Pendahuluan.

Laporan formal dimulai dengan sebuah pendahuluan yang menetapkan latar

dan mengumumkan subjeknya. Karena laporan formal mengandung banyak bagian yang

melayani tujuan berbeda, laporan formal mempunyai tingkat pleonasme. Informasi serupa

mungkin dimasukkan dalam surat pengantar, ringkasan dan pendahuluan. Untuk menghindari

pengulangan, cobalah untuk menampilkan data secara berbeda. Tetapi jangan melewati

pendahuluan hanya karena telah memasukkan sejumlah informasi di tempat lain.

Pendahuluan laporan yang baik biasanya mencakup elemen-elemen berikut, meskipun tidak

sepenuhnya dalam urutan ini:

1) Latar belakang. Jelaskan peristiwa yang mengarah pada masalah atau kebutuhan.

2) Masalah atau tujuan. Jelaskan topik laporan dan uraikan masalah atau kebutuhan yang

mendasari laporan.

3) Signifikansi. Beritahukan mengapa topik tersebut penting, seperti mengutip pendapat

ahli atau menyitir Koran, jurnal, buku, dan sumber sekunder lain untuk membangun

signifikansi topik.

4) Cakupan. Jelasakan batasan laporan, dengan mempertegas apa yang akan dibahas atau

tidak.

5) Susunan. Tuntun pembaca dengan memberi peta jalan yang menampilkan struktur

laporan.

Di samping elemen pendahuluan minimal tersebut, pertimbangkan untuk menambahkan

setiap informasi berikut yang relevan bagi pembaca:

1) Otorisasi. Identifikasi siapa yang memesan laporan. Bila tidak ada surat pengantar

yang dilampirkan, beritahukan juga mengapa, kapan, oleh siapa, dan pada siapa

laporan ditulis.

2) Tinjauan literatur. Ringkasan tulisan penulis dan peneliti lain mengenai topik,

terutama untuk laporan akademik dan ilmiah.

3) Sumber dan metode. Jelaskan sumber sekunder (terbitan periodik, buku, basis data).

Jelaskan pula bagaimana mengumpulkan data primer, termasuk ukuran survei, desain

sampel, dan program statistik yang digunakan.

4) Definisi istilah penting. Definiskan kata-kata yang tidak dikenal baik oleh pembaca.

Definiskan pula istilah yang bermakna khusus, seperti bisnis kecil sementara makna

khususnya adalah bisnis dengan kurang dari 30 karyawan.

Isi. Bagian pokok laporan formal adalah isi. Isi membahas, menganalisis,

menginterpretasi, dan mengevaluasi temuan penelitian atau solusi masalah awal. Pada

bagian ini yang digunakan untuk menunjukkan bukti pembenaran kesimpulan yang tela

dibuat. Susunlah isi ke dalam kategori-kategori utama mengikuti garis besar atau

menggunakan salah satu pola yang dijelaskan sebelumnya (seperti menurut waktu,

komponen, kepentingan, kriteria, atau kaidah).

Meskipun merujuk bagian ini sebagai isi, maka tidak menggunakan judul bagian

tersebut. Alih-alih, isi memuat judul bagian yang menjelaskan setiap bagian utama. Judul

bagian dapat berupa judul bagian fungsional (functional heading) atau judul bagian

berbicara (talking heading). Judul bagian fungsional (seperti Hasil Survei, Analisis

Temuan, atau Pembahasan) membantu pembaca mengenali tujuan isi tetapi tidak

mengemukakan apa yang ada di dalamnya. Judul bagian semacam itu berguna untuk

laporan rutin atau topik-topik sensitif yang mungkin mengecewakan pembaca. Judul

bagian berbicara (misalkan, Kebiasaan Daur Ulang dalam Komunitas Kampus) lebih

informatif dan menarik, tetapi tidak membantu pembaca melihat susunan laporan.

Kesimpulan. Bagian penting ini memberitahukan makna temuan, terutama dalam

kaitannya dengan penyelesaian masalah semula. Beberapa penulis lebih suka mencampur

(intermix) kesimpulan mereka dengan analisis temuan bukannya menyajikan kesimpulan

secara terpisah. Penulis lain menempatkan kesimpulan sebelum isi sehingga pembaca

yang sibuk dapat melihat informasi penting dengan segera. Tetapi penulis lain

menggabungkan kesimpulan dan rekomendasi. Meskipun demikian, kebanyakan penulis

menampilkan kesimpulan setelah isi karena pembaca mengharapkan struktur demikian.

Pada laporan panjang bagian ini dapat mencakup sebuah ringkasan temuan. Untuk

meningkatkan pemahaman, maka dapat ditampilkan kesimpulan dalam daftar nomor atau

bullet.

Rekomendasi. Jika diminta, maka sebaiknya menyertakan rekomendasi berupa saran yang

tepat untuk menyelesaikan masalah dalam laporan. Rekomendasi paling membantu jika

praktis dan masuk akal. Secara alami, rekomendasi seharusnya berkembang dari temuan

dan kesimpulan. Jangan member informasi baru dalam kesimpulan atau rekomendasi.

Sama dengan kesimpulan, posisi rekomendasi fleksibel. Rekomendasi bisa digabung

dengan kesimpulan, atau ditempatkan sebelum isi, terutama jika audiens suportif dan

sangat membutuhkan rekomendasi. Meskipun demikan, pada laporan formal rekomendasi

biasanya diletakkan di bagian terakhir.

Rekomendasi memerlukan kalimat pendahulan yang tepat, seperti Temuan dan

kesimpulan dalam penelitian mendukung rekomendasi berikut. Bila jumlah rekomendasi

besar, beri nomor dan ungkapkan masing-masing dengan sebuah kalimat perintah, seperti

Memulai program fitness karyawan dengan ruang di luar kantor yang tersedia lima hari

seminggu. Jika perlu, tambahkan informasi yang menjelaskan bagaimana pelaksanaan

setiap rekomendasi. Beberapa laporan mencantumkan jadwal kegiatan yang menjelaskan

siapa, apa, kapan, di mana, dan bagaimana menempatkan setiap rekomendasi dalam

operasi.

Lampiran. Materi tambahan atau pendukung dimasukkan dalam lampiran pada akhir

laporan formal. Materi ini relevan bagi beberapa pembaca tetapi tidak bagi semua
pembaca. Lampiran bisa menyertakan formulir survei, salinan laporan lain, tabel data,

hasil cetakan komputer, dan korespondensi terkait. Jika lampiran tambahan diperlukan,

maka akan dinamakan Lampiran A, Lampiran B, dan seterusnya.

Daftar Pustaka, Referensi, atau Bibliografi. Pembaca melihat bagian bibliografi untuk

menemukan sumber-sumber ide yang disebutkan dalam laporan. Metode dokumentasi

laporan anda menentukan bagaimana bagian ini disusun. Jika anda menggunakan format

referensi MLA, semua kutipan akan diurut sesuai abjad dalam “daftar pustaka”. Bila anda

menggunakan format APA, daftar anda disebut “referensi”. Apapun formatnya, anda

harus mencantumkan nama penulis, judul, publikasi, tanggal publikasi, nomor halaman,

dan data penting lain untuk semua idea tau kutipan yang digunakan dalam laporan anda.

Untuk referensi elektronik masukkan informasi sebelumnya ditambah dengan deskripsi

alamat elektronik atau cara mencari sumber kutipan. Sertakan pula tanggal anda

menemukan referensi elektronik tersebut.

Tips Akhir dalam Menulis

Tidak mudah menulis laporan formal. Laporan formal melibatkan usaha cukup keras pada

ketiga tahap penulisannya, diawali dengan analisis masalah dan antisipasi audiens.

Penelitian data, pengelolaannya dalam presentasi logis, dan penyusunan draf pertama

merupakan tahap kedua penulisan. Revisi, koreksi, dan evaluasi merupakan tahap ketiga.

Meskipun setiap orang mendekati proses penulisan secara agak berbeda, tips-tips berikut

memberikan saran terhadap masalah yang dihadapi oleh kebanyakan penulis laporan

formal.

1. Sisihkan cukup waktu. Alasan utama penulis yang tidak puas dengan laporan mereka

adalah “saya kehabisan waktu”. Buat jadwal kerja yang realistis dan taatilah.

2. Selesaikan pengumpulan data. Jangan dulu menulis sebelum anda mengumpulkan

semua data dan menarik kesimpulan utama. Memulai terlalu dini sering berarti harus
 mundur ke belakang. Untuk laporan berdasarkan data survei, susunlah tabel dan figur

terlebih dahulu.

3. Menulis dari bagan yang baik. Proyek besar seperti laporan formal memerlukan

urutan dan arahan yang disediakan oleh bagan yang jelas, bahkan jika bagan tersebut

harus direvisi seiring perkembangan proyek.

4. Siapkan lingkungan menulis yang memadai. Anda perlu tempat sepi dimana anda

dapat menelaah materi dan bekerja tanpa interupsi. Laporan formal membutuhkan

banyak waktu untuk berkonsentrasi.

5. Gunakan komputer. Menyusun laporan di komputer memungkinkan anda mengetik

cepat; merevisi dengan mudah; serta memeriksa ejaan, tata bahasa, dan sinonim

dengan mudah. Meskipun demikian, perhatikan peringatan: sering-seringlah

menyimpan dokumen anda dan mencetaknya supaya anda mempunyai hard copy.

Lakukan antisipasi ini untuk melindungi anda dari kesulitan karena kehilangan arsip,

mati listrik, dan kerusakan komputer.

6. Tulis dengan cepat; revisi menyusul. Sejumlah pakar menasihati penulis agar

mencatat ide-ide mereka dengan cepat dan menunda revisi sampai draf pertama

selesai. Mereka mengatakan bahwa menulis cepat berarti menghindari membuang

waktu percuma dalam usaha mempercantik kalimat atau bahkan bagian yang mungkin

nanti akan dipotong. Selain itu, menulis cepat juga mendorong kelancaran dan

kreativitas. Tetapi, draf pertama yang cepat dan kotor tidak berlaku bagi semua orang.

Banyak penulis bisnis lebih menyukai gaya menulis yang lebih tenang dan hati-hati,

sehingga pertimbangkan nasihat ini secara selektif.

7. Tunda bagian yang sulit. Bila beberapa bagian lebih sulit ditulis dibanding bagian

lain, tundalah sampai anda telah membangun keyakinan dan ritme dengan

mengerjakan topik yang lebih mudah.

 8. Konsisten pada bentuk verb tense (kata kerja). Gunakan kata kerja past-tense (bentuk

lampau) untuk menjelaskan tindakan yang sudah selesai. Namun, gunakan kata kerja

present-tense (bentuk sekarang) untuk menjelaskan tindakan sekarang. Bila mengutip

referensi, gunakan kata kerja past-tense (bentuk lampau). Jnagan keliru menggunakan

kata kerja present-tense dan past-tense dalam penjelasan data yang berkaitan.

9. Hindari menggunakan kata saya dan kita. Supaya laporan formal menjadi subjektif

dan terpercaya mungkin, kebanyakan tulisan menghindari kata ganti orang pertama.

Gaya formal ini kadang kala mengakibatkan penggunaan berlebihan atau kata kerja

pasif. Cari konstruksi alternatif. Mungkin juga bahwa organisasi anda membolehkan

kata ganti orang pertama, sehingga pastikan dulu hal itu sebelum anda menulis

laporan.

10. Tinggalkan sebentar draf pertama. Setelah menyelesaikan versi pertama,

singkirkanlah selama satu atau dua hari. Kembalilah pada draf itu dengan motivasi

untuk merevisi dan memperbaikinya. Jangan takut membuat perubahan besar.

11. Revisi kejelasan, koherensi, dan keringkasan. Bacalah salinan cetakan keras-keras.

Apakah kalimatnya masuk akal? Apakah ide-ide mengalir bersama secara alamiah?

Bisakah kepanjanglebaran dan kelemahan dipotong? Pastikan bahwa tulisan anda

jelas sehingga manajer yang sibuk tidak harus membaca kembali bagian apapun.

12. Koreksi salinan akhir tiga kali. Pertama, baca salinan cetakan dengan lambat untuk

meresapi makna dan isinya. Kemudian baca kembali untuk mencari kesalahan ejaan,

tanda baca, tata bahasa, dan kesalahan mekanis lain. Terakhir, baca cepat seluruh

laporan untuk memeriksa format dan konsistensinya.

DAFTAR PERIKSA UNTUK MENYUSUN LAPORAN FORMAL

Proses Laporan
1. Analisislah masalah dan tujuan laporan. Kembangkan pertanyaan masalah dan

pernyataan tujuan.

2. Antisipasi audiens dan persoalan. Pertimbangkan audiens primer dan sekunder. Apa

yang telah mereka ketahui? Apa yang perlu mereka ketahui? Bagilah masalah utama

ke dalam submasalah untuk investigasi.

3. Siapkan rencana kerja. Masukkan pernyataan masalah dan tujuan, serta deskripsi

sumber dan metode pengumpulan data. Susun bagan dan jadwal kerja sementara

dengan tanggal antisipasi untuk penyelesaian semua bagian proyek.

4. Kumpulkan data. Mulailah dengan mencari sumber sekunder terkait topik anda

kemudian, jika perlu, cari data primer dengan survei, wawancara, observasi, dan

eksperimen.

5. Dokumentasikan sumber data. Siapkan kartu catatan atau lembar kertas terpisah yang

mencantumkan semua referensi (penulis, tanggal, sumber, halaman, dan kutipan).

Pilih format dokumentasi dan gunakan secara konsisten.

6. Interpretasi dan susun data. Atur informasi yang terkumpul dalam tabel, kisi-kisi, atau

bagan untuk membantu anda memvisualisasikan hubungan dan menginterpretasi

makna. Susun data ke dalam sebuah bagan.

7. Siapkan grafik. Buatlah tabel, diagram, grafik, dan ilustrasi tetapi hanya jika ada

fungsinya. Gunakan grafik untuk membantu menjelaskan, memadatkan,

menyederhanakan, atau menekankan data anda.

8. Susunlah draf pertama. Di komputer tulislah draf pertama dari bagan anda. Gunakan

judul bagian dan kalimat transisi yang tepat (seperti meskipun, sebaliknya, selain itu)

untuk memandu pembaca menyusuri laporan.

9. Revisi dan koreksi. Revisi untuk menghapus kepanjanglebaran, ambiguitas, dan

pleonasme. Cari cara untuk meningkatkan keterbacaan, seperti dengan daftar nomor
 dan bullet. Koreksi tiga kali untuk (1) makna kata dan isi, (2) kesalahan tata bahasa

dan mekanis, (3) format.

10. Evaluasi hasil. Uji laporan akhir. Akankah laporan tersebut mencapai tujuannya?

Minta umpan balik agar anda dapat belajar bagaimana meningkatkan laporan anda

berikutnya.

Komponen Laporan

1. Halaman judul. Seimbangkan baris berikut pada halaman judul: (1) nama laporan

(dalam huruf kapital); (2) nama, posisi, dan organisasi yang menerima laporan; (3)

nama, posisi, dan organisasi penulis; dan (4) tanggal pengiriman.

2. Surat pengantar. Sampaikan topik laporan dan jelaskan siapa yang memintanya.

Jelaskan proyek secara singkat dan tinjauan sekilas kesimpulannya jika pembacanya

suportif. Tutup dengan berterima kasih atas penugasan, menyarankan tindak lanjut,

mengakui bantuan orang lain, atau menawarkan menjawab pertanyaan.

3. Daftar isi. Menjukkan nomor halaman awal setiap judul bagian dalam laporan.

Menghubungkan nomor halaman dan judul bagian dengan leader (titik-titik).

4. Daftar ilustrasi. Meliputi daftar tabel, ilustrasi, atau figur yang menunjukkan judul

data dan nomor halamannya. Bila tempat memungkinkan, taruh data ini pada halaman

yang sama dengan daftar isi.

5. Ringkasan eksekutif. Meringkas tujuan, temuan, kesimpulan, dan rekomendasi

laporan. Ukur panjang ringkasan dengan panjang laporan dan dengan kebiasaan

organisasi.

6. Pendahuluan. Jelaskan masalah yang mendasari laporan; jelaskan latar belakang dan

kepentingan masalah. Pertegas cakupan dan keterbatasan laporan. Komponen

 opsional meliputi tinjauan literatur, deskripsi sumber data, metode, dan istilah penting

yang relevan. Tutup dengan kilasan susunan laporan.

7. Isi. Membahas, menganalisis, dan menginterpretasi temuan penelitian atau solusi

masalah. Aturlah temuan secara logis mengikuti bagan. Gunakan judul bagian yang

jelas dan deskriptif.

8. Kesimpulan dan rekomendasi. Jelaskan makna temuan dalam kaitannya dengan

masalah. Bila diminta, sebutkan satu per satu rekomendasi terkait dengan tindakan

pemecahan masalah.

9. Lampiran. Meliputi teks yang menarik bagi beberapa, tetapi tidak semua, pembaca,

seperti kuesioner data atau hasil cetakan komputer.

10. Referensi dan Bibliografi. Jika catatan kaki tidak disediakan dalam teks, daftarkan

semua referensi pada bagian bibliografi yang disebut “daftar pustaka”, atau

“referensi”.