PENYIMPANAN DAN PENGAMBILAN

BERKAS REKAM MEDIS

Penyimpanan/Penjajaran (filling ) adalah sistem penataan rekam medis dalam suatu

tempat yg khusus agar penyimpanan dan pengambilan ( Retrieval ) menjadi lebih
mudah dan cepat.
 

Sistem penyimpanan ada 2 cara :

1. Sentralisasi 
adalah penyimpanan rekam medis seorang pasien dalam satu kesatuan baik
catatan – catatan kunjungan poliklinik (rawat jalan) maupun catatan – catatan
selama seorang pasien dirawat (rawat inap) yang disimpan dalam satu tempat.
Kelebihan :
 Mengurangi terjadinya duplikasi dalam pemeliharaan dan penyimpanan berkas
rekam medis
 Mengurangi jumlah biaya yang dipergunakan untuk peralatan dan ruangan
 Tata kerja dan peraturan mengenai kegiatan pencatatan medis mudah di
standarisasikan
 Memungkinkan peningkatan efisiensi kerja petugas penyimpanan
 Mudah untuk menerapkan sistem unit record (satu pasien satu nomor)
Kekurangan :
 Petugas menjadi lebih sibuk karena harus menangani unit rawat jalan dan unit rawat
inap
 Rumah Sakit harus mampu menyediakan ruang penyimpanan yang luas
 Tempat penerimaan pasien harus buka selama 24 jam
 

2. Desentralisasi
adalah penyimpanan antara berkas rekam medis rawat jalan dan rawat inap
terpisah.
Kelebihan :
 Efisiensi waktu sehingga pasien mendapat pelayanan lebih cepat
 Beban kerja yang dilaksanakan petugas lebih ringan
Kekurangan :
 Mungkin terjadi duplikasi dalam penyimpanan berkas rekam medis
 Biaya yang diperlukan untuk peralatan dan ruangan lebih banyak
 

Secara teoritis sistem sentralisasi lebih baik dari pada sistem desentralisasi, tetapi
tergantung pada kondisi rumah sakit antara lain :

1. Terbatasnya sumber daya manusia

2. Terbatasnya kemampuan dana rumah sakit
3. Bentuk bangunan rumah sakit yang sudah tidak memungkinkan
4. Bentuk/model penyimpanan ada 2 :
 1. Alfabetis
2. Nomor
 

1. Alfabetis
Ialah sistem penyimpanan rekam medis berdasarkan abjad dari nama pasien

Sistem ini lebih mudah dipelajari namun sukar dalam praktek terutama di RS besar

Sistem ini praktis dapat dijalankan di unit pelayanan yang pasiennya sedikit seperti
praktek dokter,    puskesmas, BP.

2. Nomor
Ialah sistem penyimpanan rekam medis berdasarkan nomor rekam medis yang
diberikan kepada setiap pasien

Sistem ini membutuhkan waktu untuk mempelajarinya tetapi hasilnya akan lebih baik di
RS besar maupun RS kecil

Sistem penyimpanan menurut nomor terdiri dari :

1. Sistem Nomor Langsung (Straight Numerical Filling System)

2. Sistem Angka Akhir (Terminal Digit Filling System)
3. Sistem Angka Tengah (Middle Digit Filling System)
 

1. Sistem Nomor Langsung (Straight Numerical Filling System)

Adalah penyimpanan rekam medis dalam rak penyimpanan secara berurutan sesuai
dengan urutan nomor rekam medis pasien.

Contoh :

00-02-01

00-02-02

00-02-03

00-02-04

00-02-05
Keuntungan :
 Mudah untuk melatih para petugas
 Mudah pengambilan untuk keperluan riset atau pendidikan
 Mudah memilah rekam medis yang inaktif
Kelemahan :
 Mudah terjadi kekeliruan dalam penyimpanan karena harus melihat semua angka
 Mudah salah menulis nomor, misal angka 3 ditulis 8
 Mudah salah penyimpanan, misal nomor 000234 disimpan di nomor 000243
 Terjadinya konsentrasi kerjaan di area rak penyimpanan nomor besar/ baru
 Sulit mempekerjakan banyak petugas karena akan berhimpitan disatu area
1. Sistem Angka Akhir (Terminal Digit Filling System)
Penyimpanan sistem angka akhir menggunakan nomor rekam medis dengan 6 angka
dan dikelompokkan menjadi 3 kelompok yang masing-masing terdiri dari 2 angka.

Angka pertama yaitu 2 angka yang terakhir/paling kanan (Primary Digits)

Angka kedua yaitu 2 angka yang ditengah (Secondary Digits)

Angka ketiga yaitu 2 angka yang paling kiri (Tertiary Digits)

Sistem angka akhir lebih banyak yang memilih karena secara umum lebih mudah,
efektif dan efisien.

Contoh :     00-02-50

00                        02                           50

(angka ketiga)     (angka kedua)     (angka pertama)

46-52-02          98-03-86          98-99-30

47-52-02          99-03-86          99-99-30

48-52-02          00-04-86          00-00-31

49-52-02          01-04-86          01-00-31

50-52-02          02-04-86          02-00-31

Keuntungan :
 Pertambahan Jumlah rekam redis selalu tersebar secara merata ke 100 kelompok di
dalam rak penyimpanan
 Petugas penyimpanan tidak akan berdesak-desakan disatu tempat area rak
penyimpanan
 Petugas dapat diserahi tanggung jawab untuk sejumlah section tertentu sehingga
pekerjaan akan terbagi rata, misal ada 4 petugas masing-masing diserahi bagian
00-24, bagian 25-49, bagian 50-74 dan bagian 75-99
 Rekam medis yang tidak aktif dapat diambil dari rak penyimpanan dari setiap
section pada saat ditambahnya rekam medis baru di section tersebut
 Jumlah rekam medis untuk tiap-tiap section terkontrol dan bisa dihindarkan
timbulnya rak-rak kosong
 Dengan terkontrolnya jumlah rekam medis akan membantu memudahkan dalam
perencanaan peralatan penyimpanan (jumlah rak)
 Kekeliruan penyimpanan (misfile) dapat dicegah
 

 Sistem Angka Tengah (Middle Digit Filling System)

Penyimpanan sistem angka tengah menggunakan nomor rekam medis dengan 6 angka
dan dikelompokkan menjadi 3 kelompok yang masing-masing terdiri dari 2 angka.

Angka pertama yaitu 2 angka yang ditengah (Primary Digits)

Angka kedua yaitu 2 angka yang paling kiri (Secondary Digits)

Angka ketiga yaitu 2 angka yang paling kanan/terakhir (Tertiary Digits)

contoh :                        58                             78                          96

(angka kedua)      (angka pertama)       (angka ketiga)

58-78-96                     99-78-96

58-78-97                      99-78-97

58-78-98                      99-78-98

58-78-99                      99-78-99

59-78-00                      00-79-00

59-78-01                      00-79-01
Keuntungan :
 Penggantian dari sistem nomor langsung ke sistem angka tengah lebih mudah
karena angka yang berubah sama-sama angka yang posisinya paling kanan/terakhir
 Memudahkan pengambilan 100 buah rekam medis yang nomornya berurutan
 Petugas penyimpanan dapat dibagi sehingga kekeliruan penyimpanan dapat
dicegah
Kelemahan :
 Memerlukan latihan dan bimbingan yang lebih lama
 Terjadi rak-rak yang kosong pada beberapa section, apabila rekam medis dialihkan
ke tempat penyimpanan tidak aktif
 Tidak bisa digunakan untuk nomor yang lebih dari 6 angka
 

Fasilitas Fisik Ruang Penyimpanan

Yang harus diperhatikan dalam ruang penyimpanan yaitu alat penyimpanan yang baik,
penerangan yang baik, pengaturan suhu, pemeliharaan ruangan dan faktor
keselamatan kerja petugas.

Alat penyimpanan rekam medis yang umum dipakai :

1. Rak terbuka (open self file unit)

2. Lemari lima laci (five – drawer file cabinet)
3. Roll O’Pack (terdiri dari rak file statis dan dinamis)
 

Alat penyimpanan rak terbuka lebih dianjurkan pemakaiannya karena :

1. Harganya lebih murah

2. Petugas dapat mengambil dan menyimpan rekam medis lebih cepat
3. Menghemat ruangan dengan menampung lebih banyak rekam medis dan tidak
terlalu makan tempat
 

Petunjuk Penyimpanan
Sebaiknya pada deretan map-map rekam medis yang disimpan dalam rak harus diberi
tanda petunjuk yang berguna untuk mempercepat pekerjaan menyimpan dan
menemukan rekam medis.

Contoh petunjuk untuk terminal digit, section 84 ditulis sebagai berikut :

00    01       02        03
84    84       84        84
Penjelasannya :
Angka diatas adalah kelompok angka kedua sedangkan yang dibawah adalah
kelompok angka pertama, misal nomor yang diurut dibelakang petunjuk 00-00-84

01-00-84

02-00-84

03-00-84

Sampul Pelindung Rekam Medis

Rekam medis harus diberi pelindung sampul untuk :

 Memelihara keutuhan susunan lembaran-lembaran rekam medis

 Mencegah terlepas atau tersobeknya lembaran sebagai akibat sering dibolak-balik
lembaran tersebut
Sampul yang sering dipakai :

 Sampul pelindung
 Map
 Amplop
 

Cara Menemukan Kekeliruan Melakukan Penyimpanan

R.S Hendry Ford di Detroit mengembangkan sistem 7 langkah

1. Lakukan pengecekan terhadap seluruh kelompok map RM yang terletak dibelakang

1 petunjuk penyimpanan
Contoh : Jika yang dicari NO 75-43-24 pertama selidikilah seluruh map di belakang
petunjuk 43
24

2. Tentukan letak yang seharusnya dalam tempat menurut angka kedua

Contoh : 75-40-24, 75-42-24 sampai 75-49-24

3. Carilah map nomor 75-34-74 kekeliruan mungkin terjadi karena salah melihat pada
angka kedua
4. Lihatlah urutan angka kedua dari 00 sampai 99
misalnya: 75-00-24, 75-01-24, 75-02-24 s/d 75-99-24
5. Lihatlah kelompok didepan berikutnya diatas dan dibawah petunjuk yang
bersangkutan
6. Lihatlah tempat yang seharusnya didalam 10 urutan angka akhir dalam satu devisi
Contohnya 75-43-20, 75-43-22, 75-43-23 sampai 75-43-39

7. Jika rekam medis tersebut belum juga ditemukan,langkah selanjutnya mencari pada
seluruh divisi kemudian seluruh seksi, kemungkinan RM tersebut telah diambil dan
disimpan di tempat lain
Pengambilan Rekam Medis (Retrieval)
Pengeluaran rekam medis harus ada ketentuan/peraturan tentang pengeluaran RM
yang ditentukan oleh Rumah Sakit diantaranya :

1. RM tidak boleh dibawa keluar ruang penyimpanan tanpa surat permintaan yang sah
2. Identitas peminjam dan maksudnya harus jelas
3. Jangka waktu peminjaman
4. Nama petugas yang mengeluarkan
5. Penggunaan RM untuk research harus dengan persetujuan pimpinan
6. RM tidak dibenarkan berada diluar rumah sakit kecuali atas perintah pengadilan
 

Petunjuk Keluar (Out Guide/kartu pinjam/Tracer) adalah suatu alat yang penting untuk
mengawasi keluarnya RM dari tempat penyimpanan yang biasanya diletakan sebagai
pengganti pada tempat berkas rekam medis di rak penyimpanan

Kode Warna untuk map RM dimaksudkan untuk mencegah kekeliruan dalam

penyimpanan dan memudahkan dalam pencarian berkas rekam medis yang salah
simpan

Penggunaan kode warna dianjurkan sebagai berikut :

Angka           Warna                 Angka             Warna
0                 Ungu                    5                 Coklat
1             Kuning                   6              Kemerahan
2             Hijau Tua               7             Hijau Muda
3               Orange                  8                 Merah
4             Biru muda                          9                Biru tua
Persyaratan tata ruang penyimpanan yang baik :
1. Ruang yang tersedia dapat dipergunakan secara efisien
2. Tersedianya pelayanan yang menunjang   ( listrik, air, AC, dsb )
3. Pimpinan dengan mudah melakukan pengawasan
4. Terciptanya komunikasi dan arus kerja yang lancar
5. Mobilitas pegawai tak terganggu oleh letak peralatan
6. Terciptanya rasa aman bagi pegawai
7. Susunan tempat kerja dapat dengan mudah dirubah sewaktu-waktu
8. Memberikan suasana yang dapat merangsang daya kerja
 
Lama penyimpanan rekam medis
1. Permasalahan :
 Kurangnya ruang penyimpanan
 Kurang tenaga
 Kurang peralatan
 Kekhawatiran akan menghapus RM
 Adanya was-was akan sanksi hukum
2. Lama penyimpanan
 G.D. Mogly dari India
– Rawat Jalan : 3 – 5 th, Rawat Inap : sekurang-kurangnya 10 th

 AMRA
– Dalam keadaan biasa : 5 th setelah kunjungan terakhir

– RM yang dalam perkara : 10 th setelah perkara selesai

 JOIN COMISSION ACREDITATION OF HOSPITAL, tergantung :

– Perawatan pasien, Keperluan hukum, Riset dan pendidikan, dsb

 INDONESIA
– Rawat jalan minimal 5 th, rawat inap min 5 th kecuali untuk kasus-kasus tertentu

Ketentuan dan Prosedur Penyimpanan

1. Yang berhak menyimpanan dan mengambilan berkas rekam medis hanya petugas
yang bertugas di penyimpanan
2. Setelah dikembalikan ke bagian rekam medis berkas disortir terlebih dahulu
3. Berkas rekam medis yang sampulnya rusak atau lembarannya lepas segera
diperbaiki
4. Pengamatan, pengecekan, pengaturan, pemeliharaan dan pengevaluasian harus
dilakukan secara periodik
5. Berkas rekam medis yang berkenaan dengan proses hukum harus disimpan
terpisah dari rak penyimpananan yang biasa, misalnya diruang kepala rekam medis
6. Harus membuat laporan rutin kegiatan di penyimpanan seperti :
 Jumlah rekam medis yang keluar dari rak penyimpanan setiap harinya untuk
poliklinik
 Jumlah permintaan rekam medis dari IGD ataupun rawat inap
 Jumlah salah simpan
 Jumlah rekam medis yang tidak dapat ditemukan
 

 
Distribusi Rekam Medis
Ada beberapa cara dalam pendistribusian, antara lain :

1. Secara manual atau pengiriman oleh petugas diantarkan

2. Bila keperluannya darurat langsung saja diambil oleh petugasnya sendiri ke bagian
rekam medis
3. Menggunakan “pneumatic tube” yaitu pipa tekanan medis yang dapat mengantarkan
dengan cepat berkas rekam medis ke berbagai bagian
4. Menggunakan teknologi computer dengan harapan lebih mempercepat dalam
penyaluran data-data pasien
 

Perencanaan Terhadap Rekam Medis yang Tidak Aktif

Harus menyediakan tempat untuk menyimpan berkas rekam medis yang tidak aktif

Batasan umum berkas rekam medis dinyatakan aktif yaitu 5 tahun terhitung dari terakhir
pasien berobat (Kep. DirJen YanMed No. YM.00.03.2.2.1296 tanggal 27 November
1996), tetapi ada juga rumah sakit yang berkas rekam medisnya baru 2 tahun sudah
dinyatakan tidak aktif karena keterbatasan tempat penyimpanan