Laporan Praktik Kerja Lapangan ini ditulis untuk memenuhi salah satu
persyaratan mendapatkan Gelar Ahli Madya pada Fakultas Ekonomi
Universitas Negeri Jakarta.
Segala puji dan syukur Praktikan ucapkan kepada Allah SWT yang telah
Laporan Praktik Kerja Lapangan Pada Divisi Teknisi PT Citra Vita Buana.
kegiatan Praktik Kerja Lapangan serta kendala yang dihadapi Praktikan dalam
proses penyusunan Laporan Praktik Kerja Lapangan ini. Untuk itu ungkapan
terima kasih Praktikan tujukan kepada pihak-pihak berikut yang telah memberikan
1. Dr. Nuryetty Zain, MM. selaku dosen pembimbing yang telah memberikan
Kerja Lapangan.
3. Drs. Nurdin Hidayat, MM, M,Si. selaku Ketua Ketua Jurusan Ekonomi dan
4. Dr. Dedi Purwana E.S., M.Bus. selaku Dekan Fakultas Ekonomi yang telah
Ekonomi.
5. Orang tua dan keluarga yang selalu menjadi motivasi serta memberikan
6. Ansor Maloho, A.Md. selaku Kepala Divisi Teknisi PT Citra Vita Buana.
iv
7. Eni Finawati, A.Md. selaku pembimbing dalam pelaksanaan Praktik Kerja
itu kritik dan saran sangat diharapkan demi perbaikan penyusunan laporan yang
mendatang. Semoga karya tulis ini selalu mendapat ridha-Nya dan berguna bagi
pembaca.
Praktikan
v
DAFTAR ISI
Halaman
BAB I PENDAHULUAN
vi
BAB IV PENUTUP
A. Kesimpulan ..................................................................... 42
B. Saran ............................................................................... 43
LAMPIRAN ........................................................................................... 46
vii
DAFTAR GAMBAR
Halaman
viii
DAFTAR LAMPIRAN
Halaman
ix
BAB I
PENDAHULUAN
terutama di era globalisasi yang sangat ketat saat ini, maka setiap generasi baru
yang akan dihadapinya dengan cara membekali diri dengan pendidikan. Saat
kemajuan yang sangat cepat serta terjadi hampir di seluruh negara, salah
perubahan yang berlangsung secara cepat. Maka dari itu, kita dituntut untuk
tersebut. Dalam hal ini, peran sumber daya manusia sangat penting dan
dimana setiap individu dituntut untuk memiliki keahlian dan keterampilan yang
untuk memiliki kemampuan yang baik dalam bidangnya, hal ini dimaksudkan
agar dapat bersaing di dalam dunia kerja. Untuk melatih serta mengasah
1
2
pendidikan hubungan antara teori dan praktik merupakan hal penting untuk
tinggi dalam menghasilkan tenaga kerja terdidik yang siap pakai pada
kebutuhan dunia kerja, salah satu program tersebut adalah Praktik Kerja
Kerja Lapangan.
bangku kuliah kedalam dunia kerja yang sebenarnya. Selain itu Praktik Kerja
segala potensi yang ada pada diri masing-masing. Maka dari itu dengan adanya
ilmiah yang diperoleh dari bangku akademis untuk melihat, menganalisis dan
sesungguhnya.
4
kemampuan berkomunikasi dan bekerja dalam satu tim, serta tekanan kerja
C. Kegunaan PKL
juga bermanfaat bagi universitas, dunia usaha atau instansi terkait. Manfaat
1. Bagi Mahasiswa:
a) Mahasiswa dapat menerapkan ilmu yang diperoleh dari perkuliahan
2. Bagi Universitas :
a) Sebagai bahan masukan untuk meningkatkan kualitas kurikulum bagi
para mahasiswanya.
c) Praktik Kerja Lapangan ini berguna untuk saling menambah kerja sama
d) Adanya ikatan yang lebih baik antara keduanya yang dapat meningkatkan
3. Bagi Perusahaan :
a) Indikator sejauh mana mahasiswa telah mendapatkan ilmu selama masa
D. Tempat PKL
Website : http://www.citravitabuana.com/
6
Juni 2015 sampai 27 Agustus 2015. Adapun waktu pelaksanaan Praktik Kerja
Lapangan sesuai dengan jam kerja di PT Citra Vita Buana adalah sebagai
berikut:
Hari : Senin-Jumat
beberapa tahapan:
2. Tahap Pelaksanaan
tujuan yang sudah di daftarkan selama dua bulan terhitung sejak tanggal 22
Juni 2015 sampai dengan 27 Agustus 2015 dengan waktu kerja mengikuti
aturan perusahaan.
3. Tahap Pelaporan
Lapangan yang menjadi salah satu syarat untuk lulus dalam perkuliahan
kesehatan pertama di Indonesia yang didirikan pada tahun 1997. Produk yang
distribusikan oleh Buana Alkes – Grup adalah alat kesehatan yang berupa
produk untuk ibu menyusui dan untuk anak. Selain itu, perusahaan juga
menjual peralatan rumah sakit, plastik dan produk kosmetik yang akan
seluruh Pulau Jawa dan Sumatera termasuk dengan sistem persediaan alat
teknis.
8
9
PT Citra Vita Buana, menjadi bagian dari Buana Alkes - Grup set-up
PT Citra Vita Buana pada cabang kota Bekasi merupakan supplier alat-
alat medis di Indonesia yang menjadi agen tunggal pemegang merk untuk tujuh
merk dagang yang memiliki puluhan tipe produk dengan kisaran harga masing-
masing tipe antara dua puluh juta sampai empat ratus juta rupiah. Karena
produk utama dalam peralatan medis. Peralatan medis di impor langsung dari
c) Memiliki tenaga-tenaga Sales & Marketing yang Smart & Experience serta
inginkan oleh paramedis secara khusus maupun Rumah Sakit secara umum.
Vita Buana memiliki struktur organisasi yang saling berkaitan. Struktur organisasi
tersebut menggambarkan secara jelas pemisah kegiatan dari pekerjaan antara yang
11
satu dengan kegiatan yang lain dan pembatas fungsi. Berikut adalah struktur
Gambar II.1
Sumber: PT Citra Vita Buana
Citra Vita Buana. Divisi teknisi melakukan pekerjaan setelah terjadi penjualan
alat kesehatan. Di dalam divisi teknisi, selain teknisi juga terdapat staff
dokumen yang dibutuhkan untuk kegiatan uji fungsi alat, SOP, dan
A. Bidang Kerja
bagian sub bagian administrasi pada divisi teknisi. Divisi teknisi memiliki
tugas yaitu mengurus segala sesuatu yang berhubungan dengan alat kesehatan,
alat yang dikirim dari produsen, pemeliharaan dan perbaikan alat kesehatan
berikut:
1. Korespondensi
2. Kesekretarisan
3. Kearsipan
4. Otomatisasi Kantor
5. Bidang lain
13
14
B. Pelaksanaan Kerja
Terhitung mulai tanggal 22 Juni sampai dengan 27 Agustus 2015. Pada tanggal
Direktur Utama PT Citra Vita Buana, dalam pertemuan tersebut Bapak Hajar
oleh Bapak Ansor Maloho selaku Kepala Divisi mengenai pekerjaan yang akan
sebagai berikut:
1. Korespondensi
dari satu pihak kepada pihak lain, baik dengan pihak dalam maupun luar
penawaran harga kepada rumah sakit atau instansi yang telah melakukan
pembelian alat kesehatan. Surat penawaran harga adalah surat yang berisi
15
dibuat, yaitu:
1) Kop surat
3) Nomor surat
4) Lampiran
5) Perihal
7) Salam pembuka
9) Salam penutup
tangani.
Divisi Teknisi.
perusahaan.
2. Kesekretarisan
presentasi alat, install alat, uji fungsi serta service and maintenance rutin
dilakukan untuk esok hari, yaitu: install alat, presentasi alat atau uji
fungsi.
2) Setelah itu mencatat nama rumah sakit atau instansi yang akan dituju.
3) Praktikan mencatat nama unit alat yang telah dibeli rumah sakit atau
instansi.
2) Nama instansi: nama rumah sakit atau perusahan lainnya yang akan
dikunjungi.
divisi teknisi saja melainkan juga dari luar divisi teknisi. Jadwal ini
Gambar III.1
Sumber: Hasil diolah dari PT Citra Vita Buana
merupakan jadwal pribadi milik divisi teknisi dan hanya diketahui divisi
2) Praktikan memeriksa rumah sakit atau instansi mana yang akan dan
Desember 2015.
3) Bulan: jadwal bulan kegiatan yang akan dan telah dilakukan. Jadwal
Diberikan keterangan
catatan untuk dijadikan sebagai bahan bukti suatu transaksi atau kegiatan
daftar hadir untuk para peserta terkait akan dilakukannya uji fungsi alat
di rumah sakit.
adalah:
stampel perusahaan.
berita acara dikarenakan kertas yang digunakan pada printer dot matrix
berangkap 2, yang mana lembar pertama untuk rumah sakit atau instansi
format yang ada, dan detail kelengkapan alat tanpa mengisi data rumah
secara manual kelengkapan data dari rumah sakit atau instansi yang akan
dituju.
1) Nomor
2) Nama customer
3) No. telp
4) Nama alat
6) Ruang pengecekkan
7) Tanggal pengecekkan
maupun kelompok.
rumah sakit yang telah melakukan pembelian alat sebelumnya. Dalam hal
presentasi alat dengan membuat daftar hadir untuk para peserta rumah
sakit yang mengikuti presentasi cara penggunaan alat dan membuat tanda
daftar hadir ini rangkap 2 yang mana 1 untuk diserahkan ke rumah sakit
sebagai arsip rumah sakit dan 1 lagi untuk arsip perusahaan. Dan
terima ini juga rangkap 2 yang mana 1 untuk rumah sakit dan 1 lagi
3. Kearsipan
sebagai berikut:
a. Service Report
kegiatan tersebut.
terkecil.
report.
b. Kartu Garansi
dapat mengetahui rumah sakit atau instansi yang telah habis masa
terkecil ke terbesar.
dibuatnya surat.
nama bulan.
4. Otomatisasi Kantor
a. Membuat Database
dokumen berikut:
yang terkecil.
berikut:
ke terbesar.
tertentu.
29
b) Kartu Garansi
ternyata rusak atau pun tidak berfungsi dengan benar dan pembeli dapat
mulai dari tahun 2011-2015. Hal pertama yang Praktikan lakukan adalah
diberikan.
1) Tanggal pembelian
c) Service Report
dilakukan berkala setiap 3 bulan sekali setelah install alat pertama kali
unit. Buku ini digunakan tiap 3 bulan sekali dan di bawa saat kegiatan
kesehatan.
per tahun dan berdasarkan tanggal dari service report yang dilakukan.
1) Tanggal pengecekkan
b. Menggandakan Dokumen
fotokopi dengan bagian tepi atas kiri menempel pada sudut kaca
tempat fotokopi.
5) Pilih ukuran kertas sesuai dengan kebutuhan, lalu tekan tombol start
untuk menggandakan.
c. Scanner
atasan melalui email. Beberapa contoh dokumen yang di scan yaitu surat
penawaran harga, berita acara dan surat rekomendasi alat rusak. Dengan
scanner.
33
photoshop.
5) Klik scan maka secara otomatis hasil akan tampil dilayar photoshop.
d. Mengirim Fax
mesin ini.
untuk mengirim dokumen melalui mesin fax kepada rumah sakit atau
instansi yang dituju. Biasanya dokumen yang dikirim melalui fax adalah
bunyi “beep”
3) Lalu tekan tombol start dan akan terdengar nada fax itu sendiri
4) Akan muncul tulisan “Send”di layar fax. Proses mengirim fax selesai.
34
e. Mencetak Dokumen
berbeda, yaitu:
dokumen seperti surat penawaran harga, daftar hadir uji fungsi dan
sebagainya.
Indonesia.
praktik tersebut. Adapun kendala yang dihadapi yaitu penerapan sistem arsip
yang tidak sesuai dengan prosedur dan tidak beraturnya penataan terhadap
sistem penyimpanan arsip yang mana. Hal ini dikarenakan tidak adanya
Praktikan saat bekerja. Penataan terhadap perlengkapan arsip yang tidak teratur
dan penemuan kembali terhadap surat atau berkas yang dibutuhkan menjadi
sulit ditemukan. Pekerjaan yang awalnya dapat diselesaikan satu hari menjadi
36
dua hari. Sehingga banyak pekerjaan lainnya yang tidak dapat dikerjakan
karena sistem penyimpanan arsip yang tidak sesuai sistem yang ada sehingga
secara tepat waktu, maka dari itu Praktikan mencari solusi untuk mengatasi
divisi teknisi. Yang mudah untuk dilakukan dan dapat mempercepat waktu saat
Adapun sistem penyimpanan arsip yang dikemukakan The Liang Gie yaitu:
1
The Liang Gie, Administrasi Perkantoran Modern. (Yogyakarta: Liberty, 2007) p.120
37
penyimpanan arsip yang sesuai dengan kondisi dan keadaan divisi teknisi yaitu
sistem ini sangat mudah diterapkan, sederhana, cocok untuk pengolah kegiatan
yang jatuh tempo, dan sangat cocok untuk pelaksanaan kegiatan di divisi
teknisi. Sebab dalam kegiatan service and maintenance pada divisi teknisi
yang harus dilakukan kegiatan service and maintenance dalam tiap bulannya.
Dan dengan sistem ini membuat Praktikan menjadi lebih mudah untuk
menemukan kembali arsip antara lain: filing cabinet yang dilengkapi dengan
tab, sekat atau guide, hang map (map gantung), scnelhecter map, folder, tickler
2
Sedarmayanti, Tata Kearsipan. (Bandung: CV Mandar Maju, 2008) p. 68
38
mengarsipkan dokumen atau berkas yaitu lemari arsip, ordner, folder dan
lembar service report dan tidak disimpan di lemari arsip. Pada divisi teknisi
tidak menggunakan hang map (map gantung), scnelhecter map, tickler file.
arsip.
beraturan sehingga Praktikan sulit dalam menemukan surat atau berkas yang
dibutuhkan.
- Ordner
rak ketiga 2014 dan rak keeempat 2015. Ini dilakukan agar arsip yang
Penataan ordner di dalam lemari arsip di tata dari kanan ke kiri. Hal
ini dikarenakan pada divisi teknisi penataan ordner yang tidak berurut. Tiap
ordner diberikan nama kegiatan dan tahun dari berkas-berkas yang ada di
dalam ordner.
39
besar, sehingga hanya terdapat 2 lemari arsip, yang tidak dapat memuat
banyak ordner jika tiap ordner diberi nama per bulan. Jika arsip yang
disimpan dalam satu tahun tidak muat dalam 1 ordner, maka akan dipisah
menjadi 2 ordner atau lebih. Tetapi ordner tetap diberi nama kegiatan dan
- Guide
nama bulan untuk memisahkan dokumen per bulan. Guide yang dibutuhkan
dalam 1 ordner adalah 12 guide. Jika arsip yang disimpan 4 atau 6 guide.
- Berkas
tanggal dan bulan terbesar. Tanggal dan bulan terkecil diletakkan paling
bawah sedangkan tanggal dan bulan yang lebih besar di atasnya. Berkas-
bulannya.
arsip.”3
tanggal utama, sub tanggal, dan sub-sub tanggal. Contoh: Surat penawaran
harga tanggal 12 Januari 2014. Tanggal utama (2014), sub tanggal (Januari)
dan sub-sub tanggal (12). Tetapi dikarenakan tahun surat digunakan untuk
menandai ordner, sehingga tanggal utama menjadi bulan surat dan sub tanggal
masing-masing bulan.
telah disortir sesuai kegiatan dan bulan. Diurutkan berdasarkan tanggal surat
3
Yohannes Suraja, Manajemen Kearsipan. (Malang: Dioma, 2006) p. 154
41
Kemudian disusun di dalam ordner yang telah dinamakan kegiatan dan tahun
yang dilakukan seperti maintenance 2011 dan surat penawaran harga 2013.
guide nama bulan surat. Dan disusun di dalam ordner selama satu tahun
kegiatan. Apabila satu ordner tidak dapat menampung 12 bulan guide yang
telah diisi susun dengan arsip, maka akan dipisahkan ordnernya, menjadi 1
ordner terisi 4 atau 6 bulan guide. Dan langkah terakhir yang dilakukan adalah
menyimpan arsip. Ordner yang telah terisi oleh arsip kemudian disimpan di
lemari arsip dengan aturan dari kanan ke kiri, yang berarti dari tahun terkecil
ke tahun terbesar.
BAB IV
PENUTUP
A. Kesimpulan
yang telah diterima di kampus, serta sikap yang tidak mudah putus asa
kendala tersebut.
42
43
B. Saran
sederhana, cocok untuk pengolah kegiatan yang jatuh tempo, dan sangat
DAFTAR PUSTAKA
Lampiran 1
Lampiran 2
Lampiran 3
Sertifikat PKL
49
Lampiran 4
Penilaian PKL
50
Lampiran 5
Lampiran 5
Lampiran 5
Lampiran 5
Lampiran 5
Lampiran 6
Log Harian
56
Lampiran 6
Log Harian
57
Lampiran 6
Log Harian
58
Lampiran 6
Log Harian
59
Lampiran 6
Log Harian
60
Lampiran 7
Lampiran 8
Kartu Garansi
62
Lampiran 9
Lampiran 10
Lampran 11
BeritaAcara
65
Lampiran 12
Lembar Bimbingan