a [4 PTPNG6 PT PERKEBUNAN NUSANTARA VI Kantor Pusat MEMO Nomor : M-!% /06.03/2023 Kepada : Seluruh Kepala Bagian Jambi, © Februari 2023 Seluruh Manajer Unit Usaha Dari: Kepala Bagian Keuangan & Akuntansi Hal Entry Data & Tutup Buku Transaksi SAP Bulan Februari 2023 | Lampiran : - Menindaklanjuti Surat Edaran Holding Perkebunan Nusantara_nomor. HEUV/X/28/2018 tanggal 31 Desember 2018 tentang Single System ERP Managed Services dan pelaksanaan eniry data transaksi dan tutup buku melalui ERP SAP serta penerapan ERP SAP sebagai sumber data dalam penyusunan laporan kkeuangan dan laporan manajemen perusahaan, dengan ini disampaikan kegiatan entry data transaksi dan tutup buku bulan Februari 2023, sebagai berikut: I. Timeline entry data dan tutup buku transaksi SAP 1. Fnery data transaksi SAP bulan Februari 2023 telah dibuka per tanggal 3 Januari 2023 2. Scluruh Unit Usaha agar dapat melakukan update KP26 sebelum ‘melakukan transaksi harian 3, Seluruh transaksi dilaksanakan secara update paling lambat H+1 4, Pelaksanaan tutup buku Unit Usaha bulan Januari (seluruh transaksi ‘modul dan step closing modul CO) dilaksanaken paling lambat tanggal 2 pukul 12.00 WIB pada bulan berikutnya I Update Master Data 1, Seluruh transaksi HCM yang berkaitan dengan perubahan data tenaga kerja (PA30) diupdate paling lambat tanggal 25 setiap bulan. 2. Seluruh transaksi yang bersangkutan mutasi karyawan ke Bagian/Unit Usaha agar di cek dan direview cost center terbarunya, 3. BKM. tenaga kerja dialokasikan sesuai dengan objek WBS (Pemeliharean Tanaman, Panen dan Pengangkutan) Cost Centre (krani/karyawan kantor afdeling dan bagian) kelapa Sawit dan teh. 4. Penggunaan Cost Centre dan GL Account modul Finance dan Material Management ditempatkan sesuai dengan peruntukannya dan untuk pekerjaan Tanaman diwajibkan pembebanannya langsung ke WBS terlampir. 5. Scluruh Unit Usaha melakukan update areal statement sesuai dengan Juas areal yang terdaftar pada Bagian Sekretariat Sub Bagian Legal (06.06) dan Bagian Tanaman (06.01) Kantor Pusat. AKHLAK ~ Amanah, Kompeten, Harmonis, Loyal, Adaptif, Kolaboratit10. Seluruh transaksi yang berkaitan dengan aktivitas tanaman (job activity) dibebankan melalui WBS. Seluruh transaksi yang berkaitan dengan aktivitas pengolahan dibebankan melalui cost center stasiun. Seluruh transaksi Modul Plant Maintenance (PM) agar memastikan kebenaran settlement biaya (Cost Centre) pembebanan pekerjaan perawatan/perbaikan mesin sesuai dengan peruntukannya. Untuk pembebanan biaya atau pekerjaan yang menambah nilai bibitan, diposting ke WBS bibitan dengan mencantumkan nomor batch bibit yang sesuai. Seluruh data terkait vendor, customer, dan material, agar dipastikan sudah terdafar pada SAP dan aplikasi IPS dan berkoordinasi dengan Bagian Pengadaan & TI (06.04) Kantor Pusat II Entry Data Transaksi dan Tutup Buku ERP SAP 1 10. Entry data transaksi terkait produksi dan operasional yang meliputi modul FE, PPQM, PS, SD dan Timbangan (WB) dilaksanakan paling Jambat H+1 pukul 10.00 WIB. _Enary data transaksi non produksi dan supporting yang meliputi modul FI, HCM, PM, dan MM dilaksanakan paling lambat H+1 ‘Transaksi atas nota-nota antar Unit Usaha dan Kantor Pusat agar dapat diselesaikan pada tanggal 2 bulan berikutntya, ‘Transaksi atas proses pengadaan barang dan jasa agar diselesaikan pada tanggal 2 bulan berikutnya serta dikoordinasikan dengan bagian teknis terkait Seluruh transaksi ERP SAP baik produksi, stok persediaan hasil jadi, serta transaksi bahan pendukung agar dapat selesai pada tanggal 1 bulan berikutnya melalui server ERP - SAP dan untuk selanjutnya dilaksanakan proses tutup buku setiap akhir periode (CO month closing) melalui modul Controlling (CO) sehingga seluruh biaya Unit Usaha teralokasi sesuai aktivitas dan fungsinya (harga pokok, beban usaha, investasi, laba rugi dan neraca). Logbook kendaraan, aat berat dan mesin harus diinput dan dialokasikan sesuai dengan objek WBS/Cost Centre komoditi Seluruh Service Acceptance (SA) pekerjaan barang/jasa pemeliharaan dan panen wajib diposting sesuai dengan WBS atau objek peruntukannya Good Issue (GI) material yang bersumber dari gudang kebun untuk kebutuhan pemeliharaan dan panen wajib diposting sesuai dengan WBS ‘atau objek peruntukannya_ Penambahan pekerjaan barang/jasa investasi wajib diposting ke WBS investasi, jika dibukukan ke Cost Center atau WBS eksploitasi maka nilai investasi tidak akan tercatat sebagai penambahan investas Bagian Tanaman (06.01) dan Bagian Keuangan & Akuntansi (06.03) agar mereview settlement rule dan jika dibutuhkan melakukan maintain AKHLAK ~ Amanah, Kompeten, Harmonis, Loyal, Adapt, Kolaboratif |IV. Evalu: 1 alokasi biaya di WBS schingga tidak ada lagi WBS aktif yang tidak dapat ‘menerima alokasi biaya. dan Monitoring Pelaksanaan tutup buku Unit Usaha (seluruh transaksi modul dan step closing modul CO) dilaksanakan paling lambat tanggal 2 pukul 12.00 WIB pada bulan berikutnya. Pelaksanaan tutup buku Kantor Pusat dan penyelesaian Financial Statement Closing ERP SAP paling lambat tanggal 5 bulan berikutnya Kepada seluruh Kepala Bagian/Manajer agar melakukan monitoring Penginputan transaksi di Bagian/Unit Usaha masing-masing sesuai tanggung jawab dan wewenangnya, menyelesaikan input data secara tepat waktu dan melakukan validasi output untuk memastikan keakuratannya, Kepada Bagian Pengadaan & TI sub bagian TI (06.04) agar dapat memastikan jaringan tersedia dan dalam kondisi baik/stabil selama proses tutup buku berlangsung. Kepala Bagian Pengadaan & TI sub bagian Pengadaan Barang & Jasa (06.04) agar dapat memastikan kesesuaian data dan dokumen terkait pengadaan sudah sesuai dengan SAP dan IPS. Untuk menghasilkan Laporan Keuangan dan Laporan Manajemen perusahaan yang akurat dan dapat dipertanggung jawabkanmaka dminta kepada seluruh Bagian dan Unit Usaha wajib mengikuti semua pedoman yang telah disampaikan di atas dan Kantor Direksi melakukan evaluasi hasil transaksi dan akan menyampaikan hasil evaluasi tersebut kepada Manajemen sebagai Laporan Hal-hal terkait teknis, data, sistem, dan lain-lain dapat dikoordinasikan secara langsung kepada Bagian Keuangan & Akuntansi (06.03) sub bagian ERP melalui website Osticket urstiprpn6.com. Demikian disampaikan, atas perhatiannya diucapkan terima kasih. PT. Perkebunan Nusantara VI Bagian Keuangan & Api Kepala Bagian AKHLAK ~ Amanah, Kompeten, Harmonis, Loyal, Adsptif, Kolaboratif