2 Nama Varchar 30 Nama pegawai

3 Alamat Varchar 50 Alamat pegawai

4 TMT_Golongan_tera Date Terhitung mulai tanggal

khir golonganpegawai

5 TMT_Berkala_terakh Date Terhitung mulai tanggal

ir bekerjaberkala

6 Jabatan / pekerjaan Varchar 30 Jabatan atau pekerjaan

pegawai
7 Pendidikan_terakhir Varchar 30 Pendidikan terakhir dari
pegawai

8 Jenis_Kelamin Char 1 Jenis kelamin pegawai

9 Id_golongan Int 11 Golongan ruang pegawai

(Foreign Key)
10 Foto Text Riwayat jabatan dari
pegawai
11 Unit_kerja Varchar 60 Riwayat pengembangan diri dari
pegawai
12 Id_user Int 11 Id dari user

13 Tanggal_terdaftar Date Tanggal pegawai saat

membuatakun

Tabel pegawai berfungsi sebagai penyimpanan data pegawai pada sistem yang
diusulkan.
 29

Tabel 3.5 Tabel Pengajuan

No Nama Field Type Size Keterangan

1 Id_Pengajuan I AI Primary Key pada tabel

nt pengajuan diri dengan
Auto_Increment
2 NIP Varchar 20 Nomer induk pegawai (Foreign
Key)
3 Tanggal Date Tanggal pengiriman

4 No_NotaDinas Char 20 Nomor nota dinas

5 Dokumen Varchar 80 Dokumen pengajuan perjalanan

dinas
6 Status Int 1 Status pengajuan
7 Ditanggapi Int 1 Diterima atau ditolak
8 Tanggal_ditanggapi Date Tanggal ditanggapi

Tabel pengajuan berfungsi sebagai penyimpanan data pengajuan surat perintah

tugas pada sistem yang diusulkan.

Tabel 3.6 Nota SPT /SPPD

No Nama Field Type Size Keterangan

1 No_SPT I 12 Primary Key

nt

2 NIP Varchar 20 Nomer induk pegawai (Foreign

Key)
3 Tanggal Date TaNggal pengiriman

4 No_NotaDinas Char 20 Nomor nota dinas

5 Dokumen Varchar 80 Dokumen pengajuan perjalanan

dinas
6 Status Int 1 Status pengajuan
7 Ditanggapi Int 1 Diterima atau ditolak
8 Tanggal_ditanggapi Date Tanggal ditanggapi

Tabel nota berfungsi sebagai penyimpanan data nota SPT/SPPD surat perintah
tugas pada sistem yang diusulkan.
3.3.3 Sequence Diagram
Sequence diagram menggambarkan interaksi antar objek di dalam dan di sekitar
 30

sistem(termasukpenggunadandisplay)berupamessageyangdigambarkanterhadapwakt
u.
Padasequencediagramakanmengambarkaninteraksiantarobjekyangadapadaframewor
k codeigniter yaitu bagaimana interaksi antara model, view dan controller (MVC)
pada
codeigniterdanpenerapannyapadasistem.Berikutmerupakansequencediagramdarisiste
m informasikepegawaian.
1. Sequence Admin
Sequence diagram admin menjelaskan aktivitas petugas di dalam sistem. Admin
memiliki beberapa aktivitas yaitu: login, mengelola data pegawai dan mengelola data
pengajuan spt dan sppd . Rincian aktivitas tersebut dapat dilihat pada gambar 3.7

View:pegawai: Controller:pegaw Model:pegawai:p

Admin Controller:login Model:LoginView:home pengajuan
pengajuan ai: pengajuan
Input user name dan
password
Login()
validasi

Return

Tampil_data()
loginsukses()

input_form()
post_data()

CRUD_data()

Simpan_data()

Gambar 3.9Sequence diagram admin

 31

2. Sequence diagram pegawai

Sequence diagram pegawai menjelaskan aktivitas pegawai di dalam sistem.
Pegawai memiliki beberapa aktivitas yaitu: menginputkan data pegawai, mengupload
berkas spt, dan edit berkas spt Rincian aktivitas tersebut dapat dilihat pada Gambar
3.10

View:profil, riwayatpd,riwayatj b,riwayatpedir,syar

Model:pegawai:
atpengajuan
Controller: add_data,update_ Pegawai:upd
Pegawaii Controller:login Model:Login View:home te,delete,post,
Inputusername dan
password

Login()
validasi

Return

Tampil_data()
loginsukses()

input_form()
post_data()

CRUD_data()

Simpan_data()

Gambar 3.10 Sequence diagram pegawai

3.3.4 Desain Tampilan
1. Desain FormLogin
Form Login digunakan sebagai keamanan sistem dari penyalahgunaan hak akses,
sehinggakeamanandatadapatterjamin.Padaformloginuserdimintauntukmemasukka
n
Usernamedanpassworduntukdapatmasukkedalamsistem.Tampilanformloginsepert
i pada Gambar 3.9

Gambar 3.9Form Login

 32

2. Desain form validasi berkas Pelaporan perintah tugas dan Laporan

Pada saat admin telah berhasil login maka akan tampil halaman beranda yang terdapat
validasi berkas pelaporan SPT dan SPPD Pada Dinas Ketenagakerjaan Provinsi Sumatra
Utara seperti pada gambar 3.11

Gambar 3.11Validasi Laporan SPT/SPPD

3. form mengelola data pegawai.
Pada saat admin telah berhasil login maka akan tampil halaman beranda yang terdapat
validasi berkas data pegawai dimana admin dapat melihat , menambah ,mengedit dan
menghapus file. Form pegawai Pada Dinas Ketenagakerjaan Provinsi Sumatra Utara seperti
pada gambar 3.13
 33

Gambar 3.13form mengelola data pegawai

4. form pengajuan laporan perjalanan dinas

Pada saat pegawai telah berhasil login maka akan tampil halaman beranda yang terdapat
validasi berkas pelaporan spt dan sppd pegawai Pada Dinas Ketenagakerjaan Provinsi
Sumatra Utara seperti pada gambar 3.14

Gambar 3.14form pengajuan laporan perjalanan dinas