2 Dukumentasi ISO 9001-2008 21-25 Maret '16

BAHAN AJAR
DOKUMENTASI SISTEM MANAJEMEN

MUTU
ISO 9001 : 2008
Disusun Oleh :
TIM PPPPTK PERTANIAN TAHUN
2016
PUSAT PENGEMBANGAN DAN PENBERDAYAAN

PENDIDIK DAN TENAGA KEPENDIDIKAN
PERTANIAN
CIANJUR
KATA PENGANTAR
Untuk meningkatkan kinerja Sekolah Menengah Direktorat Pembinaan Sekolah

Menengah (SM) terus berupaya dengan berbagai macam program dan kegiatan
semenjak beberapa tahun terakhir. Salah satu program yang dikembangkan adalah
pendampingan penyusunan dokumen mutu SMM SNI ISO 9001:2008. Dalam rangka
kerjasama dengan Direktorat Pembinaan SM dalam penyusunan dan persiapan
penerapan sistem manajemen mutu SNI ISO 9001-2008, PPPPTK Pertanian
mengembangkan beberapa bahan ajar yang digunakan sebagai acuan dalam pelaksanaan
pendampingan.
Bahan ajar “Dokumentasi Sistem Manajemen Mutu SNI ISO 9001:2008” berisi
mengenai sejarah perkembangan ISO, dasar penerapan, manfaat penerapan, prinsip
manajemen mutu, persyaratan sistem manajemen mutu ISO 9001:2008 dan IWA 2:2007
serta dilengkapi dengan langkah-langkah penerapannya. Diharapkan dengan adanya
bahan ajar ini, semua pihak yang berkepentingan dapat berpartisipasi secara optimal dan
pelaksanaan pelatihan bisa berlangsung lancar sesuai dengan sasaran yang ingin dicapai.
Terima kasih disampaikan kepada penyusun yang telah meluangkan waktu dan pikiran,
sehingga tersaji bahan ajar ini.
Cianjur, Februari 2016
Kepala PPPPTK Pertanian
Ir. Siswoyo, MSi.

NIP.
Disusun oleh : TIM ISO Edisi :B No Modul : 01/ ISO /DM/2016

Tanggal : Februari 2016 Status Revisi :1 Halaman : 1 dari 39 Halaman
DAFTAR ISI
Hal
Kata Pengantar .................................................................................................... 1
Daftar Isi ............................................................................................................... 2
Daftar Tabel... ...................................................................................................... 3
Glosarium ............................................................................................................. 4
BAB I. Pendahuluan ...................................................................................... 6

A. Pengertian Dokumen.................................................................... 6
B. Persyaratan dokumentasi ISO 9001:2008................................. 7
BAB II. Identifikasi Dokumen Mutu................................................................ 8
A. Uraian Materi........................................ ........................................ 8
B. Lembar Kerja ................................................................................ 20
BAB III. Pengendalian Dokumen dan Rekaman ........................................... 23
A. Uraian Materi ................................................................................ 23
B. Lembar Kerja ............................................................................... 33

DAFTAR TABEL
Tabel 2.1 : Acuan yang digunakan

Tabel 2.2 : Analisis Kebutuhan Instruksi Kerja
Tabel 2.3 : Jenis dokumen yang terdapat pada unit fungsional

GLOSARIUM
 Rekaman adalah dokumen yang menyatakan hasil yang dicapai atau memberi
bukti pelaksanaan kegiatan
 Mutu adalah derajat yang dicapai oleh karakteristik yang inheren dalam
memenuhi persyaratan
 Persyaratan adalah kebutuhan atau harapan yang dinyatakan, biasanya tersirat
atau wajib Kepuasan pelanggan adalah persepsi pelanggan tentang derajat telah
dipenuhinya persyaratan pelanggan
 Kompeten adalah kemampuan yang dapat ditunjukkan untuk menerapkan
pengetahuan dan keterampilan
 Sistem adalah kumpulan unsur-unsur yang saling terkait atau interaksi
 Sistem manajemen adalah sistem untuk menetapkan kebijakan dan sasaran serta
untuk mencapai sasaran itu
 Sistem manajemen mutu adalah sistem manajemen untuk mengarahkan dan
mengendalikan organisasi dalam hal mutu
 Kebijakan mutu adalah maksud dan arahan secara menyeluruh sebuah
organisasi yang terkait dengan mutu seperti yang dinyatakan secara resmi oleh
pimpinan puncak
 Sasaran mutu adalah sesuatu yang dicari, atau dituju, berkaitan dengan mutu
manajemen
 Pimpinan puncak adalah orang atau kelompok orang yang mengarahkan dan
mengendalikan organisasi pada tingkat tertinggi
 Perencanaan mutu adalah bagian dari manajemen mutu yang difokuskan ke
penetapan sasaran mutu dan merincikan proses operasional dan sumber daya
terkait yang diperlukan untuk memenuhi sasaran mutu
 Perbaikan berkesinambungan adalah kegiatan berulang untuk meningkatkan
kemampuan memenuhi persyaratan
 Pelanggan adalah organisasi atau orang yang menerima produk
 Pemasok adalah organisasi atau orang yang menyediakan produk
 Pihak berkepentingan adalah orang atau kelompok yang memiliki kepentingan
pada kinerja atau keberhasilan organisasi
 Proses adalah kumpulan kegiatan saling terkait atau berinteraksi yang mengubah
masukan menjadi keluaran
 Produk adalah hasil suatu proses
 Prosedur adalah cara tertentu untuk melaksanakan suatu kegiatan atau proses
 Mampu telusur adalah kemampuan untuk menelusur riwayat, aplikasi atau lokasi
sesuatu yang sedang dipertimbangkan
 Kesesuaian (conformity) adalah dipenuhinya suatu persyaratan
 Ketidaksesuaian adalah tidak dipenuhinya suatu persyaratan
 Cacat adalah tidak dipenuhinya suatu persyaratan berkaitan dengan pemakaian
yang dimaksudkan atau ditentukan
 Tindakan pencegahan adalah tindakan untuk menghilangkan penyebab
ketidaksesuaian yang potensial atau situasi potensial lain yang tidak dikehendaki

 Tindakan korektif tindakan menghilangkan penyebab ketidaksesuaian yang
ditemukan atau situasi yang tidak dikehendaki.
 Koreksi adalah tindakan menghilangkan ketidaksesuaian yang ditemukan
 Perbaikan adalah tindakan pada produk yang tidak sesuai untuk menjadikannya
sesuai dengan pemakaian yang dimaksudkan
 Konsesi adalah izin memakai atau melepas produk yang tidak memenuhi
persyaratan (3.1.2) yang ditentukan
 Manual (Pedoman) mutu adalah dokumen (3.7.2) yang merincikan sistem
manajemen

TUJUAN PEMBELAJARAN
1. Tujuan Pembelajaran Umum
Peserta dapat mengidentifikasi jenis dokumen dan rekaman yang

dibutuhkan di sekolah, dan mengendalikan dokumen dan rekaman
sehingga mampu telusur .
2. Tujuan Pembelajaran khusus

a. Peserta dapat mengidentifikasi dokumen dan rekaman yang dibutuhkan
b. Peserta dapat mengendalikan dokumen dan rekaman sehingga mampu
telusur

BAB I
PENDAHULUAN
A. Pengertian
Dua tujuan yang paling penting dalam revisi dari seri ISO 9000 standar adalah:
a) untuk mengembangkan satu set standar yang disederhanakan, akan berlaku untuk
organisasi kecil maupun menengah dan besar,
b) dokumentasi yang diperlukan menjadi lebih relevan dengan hasil yang
diinginkan dari kegiatan proses organisasi.
ISO 9001:2008 memungkinkan fleksibilitas organisasi dalam memilih cara untuk
mendokumentasikan sistem manajemen sistem mutu (QMS). Hal ini
memungkinkan setiap organisasi untuk mengembangkan jumlah minimum dari
dokumentasi yang diperlukan dalam rangka untuk menunjukkan perencanaan
operasi, pengendalian proses dan implementasi dan perbaikan berkesinambungan
dari sistem manajemen mutu yang efektif.
Hal ini menekankan bahwa ISO 9001 mewajibkan (dan selalu diperlukan) suatu
"sistem manajemen mutu terdokumentasi", dan bukan "sistem dokumen".
Apa yang dimaksud dengan "dokumen"?
- Definisi dan referensi
Berikut ini adalah beberapa tujuan utama dari dokumentasi organisasi, terlepas dari
apakah sudah diterapkan atau belum menerapkan SMM secara formal formal:
a) Komunikasi Informasi
Sebagai alat untuk transmisi informasi dan komunikasi. Jenis dan luasnya
dokumentasi akan tergantung pada sifat produk organisasi dan proses, tingkat
formalitas sistem komunikasi dan tingkat keterampilan komunikasi dalam
organisasi, dan budaya organisasi.
b) Bukti kesesuaian
Penyediaan bukti bahwa apa yang direncanakan, sebenarnya telah
dilakukan.
c) Berbagi pengetahuan

Untuk menyebarkan dan mengarsipkan pengalaman organisasi. Sebuah contoh
akan menjadi spesifikasi teknis, yang dapat digunakan sebagai dasar untuk
desain dan pengembangan produk baru.
Daftar istilah yang umum digunakan berkaitan dengan dokumentasi disajikan
dalam Lampiran A (diambil dari ISO 9000:2005). Konsep tidak mandiri satu
dengan lainnya, dan suatu analisis tentang hubungan antar konsep dalam bidang
sistem manajemen mutu dan pengaturan hubungan tersebut ke dalam sistem konsep
adalah prasyarat bagi ketaatasasan kosakata. Analisis seperti itu dipakai dalam
pengembangan kosakata yang dirincikan dalam dokumen ini.
Harus ditekankan bahwa, sesuai dengan klausul ISO 9001:2008 persyaratan
Dokumentasi klausal 4.2 dokumen dapat dalam bentuk atau jenis media, dan
definisi "dokumen" dalam ISO 9000:2005 klausul 3.7.2 memberikan contoh-contoh
berikut:
 kertas
- Magnetic
- disc elektronik atau optik computer
- foto
- master sample
B. Persyaratan Dokumentasi ISO 9001:2008

Persyaratan SNI ISO 9001:2008 klausul 4.1 Persyaratan umum mensyaratkan
organisasi untuk "menetapkan, mendokumentasikan, menerapkan, dan
memelihara sistem manajemen mutu dan terus-menerus memperbaiki
keefektifannya sesuai dengan persyaratan Standar Internasional"
Klausul 4.2.1 Umum menjelaskan bahwa manajemen mutu dokumentasi

meliputi:
a) pernyataan terdokumentasi dari kebijakan mutu dan sasaran mutu;
b) sebuah manual mutu

c) prosedur terdokumentasi yang disyaratkan oleh Standar Internasional
d) dokumen yang diperlukan oleh organisasi untuk memastikan efektifitas
perencanaan, operasi, dan pengendalian proses, dan
e) rekaman yang disyaratkan oleh Standar Internasional.
Catatan : Klausul 4.2 membuat jelas bahwa standar khusus yang memerlukan
"prosedur terdokumentasi", prosedur harus ditetapkan, didokumentasikan,
diimplementasikan dan dipelihara. Hal ini juga menekankan bahwa tingkat
dokumentasi SMM mungkin berbeda dari satu organisasi yang lain karena:
 ukuran organisasi dan jenis kegiatan,
 kompleksitas proses dan interaksinya, dan
 kompetensi personil.
Semua dokumen yang merupakan bagian dari sistem manajemen mutu harus
dikendalikan sesuai dengan pasal 4.2.3 dari ISO 9001:2008, atau, untuk kasus
tertentu dalam bentuk rekaman/catatan, sesuai pasal 4.2.4.

BAB II.
IDENTIFIKASI JENIS-JENIS DOKUMEN
Tujuan : Peserta pelatihan mampu mengidentifikasi jenis-jenis dokumen yang

dibutuhkan di sekolah
A. Uraian Materi
Sistem Manajemen Mutu ISO 9001: 2008 merupakan Sistem manajemen

yang terstandar internasional dan bersifat umum, artinya SMM 9001: 2008
dapat diimplementasikan diberbagai organisasi dengan ruang lingkup kegiatan
yang berbeda-beda. Implementasi SMM ISO 9001 di bidang pendidikan telah
dipresepsikan bersama secara internasional oleh International Workshop
Agreement ( IWA ), dalam Quality management systems —Guidelines for the
application of ISO 9001:2000 in education dengan Reference number IWA
2:2007(E). Dari reference tersebut dapat diidentifikasi jenis-jenis dokumen yang
diperlukan dalam bidang pendidikan secara lebih detail.
Disamping itu terdapat beberapa Undang-undang dan Peraturan
Pemerintah Republik Indonesia terkait dengan pendidikan yang harus diacu,
diantaranya:
Tabel 2.1 : Acuan yang digunakan
No Undang-undang/Peraturan Isi tentang
1 Undang-undang Republik Sistem Pendidikan Nasional
Indonesia
Nomor 20 Tahun 2003
2 Undang-undang Republik Tentang Guru dan Dosen
Indonesia Nomor 14 tahun 2005
3 PP No. 19 tahun 2005 Standar Nasional Pendikan
3 Peraturan Menteri Pendidikan Tentang Penugasan Guru sebagai Kepala
Nasional Nomor 28 Tahun 2010 sekolah/ madrasah
4
Setiap sekolah akan membutuhkan dokumen yang berbeda-beda sesuai

dengan perbedaan ruang lingkup kegiatannya, dan focus dari masing-masing
kegiatan. Khusus untuk Sekolah Menengah Kejuruan ( SMK ) perbedaan

Program Keahlian akan menyebabkan perbedaan Dokumentasi. Namun
demikian terdapat dokumen-dokumen pokok yang sama yang harus dimiliki
secara minimal. Sesuai dengan pasal 4.2 dalam ISO 9001 :2008, persyaratan
dokumentasi secara umum adalah sebagai berikut (4.2.1)
Pasal 4.2.1
Dokumentasi sistim manajemen mutu harus mencakup :
a. Pernyataan terdokumentasi dari kebijakan mutu dan sasaran mutu,
b. Pedoman mutu,
c. Prosedur terdokumentasi dan rekaman yang dipersyaratkan oleh Standar
International ini, dan
d. Dokumen, termasuk rekaman, yang ditentukan oleh organisasi untuk memastikan
keefektifan perencanaan, pengoperasian dan pengendalian proses-proses.
CATATAN 1 Bila dijumpai istilah “prosedur yang didokumentasikan” di dalam Standard

International ini, ini berarti bahwa prosedur ditetapkan, didokumentasikan, diterapkan dan
dipelihara; Suatu dokumen bisa digunakan untuk menjawab persyaratan untuk satu atau
lebih prosedur. Persyaratan untuk suatu prosedur yang terdokumentasi bisa dicakup oleh
satu atau lebih dokumen.
CATATAN 2 Tingkat dari dokumentasi sistim manajemen mutu dapat berbeda dalam satu
organisasi dengan organisasi yang lain.
a. Ukuran dari organisasi dan jenis dari kegiatan,
b. Kompleksitas proses-proses dan interaksi-interaksinya, dan
c. Kompetensi personil.
CATATAN 3 Dokumentasi dapat dilakukan dalam bentuk atau jenis medium apapun.
a. Dokumen Mutu
Dokumen mutu adalah dokumen yang diperlukan oleh sekolah berkaitan

dengan seluruh kegiatan yang ada di sekolah. Dokumen mutu berisi identitas
sekolah, ruang lingkup kegiatan, kebijakan mutu, sasaran mutu dan proses-
proses yang ada di sekolah mulai dari proses yang besar, menengah sampai
proses-proses yang terkecil. Seluruh proses tersebut dikemas dari ruang
lingkup yang paling besar sampai ruang lingkup paling kecil secara bertingkat
dan sistimatis. Setiap satuan proses kegiatan dengan pendekatan PDCA ( Plan,
Do, Cek, Action ), perencanaan, pelaksanaan, pemantauan penilaian dan

pengukuran serta perbaikan berkelanjutan. Standar ISO 9001: 2008 secara
khusus mengelompokkan Dokumen mutu secara bertingkat sebagai berikut:
1) Dokumen tingkat I : Pedoman Mutu
2) Dokumen tingkat II : Prosedur Mutu
3) Dokumen tingkat III : Instruksi Kerja
4) Dokumen tingkat IV : Dokumen pendukung / rekaman
1). Dokumen Mutu Tingkat I : Pedoman Mutu
4.2.2 Pedoman Mutu

Organisasi itu harus menetapkan dan memelihara pedoman mutu yang
mencakup :
a. Lingkup sistim manajemen mutu, termasuk rincian, dan pertimbangan ,
serta pengecualiannya (lihat 12),
b. Prosedur terdokumentasi yang ditetapkan untuk sistim manajemen mutu,
atau acuannya, dan
c. Uraian interaksi antara proses-proses dari sistim manajemen mutu.
Berdasarkan klausal 4.2.2 pedoman mutu terdiri dari :

a. kebijakan mutu
b. sasaan mutu
c. bisnis proses (uraian interaksi antar proses)
d. lingkup persyaratan yang diterapkan
e. persyaratan yang dikecualikan
f. pernyataan persyaratan-persyaratan
g. Proedur mutu
2). Dokumen Tingkat II : Prosedur Mutu

Prosedur Mutu sering juga disebut Prosedur Operasional Standar ( POS).
Prosedur Mutu merupakan dokumen tingkat II, turunan dari dokumen
tingkat I yang merupakan keseluruhan proses. Hal tersebut tergambar
dalam Proses Bisnis.

Jenis-jenis Dokumen prosedur mutu yang dipersyaratkan dan wajib harus
ada meliputi 6 prosedur yaitu :
 Prosedur pengendalian dokumen (4.2.3)
 Prosedur pengendalian rekaman (4.2.4)
 Prosedur audit internal (8.2.2.)
 Pengendalian Produk tidak sesuai ( 8.3)
 Prosedur Tindakan koreksi (8.5.2.)
 Prosedur tindakan pencegahan (8.5.3 )
Pada standar ISO 9001:2000 dari keenam prosedur wajib tersebut tidak
boleh ada penggabungan, namun pada standar ISO 9001: 2008 tiga
prosedur boleh digabungkan. Ketiga prosedur yang boleh digabung
adalah Prosedur Pengendalian Produk tidak sesuai, Prosedur Tindakan
koreksi dan Prosedur Tindakan pencegahan.
Disamping Prosedur Mutu yang diwajibkan oleh standar ISO 9001:2008
tersebut, sekolah perlu menganalisis kebutuhan Prosedur Mutu yang lain
khususnya yang berkaitan dengan bisnis utama ( the main busines ).
3) Dokumen Tingkat III : Instruksi Kerja

Instruksi Kerja adalah Dokumen tingkat III, merupakan dokumen turunan
dari Pedoman Mutu dan Prosedur Mutu. Instruksi kerja menguraikan
bagaimana langkah-langkah satu proses dalam suatu prosedur dilakukan.
Jadi Instruksi kerja bersifat lebih sederhana dari prosedur mutu, ruang
lingkup lebih sempit dan hanya satu jalur tidak bercabang.
Pasal 7.5.1.b dan 4.2 SMM ISO 9001 : 2008 menyatakan: keadaan
terkendali produksi dan penyediaan jasa harus mencakup tersedianya
instruksi kerja bila diperlukan. Adanya instruksi kerja akan lebih memberi
kepastian terlaksananya proses-proses di sekolah secara konsisten,
terpantau dan terukur.
Jenis/macam Instruksi Kerja

Jenis-jenis instruksi kerja yang dibutuhkan sekolah dapat diidentifikasi
melalui unit-unit fungsional yang ada di organisasi sekolah (melalui

tupoksi unit fungsional tersebut). Target proses yang dirancang dapat
mengacu pada 8 Standar Pendidikan Nasional Indonesia.
Tolok ukur diperlukan atau tidaknya Instruksi kerja adalah bila ketiadaan
Instruksi Kerja itu dapat berakibat merugikan bagi mutu. Termasuk dalam
kategori “ketiadaannya berakibat merugikan bagi mutu” adalah operasi
kritis, inspeksi yang tidak sederhana, proses yang terdiri dari urutan
banyak langkah sehingga sulit diingat-ingat atau bila instruksi kerja
tersebut dapat memudahkan pelaksanaan operasi yang harus dilakukan.
Jenis-jenis Instruksi kerja Yang dibutuhkan sekolah diantaranya dapat
dilihat pada tabel kebutuhan Instruksi kerja berikut:
Tabel 2.2 : Analisis Kebutuhan Instruksi Kerja

No Unit Tugas Pokok dan Instruksi Kerja
Fungsional Fungsi
1 Kepala Sekolah &  Menetapkan Kebijakan  IK Rapat Tinjauan
WMM  Menetapkan proses Manajemen
pelaksanaan kebijakan
 Memantau dan
mengevaluasi pelaksanaan Catatan:
Pedoman Mutu dan Prosedur
kebijakan dan mutu secara keseluruan
 Mengukur dan menilai hasil dibawah kendali Kepala Sekolah
pelaksanaan kebijakan dan WMM
2 Bidang Kurikulum  Mengembangkan  IK Pengembangan
Kurikulum Kurikulum
 Merencanakan dan  IK Kegiatan Belajar
melaksanakan KBM Mengajar
 Melakukan evaluasi hasil  IK Evaluasi dan
belajar Remediasi
 Melaksanakan remidiasi  IK Uji Kompetensi dan
 Melaksanakan uji Sertifikasi
kompetensi dan sertifikasi
3 Bidang Sarana  Menyiapkan sarana  IK Pengadaan /pembelian
Prasasana ( merencanakan dan  IK Pemeliharaan dan
mengadakan ). perbaikan
 Memelihara dan  IK Pemeliharaan
memperbaiki Lingkungan
 Mengelola lingkungan
4 Bidang Kesiswaan  Penerimaan siswa baru  IK Penerimaan Siswa

 Pembinaan siswa Baru
 Extra kurikuler  IK Penanganan Siswa
Bermasalah
 IK Penanganan siswa
berprestasi

 IK Ektra kurikuler

5 Bidang Humas HKI  Hubungan masyarakat &  IK Hubungan Kerjasama
HKI  IK Pembelajaran di
 Pembelajaran di Industri Industri
 Pemasaran Tamatan  IK Pemasaran Tamatan
 Penelusuran Tamatan  IK Penelusuran Tamatan
6 Tata  Kepegawaian  IK Pengembangan SDM
Usaha  Persuratan  IK Surat Masuk
 Keuangan  IK Surat Keluar
 Pengelolaan data ( Data base )  IK Bea siswa

7 Program  Pelaksanaan pembelajaran di  Seluruh / sebagian besar
Keahlian sekolah Instruksi kerja yang ada
 Pelaksanaan Pembelajaran di akan mengikat Program
Industri Keahlian.
 PelaksanaanUji Kompetensi  Disamping itu terdapat
 Pelaksanaan Pembinaan siswa instruksi kerja khusus
 Pengelolaan lab/bangkel/kebun yang bersifat lokal
praktek
Sesuai Program Keahliannya
5) Dokumen Tingkat IV : Rekaman dan dokumen pendukung
Formulir
Formulir merupakan lembar isian yang diperlukan untuk merekam data-
data/informasi hasil dari suatu proses untuk mendukung instruksi kerja
atau prosedur.
Bentuk dan jumlah dari formulir sangat tergantung kebutuhan
institusi/organisasi. Organisasi dapat merumuskan dan mengembangkan
sendiri bentuk formulir sesuai dengan kebutuhannya.
Untuk Membedakan proses yang memerlukan Instruksi kerja dan proses
yang hanya memerlukan formulir. Proses-proses yang sederhana, sering
dilakukan orang sehingga mudah dilakukan oleh siapa saja tanpa
kekawatiran timbulnya variasi hasil maka tidak diperlukan Instruksi Kerja,
hanya diperlukan formulir. Namun sebaliknya jika proses tersebut
potensial menimbulkan variasi hasil yang berdampak pada
membahayakan keselamatan (kualitas produk, orang, alat ataupun
lingkungan) maka mutlak memerlukan Instruksi Kerja.

Semua proses memerlukan pencatatan sehingga memerlukan formulir.
Jenis formulir dapat dibedakan menjadi dua yaitu, formulir yang
merupakan lampiran/bagian dari Prosedur mutu atau instruksi kerja dan
formulir bebas/bukan lampiran dari Prosedur Mutu atau Instruksi Kerja.
b. Dokumen Luar
Dokumen luar adalah dokumen yang berasal dari luar organisasi skolah
tetapi bersifat mengikat. Dokumen luar harus terdokumentasi di sekolah, karena
menjadi acuan wajib pada setiap proses yang terkait dengan ketentuan-
ketentuan yang terdapat dalam dokumen tersebut. Contoh-contoh dokumen
luar seperti, undang-undang, peraturan pemerintah, keputusan menteri,
peraturan daerah, petunjuk pelaksanaan dan petunjuk teknis yang terkait
dengan pendidikan.
Dokumen luar setiap saat harus terkontrol kemutakhirannya, untuk
menghindari kesalahan dalam penggunaan sebagai acuan.
c. Dokumen Organisasi
Dokumen organisasi adalah dokumen-dikumen yang terkait dengan

pengelolaan organisasi sekolah. Dokumen organisasi sekolah biasanya telah
tercantum dalam Pedoman Mutu ( identitas sekolah ), kecuali pada unit-unit
bagian yang ada di sekolah. Dokumen yang termasuk dalam kelompok
dokumen ini diantaranya, Struktur organisasi, Uraian Tugas, Sasaran mutu unit
kerja, Program Kerja, dokumen ketenagaan.
d. Dokumen Kerja
Dokumen kerja adalah dokumen tambahan yang dibutuhkan dalam

operasional proses-proses di sekolah. Untuk menentukan dokumen tambahan
apa yang dibutuhkan, standar yang baru ini menekankan suatu "pendekatan
proses" dan "pendekatan sistem"yang terdokumentasi untuk mengelola SMM.
Sekolah harus mengidentifikasi dan mendokumentasikan proses lokal ( hanya

mengikat 1 unit ) yang "dibutuhkan" dan proses sistem, yang meliputi
keterkaitan kegiatan antar unit/bagian dan interaksinya.
Dokumen kerja yang dibutuhkan sekolah dapat diidentifikasi melalui
proses-proses yang harus ada di sekolah sesusai ketentuan-ketentuan yang
wajib diacu, seperti Undang-undang nomor... tahun....tentang 8 standar
Pendidikan Nasional Indonesia. Jenis-jenis dokumen yang dibutuhkan dapat
dikelompokkan sesuai fungsional dari unit/bagian yang ada di sekolah. Jenis-
jenis dokumen yang ada pada masing-masing unit fungsional diantaranya dapat
dilihat pada tabel berikut.
Tabel 2.3: Jenis dokumen yang terdapat pada unit fungsional
No Unit fungsional Dokumen
1 Kepala Sekolah Perencanaan/Program,Validasi dan

Penetapan, Pemantauan dan evaluasi,
Rapat Tinjauan Manajemen
2 Unit Tata Usaha Dokumen Ketatausahaan,

Kepegawaian/Ketenagaan, Keuangan,
Persuratan, Fasilitas dan Kesiswaan
(Data base )
1 Unit Kurikulum Dokumen kurikulum, pembelajaran,

bahan ajar, evaluasi hasil belajar,
evaluasi proses, uji kompetensi,
sertifikasi dan guru.
2 Unit Kesiswaan Dokumen Penerimaan siswa baru,

Pembinaan siswa, BP/BK, Kegiatan
extrakurikuler
3 Unit Sarana Dokumen fasilitas ( Inventarisasi,

Pembelian, M&R, Pemakaian ) dan
Lingkungan belajar
4 Unit Humas Dokumen Praktek kerja industri,

Hubungan industri, Penelusuran dan
Pemasaran Tamatan
5 Program Keahlian Dokumen Operasional KBM di sekolah,

Praktek industri, Fasilitas dan
Lingkungan, Kesiswaan sesuai Program
Keahliannya.
Dokumen Kerja/Dokumen Tambahan jenisnya tergantung pada masing-masing

sekolah, satu sekolah dengan sekolah lain kadang terdapat sedikit perbedaan.
e. Referensi
Referensi adalah dokumen yang dibutuhkan organisasi untuk mendukung

kelancaran operasional dan tidak bersifat mengikat. Referensi dapat berbagai
bentuk, seperti buku, majalah, jurnal dan terbitan-terbitan lain, bahkan hasil-
hasil penelitian dan tulisan yang belum diterbitkan. Pengelolaan dokumen
referensi bisa dalam dua bentuk, di kelola dalam perpustakaan dan diluar
perpustakaan. Dokumen referensi yang dikelola di perpustakaan menggunakan
system yang telah baku, sedangkan yang dikelola diluar perpustakaan akan
mengikuti prosedur pengendalian dokumen yang ditetapkan.
f. Rekaman
Rekaman adalah bukti-bukti administrative dari suatu kegiaatan dari

perencanaan, pelaksanaan, pemantauan penilaian dan pengukuran, serta
perbaikan dari proses kegiatan. Menurut pasal 4.2.1.d ISO 9001: 2008
rekaman termasuk juga dokumen khusus hasil dari suatu kegiatan.
Pasal 4.2.1
d. Dokumen, termasuk rekaman, yang ditentukan oleh organisasi untuk
memastikan keefektifan perencanaan, pengoperasian dan pengendalian
proses-proses.
Kekhususan dari rekaman bahwa, rekaman tidak mengalami revisi dan

mempunyai kurun waktu penyimpanan yang ditetapkan organisasi untuk dapat
menjamin mampu telusur terkait dengan kegiatannya.

Rekaman merupakan sumber data yang diperlukan untuk melakukan
perbaikan berkelanjutan (Program remediasi, Tindakan koreksi dan Tindakan
pencegahan). Oleh sebab itu data-data rekaman harus diolah, dianalisis dan
disajikan sedemikian rupa sehingga memudahkan tindakan selanjutnya. Hasil
pengolahan data harus didokumentasikan dan dikendalikan secara baik.
Pasal 8.4
Organisasi harus menetapkan, menghimpun menganalisis data sesuai untuk

memperagakan kesesuaian dan keefektifan sistem manajemen mutu dan untuk menilai di
mana perbaikan berlanjut sistem manajemen mutu dapat dilakukan. Ini harus mencakup
data yang dihasilkan dari pemantauan dan pengukuran dan dari sumber relevan lain.
Analisis data harus memberikan informasi yang berkaitan dengan :
a. kepuasan pelanggan (lihat 8.2.1),
b. kesesuaian dengan persyaratan produk (lihat 8.2.1),
c. karakteristik dan kecenderungan proses dan produk, termasuk peluang untuk
tindakan pencegahan (lihat 8.2.3 dan 8.2.4), dan
d. suplier (lihat 74).
Hasil pengolahan dan analisis data juga akan digunakan dalam

perencanaan selanjutnya, dalam penentuan sasaran mutu dan program kerja.

B. Lembar Kerja / Diskusi
IDENTIFIKASI JENIS DOKUMEN UNIT KERJA
Tujuan : Peserta dapat mengidentifikasi dokumen yang diperlukan

dimasing- masing unit kerja yang ada di sekolah
Alat dan bahan : Alat tulis, Kertas lebar, Labtop, LCD
Langkah Kerja :
Dilakukan pembagian kelompok, peserta dibagi menjadi 4 atau 8 kelompok tergantung

jumlah peserta, setiap kelompok minimal 4 orang.
1. Lakukan identifikasi jenis-jenis kegiatan yang ada pada unit kerja sesuai tugas
kelompok
2. Lakukan identifikasi jenis-jenis dokumen dan rekaman yang dibutuhkan dalam
setiap jenis pekerjaan
3. Lakukan pengecekan apakah dokumen dan rekaman hasil identifikasi telah
memenuhi pendekatan PDCA, jika belum tambahkan kekurangannya dan urutkan.
4. Tuliskan hasil identifikasi anda pada matrik yang telah disediakan
5. Presentasikan terhadap kelompok lain
Tugas diskusi kelompok
Kelompok Unit fungsional

Kelompok 1 Kepala Sekolah /WMM
Kelompok 2 Tata Usaha
Kelompok 3 Kurikulum
Kelompok 4 Kesiswaan
Kelompok 5 Sarana Prasarana
Kelompok 7 Program Keahlian

Lembar Praktek :
Identifikasi Jenis Dokumen Unit Kerja
Nama unit kerja:..................
NO Jenis kegiatan Identifikasi Dokumentasi

Dokumen Rekaman

C. Lembar Evaluasi
Soal Evaluasi
1. Jelaskan apa yang dimaksud dokumen ?

2. Jelaskan apa yang dimaksut dengan Dokumen mutu menurut standar
ISO 9001: 2008 dan sebutkan tercantum pada pasal berapa?
3. Sebutkan Jenis-jenis dokumen yang termasuk dalam Dokumen mutu !
4. Jelaskan secara herarkhis kedudukan dan fungsi dokumen-dokumen
yang termasuk dalam dokumen mutu !
5. Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008 menggunakan pendekatan
proses. Jelaskan secara singkat proses-proses yang memerlukan
Prosedur mutu, Instruksi kerja dan Formulir !
6. Disamping dokumen mutu sebutkan dokumen-dokumen pendukung
yang dibutuhkan oleh sekolah !
7. Rekaman merupakan salahsatu dokumen pendukung. Apa yang
disebut dengan rekaman ?
8. Jelaskan fungsi dan manfaat dari rekaman ?
9. Kelengkapan rekaman dalam suatu proses merupakan tuntutan standar
ISO 9001: 2008. Jelaskan bagaimana memastikan lengkap tidaknya
rekaman dalam satu proses yang dijalankan !
10. Rekaman merupakan sumber data. Menurut standar ISO 9001: 2008
pasal 8.4 apa yang harus dilakukan dalam mengelola rekaman !

A. Lembar Evaluasi
Soal Evaluasi
1. Pedoman mutu merupakan salahsatu dokumen bagian dari Dokumen

mutu dan menduduki herarkhi tertinggi. Jelaskan secara singkat isi
dari Pedoman Mutu !
2. Kebijakan mutu dan sasaran mutu merupakan kebijakan tertinggi
sekolah. Jelaskan hal-hal yang harus diperhatikan dalam menyusun
Kebijakan mutu sekolah dan
3. Jelaskan hal-hal yang harus diperhatikan dalam menyusun Sasaran
mutu sekolah.
4. Proses bisnis sekolah merupakan gambaran secara total system
proses yang dilakukan di sekolah. Jelaskan unsur-unsur pokok yang
harus tercantum dalam Proses bisnis sekolah.
5. Prosedur mutu merupakan gambaran proses-proses tingkat II
sebutkan seluruh prosedur mutu yang diperlukan oleh sekolah !
6. Jelaskan secara singkat hal-hal yang perlu diperhatikan dalam
penyusunan Prosedur mutu !
7. Jelaskan secara singkat bagaimana langkah-langkah untuk
menganalisis kebutuhan Instruksi kerja di sekolah !
8. Jelaskan secara singkat hal-hal yang perlu diperhatikan dalam
penyusunan Instruksi kerja !
9. Formulir merupakan ujud rancangan dari rekaman proses yang
dijalankan. Jelaskan langkah-langkah dalam menganalisis kebutuhan
formulir setiap proses!
10. Formulir merupakan dokumen tingkat IV. Jelaskan jenis-jenis proses
seperti apa yang hanya membutuhkan formulir saja !

Pembelajaran 3.
BAB III
PENGENDALIAN DOKUMEN DAN REKAMAN
Tujuan : peserta pelatihan mampu mengendaliakan dokumen dan rekaman di

sekolah sehingga mampu telusur
A. Uraian Materi
Ketersediaan dokumen yang sesuai, lengkap dan benar di sekolah

merupakan syarat mutlak dalam penjaminan mutu. Disamping itu suatu yang
tak kalah pentingnya adalah proses penyediaan yang cepat dan tepat setiap
saat dokumen diperlukan. Dua hal tersebut merupakan tujuan yang akan
dicapai dalam pengendalian dokumen. Dalam standar ISO 9001: 2008,
pengendalian dokumen diatur dalam pasal 4.2.3.
4.2.3. Pengendalian Dokumen

Dokumen yang dipersyaratkan oleh sistim manajemen mutu harus dikendalikan. Rekaman
adalah dokumen jenis khusus dan harus dikendalikan menurut persyaratan-persyaratan
dalam pasal 4.2.4.
Prosedur terdokumentasi harus ditetapkan untuk menentapkan pengendalian yang
diperlukan
a. Untuk menyetujui kecukupan dokkumen sebelum diterbitkan,
b. Untuk meninjau ulang dan pemutakhiran sebagaimana yang diperlukan dan
penyetujuan ulang dokumen,
c. Untuk memastikan bahwa perubahan-perubahan dan status revisi yang ada pada
dokumen dikenali,
d. Untuk memastikan bahwa dokumen versi yang relevan bisa tersedia pada tempat
yang disediakan.
e. Untuk memastikan bahwa dokumen mudah dibaca dan mudah dikenali
f. Untuk memastikan bahwa dokumen yang berasal dari luar ditentukan oleh
organisasi untuk keperluan perencanaan dan pengoperasian SMM dikenali dan
distribusinya dikendalikan dan
g. Untuk mencegah penggunaan yang tak sengaja dari dokumen kadaluarsa, dan
untuk menerapkan identifikasi yang sesuai jika disimpan untuk keperluan tertentu.

Pengendalian Dokumen dikelola oleh petugas Pengendali dokumen
(Document control). Petugas pengendali dokumen mengelola seluruh
dokumen yang masih berlaku di masing-masing unit kerja dan secara tersistem
dikontrol oleh Wakil manajemen mutu (WMM). Sistem pengendalian dokumen
diatur dengan prosedur terdokumentasi yang ditetapkan oleh sekolah. Hal-hal
yang mendapat perhatian dalam pengendalian dokumen adalah sebagai
berikut:
 Bagaimana dokumen disyahkan sebelum dikeluarkan
 Bagaimana dokumen dikaji, diperbaiki dan disetujui kembali
 Bagaimana status perubahan dan revisi dijelaskan
 Bagaimana menyediakan versi yang benar
 Bagaiman dokumen dibuat menjadi jelas dan dapat diidentifikasi
 Bagaimana dokumen eksternal diidentifikasi dan dikenali
 Bagaimana dokumen yang sudah usang dan kadaluarsa dapat
diidentifikasi dan dikendalikan.
1. Pengendalian Penerbitan Dokumen
Penerbitan dokumen dimulai dari analisis kebutuhan dokumen. Dilanjutkan

dengan penyusunan draf dokumen,verifikasi draf dokumen, editing draf dokumen dan
pengesahan dokumen.
a. Identifikasi dokumen yang diterbitkan
Setiap dokumen yang diterbitkan diberi nomor identifikasi. Untuk dokumen

mutu nomor identifikasi diambil dari nomor pasal Standar ISO 9001: 2008 yang
berhubungan dengan dokumen tersebut. Contoh identifikasi dokumen sebagai
berikut:
Disusun : Yuni Asmara

SMK PUTRA
Nomor : 4.2.2
NUSANTARA Edisi : A
Revisi : 0
PEDOMAN MUTU Berlaku sejak : 19 Nop2012
Halaman : 25 dari 39

Halaman
Cerdas dan
Terampil
b. Lembar verifikasi dan pengesahan
Dokumen yang diterbitkan diberi lembar pemeriksaan dan pengesahan.

Contoh lembar pemeriksaan dan pengesahan seperti berikut.
TANDA
NAMA JABATAN TANGGAL
TANGAN
DIPERIKSA Yuni Asmara WMM
KEPALA SMK
DISAHKAN Hadiwijaya PUTRA
NUSANTARA
2. Pengendalian Revisi dan penarikan dokumen

Dokumen harus selalu dijaga kesesuaiannya dengan perkembangan . Oleh
sebab itu diperlukan proses pemutakhiran. Revisi dan edisi terbitan dokumen diberi
kode, revisi dokumen diberi kode angka (1,2,3......), edisi terbitan dokumen diberi kode
dengan huruf capital ( A,B,C..). Bagian dokumen yang mengalami revisi dan
tanggalnya dicatat dalam folmulir Status Revisi.
STATUS REVISI
No No. Bagian / Sub Bagian yang Disetujui Tanggal

Revisi Halaman Direvisi Oleh
Pengendali Dokumen

………………………
Dokumen yang statusnya tidak berlaku lagi/telah ditarik dan diganti dengan
dokumen hasil revisi atau edisi terbaru diberi tanda cap/stempel ” Daluwarsa”
berwarna merah .
DALUWAR
SA
3. Pengendalian Copy Dokumen
Organisasi sekolah harus mengendalikan penggandaan/copy dokumen

milik sekolah. Hal ini diperlukan agar tidak terjadi kesalahan dalam penggunaan
dokumen. Sekolah perlu mengidentifikasi dokumen-dokumen yang boleh dicopy
secara bebas (copy takterkendali ) dan dokumen-dokumen yang dicopy secara
terkendali. Pengendalian copy dokumen dengan memberi penandaan pada
copy dokumennya.
a. Copy Terkendali
Copy Dokumen yang status dan distribusinya dikendalikan oleh
organisasi diberi tanda cap/stempel ” Copy Terkendali” berwarna hijau .
Distribusi copy terkendali dikendalikan dengan daftar distribusi.
SMK PUTRA NUSANTARA

COPY
TERKENDALI
Nomor/Tanggal :…./……………
DAFTAR / DISTRIBUSI COPY DOKUMEN
No Jenis Dok Nomor Unit Nomor Tanggal Penerima Paraf
Dok Penerima Copy Distribusi
Mengetahui Pengendali Dok.

WMM Perwakilan Unit Kerja
( …………..) ( …………………)

Copy Dokumen yang berstatus copy terkendali, akan ditarik kembali oleh
organisasi dan diganti dengan yang baru jika dokumen masternya mengalami
revisi atau telah terbit edisi terbaru.
b. Copy Tak Terkendali
Copy Dokumen yang status dan distribusinya tidak dikendalikan oleh
organisasi Sekolah diberi tanda cap/stempel ” Copy Tak Terkendali” berwarna
merah .
COPY TAK
TERKENDALI
4. Pengendalian Rekaman
Rekaman adalah bukti obyektif dari pemenuhan dari suatu persyaratan.

Sebagai contoh, "rekaman" meliputi formulir yang telah diisi atau minta dalam
suatu rapat. Rekaman yang dibuat harus jelas, segera, dan dapat diidentifikasi,
serta dapat dibuka kembali (,mampu telusur), metode identifikasi,
penyimpanan, pemanggilan kembali, waktu penyimpanan, dan disposisi
dijelaskan dalam prosedur rekaman yang diperlukan. Rekaman secara khusus
diperlukan oleh standar SMM ISO 9001:2008 adalah meliputi hal-hal berikut ini:
4.2.4 Pengendalian Rekaman

Rekaman yang ditetapkan untuk menyediakan bukti terhadap kesesuaian pada
persyaratan-persyaratan dan keefektifan pengoperasian Sistem Manajemen mutu
harus dikendalikan.
Organisasi harus menetapkan suatu prosedur terdokumentasi untuk
menggambarkan pengendalian yang diperlukan untuk identifikasi, penyimpanan,
perlindungan, perolehan kembali, masa simpan dan pemusnahan rekaman..
Rekaman harus dapat dibaca, bisa diidentifikasi dan dapat diperoleh kembali.
Sesuai dengan pasal 4.2.4 tentang Pengendalian rekaman. Rekaman

harus ditetapkan dan dipelihara untuk memberikan bukti kesesuain pada
persyaratan dan operasi efektif dari sistem manajemen mutunya. Rekaman
harus tetap mudah dapat dibaca, siap ditunjukkan dan diambil. Harus
ditetapkan prosedur terdokumentasi untuk menetapkan kendali yang diperlukan
untuk identifikasi, penyimpanan, perlindungan, pengambilan, masa simpan dan
penghapusan rekaman.

Rekaman mutu harus ditetapkan dan dipelihara untuk memberikan bukti
kesesuaian pada persyaratan dan operasi efektif dari sistem manajemen
mutunya. Rekaman mutu harus tetap mudah dapat dibaca, siap ditunjukkan
dan diambil. Harus ditetapkan prosedur terdokumentasi untuk menetapkan
kendali yang diperlukan untuk identifikasi, penyimpanan, perlindungan,
pengambilan, masa simpan dan penghapusan rekaman.
Masa simpan / retensi rekaman ditetapkan oleh sekolah untuk mencegah
terjadinya penghapusan rekaman yang tak terkendali. Rekaman diklasifikasi
sesuai kaitan pekerjaan dan kepentingannya, kemudian ditentukan umur
simpanya.
Kelengkapan rekaman tercantum dalam dokumentasi setiap Prosedur
mutu dan Instruksi kerja. Untuk menganalisis kelengkapan rekaman dapat di
periksa dengan pendekatan standar ISO 9001: 2008, PDCA untuk semua
rekaman proses. Rekaman proses dikelompokkan atas dasar pekerjaannya
agar mudah melakukan penelusuran.
5. Pengendalian Penempatan Dokumen dan Rekaman
Penataan serta penempatan dikumen dan rekaman merupakan kunci

yang tak kalah pentingnya di dalam pengendalian dokumen dan rekaman.
Untuk menata dokumen dan rekaman sehingga menjamin mampu telusur
diperlukan “system penempatan dokumen” dengan perangkat-perangkat
sistemnya. Perangkat-perangkat system yang diperlukan antara lain sebagai
berikut:
a. Kode Kendali
Kode kendali tidak dituliskan pada dokumen/ rekaman tetapi dituliskan pada
daftar dokumen/rekaman pada kolom kode kendali

D / /
Angka kode dokumen

Huruf kode unit kerja
Angka kode kelompok dokumen
Huruf D menyatakan dokumen
R / /
Angka kode rekaman

Huruf kode unit kerja
Angka kode kelompok rekaman
Huruf R menyatakan Rekaman
b. Kode Penyimpanan
/ /
Angka Nomor Ordner

Huruf kecil a-z kode rak
Huruf besar A- Z kode almari
c. Pengelompokan dokumen
Dokumen dikelompokkan sesuai dengan pekerjaannya untuk masing-

masing unit kerja / fungsional, selanjutnya diberi kode kendali. Kode
kendali tidak perlu dituliskan pada setiap dokumen/rekaman, tetapi akan
dituliskan pada daftar dokumen/daftar rekaman dan daftar induk
dokumen/daftar induk rekaman. Contoh pengelompokan dokumen:
/ T M O /
Dokumen mutu D 01
 Pedoman mutu D01 / / 001
 Prosedur D01 / / 002

 Instruksi kerja D01 / / 003
 Formulir D01 / / 004
/ /
1) Dokumen luar D02
Dokumen luar adalah dokumen yang bersifat mengikat yang berasal dari luar
organisasi
 Undang-undang
 Juknis
 Juklak
2) Reference D03 / /
Reference adalah buku / karya tulis /pustaka yang diperlukan untuk menambah
pengetahuan, selain pustaka yang telah tersistem dalam perpustakaan.
Bacaan apa saja yang bukan milik Perpustakaan atau milik pribadi
3) Dokumen Organisasi D04 / /
 Struktur organisasi
 Uraian tugas
 Matrik Kompetensi
 Sasaran mutu unit kerja
 Action plan pencapaian sasaran mutu
 Program kerja
 curiculum vitae
4) Kelompok dokumen Pembelajaran di Sekolah
D05 / /
5) Kelompok dokumen Pembelajaran di Industri
D06 / /
6) Kelompok dokumen data SDM

D07 / /
7) Kelompok dokumen Unit Produksi ( Teaching Factory )
D08 / /
8) Kelompok dokumen Kesiswaan
D09 / /
9) Kelompok dokumen M & R fasilitas ( lab/bengkel / lahan / kolam dsb )
D10 / /
10) Kelompok dokumen bahan ajar
D11 / /
Pengelompokan rekaman mengikuti cara yang sama dengan
pengelompokan dokumen, hanya pada saat menggunakan kode kendali
huruf D digit pertama diganti dengan huruf R.
d. Daftar Dokumen dan daftar Induk Dokumen
Daftar dokumen dan daftar induk dokumen merupakan salah satu

perangkat pengendalian dokumen yang dibutuhkan untuk mempermudah
penelusuran dokumen. Seluruh dokumen dalam satu kelompok terdaftar
di dalam daftar dokumen. Sedangkan daftar induk dokumen memuat
seluruh kelompok dokumen dalam satu unit kerja.

DAFTAR DOKUMEN
( Contoh )
Unit Kerja : Tata Usaha

Kelompok : Dokumen Mutu
No JUDUL Kode Tempat TGL Status
DOKUMEN Kendali simpan Berlaku revisi
1 Pedoman Mutu D01/TUS/001 A/a/001 4 -6- 2010 0
2 Prosedur D01/TUS/002 A/a/001 4 -6- 2010 0
3 Instruksi Kerja D01/TUS/002 A/a/001 4 -6- 2010 0
4 Instruksi Kerja D01/TUS/002 A/a/001 4 -6- 2010 0
Mengetahui, ................,...................
WMM Pengendali Dokumen
(…………….) (…………………..)
DAFTAR INDUK DOKUMEN

( Contoh )
Unit Kerja : Tata Usaha
No Kelompok Kode Tempat Ket
Dokumen Kendali Simpan
1 Dokumen mutu D01/TUS/01-04 A/a/001
2 Dokumen Luar D02/TUS/01-….
3 Referensi D03/TUS/01-….
4 Dokumen Organisasi D04/TUS/01-….
5 Dokumen Persuratan D05/TUS/01-…. ……….
6 Dokumen Kepegawaian D06/TUS/01-….
7 Dokumen Keuangan D07/TUS/01-….
8 Dokumen Kesiswaan D08/TUS/01-…. ……….
9 Dokumen Sarana prasarana D09/TUS/01-….
10 Data Pegawai D10/TUS/01-….
Mengetahui .........., ..................
WMM Pengendali Dokumen
(……………….) (…………………..)

e. Daftar Rekaman dan daftar Induk Rekaman
DAFTAR REKAMAN
( Contoh )
Unit Kerja : Waka. Kurikulum
Kelompok : Rekaman Pembelajaran Tahun......./semester......
Nama Masa Kode Lokasi
No Ket
Rekaman Simpan Kendali Penyimpanan
Kalender R05/KUR/001 B/a/001
1 3 tahun
Pendidikan
R05/KUR/002 B/a/001
2 Agenda Rapat 3 tahun
R05/KUR/003 B/a/001
3 Verifikasi RPP 3 tahun
B/a/001
Kesanggupan R05/KUR/004
4 Mengajar
3 tahun
dst
………… ,
………………….
Mengetahui
WMM Pengendali Rekaman Unit
Kerja
(……………….) (……………………….)
DAFTAR INDUK REKAMAN

( Contoh )
Unit Kerja : Waka. Kurikulum
Kelompok Masa Kode Lokasi
No Ket
Rekaman Simpan kendali Penyimpanan
R04/KUR/01- … B/b/01-04
1 Organisasi 3 tahun
R05/KUR/01-…. B/b/05-10
2 Peng.Kurikulum 3 tahun
Peng.Bahan R06/KUR/01-…. B/c/11-15
3 3 tahun
ajar
R07/KUR/01-…. B/a/16-34
4 Pembelajaran 3 tahun
R08/KUR/01-…. B/a/35-40
5 Evaluasi Pemb. 3 tahun
Uji Kompetensi R09/KUR/01-…. B/a/41-45
6 3 tahun
& Sertifikasi
……….., …………………….
Mengetaui
WMM Penanggung jawab
(…………………) (……………………….)

B. Lembar Kerja / Diskusi
Lembar kerja 1 :
PENGELOMPOKAN DOKUMEN UNIT KERJA/UNIT FUNGSIONAL
Tujuan : Peserta dapat Mengelompokkan Dokumen di masing-masing

unit kerja
Langkah Kerja :
Dilakukan pembagian kelompok, peserta dikelompokkan menjadi 7 kelompok, setiap
kelompok mendapat tugas pengelompokkan dokumen di masing-masing unit kerja
sesuai pembagian tugasnya.
1. Lakukan identifikasi dokumen unit kerja sesuai dengan tupoksinya

2. Kelompokkan Dokumen unit kerja atas jenis pekerjaan (proses yang dilakukan)
3. Catat dokumen yang telah dikelompokkan ke dalam daftar dokumen dan
tuliskan kode kendalinya dan kode penempatannya.
4. Catat seluruh kelompok dokumen yang ada di unit kerja tersebut ke dalam
daftar induk dokumen.
Lembar Praktek :
Kelompok Unit kerja/unit fungsional


Lembar kerja 2 :
PENGELOMPOKAN REKAMAN UNIT KERJA/UNIT FUNGSIONAL
Tujuan : Peserta dapat Mengelompokkan rekaman di masing-masing

unit kerja
Langkah Kerja :
Dilakukan pembagian kelompok, peserta dikelompokkan menjadi 7 kelompok, setiap
kelompok mendapat tugas pengelompokkan rekaman di masing-masing unit kerja
sesuai pembagian tugasnya.
1. Lakukan identifikasi rekaman di unit kerja sesuai dengan tupoksinya

2. Kelompokkan rekaman unit kerja atas jenis pekerjaan (proses yang dilakukan)
3. Catat rekaman yang telah dikelompokkan ke dalam daftar dokumen dan
tuliskan kode kendalinya dan kode penempatannya.
4. Catat seluruh kelompok rekaman yang ada di unit kerja tersebut ke dalam
daftar induk rekaman.
Lembar Praktek :
Kelompok Unit kerja/unit fungsional


C. Lembar Evaluasi
Soal Evaluasi
1. Pengendalian dokumen dan rekaman merupakan poin yang dianggap kritis

dalam standar SMM ISO 9001:2008. Diatur dalam pasal berapa dan
jelaskan secara singkat maksudnya !
2. Tujuan pengendalian dokumen dan rekaman adalah mampu telusur.
Jelaskan apa yang dimaksud dengan mampu telusur !
3. Sebutkan hal apa saja yang dikendalikan dalam pengendalian dokumen !
4. Dalam penerbitan dokumen terdapat hal-hal penting terkait identifikasi,
kebenaran dan keabsahannya. Jelaskan tentang hal-hal dimaksud !
5. Salah satu yang dikendalikan dalam pengendalian dokumen adalah revisi
dokumen. Jelaskan hal-hal yang harus dilakukan dalam revisi dokumen !
6. Dalam pengendalian dokumen dan rekaman diperlukan perangkat-
perangkat pengendalian. Sebutkan perangkat yang diperlukan dalam
pengendalian dokumen dan rekaman
7. Salah satu poin penting dalam pengendalian dokumen dan rekaman adalah
penempatan / penyimpanan dokumen. Jelaskan langkah-langkah yang
dilakukan dalam penempatan / penyimpanan dokumen.
8. Untuk menjamin mampu telusur dalam pengendalian dokumen dan
rekaman perlu dilakukan pengelompokan dokumen dan rekaman. Jelaskan
dasar yang dipakai dalam pengelompokan dokumen dan rekaman !
9. Rekaman merupakan sumber data yang sangat penting dalam langkah
perbaikan berkelanjutan. Apa yang harus dilakukan oleh sekolah agar
dapat menjamin data-data penting tidak terhapuskan ?.
10. Jelaskan kaitan antara pengendalian rekaman, isi pasal 8.4 (tentang
analisis dan pengolahan data) dengan langkah perbaikan berkelanjutan.

Referensi :
1. Anonim. SNI ISO 9001:2008. Badan Standarisasi Nasional. 2009
2. Anonim. SNI ISO 9000:2005. Pusat Standardisasi dan Jaminan Mutu Nuklir
Badan Tenaga Nuklir Nasional. Modul Pelatihan. 2006
3. http://iso9001-management-system.blogspot.com/2010/01/pengertian-
iso_10.html
4. Overview ISO 9001:2008 dan IWA 2:2007, Materi Pelatihan Badan Standarisasi
Nasional.
5. Peraturan Pemerintah No. 19 Tahun 2005 tentang Standar Nasional Pendidikan
6. www.iso.org/tc176/sc2 Document: ISO/TC 176/SC 2/N 544R3.ISO 9000
Introduction and Support Package: Guidance on the Concept and Use of the
Process Approach for management systems.
7. Document: ISO/TC 176/SC 2/N 836. Implementation Guidance for ISO
9001:2008
8. Document: ISO/TC 176/SC 2/N 525R2. Guidance on the Documentation
Requirements of ISO 9001:2008
9. Anonim., 2002 . Trampil Mengaudit. PT. PE Internasional, Jakarta.
10. Agung Budi. S, 2002. Pemahaman Persyaratan SMM ISO 9001:2000,
Penerapan untuk Organisasi / Institusi Pendidikan, VEDCA, Cianjur.
11. Gaspersz, Vincent, 2002 . ISO 9001:2000 And Continual Quality
Improvement. PT. Gramedia Pustaka Utama, Jakarta.
12. Koesalamwardi, Hirman, 2003. ISO 19011:2002 (terjemahan). PT. PE
Internasional, Jakarta.
13. Suardi, Rudi, 2001. Sistem Manajemen Mutu ISO 9000:2000
Penerapannya Untuk Mencapai TQM. PPM, Jakarta.
14. Willy Susilo , 2003 . Audit Mutu Internal, PT VORQISTATAMA
BINAMEGA, Jakarta,
15. Cahyana Yuni Asmara, 2010. Sistem Manajemen Mutu ISO 9001: 2008
Persyaratan-persyaratan, (Terjemahan), PPPPTK Pertanian Cianjur.
16. Anonim, 2007. IWA 2:2007(E) Quality management systems -
Guidelines for the application of ISO 9001:2000 in education, Geneva


2 Dukumentasi ISO 9001-2008 21-25 Maret '16

Diunggah oleh

Informasi Dokumen

Judul Asli

Hak Cipta

Format Tersedia

Bagikan dokumen Ini

Bagikan atau Tanam Dokumen

Opsi Berbagi

Apakah menurut Anda dokumen ini bermanfaat?

Apakah konten ini tidak pantas?

Hak Cipta:

Format Tersedia

2 Dukumentasi ISO 9001-2008 21-25 Maret '16

Diunggah oleh

Hak Cipta:

Format Tersedia

BAHAN AJAR

DOKUMENTASI SISTEM MANAJEMEN

PUSAT PENGEMBANGAN DAN PENBERDAYAAN

Untuk meningkatkan kinerja Sekolah Menengah Direktorat Pembinaan Sekolah

Ir. Siswoyo, MSi.

Disusun oleh : TIM ISO Edisi :B No Modul : 01/ ISO /DM/2016

BAB I. Pendahuluan ...................................................................................... 6

Disusun oleh : TIM ISO Edisi :B No Modul : 01/ ISO /DM/2016

Tabel 2.1 : Acuan yang digunakan

Disusun oleh : TIM ISO Edisi :B No Modul : 01/ ISO /DM/2016

Disusun oleh : TIM ISO Edisi :B No Modul : 01/ ISO /DM/2016

Disusun oleh : TIM ISO Edisi :B No Modul : 01/ ISO /DM/2016

1. Tujuan Pembelajaran Umum

Peserta dapat mengidentifikasi jenis dokumen dan rekaman yang

2. Tujuan Pembelajaran khusus

Disusun oleh : TIM ISO Edisi :B No Modul : 01/ ISO /DM/2016

Disusun oleh : TIM ISO Edisi :B No Modul : 01/ ISO /DM/2016

B. Persyaratan Dokumentasi ISO 9001:2008

Klausul 4.2.1 Umum menjelaskan bahwa manajemen mutu dokumentasi

Disusun oleh : TIM ISO Edisi :B No Modul : 01/ ISO /DM/2016

Disusun oleh : TIM ISO Edisi :B No Modul : 01/ ISO /DM/2016

Tujuan : Peserta pelatihan mampu mengidentifikasi jenis-jenis dokumen yang

Sistem Manajemen Mutu ISO 9001: 2008 merupakan Sistem manajemen

Setiap sekolah akan membutuhkan dokumen yang berbeda-beda sesuai

Disusun oleh : TIM ISO Edisi :B No Modul : 01/ ISO /DM/2016

CATATAN 1 Bila dijumpai istilah “prosedur yang didokumentasikan” di dalam Standard

Dokumen mutu adalah dokumen yang diperlukan oleh sekolah berkaitan

Disusun oleh : TIM ISO Edisi :B No Modul : 01/ ISO /DM/2016

1). Dokumen Mutu Tingkat I : Pedoman Mutu

4.2.2 Pedoman Mutu

Berdasarkan klausal 4.2.2 pedoman mutu terdiri dari :

2). Dokumen Tingkat II : Prosedur Mutu

Disusun oleh : TIM ISO Edisi :B No Modul : 01/ ISO /DM/2016

3) Dokumen Tingkat III : Instruksi Kerja

Jenis/macam Instruksi Kerja

Disusun oleh : TIM ISO Edisi :B No Modul : 01/ ISO /DM/2016

Tabel 2.2 : Analisis Kebutuhan Instruksi Kerja

4 Bidang Kesiswaan  Penerimaan siswa baru  IK Penerimaan Siswa

Disusun oleh : TIM ISO Edisi :B No Modul : 01/ ISO /DM/2016

5) Dokumen Tingkat IV : Rekaman dan dokumen pendukung

Disusun oleh : TIM ISO Edisi :B No Modul : 01/ ISO /DM/2016

Dokumen organisasi adalah dokumen-dikumen yang terkait dengan

Dokumen kerja adalah dokumen tambahan yang dibutuhkan dalam

Disusun oleh : TIM ISO Edisi :B No Modul : 01/ ISO /DM/2016

Tabel 2.3: Jenis dokumen yang terdapat pada unit fungsional

No Unit fungsional Dokumen

1 Kepala Sekolah Perencanaan/Program,Validasi dan

2 Unit Tata Usaha Dokumen Ketatausahaan,

1 Unit Kurikulum Dokumen kurikulum, pembelajaran,

2 Unit Kesiswaan Dokumen Penerimaan siswa baru,

3 Unit Sarana Dokumen fasilitas ( Inventarisasi,

4 Unit Humas Dokumen Praktek kerja industri,

5 Program Keahlian Dokumen Operasional KBM di sekolah,

Disusun oleh : TIM ISO Edisi :B No Modul : 01/ ISO /DM/2016

Dokumen Kerja/Dokumen Tambahan jenisnya tergantung pada masing-masing

Referensi adalah dokumen yang dibutuhkan organisasi untuk mendukung

Rekaman adalah bukti-bukti administrative dari suatu kegiaatan dari

Kekhususan dari rekaman bahwa, rekaman tidak mengalami revisi dan

Disusun oleh : TIM ISO Edisi :B No Modul : 01/ ISO /DM/2016

Organisasi harus menetapkan, menghimpun menganalisis data sesuai untuk

Hasil pengolahan dan analisis data juga akan digunakan dalam

Disusun oleh : TIM ISO Edisi :B No Modul : 01/ ISO /DM/2016

IDENTIFIKASI JENIS DOKUMEN UNIT KERJA